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Convenhamos: a maioria das pessoas contratadas por uma empresa não se preocupa com a folha de pagamento, mas você sim. Afinal, lidar com esse documento (e seus desafios), é responsabilidade sua.

O cálculo da remuneração correta depende de uma boa gestão das informações que compõem a folha de pagamento: salário, benefícios, descontos legais e impostos recolhidos. E tudo isso pode variar, tornando o processo mais complexo, exigindo um amplo conhecimento das legislações e obrigações trabalhistas/fiscais.

Desenvolvemos, então, este guia para te contar o que é, o que deve constar na folha de pagamento, compartilhar dicas para o cálculo e outras informações relevantes para o seu DP. Confira:

O que é folha de pagamento?

O que é folha de pagamento

A folha de pagamento é o documento que registra todos os pagamentos e descontos feitos pela empresa às pessoas contratadas, em um determinado período, geralmente mensal.

Esse documento é uma obrigação legal para todas as organizações com profissionais registrados, sendo uma forma de comprovar o pagamento de salários e benefícios a essas pessoas. Garante, também, o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais.

Para saber mais sobre a folha de pagamento, aperte o play e aproveite para se inscrever no canal da Sólides Tangerino:

O que diz a lei sobre a folha de pagamento?

Também é importante saber o que existe sobre a folha de pagamento na CLT. A verdade é que esse instrumento legal apenas estabelece que é obrigação do empregador elaborar o documento mensalmente, mas não apresenta detalhes.

Principais Rotinas de DP no fim de ano: documentos e processos

Por isso, é necessário conhecer o Decreto n° 3.048, de 1999, que regulamenta a Previdência Social e coloca as regras de maneira mais clara e objetiva, sobretudo em ser artigo 225, confira:

A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

(…)

VIII – comunicar, mensalmente, os empregados a respeito dos valores descontados de sua contribuição previdenciária e, quando for o caso, dos valores da contribuição do empregador incidentes sobre a remuneração do mês de competência por meio de contracheque, recibo de pagamento ou documento equivalente. (Incluído pelo Decreto nº 10.410, de 2020)” .

Vale saber que nenhuma lei define qual o formato ou layout que a folha de pagamento deve ter. Assim, seu DP pode criar esse documento da forma que achar melhor.

Contudo, é preciso observar algumas orientações que também constam no decreto mencionado acerca do que deve estar na folha de pagamento, veja:

  • identificação: com o nome da pessoa segurada, CPF, número da Carteira de Trabalho, cargo, função ou serviço prestado;
  • categoria: definida a partir de um agrupamento que considere as possibilidades: empregado, trabalhador avulso, empresário, trabalhador autônomo ou a este equiparado, e demais pessoas físicas;
  • período de referência: data de início e fim do período de trabalho a que se refere a folha de pagamento;
  • nome, em destaque, das trabalhadoras em gozo do salário-maternidade;
  • remuneração completa: salário base, horas extras, adicional noturno, comissões, gorjetas, gratificações, entre outros;
  • descontos: valores relativos ao INSS, Imposto de Renda retido na fonte, vale-transporte, contribuição sindical, entre outros;
  • proventos: valores a receber pelo empregado, como férias, 13º salário, horas extras, adicional de periculosidade, entre outros;
  • número de quotas de salário-família atribuídas a cada pessoa segurada empregada ou trabalhador avulso.
  • total líquido a receber: valor total que a pessoa contratada receberá após os descontos e os proventos.

Leia mais:

O que é holerite?

É comum que holerite seja usado como sinônimo de folha de pagamento e não há nada de errado nisso, mas cabe um esclarecimento básico.

O holerite é o documento final que resulta da criação da folha de pagamento e que é entregue às pessoas contratadas pelas empresas. Sendo assim, trata-se de um resumo, também chamado de contracheque, que contém as informações que os profissionais precisam receber.

Por meio do holerite, cada pessoa pode conferir se pagamentos e descontos foram feitos corretamente, além de ter acesso às informações sobre seu salário e benefícios.

Um exemplo desse resumo da folha de pagamento pode ser apresentado a partir das informações que devem ser apresentadas, confira:

holerite

Cabeçalho

  • dados de identificação da empresa;
  • dados de identificação da pessoa contratada;
  • mês de referência;
  • salário.

Corpo do holerite

  • código de referência;
  • descrição dos itens de holerite;
  • referência (número em que os itens da remuneração são baseados)
  • proventos ou valores recebidos ;
  • descontos.

Rodapé

  • conta de depósito do colaborador;
  • salário base;
  • base de cálculo INSS;
  • base de cálculo FGTS;
  • base de cálculo IRRF;
  • dependentes;
  • total (descontos, vencimentos e salário líquido).

Qual a diferença entre folha de pagamento e holerite?

Com isso, para que não te restem dúvidas, entenda que a folha de pagamento é um documento interno, usado para fins administrativos e fiscais. Ou seja, para calcular impostos recolhidos pela empresa e registrar as remunerações pagas.

Por sua vez, o holerite é um documento externo, uma versão enxuta da folha e que deve ser entregue aos colaboradores para que confiram informações acerca da sua remuneração e tenham como comprovar renda na Declaração do Imposto de Renda, feita anualmente.

