Tempo de Leitura: 28 minutos

O controle de ponto digital é a maneira mais tecnológica, moderna, prática e rápida de fazer a gestão da jornada de trabalho.

Fazer esse acompanhamento é obrigatório para empresas que tenham pelo menos 20 funcionários e opcional para as demais, trazendo vantagens a todas.

Neste post, você vai conhecer a fundo esse sistema de controle digital desde o seu funcionamento até a sua implementação. Siga em frente e boa leitura!

Neste artigo, vamos abordar os seguintes tópicos:

O que é controle de ponto digital?

controle de ponto digital

O controle de ponto digital é uma alternativa às ferramentas tradicionais. Afinal, ele permite que a marcação de ponto seja feita por meios digitais via aplicativo, identificação biométrica ou QR Code, por exemplo.

Uma solução desse tipo é mais comum em sistemas tipo REP-P (Registrador de Ponto via Programa) e tipo REP-A (Registrador de Ponto Alternativo) que, por sua vez, são mais modernos do que os tipo REP-C (Registrador de Ponto Convencional).

Assim, o sistema de ponto eletrônico é uma solução mais avançada da tecnologia. Afinal, permite o controle e a gestão de ponto, em razão das facilidades e possibilidades que a digitalização do processo apresenta.

Planilhas de RH e DP

Adiante, você vai entender melhor como essa tecnologia funciona. Antes, vamos dar um passo atrás e falar do controle de ponto de forma mais ampla. Assim, você entenderá como chegamos até o controle digital.

Como você já deve saber, o controle de ponto, acompanhamento ou registro de jornada nada mais é do que um processo que documenta a presença dos funcionários de uma empresa.

Por meio dessa ferramenta, a empresa e seu time de Recursos Humanos conseguem saber o horário de entrada e saída de cada trabalhador. Com isso, conseguem também gerenciar as jornadas, com possibilidades de:

Leia também:

O que diz a CLT sobre o controle de ponto?

O artigo 74 da CLT determina que toda empresa com mais de 20 funcionários deve realizar o controle de ponto. Ele é obrigatório para todos os empregados, inclusive os domésticos, os temporários e os trabalhadores rurais.

O objetivo do controle de ponto é registrar a jornada de trabalho dos funcionários para fins de controle de horas extras, faltas e atrasos. Ele também pode ser utilizado para fins de cálculo de férias, 13º salário e outros benefícios trabalhistas.

O controle de ponto pode ser feito de três formas diferentes:

  • folha de ponto manual;
  • registrador de ponto mecânico;
  • registrador de ponto eletrônico.

O controle de ponto deve ser feito de forma precisa e confiável, para que possa ser utilizado como prova em caso de ações trabalhistas. O empregador é responsável por manter o controle de jornada dos funcionários e deve disponibilizar os registros sempre que solicitado.

Confira, a seguir, o que diz a lei sobre controle de ponto:

“Art. 74. § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”

O que diz a lei sobre controle de ponto digital?

Atualmente, todos os tipos de registradores de ponto são regulamentados pela mesma legislação. No entanto, existem outros textos que orientam sobre a utilização do método de controle de jornada. 

A seguir, abordaremos os principais deles:

Portaria 671/2021

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) foi divulgada no dia 8 de novembro de 2021 e é uma norma que substitui duas outras Portarias: a 373 e a 1510, além de unificar outros textos legais.

Quer um resumo do que você verá mais adiante sobre a Portaria 671? É só apertar o play e, claro, inscrever-se no canal da Sólides Tangerino para ter acesso a mais conteúdos sobre controle de ponto digital e departamento pessoal!

Com múltiplos pontos abordados em 401 artigos e alguns anexos, tem por objetivo regulamentar disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho.

A Portaria 671 faz parte do Programa de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais e classifica os registradores de ponto da seguinte forma:

  • REP-C: Registrador de Ponto Convencional;
  • REP-A: Registrador de Ponto Alternativo (que conta com equipamento e um software específico para o controle de jornada);
  • REP-P: Registrador de Ponto via Programa (que consiste em um sistema via software e inclui o coletor das marcações feitas, armazenamento de dados de registro e um programa de tratamento de ponto).

Em todos os casos, há regras a serem cumpridas para proteger quem emprega e quem trabalha. Seu DP deve conhecer essas regras com base no tipo de solução adotada.

Você provavelmente já conhece o REP-C. A solução convencional é aquela que é acionada pelo crachá ou pela identificação biométrica dos colaboradores. Após a identificação, gera um comprovante para que o trabalhador também tenha provas de seus horários de entrada e saída.

Por sua vez, os REP-A e REP-P incluem recursos extras. Estes permitem, por exemplo, o controle de ponto digital, como é o caso da solução criada pelo Tangerino.

Como veremos ao longo deste conteúdo, esse tipo de controle de ponto é uma excelente opção. Afinal, permite que as organizações, seus DPs e RHs, e todo o quadro de funcionários aproveitem tudo que a tecnologia tem a oferecer.

Decreto 10.854/2021

O Decreto 10.854/2021 é uma regulamentação emitida pelo governo federal que visa simplificar e consolidar normas trabalhistas infralegais, revogando normativas obsoletas e tornando as diretrizes mais acessíveis e fáceis de serem seguidas. 

Ele foi publicado no Diário Oficial da União em 11 de novembro de 2021 e tem como objetivo simplificar o cumprimento das regras trabalhistas desde a contratação até a demissão dos funcionários.

O decreto consolidou mais de 1.000 outros decretos, portarias e instruções normativas em apenas 15 atos, tornando a legislação trabalhista mais clara e acessível

Ele estabelece diretrizes para a promoção da conformidade com as normas trabalhistas e o direito ao trabalho digno, visando a criação de um marco regulatório trabalhista infralegal harmonioso e moderno, além de fornecer segurança jurídica em relação a essas normas.

