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Já faz algum tempo que os tradicionais sistemas de controle de ponto manual estão dando espaço a novas tecnologias, como o ponto digital biométrico.

Em 2021 a Portaria No 671 do MTP veio à tona, regulamentando alguns detalhes das relações de trabalho. Dentre eles, como as empresas podem realizar o controle de jornada utilizando ferramentas inteligentes. Mas desde 2011 o uso de sistemas alternativos tem sido uma opção legal para as empresas.

Desde então, soluções como o relógio de ponto digital biométrico estão entre as melhores e mais seguras soluções para as empresas e seus colaboradores.

A partir dessa mudança, outras normatizações sobre o controle de ponto permitiram uma série de inovações nesse meio. E, diante de tantas possibilidades, é comum não saber qual a melhor opção para a sua empresa. Mas não se preocupe, estamos aqui para te ajudar!

Confira abaixo os principais tópicos abordados neste texto e aproveite a leitura para te ajudar a fazer a melhor escolha possível.

O que é o ponto digital biométrico?

Imagem de um relógio de ponto biométrico posicionado numa parede. O dedo indicador de uma pessoa está posicionado no local onde a biometria digital é colhida.

O ponto eletrônico digital é uma forma moderna de realizar o controle de jornada de trabalho, ou seja, nada mais é que o processo de documentação da hora de entrada e saída dos colaboradores. 

Ao optar por um sistema digital, gestores, RH e DP têm à disposição dados que podem auxiliá-los a realizar uma gestão de pessoas mais estratégica.

Controle de ponto para PME's: é realmente preciso?

Isso sem falar que os demais processos do DP como homologação da folha de ponto para posterior fechamento da folha de pagamento.

Desta forma, o aparente simples ato de registrar os horários dos colaboradores está intimamente ligado a diversas outras questões e está no perfeito centro da relação de trabalho.

Sendo assim, esta é uma rotina que não só traz insights gerenciais, mas também confere segurança jurídica para ambos, empregado e empregador.

Claro que depois da transformação digital, mesmo o controle da jornada de trabalho ficou mais simples ao adotar ferramentas mais simples de introduzir no dia a dia da empresa e seus colaboradores.

E como o objetivo de toda empresa é se tornar cada vez mais eficiente, neste artigo, falaremos sobre as formas que o ponto digital biométrico pode fazer isso pela sua empresa. Continue lendo e confira.

O que diz a legislação sobre o relógio de ponto biométrico?

Como falamos anteriormente, a Portaria 671 é a legislação mais recente que regulamenta as especificações para o ponto eletrônico biométrico.

Mas antes de adentrarmos nas especificidades desta regulamentação, falaremos rapidamente sobre as Portarias 1510 e 373.

ponto digital biometrico

É altamente difundido que a CLT determina que empresas com número de colaboradores igual ou superior a 20 colaboradores precisam adotar uma forma de controle de jornada de trabalho.

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. 

[…]

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Sendo assim, já está previsto na CLT um formato eletrônico para o controle de ponto, contudo, sua devida regulamentação foi dada pela Portaria 671.

E foi justamente nesta legislação que os conceitos dos três tipos de Relógios Eletrônicos de Ponto (também chamados de REPs) foram formalizados:

  • REP-C: instrumento tradicional de controle de jornada, fixo no local de trabalho e capaz de emitir os documentos e comprovantes necessários. Sua única funcionalidade é realizar o registro de ponto e é normalmente representado por um sistema biométrico de registro;
  • REP-A: este é um modo alternativo de controle de ponto autorizado por convenção ou acordo coletivo caracterizado pelo conjunto de equipamentos e programas de computador destinado ao registro da jornada de trabalho;
  • REP-P: o REP-P, por sua vez, é muito similar ao anterior com a diferença de se tratar de um programa que funciona na nuvem, ou seja, pode ser acessado por qualquer dispositivo com acesso a internet, sendo a forma mais versátil e atual de realizar este controle. 

Desta forma, é possível ver que a legislação trabalhista brasileira já acomoda soluções inteligentes para automatização das rotinas de RH e DP.

Essa é uma mudança extremamente necessária e que anda de mãos dadas com as tendências para gestão de pessoas, especialmente quando se leva em consideração a crescente da jornada de trabalho híbrida e o home office.

Como funciona o ponto digital biométrico?

Antes do ponto eletrônico biométrico, fraudes no sistema de marcação de ponto eram comuns, especialmente no livro de ponto que funciona através do preenchimento manual das informações.

