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Controle de Ponto: O Guia Completo Para o Seu DP

Tempo de Leitura: 28 minutos O controle de ponto é um processo fundamental de documentação da jornada de trabalho dos colaboradores e que pode ser essencial para uma boa gestão de pessoas. Saiba como realizá-lo.

POSTADO EM: 12 julho 2022 Atualizado em: 4 agosto 2022 TEMPO DE LEITURA : 28 minutos FotoPOR: Leonardo Barros
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Tempo de Leitura: 28 minutos

O controle de ponto e jornada é um processo crucial do Departamento Pessoal em qualquer organização, independentemente do porte e do tamanho do quadro de funcionários.

É a partir desse instrumento que se torna possível fazer o correto fechamento de folha de ponto, que vai guiar o cálculo para pagamento correto da remuneração

O controle de ponto também auxilia a analisar a produtividade dos funcionários, taxa de absenteísmo da equipe e outros indicadores importantes para entender o dia a dia da empresa e otimizar a gestão estratégica de pessoas.

Saber tudo sobre o controle de ponto é essencial para o cumprimento da legislação trabalhista e para uma gestão que alinhe melhor o capital humano aos objetivos de negócios.

Continue lendo e tire todas as suas dúvidas sobre esse processo! Se desejar, você pode navegar pelo conteúdo por meio do menu abaixo:

O que é controle de ponto?

mulher sorrindo estendendo a mão enquanto segura celular

O controle de ponto, ou controle de jornada, é o processo que documenta a presença dos colaboradores de uma empresa em seu dia a dia de trabalho, considerando inclusive as pausas para alimentação ou descanso.

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Assim, o controle de ponto permite verificar como a jornada está sendo cumprida por cada profissional e, nesse monitoramento de horas trabalhadas, favorece a gestão de equipes e de escalas.

Em resumo, falamos de uma forma de acompanhar o horário de entrada e saída de quem trabalha na empresa. Algo que pode render insights de gestão com foco em ganho de produtividade e outros benefícios.

Sabendo de tudo isso, não é exagero dizer que o controle de horas trabalhadas é um dos procedimentos fundamentais dentro das empresas. Afinal, reflete em outros processos igualmente importantes, como no cálculo de folha de pagamento, seus proventos e descontos.

Os dados registrados no controle de jornada indicam as horas extras realizadas, o saldo dos bancos de horas e também quais funcionários estão cumprindo suas escalas de trabalho de forma correta. Sendo assim, contribui para assegurar que acordos e regras estejam sendo respeitados.

Com base em todos esses fatores, é possível analisar o funcionamento da empresa de acordo com o controle de ponto, algo que pode nortear as próximas decisões corporativas.

Qual a relação do controle de ponto com a jornada de trabalho?

Para entender melhor, considere que existe uma relação direta entre controle de ponto e jornada de trabalho: o primeiro é o instrumento que registra e oficializa o segundo.

A jornada pode ser entendida como o período em que um trabalhador fica à disposição da empresa para cumprir suas funções. Cada pessoa contratada como celetista por uma empresa tem uma carga horária de trabalho diária pré-determinada.

A duração da jornada de trabalho mais comum equivale a 8 horas diárias ou 44 horas semanais, mas existem jornadas menores, como as parciais, que podem ter até 30 horas semanais.

Além disso, existem jornadas que excedem o limite de 8 horas diárias, mas com previsão legal, e que são definidas por escalas. Uma situação muito comum na área da saúde, por exemplo.

Em todo caso, a definição da jornada de trabalho também contempla informações sobre o período de descanso intrajornada e interjornada, que são definidos segundo as regras da legislação trabalhista.

  • Intervalo intrajornada: a famosa pausa para alimentação. Pode ter duração entre 15 minutos e 2 horas, a depender das condições da jornada de trabalho.
  • Intervalo interjornada: é aquele entre um dia de trabalho e outro. Precisa ter descanso mínimo de 11 horas ininterruptas. Um período que pode ser ainda maior quando os profissionais trabalham por escala.

Todas essas informações são registradas no contrato de trabalho, mas só isso não basta para que todas as partes envolvidas ― empresa, profissionais e Ministério Público ― tenham como verificar e comprovar se o acordo está sendo respeitado.

Sendo assim, o sistema de controle de ponto existe para assegurar que haja um registro seguro da jornada de cada trabalhador e que permita a conferência de dados relativos à rotina de trabalho.

É por meio do controle que se verifica, por exemplo, se há respeito ao período máximo de horas extras definido por lei ou se algum direito está sendo violado.

Além do mais, a análise dos dados do controle de ponto permitem que o RH e as lideranças analisem como a jornada de trabalho sob uma ótica estratégica e qualitativa.

Por exemplo, se há um excesso de horas extras sendo realizadas, é possível questionar se existe um problema de baixa produtividade ou de sobrecarga, seja a nível individual ou de equipes.

Em outras palavras, o controle de ponto pode ser útil para avaliar se o total de horas de trabalho está sendo condizente com os resultados buscados e os obtidos ou não. Algo que pode direcionar decisões na gestão de pessoas.

Como o controle de ponto ajuda com o banco de horas?

Se o controle de ponto ajuda a verificar a realização de horas extras, também contribui para otimizar a gestão do banco de horas nas empresas que adotam esse regime.

Em geral, o banco de horas é usado por organizações que buscam reduzir os gastos com as horas extras. Isso porque, por determinação da legislação trabalhista, horas extras valem pelo menos 50% mais do que a hora comum.

Assim, sempre que um ou vários funcionários excedem o horário padrão de sua jornada de trabalho, um adicional deve ser acrescido em sua remuneração. Algo que, ocorrendo com muita frequência, pode onerar significativamente a folha de pagamentos da empresa.