O Decreto 10.854 afeta diversas áreas das relações de trabalho, incluindo o registro eletrônico de controle de jornada, programas de alimentação do trabalhador, vale-transporte, aprendizagem profissional, registro profissional e sindical, entre outras. 

Quer saber mais detalhes sobre o Decreto 10.854/2021? É só escutar ao episódio do Tangerino Talks que fizemos sobre o assunto:

No mais, alguns dos principais pontos relacionados ao controle de ponto digital no decreto incluem:

  • registro eletrônico de ponto: o decreto valida o uso de novas tecnologias para o registro, incluindo sistemas eletrônicos e aplicativos móveis;
  • hora extra: sistemas de controle de ponto digital não podem mais exigir autorização prévia para a marcação de horas extras, tornando o registro de horas extras mais flexível;
  • ponto por exceção: o decreto autoriza o registro do ponto apenas em situações excepcionais, como horas extras ou licenças;
  • pré-assinalação de intervalo: o decreto permite a pré-definição dos períodos de intervalo, facilitando o registro das pausas durante a jornada de trabalho.

Portaria 1.486/2022

A Portaria 1.486/2022 altera a Portaria 671, modificando normas referentes a carteira de trabalho, modelos de contrato, registro de ponto eletrônico e a disponibilização de arquivos.

A lei determina que o Comprovante de Registro de Ponto, no caso do controle digital, deve ser eletrônico, respeitando as seguintes orientações:

  • deve ser em PDF e assinado eletronicamente, contando com assinaturas qualificadas, com certificado emitido pelo ICP-BRASIL, conforme indicado na Lei 14.063/2020;
  • todos os colaboradores devem ter acesso ao comprovante de seu registro de ponto a cada marcação, por meio eletrônico;
  • esses comprovantes devem estar disponíveis para extração por pelo menos 48 horas, com ou sem solicitação prévia.

Assinatura eletrônica

O texto também define um novo padrão para a assinatura eletrônica do Comprovante de Registro de Ponto e outros arquivos.

Fica definido que as assinaturas geradas pelo REP-A e REP-P devem ser no padrão CAdES ou CMS Advanced Electronic Signature. Além disso, elas devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado ou detached.

São detalhes técnicos que merecem atenção do DP. Afinal, garantem o correto cumprimento das regras, sobretudo quando do início do uso da solução de controle de ponto digital escolhida.

Antes de continuarmos, confira alguns artigos que separamos especialmente para você sobre esse tema:

Espelho de ponto

A Portaria 671 determina, ainda, que o espelho de ponto deve ser ofertado mensalmente e por sistema informatizado para os colaboradores. O formato deve ser impresso ou eletrônico.

Esse relatório deve conter os seguintes elencados abaixo:

  1. Identificação do empregador: CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO;
  2. Identificação do empregado: CPF, data de admissão e cargo/função;
  3. Data de emissão e período do relatório;
  4. Horário e jornada contratual do empregado;
  5. Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas/desconsideradas/ pré-assinaladas);
  6. Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Por fim, há duas observações importantes. A primeira é que o espelho de ponto deve ser disponibilizado para o Auditor-Fiscal em até dois dias contados a partir da solicitação.

A segunda é que para o caso específico do REP-A, o Relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada são documentos obrigatórios para que os sindicatos autorizem o uso do sistema de ponto digital via Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

O ponto digital é homologado pelo Ministério do Trabalho?

O ponto digital precisa estar em conformidade com as recomendações do Ministério do Trabalho assim como qualquer outro sistema de controle de jornada. Portanto, o órgão exige que as empresas utilizem sistemas que estejam consoante às regulamentações vigentes.

Desse modo, é importante certificar-se de que o software escolhido cumpra os requisitos técnicos estabelecidos nas portarias e regulamentações vigentes. 

A responsabilidade de cumprir essas regras recai sobre as empresas que utilizam o sistema de ponto digital, e elas podem ser fiscalizadas pelo Ministério do Trabalho para garantir o cumprimento da legislação trabalhista.

Qual a diferença entre ponto eletrônico homologado e registro no INPI?

Diferença entre ponto eletrônico homologado e registro no INPI

O ponto eletrônico homologado e o registro no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) são processos distintos e têm finalidades diferentes. Confira:

  • Ponto eletrônico homologado: esse processo está relacionado aos requisitos técnicos e regulatórios que um sistema de registro de ponto eletrônico deve atender. Esses requisitos estão definidos pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e, em alguns casos, pelo INMETRO (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia). A homologação assegura que o sistema de ponto eletrônico atende a todas as normas e regulamentações necessárias para garantir a legalidade e a segurança do registro de jornada dos trabalhadores.
  • Registro no INPI: esse processo é relacionado aos direitos de propriedade intelectual, especificamente relacionados à tecnologia ou inovação desenvolvida por uma empresa. O INPI é responsável por conceder registros de patentes, marcas, desenhos industriais e outros direitos de propriedade intelectual. Quando uma tecnologia é registrada no INPI, ela se torna de exclusividade do titular do registro, e outras pessoas ou empresas precisam obter autorização desse titular para utilizá-la. O registro no INPI visa proteger a propriedade intelectual e os direitos do detentor da tecnologia.

Em resumo, a homologação de ponto eletrônico se refere à conformidade do sistema de registro de jornada com as regulamentações trabalhistas, enquanto o registro no INPI está relacionado à proteção da propriedade intelectual e dos direitos exclusivos de uso de uma determinada tecnologia. 

Ambos são importantes em seus contextos específicos, mas são processos diferentes com finalidades distintas.

Por que é importante ter um controle de ponto digital homologado/registrado no INPI?