Sendo assim, novas tecnologias de segurança foram implementadas a fim de evitar essas questões e também otimizar o processo de registro.

Muitas pessoas associam a biometria somente ao reconhecimento da impressão digital, contudo, existem diversas formas de implementá-la com o mesmo nível de segurança.

O que é biometria?

Biometria é o estudo das características físicas de um ser humano, usadas para identificar unicamente uma pessoa. Algumas dessas características únicas estão presentes no corpo de uma pessoa e podem ser convenientemente utilizadas para identificação rápida, como as digitais, os olhos, o rosto, a voz etc.

Como nenhuma pessoa apresenta exatamente as mesmas características, é possível desenvolver um sistema de controle de acessos extremamente preciso.

Esta é uma tecnologia tão segura e rápida que já está há anos na palma de nossas mãos e a utilizamos para acessar nossos smartphones, entrar em contas bancárias, proteger documentos etc. 

O uso da biometria se difundiu tanto que também é utilizado no ponto eletrônico digital de funcionários. A modalidade mais utilizada é a leitura da impressão digital, mas está longe de ser a única.

Quais os tipos de registro biométrico?

Agora que já explicamos o que é o processamento biométrico, chegou a hora de diferenciar os tipos de biometria e mostrar quais modalidades são mais adequadas para cada situação. Confira!

Impressão digital

Essa é a forma mais conhecida e popularmente difundida de reconhecimento biométrico. Esse método faz a leitura da nossa impressão digital, ou seja, do padrão de linhas que vemos desenhado em nossos dedos.

Normalmente, as digitais se mantêm ao longo de toda a vida, por isso esse método é considerado confiável — existe uma baixa, quase mínima, chance de mutabilidade.

Porém, pode acontecer de uma pessoa perder a digital com o tempo em razão de contato com produtos químicos corrosivos, pela idade avançada ou mesmo por alguma alergia na pele. É por isso que esse método pode ser combinado a outras formas de controle.

Leitura da íris

A íris é a parte colorida dos nossos olhos, cujas características são únicas e permanentes ao longo da vida. 

Essa leitura oferece um altíssimo grau de confiabilidade, mas esse método costuma ser bastante oneroso por envolver uma tecnologia muito avançada e pouco difundida.

No entanto, já é possível encontrar smartphones mais modernos que usam a câmera para fazer essa leitura da íris. 

Alguns especialistas ainda afirmam que, no futuro, esse método será mais usado do que a leitura da impressão digital como ponto eletrônico digital.

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Reconhecimento da retina

Podemos pensar que a forma como é feita a leitura biométrica da retina seja parecida com a leitura da íris, principalmente por ambas serem no olho, mas são métodos bem diferentes.

Essa é uma das biometrias mais seguras que existe por duas razões: 

  • primeiro, porque é feita uma varredura das veias que irrigam a retina, e a disposição dos vasos é única em cada pessoa; 
  • segundo, porque a forma de coletar essas informações não é nada simples, dificultando a falsificação.

Para fazer a leitura é necessário que o usuário olhe diretamente para um dispositivo de luz infravermelha. Embora seja uma luz de baixa intensidade, ainda assim é um método desconfortável e invasivo, além de ser muito caro.

Identificação por voz

Outro método que faz análise de parâmetros físicos é o reconhecimento por voz. No entanto, além de levar em conta a laringe, as cordas vocais etc., os aspectos comportamentais também são considerados, como sotaques, entonação, maneirismos e outros elementos pessoais.

A biometria por voz tem custos relativamente baixos, mas sua confiabilidade também é baixa, já que qualquer ruído no ambiente pode atrapalhar a leitura.

Além disso, alterações na voz provocadas por doenças ou mesmo pelo envelhecimento impactam na precisão do sistema.

Reconhecimento facial

Por último, mas não menos importante, temos o reconhecimento facial, o foco do nosso artigo. Ele consiste em mapear o rosto, seja em 2D ou em 3D, e identificar as características físicas do indivíduo.

Muitos smartphones fazem uso dessa tecnologia para garantir a segurança dos dados dos aparelhos, e a aceitação do público mostra o quanto essa tecnologia tende a evoluir e se espalhar por outras áreas da sociedade.

Tanto é que vários sistemas de controle de acessos — e aqui incluímos o controle de ponto — já empregam o reconhecimento facial como uma etapa de identificação segura. Vamos falar um pouco mais sobre essa segurança à frente.

