REP-P: confira o que diz a nova portaria 671!

Tempo de Leitura: 13 minutos

Você já parou para pensar como a gestão da jornada de trabalho pode ser transformada pela tecnologia? O desafio de registrar com precisão o ponto dos colaboradores ganha uma nova dimensão com o REP-P. 

O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, ou REP-P, é uma inovação tecnológica, mas também uma resposta eficaz às demandas atuais por flexibilidade e segurança no controle de jornada. 

Descubra neste artigo como o REP-P está redefinindo as práticas de gestão de tempo nas empresas, oferecendo conformidade, eficiência e praticidade.

O que é REP-P?

O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, conhecido como REP-P, é uma tecnologia moderna e prática que faz o registro e o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. 

Diferente dos métodos tradicionais de controle de ponto, como o papel ou os relógios de ponto convencionais, o REP-P funciona de maneira digital e é acessível através de dispositivos conectados à internet, como celulares, tablets e computadores.

O REP-P foi introduzido como uma solução inovadora que atende às exigências da Portaria nº 671 de 08 de novembro de 2021. Essa portaria simplificou e modernizou a regulamentação sobre o registro eletrônico de ponto, substituindo as portarias anteriores 1510/2009 e 373/2011, e estabeleceu novas especificações para os sistemas de registro de ponto. 

Para que uma empresa utilize o REP-P, é preciso que o sistema seja registrado no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) e cumpra os requisitos técnicos estabelecidos pela legislação. 

Entre esses requisitos, é válido destacar a necessidade de emitir certificados digitais que garantam a segurança jurídica dos registros de jornada. 

Além disso, o sistema deve ser capaz de emitir documentos relacionados à relação de trabalho e realizar controles fiscais trabalhistas.

A utilização do REP-P traz diversas vantagens para as empresas e seus colaboradores. Para os funcionários, ele proporciona a flexibilidade de registrar o horário de trabalho de qualquer lugar, o que é especialmente útil para equipes em home office ou trabalho à distância. 

Para os profissionais de Recursos Humanos, o REP-P facilita a gestão da jornada de trabalho, automatizando o processo e centralizando as informações de forma segura e acessível na nuvem.

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Quais funcionalidades compõem o REP-P?

O REP-P é composto por várias funcionalidades que são essenciais para o controle e registro da jornada de trabalho dos colaboradores. Entre as principais funcionalidades estão:

Armazenamento de registro de ponto

Este recurso permite a coleta e o armazenamento seguro de todas as marcações de ponto dos colaboradores. Afinal,

O sistema deve ser capaz de registrar horários de entrada, saída, intervalos e horas extras, garantindo precisão e conformidade com as normas trabalhistas. 

O armazenamento dos dados também deve ser feito de forma segura e confiável, utilizando criptografia e backups automáticos para evitar perdas de informações. 

O acesso aos registros deve ser controlado e monitorado, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar e manipular esses dados.

Coletor de marcação

Este dispositivo pode ser um terminal físico ou um aplicativo móvel, que permite aos colaboradores registrar suas marcações de ponto de maneira prática e rápida. 

Os coletores modernos estão equipados com tecnologias como biometria, reconhecimento facial, cartões de proximidade ou QR codes, garantindo que as marcações sejam precisas e evitando fraudes. 

Além disso, os coletores devem ser integrados ao sistema central de gerenciamento de ponto, permitindo a sincronização em tempo real das informações e a geração de relatórios precisos.

Software em nuvem

O Software em nuvem é uma funcionalidade avançada do REP-P, proporcionando flexibilidade e acessibilidade na gestão dos registros de ponto. 

Com um sistema baseado em nuvem, todas as informações de ponto são armazenadas em servidores remotos, permitindo o acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer momento. 

Essa funcionalidade facilita o trabalho de gestores e RH, que podem monitorar e gerenciar os registros de ponto de forma eficiente, mesmo fora do ambiente de trabalho. 

O software em nuvem também oferece escalabilidade, segurança aprimorada e atualizações automáticas, garantindo que o sistema esteja sempre atualizado com as últimas funcionalidades e medidas de segurança.

O que diz a portaria 671 sobre o REP-P?

