Descubra o que é holerite e se ela é obrigatória em sua empresa!

Tempo de Leitura: 9 minutos

O holerite, também chamado de contracheque ou folha de pagamento, é um documento importante para o funcionário e para a empresa e deve, obrigatoriamente, ser emitido e entregue ao colaborador mensalmente. 

Esse documento detalha todo o salário do funcionário, mostrando os descontos e acréscimos feitos até se chegar ao salário líquido do trabalhador, ou seja, aquele que ele de fato receberá.

Além de garantir a transparência do pagamento dos trabalhadores, ele auxlia a empresa na gestão desses pagamentos e protege a organização, impedindo que ela se envolva em processos trabalhistas na justiça.

Quer saber tudo sobre esse tema, incluindo qual a importância do documento e até como fazer um holerite? Neste conteúdo você verá:

• O que é holerite?
• O que a CLT diz sobre o holerite?
• Qual a importância do holerite?
• Para que serve o holerite?
• Quais as informações que devem constar no holerite?
• Como preencher o holerite de um funcionário?
• Quais são os modelos de holerite?
• Quais são as melhores formas de entregar o holerite para o funcionário
• Tire outras dúvidas sobre holerite

Acompanhe!

O que é holerite?

Também chamado de folha de pagamento ou contra-cheque, o holerite é uma forma legal da empresa prestar contas aos seus funcionários, esclarecendo quais são seus direitos foram pagos em determinado mês, como o salário em si, horas extras e outros acréscimos, e também os descontos, como imposto de renda.

De maneira geral, ele mostra, em detalhes, o salário bruto do funcionário, seus descontos e acréscimos e, ao final, o valor líquido, ou seja, o que de fato é pago para o empregado.

Outra importante função do holerite é certificar que aquele profissional realmente trabalha na empresa e possui vínculo empregatício, podendo servir até como comprovante de renda do colaborador.

Assim, o holerite deve deixar claro e especificado os dois valores: o bruto, que é o total dos proventos, e o líquido, valor restante após feito os descontos.

Por fim, é importante deixar claro que o holerite é um documento obrigatório de acordo com a legislação trabalhista. 

Qual a origem da palavra holerite?

A palavra holerite surgiu no século 19, a partir do nome do norte-americano Herman Hollerith que, em 1880, criou uma máquina que usava cartões perfurados e conseguia fazer o processamento de dados em massa, que passou a ser chamada de “hollerith”. 

Com o passar do tempo, o uso da técnica tornou-se comum, contribuindo para o uso do conceito conhecido hoje.

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O que a CLT diz sobre o holerite?

Para entender melhor o que é holerite ou contracheque é preciso saber desde já que ele não é citado de maneira específica na Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. 

O que é previsto em lei é a emissão de um recibo de pagamento, determinando a obrigatoriedade da empresa em produzir esse demonstrativo e comprovar que o salário e os benefícios do colaborador foram pagos. Assim:

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

O parágrafo único incluído pela lei de nº 9.528/1997 também trata desse tema: 

“Haverá força de recibo comprovantes de pagamento em conta bancária aberta com esse fim para o empregado. O estabelecimento de crédito deve ser próximo ao ambiente de trabalho e deve, ainda, haver consentimento por parte do colaborador”. 

Quando não for possível que o empregado assine o documento, a empresa pode optar pela versão digital como assinatura, tendo outras duas testemunhas presentes no ato.

Outro fato é que a entrega do holerite de forma física não é mais obrigatória, podendo ele ser disponibilizado de maneira online.

O que importa, nesse caso, é que o colaborador consiga acessar esse documento, podendo conferir todas as informações sobre seus vencimentos e, se for o caso, tirar dúvidas. 

A empresa também deve se atentar ao prazo para disponibilização do holerite, que deve acompanhar a data limite de pagamento do salário, ou seja, no 5º dia útil do mês.

Caso a empresa não cumpra essa obrigação, estará sujeita a enfrentar processos trabalhistas, com comprovação por parte do colaborador. Assim, poderá sofrer penalidades, como o pagamento de multas. 

O colaborador também poderá processar a empresa por danos morais, caso passe por alguma situação de constrangimento em que não consiga comprovar sua renda por não ter tido acesso ao holerite. Por exemplo: ao precisar solicitar um benefício social.

Qual a importância do holerite?

Documentos como o holerite são fundamentais para garantir a transparência das informações tanto para a empresa quanto para o trabalhador, especialmente em se tratando de algo que é obrigatório por lei.

Com o holerite em mãos, o colaborador tem acesso a todos os dados e detalhes do seu pagamento, o que facilita o seu entendimento sobre seus vencimentos, bônus e descontos, garantindo mais segurança na relação trabalhista.