Ter um ponto digital homologado ou registrado no INPI é fundamental para garantir a gestão de jornada dos colaboradores de forma legal e segura

A homologação assegura que o sistema está em conformidade com a CLT e a Portaria 671, evitando problemas em auditorias e processos trabalhistas, uma vez que fornece registros autênticos da jornada. 

Ainda, a homologação promove a precisão e a segurança dos registros, pois o relógio de ponto digital homologado segue estritamente as regras da portaria, e sua estrutura incorpora medidas de segurança que protegem a empresa contra fraudes e asseguram a integridade dos dados registrados, impedindo alterações posteriores.

Além de atender às exigências legais, o ponto digital homologado oferece facilidade de gerenciamento, especialmente quando se utiliza o sistema REP-P, que armazena os dados na nuvem. Isso possibilita que a empresa acompanhe os registros em tempo real por meio da web ou aplicativo, acessando informações detalhadas sobre a rotina dos colaboradores. 

Essa abordagem facilita a tomada de decisões mais acertadas e estratégicas, além de proporcionar segurança jurídica ao Departamento Pessoal, permitindo que a empresa cumpra as regulamentações com tranquilidade, evitando erros e fraudes na gestão do ponto.

Qual a diferença entre ponto digital e relógio de ponto?

O contraste mais significativo entre o ponto digital e os tradicionais relógios de ponto reside em sua mobilidade e funcionamento

Os relógios de ponto convencionais estão restritos a cabos e locais fixos nas instalações da empresa. Além disso, esses dispositivos meramente coletam os registros dos colaboradores, requerendo a utilização de um sistema complementar chamado Programa de Tratamento de Registro de Ponto para a análise das informações.

Em contrapartida, o ponto digital se destaca pela total mobilidade, eliminando a necessidade de cabos ou sistemas adicionais. Esse sistema é, por si só, uma solução completa, projetada para capturar os registros, efetuar o tratamento e gerenciamento da jornada, conferindo maior flexibilidade e eficiência na gestão do controle de ponto.

Como funciona o sistema de ponto digital?

O sistema de ponto digital funciona como um ponto eletrônico armazenado em nuvem e instalado em um dispositivo móvel. Além disso, tem recursos que facilitam o processo de registro de jornada. Para saber mais sobre o ponto eletrônico digital, assista ao vídeo a seguir:

Vamos falar das vantagens adiante. Porém, já fica registrado que essa tecnologia reduz — e muito — os custos com equipamentos, além de otimizar a rotina do DP da empresa.

Retomando o foco, vamos falar sobre um controle de ponto digital como o Tangerino by Sólides. Ele é um programa ou aplicativo que pode ser instalado em um computador, tablet ou smartphone.

Com isso, a organização pode colocar o dispositivo a ser usado para as marcações em um local de fácil acesso na empresa. Ou, ainda, orientar que cada colaborador instale o app em seu próprio celular.

Seja como for, a implementação é bem mais simples do que as soluções mais antigas. Afinal, não demanda a compra de um equipamento exclusivo e permite que a tecnologia esteja pronta para uso em poucos cliques.

No sistema de ponto digital, cada marcação feita é registrada no sistema da solução de forma automática. Assim, os dados ficam disponíveis para consulta pelo RH e até pelos próprios trabalhadores, caso queiram verificar os registros.

A gestão da jornada é feita por esse sistema e adulterações não podem ser realizadas de propósito. Isso elimina o risco de fraude e garante mais transparência aos registros.

Principais características do controle de ponto digital

As principais características do controle de ponto digital são:

  • controle de ponto biométrico;
  • controle de ponto pela web;
  • aplicativos de controle de ponto;
  • geolocalização.

Controle de ponto biométrico

Ponto biométrico

O controle de ponto digital biométrico é uma característica bastante comum nas soluções digitais para o controle de ponto. Ele pode ocorrer por meio da leitura da impressão digital, pela identificação facial ou até por voz.

Em todo caso, o elemento de identificação considera atributos únicos que diferem uma pessoa da outra e que tornam essas soluções 100% confiáveis.

A ideia é que a impressão digital ou o reconhecimento da face sejam usados para identificar cada colaborador. Isso facilita o registro de jornada e inviabiliza qualquer tipo de fraude no processo.

Essa tecnologia torna desnecessário o uso de cartões ou crachás de identificação. Com isso, dores de cabeça são evitadas caso alguém esqueça esse item em casa, por exemplo.

Controle de ponto pela web

Um software de controle de ponto digital via web funciona por meio de uma conexão com a internet. Isso facilita as coisas, porque permite que os dados das marcações feitas pelos funcionários sejam atualizados em tempo real no sistema.

É importante dizer que há opções que funcionam offline. Isso impede que imprevistos com a conexão se tornem um problema para a empresa ou para os trabalhadores.

Aplicativos de controle de ponto

Ainda, precisamos destacar uma característica que temos mencionado ao longo de todo o texto. Soluções de controle de ponto digital são aplicativos. Veja só:

Quer saber por que isso merece destaque? As principais vantagens de um sistema que funciona como um app são a praticidade e a mobilidade.

Aplicativos não precisam ser instalados apenas em um dispositivo que fica na empresa. Cada funcionário pode ter o app de controle de ponto em seu próprio celular ou tablet.

Dessa forma, equipes externas, pessoas que atuam em regime de teletrabalho e condutores profissionais podem registrar suas jornadas sem a menor dificuldade.

Geolocalização

Por fim, queremos mencionar também a geolocalização como fator importante para a segurança e confiabilidade no sistema de ponto digital.

Uma vez que o aplicativo é instalado em dispositivos móveis, ele tem acesso à coleta de dados do GPS para que a empresa saiba onde o funcionário externo está.

Com isso, líderes podem conferir informações sobre cada marcação de ponto feita, evitando desconfianças que só prejudicam os relacionamentos e o clima organizacional.