Quais informações devem constar na folha de pagamento?

Informações da folha de pagamento

Como prometido, é hora de saber o que deve constar na folha de pagamento segundo a legislação trabalhista ― além daquelas que já indicamos. Acompanhe!

Salário base

O salário base é a quantia fixa definida em contrato ou por meio de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, paga em razão do trabalho realizado e do tempo à disposição do empregador.

Trata-se, ainda, de uma quantia que serve de base para o cálculo de outros valores e descontos relacionados à remuneração do trabalhador, como as férias, o 13° salário e as contribuições previdenciárias.

Cabe lembrar que é obrigação de quem emprega garantir que o salário seja pago corretamente, dentro dos prazos estabelecidos, e que todos os valores correspondentes estejam claramente identificados na folha de pagamento.

O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em processos trabalhistas e sanções legais. Isso deixa clara a importância da atenção do DP ao processo de elaboração do documento e envio ao setor financeiro.

Qual é a diferença entre salário e remuneração?

Salário e remuneração são termos frequentemente utilizados no contexto trabalhista e que possuem diferenças importantes.

O salário é a parte fixa da remuneração do trabalhador, definido no contrato de trabalho ou em Convenção ou Acordo Coletivo, como vimos. É o valor que cada pessoa recebe mensalmente, sem contar com adicionais, bônus ou outros benefícios.

a remuneração é o valor total que o trabalhador recebe pelo trabalho realizado, incluindo o salário base e outros benefícios, como adicionais, gratificações, comissões, horas extras, entre outros.

Assim, o salário é apenas uma parte da remuneração, enquanto a remuneração inclui todos os valores pagos ao trabalhador. A remuneração pode variar de acordo com a função desempenhada pelo trabalhador e com o setor de atuação da empresa.

Horas extras

As horas extras são as horas trabalhadas além da jornada regular de trabalho estabelecida pela empresa e segundo os limites definidos pela CLT.

Na folha de pagamento, as horas extras devem ser identificadas separadamente das horas normais e devem ser remuneradas com um acréscimo no valor da hora trabalhada, conforme previsto na legislação trabalhista. Confira um resumo que publicamos no Instagram da Sólides Tangerino sobre o tema:

No geral, cada hora extra tem valor de, no mínimo, 50% a mais em relação ao valor da hora normal. Por exemplo, se a pessoa recebe R$ 10,00 por hora, o valor da hora extra seria de R$ 15,00.

Além do acréscimo no valor da hora, as horas extras também podem gerar reflexos em outros valores pagos ao empregado, como férias, 13º salário, FGTS e contribuições previdenciárias.

Descanso Semanal Remunerado

O Descanso Semanal Remunerado ou DSR é um dia de descanso pago a que toda pessoa contratada no regime da CLT tem direito. Por ser pago, deve constar na folha de pagamento.

A saber, a legislação sugere que esse descanso ocorra aos domingos, embora isso não seja obrigatório. Contudo, é regra que a folga tenha 24 horas corridas, ou seja, não há possibilidade de fracionamento do descanso.

Além disso, a pessoa que não cumprir sua jornada de trabalho de forma integral pode perder o DSR.

Adicional noturno

O adicional noturno é o valor acrescido à hora trabalhada durante o período noturno. Algo que se aplica à remuneração de pessoas que atuam entre as 22h e as 5h do dia seguinte. Com base na CLT, ele pode chegar a 20% em relação ao salário base ou ao valor da hora trabalhada diurna.

Para saber como calcular o adicionar noturno na folha de pagamento, aperte o play:

Adicional insalubridade ou periculosidade

A depender da natureza da atividade executada, também pode ser necessário que informações sobre o adicional de insalubridade ou periculosidade constem na folha de pagamento.

O adicional de insalubridade é um valor compensatório, acrescido à remuneração das pessoas que trabalham em condições consideradas insalubres, ou seja, em ambiente que pode causar danos à saúde.

Esse adicional é devido em casos previstos em lei e deve ser calculado sobre o salário mínimo nacional ou sobre o salário base de cada profissional.

Por sua vez, o adicional de periculosidade é a compensação paga para profissionais que exercem atividades consideradas perigosas para a saúde ou integridade física.

Como haveria de ser, esse adicional também é devido em casos previstos em lei e deve ser calculado sobre o salário base.

Salário-família

O salário-família é um benefício previdenciário pago a profissionais celetistas de baixa-renda e que tenham filhos de até 14 anos ou com deficiência.

Anualmente, o governo divulga uma tabela que define quais faixas salariais podem ser consideradas e o DP deve ter atenção a isso, uma vez que o valor do benefício ― caso se aplique ― deve ser discriminado na folha de pagamento.

Auxílios diversos

Ainda, é preciso incluir informações sobre os auxílios pagos pela organização, como o para auxílio-creche ou babá e diárias de viagem.

É sempre bom lembrar que empresas que têm mais de 30 colaboradoras com idades acima de 16 anos são obrigadas a oferecer um espaço físico para que as mães deixem crianças de zero a seis meses, durante o trabalho.