A legislação trabalhista nem sempre é compreendida por todos, especialmente no que se refere aos descontos previdenciários, por exemplo. Mas com esse documento, o entendimento tende a ser facilitado.

O funcionário também tem acesso a um documento oficial de comprovação de renda, sempre que for solicitado que ele o apresente, por exemplo, para conseguir uma bolsa de estudo ou um benefício do governo.  

Já para a empresa, esse documento apresenta relevância principalmente em dois aspectos. O primeiro deles trata da gestão financeira, fiscal e contábil da organização.

Com um holerite completo e bem feito, o Recursos Humanos e o DP têm em mãos um documento que mostra todos os pagamentos feitos anteriormente, facilitando toda a gestão da empresa nesse sentido.

Além disso, o holerite é um demonstrativo que resguarda a empresa de ser envolvida em processos trabalhistas.

Isso porque o funcionário pode levar a empresa para a justiça, alegando, por exemplo, que ela depositou um valor abaixo do que seria de direito do colaborador ou que deixou de recolher seu FGTS, dentre outras possíveis reclamações que podem ocorrer.

Tendo elaborado um holerite completo e sem erros, a organização tem todas as condições de se apresentar para a justiça e provar que cumpriu as diretrizes da lei trabalhista.

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Quais Podem Ser as Mudanças na Lei Trabalhista em 2023?

Para que serve o holerite?

O holerite possui diversas funções, mas a principal é esclarecer e detalhar como é feito o pagamento de cada colaborador.

Isso porque, cada funcionário possui um cargo e salário, incluindo descontos e acréscimos específicos, de acordo com sua função e formato de trabalho, que alteram o valor final do pagamento.

Dentre os vários exemplos, estão as horas extras, adicional noturno, faltas e atrasos, férias, pagamento de 13º, dentre outros.

Além de ser uma forma de esclarecer os detalhes para o colaborador, o documento resguarda a empresa em diversos sentidos, auxiliando na organização das contas do negócio.

O holerite também cumpre uma lei trabalhista, que estabelece a obrigatoriedade da empresa de entregar ao colaborador um comprovante de pagamento.

Assim, o holerite serve:

• para garantir a transparência das informações;
• auxiliar a empresa na gestão e organização das informações financeiras e contábeis;
• resguardar as partes com base na legislação trabalhista.  

Quais as informações que devem constar no holerite?

Saber como fazer um holerite é muito importante para que todas as informações necessárias constem nesse documento obrigatório.

Assim, em primeiro lugar, o holerite deve trazer todas as informações, de forma clara e objetiva, sobre a empresa e o funcionário. Elas ficam disponíveis, geralmente, no cabeçalho. As principais são: 

• Razão social da empresa; 
• CNPJ; 
• Endereço;
• Nome completo do funcionário;
• Documentos de identificação do colaborador (CPF e identidade);
• PIS do colaborador (o mesmo do NIT e NIS);
• Função/cargo do colaborador com o mesmo código do registro em carteira.

Após esses dados, também devem constar detalhadamente todos os descontos e acréscimos feitos ao salário bruto para se chegar ao valor final que o funcionário irá receber, de fato. Assim, devem constar: 

• Valor do salário bruto (sem acréscimos ou descontos), de acordo com a descrição no contrato de trabalho; 
• Carga horária;
• Número de dias trabalhados; 
• Descontos (adiantamentos, atrasos e faltas); 
• Descontos por contribuições (Previdenciária – INSS, FGTS ou sindical);   
• Desconto referente ao vale-transporte; 
• Descontos não obrigatórios (plano de saúde e odontológico, seguro de vida, vale alimentação); 
• Adicionais, se houver (horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade); 
• Bônus (divisão de lucros, gratificação, comissão, ajuda de custo);
• Salário líquido após os descontos já aplicados. 

Mesmo que o funcionário possua um salário fixo, é fundamental conter as informações sobre o mês de referência, já que diversos fatores podem influenciar no pagamento a cada mês, como o número de dias, reajustes, recebimento de décimo terceiro, férias, descontos e outros. 

Como preencher o holerite de um funcionário?

Já deu para perceber que esse é um documento muito importante para a empresa e para os colaboradores. Por isso, os profissionais de DP precisam saber como fazer um holerite com eficiência e da maneira correta.

Você vai conferir abaixo algumas dicas para esse processo:

Categoria

Primeiramente, é preciso definir a categoria do colaborador. Dependendo da classe do profissional, como indústria, comércio ou serviço, o holerite terá informações específicas conforme as regras dos acordos ou convenções coletivas de trabalho da categoria.

Sistema

É fundamental que o setor conte com um sistema de apoio para o lançamento das informações nos holerites dos funcionários. 