Confira outras leituras que podem ser úteis a você:

Ponto digital possui integração?

Sim! A tecnologia do controle de ponto digital também permite integração a outros softwares como o de fechamento da folha de pagamentos, o que livra o DP desse trabalho que é tão minucioso e burocrático.

Considere as variações de horas extras, os atrasos, os adicionais e outros benefícios e pense: quanto tempo sua empresa leva para calcular corretamente a remuneração de cada colaborador?

Certamente, quanto maior o quadro de funcionários, maior o desafio. Do salário-base de cada um até o valor final, diferentes variáveis podem ser consideradas e isso demanda muito tempo e atenção.

Automatizar esse processo resulta em ganho de tempo, deixa o DP e o RH livres para atuarem de forma mais estratégica e livra a empresa de processos trabalhistas por erro de cálculo e pagamento indevido.

O controle de ponto digital é seguro?

Sim. Desde que esteja em adequação às regras da Portaria 671, o controle de ponto digital é seguro para todas as partes envolvidas.

Isso porque uma solução que respeita as diretrizes da Lei do Ponto Eletrônico observa as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), impede que fraudes aconteçam e garante segurança jurídica para a empresa e para seus colaboradores.

Aliás, um convite: quer saber mais sobre os impactos da LGPD para as empresas? É só assistir ao vídeo a seguir:

É sempre importante lembrar que esse tipo de controle de ponto surgiu para corrigir problemas de sistemas mais antigos de registro de jornada, bem como para facilitar o processo.

O principal problema dos outros sistemas é justamente a falta de segurança que abria margem para alterações indevidas e falta de transparência. Questões que a tecnologia encontrou maneiras de reverter, conforme você pôde notar até aqui.

Proteção contra fraude

O controle de ponto digital é altamente eficaz na prevenção de fraudes devido a várias características. Primeiro, permite o registro em tempo real, o que impede que os colaboradores façam marcações retroativas ou manipulem as horas. 

Além disso, a solução estabelece regras rígidas de marcação, garantindo que as entradas e saídas estejam de acordo com as políticas da empresa.

O armazenamento na nuvem garante a integridade dos registros, tornando-os imutáveis e acessíveis apenas por meio de acesso restrito, evitando alterações indevidas. 

O sistema também oferece a capacidade de realizar auditorias detalhadas e gerar relatórios que permitem uma visão completa da jornada de trabalho, proporcionando transparência e garantindo que as horas trabalhadas sejam precisas e em conformidade com as regulamentações trabalhistas. 

Todas essas características se combinam para criar um sistema seguro e confiável de controle de ponto que reduz significativamente o risco de fraudes.

Reconhecimento facial e de voz

O reconhecimento facial e de voz no controle de ponto digital são recursos inovadores que acrescentam camadas adicionais de segurança e precisão ao processo de registro de jornada. Confira o vídeo que preparamos sobre este assunto:

No mais, o reconhecimento facial permite que os colaboradores se identifiquem por meio da captura de suas faces, tornando o registro altamente confiável, uma vez que cada pessoa possui características únicas. 

Isso elimina a necessidade de cartões ou crachás de identificação e evita situações em que os funcionários esqueçam ou percam esses itens. 

Além disso, o reconhecimento de voz, que pode ser realizado por meio de comandos de voz pré-configurados, é outra camada de autenticação que aumenta a segurança do sistema. Essas tecnologias garantem que apenas o próprio colaborador possa registrar seu ponto, minimizando ainda mais o risco de fraudes.

A combinação do reconhecimento facial e de voz com um sistema de controle de ponto digital permite uma experiência de registro conveniente e à prova de fraudes. Os dados capturados durante cada marcação de ponto são altamente confiáveis, pois são baseados em características físicas únicas ou em voz autorizada. 

Geolocalização

A geolocalização é uma característica fundamental no controle de ponto digital, contribuindo para a precisão e segurança dos registros de jornada. 

Quando um sistema de controle de ponto digital é baseado em aplicativos móveis, ele pode aproveitar a tecnologia GPS dos dispositivos para registrar a localização dos colaboradores no momento da marcação de ponto. Isso oferece várias vantagens.

Primeiramente, a geolocalização fornece informações sobre onde o colaborador estava no momento da marcação de ponto, garantindo que o registro seja feito no local de trabalho ou em uma área autorizada. 

Essa funcionalidade impede que os funcionários registrem o ponto de forma fraudulenta quando não estão nas dependências da empresa. Além disso, a geolocalização possibilita o acompanhamento em tempo real das atividades externas, como visitas a clientes ou trabalhos em campo, permitindo que as empresas otimizem suas operações.

Outro benefício é a transparência e a integridade dos registros. A localização registrada serve como uma camada adicional de autenticação, tornando os dados de ponto mais confiáveis e reduzindo os riscos de fraude. 

Para ler mais tarde:

Senha e/ou QR Code

Além das tecnologias de reconhecimento facial e de voz, muitos sistemas de controle de ponto digital oferecem alternativas como senhas ou QR Codes para autenticação dos colaboradores no momento da marcação de ponto.

No caso de senhas, os funcionários podem utilizar uma combinação única de caracteres alfanuméricos para validar suas marcações. 

Essa opção é conveniente para empresas que buscam uma abordagem mais tradicional e não desejam utilizar biometria. No entanto, é importante manter a segurança das senhas e garantir que elas não sejam compartilhadas entre os colaboradores.

Por outro lado, o uso de QR Codes envolve a geração de códigos QR únicos para cada colaborador. Ao escanear o código com o aplicativo móvel do controle de ponto, o registro é realizado. Isso oferece praticidade, rapidez e segurança

Banner com fundo claro escrito: Diagnóstico de Departamento Pessoal: o 1° passo para garantir +50% de rapidez no setor; e um botão escrito: faça o quiz agora

Além disso, os QR Codes podem ser gerados e atualizados de forma dinâmica, garantindo que apenas os colaboradores autorizados possam realizar as marcações.