A portaria 671, estabelecida pelo Ministério do Trabalho, regulamenta o uso do Registro Eletrônico de Ponto – Portaria (REP-P) como uma forma de modernizar e garantir a precisão na coleta e armazenamento de dados de jornada de trabalho dos colaboradores. 

Esta portaria especifica os requisitos técnicos e operacionais que os sistemas de REP-P devem cumprir para serem considerados válidos e confiáveis.

Entre os principais pontos abordados pela portaria, podemos destacar a obrigatoriedade do uso de tecnologias que garantam a integridade dos dados, a proteção contra fraudes e a facilidade de acesso para auditorias e fiscalizações. 

A portaria também detalha os procedimentos para a homologação dos sistemas de REP-P, garantindo que apenas soluções que atendam aos padrões estabelecidos possam ser utilizadas pelas empresas.

Além disso, a portaria enfatiza a importância de garantir a privacidade e a segurança dos dados dos colaboradores, exigindo que os sistemas utilizem métodos de criptografia e armazenamento seguro.

O que mudou no controle de ponto digital?

A portaria 671 trouxe diversas mudanças significativas em relação às regulamentações anteriores sobre o registro eletrônico de ponto. 

Uma das principais alterações é a flexibilização no uso de novas tecnologias, permitindo que empresas utilizem dispositivos móveis e software em nuvem para registrar e gerenciar a jornada de trabalho de seus colaboradores.

Outra mudança importante é a exigência de que os sistemas de REP-P estejam sempre conectados à internet, possibilitando a transmissão em tempo real dos dados de ponto para um servidor central. Dessa forma, isso garante maior transparência e facilita o acesso aos dados para fins de fiscalização e auditoria.

A portaria também introduziu novas regras para a autenticação dos registros de ponto, como o uso de biometria e reconhecimento facial, para aumentar a segurança e reduzir a possibilidade de fraudes. 

Além disso, há uma ênfase maior na proteção dos dados dos colaboradores, com requisitos mais rigorosos para a criptografia e o armazenamento seguro das informações.

Como funciona o REP-P?

O REP-P funciona como uma solução integrada para a coleta, armazenamento e gestão dos dados de jornada de trabalho dos colaboradores. 

O sistema é composto por diversos componentes que trabalham em conjunto para garantir a precisão e a segurança dos registros de ponto.

Primeiramente, os colaboradores utilizam um coletor de marcação para registrar seus horários de entrada, saída e intervalos. 

Esse coletor pode ser um dispositivo físico, como um relógio de ponto biométrico, ou um aplicativo móvel que utiliza tecnologias como QR codes, cartões de proximidade ou reconhecimento facial.

Os dados de ponto coletados são então transmitidos em tempo real para um servidor central, geralmente hospedado em nuvem, onde são armazenados de forma segura. 

O software em nuvem permite que gestores e profissionais de RH acessem esses dados de qualquer lugar, utilizando uma interface web ou aplicativo móvel.

O sistema de REP-P também inclui funcionalidades avançadas de gestão, como a geração de relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho, cálculo automático de horas extras, integração com sistemas de folha de pagamento e alertas para conformidade com as normas trabalhistas. 

Além disso, o sistema deve garantir a proteção dos dados dos colaboradores, utilizando criptografia e outras medidas de segurança para evitar acessos não autorizados e fraudes.

Quais as vantagens do REP-P?

O REP-P oferece uma série de vantagens tanto para empresas quanto para colaboradores, proporcionando mais eficiência, precisão e segurança no gerenciamento da jornada de trabalho. A seguir, trouxemos algumas das principais vantagens do REP-P:

Precisão nos registros

O REP-P garante registros de ponto precisos e confiáveis, eliminando erros comuns em métodos manuais de controle de jornada. 

Com o uso de tecnologias avançadas, como biometria e reconhecimento facial, a chance de fraudes e marcações incorretas é significativamente reduzida. 

A precisão dos dados é essencial para o cálculo correto de horas trabalhadas, horas extras e outras variáveis da folha de pagamento.

Conformidade legal

Ao seguir os requisitos estabelecidos pela portaria 671, o REP-P ajuda as empresas a se manterem em conformidade com a legislação trabalhista. 