A alternativa a esse espaço nas dependências da organização é o pagamento do auxílio-creche ou babá. O valor pode variar de acordo com as políticas da empresa ou ser definido em Convenção ou Acordo Coletivo.

Por sua vez, as diárias de viagem são os valores pagos para cobrir os custos que um profissional teve com hospedagem, alimentação e outros em uma viagem a trabalho.

Embora não componha a remuneração, de acordo com o artigo 457 da CLT, o valor das diárias deve ser apresentado na folha de pagamento.

Confira outras sugestões de leitura selecionadas para você:

Comissões

É importante mencionar a possibilidade da comissão. Para atividades que esse valor existe, a regra é que conste na folha de pagamento e que cada comissão seja identificada separadamente e calculada com base em um percentual sobre o valor das vendas realizadas.

O cálculo das comissões pode ser feito de diversas formas, dependendo da política da empresa e dos acordos firmados com os colaboradores.

Férias

O pagamento das férias também deve constar na folha de pagamento, incluindo o acréscimo do 1/3 constitucional. Assim, sempre que alguém for desfrutar de um período de descanso, seu DP precisa ficar atento ao cálculo de férias e para incluir o valor devido pelo período no documento.

13º salário

O mesmo acontece com o 13° salário, seja integral ou proporcional. Lembrando que o pagamento pode ser feito em duas parcelas ― a primeira entre fevereiro e novembro e a segunda até 20 de dezembro ―, a informação de valor deve constar nos meses escolhidos pela empresa.

Quais os principais descontos da folha de pagamento?

Diferença entre despesa operacional e administrativa

A folha de pagamento segundo a CLT e demais legislações relacionadas também deve apresentar descontos legais ou autorizados pelas pessoas contratadas. Confira, a seguir, os descontos que podem ser realizados:

Contribuição previdenciária

A contribuição previdenciária é um desconto obrigatório para toda pessoa que trabalha com carteira assinada. É uma quantia destinada ao INSS e tem como objetivo garantir a aposentadoria e outros benefícios previdenciários aos trabalhadores.

É importante ressaltar que a empresa é responsável por fazer o desconto da contribuição previdenciária na folha de pagamento e pelo repasse desse valor ao INSS. O não cumprimento dessas obrigações pode acarretar multas e outras sanções legais.

Cabe lembrar que a Reforma da Previdência, em vigor desde 13 de novembro de 2019, alterou a tabela de alíquota do INSS. Para fazer o cálculo, seu DP precisa buscar a versão atualizada dessa tabela (algo que você encontrará ainda neste post).

Imposto de Renda

O Imposto de Renda é um tributo federal que incide sobre a renda e os proventos de qualquer natureza. O desconto na folha de pagamento ocorre quando a remuneração mensal da pessoa é superior ao valor determinado como isento pela Receita Federal.

A Receita Federal define uma tabela progressiva de alíquotas, que varia de acordo com a renda dos profissionais, tendo por base o salário bruto e algumas outras informações como o número de dependentes e as deduções permitidas por lei. Quanto maior o salário, maior é a alíquota a ser aplicada. 

O cálculo do Imposto de Renda é feito mensalmente e é interessante que a empresa tenha um sistema de folha de pagamento que faça esse cálculo automaticamente. O DP agradece!

Vale ressaltar que há casos em que a pessoa está isenta do pagamento do imposto, seja em razão de um salário que fique dentro do limite de isenção ou quando suas despesas dedutíveis reduzem a base de cálculo do imposto.

Contribuição sindical

Desde a Reforma Trabalhista de 2017, a contribuição sindical não é obrigatória. Entretanto, uma vez que não haja objeção por parte do trabalhador, o valor deve ser descontado da sua folha de pagamento.

A saber, essa contribuição é prevista pela CLT e tem como finalidade financiar as atividades dos sindicatos, federações, confederações e a central sindical representativa da categoria profissional.

Seu valor é calculado com base no salário de cada pessoa e pode variar de acordo com a categoria profissional e a forma como cada profissional é remunerado.

A Contribuição Sindical é descontada uma vez ao ano, no mês de março, e o valor é repassado ao sindicato da categoria profissional correspondente.

No entanto, uma pessoa pode optar por não pagar a contribuição sindical, desde que comunique por escrito ao empregador até o mês de fevereiro, ou seja, antes do desconto na folha de pagamento.

Adiantamento

O adiantamento salarial é um valor que a pessoa recebe antecipadamente antes da data do pagamento normal do seu salário. Ele pode ser solicitado por quem trabalha ou concedido pela empresa. Em todo caso, o desconto na folha de pagamento deve ser feito de forma adequada.

Antes de continuarmos, confira um resumo super completo sobre o adiantamento salarial:

O desconto de adiantamentos na folha de pagamento deve ser proporcional ao valor adiantado e pode ser feito em uma única parcela ou em parcelas mensais, dependendo do acordo feito entre o empregado e a empresa. É importante ressaltar que o desconto não pode comprometer mais de 30% do salário do colaborador.

Caso a empresa conceda o adiantamento sem que haja um acordo prévio com o profissional, ela não pode descontar o valor adiantado na folha de pagamento sem autorização expressa do trabalhador.