Tanto senhas quanto QR Codes oferecem opções de autenticação seguras e podem ser uma alternativa útil para empresas que desejam flexibilidade na forma como os colaboradores registram suas jornadas de trabalho. 

Essas opções são particularmente relevantes para situações em que a biometria facial ou de voz não é a escolha preferencial.

Qual o melhor tipo de controle de ponto?

O melhor controle de ponto é aquele que funciona melhor para cada empresa, contribuindo para que os colaboradores sempre façam suas marcações, otimizando a rotina do DP e do RH, e conferindo segurança a todo processo.

Para ajudar, podemos responder a essa questão de forma mais direta ao apontar as diferenças entre os outros sistemas e o controle de ponto digital. Veja:

Controle de ponto manual

A primeira solução que ficou conhecida no mercado de trabalho foi o controle de ponto manual, aquele que funciona à base do papel e da caneta. Apesar de ainda existente, é um tanto quanto ultrapassado.

Imagine só uma empresa com 20, 100 ou 500 funcionários tendo que registrar em um caderno que horas cada um chegou e saiu do trabalho? Com as facilidades que temos hoje em dia, isso já nem faz sentido mais.

Controle de ponto mecânico

O controle mecânico, também conhecido como relógio de ponto cartográfico, é o equipamento em que os colaboradores batem ponto com folhas de papel que são colocadas no relógio e “carimbadas” com o registro dos horários.

Essa foi, sem dúvida, uma evolução interessante porque tornou o processo mais rápido e tecnológico.

Entretanto, essa solução era ainda incapaz de dar aos empregadores e às pessoas da empresa a segurança jurídica necessária.

Controle de ponto por planilha

Com a evolução tecnológica, que levou empresas a começarem o processo de computadorização, surgiu o controle feito em planilhas de Excel.

Ainda que seja mais moderno em comparação aos sistemas anteriores, o controle via planilhas carrega consigo um ponto fraco que o controle manual também tem: a possibilidade de fraude. Isso porque não há mecanismos para impedir que pessoas sem autorização façam alterações nos registros.

Aproveite a visita para conferir alguns materiais ricos e gratuitos que separamos para você:

Controle de ponto eletrônico e digital

Por fim, para resolver, sobretudo o risco de fraudes e a fragilidade dos sistemas de controle de ponto, criou-se o primeiro tipo de controle eletrônico. Passo importante para a criação do controle digital.

Como indicamos, todo sistema de ponto digital é, também, um tipo de REP; ou seja, uma tecnologia eletrônica. Porém, nem todo REP conta com mecanismos de marcação de ponto digitais.

As soluções mais modernas, e que costumam ser as mais vantajosas para as empresas, são as classificadas como REP-A, REP-P ou as que combinam ambas as classificações.

Quais as vantagens do controle de ponto digital?

Uma boa forma de seguir falando sobre os motivos pelos quais o controle de ponto digital é a melhor escolha é apresentar suas principais vantagens. Para tanto, separamos fatores que são interessantes para a empresa, para o DP e o RH, assim como para seus colaboradores.

Quer um resumo do que vem a seguir? Confira o post que fizemos sobre controle de ponto digital lá para o Instagram da Sólides Tangerino e, claro, aproveite para seguir o perfil!

Diminuição do risco de fraudes

Já batemos nessa tecla várias vezes porque, de fato, essa é uma vantagem importante: o controle de ponto digital não permite adulterações nos registros feitos.

Além do mais, pode se apoiar em traços únicos de cada funcionário ― suas digitais ou pontos de identificação facial ― para impedir qualquer tentativa de fraude.

Quanto a isso, aproveitamos apenas para esclarecer que, com o Sólides Tangerino Ponto Digital, as marcações equivocadas podem ser corrigidas, mas não sem passar pelo gestor de RH, gerando provas para a empresa e para o trabalhador.

Armazenamento em nuvem

Vamos voltar aos sistemas mais antigos de controle de ponto por um instante. Quanto maior a empresa, maior o volume de informações que precisa ser armazenado só em relação ao registro de ponto.

Papéis, mesmo quando organizados sob um bom sistema, podem se perder ou serem sinônimo de muito trabalho na hora de conferir cada marcação para os cálculos de pagamento.

Dados salvos no computador podem ser bem mais práticos, além de ocupar menos espaço físico na empresa. Entretanto, ainda estão sujeitos a desordem de pastas e arquivos e perda de informação, já que a máquina ou o HD externo podem estragar.

Por essa razão, considerando toda inovação que o controle de ponto digital promete ― e entrega ― o armazenamento em nuvem é uma grande vantagem.

Dados salvos em nuvem podem ser facilmente acessados e encontrados por quem tem autorização de fazê-lo. Esse acesso, inclusive, pode acontecer remotamente caso o gestor esteja fora da empresa.

Facilidade na gestão de jornadas

Outra vantagem que precisa ser destacada sobre os sistemas de controle de ponto digital é a automação de processos.

O RH deve registrar a jornada padrão de cada funcionário no aplicativo de controle de ponto. Uma vez que os trabalhadores marcarem seus horários de entrada e saída, o sistema pode fazer comparações automaticamente.

Isso significa que a solução indica sozinha quem fez hora extra e por quanto tempo ou quem se atrasou e por quanto tempo. Algo que facilita e muito a gestão de jornadas.

Se a empresa paga pela jornada excedente, consegue entender melhor a frequência com que os trabalhadores permanecem em suas atividades além da jornada normal.

Assim, pode avaliar melhor seus custos e até analisar se há problemas de produtividade que precisam ser resolvidos em determinadas equipes.

