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Ponto Eletrônico Digital: Como Funciona e Por Que Adotá-lo para Aumentar a Transparência?

Tempo de Leitura: 9 minutos O ponto eletrônico digital permite um controle de jornada à prova de fraudes, além de trazer ainda mais transparência na relação entre o empregador e seu quadro de colaboradores.

POSTADO EM: 28 junho 2021 Atualizado em: 20 maio 2022 TEMPO DE LEITURA : 9 minutos FotoPOR: Leonardo Barros
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Tempo de Leitura: 9 minutos

O controle de ponto é tema central em diversas ações trabalhistas, já que a maioria das queixas diz respeito ao pagamento indevido das horas extras.

Para evitar essa situação, muitas empresas têm adotado o ponto eletrônico digital.

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Ainda que a Reforma Trabalhista tenha trazido mudanças significativas quanto a isso, é importante ter em mente que o ponto eletrônico digital pode ser um grande aliado no combate aos passivos trabalhistas decorrentes do controle de ponto.

Confira o guia que preparamos e saiba como o controle de ponto digital traz mais transparência ao ambiente de trabalho.

O que é o ponto eletrônico digital?

Ponto eletrônico digital

O ponto eletrônico digital é a união do sistema de ponto eletrônico tradicional, feito por meio do relógio eletrônico de ponto, ao sistema digital para monitorar e gerenciar as marcações dos colaboradores.

Isso quer dizer que esse sistema dispensa as burocracias relacionadas ao REP, o Registrador Eletrônico de Ponto ― como uso de papel, registro das digitais, gasto com manutenção da máquina, dependência dos fornecedores etc.

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Resumindo, o ponto eletrônico digital é um sistema que registra os horários de entrada e saída dos colaboradores por meio de um sistema totalmente digital, que funciona online e offline.

Como funciona o ponto eletrônico digital

O ponto eletrônico digital funciona através de um aparelho que registra das batidas de ponto dos funcionários e armazena esses dados.

O ponto eletrônico digital biométrico é uma ferramenta moderna de controle de jornada, que contribui para uma boa gestão de pessoas.

Ele é a alternativa mais segura contra fraudes e ainda permite que a rotina dos funcionários seja acompanhada durante o mês inteiro.

Aproveite que está por aqui e leia também:
👉 Tudo que você precisa saber sobre a gestão de ponto
👉 Controle de ponto na jornada mista: veja por que adotar!
👉 Controle de ponto para pequenas empresas: veja 6 motivos para investir
👉 Biometria facial: o que é essa tecnologia que revolucionou a marcação do ponto

Como é a máquina de ponto eletrônico digital

Talvez você ainda não tenha visualizado o aparelho sobre o qual estamos falando ao longo do artigo. A máquina de ponto eletrônico digital é aquele relógio instalado, normalmente, na entrada das empresas.

Há maquinas de controle manual que se assemelham às eletrônicas, mas é importante fazer essa distinção. Estamos falando daquela que, para bater o ponto, é preciso fazer a leitura biométrica.

Há, ainda, alguns modelos em que o colaborador passa um cartão magnético com o seus dados para realizar o registro ou digita uma senha pessoal. 

Por fim, existe o modelo alternativo, no qual o trabalhador registra o ponto por meio de um aplicativo de controle de jornada. Vamos falar mais sobre essa modalidade à frente.

O que diz a lei sobre ponto eletrônico digital?

O registro de ponto foi autorizado pela lei n° 7.855, de 1989. Apesar de terem sua razão de existir, os sistemas de acompanhamento de jornada existentes geram polêmica atrás de polêmica.

Isso porque os sistemas manual, em planilha e mecânico eram passíveis de fraude. Diante dessa situação, nem empregadores e nem trabalhadores se sentiam seguros.

Empresas temiam que os funcionários burlassem os registros para receber hora extra ou até que um trabalhador marcasse ponto no lugar de outro atrasado ou ausente.