Assim, o banco de horas existe como alternativa que permite ao trabalhador descontar de sua jornada as horas extras realizadas.

Esse desconto pode vir em alguns formatos, que variam de caso para caso e com base no acordo firmado entre as partes: 

  • encurtamento da jornada de trabalho;
  • dias de folga;
  • acréscimo de dias de férias.

Seja como for, a questão é que, para que o regime de banco de horas funcione bem, é preciso ter um controle rigoroso da jornada de trabalho, o que pode ser feito por meio do controle de ponto.

Com um bom sistema de controle, é possível identificar quantas horas extras cada funcionário tem para, então, definir como o desconto de horas será feito. Quanto a isso, é crucial lembrar que existe um prazo estabelecido por lei.

As horas extras devem ser compensadas em, no máximo, um ano. Caso contrário, devem ser pagas ao trabalhador. Para evitar essa despesa ― tendo em mente que este é um dos objetivos do banco de horas ― é preciso acompanhar os prazos com atenção.

Mais uma vez, o controle de ponto aparece como aliado do RH e do DP.

Com dados precisos sobre as jornadas, torna-se possível definir um calendário que favoreça a gestão eficiente do banco de horas, permitindo que o sistema cumpra seu propósito da melhor forma.

Qual a relação do controle de ponto com a folha de pagamentos?

Ainda, é sempre interessante destacar que um bom sistema de controle de ponto facilita o fechamento da folha de pagamentos, otimizando o tempo e evitando erros.

Essa folha, também conhecida como holerite, precisa apresentar os detalhes que definem a remuneração de cada funcionário da empresa. Isso nos leva a falar brevemente sobre a diferença entre salário e remuneração.

  • Salário: valor fixo definido em contrato, podendo ou não ser acrescido de comissões e outras gratificações legais. 
  • Remuneração: valor final a ser pago, considerando eventuais descontos e adicionais.

Assim, quando um profissional tem atrasos, faltas injustificadas ou horas extras, o valor da remuneração muda. É um montante que precisa ser cuidadosamente calculado mês a mês, considerando todas as variáveis que podem impactá-lo.

Como haveria de ser, quanto maior o número de funcionários e quanto mais diversas são suas jornadas de trabalho, mais atenção o RH e o DP precisam ter para o fechamento da folha de pagamento.

O controle de ponto, por conter todas as informações de atrasos, faltas e horas extraordinárias, facilita bastante o trabalho. Com isso, é possível poupar tempo e fazer o pagamento correto e sem atrasos.

O que diz a lei sobre controle de ponto?

Por dentro da Lei sobre planilha de horas

A existência e uso de um sistema de controle de ponto tem previsão legal. Orientações sobre o assunto aparecem no artigo 74 da CLT. O texto determina que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar um sistema para fazer o acompanhamento da jornada de trabalho de seus funcionários.

Aqui, convém lembrar que a regra foi atualizada após a publicação da Lei de Liberdade Econômica, em 2019. Até então, a legislação exigia o controle de ponto quando a empresa tinha 10 ou mais funcionários.

Sem perder as regras atuais de vista, por vezes, convém enxergar além do que é obrigação. Embora a CLT não determine isso, empresas que tenham menos de 20 funcionários em seus quadros também podem usar uma solução de controle de ponto.

Vale considerar que, em todo caso, esse instrumento: 

  • facilita a gestão de jornadas e o cumprimento daquilo que foi definido em contrato;
  • é respaldado por lei;
  • promove vantagens para a gestão de pessoas na organização.

Em todo caso, uma vez que a realização do controle de ponto é determinada, a lei indica que esta pode ser feita “em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia”.

Traduzindo, a sua empresa escolhe como vai fazer o controle, desde que o sistema escolhido siga as regras definidas para o registro de jornada. Algo essencial para garantir o direito dos trabalhadores.

Ainda, outro ponto importante a ser ressaltado é que o referido artigo 74 exige que os funcionários externos de uma empresa possam registrar seus horários de entrada e saída.

Em casos assim, é possível utilizar métodos de controle manuais ou sistemas mais tecnológicos, como os aplicativos de controle de ponto.

Cabe ressaltar que a legislação não define um único tipo de sistema de controle de ponto possível e cada empresa pode escolher aquele que considerar mais adequado.

Ao todo, existem três tipos de controle de ponto, conforme veremos com mais detalhes adiante.: 

  1. manual;
  2. mecânico;
  3. eletrônico 

Os mais modernos são mais seguros e têm mais benefícios atrelados tanto para o cumprimento da legislação quanto para a gestão estratégica de pessoas.

Antes de avançarmos para essas questões, convém falar um pouco mais sobre a lei, o que nos leva a apresentar aqui textos legais ainda mais específicos sobre o controle de ponto.

O que é Portaria 671?

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) é a norma que regulamenta o uso de sistemas de controle de ponto eletrônicos, apresentando exigências e outras disposições relativas à legislação trabalhista.

Publicada em 8 de novembro de 2021, essa norma surgiu em substituição a duas anteriores, as Portarias 1510 e 373, das quais falaremos adiante. Seu texto engloba diferentes questões, em especial, uma nova forma de classificação de sistemas de registro de pontos eletrônicos.

Com a Portaria 671, os sistemas eletrônicos passaram a ser classificados da seguinte forma:

  • REP-C: Registro de Ponto Eletrônico Convencional;
  • REP-A: Registro de Controle de Ponto Alternativo;
  • REP-P: Registro de Controle de Ponto em Programa.

O REP-C é a classificação dos sistemas de controle de ponto mais tradicionais e que, até então, eram regidos pela extinta Portaria 1510.

Falamos dos relógios eletrônicos que são fixados próximos à entrada da empresa para que os funcionários se identifiquem e façam o registro de todos os seus horários na empresa.

