Folha de pagamento digital: o que é e como fazer?

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Já pensou no quão trabalhoso é o processo de emitir a folha de pagamento de todos os colaboradores de uma empresa, principalmente das de grande porte? A boa notícia é que essa tarefa pode ficar muito mais simples se a organização optar pela folha de pagamento digital.

Engana-se quem pensa que os sistemas automatizados são ideais apenas para empresas com um grande número de funcionários. PMEs também podem se beneficiar dessa tecnologia e otimizar os processos dos times de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Quer entender a fundo como funciona a folha de pagamento online, quais os benefícios do holerite online e como escolher o melhor sistema para sua empresa? Então, não deixe de conferir este conteúdo até o fim! 

O que é folha de pagamento digital?

A folha de pagamento digital é a versão eletrônica do tradicional documento que registra e detalha a remuneração dos colaboradores. Ela automatiza processos manuais como cálculos, lançamentos e geração de relatórios, economizando tempo, reduzindo erros e otimizando a gestão financeira da empresa.

Há vários fatores ― como faltas injustificadas, horas extras, tributos etc ― que devem constar na folha de pagamento online. Afinal, ela não só possui o salário, como tudo o que compõe a remuneração dos colaboradores, permitindo o cálculo da folha de pagamento considerando valores líquido e bruto devidos.

Sendo assim, para saber todos os detalhe sobre o tema, é só continuar conosco.

Aproveite que está por aqui e confira também:

O que diz a lei sobre a folha de pagamento digital?

Atualmente, são três os principais instrumentos legais que regem o uso da folha de pagamento: a CLT, o artigo 225 do Decreto nº 3.048/99 e a  Lei n.º 12.682/2012.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo 464, determina que o comprovante de depósito do salário já é suficiente para comprovar o pagamento, mesmo que seja emitido virtualmente. Confira:

“O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”

Para complementar a informação, falemos então do artigo 225 do Decreto nº 3.048/99. Este, por sua vez, estabelece que a empresa deve, entre outras coisas, ter uma cópia dos documentos de pagamento em sua posse, não fazendo discriminação da natureza deste, ou seja, se é digital ou físico. Compreenda:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.”

E, para encerrar, a Lei n.º 12.682/2012 regulamenta não só o uso da folha de pagamento online, como de outros documentos digitais. Entenda:

“Art. 2º – A.  Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.”

Como funciona a folha de pagamento digital?

Como já mencionamos, a folha de pagamento online é uma maneira alternativa de fazer o controle dos valores que devem ser pagos aos colaboradores, os descontos, adicionais e bônus. Ela é uma versão digital do documento de pagamentos, o holerite.

Por meio de um sistema unificado, a empresa tem acesso aos contracheques dos colaboradores online. Desse modo, o contador responsável pode realizar o lançamento de todos os dados referente ao pagamento da jornada mensal, incluindo benefícios como:

• IRPF;
• FGTS;
• INSS; 
• Vale-transporte;
• Vale-alimentação/refeição.

Para saber como funciona a folha de pagamento online, é necessário entender os tipos de holerite online mais usados pelas empresas. É possível perceber que os departamentos costumam escolher entre dois modelos, sendo um deles mais seguro e confiável. Confira quais são eles:

Planilhas online

Seja por meio do Google Sheets, Excel ou outro software de planilhas, o documento é elaborado para ficar em um sistema de nuvem, como o próprio Google Drive. Desse modo, qualquer colaborador do RH ou do DP consegue acessá-lo de qualquer lugar.

Embora pareça uma ótima solução, as planilhas precisam ser alimentadas constantemente com os dados dos colaboradores, e isso precisa ser feito por um profissional do time. Ou seja, requer um trabalho mecânico e passível de erros.

O sistema é capaz de automatizar apenas os cálculos, e mesmo assim somente após obter tais dados. Portanto, é um método que demanda muito tempo e atenção para que não haja falhas.

Softwares

Esse sistema consegue automatizar todas as etapas para o cálculo da folha de pagamento. Os softwares de folha de pagamento online não exigem nenhum input manual, ou seja, basta integrá-los ao sistema de controle de ponto para que os dados sejam monitorados e contabilizados. Isso confere à empresa um processo muito mais ágil e seguro.

Todos os dados são internalizados pela própria ferramenta, a partir da coleta de informações da jornada de trabalho, como os horários praticados, adicionais, horas extras, entre outros.

Esse tipo de produto consegue ter acesso e captar informações de outros sistemas que o RH utiliza para fazer uma apuração precisa e fiel à realidade. É por isso que essa solução é mais vantajosa.

O que deve constar em uma folha de pagamento digital?

