O que é holerite online e como disponibilizá-lo aos colaboradores?

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Atualmente, vivemos uma verdadeira transformação digital dentro das empresas e o DP é um dos setores que mais está se transformando. E uma das mudanças que podemos acompanhar hoje é a disponibilização do holerite online.

Antes dessa digitalização, o processo era bastante moroso, especialmente para empresas com vários colaboradores. Imagine só precisar imprimir um holerite para cada colaborador e distribui-lo por toda a empresa.

Não parece ser um processo muito prático, não é mesmo?

Mas a tecnologia veio para resgatar o seu time de RH e DP dessa função morosa.

Veja abaixo os tópicos que abordamos neste texto e descubra todos os benefícios de contar com o holerite online.

• O que é holerite online?
• Holerite online é permitida por lei?
• Quais as vantagens da holerite online?
• O que deve constar no holerite online?
• Como fazer um holerite online?
• Quais as principais dúvidas sobre a holerite online?

O que é holerite online?

O holerite online tem a mesma função dos contracheques tradicionais, comprovar o pagamento do colaborador como estabelecido em seu contrato de trabalho, mas disponibilizado pelo meio digital.

Para realizar esta distribuição pelo meio digital, é normalmente utilizado um sistema protegido por senha para que os colaboradores possam acessar as informações a respeito do seu pagamento a qualquer momento.

Atualmente, o holerite online é um dos métodos favoritos das empresas e, mais especificamente, do DP, por ser mais eficiente, rápido e barato! Não somente, acaba sendo muito mais prático para o time do DP na hora da distribuição.

Mas como funciona o holerite online? Descubra a seguir.

Para que serve um holerite online?

Todas as informações que constam no documento tradicional também estão presentes no holerite online, ou seja, funciona como um controle de pagamento para a empresa e de recebimento para os funcionários.

Ele descreve não somente o salário acordado em contrato, mas todos os adicionais e descontos que possam ter ocorrido naquele mês. Assim, a empresa fica resguardada que está cumprindo todas as suas obrigações como contratante.

Por outro lado, os colaboradores podem utilizar o holerite online para comprovar renda com diversos fins, como abertura de contas bancárias, solicitar crédito, declarar imposto de renda e muito mais.

Leia também:

• Descubra o que é holerite e se ela é obrigatória em sua empresa!
• Folha de pagamento: veja quais detalhes não podem ficar de fora

Holerite online é permitido por lei?

Você verá no próximo tópico que existem inúmeras vantagens associadas a disponibilização do holerite online, contudo, esta é uma prática permitida por lei?

Primeiro, vamos entender o que diz a CLT sobre o assunto:

“Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.” 

Desta forma, é uma obrigação da empresa a entrega do holerite ou “contra recibo” a fim de comprovar que o pagamento mensal (junto a todos os adicionais, gratificações, bônus etc.).

Apesar desta obrigatoriedade, a assinatura no holerite pelo colaborador, como era feito tradicionalmente, não é mais necessária, uma vez que os comprovantes de depósito em conta (desde que previamente acordado com o funcionário) têm força de recibo.

É essa redação da lei que permite que os holerites online substituam a forma tradicional impressa em papel que precisava ser assinada e deixe o processo muito mais rápido e prático para todos. Ou seja, o holerite online é legal!

Vale a pena salientar que a não emissão do holerite pela empresa pode resultar em processos trabalhistas, uma vez que é direito do trabalhador ter acesso a esses comprovantes, já que, como falamos acima, é uma forma de comprovação de renda para diversas finalidades.

Quais as vantagens da holerite online?

Agora, vamos falar sobre as vantagens de adotar este método e porque você deve implantá-lo na sua empresa agora. Confira abaixo.

• armazenamento na nuvem seguro;
• transparência das informações;
• processo dentro das exigências da LGPD;
• maior praticidade e rapidez para acessar documentos;
• menos erros na hora de calcular a folha;
• maior controle do orçamento;
• relatórios automáticos e otimizados.

Armazenamento na nuvem seguro

A grande diferença do holerite online é o seu armazenamento digital, o que não só oferece muito mais segurança para as empresas na gestão de dados, já que somente pessoas autorizadas podem acessar, como também resolve um problema: a permanência dos dados.

Quando armazenados nas nuvem os dados ficam salvos indefinidamente, podendo ser acessados a qualquer momento e não ocupam espaço físico na empresa.

Dessa forma, além de ser mais seguro, também acaba sendo mais barato, especialmente se levarmos em consideração que não precisa imprimir um documento para cada colaborador.

Transparência das informações

Quando os dados ficam disponíveis online e podem ser acessados a qualquer momento, a transparência entre a empresa e colaboradores aumenta.

Isso porque eles podem ter acesso às informações a respeito do seu salário quando e onde quiserem, assim, não é necessário realizar solicitações formais que podem demorar até dias para serem atendidas e sobrecarregar o DP.