Por sua vez, o REP-A é a classificação dos sistemas em que o controle de ponto é feito por meio de aplicativos que podem estar em computadores ou tablets na empresa ou no dispositivo móvel dos funcionários.

Até então, esse tipo de solução tinha regras de uso descritas pela Portaria 373 que também já não tem validade.

Os sistemas REP-A são legítimos, mas só podem ser utilizados pela empresa com a concordância dos sindicatos laborais expressa por meio da Convenção ou do Acordo Coletivo de Trabalho.

Por fim, o REP-P é a classificação dos sistemas tipo software, ou seja, de programas de computador desenvolvidos para o controle de ponto e que devem estar registrados no INPI.

A Portaria 671 define algumas regras específicas para cada tipo de Relógio Eletrônico de Ponto, além de regras comuns. Por exemplo, é fundamental que os sistemas emitam um comprovante de registro de ponto e que este documento seja disponibilizado aos trabalhadores.

Ainda, determina que todos os sistemas todos os sistemas contem com arquivos em formato AFD (Arquivo Fonte de Dados) que possam ser disponibilizados ao Auditor-Fiscal do Trabalho.

Com base em tudo isso, como você pode perceber, a Portaria 671 existe para regulamentar o uso de soluções eletrônicas de controle de ponto para torná-las seguras e úteis a todos os envolvidos.

Mais adiante, veremos outros sistemas de controle de ponto ― o manual e o eletrônico ― que não têm o mesmo nível de segurança dos REP. A legislação em questão cumpre, entre outras coisas, a premissa de tornar o controle de jornada mais transparente para empresas, trabalhadoras e o Ministério Público.

O que foram as portarias 1510 e 373?

Embora já não estejam em vigor, conforme indicamos, as Portarias 1510 e 373 foram legislações de referência no uso de sistemas de controle de ponto por muito tempo.

Convém contar um pouco sobre elas por dois motivos: boa parte das regras foi mantida para a Portaria 671 e, compartilhando informações-chave, podemos sanar qualquer dúvida que você tenha a respeito.

Publicada em 2009 pelo então Ministério do Trabalho e Emprego, a Portaria 1510 apresentava regras sobre o uso dos sistemas de registro de ponto em geral.

A questão é que essa norma não englobava todas as soluções para acompanhamento de jornada existentes.

Com isso, outro texto foi criado e, em 2011, a Portaria 373 foi publicada para regulamentar o uso de aplicativos de controle de ponto, definindo quais eram os principais requisitos para que essas soluções estivessem adequadas à lei de controle de jornada.

Por fim, duas portarias distintas, mas que versavam sobre um assunto em comum, estavam em vigência simultaneamente. Algo que demandava atenção extra das empresas na hora de escolher e utilizar sistemas para controle de jornada.

Para simplificar as coisas ― e também fazer alguns importantes ajustes legais ― a Portaria 671 foi criada e é a única vigente desde então, tendo as anteriores perdido totalmente a validade.

Quais os tipos de controle de ponto que existem?

Confira um panorama geral sobre os tipos de controle de ponto existentes no vídeo a seguir:

Como indicamos, existem diferentes tipos de sistemas de controle de ponto de funcionários que podem ser manuais, mecânicos ou eletrônicos. E cada um tem seus prós e contras.

A questão primordial é observar a adequação à legislação, além de analisar o que faz mais sentido para a sua empresa. Novamente, reforçamos que a lei não determina qual sistema uma organização deve usar, apenas quais regras deve seguir em cada caso.

Confira abaixo um pouco mais sobre cada tipo de controle de ponto existente:

Controle de ponto manual

A modalidade de controle de ponto manual abrange todos os sistemas que utilizam métodos não informatizados para o registro das horas trabalhadas. Ou seja, são sistemas que dependem de constante ação humana para serem executados.

As formas mais comuns são o controle de papel, que caracteriza o relógio de ponto manual, e o controle por planilhas.

Controle de papel

Neste caso, o registro das jornadas e horas trabalhadas é feito por meio de livros de ponto ou fichas previamente impressas pelo RH da empresa. Normalmente, é um sistema usado por empresas com quadros reduzidos, que tenham menos de 10 funcionários.

Isso porque, é preciso que haja pessoas responsáveis por registrar à mão todos os horários de entrada, saída e intervalos de quem trabalha na organização. Algo que tende a ser inviável para empresas que tenham um quadro de funcionários maior.

Há anos, esse modelo de controle de ponto está sendo substituído por processos informatizados que ajudam a controlar as horas trabalhadas de forma mais simples.

Um grande problema da gestão de horas trabalhadas através de livros ou folhas impressas é a possibilidade de fraudes, que podem acabar gerando irregularidades financeiras e até mesmo problemas com a justiça.

A principal vantagem desse tipo de controle de ponto é a facilidade de implementação; sequer é preciso realizar algum tipo de treinamento. Em contrapartida, esse método obsoleto de registro é passível de fraude e, por isso, representa riscos fiscais e trabalhistas para a empresa.

Controle por planilhas

Outra forma de registrar os horários de entrada e saída de funcionários manualmente é por meio de planilhas de Excel ou planilhas eletrônicas.

Apesar de utilizar de um sistema informatizado para o registro das informações, o controle de jornada através de planilhas ainda é considerado manual. Esse entendimento existe porque, os dados devem ser fornecidos manualmente e precisam ser atualizados de forma constante.

Como toda empresa que trabalha com softwares de planilhas eletrônicas, essa parece uma ferramenta bastante útil para fazer o controle da jornada de funcionários. No entanto, também deixa espaço para adulterações e extravio das informações.