Nesse caso, a empresa pode entrar em acordo com o colaborador para parcelar o desconto ou para que o valor seja deduzido em parcela única.

Faltas e atrasos

Outra possibilidade é o desconto de faltas na folha de pagamento, que ocorre quando uma pessoa falta ao trabalho sem justificativa legal. Nesses casos, a empresa tem o direito de descontar o valor proporcional às horas ou dias de trabalho perdidos.

No entanto, é importante que a organização tenha um sistema claro de controle de ponto, com um registro detalhado das faltas e dos motivos de cada uma delas. Caso contrário, o DP pode acabar descontando faltas indevidamente e, consequentemente, gerar problemas trabalhistas.

Antes de continuarmos, confira alguns materiais ricos e gratuitos que separamos para você:

Vale-transporte

O vale-transporte é um benefício concedido para custear despesas de deslocamento de cada pessoa contratada entre sua residência e o local de trabalho.

É regulamentado pela Lei nº 7.418/1985 que determina que o benefício deve ser fornecido pela empresa de forma antecipada e suficiente para o deslocamento do trabalhador.

A empresa pode optar por fornecer o vale-transporte em dinheiro, por meio de crédito em cartão eletrônico ou em vale. Quando fornecido em dinheiro, o colaborador pode optar por não utilizar o benefício e devolver o valor para a empresa.

Contudo, quando o benefício é fornecido em cartão eletrônico ou em vale, o valor é descontado automaticamente na folha de pagamento de cada pessoa.

O desconto do vale-transporte na folha de pagamento deve ser feito de forma proporcional ao número de dias trabalhados por cada profissional e o valor não pode ultrapassar 6% do salário base, conforme previsto na legislação.

Vale-refeição e alimentação

Benefícios de alimentação não são obrigatórios, mas uma vez ofertados, devem constar na folha de pagamento. Embora a legislação não estabeleça um valor mínimo, existe um limite para o desconto, que não pode ultrapassar 20% do salário.

Antes de continuarmos, você por acaso sabe a difereça entre vale-alimentação e vale refeição? Confira:

Por fim, é sempre bom lembrar que empresas participantes do Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) podem deduzir as despesas com alimentação dos colaboradores em até 4% do Imposto de Renda devido.

Descontos autorizados pelo colaborador

Os descontos autorizados na folha de pagamento são aqueles que o próprio colaborador solicita que sejam realizados em sua remuneração. Por exemplo, descontos de planos de saúde, empréstimos consignados, contribuições voluntárias a entidades de classe ou sindicatos, entre outros.

Esses casos demandam a assinatura de um documento de autorização de desconto em que constem todas as informações sobre o desconto a ser realizado, como o valor e a finalidade.

Além disso, a empresa deve respeitar os limites legais para os descontos autorizados, inclusive considerando eventuais limites específicos previstos em lei, como é o caso dos empréstimos consignados.

Por fim, vale lembrar que o colaborador tem o direito de cancelar ou suspender os descontos autorizados a qualquer momento, mediante comunicação por escrito à empresa.

Qual o valor máximo para desconto na folha de pagamento?

O desconto máximo na folha de pagamento é de 70% do salário de cada profissional; um limite estabelecido no artigo 462 da CLT.

Em outras palavras, independentemente  do volume ou valor dos descontos que o DP precisa aplicar em cada caso, as pessoas precisam receber, no mínimo, 30% do seu salário líquido.

Falamos de uma regra criada para assegurar que as pessoas tenham o suficiente para viver de forma considerada digna. Assim, caso os descontos ultrapassem o limite legal, o profissional lesado pode acionar o sindicato ou a Justiça do Trabalho contra a organização.

Qual a importância da folha de pagamento?

É isso mesmo que você está pensando. O DP tem muita coisa a considerar para elaborar a folha de pagamento a cada mês e é isso que torna o documento importante: ser a chave para que o pagamento seja feito corretamente.

Um banner com fundo rosa, na direita tem a imagem da planilha

Ainda que possa ser criada no formato que cada DP quiser, por conter informações obrigatórias, a folha contribui para que todos os dados importantes sejam elencados e considerados para os processos do setor.

Assim, não só os cálculos são feitos de forma mais precisa, como assegura-se que a empresa cumpra com suas obrigações trabalhistas e fiscais. Algo que ajuda a evitar penalizações e até ações movidas na Justiça do Trabalho.

E, com tudo isso, a folha de pagamento contribui para um bom controle financeiro e planejamento orçamentário, favorecendo a tomada de decisões por parte da alta gestão.