Por sua vez, se a empresa usa um regime de banco de horas, os dados do sistema ajudam a garantir que a compensação seja feita dentro do prazo para que a empresa não tenha prejuízos.

Quer saber mais sobre como a automação de processos ajuda as rotinas do RH e do DP? É só escutar ao episódio do Tangerino Talks que discute esste assunto:

Indicadores de frequência

O uso do controle de ponto digital vai além de simplesmente registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. Ele oferece a capacidade de gerar indicadores de frequência e desempenho de forma eficiente e acessível. 

Por meio dos relatórios gerados pelo sistema, é possível apurar dados de absenteísmo, horas extras, banco de horas, auditorias e muito mais. Esses relatórios podem ser gerados com facilidade, permitindo que a equipe de RH atenda às demandas da diretoria de forma ágil. 

Além disso, a visualização de gráficos em tempo real, seja via computador ou aplicativo de gestão, possibilita uma análise detalhada e segmentada por setor, local de trabalho e funcionários

O controle de ponto digital se torna, assim, uma ferramenta completa de gestão de jornada, oferecendo inúmeras vantagens para a empresa.

Mobilidade

A mobilidade é uma vantagem crucial do controle de ponto digital devido à flexibilidade e acessibilidade que proporciona. Com essa mobilidade, os colaboradores não precisam estar fisicamente presentes na empresa para registrar sua jornada de trabalho. 

Eles podem usar seus dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, para fazer as marcações de ponto de qualquer lugar. Isso é especialmente útil para equipes remotas, funcionários externos ou aqueles que trabalham em regime de teletrabalho.

Essa flexibilidade também se estende à empresa, pois não é necessário investir em hardware específico ou equipamentos fixos. A mobilidade do controle de ponto digital elimina a dependência de cabos e sistemas de registro fixos, o que reduz custos e simplifica a implementação. 

Além disso, oferece maior facilidade de gerenciamento, permitindo que os gestores acessem e controlem os registros de ponto em tempo real, onde quer que estejam. Isso contribui para decisões mais acertadas e estratégicas baseadas em informações privilegiadas da rotina dos colaboradores.

Controle de ponto home office

Poder controlar a jornada do funcionário em home office é uma das vantagens do controle de ponto digital que se tornou ainda mais relevante nos tempos atuais, em que o trabalho remoto se tornou uma realidade para muitos colaboradores e empresas. 

Com o controle de ponto digital, os funcionários que trabalham em regime de home office podem registrar suas jornadas de forma eficiente e precisa, independentemente de sua localização.

Essa flexibilidade é particularmente valiosa, pois permite que os colaboradores registrem suas horas de trabalho de maneira conveniente, utilizando dispositivos móveis ou computadores pessoais. Isso elimina a necessidade de soluções complexas e manuais para acompanhar o tempo trabalhado em casa. 

Além disso, o controle de ponto digital oferece segurança e precisão nos registros, reduzindo o risco de fraudes e erros. Os gestores podem acessar os registros em tempo real e garantir que os colaboradores estejam cumprindo suas jornadas de trabalho de acordo com as políticas da empresa.

Quer saber quais são os outros motivos pelos quais é importante fazer o registro de ponto em home office? É só apertar o play:

Ponto offline

A marcação de ponto offline é uma funcionalidade importante do controle de ponto digital que permite que os colaboradores registrem suas jornadas mesmo quando não estão conectados à internet

Isso é particularmente relevante para empresas com equipes externas ou colaboradores que trabalham em locais remotos, onde a conexão à internet pode ser instável ou inexistente.

Os aplicativos que aceitam que as marcações sejam feitas mesmo offline evitam lacunas nos registros. Um gestor pode, por exemplo, ligar para um vendedor externo que se esqueceu de marcar o ponto e lembrá-lo de fazer a marcação sem que a falta de internet possa ser uma justificativa.

Redução de custos

Por último, vamos falar sobre uma redução geral de custos que engloba alguns pontos que já mencionamos e vai além.

Dissemos anteriormente que sua empresa deixa de gastar com insumos para o funcionamento de sistemas de marcação de ponto e com a sua manutenção.

Otimização de recursos 

Ainda, como o controle de ponto digital facilita o acompanhamento das jornadas, garante que os gestores possam tomar decisões estratégicas para reduzir a folha de pagamentos.

Às vezes, funcionários fazem horas extras porque precisam bater metas porque não conseguem produzir o suficiente durante a jornada normal. O controle digital ajuda a indicar que essa situação pode ter se tornado frequente demais.

Com isso, pode ser um sinalizador de que um gestor precisa rever as metas estabelecidas com base na capacidade produtiva de seu time. Ou que precisa motivar a equipe e tornar as horas extras menos necessárias.

Em ambos os casos, temos a adoção de medidas estratégicas que levam à redução de custos cuja necessidade pode ser indicada pela simples adoção de um sistema de controle de ponto digital.

Menos perdas com processos

Mencionamos os processos trabalhistas antes e voltamos a fazê-lo agora para um lembrete importante sobre conquistar mais segurança jurídica. Para ter uma prévia do que veremos a seguir, confira o vídeo a seguir:

Resumindo: há dois principais cenários que podem levar sua empresa a ser processada em decorrência de um controle de jornada ruim:

  1. registros inconsistentes ou perda dos registros de jornada;
  2. erros em pagamentos de horas extras, adicionais, benefícios e rescisão contratual.

Se um funcionário alegar que a empresa lhe deve dinheiro e levar essa disputa para a Justiça, tem boas chances de ganhar se o empregador não tiver como provar que não cometeu erros.

Uma vez que o controle de ponto digital elimina o risco de fraudes e conta com o armazenamento em nuvem, sua empresa estaria resguardada desse risco.