Um colaborador que chega atrasado e tem o controle de ponto no Excel, por exemplo, pode registrar qualquer horário de entrada, evitando assim o desconto em folha de pagamento ou a repreensão por parte do gestor devido ao atraso injustificado.

Na outra ponta, a própria empresa tem chances de adulterar as marcações feitas pelos trabalhadores para tentar reduzir o banco de horas ou o gasto com horas extras, por exemplo. Assim, falamos de um sistema pouco seguro para ambas as partes.

Em comparação ao método anterior, essa forma de controle de ponto pode demandar treinamento básico de uso do Excel e demanda a existência de funcionários dedicados para o preenchimento da planilha.

As principais vantagens são a facilidade de acesso e compartilhamento de informações, bem como a de armazenagem em nuvem.

Esse último ponto se destaca em relação ao controle de papel porque este exige a existência de arquivos físicos que, além de ocupar espaço, demandam capacidade e tempo extra de organização.

Por outro lado, o controle por planilhas também é passível de fraudes e alteração de dados, situações de risco para a empresa.

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Controle de ponto mecânico

Bater ponto relogio cartográfico

Dentro da modalidade de ponto mecânico, temos o relógio de ponto cartográfico: aquele que imprime em um cartão de papel ou de plástico os horários de entrada e saída de cada funcionário.

Esse tipo de sistema surgiu como uma evolução do controle de ponto manual. Relógios cartográficos foram a primeira alternativa ao livro de ponto justamente por serem mais práticos.

Entretanto, essa praticidade é limitada. O controle de ponto mecânico também é considerado uma solução arcaica, sendo cada vez menos utilizado por essa razão ― ancorada ainda pelo surgimento de alternativas mais modernas..

O relógio cartográfico depende de máquinas antigas e defasadas, que registram o ponto em cartões de papel. O funcionamento é simples: o funcionário insere seu cartão de ponto individual na máquina para que esta registre o data e a hora em seu cartão.

Ao final do mês, o setor responsável recolhe todos os cartões e transfere os dados para outra plataforma, como um software de controle de ponto, a fim de contabilizar as horas trabalhadas.

Um dos principais riscos do uso do controle de jornada mecânico é o fato de que não existe forma de garantir que um funcionário não registre um ponto para outro.

Com tudo isso, embora seja de fácil utilização, o sistema eletrônico também é passível de fraudes e demanda um trabalho extra de conferência e análise de dados por parte do RH.

Quanto maior o número de funcionários e mais variadas são suas jornadas de trabalho, mais complexa é a conferência de dados. Isso aumenta as chances de falha humana no processo, podendo levar a registros inconsistentes e erros de cálculos no fechamento da folha de pagamentos.

Controle de ponto eletrônico

o que é ponto eletrônico

Quando nos referimos ao controle de ponto eletrônico, estamos falando de todas as formas de monitoramento que utilizam equipamentos eletrônicos para acompanhar a jornada dos colaboradores.

Desde a publicação da Portaria 671, todas essas tecnologias são classificadas como REP – Registrador Eletrônico de Ponto. O que varia, como vimos, é a categoria que pode ser REP-C, REP-A e REP-P.

Com isso em mente, é muito importante fazer um esclarecimento. Antes da Portaria 671, existiam os sistemas chamados eletrônicos e os sistemas de controle de ponto alternativo. Esses últimos eram os apps.

A diferenciação existia porque os eletrônicos eram regulamentados por uma norma, a Portaria 1510, e os aplicativos eram regulamentados por outra, a Portaria 373. Agora, como todas as regras se reúnem em uma única norma, todos esses sistemas são considerados ponto eletrônico.

Essa unificação facilitou o acompanhamento de regras e também a compreensão das tecnologias e o que elas oferecem. A saber, o Tangerino é um exemplo de controle de ponto que se encaixa em duas categorias: REP-A e REP-P.

Voltando ao foco, entre as vantagens do controle eletrônico de ponto, está a total segurança dos dados, que não podem ser adulterados. Além disso, esse tipo de sistema de controle de jornada conta com tecnologia de automação, o que otimiza os processos do RH.

Outro ponto de destaque é a possibilidade de integrar o sistema de controle de ponto a outras tecnologias, como os softwares de folha de pagamento. Algo que minimiza o trabalho do DP no cálculo das remunerações, poupa tempo e reduz as chances de erro.

A depender do tipo de solução eletrônica, não há qualquer gasto com papel e o investimento em manutenção preventiva ou corretiva de equipamentos é drasticamente reduzido. Características comuns ao REP-A e REP-P.

Embora costume demandar treinamento, é comum que as empresas que fornecem esse tipo de solução façam esse processo educativo e de adaptação visando o melhor uso de sua ferramenta.

Com tudo isso, o trabalho do setor de RH ou Departamento de Pessoal é otimizado e se torna mais confiável tanto para a empresa quanto para os trabalhadores, e também para o Ministério do Trabalho.

O que é controle de ponto biométrico?

O ponto biométrico é uma tecnologia que pode estar presente em todos os tipos de REP e que faz uma leitura biométrica para identificar cada funcionário, realizar e validar a marcação de ponto.

De forma resumida, o REP utiliza a biometria para registrar as horas trabalhadas dos funcionários. Assim, ninguém precisa anotar nada e nem digitar dados de identificação no sistema em uso.

A forma mais comum de biometria é a impressão digital, mas a biometria facial está cada vez mais presente nos sistemas de controle de ponto também.

Em ambos os casos, o colaborador deve ser cadastrado pelo setor de RH no sistema utilizado e, então, pode registrar sua jornada automaticamente por meio do relógio de ponto eletrônico.

Um dos maiores benefícios é a diminuição considerável de fraudes, já que apenas o próprio funcionário consegue gerar um registro de horas. Neste ponto, a funcionalidade do controle de ponto biométrico se sobressai frente a outros modelos de ponto eletrônico que não utilizam essa tecnologia.