O sistema garante que todos os registros de ponto sejam feitos de acordo com as normas vigentes, facilitando a fiscalização e evitando penalidades por não conformidade. 

Além disso, o REP-P torna a auditoria mais simples e eficiente, uma vez que os dados estão sempre disponíveis e organizados.

Redução de custos

A adoção do REP-P pode resultar em uma significativa redução de custos para as empresas. Ao automatizar o processo de registro de ponto e gestão da jornada de trabalho, o sistema reduz a necessidade de intervenção manual e minimiza erros que podem levar a custos adicionais com horas extras não planejadas ou disputas trabalhistas. 

Outra questão é a integração com sistemas de folha de pagamento e gestão de RH, que agiliza os processos administrativos, economizando tempo e recursos.

Aumento da transparência no controlede de ponto digital

O REP-P aumenta a transparência tanto para empregadores quanto para colaboradores. Com acesso fácil e imediato aos dados de ponto, os colaboradores podem verificar suas marcações de entrada, saída e intervalos, garantindo que suas horas trabalhadas sejam registradas corretamente. 

Essa transparência contribui para um ambiente de trabalho mais justo e harmonioso, reduzindo conflitos relacionados à jornada de trabalho.

Flexibilidade e mobilidade

O REP-P permite maior flexibilidade e mobilidade no registro de ponto. Com a possibilidade de utilizar dispositivos móveis e software em nuvem, os colaboradores podem registrar seus pontos de qualquer lugar, seja no escritório, em campo ou em home office. 

Essa flexibilidade é especialmente vantajosa para empresas com equipes remotas ou que operam em múltiplas localidades.

Segurança dos dados

A segurança dos dados é uma prioridade no REP-P. O sistema utiliza criptografia e outras medidas de segurança para proteger as informações dos colaboradores contra acessos não autorizados e fraudes. 

Além disso, a transmissão em tempo real dos dados para um servidor central garante que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis para consulta.

Facilita a gestão de RH

O REP-P integra funcionalidades avançadas que facilitam a gestão de Recursos Humanos. 

Relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho, cálculo automático de horas extras, alertas de conformidade e integração com sistemas de folha de pagamento são apenas algumas das ferramentas que ajudam os gestores de RH a administrarem de forma eficiente a força de trabalho. 

Dessa forma, isso permite uma melhor alocação de recursos e tomada de decisões baseada em dados precisos.

Quais as principais diferenças entre REP-P e REP-C?

Para entender as principais diferenças entre o Registro Eletrônico de Ponto Portaria (REP-P) e o Registro Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), é importante conhecer as características e funcionalidades de cada sistema. Vamos lá?

Ambos foram desenvolvidos para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores, mas possuem distinções importantes que afetam sua implementação e uso.

O REP-P é uma tecnologia mais recente, regulamentada pela Portaria 671, que estabelece novas diretrizes para o controle eletrônico de ponto. 

Ele se destaca por sua flexibilidade, integração com tecnologias modernas e por oferecer mais opções de segurança e mobilidade para as empresas.

Enquanto isso, o REP-C é o sistema tradicional de controle de ponto eletrônico, regulamentado pela Portaria 1510 de 2009. Ele é bastante utilizado por empresas para garantir a conformidade com a legislação trabalhista e registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de maneira precisa e segura.

Tecnologias utilizadas

• REP-P: integra tecnologias avançadas, como biometria, reconhecimento facial, e software em nuvem. Essas tecnologias permitem uma maior flexibilidade no registro do ponto, facilitando o controle de jornadas de trabalho em diferentes locais e modos, como trabalho remoto ou em campo.

• REP-C: utiliza tecnologias mais convencionais, como cartões magnéticos ou proximidade e leitores biométricos simples. Embora eficazes, essas tecnologias são menos flexíveis em comparação com as opções oferecidas pelo REP-P e geralmente requerem que o colaborador esteja fisicamente presente no local da empresa para registrar o ponto.

Flexibilidade e mobilidade

• REP-P: uma das principais vantagens do REP-P é a sua flexibilidade. O sistema permite que os colaboradores registrem seus pontos de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis e acesso via internet. Isso é particularmente útil para empresas com equipes remotas ou que operam em múltiplas localidades.