Por sua vez, trabalhadores temiam que o RH ou os empregadores mudassem os registros para não pagar as horas extras devidas, lesando-os de um direito garantido por lei.

Portaria 1510 do MTE

A Portaria 1510 veio para trazer mais precisão e credibilidade no que diz respeito à jornada de trabalho. 

Imagine a quantidade de erros e rasuras que planilhas de ponto preenchidas manualmente podem apresentar? Isso impacta, diretamente, no pagamento dos funcionários.

Pensando nisso, as principais exigências dessa legislação quanto ao sistema de registro de ponto eletrônico são:

  • não restringir o horário para marcação do ponto;
  • não permitir marcação automática do ponto, utilizando horários predeterminados ou o definido em contrato;
  • não deve haver qualquer tipo de autorização prévia para registro de ponto com horas extras;
  • não deve haver nenhum dispositivo para modificar os dados do REP.

Se aplicam à Portaria 1510 os controles de ponto manual, mecânico e eletrônico. O sistema digital, sobre o qual falamos neste artigo, é autorizado pela Portaria 373 do MTE.

Portaria 373 do MTE

Percebendo a necessidade de atualizar as regras, principalmente com a alta procura pelo controle alternativo de ponto (já que a adoção do REP é bastante onerosa), o MTE publicou a Portaria 373, de 25 de fevereiro de 2011.

Agora, as alternativas eletrônicas precisam ser aprovadas pela Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) ou pelo Acordo Coletivo de Trabalho (ACT). 

Vale lembrar que a Portaria 373 não anula as regras da Portaria 1510, ela serve apenas como um complemento.

Como usar o ponto digital?

Nós mencionamos que o controle de ponto eletrônico pode ser realizado de algumas formas, sendo elas:

  • cartão de ponto;
  • senha pessoal;
  • leitura biométrica;
  • controle alternativo.

Cartão de ponto ou senha

Quando a marcação é feita por meio de crachás, basta que o trabalhador aproxime o objeto do leitor da máquina de ponto e confira se a marcação foi devidamente feita.

As marcações são possíveis por meio de crachás com etiquetas RFID, sigla para Radio Frequency Identification.

Etiquetas RFID são como chips que permitem que informações pré-gravadas sejam lidas pelo equipamento adequado.

No caso, nos referimos a informações de identificação de cada funcionário que são fundamentais para que o sistema reconheça e possa registrar quem está chegando ou saindo da empresa a cada momento.

O mesmo é válido para o registro por meio de senha. Cada colaborador recebe uma sequência numérica única, que deve ser memorizada e mantida em sigilo. 

Ao chegar na empresa ou ao término da jornada, o colaborador digita a senha na máquina e registra o ponto

Leitura biométrica

O ponto biométrico pode ser apenas eletrônico e não digital, quando são usados relógios de ponto que imprimem comprovantes e exigem que o RH recolha os dados via conexão USB.

Entretanto, a melhor alternativa é o ponto eletrônico biométrico que também é digital, no formato de um aplicativo para smartphone, no qual é utilizado um software online e não há a necessidade de adquirir nenhum equipamento.

A tecnologia usada no sistema de ponto eletrônico digital biométrico é o reconhecimento facial. Cada funcionário utiliza seu próprio celular para marcar o ponto, por meio de um app de ponto instalado no dispositivo.

A presença do colaborador é registrada junto à sua localização, verificada pelo GPS integrado ao sistema, assim, a empresa tem a certeza de que ele está no local de trabalho.

Todos os dados são armazenados na nuvem, sem a necessidade de um servidor dentro da empresa ou de coletar os registros manualmente.

Por isso, o empregador tem acesso em tempo real ao ponto de funcionários, podendo assim acompanhar chegadas e saídas e monitorar o banco de horas facilmente ao longo do mês.

Caso o empregado esteja offline, a marcação do ponto é registrada pelo software de maneira segura e será efetivada assim que o aparelho for conectado à internet.