Embora não exista um modelo oficial e único para a folha de pagamento online, ela precisa seguir os mesmos princípios da versão impressa, incluindo todas as informações obrigatórias por lei. São elas:

1. Período de referência

• Data inicial e final utilizados como base para o cálculo da folha de pagamento.
• Deve estar claro e de fácil identificação para o colaborador.

2. Dados pessoais e trabalhistas do colaborador

• Nome completo
• CPF
• Função
• Cargo
• Número da CTPS
• Endereço
• Telefone
• Data de admissão
• Salário-base
• Jornada de trabalho

3. Frequência do funcionário

• Número de dias trabalhados
• Faltas
• Atrasos
• Horas extras
• Afastamentos (licença médica, férias etc.)

4. Remuneração

• Salário-base
• Gratificações
• Adicional noturno
• Auxílio-maternidade
• Auxílio-transporte
• Horas extras
• Outros adicionais e vantagens

5. Descontos

• Previdência Social
• Imposto de Renda
• Contribuições sindicais
• Adiantamentos
• Faltas
• Atrasos
• Outros descontos legais ou contratuais

6. Proventos

• Valor bruto da remuneração
• Férias
• 13º salário
• Abono salarial
• Participação nos lucros
• Outros proventos

7. Salário líquido

• Valor final que o colaborador receberá, após os descontos.

8. Forma de pagamento e data

• Como o colaborador receberá o pagamento (depósito em conta, dinheiro, etc.).
• Data em que o valor estará disponível.

A empresa tem, ainda, a liberdade de adicionar outros dados relevantes de acordo com suas necessidades. Aí vão alguns exemplos:

• dados bancários do colaborador;
• histórico de pagamentos;
• imposto de renda retido na fonte;
• débitos trabalhistas;
• informações sobre o plano de saúde;
• dados do sindicato;
• outras informações relevantes para a empresa e o colaborador.

Quais as vantagens da folha de pagamento digital?

A principal vantagem de adotar a folha de pagamento online é, sem dúvidas, a otimização do tempo. Afinal, elencar todas as informações necessárias para calcular o holerite é muito moroso. 

Além disso, os sistemas modernos digitalizaram várias etapas do processo que eram feitas manualmente. Isso reduziu a incidência de erros, simplificou o trabalho e deu mais tempo para que os setores de RH e DP pudessem realizar atividades mais estratégicas para a organização. 

Antes da adoção do holerite online, muitos empregadores contratavam empresas de contabilidade externas para gerenciar a folha de pagamento dos funcionários.

No entanto, com os softwares, o RH consegue fazer o cálculo com precisão — desde que receba o treinamento apropriado para evitar problemas trabalhistas.

Resumidamente, podemos dizer que as vantagens da folha de pagamento online são:

• economiza de tempo do RH e do DP;
• elimina tarefas manuais e mecânicas;
• evita erros no cálculo;
• permite acessar os dados sobre a jornada de trabalho a qualquer hora e lugar;
• é integrável a sistemas de controle de ponto, como o Tangerino.

Por que é importante integrar o controle de ponto à folha de pagamento?

Erros de cálculo da folha de pagamento podem gerar despesas extras para a empresa. Por isso é fundamental acompanhar as horas de trabalho diárias dos colaboradores.

O mais importante, no entanto, vem agora. Além do cálculo da jornada de trabalho, também devem ser considerados os descontos na folha de pagamento, a jornada de trabalho e as faltas injustificadas.

Para tal, nada melhor do que contar com um aplicativo de controle de ponto. Com ele, você vai conseguir acompanhar o dia de trabalho de seus funcionários e facilitar os cálculos da folha de pagamento online.

Com o Sólides DP (antigo Sólides Tangerino), você terá mais economia de tempo e dinheiro na sua empresa. A solução é 100% legal, amparada pela Portaria 671 do MTE e ajuda o seu negócio a evitar processos trabalhistas e prejuízos na justiça.

A plataforma permite:

• acompanhar os pontos dos funcionários diariamente, não apenas no fim do mês;
• fechar a folha de ponto com poucos cliques;
• integrar o sistema aos principais softwares do mercado;
• gerar relatórios em tempo real para tomar decisões embasadas em dados;
• criar configurações personalizadas.

Já conhece o Sólides Folha Digital?

Aproveitando que estamos falando de softwares, agora chegou a melhor parte! Com a missão de impulsionar milhões de pequenos e médios negócios em todo o país, anunciamos o Sólides Folha Digital.

Com ela, as empresas poderão:

• fazer os cálculos da folha de pagamento em um piscar de olhos;
• ter o total controle sobre o fluxo de caixa da empresa com previsões precisas e em tempo real;
• oferecer autoatendimento aos colaboradores;
• promover processos de admissão digital sem complicações.

E aí, que tal transformar o modo como você gerencia os pagamentos da sua empresa? Experimente agora mesmo o Sólides Folha Digital e comprove a diferença!