Holerite: o que é, como fazer e qual a importância?

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Você já se perguntou qual a importância do holerite na relação entre empregador e empregado? Esse termo, conhecido também como contracheque ou folha de pagamento, é um documento essencial tanto para os funcionários quanto para as empresas.

O holerite é muito mais do que um simples papel de pagamento; é um documento fundamental que detalha os ganhos e descontos de um trabalhador e desempenha um papel essencial na transparência financeira e na conformidade legal das empresas.  

Quer entender mais sobre a importância desse documento e até aprender como elaborá-lo? Neste conteúdo, abordaremos o que é holerite, seus principais aspectos e mais sobre e sua relevância nas relações de trabalho. 

O que significa holerite?

O holerite é uma forma legal da empresa prestar contas do pagamento com os funcionários, esclarecendo quais de seus direitos foram pagos em determinado mês.

De maneira geral, ele mostra, em detalhes, o salário bruto do funcionário, seus descontos e acréscimos, horas extras, e ao final, o valor líquido, ou seja, o que de fato é pago para o empregado.

Outra importante função do holerite é certificar que aquele profissional realmente trabalha na empresa e possui vínculo empregatício, podendo servir até como comprovante de renda do colaborador.

Mas afinal, o que é holerite? Também conhecido como contracheque, o termo “holerite” é derivado do nome do norte-americano Herman Hollerith, inventor de uma máquina que utilizava cartões perfurados para processar dados em massa, conhecida como “hollerith”.

Com o tempo, essa técnica se popularizou, contribuindo para o desenvolvimento do conceito conhecido como holerite. Documento essencial para garantir uma relação de confiança e transparência entre empresa e funcionários.

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Holerite ou contracheque?

Tanto o holerite quanto o contracheque são termos empregados para descrever o registro detalhado da folha de pagamento de um funcionário no Brasil. 

Essas expressões são muito usadas e reconhecidas por todos. Por exemplo, a palavra “holerite” é usada em determinadas regiões do país, enquanto “contracheque” é mais comum em outras.

Ambos os termos se referem ao mesmo documento que fornece detalhes sobre os ganhos e descontos do trabalhador, incluindo o salário base, horas extras, deduções fiscais, contribuições para a previdência social, e outras informações relevantes.

O que a lei diz sobre a holerite?

Embora não seja explicitamente mencionado na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o holerite é regulamentado por meio da exigência de emissão de um “recibo de pagamento”, conforme estabelecido no artigo 464 da CLT. 

Esta disposição legal estipula que as empresas são obrigadas a fornecer esse demonstrativo para comprovar o pagamento do salário e dos benefícios aos colaboradores.

Conforme o artigo 464:

“O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”

Além disso, o parágrafo único, adicionado pela Lei nº 9.528/1997, aborda a possibilidade de considerar como recibo o comprovante de depósito em conta bancária aberta, desde que o empregado concorde e a instituição financeira esteja próxima ao local de trabalho.

Essa disposição legal estipula que a empresa deve oferecer ao colaborador um meio de comprovação do pagamento, seja por meio do recibo físico assinado pelo empregado ou por outras formas, como depósito em conta bancária.

A empresa deve cumprir o prazo para fornecer o holerite até o 5º dia útil do mês, sendo essencial na gestão financeira, fiscal e contábil, garantindo o registro completo dos pagamentos e evitando litígios trabalhistas ao demonstrar conformidade legal.

Quais os dados que devem constar na holerite?

O holerite é um documento importante que fornece informações detalhadas sobre o pagamento do salário de um colaborador e saber quais dados que devem constar nesse contracheque é muito importante.

Assim, em primeiro lugar, o holerite deve trazer todas as informações, de forma clara e objetiva, sobre a empresa e o funcionário. Elas ficam disponíveis, geralmente, no cabeçalho.

Para isso, deve-se considerar obrigatoriamente os seguintes dados:

• Razão social da empresa; 
• CNPJ; 
• Endereço;
• Nome completo do funcionário;
• Documentos de identificação do colaborador (CPF e identidade);
• PIS do colaborador (o mesmo do NIT e NIS);
• Função/cargo do colaborador com o mesmo código do registro em carteira.

