Software de RH: Qual a Melhor Opção Para Sua Empresa?

Faz tempo que a conversa sobre transformação digital acontece e pode ser que você já saiba da existência dos softwares de RH. Mas sabe também por que apostar na tecnologia e qual ferramenta selecionar para a sua empresa?

Um bom software de RH faz é peça-chave para a automação de processos visando desburocratizar as rotinas do setor e permitir uma atuação mais estratégica.

Com este post, vamos ajudar você a entender melhor tudo isso para que saiba por que vale a pena advogar pela introdução da tecnologia no RH. Acompanhe!

• A tecnologia no RH
• O que são os softwares de RH
• Por que automatizar processos do RH

A tecnologia no RH

Há quanto tempo você ouve falar em transformação digital? Ainda que o tema esteja em voga há muito tempo, há quem ainda não participe ativamente dessa mudança.

Se não aconteceu em sua empresa, é provável que você saiba de alguma outra que se viu forçada a abraçar o uso de novas tecnologias para conseguir viver o home office que foi imposto, do dia para a noite, pela pandemia da Covid-19.

Diante dessa situação, arriscamos dizer que muitos empregadores e trabalhadores “passaram aperto” não só pelas circunstâncias de uma pandemia, mas por sequer saberem como a tecnologia pode ajudar.

Apesar disso, ainda que não conhecessem as soluções, aos poucos muitos foram percebendo que existem softwares de RH, e vários outros, que podem transformar a vida de empresas e trabalhadores.

Essas soluções já existiam antes do cenário de pandemia e foram criadas para tornar a rotina do setor menos burocrática, permitindo que os profissionais tenham tempo disponível e recursos para criar um RH mais estratégico.

Para além da desburocratização

A tecnologia no RH não existe apenas para poupar o setor do estresse das questões burocráticas, mas para permitir que o setor seja capaz de compreender as demandas de gestão de pessoas e melhor se preparar para atendê-las.

É importante falar disso, porque a realidade do universo corporativo está em constante e rápida transformação. 

A conversa em torno de temas como soft skills e propósito de carreira mostra que o vínculo dos profissionais com o trabalho está se modificando, e a relação dos empregadores com seus funcionários precisa acompanhar isso.

Segundo dados da pesquisa Future of HR 2020 insights (ou Insights sobre o Futuro do RH 2020), três em cada cinco lideranças que atuam no setor acreditam que “a função do RH se tornará irrelevante rapidamente caso não modernize sua abordagem”. 

Contudo, isso é algo que depende de uma mudança de visão nas empresas e da adoção de novas tecnologias.

Um dos caminhos que se apresenta é o uso de softwares de RH para entender melhor as necessidades dos funcionários e da empresa e, a partir daí, desenhar estratégias para engajar os profissionais.

O que são os softwares de RH

Um ponto importante sobre a transformação digital é que ainda há quem pense se tratar de um fenômeno aplicável apenas a áreas já atreladas à tecnologia.

Ou que usar programas como o Excel e outros genéricos já significa que o setor está imerso nessa transformação.

Com isso, é preciso esclarecer o que são e quais os tipos de software de RH. Falamos de programas e aplicações, ou seja, de soluções especialmente desenvolvidas para atender a demandas do RH, facilitando o cumprimento de tarefas e rotinas.

São tecnologias que permitem que o setor não se limite a questões burocráticas, para que o RH seja capaz de elevar o nível da gestão de pessoas e assumir protagonismo dentro da empresa.

Para que você conheça melhor a ideia por trás dos softwares de RH, vamos conferir quais são os tipos de tarefas ou demandas que essas soluções conseguem otimizar. Confira!

Recrutamento e seleção

Os processos de recrutamento e de seleção de novos funcionários estão entre as atividades mais conhecidas desempenhadas pelo RH e são de extrema importância.

Toda empresa sonha em formar o melhor quadro de funcionários possível, porque sabe que seus resultados dependem diretamente da competência e da capacidade de sua força de trabalho. 

Com isso, é responsabilidade do RH escolher os melhores profissionais do mercado para as vagas em aberto.

O RH pode se esforçar ao máximo para analisar os currículos que chegam e encontrar os melhores candidatos. Entretanto, como muitas vezes há um prazo a se cumprir, o resultado pode não ser o mais acurado.

Com isso, otimizando o processo, softwares de RH específicos para recrutamento e seleção, equipados com Inteligência Artificial (AI) permitem que a empresa se conecte com os melhores profissionais.

Comunicação

Uma comunicação bem desenvolvida é um dos pilares de uma gestão de pessoas eficiente. Isso é algo que nem sempre é possível de se fazer pessoalmente, ou seja, ao menos parte da comunicação precisa ser feita de outra forma.

Murais de aviso ainda podem ter alguma serventia, mas considerando que vivemos uma realidade pautada pelo imediatismo, é fundamental que o setor responsável pela gestão de pessoas tenha tecnologias para se comunicar com os funcionários.

Com isso, é interessante contar com softwares de RH que favoreçam a comunicação interna, porque avisos, informes e outros conteúdos são necessários para engajar os trabalhadores da empresa.

Clima organizacional

Como você deve saber, o clima organizacional é um indicador de satisfação e mostra como o ambiente de trabalho é percebido pelo time. Manter esse ambiente positivo é uma tarefa do setor de RH que precisa estar atento aos processos da empresa.