Controle alternativo

Os relógios digitais são uma evolução dos relógios de ponto eletrônicos e fazem parte de uma gama de soluções que acompanha o movimento de digitalização das empresas.

Controle de Ponto Individual

As soluções digitais são conhecidas como meios alternativos para o controle de ponto e foram regulamentadas pela Portaria 373 do MTE, em 2011, como já mencionamos.

Desde então, têm se popularizado por sua praticidade e por benefícios que extrapolam aqueles conhecidos até então.

Assim como acontece com os demais relógios, aquele que se baseia em um sistema digital pode (e deve) ser fixado em um local de fácil acesso dentro das empresas.

Apesar disso, também pode ser instalado nos dispositivos móveis de cada funcionário, permitindo que marcações de ponto sejam feitas de outros lugares além das dependências da própria empresa.

Com isso, trata-se de uma solução ideal para funcionários externos e para funcionários em home office.

É interessante saber que até mesmo na empresa o equipamento a ser utilizado para as marcações pode ser um tablet.

Sendo assim, a empresa não precisa comprar uma máquina para registro de ponto, investindo somente na aquisição do software ou aplicativo.

Diferente dos relógios de ponto eletrônico, os relógios digitais não precisam emitir comprovantes, o que reduz custos com papel, manutenção e a também a dependência tecnológica.

Isso não significa, porém, que não há garantias para aos funcionários porque, pelo aplicativo, todos podem acessar e conferir os dados sobre as marcações quando quiserem.

Assim, as duas partes seguem com condições de garantir que não há tentativas de fraudes, conferindo mais transparência e aumentando a confiança no relacionamento estabelecido.

Relógio de ponto eletrônico ainda vale a pena?

Relógio de ponto eletrônico, REP e SREP

A boa notícia sobre o ponto eletrônico digital é que ele une o melhor do registro eletrônico e das inovações digitais. 

Pode continuar sendo usada a máquina instalada nas dependências da empresa, já que o software de controle de ponto é integrado ao REP. 

Para os colaboradores em trabalho remoto, o aplicativo é usado para registrar entrada e saída, emitir ordem de serviço, enviar atestados médicos etc. É como ter o DP dentro do seu celular.

Como escolher o melhor ponto eletrônico digital para empresas

Antes de optar pelo melhor sistema de controle de ponto, é necessário analisar as vantagens oferecidas pelas empresas consideradas.

Veja abaixo quais características você não pode deixar de considerar!

1. Adequação à legislação do controle de ponto

Houve um tempo em que o controle de jornada era facilmente questionado na justiça. Registros de ponto manuais e mecânicos podem ser fraudados de modo muito simples, tanto pela empresa quanto pelo funcionário.

Com a publicação da Portaria 1510 do MTE e a instituição do ponto eletrônico para funcionários, burlar o sistema de controle de ponto se tornou bem mais difícil, especialmente em empresas que usam o ponto eletrônico biométrico, onde o registro é feito por meio da digital do colaborador.

Assim, tanto empresa como profissionais precisam adequar-se às regras do Ministério do Trabalho e à legislação do ponto eletrônico, tornando a relação entre empregador e empregado mais transparente.

Temos alguns materiais interessantes sobre o assunto, confira:
📚 Planilha de controle individual de ponto de funcionários
📚 Ponto eletrônico: aprenda a escolher o ideal para a sua empresa
📚 Teste: qual o controle de ponto perfeito para a sua empresa?
📚 Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei

2. Gestão de equipes externas

A gestão de equipes externas também sempre foi um tabu para muitas empresas. Como o controle de ponto se tornava impraticável, lá se iam as equipes de vendas, de técnicos, entre outras, com as folhas de horário externas, a serem preenchidas à mão e validadas pelo RH posteriormente.

Com o controle de ponto online, esse problema deixa de existir e a sua empresa ainda tem a possibilidade de implementar o que chamamos de BYOD (Bring Your Own Device) ou “Traga seu próprio dispositivo”.

Isso significa que você não precisa comprar um relógio de ponto e disponibilizá-lo na sua empresa. 

