Tudo que Você Precisa Saber Sobre a Gestão de Ponto

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A gestão de ponto nada mais é do que uma série de tarefas que compreendem o monitoramento da rotina de marcação de ponto dos colaboradores de uma empresa.

Quem é leitor assíduo do nosso blog já conhece a importância do registro e controle de ponto. Sabe também que fazer esse gerenciamento de forma manual pode não ser a melhor saída — embora seja a única opção para várias organizações. 

Quando a gestão de ponto é feita manualmente, ela pode levar muito tempo e estar sujeita a erros e fraudes. Para solucionar esse problema e tornar a gestão de pessoal mais estratégica e transparente, o ideal é adotar soluções digitais que otimizem essa atividade.

Quer entender a fundo como fazer uma gestão de ponto bem-feita e em que medida a tecnologia pode ajudar nessa tarefa? Continue a leitura e confira!

• O que é gestão de ponto?
• Por que fazer a gestão de ponto?
• Quais as etapas da gestão de ponto?
• Quais os 5 erros mais comuns na gestão de ponto?
• Como evitar os erros na gestão de ponto?

O que é gestão de ponto?

O controle da jornada de trabalho é um processo complexo e muito importante em uma instituição. 

A falta de uma boa administração pode resultar em danos para o negócio. Para evitar erros na gestão de ponto, as empresas adotam sistemas que facilitam essa prática.

Mesmo assim, a organização precisa ficar atenta a algumas falhas que podem ocorrer nesses métodos. 

A gestão de ponto é o processo de acompanhar a marcação de ponto dos colaboradores e monitorar essa rotina para garantir que tudo está caminhando dentro do esperado.

Em outas palavras, é gerenciar os horários de entrada e saída de funcionários, bem como os intervalos para descanso.

A partir da coleta desses dados e da sua respectiva análise, é possível entender como anda a rotina e o engajamento da equipe.

Também é a partir dessa análise que são extraídas as informações necessárias para fazer o fechamento da folha de ponto sem erros.

Com o espelho de ponto em mãos, é possível fazer o fechamento da folha de pagamento da equipe, considerando as horas normais, extras, adicionais etc. 

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Para que serve a gestão de ponto?

Basicamente, a gestão de ponto serve para acompanhar a marcação de ponto dos funcionários da empresa, entender em que momento estão acontecendo essas marcações, se há atrasos, falhas no processo etc.

Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar esse controle de ponto, mas muitas delas fazem por métodos pouco confiáveis, que geram números facilmente adulteráveis ou que podem se perder no meio do processo.

Para as companhias menores, com menos de 20 colaboradores, essa gestão do ponto é optativa, mas igualmente fundamental para o monitoramento do time e a manutenção da saúde da empresa, especialmente nos setores de RH e DP.

Por que fazer a gestão de ponto?

Há pouco mencionamentos a necessidade de ter em mãos as marcações de ponto para conseguir calcular a folha de pagamento, certo?

Esse é o principal objetivo da gestão de pontos. Ela transforma os horários de trabalho dos colaboradores em informações importantes para os líderes, principalmente nas áreas de RH e DP.

Esses dados, quanto bem tratados e analisados, são um tesouro. Eles indicam os níveis de comprometimento dos colaboradores, a produtividade, a taxa de absenteísmo e a própria cultura da organização.

Por meio das marcações é possível saber se as jornadas de trabalho estão sendo devidamente cumpridas, como anda a assiduidade dos funcionários e se há algum gargalo nesse processo.

Quais as etapas da gestão de ponto?

Determinar como realizar a gestão de ponto é algo bem particular, que vai variar de empresa para empresa, de profissional para profissional.

No entanto, podemos dizer que há algumas etapas básicas e, normalmente, comuns a todo RH e DP:

• controle de ponto;
• tratamento do ponto;
• cálculo das horas trabalhadas;
• fechamento da folha de ponto.

Vamos explicar um pouco sobre cada uma dessas etapas. Continue com a gente e confira!

Controle de ponto

Fazer o controle de ponto é obrigatório para empresas que tenham pelo menos 20 funcionários e opcional para as demais, trazendo vantagens a todas.

Esse acompanhamento ou registro de jornada nada mais é do que um processo que documenta a presença dos funcionários de uma empresa.