Um clima organizacional ruim pode ser refletido pela falta de motivação, baixa produtividade, necessidade constante de retrabalhos, perda de prazos e na alta rotatividade de funcionários. 

Com tudo isso, não há RH que não se preocupe em melhorar e manter um clima mais agradável e positivo. Essa mudança, contudo, depende da identificação de fatores que apontem para o que está errado na empresa e para aquilo o que precisa ser melhorado. 

Pesquisas de satisfação e clima, assim como a análise de engajamento, fornecem dados úteis nesse sentido e podem ser feitas com auxílio de softwares de RH.

Processos internos

Apenas para que tenhamos um exemplo claro de processo interno que pode contar com o uso da tecnologia, vamos falar sobre como fazer adequadamente a concessão de benefícios aos funcionários.

Para além daquilo que é obrigatório com base na CLT, uma empresa pode ter um programa próprio de benefícios para conquistar e fidelizar os funcionários. Para que isso dê certo, não basta oferecer algo sem verificar se o benefício é válido e sem gerenciá-lo corretamente.

A gestão de benefícios permite que a empresa use seus recursos adequadamente. Isso significa reduzir custos e investir de forma mais estratégica, dando a cada trabalhador algo que realmente faça a diferença em sua vida.

É possível que esse gerenciamento seja feito manualmente, mas certamente essa não é uma tarefa fácil. Por isso, softwares de RH existem para ajudar.

Atividades burocráticas

Ainda, a tecnologia também permitiu a criação de soluções que facilitam a vida do RH, ou mais especificamente do DP, na hora de lidar com atividades burocráticas como o fechamento da folha de pagamentos e outras.

Mesmo que o RH tenha um subsetor exclusivo para lidar com as burocracias, poder contar com softwares de RH específicos ajuda a eliminar erros de registro e de cálculo que podem resultar em processos trabalhistas.

Assim, além de agilizar a rotina do DP, existem soluções que contribuem para dar mais segurança à empresa e, consequentemente, aos seus funcionários.

Por que automatizar processos do RH

Como mencionamos no início do post, já faz tempo que a conversa em torno da transformação digital acontece. Preparar todo o setor de RH para lidar com tecnologias de automação baseadas em Inteligência Artificial não é tão fácil, porém.

Em alguns casos, é uma questão cultural e até geracional que surge como empecilho. Em outros, é o receio de se ver sendo substituído por máquinas que fazem com que os profissionais hesitem em buscar na alta gestão o apoio para contar com softwares de RH.

Aliás, 56% dos entrevistados para a Future of HR acreditam que preparar as forças de trabalho para lidar com a AI e tecnologias relacionadas é o principal desafio. 

Com isso, não se sinta só ao questionar por que automatizar processos ou se vale a pena passar por isso, mas saiba que há motivos para fazê-lo.

Garantir a melhor aplicação de recursos

Considere uma situação em que o clima organizacional não vai bem porque há problemas de liderança, a comunicação nas equipes é falha e a rotatividade de funcionários é alta. O RH tem um problemão a resolver.

Acontece que, por falta de informações concretas, ou seja, de dados sobre como cada ponto do problema está afetando a empresa, a orientação que o RH recebe da alta gestão é para “contratar melhor”. Assim, o foco se volta para os processos de recrutamento e seleção.

O RH pode até ter indícios de que seria melhor resolver o clima em vez de buscar profissionais “milagreiros” no mercado, mas não tem aval e/ou condições para fazer isso.

Como consequência, o setor vai seguir investindo boa parte de seu tempo e de seus esforços para tentar que uma nova contratação resolva o problema deixado por quem saiu. Não vai dar certo!

Tanto por falta de dados quanto por falta de tempo hábil, o setor não vai conseguir direcionar a empresa para a resolução do problema.

Não sem o uso de softwares de RH que vão permitir a coleta de informações para embasar a tomada de decisões e poupar tempo.

Em suma, contar com a tecnologia pode fazer com que o RH disponha das condições de que precisa para atuar estrategicamente, aplicando melhor os recursos financeiros, de pessoal e de tempo que a empresa tem.

Contar com dados a favor da gestão de pessoas

No exemplo que acabamos de dar, já indicamos como a existência de dados pode ser fundamental para que o RH consiga ter um papel mais significativo dentro da empresa.

Isso nos leva a falar do RH 4.0 e da ideia de que as empresas que querem inovar e largar na frente estão entre as que “planejam investir especificamente em tecnologia de RH que aprimora a análise e permite mais automação”, segundo a Future of HR.

Fazer esse tipo de investimento realmente direciona para uma mudança significativa nos papéis do setor, mas é justamente isso o que o mercado espera. 

No RH 4.0, o que temos é um RH que não usa a tecnologia só para otimizar rotinas burocráticas, mas para se ver livre de tarefas dispendiosas e, então, poder atuar mais estrategicamente.

É nesse contexto que o RH pode ser protagonista do sucesso de uma empresa. Algo que depende diretamente da adoção dos softwares de RH, ou seja, da tecnologia da automação.

Ela precisa ser empregada para elevar o nível da gestão de pessoas e permitir que o capital humano atinja o ápice de sua capacidade.

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