Há empresas que adotam planilhas de Excel, mas, com o avanço da tecnologia, estão disponíveis no mercado diversas ferramentas, sistemas e softwares para DP que atendem essa demanda. 

Esses sistemas eliminam as planilhas e tornam os processos relacionados ao holerite mais automatizados, de forma eficiente, rápida e segura, reduzindo as chances de erros.

Definido o sistema de suporte, os dados do funcionário, como nome, endereço, cargo e função, salário, descontos, entre outros já mencionados são inseridos.  

É muito importante que os profissionais do departamento pessoal cuidem para que esses dados estejam atualizados e armazenados de forma segura e com fácil acesso. 

Cálculos

Os cálculos são parte crucial para entender melhor como fazer um holerite. O desafio desse processo é que pode haver variação mensal dos valores pagos aos colaboradores, como horas extras, faltas e atrasos, férias, entre outras possibilidades. 

Justamente por isso, a empresa deve investir em softwares de alto desempenho que entreguem cálculos corretos, de forma prática, a fim de evitar que a empresa faça pagamentos incorretos e tenha prejuízo ou problemas com processos trabalhistas.

Revisão

Pode acontecer do DP da empresa não contar com um bom sistema ou software de DP que faça os cálculos e garanta a correta gestão desses dados.

Assim, é muito importante que a equipe crie um fluxo manual de organização e revisão dos dados do holerite.

Quais são os modelos de holerite?

Os holerites são documentos importantes para a empresa e para o funcionário. E seu formato de entrega pode se dar em dois modelos, que são os mais utilizados. 

É importante esclarecer que ambos são válidos de acordo com a legislação e servem como comprovantes de pagamento do mês do colaborador. Conheça as diferenças:

Holerite impresso 

Geralmente, é o mais utilizado pelas empresas, desde o princípio da Consolidação das Leis Trabalhistas. 

Ele costuma ser montado em uma planilha de Excel e pode ser alterado manual para cada funcionário. Após as inserções e ajustes necessário, é impresso e entregue a cada funcionário.

Nesse formato, deve ser emitido em duas vias, sendo que uma permanece com a empresa e a outra é entregue ao colaborador.  

Holerite online

Esse é o modelo que surgiu e tem se popularizado cada vez mais devido ao uso cada vez mais constante da tecnologia dentro das empresas.

O holerite online deve conter os mesmos dados e informações do impresso, tendo a mesma validade.

Os DP de empresas que optam por essa versão moderna e mais ágil podem fazer o envio do documento de três maneiras ao funcionário: por e-mail; por meio de um sistema próprio da empresa e realizando compartilhamento em nuvem. 

Confira: Como o armazenamento em nuvem ajuda a sua empresa?

Quais são as melhores formas de entregar o holerite para o funcionário

Como foi possível entender, a distribuição do holerite pode acontecer de maneira física/impressa ou online.  

Para o holerite impresso, o preenchimento dos dados do funcionário tem que ser programado de forma antecipada, já que a empresa precisará enviá-lo para uma gráfica, conferir se está tudo correto e, somente depois, entregá-lo ao colaborador.

Trata-se de um processo que exige não apenas mais tempo, como uma equipe completa e ágil de RH.  

Dessa forma, é possível chegar à conclusão de que a melhor forma de distribuição é entregar o holerite online para o colaborador, sendo a maneira mais simples e assertiva para ambas as partes.

Além da empresa economizar com a impressão volumosa de papel, todo mês, ela se posiciona como empresa ambientalmente consciente, algo que pode gerar engajamento e diferenciação no mercado.

O holerite online faz com que os processos de controle financeiro, acesso e o armazenamento dos dados sejam mais simples e ágeis, tornando toda a gestão do documento mais eficaz.

Por fim, para o colaborador, poder contar com o holerite online é muito melhor do que ter que guardar papéis, que podem se rasgar ou se perder, fazendo com que ele tenha que solicitar um novo.

Tendo acesso online ao documento, ele pode consultá-lo a qualquer momento do seu dispositivo, sempre que precisar de um comprovante de renda ou até mesmo tirar uma dúvida sobre o pagamento de algum mês anterior. 

Importante lembrar que há ainda os diversos casos de funcionários que trabalham em home office e muitos sequer residem no mesmo estado ou cidade que a empresa. Com o holerite online, o acesso ao documento não se torna um problema. 

Quais outras dúvidas você pode tirar sobre holerite?

Portanto, o holerite é um dos principais documentos que o departamento pessoal deve entregar ao colaborador.

É por ele que o funcionário sabe o seu cargo, e o que ele recebe ou desconta do salário.

E esses descontos podem ser alguns que precisam ser de amplo conhecimento no DP. Por isso, leia nosso artigo sobre os impostos que incidem na folha de pagamento.