Agora, um segundo: que tal otimizar ainda mais o seu DP? Acesse os materiais gratuitos a seguir e agilize seus processos:

• Planilha Folha de Pagamento – automatize os cálculos na folha
• DP tecnológico: armazenamento em nuvem e gestão digital
• Assinatura eletrônica e gestão eletrônica de documentos: conheça os benefícios

Processo dentro das exigências da LGPD

A segurança das informações dentro de uma organização nunca deve ser subestimada, especialmente levando em consideração que as sanções da Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) já estão valendo.

Sendo assim, ao contar com um sistema digital que protege os dados através do uso de senha e autorizações é possível garantir maior privacidade sem abrir mão da transparência.

Sendo assim, utilizar um sistema digital é uma ótima forma de preparar a sua empresa para lidar com a LGPD. E se engana quem pensa que esta lei só se refere a dados de clientes, os funcionários também têm direito à proteção.

Maior praticidade e rapidez para acessar documentos

Uma das atividades que mais consomem o tempo do DP e RH é a procura e disponibilização de documentos. Ao contar com o holerite online, parte dessa demanda é resolvida.

Isto porque qualquer colaborador pode consultar através de um computador ou mesmo de seu smartphone suas próprias informações. Assim, os analistas no DP e RH podem focar o seu tempo na execução de tarefas realmente estratégicas para a empresa.

Menos erros humanos

Quando se utiliza o holerite online, os dados são inseridos de forma automática, ou seja, saem de um sistema informatizado para outro. Isso diminui a probabilidade de erro quando comparados a forma tradicional na qual os informações são inseridas de maneira manual.

Contar com essa base de dados também é uma forma de otimizar todo o processo já que pode ser feito em massa para todos os colaboradores e disponibilizado quase imediatamente.

Melhor controle do orçamento

O sistema de holerite online pode ser facilmente integrado a outros sistemas, inclusive sistemas financeiros. Desta forma, é possível conseguir relatórios compreensivos sobre a folha de pagamento, já que no contra cheque deve estar presente todos os acréscimos e descontos no salário do colaborador.

Dessa forma, a disponibilização do holerite de forma digital pode promover a troca de informação entre setores e otimizar o funcionamento dos mesmos.

Não somente, ao contar com um sistema de ponto em tempo real, todos esses dados podem estar sempre disponíveis para a gestão e os times, facilitando a tomada de decisão.

Relatórios automáticos

Outro ponto interessante de utilizar ferramentas modernas e inteligentes é a possibilidade de emitir relatórios com dados em tempo real a respeito de inúmeras coisas.

Isso faz com que seja muito mais fácil acompanhar as métricas de RH e ter um impacto positivo e estratégico na empresa.

E mesmo que as ferramentas para o holerite online não possibilitem gerar relatórios automaticamente, o fato de ter acesso rápido aos dados também ajuda os analistas de RH e DP a executarem seus trabalhos com maior celeridade.

O que deve constar no holerite online?

Falamos até aqui que a principal função do holerite é informar tudo a respeito do pagamento do colaborador mês a mês. Assim, ele precisa ter mais informações que somente o valor do salário acordado em contrato.

Ademais, também é necessário identificar empresa e colaborador através do documento. Desta forma, veja abaixo os dados necessários:

Da empresa:

• nome;
• endereço;
• razão social;
• CNPJ.

Do colaborador:

• nome;
• número PIS;
• função e/ou cargo;  
• CPF.

Da atuação do colaborador e sua compensação:

• salário bruto;
• dias trabalhados;
• adicionais (horas extras, periculosidade etc);
• gratificações;
• descontos (atrasos, faltas, adiantamentos etc);
• contribuições (INSS, FGTS, sindical);
• descontos de benefícios (plano de saúde, odontológico, vale alimentação etc);
• salário líquido, após a aplicação dos descontos.

Como pode ver, não são muito dados e todos precisam estar devidamente registrados para que a folha de pagamento possa ser finalizada.

Como fazer um holerite online?

A melhor forma de oferecer o holerite online é através de softwares de RH. Não raro é possível automatizar o preenchimento de diversos dados e ainda outras inúmeras funções que vão facilitar a rotina do DP e RH.

Desta forma, procure alguns softwares que ofereçam diversas funções para te ajudar a otimizar as tarefas do seu setor e ainda oferecer mais transparência para todos os colaboradores.

Assim, existem várias formas de como fazer um holerite online, basta escolher a que melhor se encaixa com as necessidades da sua empresa.

Quais as principais dúvidas sobre a holerite online? 

Confira abaixo as principais dúvidas sobre o holerite online e algumas respostas rápidas. Para ter uma visão mais compreensiva sobre o assunto, recomendamos a leitura completa deste artigo.

Conclusão

Neste artigo, você aprendeu tudo o que precisa a respeito do holerite online e sobre como sua implementação traz diversas vantagens para a sua empresa.

Ele representa um resumo do salário do colaborador, todos os seus adicionais e descontos e deve ser entregue mensalmente.

Desta forma, utilizá-lo ajuda a aumentar a transparência de informações entre empregador e empregado e também otimiza os processos do DP e RH economizando em impressão e armazenamento físico.

Não pare sua leitura agora, descubra quais são os impostos sobre a folha de pagamento e não deixe faltar nenhuma informação no holerite online de seus colaboradores.