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

balanço patrimonial

O cálculo da folha de pagamento pode ser complexo e varia de acordo com as particularidades de cada empresa e de cada colaborador. No entanto, de forma geral, é possível seguir o passo a passo abaixo:

  1. Calcular o salário base: o salário base é o valor que foi acordado entre o empregador e a pessoa contratada para a realização do trabalho;
  2. Calcular os adicionais: adicionais como horas extras, adicional noturno, insalubridade, periculosidade, entre outros, devem ser calculados de acordo com a legislação vigente e adicionados ao salário base;
  3. Descontar os valores devidos: valores devidos como contribuição previdenciária, imposto de renda, pensão alimentícia, entre outros, devem ser descontados do valor bruto da folha;
  4. Adicionar os valores de benefícios: valores de benefícios como vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, entre outros, devem ser adicionados ao valor líquido da folha;
  5. Calcular o valor líquido a ser pago: o valor líquido é o valor a ser pago ao colaborador, já descontados os valores devidos e adicionados os valores de benefícios;
  6. Realizar os pagamentos e as obrigações fiscais: após o cálculo da folha, é necessário realizar os pagamentos aos colaboradores e às instituições responsáveis pelos descontos devidos, além de cumprir as obrigações fiscais, como o envio das informações à Receita Federal e aos demais órgãos competentes.

Para facilitar o entendimento, acompanhe um exemplo simples de cálculo de folha de pagamento para uma pessoa que tenha um salário base de R$ 2.500,00, trabalhou 180 horas no mês e teve 10 horas extras no valor de R$ 20,00 por hora extra.

Além disso, a pessoa tem direito a um adicional de insalubridade de 10% sobre o salário base.

Vamos aos cálculos:

  • cálculo do salário base: nesse caso, consideramos o valor total do salário, que é: R$ 2.500,00;
  • cálculo das horas extras: no exemplo, estima-se:
    • total de horas extras: 10;
    • valor da hora extra: R$ 20,00;
    • valor das horas extras: R$ 20,00 x 10 = R$ 200,00;
  • cálculo dos adicionais:
    • adicional de insalubridade: 10% sobre o salário base;
    • valor do adicional de insalubridade: R$ 2.500,00 x 10% = R$ 250,00;
  • cálculo dos descontos:
    • contribuição previdenciária: R$ 187,50 (7,5% sobre o salário base);
    • imposto de Renda: R$ 0,00 (não há desconto de imposto de renda nesse exemplo);
    • vale-transporte: R$ 100,00;
    • pensão alimentícia: R$ 150,00;
  • cálculo do salário líquido:

Salário líquido = Salário base + Horas extras + Adicionais – Descontos
Salário líquido = R$ 2.500,00 + R$ 200,00 + R$ 250,00 – R$ 187,50 – R$ 100,00 – R$ 150,00
Salário líquido = R$ 2.512,50

Portanto, o salário líquido da pessoa neste exemplo é de R$ 2.512,50.

Mas vale lembrar que esse é um exemplo simplificado e que, na prática, outros descontos e benefícios podem ser incluídos na folha de pagamento, como FGTS, INSS, entre outros.

Como Calcular o FGTS na folha de pagamento?

O cálculo do FGTS tem o salário como base, sendo que a empresa precisa fazer um depósito mensal equivalente a 8% do valor bruto do salário de cada pessoa. Para fazer esse cálculo, basta saber o valor do salário bruto e conhecer esta fórmula bastante simples:

Salário bruto x 0,08 = FGTS

Quer saber mais detalhes sobre o FGTS? Confira o conteúdo a seguir:

Como calcular o INSS na folha de pagamento?

Por sua vez, o cálculo do desconto de INSS é feito de forma proporcional ao salário, sendo que quanto maior o salário maior o desconto do INSS.

Existe um valor mínimo e um teto para esse desconto definido de acordo com uma tabela divulgada pelo governo. A mais recente foi publicada no DOU – Portaria Interministerial MPS/MF nº 27, de 04 de maio de 2023. Confira:

Salário de contribuição(R$)Alíquota (%)Parcela a deduzir (R$)
até R$ 1.320,007,5%isento
de R$ 1.320,01 até R$ 2.571,299%19,80
de R$ 2.571,30 até R$ 3.856,9412%96,94
de R$ 3.856,95 até R$ 7.507,4914%174,08
Acima de 4.664,6827,50%884,96

Considerando essas informações, vamos a um exemplo. Tomemos como base o valor do salário bruto de R$2500,00 que está na segunda faixa salarial:

  • 1ª faixa salarial: 1.320,00 x 0,075 = 99,00
  • 2ª faixa salarial: [2.571,29 – 1.320,00] x 0,09 = 1.251,29 x 0,09 = 112,62
  • Total a recolher: 99,00 + 112,62 = R$211,62

Como é feito o cálculo do Imposto de Renda na folha de pagamento?

O cálculo do IRRF também toma por base o salário bruto, porém, já com os descontos do INSS. Para o processo, também é necessário conhecer a tabela divulgada pelo governo que aponta as bases para a dedução. Veja:

Base de cálculo (R$)Alíquota (%)Parcela a deduzir (R$)
Até 2.112,00isentoisento
de 2.112,01 até 2.826,657,5%158,4
de 2.826,66 até 3.751,0515%370,4
de 3.751,06 até 4.664,6822,5%651,73
acima de 4.664,6827,5%884,96

Quer um resumo sobre como calcular o IRRF na folha de pagamento? Confira a seguir:

Como calcular décimo terceiro na folha de pagamento?

Por sua vez, o cálculo do 13° salário vai variar, uma vez que pode ser integral ou parcial.