Quais dispositivos fazem registro biométrico de ponto?

Para finalizar o assunto sobre como funciona o ponto digital biométrico, falaremos agora sobre os dois principais dispositivos que carregam esta tecnologia. Confira abaixo!

Relógio de ponto biométrico 

Relógio de ponto biométrico é o modelo clássico que a maioria das pessoas que trabalham em médias e grandes empresas conhecem.

Banner com uma foto escrito em roxo

Este equipamento é afixado no ambiente de trabalho e os colaboradores, em seus horários de entrada, pausa e saída, vão até ele para registrar o ponto utilizando sua impressão digital.

Explicitamos impressão digital, pois este é o método de reconhecimento biométrico mais difundido nos marcadores.

Contudo, como você verá a seguir, mesmo ele entrando em desuso uma vez que necessita que os colaboradores estejam no ambiente de trabalho.

Atualmente, com as novas tendências do trabalho cada vez mais consolidadas, é necessário apostar em tecnologias biométricas que possam acompanhar os colaboradores em suas jornadas remotas. Por isso, confira abaixo o que há de mais novo para a gestão da jornada de trabalho.

Dispositivos com software de ponto digital 

Como falamos anteriormente, houve uma clara necessidade de modernização das formas de controle de ponto devido às mudanças naturais que ocorreram no mercado, e é neste cenário que os aplicativos acessados via desktop ou dispositivos móveis como smartphones entram.

Eles permitem uma completa flexibilização da forma de registrar o horário de trabalho, não precisando confinar o colaborador ao local de trabalho.

Não somente, como são uma solução baseada na nuvem, eles permitem que o colaborador, a gestão, o DP e o RH tenham acesso a todos os dados em tempo real. Sendo assim, conseguem tomar decisões informadas e mensurar os seus impactos ao longo do tempo.

Quais as vantagens do ponto eletrônico biométrico?

A praticidade do ponto eletrônico biométrico é inegável para a rotina de diversas empresas. Contudo, está longe de ser o único benefício de contar com este método de controle de ponto. Confira agora seis vantagens do ponto digital biométrico.

1) Otimiza a marcação de ponto na prática 

Por poder ser feita em qualquer lugar e a qualquer momento, o colaborador tem uma grande liberdade sobre como ele marca o ponto. Isso, por si só, é um grande fator para a otimização do dia a dia dos colaboradores, mas está longe de ser o último.

Outro fator importante também é não precisar de senhas ou mesmo de cartões identificadores como alguns sistemas mais antigos pedem.

Isto porque ambos podem ser esquecidos e gerar, impossibilitando o registro do ponto. Por sua vez, esta situação gera demandas para o RH e DP que precisam se dedicar a atualizar o sistema manualmente ou somente na hora do fechamento da folha de ponto.

Assim, uma das vantagens do ponto eletrônico biométrico é justamente a ausência de senhas ou da necessidade de qualquer outro tipo de código de acesso, uma vez que a forma de identificação utilizada estará SEMPRE com o colaborador.

2) Impede fraudes no registro de ponto

Antes dos pontos biométricos eram utilizados principalmente o livro de ponto e os cartões magnéticos ou impressos.

Nem precisamos dizer que estes métodos de registro de ponto são extremamente inseguros e deixavam tanto a empresa quanto o colaborador em insegurança jurídica.

A facilidade de fraudar os registros antigos, seja rasurando os registros físicos ou pela utilização do cartão de ponto por terceiros fez com que a biometria fosse algo cada vez mais necessário.

O melhor relógio de ponto biométrico impede que uma pessoa tente marcar por outra na hora de bater o ponto.

Para as companhias, essa vantagem representa uma grande segurança no momento de verificar os movimentos de entrada ou de saída dos seus colaboradores. O resultado é o aumento da confiabilidade na relação entre a empresa e seus funcionários. 

Vale considerar ainda que os registros do relógio de ponto são automaticamente atualizados no sistema e não podem ser alterados. Assim, também não há espaço para que os funcionários desconfiem da gestão de horas realizada pelo departamento de RH.

3) Promove transparência no controle de jornada 

Uma questão que sempre pode virar motivo de atrito dentro de uma empresa é a falta de transparência nos dados do controle de jornada.

Ao utilizar os sistemas mais tradicionais, tanto o colaborador quanto a gestão só tem ideia de como está o banco de horas ou às horas extras.