• REP-C: o REP-C, por sua vez, é mais limitado em termos de mobilidade. Ele requer que os colaboradores registrem seu ponto em um dispositivo físico localizado nas dependências da empresa. Essa limitação pode ser um desafio para empresas que possuem colaboradores em movimento ou em diferentes locais.

Segurança e conformidade

• REP-P: o REP-P foi projetado com a segurança em mente, utilizando criptografia avançada para proteger os dados de registro de ponto. Além disso, a transmissão em tempo real dos dados para um servidor central garante a integridade e disponibilidade das informações. A conformidade com a Portaria 671 também implica em uma maior adaptação às novas exigências legais e melhores práticas de segurança.

• REP-C: o REP-C também oferece um alto nível de segurança, mas suas capacidades podem ser limitadas em comparação com o REP-P. O armazenamento de dados é feito localmente, o que pode aumentar o risco de perda de dados em caso de falhas de hardware. No entanto, o REP-C continua a ser uma solução confiável e conforme com a Portaria 1510.

Custos de implementação

• REP-P: embora o REP-P ofereça mais funcionalidades e flexibilidade, isso pode vir a um custo mais alto de implementação. As empresas podem precisar investir em novos dispositivos, software em nuvem e infraestrutura de TI para suportar o sistema. No entanto, os benefícios a longo prazo em termos de eficiência e conformidade podem justificar o investimento inicial.

• REP-C: o REP-C tende a ter um custo de implementação menor, uma vez que utiliza tecnologias mais tradicionais e já amplamente difundidas. Para empresas com orçamento restrito, o REP-C pode ser uma escolha mais econômica a curto prazo, embora possa carecer das funcionalidades avançadas oferecidas pelo REP-P.

Integração com outros sistemas

• REP-P: o REP-P é altamente integrável com outros sistemas de gestão, como software de folha de pagamento, RH e ERP. Essa integração facilita a automatização de processos administrativos, melhorando a eficiência operacional e a tomada de decisões baseada em dados.

• REP-C: embora o REP-C também possa ser integrado a outros sistemas, suas capacidades de integração podem ser mais limitadas. Isso pode resultar em processos mais manuais e menos eficientes, especialmente em empresas que dependem de uma gestão integrada e automatizada.

Ao escolher entre o REP-P e o REP-C, as empresas devem considerar suas necessidades específicas, orçamento e estrutura organizacional. 

O REP-P oferece maior flexibilidade, segurança e integração, sendo ideal para empresas que buscam modernizar seu controle de ponto e se adaptarem às novas exigências legais. 

Já o REP-C é uma solução comprovada e mais econômica, adequada para empresas que buscam uma implementação rápida e eficiente com tecnologias tradicionais.

Como escolher um REP-P para controle de ponto digital?

Escolher um bom sistema REP-P não precisa ser um bicho de sete cabeças, contudo, é necessário que ele esteja de acordo com a legislação vigente. Caso contrário, a empresa e os funcionários estarão em sérios riscos jurídicos.

A primeira questão é se perguntar quais as necessidades específicas da sua empresa e procurar uma solução que seja compatível com a real necessidade dela.

Algumas perguntas que podem te oferecer um direcionamento são:

• O sistema atende a legislação?
• O orçamento é condizente com as funcionalidades que sua empresa precisa?
• O sistema se adapta à realidade da sua empresa?
• A empresa oferece um bom onboarding com atendimento presente?
• A tecnologia oferecida se integra com os outros softwares no mercado?
• É possível emitir relatórios automatizados?
• Existe algum plano de fidelidade?

Ao responder essas questões, você terá uma ideia de qual a solução que melhor satisfaz as suas necessidades.

Qual é o melhor REP-P de ponto do mercado?

Encontrar o melhor REP-P para a sua empresa pode ser uma tarefa desafiadora devido à diversidade de opções disponíveis. 

O “melhor” REP-P dependerá de vários fatores, incluindo o tamanho da equipe, o tipo de atividade, a localização e o orçamento da empresa.

Para ajudar nessa decisão, vamos explorar os principais critérios que você deve considerar ao escolher o REP-P ideal.