Considerando que o benefício equivale a 1/12 da remuneração devida em dezembro, multiplicada pelos meses trabalhados no ano, é simples chegar ao valor devido para quem completou 12 meses de trabalho.

Já para quem não chegou a essa marca, é preciso considerar o total de meses em atividade, seguindo a fórmula abaixo:

R$ (valor da remuneração) / 12 (meses do ano) X meses trabalhados no período = 13º salário proporcional

Por que fazer o cálculo da folha de pagamento é importante?

Está se perguntando se toda essa burocracia é mesmo necessária? Sem delongas, as resposta é sim. Não realizar os cálculos ou fazê-los de maneira indevida pode levar a salários errados, pagamentos equivocados, multas e outras penalizações.

De fato, erros acontecem e seu DP pode se desculpar e corrigi-los. Entretanto, uma vez que a situação se torna frequente, o descontentamento das pessoas que trabalham na empresa aumenta e isso pode ter impactos significativos.

Falamos de algo que vai afetar o relacionamento dessas pessoas com a organização, o clima organizacional e a marca empregadora, seu engajamento e produtividade e até dificultar a atração e retenção de talentos.

Isso sem falar que pagamentos equivocados ― sobretudo no que diz respeito às horas extras ― estão entre as causas mais comuns de processos trabalhistas que oneram a empresa e prejudicam sua imagem perante o mercado.

Além do mais, como já mencionado, os cálculos da folha de pagamento são importantes para as finanças da empresa.

É por meio desse documento que as lideranças podem analisar os custos com mão de obra, avaliar a viabilidade de aumentar o quadro de funcionários, realizar promoções e outras estratégias.

Quais as principais dicas para calcular a folha de pagamento corretamente?

folha de pagamento cálculos

Uma vez que a folha de pagamento feita pelo Departamento Pessoal é tão importante, separamos algumas dicas para ajudar você a calcular os valores que devem constar no documento. Olha só:

Defina um padrão para registro

Antes de qualquer coisa, é preciso definir as diretrizes básicas de organização das informações que o DP precisa consultar para calcular a folha de pagamento.

Isso significa padronizar registros e a estratégia de armazenamento de dados. Vale criar categorias para cada tipo de informação, como contrato, benefícios, horas extras…

A ideia é evitar a perda de tempo e erros no processo. Ou seja, otimizar a rotina do DP em relação à folha de pagamentos para que cada pessoa receba sua remuneração mensal de forma correta e dentro do prazo.

Atenção aos proventos e aos descontos

Nada de suposições, tá? Na dúvida, consulte contratos ou outros documentos que seu DP tenha para conferir o salário base de cada pessoa contratada.

Lembre-se de considerar os proventos primeiro (horas extras, bonificações e outros adicionais) e, só depois, fazer o cálculo das deduções, começando pelo INSS e sempre consultando as tabelas mais recentes divulgadas pelo governo.

Aproveite para conferir o vídeo sobre folha de pagamento que vai te ajudar a não errar no cálculo!

Cuidado com a classificação de cada colaborador

A classificação de cada pessoa contratada leva às normas bases para o cálculo da remuneração, definidas pela Convenção Trabalhista de cada categoria laboral.

Sendo assim, é sempre fundamental chegar a essa informação para não errar no processo do cálculo e ter retrabalho lá na frente, além de outras dores de cabeça.

Tenha um controle de frequência

Contar com um bom sistema de controle de frequência faz toda diferença para acertar no cálculo da folha de pagamento.

Por meio desse sistema, seu DP tem acesso fácil a uma série de informações que vai precisar para o processo: atrasos, faltas não justificadas, horas extras realizadas, adicionais e outros dados que impactam a remuneração.

Isso torna o processo mais simples e reduz as possibilidades de erro.

O que é processo de desoneração da folha de pagamento?

O que diz a CLT sobre ponto eletrônico

Nessa conversa, não pode faltar a explicação quanto ao que é a desoneração da folha de pagamento. Trata-se de uma medida governamental que tem por objetivo reduzir os custos trabalhistas e incentivar as empresas a contratarem mais pessoas.

Isso acontece por meio de um mecanismo que permite a uma organização substituir a contribuição previdenciária patronal (que é calculada sobre a folha de pagamento) por uma alíquota sobre o faturamento bruto da empresa.

A adesão à desoneração da folha de pagamento é opcional e deve ser realizada no início do ano fiscal por meio de um processo de migração.

Esse processo considera a atividade exercida e envolve a escolha do regime tributário adequado, a adequação da contabilidade e a análise dos custos e benefícios da medida para a empresa.

Com a migração feita, a organização precisa consultar uma tabela específica para descobrir qual alíquota deve ser aplicada sobre o faturamento. O valor resultante equivale ao novo valor da contribuição previdenciária patronal devida.

Além de tudo isso, é importante ressaltar que a desoneração da folha de pagamento não se aplica a todos os tributos incidentes sobre a folha, como o FGTS e o adicional de periculosidade.

Qual o prazo para fazer a folha de pagamento?