O que é controle de ponto online?

O controle de ponto online ou virtual é aquele que permite que os registros de jornada sejam feitos por meio da internet, usando um sistema destinado para este fim.

Essa tecnologia permite a marcação de ponto no PC, em notebooks, tablets e aplicativos de controle de ponto instalados em dispositivos móveis.

Em todos os casos, o método de registro pode ser por meio da biometria digital, reconhecimento facial ou mesmo utilizando os dados do telefone, como dia, horário e GPS, para registrar a localidade.

Em geral, o ponto online é o fator atrelado ao REP que demanda que treinamentos sejam feitos, mas, como dito, as empresas que oferecem a tecnologia tendem a oferecer esse serviço também.

Top Of Mind de RH

Ademais, as vantagens são a redução do risco de fraude uma vez que dados não podem ser adulterados, automatização de processos e armazenamento em nuvem.

A principal contrapartida está na dependência da internet. Se, em algum dia, a internet corporativa falhar, a rotina de registro de jornada pode ser afetada, demandando atenção extra de todos.

O que é controle de ponto móvel?

O que é ponto móvel

O ponto móvel é uma funcionalidade que existe nos apps instalados nos dispositivos móveis usados para controle de ponto, comuns à sistemas REP-A.

Sendo assim, diz respeito ao registro de jornada que pode ser feito de qualquer lugar, sendo voltado especialmente para trabalhadores remotos e externos.

Em outras palavras, essa é a solução que possibilita às empresas manter o controle dos horários de trabalho de seus funcionários independentemente de onde eles estejam.

Desde que surgiu, o controle de ponto mobile passou a ser bastante utilizado por empresas que possuem equipes externas, como um time de vendas. E, especialmente nos últimos anos, se popularizou muito em decorrência do crescimento do home office e do modelo de trabalho híbrido..

Esse tipo de solução também pode ser bastante interessante para o controle de jornada de condutores, tendo benefícios para uma boa gestão de frota. Na maioria dos casos, o ponto móvel é um REP com GPS, o que significa que é possível acompanhar os deslocamentos dos profissionais também.

Uma das maiores vantagens do controle de jornada digital é que ele funciona offline também, guardando todos os dados até que o dispositivo seja conectado à internet novamente. Uma vez online, todos os registros são transmitidos para o sistema de gestão de horas da empresa.

Com isso, esse tipo de sistema é seguro porque não permite a adulteração de dados, pode ser integrado a outras tecnologias, conta com processos automatizados e não depende da internet. Além disso, reduz custos para a empresa, inclusive porque pode ser usado de qualquer dispositivo.

A única contrapartida é a necessidade de treinamento de funcionários e gestores para lidar com a tecnologia. Entretanto, a solução é pensada para ser prática e simples de usar, o que facilita o processo de adaptação.

Por que usar o controle de ponto eletrônico?

Acreditamos ser justo dizer que o ponto eletrônico é a escolha mais prática para qualquer empresa hoje em dia e podemos explicar o porquê.

Considerando as características de cada tipo de sistema e seus prós e contras, é fácil entender que sistemas manuais e mecânicos são passíveis de fraudes que podem ter consequências graves para uma organização.

Diferente disso, o controle de ponto eletrônico é desenvolvido para evitar fraudes, já que os dados não podem ser adulterados. Com isso, os sistemas REP-C, REP-A e REP-P garantem mais segurança e transparência para todos.

A partir desse entendimento, a dúvida passa a ser qual tipo de Relógio Eletrônico de Ponto escolher; qual solução buscar.

Tendo em vista o processo de digitalização do RH com o uso crescente de diferentes softwares de gestão, o melhor a se fazer é buscar uma tecnologia compatível com essa realidade.

Além da possibilidade de integração, sugerimos que você considere outras funcionalidades que podem ser úteis: a biometria digital e facial, o GPS para a marcação de ponto remoto ou externo, e o ponto mobile.

Isso porque essas funcionalidades expandem as possibilidades de controle de jornada, se adequando às necessidades de empresas que acompanham o crescimento do home office e do modelo híbrido, além de outras demandas.

No fim, a solução que sua organização busca pode combinar diferentes tecnologias, como é o caso do Tangerino ― um sistema de controle de ponto alternativo e por software; ou seja, REP-A e REP-P.

Aproveite e confira os artigos relacionados a seguir: 📲 

O que é folha de ponto?

Como a folha de ponto impacta a folha de pagamento

A folha de ponto, também conhecida como livro de ponto, é o documento que mostra os horários em que os colaboradores registraram o ponto, o que inclui seus horários de entrada e saída da empresa, e também dados relativos ao intervalo para descanso.

Esse documento, que faz parte das exigências do artigo 74 para empresas com mais de 20 funcionários, pode conter ainda outras informações como atrasos, faltas e horas extras realizadas por cada profissional. 

Assim, a folha de ponto é de suma importância para que o RH e DP possam verificar o cumprimento das leis trabalhistas e fazer o fechamento correto da folha de pagamento.

Todo mês, a empresa precisa realizar o fechamento da folha de ponto; um processo que consiste na conferência dos dados registrados sobre a jornada de cada colaborador.

O processo é feito pelo eSocial. Assim, embora sua empresa possa fazer o controle manual da folha de ponto, eventualmente precisará lançar os dados no sistema digital do governo.

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A informação de que o fechamento da folha é pelo eSocial já deve indicar a importância desse documento. Porém, ainda cabe ressaltar que falamos de um instrumento de caráter jurídico que representa uma segurança para os trabalhadores e para a própria empresa.

Aliás, é com a folha de ponto que uma organização se defende de um eventual processo trabalhista por inconsistência nos registros e alegações de erro de cálculo e pagamento.