1. Facilidade de uso

É importante escolher um sistema intuitivo e fácil de usar, garantindo que todos os colaboradores, independentemente do nível de habilidade tecnológica, consigam utilizá-lo sem dificuldades. Interfaces amigáveis e tutoriais de uso podem facilitar a adoção do sistema.

2. Funcionalidades

Avalie as funcionalidades oferecidas pelo REP-P, como biometria, reconhecimento facial, geolocalização, integração com outros sistemas de RH e ERP, além de opções de personalização. Um sistema com funcionalidades abrangentes pode atender melhor às necessidades específicas da sua empresa.

3. Segurança

Certifique-se de que o REP-P oferece medidas robustas de segurança para proteger os dados dos colaboradores. Recursos como criptografia de dados, autenticação multifator e backups automáticos são essenciais para garantir a integridade e a privacidade das informações.

4. Suporte e manutenção

Verifique a disponibilidade e a qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do REP-P. Um bom suporte técnico é fundamental para resolver problemas rapidamente e garantir o funcionamento contínuo do sistema, minimizando impactos nas operações da empresa.

5. Custo-benefício

Considere o custo total de propriedade, incluindo licenças, manutenção, suporte e possíveis atualizações. Compare esses custos com os benefícios e as eficiências que o sistema proporcionará. Um bom REP-P deve oferecer um equilíbrio entre custo e funcionalidades, atendendo às necessidades da empresa de forma eficiente.

Passos para pesquisa

• 1. Análise de necessidades internas: comece identificando as necessidades específicas da sua empresa, como número de funcionários, locais de trabalho, tipos de jornada e requisitos de conformidade legal.

• 2. Comparação de fornecedores: pesquise e compare diferentes fornecedores de REP-P. Leia avaliações, peça demonstrações e converse com outros usuários para entender as experiências deles com os sistemas.

• 3. Teste de usabilidade: sempre que possível, realize testes de usabilidade com diferentes opções de REP-P. Envolva os colaboradores nesse processo para garantir que o sistema escolhido seja de fácil utilização para todos.

• 4. Avaliação de suporte técnico: avalie a qualidade do suporte técnico oferecido pelos fornecedores, verificando a disponibilidade, os canais de atendimento e a rapidez na resolução de problemas.

• 5. Consideração de custos: analise detalhadamente os custos envolvidos, comparando o investimento inicial, os custos recorrentes de manutenção e suporte, e os benefícios a longo prazo.

Escolher o melhor REP-P de ponto do mercado requer uma análise cuidadosa das necessidades da sua empresa e uma pesquisa completa sobre as opções disponíveis. 

Ao considerar critérios como facilidade de uso, funcionalidades, segurança, suporte técnico e custo-benefício, você estará mais preparado para tomar uma decisão informada que trará maior eficiência e conformidade à gestão de ponto eletrônico da sua organização.

Perguntas frequentes

Quais são as características do REP-P

O REP-P possui armazenamento seguro de dados, coleta de marcações por biometria ou reconhecimento facial, conectividade com sistemas em nuvem, conformidade com a legislação trabalhista e geração de relatórios personalizáveis.

Por que escolher o REP-P?

Escolher o REP-P garante eficiência operacional, conformidade com a legislação, segurança nas marcações, acessibilidade dos dados em nuvem e ferramentas de análise para otimização da jornada de trabalho.

REP-A e REP-P são a mesma coisa?

Não. O REP-A é regulamentado pela Portaria 373, oferecendo mais flexibilidade e exigindo acordo sindical. O REP-P segue a Portaria 671, com especificações técnicas mais rígidas e não necessita de acordo sindical para implementação.

Tudo certo sobre controle de ponto digital e REP-P?

Com essas informações, ficou claro que o REP-P é a solução mais avançada de controle de jornada que se encontra disponível hoje no mercado.

Com a adoção do REP-P, empresas de todos os tamanhos podem modernizar seu controle de ponto, garantindo precisão, segurança e conformidade legal. 

Essa tecnologia simplifica a gestão de jornadas de trabalho e promove maior transparência e flexibilidade para os colaboradores, sendo um passo importante para a digitalização completa das operações de Recursos Humanos.

Optar por um REP-P é uma forma não só de usufruir das vantagens de um sistema de registro de ponto mais moderno. É também uma forma de colaborar para a digitalização de RH como um todo.