Após esses dados, também devem constar detalhadamente todos os descontos e acréscimos feitos ao salário bruto para se chegar ao valor final que o funcionário irá receber, de fato. Assim, devem constar: 

• Valor do salário bruto (sem acréscimos ou descontos), de acordo com a descrição no contrato de trabalho; 
• Carga horária;
• Número de dias trabalhados; 
• Descontos (adiantamentos, atrasos e faltas); 
• Descontos por contribuições (Previdenciária – INSS, FGTS ou sindical);   
• Desconto referente ao vale-transporte; 
• Descontos não obrigatórios (plano de saúde e odontológico, seguro de vida, vale-alimentação); 
• Adicionais, se houver (horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade); 
• Bônus (divisão de lucros, gratificação, comissão, ajuda de custo);
• Salário líquido após os descontos já aplicados. 

Quais são os principais modelos de holerite?

Os holerites são documentos importantes para a empresa e para o funcionário. E seu formato de entrega pode se dar em dois modelos, que são os mais utilizados. 

É importante esclarecer que ambos são válidos de acordo com a legislação e servem como comprovantes de pagamento do mês do colaborador. 

Conheça abaixo os principais modelos de holerite:

Impresso

Geralmente, é o mais utilizado pelas empresas, desde o princípio da Consolidação das Leis Trabalhistas. 

Ele costuma ser montado em uma planilha de Excel e pode ser alterado manual para cada funcionário. Após as inserções e ajustes necessários, é impresso e entregue a cada funcionário.

Nesse formato, deve ser emitido em duas vias, sendo que uma permanece com a empresa e a outra é entregue ao colaborador.  

Online

Esse modelo de holerite tem se popularizado cada vez mais devido ao uso cada vez mais constante da tecnologia dentro das empresas.

O holerite online deve conter os mesmos dados e informações do impresso, tendo a mesma validade.

Os DP de empresas que optam por essa versão moderna e mais ágil podem fazer o envio do documento de três maneiras ao funcionário: por e-mail; por meio de um sistema próprio da empresa e realizando compartilhamento em nuvem. 

Holerite online é legal?

O holerite online é um modelo legal e eficaz para fornecer aos funcionários o comprovante salarial exigido pela CLT. 

A legislação trabalhista não especifica o formato de entrega do holerite, tornando o método online uma opção válida para cumprir essa obrigação. É uma modalidade que oferece praticidade para as partes, pelo acesso ao documento ser mais fácil.

Embora a entrega física do holerite não seja mais obrigatória, sua disponibilização online é aceitável, contanto que o colaborador tenha acesso a todas as informações relevantes sobre seus vencimentos e benefícios. 

No entanto, deve-se assegurar que o modelo de holerite digital esteja conforme as leis trabalhistas, fornecendo transparência e segurança para ambas as partes envolvidas.

Assim, quando a empresa implementa o holerite online, ela possibilita que todas as informações necessárias estejam disponíveis e acessíveis para o colaborador.

Qual a importância da holerite?

Documentos como o holerite são fundamentais para garantir a transparência das informações tanto para a empresa quanto para o trabalhador, especialmente em se tratando de algo que é obrigatório por lei.

Com o holerite em mãos, o colaborador tem acesso a todos os dados e detalhes do seu pagamento, o que facilita o seu entendimento sobre seus vencimentos, bônus e descontos, garantindo mais segurança na relação trabalhista.

A legislação trabalhista nem sempre é compreendida por todos, especialmente no que se refere aos descontos previdenciários, por exemplo. Mas com esse documento, o entendimento tende a ser facilitado.

O funcionário também tem acesso a um documento oficial de comprovação de renda, sempre que for solicitado que ele o apresenta, por exemplo, para conseguir uma bolsa de estudo ou um benefício do governo.  

Já para a empresa, esse documento apresenta relevância principalmente em dois aspectos. O primeiro deles trata da gestão financeira, fiscal e contábil da organização.

Com um holerite completo e bem feito, o Recursos Humanos e o DP têm em mãos um documento que mostra todos os pagamentos feitos anteriormente, facilitando toda a gestão da empresa nesse sentido.

Além disso, o holerite é um demonstrativo que resguarda a empresa de ser envolvida em processos trabalhistas.