Por meio dessa ferramenta, independentemente da tecnologia aplicada, a empresa e seu RH conseguem saber o horário de entrada e saída de cada trabalhador.

Com isso, conseguem também gerenciar as jornadas, com possibilidades de:

• organizar escalas de trabalho mais facilmente;
• avaliar a realização e a frequência de horas extras;
• gerenciar o banco de horas de forma eficiente;
• garantir o fechamento correto da folha de pagamento.

O controle de ponto pode ser feito de diferentes maneiras, as mais comuns são:

• controle de ponto manual: aquele que funciona à base do papel e da caneta. Apesar de ainda existente, é um tanto quanto ultrapassado e sujeito a fraudes;
• controle de ponto mecânico: é aquele em que os funcionários batem ponto com folhas de papel que são colocadas no equipamento e “carimbadas” com o registro dos horários;
• controle de ponto por planilha: é um processo mais computadorizado, feito a partir do registro manual em planilhas do Excel e programas similares;
• controle de ponto eletrônico: é feito por meio do REP ou Registrador Eletrônico de Ponto, uma máquina instalada na entrada das empresas que registra o ponto por meio de crachá, senha ou leitura biométrica;
• controle de ponto digital: solução mais moderna e segura, na qual o registro de ponto é feito por meio de aplicativos no celular ou no computador dos colaboradores.

Tratamento do ponto

É nessa etapa que os profissionais de DP e RH verificam se há erros nas marcações, se falta algum ponto, se todos os atestados foram apresentados, se há faltas, atrasos, enfim, informações necessárias para fazer o cálculo correto da folha de ponto e, consequentemente, da folha de pagamento.

Essa etapa é crucial para entender o comportamento e os hábitos dos colaboradores, bem como a produtividade e o comprometimento com as atividades da empresa.

Cálculo das horas trabalhadas

A terceira etapa seria, então, a apuração dos registros feitos por meio do controle de ponto.

Empresas que ainda usam sistemas manuais ou pouco informatizados ainda precisam fazer essa apuração do modo tradicional, usando a calculadora para contabilizar as horas trabalhadas.

Nos caso das organizações que contam com softwares de controle de ponto, o sistema já calcula as horas normais, horas extras, jornada em período noturno etc. 

Fechamento da folha de ponto

Por fim, é feita uma apuração das horas totais trabalhadas, das horas extras ou do estado do banco de horas.

Todos esses dados são encaminhados para o fechamento da folha de pagamento do colaborador, por isso é fundamental que todas as informações estejam corretas.

Quais os 5 erros mais comuns na gestão de ponto?

Vários erros são cometidos neste aspecto bastante importante. Saiba agora quais são as falhas mais comuns desse sistema.

1. Não ter um fornecedor confiável

Algumas organizações implantaram o registro de ponto eletrônico (REP) para fazer a marcação de horários dos colaboradores. 

Embora esse equipamento seja muito útil, para que ele cumpra a sua função, é preciso que siga alguns requisitos.

Por exemplo, de acordo com a Portaria 1510, o ponto eletrônico precisa funcionar corretamente para que as marcações de horários não sejam alteradas ou apagadas. 

No entanto, se a empresa adquire esse equipamento de um fornecedor que não cumpre essa norma legal, além do prejuízo administrativo, poderá sofrer punições e multas judiciais.

Para evitar isso, é necessário, antes de comprar um REP, pesquisar bem sobre o fabricante e a qualidade dos equipamentos que ele disponibiliza.

2. Falta de atenção dos colaboradores

Outro sistema que ainda é utilizado para o controle de jornada é o ponto manual, como mencionamos nos tópicos anteriores. 

Nesse método, a anotação de horários é feita pelos funcionários em uma folha ou planilha. No fim do mês, esses registros são recolhidos e analisados pelo RH.

Embora esse processo tenha perdurado muitos anos nas instituições, ele não é muito eficiente. 

E um dos motivos para isso é a falta de atenção dos colaboradores na hora de registrar os seus horários.

Por exemplo, um funcionário distraído pode anotar que entrou no trabalho às 09:20 quando, na realidade, foi às 08:20. 

Além disso, um grupo de trabalhadores que chega a empresa depois do período de almoço, conversando animadamente, pode passar pela folha de ponto e esquecer-se de fazer o registro do intervalo.

Foi por essas e outras razões que o controle de ponto manual aos poucos foi substituído por outros métodos mais eficazes.

