Como a Sólides economizou 99% dos gastos da FACISB com controle de ponto?

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A demora no fechamento da folha de ponto pode comprometer a gestão do banco de horas e aumentar os gastos de uma empresa com horas extras. Um problema real eliminado no case FACISB.

Usando a Sólides DP para fazer a gestão do controle de ponto, a instituição de ensino superior passou a ter condições de acompanhar em tempo real o banco de horas de cada colaborador. O que possibilitou uma boa gestão de horas devidas e folgas a conceder.

A economia de custos foi surpreendente, mas esse está longe de ser o único motivo pelo qual a implementação da tecnologia impactou positivamente a rotina da faculdade, de seus colaboradores e RH.

Se interessou? Neste artigo, te apresentamos detalhes sobre o case FACISB, acompanhe! Vamos te contar:

Quem é a FACISB?

A Faculdade de Ciências da Saúde de Barretos Dr. Paulo Prata – FACISB é uma instituição de ensino superior, com foco em Medicina, localizada em Barretos (SP).

Além do prédio principal onde as aulas são ministradas, a FACISB tem parcerias com diversas instituições de saúde da região onde estudantes e médicos-professores atuam com foco no aprendizado prático da profissão.

Assim, são cerca de 115 colaboradores exercendo suas funções em diferentes localidades, inclusive fora de Barretos; uma situação que tornava o registro de ponto extremamente desafiador até a contratação da Sólides DP.

Continue acompanhando o case FACISB para saber como a solução da Sólides DP otimizou a rotina da instituição, reduziu o tempo do fechamento da folha de ponto e gerou economia de 99% para a instituição.

Como a FACISB realizava o controle de ponto de seus funcionários?

Antes da contratação da Sólides Tangerino, a FACISB usava um Registrador Eletrônico de Ponto (REP) tradicional, ou seja, o famoso relógio de ponto instalado nos prédios da instiuição.

A solução funcionava por meio da leitura da impressão digital de cada pessoa e da emissão de um ticket para que os colaboradores tivessem o comprovante de cada marcação feita, conforme determina a regulamentação.

Embora fosse um sistema devidamente amparado pela lei, gerava entraves devido à dinâmica de trabalho dos colaboradores de uma faculdade de medicina.

Cada médico-professor precisava ir ao prédio principal da instituição para registrar o ponto ou fazer a anotação manual, caso estivessem acompanhando alunos em vivências práticas em outras localidades.

Com isso, ao final de cada mês, a gerente de RH Isabela Sá e sua assistente precisavam unir esforços para focar no fechamento das folhas de ponto.

Apesar de terem a meta de concluir a tarefa no mínimo de tempo possível, o processo chegava a durar até 10 dias. 

Um entrave que estava longe de ser o ideal para uma equipe de apenas duas pessoas. Era necessário repensar isso.

Quais eram os principais problemas que a FACISB enfrentava com o controle de ponto?

O principal problema que a FACISB enfrentava era a dificuldade do registro de ponto de médicos-professores que atuam fora do prédio principal, seja em outras instituições ou até fora de Barretos.

“Nós temos vários cenários externos, os médicos-professores não ministram aulas somente aqui. Minha maior dificuldade era registrar esses pontos porque eu teria que ter um relógio físico em várias unidades e seria um valor muito grande”. Isabela Sá, gerente de RH.

Antes da Sólides Tangerino, o que a instituição conseguiu fazer foi solicitar que os colaboradores preenchessem manualmente suas folhas de ponto e passassem os registros ao RH para que, então, as informações fossem lançadas no sistema, também de forma manual.

O aplicativo da Sólides resolveu essa dificuldade por contar com o ponto mobile e até com a possibilidade de se fazer o registro de ponto offline. Com isso, os médico-professores podem registrar o ponto de qualquer lugar e ninguém precisa seguir nenhum processo manual, trabalhoso e lento.