O cálculo da folha de ponto deve considerar o apontamento de horas, as horas extras e as noturnas, e o intervalo intrajornada. A ideia é fazer um balanço da jornada de trabalho e o controle de ponto é essencial para isso.

A depender do tipo de sistema escolhido para esse controle, o fechamento da folha de ponto pode ocorrer digitalmente, de forma automatizada. Com isso, ao RH ou DP caberia apenas a missão de conferir as informações antes de repassá-las ao eSocial.

Leia também os artigos relacionados abaixo: ⚖️ 

Por que investir em controle de ponto de funcionários?

Além da obrigatoriedade do controle de jornada, expressa pelo Artigo 74 da CLT, esse cuidado adicional nos processos da empresa traz inúmeras vantagens, como as que apresentamos a você a seguir:

Segurança da informação

Um dos objetivos do Ministério do Trabalho ao instituir as normas que hoje fazem parte da Portaria 671 foi aumentar a segurança da informação nas relações trabalhistas.

Um dos motivos por trás disso era reduzir as demandas judiciais por pagamento equivocado de horas extras e os desgastes emocionais ― sobretudo para os trabalhadores ―, financeiros e de imagem ― sobretudo para as empresas.

Com um controle de ponto eletrônico, sua organização evita fraudes no registro de jornadas e, consequentemente,  os riscos de ações judiciais, bem como multas do MTP são reduzidas.

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Redução de custos

A substituição do cartão de ponto manual pelo cartão por um sistema de ponto eletrônico reduz as atividades operacionais do setor de RH, o que contribui para a redução de custos com pessoal.

Se a opção for por um aplicativo ou software de controle de ponto, esse custo pode ser ainda menor.

Ao mesmo tempo, o aumento da assertividade e segurança no registro das informações diminui as falhas no cálculo de horas extras ou banco de horas. Com isso, a tecnologia contribui para a diminuição de despesas com a folha de pagamento.

Motivação

A comunicação interna de uma empresa precisa ser o mais transparente possível para gerar o tão desejado engajamento dos funcionários.

Além disso, processos bem estabelecidos, como o controle da jornada de trabalho, contribuem para melhorar a relação com o trabalho e, com isso, aumentar a lealdade e o envolvimento da sua equipe.

Ao saber que o seu registro de horas é inviolável e que as informações não podem ser modificadas por nenhum dos dois lados (empregador e empregado), a relação trabalhista se torna mais forte e os colaboradores se sentem mais motivados.

Até porque, de um lado, temos a gestão sempre ciente das informações registradas e, de outro, o trabalhador controlando suas horas com segurança.

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Automação de processos

Ter um software de controle de horas trabalhadas permite a automatização do controle eletrônico de ponto de forma que a intervenção humana no processo seja mínima.

O ganho em produtividade e eficiência para os setores de recursos humanos e departamento pessoal é inquestionável, tornando-os áreas mais estratégicas e menos operacionais para a organização.

Quando uma empresa deve realizar o controle de ponto?

Como é feito o controle da jornada de trabalho

Por obrigação legal, uma empresa deve utilizar um sistema de controle de ponto quando tiver 20 funcionários ou mais em seus quadros.

Quanto a isso, não existe espaço para qualquer negociação: é preciso cumprir a lei. A forma de fazê-lo é que é opcional, considerando opções que cumpram com as regras apresentadas para cada tipo de sistema de controle de jornada.

Entretanto, a questão que merece bastante atenção aqui é que existem motivos para além do cumprimento da lei para usar essa ferramenta. Ou seja, empresas que não são obrigadas também deveriam fazer esse controle.

Entenda o porquê com base nas explicações a seguir:

Controle de ponto e processos trabalhistas

Em verdade, para se resguardar de problemas trabalhistas, toda empresa pode utilizar um sistema de controle de ponto. Isso porque a inexistência de uma solução para este fim não livra o empregador de um eventual processo trabalhista. Vamos falar mais disso?

São vários os motivos que podem levar um funcionário a entrar na Justiça do Trabalho contra uma empresa. Entre os principais estão os erros na remuneração que, por vezes, são causados por inconsistências no registro de horas extras.

Certamente, erros genuínos acontecem e o mais comum é que as partes tentem resolver internamente, sem grandes problemas.

Entretanto, se algum trabalhador for ou se sentir reiteradamente lesado e desconfiar da conduta do RH, do DP e da empresa, pode procurar seus direitos abrindo um processo.

Em uma situação assim, a empresa pode precisar provar que fez o pagamento correto pelas jornadas de trabalho realizada pelo funcionário para evitar multas e outras penalizações. Um sistema de controle de ponto é fundamental para que essas provas existam.

Precisamos ressaltar que o ônus da prova é do empregador, ou seja, cabe ao contratante provar sua correção nos processos. Com isso, se não tiver os registros do controle de ponto, a empresa pode precisar procurar testemunhas e outros recursos.

Apesar da prova testemunhal ser válida, ela nem sempre existe ou dá ao juiz uma noção tão clara dos fatos, o que coloca em cheque a garantia de vitória por parte da organização.

Controle de ponto e gestão estratégica

Outra questão que inclusive já mencionamos antes é que o uso de um controle de ponto pode contribuir para uma gestão de pessoas mais estratégica. E isso é, sem dúvida, algo que toda empresa deve buscar visando seu sucesso.

Lembra-se de quando abordamos a análise do tempo total de jornada, considerando eventuais horas extras, em relação aos resultados obtidos? O controle de ponto pode ser usado para identificar a necessidade de melhorar a produtividade de profissionais e equipes.

Além disso, pode fornecer insights sobre sua relação com seu trabalho e a organização. Atrasos e faltas frequentes podem ser indicativos de problemas de clima organizacional e baixo engajamento.