Ainda, se erros no pagamento levam o funcionário a buscar seus direitos por vias legais, sua empresa não é perdoada se alegar que as contas são complexas e que se equivocou sem intenção de lesar o trabalhador.

Diferente disso, pode ser obrigada a pagar multas ao funcionário, além de ter de arcar com os custos do processo trabalhista. 

Tudo isso pode ser impedido graças aos registros fiéis e à automação de processos do ponto digital.

Inovação, gestão de ponto e versatilidade a um bom custo-benefício

O ponto digital é mais prático, inovador e versátil porque permite que as marcações sejam feitas de diferentes formas, conforme a necessidade da empresa e de seus colaboradores.

É possível usar um computador ou tablet instalado próximo à entrada da empresa ou pelos smartphones dos colaboradores de onde quer que estejam para que os registros sejam feitos também por quem não atua in loco.

Essa versatilidade é sinônimo de facilidade e praticidade para todos os envolvidos e faz com que seja até mais difícil para os colaboradores esquecerem de fazer alguma marcação.

Como os registros são atualizados em tempo real, se notar que alguém esqueceu de registrar a volta do almoço, por exemplo, o gestor pode mandar uma mensagem avisando.

Com isso, cada colaborador pode fazer a marcação da própria estação de trabalho, caso tenha um aplicativo em seu dispositivo móvel.

Ainda, a solução de controle de ponto digital é inovação a custos que cabem no orçamento da sua organização.

Primeiro, considere que você não vai precisar comprar um equipamento especial para o controle de ponto e nem pagar por novas bobinas ou por serviços de manutenção preventiva ou corretiva.

Se sua empresa já tiver um computador ou um tablet à disposição, vai precisar pagar apenas para usar o software de controle de ponto digital.

É comum que os pacotes variem de preço com base no número de colaboradores. Assim, você vai pagar um valor correspondente ao tamanho da sua organização, o que favorece e muito o custo-benefício da solução.

Facilidade de uso

Sua empresa pode ter um quadro de funcionários bem heterogêneo no que diz respeito à faixa etária e à afinidade com soluções digitais. Nós sabemos disso e os desenvolvedores de apps de controle de ponto também.

Com isso, aplicativos de ponto digital têm interface simples e intuitiva para que sejam facilmente utilizados por todos. Algo que vale para a marcação de ponto e para o acesso ao sistema para conferência de registros.

Em alguns casos, como no do Sólides Tangerino, existe a possibilidade de que um processo de onboarding ou treinamentos internos sejam feitos para assegurar que todos se adaptem à nova tecnologia mais rapidamente.

Suporte ao cliente

Como toda tecnologia, até mesmo as que foram pensadas para serem facilmente utilizadas, controles de ponto digital precisam contar com algum tipo de suporte ao cliente.

Atualmente, o mais interessante é que esse suporte aconteça tanto por canais digitais quanto por canais offline. O Sólides Tangerino Ponto Digital, por exemplo, oferece esse suporte via e-mail e via telefone.

Assim, cada cliente busca o caminho que se sentir mais confortável para resolver suas dúvidas e contar com nossa equipe para lidar com eventuais dificuldades.

Vale a pena uma empresa pequena ter um controle de ponto digital?

controle de ponto

Sim. A Lei de Liberdade Econômica define que ter um sistema de controle de jornada é obrigatório para toda empresa que tem mais de 20 funcionários.

Para as organizações que são enquadradas pela lei, ter um controle de ponto digital é uma forma de simplificar o cumprimento da legislação, evitando problemas com a Justiça do Trabalho.

Já para as que não são enquadradas pela lei, usar a tecnologia é fundamental para otimizar a rotina do DP e conquistar uma série de benefícios tanto para o cumprimento de burocracias, quanto para a gestão de pessoas.

Essa possibilidade se torna ainda mais interessante quando a empresa opta por uma solução mais completa, um software para DP que inclui outros módulos e funcionalidades em adição ao de controle de jornada.

Quanto a isso, convém ter em mente que a digitalização é um processo já em curso nas organizações que, independentemente do porte, buscam se tornar mais estratégicas e competitivas para triunfar em seus mercados.

Ainda, convém lembrar que o uso da tecnologia é crescente a tal ponto que o próprio governo passou a contar com soluções digitais que fazem parte da vida de qualquer DP. É o caso do eSocial e da CTPS Digital.

O que estamos indicando é que a adoção de novas soluções é a escolha natural para qualquer organização. E o ponto digital, ao simplificar processos burocráticos, permite que o DP de pequenas empresas tenha mais disponibilidade para atuar de forma mais decisiva a favor dos negócios.

Baixe os guias gratuitos a seguir:

Principais dúvidas sobre controle de ponto digital 

Agora que você já sabe tudo sobre controle de ponto digital, confira quais são as principais dúvidas sobre o assunto:

Como registrar o ponto digital?

O registro de ponto digital é feito por meio de um aplicativo ou software específico fornecido pela empresa ou provedor de serviços de controle de ponto digital. O processo de registro pode variar ligeiramente com base na solução utilizada, mas geralmente segue estas etapas:

  1. O funcionário acessa a plataforma por meio de smartphones, tablets ou computadores;
  2. faz login no aplicativo, geralmente por meio de uma combinação de informações, como usuário e senha, PIN, biometria, reconhecimento facial, reconhecimento de voz ou QR code;
  3. Em seguida, ele registra o ponto.

O que acontece quando o funcionário esquece de registrar o ponto?

O ato de esquecer ou recusar-se a assinar os registros de ponto pode resultar em advertências ou sanções estipuladas no contrato de trabalho. Se esse comportamento persistir de maneira frequente, existe a possibilidade de que o funcionário seja desligado, sendo, portanto, uma questão de grande relevância a ser monitorada.