Além disso, enquanto instituição de pequeno porte, a FACISB gastava cerca de R$2.000 por semestre só em bobinas de papel para alimentar o REP tradicional e viabilizar a emissão dos tickets. Com a Sólides possibilitando um processo inteiramente digital, esse gasto foi eliminado. Totalmente, gerando uma economia de R$ 4.000 em papel no primeiro ano de contratação. 

Leia também:

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Como a Sólides ajudou a FACISB a diminuir 80% seus gastos com hora extra?

O case FACISB é um exemplo de como uma gestão mais eficiente da jornada de trabalho pode gerar economia, otimizar a rotina do RH e melhorar o relacionamento com as pessoas contratadas pela empresa.

“Hoje, só uma pessoa fica responsável pelo fechamento da folha de ponto. A assistente fecha tudo sozinha e eu só confiro para fechar a folha de pagamentos. O ganho de tempo foi excelente”. Isabela Sá, gerente de RH.

E, ainda com base nas declarações da diretora de RH da instituição, outro resultado excelente visto no caso da FACISB foi a redução de custos. 

Confira:

• Como exportar eventos da folha de pagamento na Sólides?
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A implementação do app da Sólides DP reduziu em 80% os gastos com hora extra. Um alto valor era pago em razão da demora na gestão da folha de ponto.

As duas pessoas do RH levavam dias para finalizar o processo e, por vezes, não conseguiam atualizar os médico-professores sobre o status do seu banco de horas. E, como a FACISB precisa fechar o banco a cada seis meses, parte do excedente vencia sem que os colaboradores tirassem folgas adicionais.

Confira como é fácil consultar e fazer a gestão do banco de horas dos colaboradores na Sólides Tangerino

Consequentemente, a instituição era obrigada a pagar os valores devidos pelas horas extras realizadas. Um valor que, via de regra, é pelo menos 50% maior do que o da hora comum de trabalho.

Atualmente, isso já não acontece porque a solução da Sólides reduziu significativamente o tempo de trabalho do RH, evitando qualquer atraso. E tudo isso só deu certo por causa do suporte prestado por nossa equipe.

Como a FACISB teve 90% de redução de tempo com o fechamento de folha com a Sólides Tangerino?

Eficiência, segurança e economia.

Antes, o tempo médio para o fechamento da folha de ponto era de até 10 dias. Desde que a Sólides passou a ser usada, a folha de ponto só leva um dia para ser finalizada.

Com isso, o RH ganhou eficiência, precisando dedicar menos tempo a essa tarefa e evitando comprometer a realização de outras demandas típicas do setor.

Além disso, uma vez que já não é preciso recorrer ao preenchimento manual da folha de ponto, a FACISB evita qualquer prejuízo trabalhista, garantindo que todos os registros sejam feitos de forma segura, com total certeza de cumprimento da legislação.

Por fim, é preciso falar da economia financeira de cerca de 99%. Além dos R$4.000 anuais que deixaram de ser gastos com bobina, a FACISB deixou de gastar com o reparo dos relógios de ponto tradicionais.

Sempre que a máquina estragava, era preciso pagar o frete para enviá-la ao conserto, pagar o reparo e o frete de volta.

Como se não bastasse, o período sem o aparelho dificultava o processo de marcação de ponto, obrigava o preenchimento manual dos registros e gerava insegurança jurídica para a instituição.

Quais foram as principais funcionalidades que a FACISB se beneficiou após a contratação da Sólides Tangerino?

A solução da Sólides DP reúne aquilo de mais moderno que uma solução de controle de ponto pode ter, oferecendo possibilidades que se adequam a diversos modelos de trabalho.

Entre as funcionalidades que se destacam no case FACISB estão: 

Registro de ponto mobile

Cerca de 99% dos colaboradores da FACISB utilizam o ponto mobile para registrar suas jornadas, ou seja, fazem a marcação a partir do próprio celular.

Isso confere mais autonomia a todos, inclusive porque permite que cada médico-professor lance seus próprios atrasos caso esqueçam de fazer alguma marcação imediatamente.

Quanto a essa possibilidade, vale recordar que a própria CLT estabelece um limite de tolerância de cinco minutos e que, marcações feitas dentro deste intervalo não resultam em qualquer desconto ou acréscimo na remuneração.