Por essa razão, merecem ser investigados para que o RH e as lideranças entendam quais são os problemas por trás dessas situações e que medidas adotar para resolvê-los.

Assim, o controle de ponto é um instrumento útil para além do cumprimento das leis, podendo ser usado por qualquer empresa que queira dispor de recursos para criar um ambiente mais favorável à produtividade de seus funcionários.

Redução de custos

Ainda, como destacamos anteriormente, vale lembrar que a realização do controle de ponto pode ajudar sua empresa a reduzir custos e um dos principais motivos é a melhoria da gestão das jornadas de trabalho.

Vamos a um exemplo? Nem sempre o excesso de horas extras ― que onera a folha de pagamentos ― é causado por sobrecarga de trabalho pura e simplesmente.

Por trás de uma situação assim podem existir processos mal definidos  que comprometem a fluidez do trabalho e a execução de tarefas em um prazo razoável.

Outra possibilidade é a baixa produtividade em razão de problemas de liderança, metas inadequadas e outros problemas que demandam atenção da gestão de pessoas.

A análise dos dados colhidos a partir do controle de ponto pode indicar a necessidade de avaliar cada uma dessas hipóteses.

A partir disso, entendendo a situação e buscando melhorias, a empresa pode encontrar maneiras de aumentar a produtividade e reduzir os gastos com horas extras.

Como adaptar sua equipe ao uso do controle de ponto?

A ideia de bater ponto não costuma ser novidade para os trabalhadores, com exceção, talvez, daqueles que estão tendo suas primeiras experiências no mercado de trabalho.

Entretanto, embora muitos saibam que essa rotina existe no ambiente profissional, pode ser preciso definir um processo para ajudar sua equipe a se adaptar ao uso de um sistema de controle de ponto. Aqui vão algumas dicas:

  1. comunique e explique a novidade;
  2. dê orientações e treinamentos;
  3. defina um período de adaptação.

1. Comunique e explique a novidade do controle de ponto

É fundamental começar avisando aos colaboradores que a empresa vai implementar um sistema de controle de jornada e dizer o porquê dessa novidade.

Sem essa explicação, pode ser que alguns funcionários fiquem com a impressão de que a empresa quer controlá-los mais ou até que desconfia de alguma conduta irregular. Na maioria das vezes, não é nada disso.

Assim, o momento é interessante para contar a todos quando o controle começa a ser usado, aproveitando para explicar quais as vantagens para a organização e para os próprios trabalhadores.

Nesse sentido, convém falar sobre a segurança nas marcações e transparência que permitirá que todos saibam sobre suas jornadas e entendam, sem dúvidas, eventuais descontos ou acréscimos em suas remunerações.

2. Dê orientações e treinamentos para o uso do sistema escolhido

Alguns sistemas de controle de ponto mal precisam de treinamento. É o caso do manual feito em papel que, apesar dessa praticidade, não é muito seguro ― convém lembrar.

Os demais tendem a precisar de um pouco mais de explicação, em especial o controle de ponto eletrônico, independentemente do tipo.

Considerando as diferentes possibilidades que os REP têm, pode ser preciso entender, por exemplo: 

  • como cadastrar digitais;
  • como baixar o app;
  • como verificar as marcações feitas;
  • como funciona o GPS.

Também é importante orientar os funcionários quanto a como proceder caso identifiquem algum erro na marcação de ponto. Algo que pode acontecer, por exemplo, quando o próprio trabalhador se esquece de fazer uma marcação em determinada ocasião.

Quanto a tudo isso, vale lembrar que as empresas que trabalham com essa tecnologia costumam oferecer treinamentos para seus clientes. Ao menos, o Tangerino trabalha assim ao atender sua organização e seus funcionários.

Confira o que os especialistas dizem sobre onboarding de clientes no episódio a seguir do Tangerino Talks!

3. Defina um período de adaptação a partir da implementação do controle de ponto

Por fim, tenha em mente que um sistema de controle de ponto só dá certo quando as marcações são feitas e são feitas corretamente.

A princípio, pode ser que a novidade leve um tempo para ser incorporada à rotina dos trabalhadores, que alguns esqueçam ou até desconsiderem a importância de fazer cada marcação de entrada e saída.

O período de adaptação serve para ajustar tudo isso. Além de reforçar a forma de uso do sistema escolhido, convém dar dicas, fazer pesquisas de performance para avaliar essa adaptação e até criar incentivos para as marcações.

Outra dica para que tudo funcione bem e a adaptação seja mais simples e suave é escolher uma boa solução de controle de ponto. Por que isso pode fazer a diferença? Nós explicamos.

O ponto mobile pode ser usado até mesmo por funcionários que atuam alocados na empresa todos os dias. Imagine a praticidade de pegar o próprio celular, abrir o app e marcar o ponto; tudo em apenas um minuto (ou menos)! Essa prática é conhecida como BYOD – Bring Your Own Device.

Agora, compare essa situação com a de profissionais que precisam preencher manualmente informações sobre seus horários de entrada e saída. Quanto mais prática é a ferramenta, mais fácil é torná-la parte da rotina dos trabalhadores.

Qual é o tipo de controle de ponto mais vantajoso?

qual o melhor sistema de ponto eletrônico

Se você reparou bem, já sugerimos que um controle de ponto eletrônico tem tudo para ser a melhor escolha para a sua empresa. Se você ainda tem dúvidas disso, temos outros argumentos que podem ser úteis.

Em comum, todos os tipos de controle de ponto precisam ter formas de identificação de cada colaborador e seus registros de entrada e saída, incluindo pausas para alimentação ou descanso.