Cada colaborador pode baixar um aplicativo de controle de ponto em seu próprio celular ou tablet e carregá-lo consigo para onde quer que vá.

Dessa forma, não há desculpas para não haver marcação de ponto, tampouco para atrasar ou adiantar esse registro, trazendo mais transparência ao controle de jornada de cada profissional.

3. Relatórios gerenciais para ambos: empresa e profissional

O ponto eletrônico digital trouxe outra facilidade que há muito era exigida pelos trabalhadores: o acesso às suas marcações de ponto em tempo real.

Isso porque muitas empresas burlavam os sistemas de controle de ponto antigos, modificando o total de horas trabalhadas por dia, por exemplo, para evitar o pagamento de horas extras.

Tanto com o ponto eletrônico biométrico quanto com o ponto eletrônico online, o trabalhador recebe o comprovante do registro do horário no momento em que ele é feito, podendo guardar este comprovante para conferência posterior.

Se a marcação é feita no Registrador Eletrônico de Ponto, o comprovante é impresso em papel térmico, assim como os extratos bancários impressos nos caixas automáticos de bancos. 

Caso o registro seja feito online, o colaborador recebe um e-mail com a confirmação do horário.

Além disso, tanto o RH quanto o trabalhador têm acesso à folha de ponto digital, podendo controlar melhor atrasos, faltas, saídas antecipadas ou realização de horas extras.

Aplicativo de ponto eletrônico digital é com o Tangerino

Percebeu como o ponto eletrônico digital pode trazer mais transparência ao ambiente de trabalho e favorecer o relacionamento entre sua empresa e o público interno?

como alternativas ao relógio eletrônico de ponto, precisamos mencionar o aplicativo Tangerino: uma solução inteiramente desenvolvida segundo as regras da Portaria 373 do MTE.

Por meio deste app, os funcionários de sua empresa podem fazer suas marcações de ponto de onde estiverem por meio do reconhecimento biométrico ou facial.

Para entender melhor, os locais onde cada funcionário podem estar ― suas casas, um coworking ou outra sede da empresa, por exemplo ― são previamente cadastrados no sistema do aplicativo para assegurar que nenhuma marcação seja feita fora de um contexto real de trabalho.

Além do mais, no escritório, na fábrica ou fora das dependências da empresa, o aplicativo permite que as marcações sejam devidamente feitas mesmo sem acesso à internet.

Uma vez que a conexão é restabelecida, os dados são atualizados no sistema acessado pelo RH, ficando também disponíveis para a conferência dos funcionários.

Com isso, o Tangerino permite acompanhamento diário das jornadas. Algo que facilita não só o fechamento da folha de pagamento como contribui para a gestão de horas extras ou do banco de horas e da produtividade dos funcionários.

Ainda, o app pode ser integrado a outras ferramentas de gestão, o que o torna um investimento ainda mais positivo para otimizar os processos do RH e da empresa como um todo.

Veja o que nossa cliente e parceira Microcity tem a dizer sobre a solução do Tangerino:

Além ser vantajoso para o empregador, um sistema eletrônico digital também favorece os funcionários, porque é mais seguro e isso lhe dá mais garantias do devido cumprimento de seus direitos trabalhistas.

Está pensando em dar um passo além e agregar ainda mais benefícios para a rotina do DP e da empresa? Então convém considerar os sistemas alternativos em sua análise e processo de escolha.

Quer conhecer a solução mais avançada e pioneira no controle de ponto digital do Brasil? Solicite um teste gratuito de 14 dias do aplicativo Tangerino!

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Foto: Leonardo Barros
Leonardo Barros

Leonardo é pós-graduado pela PUC Minas em Ciências da Computação. Formou-se em Inovação e Empreendedorismo pela Universidade de Stanford. Fundou diversas empresas de tecnologia e gestão, além das startups Tangerino, Argos e Columbus. É CEO do Tangerino, empresa pioneira em controle de ponto digital no Brasil.

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