Sendo assim, a possibilidade de acessar as informações em tempo real e ainda emitir relatório específicos facilitam e muito para a tomada de decisão estratégica para gestão de pessoas.

Ademais, quando os colaboradores têm o acesso ao seu banco de horas em seus smartphones, não precisam consultar o RH para saber se têm horas para compensar por exemplo.

4) Protege contra prejuízos financeiros e judiciais 

Outro motivo importante para contar com uma solução moderna é estar completamente resguardado quanto a possíveis processos trabalhistas.

Fraudes e falhas no controle de ponto podem levar a divergências nos registros da jornada de trabalho de cada colaborador da empresa. Como consequência, a gestão de horas a serem compensadas ou o pagamento de horas extras podem ser feitos de forma equivocada.

Erros dessa natureza lideram o ranking de motivos para ações trabalhistas movidas por ex-funcionários. Sob a empresa, recai a necessidade de apresentar os registros para provar o seu ponto na disputa e evitar penalizações financeiras. 

O ponto digital biométrico garante que não haja fraudes ou falhas. Assim sendo, a segurança dessa tecnologia também conta como uma aliada da empresa em processos judiciais que alegam valores indevidos no repasse feito aos colaboradores, por exemplo.

5) Traz mais eficácia com menos custos 

Além das vantagens que já falamos acima, outro motivo para contar com uma solução eficiente como o ponto digital biométrico é poder automatizar rotinas do RH e DP.

Em primeiro lugar, ao adotar essa solução, sua empresa economiza na manutenção das máquinas antigas e na emissão dos cartões magnéticos usados na marcação tradicional.

Como complemento, desaparecem todos os processos necessários para corroborar informações, corrigir a marcação em casos de esquecimento e até mesmo na quantidade de pessoal encarregado de gerenciar sistemas antigos.

Outra vantagem associada ao controle de ponto digital biométrico é a integração com o software que realiza a gestão do banco de horas trabalhadas e a precisão do registro de ponto. 

A tecnologia contribui para que questionamentos feitos em eventuais ações trabalhistas também sejam evitados.

Isso também ajuda o RH e DP a focarem em suas reais missões dentro da empresa: garantir uma gestão estratégica de pessoas e não resolver questões burocráticas.

Isso pode impactar positivamente as finanças, uma vez que a queda no número de processos pressupõe uma redução de custos para as companhias que adotam o relógio de ponto biométrico.

Quais as desvantagens do ponto digital biométrico?

Falamos bastante sobre as diversas formas que adotar o ponto digital biométrico pode ajudar a sua empresa a conseguir melhores resultados e otimizar a gestão de pessoas. Contudo, nem tudo são flores e é necessário se atentar a algumas questões.

A primeira delas é que esses equipamentos são amplamente regulamentados, ou seja, acabam sendo caros para adquirir e manter.

Além disso, existem também os custos das bobinas para a impressão dos comprovantes. Todos esses custos somados à necessidade de estar no escritório fazem deste um método custoso e inflexível.

Este é mais um argumento para a adoção da revolução digital que está presente nos mais diversos nichos… certamente o RH não ficaria de fora disso.

Sendo assim, contar com uma plataforma completa e com tecnologia baseada na nuvem é uma decisão mais barata, uma vez que não precisa comprar equipamentos, o que permite uma maior flexibilidade.

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Quando implementar o controle de ponto digital biométrico?

De modo geral, a legislação obriga todas as empresas com mais de 20 funcionários a fazerem o controle de ponto, colocando os micro, pequenos e médios empreendedores na fila por boas e baratas soluções de ponto eletrônico digital.

Dentre estes, aqueles com tecnologia biométrica têm conquistado o mercado nos seus mais diversos âmbitos. Afinal de contas, a biometria permite um altíssimo grau de segurança com todas as vantagens de sempre estar com a chave de acesso. Ou seja, acabou a história de esquecer a senha ou o cartão do ponto.

Outro ponto importante que merece ser trazido à tona é que a biometria, mais especificamente o reconhecimento facial, foi um ator importante para lidar com a pandemia de Covid-19.

Até hoje esta é uma solução prática e simples para se implementar nas empresas, possibilitando bater o ponto localmente. E mesmo que tenha um funcionamento semelhante às soluções que mencionamos anteriormente, ainda é conectado com a nuvem, possibilitando que os dados ainda sejam disponibilizados em tempo real.

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