Com isso, o básico ou a essência de todos os sistemas que vimos aqui é a mesma, mas há diferenças significativas e é especialmente nelas que você deve pensar para avaliar qual tipo de controle é mais vantajoso.

Se você faz parte do setor de gestão de pessoas de uma empresa, essa questão pode ser a mais relevante quando o assunto é o controle da jornada de trabalho. Para responder, basta considerar os métodos que geram menos gastos e mais segurança fiscal.

Sendo assim, ao analisar os prós e contras listados, conseguimos tirar algumas conclusões.

Os controles de ponto manuais têm se tornado cada vez mais obsoletos, principalmente pela dificuldade na atualização das informações. Afinal, para registrar as horas trabalhadas e intervalos, é necessário que cada colaborador o faça de forma manual.

Além disso, existem grandes riscos fiscais uma vez que os registros podem ser fraudados, abrindo brecha para prejuízos financeiros e processos trabalhistas.

Quando analisamos os controles de jornada por meios mecânicos, temos ainda mais problemas relacionados ao custo dos equipamentos e a veracidade das informações.

Assim, no contexto atual, que é também de digitalização do RH e do DP, consideramos válido ressaltar que um sistema tipo REP é a escolha mais adequada. A dúvida, então, passa a ser qual tipo de REP e por quê.

O REP-C, ou seja, o convencional, tem vantagens por permitir que a biometria seja integrada à verificação de identidade, além de impedir alteração de informações, acabando com as possibilidades de fraude.

Seu ponto fraco é o uso excessivo de papel para a emissão do comprovante de registro, uma exigência da Portaria 671. Além do mais, esse tipo de relógio de ponto eletrônico pode ser custoso para a empresa, já que requer manutenções constantes.

Sendo assim, as escolhas mais vantajosas são o REP-A e o REP-P ― que podem até coexistir em uma mesma solução; o que já mencionamos ser o caso do Tangerino.

Além da segurança, com um aplicativo de ponto é possível ter todas as informações das jornadas sempre à disposição, além de não precisar de registros de papel ou conexão com a internet para registrar cada marcação feita pelos colaboradores.

Outra grande vantagem é a possibilidade de instalação do programa em vários dispositivos, inclusive os smartphones dos colaboradores, e utilizar a geolocalização para atribuir permissões.

Com isso, não é necessário investir em equipamentos dedicados ao controle de jornada porque tablets e smartphones já existentes podem ser usados.

Por fim, controlar a jornada através de um aplicativo de controle de ponto, como o Tangerino, permite a integração da biometria facial para validar os registros feitos pelos colaboradores.

Juntando isso à praticidade de ter todos os dados salvo na nuvem, sistemas de controle de ponto virtuais são à prova de fraude, se tornando a melhor escolha para garantir a legalidade do processo.

Finalizando a conversa

Relembre os tópicos esclarecidos neste artigo!

O que é controle de ponto?

O controle de ponto, ou controle de jornada, é o processo que documenta a presença dos colaboradores de uma empresa em seu dia a dia de trabalho, considerando inclusive as pausas para alimentação ou descanso.

O que diz a lei sobre controle de ponto?

O artigo 74 da CLT determina que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar um sistema para fazer o acompanhamento da jornada de trabalho de seus funcionários. A legislação não define um único tipo de sistema de controle de ponto possível e cada empresa pode escolher aquele que considerar mais adequado.

Quais os tipos de controle de ponto que existem?

• Controle de ponto manual: papel e planilhas;
• controle de ponto mecânico;
• controle de ponto eletrônico: biométrico, online e móvel.

O que é folha de ponto?

A folha de ponto é o documento que mostra os horários em que os colaboradores registraram seus horários de entrada e saída da empresa diariamente, assim como de intervalo para descanso.

Por que investir em controle de ponto de funcionários?

• Segurança da informação;
• redução de custos;;
• motivação;
• automação de processos.

Quando uma empresa deve realizar o controle de ponto?

Por obrigação legal, uma empresa deve utilizar um sistema de controle de ponto quando tiver 20 funcionários ou mais. Porém, existem motivos para além do cumprimento da lei para usar essa ferramenta:
• evitar processos trabalhistas;
• fazer uma gestão de pessoas mais estratégica;
• reduzir custos com horas extras e baixa produtividade.

Como adaptar sua equipe ao uso do controle de ponto?

1. Comunique e explique a novidade;
2. dê orientações e treinamentos;
3. defina um período de adaptação.

Qual é o tipo de controle de ponto mais vantajoso?

Considerando os métodos que geram menos gastos e mais segurança fiscal, as escolhas mais vantajosas são o REP-A e o REP-P.

Agora que você já entendeu tudo sobre o controle de ponto, já sabe como escolher aquele que atende melhor às necessidades da sua empresa, visando o crescimento, a economia e a segurança.

Se você está procurando um sistema de gestão de horas digital que possui todas as principais vantagens citadas aqui, é o momento de conhecer o Tangerino.

Nosso software, além de estar em conformidade com a Portaria 671 do MTP, é otimizado para atender todas as necessidades das empresas, independentemente de seu porte, realizando o controle de jornada de forma ágil.

Agende uma demonstração para conhecer a plataforma e evoluir a forma que a sua equipe faz o registro das horas trabalhadas. Basta preencher o formulário abaixo!

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Foto: Leonardo Barros
Leonardo Barros

Leonardo é pós-graduado pela PUC Minas em Ciências da Computação. Formou-se em Inovação e Empreendedorismo pela Universidade de Stanford. Ao longo de sua vida, fundou empresas de tecnologia e gestão, como as startups Tangerino, Argos e Columbus. É CEO do Tangerino, empresa de inovação tecnológica nos processos de Departamento Pessoal e recentemente vendida para a Sólides, maior e mais completa RHTech do Brasil, da qual também se tornou sócio.

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