É algo que funciona, inclusive, caso o colaborador já tenha deixado o prédio principal da instituição ou esteja em alguma outra localidade para realizar seu trabalho.

Em oito meses de uso da Sólides Controle de Ponto e contando com o recurso de geolocalização, foram 22 locais de interesse cadastrados, em um raio de 500 m do prédio da FACISB para os funcionários realizarem seus registros.

Esse recurso é especialmente útil quando há esquecimento do registro de ponto no local de trabalho e, durante o trajeto, é possível bater ponto, sem, necessariamente, precisar voltar a sede da empresa. 

Envio de documentos

Toda essa autonomia também se dá na facilidade para o envio de atestados médicos pela plataforma da solução Sólides Tangerino. Cada colaborador pode subir os documentos por meio do sistema, sem precisar ir até o RH.

Com isso, o RH precisa apenas fazer a conferência para chegar a validade de cada atestado médico e a veracidade dos fatos junto às lideranças e, então, autorizar o registro de faltas justificadas.

Algo que, mais adiante, evita erros no fechamento da folha de pagamentos por descontos indevidos de salário.

Relatório do banco de horas

Além do relatório da folha de ponto, um recurso que ganha destaque no case FACISB é o relatório do banco de horas que favorece uma gestão rápida e permite que os colaboradores confiram seus saldos em tempo real.

Isso ajuda a evitar um antigo problema que a instituição enfrentava antes de implementar a Sólides Controle de Ponto: a demora para conseguir verificar o status do banco de horas de cada pessoa, dificultando o pagamento de horas ou a concessão de folgas.

Em outras palavras, no dia a dia, cada pessoa pode ter a noção da sua situação e a gestão de RH consegue dar informações precisas sobre saldos e definições e acordos acerca do cumprimento da jornada de trabalho.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica da folha de ponto agiliza a vida dos médicos-professores e a rotina do DP.

O documento tem validade jurídica prevista pela Lei n.º 14.063, de 2020. Com isso, se torna uma alternativa para que qualquer empresa que conte com funcionários em cenários internos, como a FACISB.

Integração de dados

A FACISB conta com uma empresa terceirizada que assume a responsabilidade de fazer o fechamento da folha de pagamentos. Desde que a Sólides foi implementada, tudo que o RH precisa fazer é compartilhar os dados da folha de ponto.

Isso é algo que facilita todo o processo relativo à folha de pagamento, evitando erros de cálculo e atrasos que poderiam comprometer a relação da instituição com seus colaboradores e até gerar ações na Justiça do Trabalho.

Antes da implementação do Tangerino, era comum prolongar em até dois meses o pagamento de horas extras pelo tempo gasto para fechar as folhas. Isso já não acontece mais, uma vez que a terceirizada consegue gerar os pagamentos na hora.

Vale saber que, além do controle de ponto, a solução da Sólides contra com outros módulos que otimizam as várias etapas da rotina do DP, desde o processo de admissão.

Conclusão

O que o case FACISB mostra é que a Sólides ― como um software completo para o DP ― consegue reduzir os custos e driblar os desafios de uma gestão remota ou que lida com cenários externos.

“Meu conselho para os RHs é: quando você fornece praticidade e engaja as pessoas, o ganho é imenso. Tive um retorno muito positivo da diretora, que é um parceiro de um grande hospital que tem aqui em Barretos, e a ideia é incentivar o uso do aplicativo também nesse hospital. Então, foi um ganho não só para a empresa (FACISB), mas também para a outra empresa, uma parceira nossa”.

Isabela Sá, gerente de RH.

Tudo isso tem a ver com a praticidade que o software confere à rotina do DP e RH ao agilizar o fechamento de ponto e de pagamento, além de apresentar novos recursos de gestão a partir da geração de relatórios e das integrações nativas do sistema.

Quer entender, na prática, como a nossa solução pode ser vantajosa para a sua empresa? Conheça a Sólides DP e seja o nosso próximo case de sucesso!