Isso porque o funcionário pode levar a empresa para a justiça, alegando, por exemplo, que ela depositou um valor abaixo do que seria de direito do colaborador ou que deixou de recolher seu FGTS, dentre outras possíveis reclamações que podem ocorrer.

Tendo elaborado um holerite completo e sem erros, a organização tem todas as condições de se apresentar para a justiça e provar que cumpriu as diretrizes da lei trabalhista.

Como fazer uma holerite?

Já deu para perceber que esse é um documento muito importante para a empresa e para os colaboradores. Por isso, os profissionais de DP precisam saber como fazer um holerite de pagamento com eficiência e da maneira correta.

Você vai conferir as seguintes dicas para esse processo:

• Categoria do colaborador
• Sistema de apoio
• Cálculos 
• Organização e revisão

Agora, confira abaixo cada uma delas de forma mais detalhada:

Categoria

Primeiramente, é preciso definir a categoria do colaborador. Cada uma possui suas próprias regras e diretrizes, as quais devem ser seguidas rigorosamente para garantir a precisão e conformidade do holerite. 

Essas normas são estabelecidas pelos acordos ou convenções coletivas de trabalho da categoria específica, e é fundamental que o Departamento Pessoal esteja familiarizado e atualizado com essas regulamentações ao criar o holerite de cada colaborador.

Sistema

É fundamental que o setor conte com um sistema de apoio para o lançamento das informações nos holerites dos funcionários. 

Há empresas que adotam planilhas de Excel, mas, com o avanço da tecnologia, estão disponíveis no mercado diversas ferramentas, sistemas e softwares para DP que atendem essa demanda. 

Esses sistemas eliminam as planilhas e tornam os processos relacionados ao holerite mais automatizados, de forma eficiente, rápida e segura, reduzindo as chances de erros.

Definido o sistema de suporte, os dados do funcionário, como nome, endereço, cargo e função, salário, descontos, entre outros já mencionados são inseridos.  

É muito importante que os profissionais do departamento pessoal cuidem para que esses dados estejam atualizados e armazenados de forma segura e com fácil acesso. 

Cálculos

Os cálculos são parte essencial para entender melhor como fazer um holerite. O desafio desse processo é que pode haver variação mensal dos valores pagos aos colaboradores, como horas extras, faltas e atrasos, férias, entre outras possibilidades. 

Justamente por isso, a empresa deve investir em softwares de alto desempenho que entreguem cálculos corretos, de forma prática, a fim de evitar que a empresa faça pagamentos incorretos e tenha prejuízo ou problemas com processos trabalhistas.

Revisão

Pode acontecer do DP da empresa não contar com um bom sistema ou software de DP que faça os cálculos e garanta a correta gestão desses dados.

Para isso, é recomendável seguir um procedimento sistemático que envolve a verificação detalhada de cada componente do holerite, como salários, benefícios, descontos, horas trabalhadas, entre outros.

Como o colaborador pode consultar uma holerite?

Os colaboradores podem receber o holerite de forma física ou online através do setor responsável, que geralmente é o departamento de Recursos Humanos, financeiro ou contábil da empresa. 

Quando o documento é fornecido de forma digital, é comum que as empresas disponibilizem um site que pode ser acessado a qualquer momento pelo funcionário. 

Para acessá-lo, é comum que o colaborador receba um login e senha que o permita consultar seu holerite ou contracheque sempre que necessário.

Outra prática comum é o envio do holerite diretamente para o e-mail institucional do trabalhador. Dessa forma, o colaborador pode consultar o documento através do seu e-mail, garantindo fácil acesso e conveniência.

Ou pode receber o holerite na versão física, nesse caso, se o colaborador por algum motivo não o possuir mais, ele tem o direito de solicitar uma segunda via ao setor responsável da empresa. 

Como é feito isso? Geralmente o colaborador entra em contato com o RH/DP, financeiro ou contábil, para providenciar uma cópia do holerite para ele.

Ou seja, seja na forma física ou digital, é responsabilidade da empresa garantir que os colaboradores tenham acesso aos seus holerites mensais de forma adequada e oportuna, conforme as exigências legais e os procedimentos internos da organização.