A legislação trabalhista brasileira define que o recibo do pagamento de salário ou holerite deve ser entregue a cada pessoa contratada até o quinto dia útil do mês subsequente ao trabalhado.

Para tanto, é necessário que o DP se comprometa com o fechamento da folha de pagamento com antecedência suficiente para não perder esse prazo.

Lembrando que falamos de um documento que deve ser elaborado mensalmente e que, além da entrega do holerite, envolve outros compromissos.

O DP também precisa ter em mente:

  • o prazo para o envio de informações pelo eSocial: todos os meses, as informações da folha de pagamentos devem ser enviadas ao governo pelo eSocial.

Esse prazo varia de acordo com o porte da organização e seu faturamento, mas vale saber que a data “padrão” é o dia 7 do mês seguinte ao trabalhado;

  • o prazo de recolhimento de encargos sociais: além de informar o governo, o DP precisa encaminhar o recolhimento de encargos como o INSS e o FGTS.

A saber, a contribuição normal do INSS deve ser feita até o dia 20 do mês subsequente, e o recolhimento relativo ao 13° salário até o dia 20 de dezembro.

Além disso, o recolhimento do FGTS deve ser feito até o dia 7 do mês seguinte, e daquele que incide sobre o 13° salário, também até o dia 20 de dezembro.

Quem é o responsável por fazer a folha de pagamento na empresa?

afastamento do trabalho

Já indicamos em diversos momentos, mas não custa reforçar: a folha de pagamento é feita pelo Departamento Pessoal.

Isso porque é o DP que tem a responsabilidade de cuidar da parte burocrática do relacionamento entre a empresa e as pessoas contratadas, inclusive fazendo a gestão dos contratos, folha de ponto, banco de horas e outros documentos usados no processo.

Além disso, é um setor que tem amplos conhecimentos sobre a legislação trabalhista e está apto para seguir as diretrizes com as que apresentamos aqui, usadas para o cálculo da folha de pagamento.

Como automatizar o processo de folha de pagamento da empresa?

Agora que você já sabe tudo sobre a folha de pagamento de funcionários, vamos dar um passo além e permitir que seu DP conte com a tecnologia para cumprir essa rotina.

Uma das formas de automatizar esse processo é por meio de uma planilha criada a partir dos comandos corretos de cálculo. Assim, basta adicionar todas as informações sobre jornada, acréscimos e descontos ali para que a plataforma apresente o resultado, ou seja, o valor da remuneração.

Percebe, porém, como essa alternativa ainda envolve bastante trabalho manual? Alguém do DP vai precisar alimentar a planilha com informações com cuidado dobrado para não errar nenhuma vírgula. Do contrário, o cálculo vai dar errado.

Com isso, mesmo com a ajuda dos recursos de automação da planilha, ainda falamos de um processo que toma tempo e exige bastante atenção.

Sendo assim, a melhor forma de automatizar o fechamento da folha de pagamento é a partir de um software completo para o DP que tenha integração com outros sistemas também.

Um software desse tipo automatiza vários processos, inclusive o do controle de ponto. Com isso, basta que o DP cadastre as pessoas da empresa uma única vez para que o sistema colha as informações de jornada necessárias para o cálculo.

Depois, é só exportar esses dados para o software de folha de pagamentos e pronto. O uso de tecnologias de automação basicamente elimina o trabalho manual e, consequentemente, a demora e o risco de erros no processo.

Quais as principais vantagens de automatizar a folha de pagamento?

reembolso de despesas para home office

É difícil falar sobre como automatizar o processo da folha sem apontar o porquê, ou seja, sem apresentar as vantagens. Inclusive, talvez você tenha percebido que já apontamos algumas. Porém, ainda cabe destacar que a tecnologia:

  • reduz a burocracia para o DP;
  • otimiza o tempo;
  • evita erros de cálculo e atrasos no pagamento;
  • facilita a análise de gastos com horas extras;
  • favorece o controle de gastos em cada departamento;
  • orienta a redução de custos adicionais;
  • embasa a tomada de decisões estratégicas;
  • permite à empresa operar com mais inteligência.

Já deve estar claro por que a redução da burocracia e do tempo gasto com os processos da folha de pagamento são vantagens atreladas a automação, certo?

Como vimos, um software pode fazer boa parte do trabalho para o DP com agilidade e precisão, o que leva o financeiro a executar os pagamentos dentro do prazo, conservando a boa relação entre a empresa e as pessoas contratadas.

Além disso, saiba que uma tecnologia assim faz mais do que só coletar e usar dados para embasar cálculos. Um bom software para o DP gera relatórios automatizados, e isso contribui para a análise de diversas questões.

Por exemplo, é possível avaliar se a empresa está gastando mais do que gostaria com o pagamento de horas extras. Algo que pode levar à análise de produtividade e de outros fatores que possam estar por trás do problema.

Com essa investigação, a organização pode acabar descobrindo que alguns profissionais ou equipes estão sobrecarregadas e que é preciso contratar mais mão de obra.

A análise de custos a partir da folha de pagamento também permite traçar estratégias para entender como bancar novos colaboradores. Percebe, com isso, como as vantagens da automação vão muito além da rotina do DP?