3. Descontrole na verificação de horários

É fato que fazer o fechamento da folha de pagamento é um desafio para os profissionais do RH. 

Entretanto, sem um sistema eficiente, essa prática fica ainda mais difícil. É o que acontece quando se usa o relógio cartográfico.

Esse equipamento marca os horários dos trabalhadores em cartões individuais. É por causa desse método que surgiu a expressão: “bater cartão”. 

Contudo, o maior problema desse tipo de controle de ponto é quando as informações desses cartões precisam ser apuradas.

Afinal, dependendo do tamanho do quadro de funcionários, a equipe de RH precisa verificar inúmeros cartões, lançar as informações registradas no sistema e fazer o cálculo do pagamento em um prazo muito apertado.

O resultado disso é erros no controle de ponto, como: cálculo errado de hora extra e pagamento indevido do honorário.

4. Probabilidade de fraudes

Nos últimos métodos citados, o manual e o mecânico, é mais fácil ocorrer fraude na marcação de horários. 

Por exemplo, em ambos, os funcionários podem registrar horários para outros membros da equipe interna.

Além disso, um colaborador que chegou ao trabalho atrasado consegue facilmente “anotar” que entrou na empresa no horário normal. 

Até mesmo um profissional do RH na hora de fazer o cálculo das horas de trabalho dos funcionários pode alterar algumas informações.

5. Falhas no sistema

Uma tecnologia que foi implantada em equipamentos de marcação de ponto é a leitura biométrica. 

Esse sistema é muito prático, pois exige apenas que o colaborador registre o seu horário por meio de sua digital.

No entanto, alguns aparelhos biométricos falham no reconhecimento de algumas digitais. 

Por outro lado, há pessoas que não possuem digitais bem definidas e outras que sofrem de sudorese nas mãos.

Nesses casos, o sistema não consegue fazer o registro e o controle de ponto fica comprometido.

Como evitar os erros na gestão de ponto?

Para evitar as falhas mencionadas, é fundamental que a instituição implante um sistema seguro, confiável e eficiente. 

Esses atributos são encontrados no ponto digital. Mas o que é o ponto digital?

Essa tecnologia é um dos tipos do ponto eletrônico. Nela, os funcionários registram os seus horários por meio de dispositivos eletrônicos, como: tablet e celular. Para isso, basta que um aplicativo seja instalado em um aparelho móvel.

Quais as vantagens do ponto digital?

Vejamos alguns dos benefícios de utilizar o ponto digital para fazer a gestão de horários.

1. Reduz erros

Como todas as marcações de horário ficam registradas em um software, não há a possibilidade de perder dados importantes para o fechamento da folha de pagamento. 

Sendo assim, esse cálculo fica preciso e a empresa não sofre prejuízos com o pagamento de honorários indevidos.

2. Dificulta fraudes

Utilizando o ponto digital, a instituição acaba com o mau hábito de um funcionário bater o ponto do outro. 

Pois, o sistema possui recursos de GPS que mostram a localização do colaborador e a sua identificação por foto.

Dessa forma, a instituição não contabiliza registros falsos que acarretam despesas extras e no aumento da improdutividade dos profissionais.

3. Facilita a equipe de RH

Aquele cenário estressante no fim do mês, no qual os colaboradores do RH passam horas analisando os dados da folha de ponto, é extinto com o ponto digital. Afinal, esse processo é automatizado.

Dessa forma, o ponto digital entrega o relatório final com o cálculo de horas trabalhadas de cada funcionário, facilitando o fechamento da folha de pagamento. Sendo assim, a equipe de RH fica livre para realizar outras demandas internas.

4. Legaliza o sistema de ponto

O ponto digital permite que a empresa fique em conformidade com as normas legais. Como o registro de horas é feito de modo simples, prático, seguro e rápido, ele torna-se um excelente meio de defesa para a empresa caso ela seja acionada judicialmente.

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? Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei

Conclusão

Enfim, a gestão de ponto dos funcionários é algo sério que deve se feito do melhor modo possível. 

Sendo assim, é essencial que o sistema de marcação de ponto seja seguro. Dessa forma, a empresa pode aguardar bons resultados e se manter livre de processos trabalhistas.

O que achou de nosso artigo? Descobriu alguns erros na gestão de ponto e como o ponto digital pode ajudar a evitá-los? 

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