Pode dar advertência por não bater o ponto?

A aplicação de advertências por não bater o ponto depende das políticas da empresa e do que foi estabelecido em contrato ou regulamento interno. Em muitos casos, a ausência de registro de ponto pode levar a medidas disciplinares, como advertências, principalmente se for uma prática constante e deliberada por parte do funcionário.

Como justificar o ponto eletrônico?

Justificar o registro de ponto eletrônico geralmente envolve seguir os procedimentos estabelecidos pela empresa em seu regulamento interno e políticas do RH. Em primeiro lugar, é fundamental comunicar à liderança direta, fornecer as devidas explicações e seguir o procedimento de justificativa no software de controle de ponto digital utilizado.

Como o controle de ponto otimiza as rotinas do RH e do DP?

Como o controle de ponto otimiza as rotinas do RH e do DP?

Já deve estar claro para você que a otimização da rotina do DP e do RH é a essência do que um sistema de ponto digital tem a oferecer. Confira, abaixo, como ele faz isso:

  • simplificação do cálculo de remuneração, horas extras, adicionais, férias e outros aspectos relacionados à folha de pagamento;
  • automatização de processos, especialmente quando a solução é integrada a outros softwares de gestão;
  • integração com sistemas de folha de pagamento;
  • consideração de fatores como atrasos e faltas injustificadas que afetam a remuneração dos funcionários;
  • eficiência e precisão nos cálculos, eliminando a necessidade de análise manual;
  • redução de desafios burocráticos enfrentados pelo DP em relação à gestão da jornada dos funcionários;
  • otimização da rotina do DP para tornar a gestão da jornada dos funcionários mais eficiente;
  • benefícios para empresas de todos os portes, que economizam tempo e evitam erros que podem resultar em prejuízos ou problemas legais.

Essas são algumas das razões pelas quais o controle de ponto digital simplifica as operações do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos e oferece benefícios significativos para qualquer empresa.

Checklist para escolher o melhor ponto digital para a sua empresa

É perceptível que há muito a se analisar e considerar para escolher o melhor controle de ponto digital. Por isso, fizemos um check-list com questões-chave que você precisa verificar:

  • O sistema atende às regras do MTP para soluções de controle de ponto digital?
  • A empresa que oferece a tecnologia tem planos que cabem no seu orçamento?
  • A empresa que oferece a tecnologia conta com onboarding e um bom serviço de suporte e atendimento ao cliente?
  • A solução de controle de ponto digital conta com diferentes formas de identificação dos trabalhadores?
  • O sistema escolhido tem função de geolocalização no ponto mobile para melhor gestão de equipes externas ou funcionários remotos (e em home office)?
  • A tecnologia é compatível com quais sistemas operacionais?
  • A solução de controle de ponto permite integração com outros softwares em uso pela sua organização?
  • O sistema fornece relatórios automatizados?
  • A empresa que oferece a tecnologia exige algum plano de fidelidade?

No fim das contas, você tem que ter certeza de que a solução de controle de ponto digital atenda às suas expectativas e às necessidades da sua organização, especialmente do seu DP.

Quanto mais “checks” positivos uma ferramenta der, maiores as chances de que seja uma boa escolha para a sua empresa. Dica: o Sólides Tangerino atende a todas elas!

Como o Sólides Tangerino ajuda com o controle de ponto de pequenas e médias empresas?

Pequenas e médias empresas, naturalmente, têm equipes menores. Isso significa que seus DPs, bem como seus gestores, tendem a ter menos disponibilidade de tempo e recursos para atuar de forma estratégica.

O Sólides Tangerino ajuda a mudar isso com o módulo de controle de ponto digital e também com os demais módulos, já que é uma solução completa para o DP.

Nosso sistema garante às organizações controle total e simplificado das jornadas. As marcações podem ser feitas de forma simplificada por identificação biométrica ou facial, e cada lançamento é atualizado em tempo real na plataforma.

Com isso, contribui para que pequenas e médias empresas consigam realizar uma boa gestão de ponto e colher as vantagens disso, ganhando em produtividade, retenção de talentos e competitividade.

Ainda, respeitando todas as regras da Portaria 671, o Sólides Tangerino Ponto Digital garante segurança e transparência, o que favorece o relacionamento entre empregadores e colaboradores, com ganhos até para o clima organizacional.

Além do mais, nossa solução pode ser integrada a outros softwares para que seu DP colha ainda mais benefícios da digitalização de processos, podendo atuar de forma mais estratégica.

Tenha em mente que uma atuação mais estratégica é fundamental para aumentar a competitividade. Porém, esse costuma ser um gargalo para pequenas e médias empresas justamente pelo tamanho reduzido das equipes.

Quando o foco central do DP é resolver burocracias, não há tempo para avaliar problemas e oportunidades e, a partir disso, adotar medidas que favoreçam os resultados do setor e dos negócios como um todo.

Por isso, quando a tecnologia entra em cena para otimizar a rotina do setor, contribui para que o DP finalmente consiga fazer o “básico” com qualidade e ir além, agregando mais valor para a organização.

Quanto a isso, também vale mencionar que ao gerar relatórios em tempo real, o Sólides Tangerino fornece insights para a adoção de medidas estratégicas do DP e da gestão de pessoas.

Em outras palavras, nossa solução torna possível às organizações de menor porte contar com um Departamento Pessoal mais decisivo para o sucesso dos negócios. Uma realidade mais comum às grandes empresas, mas não precisa ficar restrita a elas.

Se interessou por todas essas possibilidades e quer entender melhor como nossa tecnologia pode ajudar sua empresa com o controle de ponto e tantos outros processos do DP? Solicite agora uma demonstração gratuita do Sólides Tangerino!

Quer simplificar seu DP? É Sólides e Ponto!