Folha de Pagamento Online: Como Fazer?

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Já pensou no quão trabalhoso é o processo de emitir o holerite de todos os colaboradores de uma empresa, principalmente das de grande porte? Mas essa tarefa pode ficar muito mais simples se a organização optar pela folha de pagamento online.

Engana-se quem pensa que os sistemas automatizados são ideais apenas para empresas com um grande número de funcionários. PMEs também podem se beneficiar dessa tecnologia e otimizar os processos dos times de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Quer entender a fundo como funciona a folha de pagamento online, quais os benefícios do holerite online e como escolher o melhor sistema para sua empresa? Então, não deixe de conferir este conteúdo até o fim! 

Neste artigo, você vai conferir:

• O que é folha de pagamento online?
• Como fazer um holerite online? 
• Quais as vantagens de usar uma folha de pagamento online?
• Folha de pagamento online é legal?
• Quais os dados que devem constar em um holerite online?
• Por que é importante integrar o controle de ponto à folha de pagamento online?

O que é folha de pagamento online?

Folha de pagamento online ou holerite online é um documento virtual que reúne informações sobre a remuneração dos funcionários e prestadores de serviço de uma empresa.

Também conhecida como folha online, é por meio dela que o Departamento Pessoal transforma informações sobre o cumprimento da jornada de trabalho de cada colaborador em dados contábeis.

Há vários fatores ― como faltas injustificadas, horas extras, adicionais e tributos ― que devem ser apresentados na folha de pagamento online dos funcionários.

Isso porque o holerite online não apresenta apenas o salário, mas tudo aquilo que compõe a remuneração dos profissionais contratados. Algo que permite o cálculo da folha de pagamento considerando os valores líquido e bruto devidos.

A folha de pagamento na sua versão original, ou seja, impressa, é um documento calculado e emitido pela contabilidade que detalha todos os valores a serem pagos por uma empresa a título de remuneração e contribuições ao FGTS e INSS em determinado período.

O documento em questão está previsto no Decreto 3.048/1999 que aprova o Regulamento da Previdência Social, e dá outras providências. Veja o que diz o Artigo 225, item I do referido decreto:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos.”

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Como fazer um holerite online? 

Como já mencionamos, a folha de pagamento online é uma maneira alternativa de fazer o controle dos valores que devem ser pagos aos colaboradores, os descontos, adicionais e bônus. Ela é uma versão digital do documento de pagamentos, o holerite.

Por meio de um sistema unificado, a empresa tem acesso aos contracheques dos colaboradores online. Desse modo, o contador responsável pode realizar o lançamento de todos os dados referente ao pagamento da jornada mensal, incluindo benefícios como:

• IRPF;
• FGTS;
• INSS; 
• Vale-transporte;
• Vale-alimentação/refeição.

Para saber como funciona a folha de pagamento online, é necessário entender os tipos de holerite online mais usados pelas empresas. É possível perceber que os departamentos costumam escolher entre dois modelos, sendo um deles mais seguro e confiável. Confira quais são eles:

Planilhas online

Seja por meio do Google Sheets, Excel ou outro software de planilhas, o documento é elaborado para ficar em um sistema de nuvem, como o próprio Google Drive. Desse modo, qualquer colaborador do RH ou do DP consegue acessá-lo de qualquer lugar.

Embora pareça uma ótima solução, as planilhas precisam ser alimentadas constantemente com os dados dos colaboradores, e isso precisa ser feito por um profissional do time. Ou seja, requer um trabalho mecânico e passível de erros.

O sistema é capaz de automatizar apenas os cálculos, e mesmo assim somente após obter tais dados. Portanto, é um método que demanda muito tempo e atenção para que não haja falhas.

Software de folha de pagamento online

Esse sistema consegue automatizar todas as etapas para o cálculo da folha de pagamento. Os softwares de folha de pagamento online não exigem nenhum input manual, ou seja, basta integrá-los ao sistema de controle de ponto para que os dados sejam monitorados e contabilizados. Isso confere à empresa um processo muito mais ágil e seguro.

Todos os dados são internalizados pela própria ferramenta, a partir da coleta de informações da jornada de trabalho, como os horários praticados, adicionais, horas extras, entre outros.

Esse tipo de produto consegue ter acesso e captar informações de outros sistemas que o RH utiliza para fazer uma apuração precisa e fiel à realidade. É por isso que essa solução é mais vantajosa.

Um sistema de controle de jornada como o Tangerino, por exemplo, permite que o RH otimize sua rotina, economize tempo, evita erros no cálculo das horas trabalhadas e melhora o clima organizacional. Isso porque os colaboradores saberão que serão pagos corretamente, já que o sistema é antifraude.

Ainda não conhece esse produto? Acesse este material completo e conheça todas as funcionalidades do Tangerino!

Quais as vantagens de usar uma folha de pagamento online?

A principal vantagem de adotar a folha de pagamento online é, sem dúvidas, a otimização do tempo. Afinal, elencar todas as informações necessárias para calcular o holerite é muito moroso. 

Além disso, os sistemas modernos digitalizaram várias etapas do processo que eram feitas manualmente. Isso reduziu a incidência de erros, simplificou o trabalho e deu mais tempo para que os setores de RH e DP pudessem realizar atividades mais estratégicas para a organização. 

Antes da adoção do holerite online, muitos empregadores contratavam empresas de contabilidade externas para gerenciar a folha de pagamento dos funcionários. No entanto, com os softwares, o RH consegue fazer o cálculo com precisão — desde que receba o treinamento apropriado para evitar problemas trabalhistas.