Como calcular holerite?

Calcular o holerite implica considerar diversos fatores, incluindo o salário base, horas adicionais, benefícios, deduções obrigatórias e outros componentes específicos do contrato de trabalho.

Pensando nisso, apresentamos um guia geral que pode ajudar no processo de cálculo do holerite. Considere:

• determinação da remuneração base: comece identificando o salário base do colaborador conforme estabelecido no contrato de trabalho;
• cálculo das horas extras (se aplicável): se o colaborador realizou horas extras, calcule o valor correspondente com base nas horas adicionais trabalhadas, levando em consideração as políticas internas da empresa e a legislação trabalhista;
• inclusão de adicionais e benefícios: some quaisquer adicionais ou benefícios acordados, como adicional noturno, insalubridade, bonificações ou prêmios;
• deduções obrigatórias: deduza os descontos mandatórios, como Imposto De Renda Retido Na Fonte (IRRF) e contribuições para a previdência social (INSS), conforme as alíquotas e valores aplicáveis;
• consideração de outros descontos: leve em conta quaisquer outros descontos obrigatórios ou acordados, como descontos por vale-transporte, por exemplo;
• descontos de benefícios compensatórios: deduza os valores referentes a benefícios que são descontados do salário, como plano de saúde ou vale-refeição;
• cálculo do total bruto: some todos os valores referentes à remuneração base, horas extras, adicionais e benefícios para obter o total bruto;
• total de deduções: some todos os descontos obrigatórios e acordados para obter o total de deduções;
• cálculo do total líquido a receber: subtraia o total de deduções do total bruto para obter o valor líquido que o colaborador deve receber.

É importante ressaltar que as regras específicas para o cálculo do contracheque podem variar de acordo com a legislação trabalhista vigente, as convenções e acordos coletivos de trabalho, bem como as políticas internas da empresa.

A empresa deve entregar a holerite para o trabalhador?

A entrega do holerite é uma obrigação legal para as empresas, estabelecida tanto na legislação trabalhista quanto em normas específicas. 

Seja no modelo impresso ou disponibilizado online, o holerite é um documento essencial que permite ao trabalhador comprovar sua renda e entender detalhadamente os valores recebidos e os descontos efetuados.

Além de ser uma maneira de garantir transparência nas relações trabalhistas, o holerite salarial também serve como um instrumento de proteção aos direitos do trabalhador. 

O colaborador precisa assinar a holerite?

Não é mais exigido que o colaborador assine o holerite, conforme estabelecido na reforma trabalhista de 2017. 

De acordo com o parágrafo único do artigo 464 da CLT, o comprovante de depósito do salário na conta bancária do colaborador é considerado como recibo de pagamento.

Apesar da dispensa da assinatura, a empresa ainda tem a responsabilidade de fornecer o holerite ao colaborador, seja em formato físico ou digital, assim como informamos anteriormente.

Qual o prazo de entrega da holerite?

É comum surgirem dúvidas quanto ao prazo para entrega do holerite aos funcionários. Geralmente, é disponibilizado mensalmente, junto com o pagamento do salário.

A CLT não conta com um prazo específico para a entrega do holerite, ela determina que o pagamento dos salários deve ocorrer até o 5º dia útil do mês subsequente ao trabalhado.

Assim, é prática usual que o holerite salarial seja disponibilizado dentro desse prazo, garantindo ao funcionário o acesso às informações relevantes sobre seu pagamento.

Tire todas as suas dúvidas sobre holerite

Próximo passo: saiba calcular pagamento com hora extra

Ao longo deste artigo, ficou bastante claro o que é holerite de pagamento e como ele desempenha um papel importante nas relações trabalhistas, fornecendo transparência e proteção tanto para os trabalhadores quanto para as empresas. 

É uma obrigação legal para as empresas fornecer o holerite aos funcionários, seja em formato físico ou digital, além de permitir que os trabalhadores compreendam os detalhes de seus pagamentos e descontos. 

Agora que você está por dentro de tudo relacionado a holerite, que tal saber outros detalhes sobre pagamento?
Por isso, confira nosso guia de como calcular salários com horas extras e outros detalhes importantes para todo DP!