Quanto a isso, basta ter em mente que o trabalho do Departamento Pessoal é crucial para a empresa e a impacta em diversos níveis. Assim, investir em uma tecnologia para o setor tende a ser positivo para a organização como um todo.

Como a Sólides Tangerino ajuda com a folha de pagamento?

A legislação trabalhista da folha de pagamento permite que a tecnologia de automação seja usada, desde que respeite as diretrizes definidas. O software da Sólides Tangerino é uma solução completa para o seu DP, 100% digital e legal.

Por completa, queremos dizer completa mesmo. São vários módulos criados para automatizar diversas rotinas do setor, da admissão de novos colaboradores aos processos da folha de pagamento. Vem saber mais!

Ajuda a controlar a jornada do colaborador

controle de ponto digital

A solução da Sólides Tangerino tem o mais moderno sistema de controle de ponto digital; uma solução alternativa que atende a todos os parâmetros definidos pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência.

Por se tratar de um aplicativo, nosso sistema pode ser instalado nos dispositivos móveis das pessoas da organização. Assim, usando o próprio celular e com poucos cliques, todas podem bater ponto sem qualquer dificuldade, inclusive remotamente..

Isso significa, antes de mais nada, que nosso aplicativo de Controle de Ponto confere mais praticidade e faz com que seja mais fácil engajar as pessoas, ou seja, assegurar com que façam sua parte para o controle de jornada.

Como consequência, o DP tem acesso a todas as informações de ponto em tempo real: horários de entrada e saída, atrasos, faltas e horas extras. Ou seja, todas as informações de que precisa.

Controle de horas extra melhor apurado

Um bom controle de jornada também leva a um controle de horas extras melhor. O sistema, que é atualizado em tempo real, fica disponível para consulta do DP e de lideranças que podem analisar horas extras a qualquer momento.

Em outras palavras, não é preciso esperar o fim do mês e um eventual “susto” causado pelo excesso de horas extras onerando a folha de pagamento.

Diferente disso, a realização de jornadas extraordinárias pode ser acompanhada diariamente ou semanalmente, por exemplo.

Dessa forma, as lideranças podem orientar suas equipes e ajudar a organização a manter seus custos dentro do orçamento previsto.

E, claro, esse controle também contribui para que, no momento de fechar a folha, o DP tenha informações consistentes sobre a jornada de cada pessoa, evitando erros de cálculo, pagamento e suas consequências.

Integração com sistemas de folha de pagamento

Ainda, o software da Sólides Tangerino pode ser facilmente integrado a diversos sistemas de folha de pagamento.

Com isso, o DP consegue exportar todas as informações sobre a jornada dos colaboradores e automatizar o cálculo das remunerações.

No vídeo abaixo você confere como integrar a nossa solução ao sistema de folha de pagamento usado na sua empresa!

Central do Contador

potencial do marketing BI

É bastante comum que uma empresa precise do auxílio de profissionais da contabilidade para cumprir corretamente diversas rotinas tributárias e fiscais. E isso envolve a folha de pagamento também.

Quer a organização conte com uma equipe interna ou contrate especialistas de fora, é fundamental repassar informações básicas para que esses profissionais ajudem a manter a saúde financeira e a conformidade com as leis.

A solução da Sólides Tangerino também conta com a Central do Contador. Profissionais com autorização de acesso podem usar esse módulo para conferir os dados necessários para cumprir com suas obrigações, auxiliando a empresa na conquista de seus objetivos.

Tire outras dúvidas sobre folha de pagamento!

Interessante como um assunto tão básico como a folha de pagamento rende bastante informação, não é? Vem com a gente recapitular alguns dos principais pontos que abordamos e tirar outras dúvidas importantes.

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento desenvolvido pelo DP para organizar as informações necessárias e realizar o cálculo da remuneração das pessoas contratadas pela empresa.

Quais as principais informações da folha de pagamento?

Embora não exista um modelo único de folha de pagamento, existem orientações quanto às principais informações que devem constar no documento:

• identificação da pessoa;
• categoria do colaborador;
• período de referência;
• remuneração;
• descontos;
• proventos (valores a receber);
• número de quotas de salário-família;
• total líquido a receber.

Quais os descontos da folha de pagamento?

Embora variações possam existir, os principais descontos da folha de pagamento são:

• contribuição previdenciária (INSS);
• Imposto de Renda;
• contribuição sindical;
• adiantamento de salário;
• faltas injustificadas e atrasos;
• vale-transporte;
• vale-refeição e alimentação.

Qual a relação entre a folha de pagamento e o eSocial?

Após a implementação do sistema, ocorreram algumas mudanças. Atualmente, o DP deve fazer o envio das informações da folha de pagamento ao governo pelo eSocial.

Otimize os processos da folha de pagamentos com o Tangerino

Pronto, agora você é praticamente expert em folha de pagamento. Ao menos, na teoria, porque ainda precisa conhecer na prática a solução da Sólides Tangerino para o seu DP e todas as vantagens que apresentamos aqui.

Não deixe para depois, agende uma demonstração gratuita e conheça o software Tangerino!

Para modernizar seu DP sem complicações, Sólides Ponto