Resumidamente, podemos dizer que as vantagens da folha de pagamento online são:

• economiza de tempo do RH e do DP;
• elimina tarefas manuais e mecânicas;
• evita erros no cálculo;
• permite acessar os dados sobre a jornada de trabalho a qualquer hora e lugar;
• é integrável a sistemas de controle de ponto, como o Tangerino.

Folha de pagamento online é legal?

A lei permite a adoção da folha de pagamento digital. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que o comprovante de depósito do salário já é suficiente para comprovar o pagamento, mesmo que seja emitido virtualmente.

O artigo 225 do Decreto nº 3.048/99 estabelece algumas obrigações da empresa em relação à emissão da folha de pagamento, confira:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.”

Isso quer dizer que a empresa sempre deve ter uma cópia dos documentos de pagamento em sua posse, não fazendo discriminação quanto ao documento digital ou físico.

Quais os dados que devem constar em um holerite online?

Entre as informações que não podem faltar em uma folha de pagamento, podemos destacar:

• nome da empresa;
• endereço e CNPJ;
• mês de referência;
• nome e função dos funcionários;
• valor dos proventos e descontos de cada funcionário;
• salário base de cada funcionário;
• base de cálculo e valor do INSS;
• base de cálculo e valor do FGTS;
• valor total e valor líquido da folha de pagamento.

Além dessas informações, a folha de pagamento online ou física é composta por salário base, salário líquido, proventos e descontos.

A seguir, você confere quais são os principais proventos e descontos do holerite online:

Proventos da folha de pagamento online

• Salário base: é o valor da remuneração firmado no contrato de trabalho e que não pode ser inferior ao salário mínimo ou piso da categoria, quando houver;
• hora extra: sempre que o funcionário realizar horas de trabalho superiores às que foram previstas no seu contrato de trabalho, a hora extra deve ser incluída com percentual mínimo de 50%;
• adicional noturno: deve ser pago aos empregados urbanos que trabalharem entre 22h e 5h e aos trabalhadores rurais que trabalharem entre 20h e 4h;
• insalubridade: deve ser pago a profissionais submetidos a trabalho em locais que coloquem em risco a sua saúde;
• periculosidade: pago a profissionais que trabalham em atividades que arrisquem sua vida, envolvendo eletricidade, trabalho em altura e produtos inflamáveis.

Descontos do holerite online

• INSS: valor descontado sobre a remuneração dos funcionários a título de contribuição para a Previdência Social e sua aposentadoria;
• FGTS: para a manutenção do fundo, os empregadores depositam todo mês um valor correspondente a 8% do salário do funcionário em uma conta na Caixa Econômica Federal, em nome do beneficiário.
• IRRF: desconto realizado para contribuição dos funcionários ao Imposto de Renda Pessoa Física;
• Faltas e atrasos: faltas como os atrasos podem ser descontados na folha de pagamento, desde que o trabalhador não tenha apresentado justificativa legal — como um atestado médico, por exemplo;
• Benefícios legais: deve ser descontado quando o funcionário solicita algum benefício, como vale-refeição, vale-alimentação e vale-transporte.

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Por que é importante integrar o controle de ponto à folha de pagamento online?

Erros de cálculo da folha de pagamento podem gerar despesas extras para a empresa. Por isso é fundamental acompanhar as horas de trabalho diárias dos colaboradores. Desse modo, evitam-se pagamentos de horas extras e intervalos semanais, atrasos injustificados e absenteísmo.

Para isso, além do cálculo da jornada de trabalho, também devem ser considerados os descontos na folha de pagamento, a jornada de trabalho e as faltas injustificadas.

Afinal, essas informações fazem parte da folha de pagamento da empresa e todos esses fatores devem ser cuidadosamente avaliados e registrados. Para tal, nada melhor do que contar com um sistema de gestão da jornada de trabalho.

Com um aplicativo de controle de ponto, você vai conseguir acompanhar a jornada de trabalho de seus funcionários e facilitar os cálculos da folha de pagamento online.

Com o Tangerino, você terá mais economia de tempo e dinheiro na sua empresa. A solução é 100% legal, amparada pela Portaria 671 do MTE e ajuda o seu negócio a evitar processos trabalhistas e prejuízos na justiça.

A plataforma permite:

• acompanhar os pontos dos funcionários diariamente, não apenas no fim do mês;
• fechar a folha de ponto com poucos cliques;
• integrar o sistema aos principais softwares do mercado;
• gerar relatórios em tempo real para tomar decisões embasadas em dados;
• criar configurações personalizadas.

Pronto para fazer a folha de pagamento online?

Fechar a folha de pagamento dos funcionários é uma tarefa simples. Contudo, para isso, é necessário que a empresa invista em soluções tecnológicas que ofereçam o suporte necessário aos profissionais de RH e DP.

Como vimos, muitas variáveis precisam ser consideradas para que os cálculos sejam realizados corretamente — como proventos e descontos.

Além disso, há também a necessidade de se realizar um controle de ponto correto para facilitar a emissão de uma folha de pagamento online sem erros.

Além de entender cada detalhe do funcionamento do holerite online, é preciso ter organização e atenção para fazer tudo da melhor maneira e em tempo hábil.

Por tudo isso, soluções como o Tangerino são bem-vindas. Aproveite que chegou até aqui e experimente por 14 dias grátis. Você verá como é fácil usar a tecnologia a seu favor!