Como calcular o INSS na folha de pagamento? [2023]

Quando o assunto é folha de pagamento, é fundamental que o Departamento Pessoal entenda como calcular o INSS e como fazer o seu recolhimento de forma correta. 

O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), por sua vez, é um imposto que deve ser descontado no contracheque de todos os funcionários contratados sob o regime da Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT).

Neste artigo, você vai descobrir mais sobre esse desconto e suas particularidades. Acompanhe o conteúdo pelos tópicos abaixo e boa leitura!

• O que você precisa saber sobre desconto do INSS?
• Como calcular INSS na folha de pagamento [2023]
• Como o recolhimento do INSS é pago?

O que você precisa saber sobre desconto do INSS?

O desconto do INSS é referente a um imposto que vai para o Instituto Nacional do Seguro Social, também conhecido como Previdência Social.

Esse recolhimento é aplicado diretamente na folha de pagamento dos funcionários.

Esta instituição atua como uma espécie de seguradora que garante que o indivíduo terá assistência em situações de fragilidade, como acidentes, perda repentina de emprego ou a tão esperada chegada da aposentadoria.

O empregador é responsável por calcular o INSS, efetuar os pagamentos e repassar as guias todos os meses ao Governo Federal.

O recolhimento do INSS não é opcional, sendo um dos benefícios previstos pela CLT e uma obrigação de todo indivíduo que exerce algum tipo de atividade remunerada, incluindo empresários.

Existem ainda os casos em que os colaboradores não têm o INSS recolhido. É o caso de estagiários e Pessoas Jurídicas que prestam serviços por meio de contratos não amparados pela CLT.

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Para o que serve o INSS?

O recolhimento da guia de INSS diz respeito à seguridade social dos empregados. Essa é a forma que o Governo Federal utiliza para arrecadar os valores das aposentadorias, das pensões e dos auxílios.

Estes são alguns dos benefícios que podem ser oferecidos pela Previdência Social:

• abono anual ou décimo terceiro salário;
• aposentadoria especial;
• aposentadoria especial a pessoas com deficiência;
• aposentadoria por idade;
• aposentadoria por invalidez;
• aposentadoria por tempo de contribuição;
• auxílio-acidente;
• auxílio-doença;
• auxílio-reclusão;
• para os dependentes;
• para o segurado e os dependentes;
• pensão por morte;
• salário-família;
• salário-maternidade.

Portanto, os empregadores devem saber como calcular o INSS na folha de pagamento e fazer o recolhimento da forma correta.

Assim, a empresa fica em dia com as leis trabalhistas, enquanto os funcionários garantem seus principais direitos.

Agora, um segundinho: você já conhece nossa planilha de folha de pagamento gratuita? Por meio dela, é possível automatizar diversos cálculos e, assim, agilizar o processo. Para conhecê-la, confira o link a seguir:

• Planilha folha de pagamento

Como o INSS é descontado do salário?

O INSS é descontado na folha de pagamento do trabalhador, ou seja, o valor sai diretamente do salário do funcionário, antes de ele receber o valor líquido.

O desconto é feito mensalmente, e o valor é direcionado pelo próprio empregador para a Previdência Social, mas os valores variam de acordo com o salário bruto de cada profissional.

No caso de profissionais autônomos ou pessoas jurídicas, o pagamento deve ser realizado de maneira independente, respeitando os valores proporcionais ao faturamento e plano escolhido durante o cadastro para definir as taxas de aposentadoria ou auxílio no futuro.

É necessário entender melhor como funciona o recolhimento do INSS para pessoas jurídicas, já que o processo não é intermediado por um empregador.

O mesmo vale para o profissional liberal que decidiu investir na previdência pessoal, o que também impacta na forma de recolhimento.

Como calcular o INSS na folha de pagamento [2023]?

Também conhecido como cálculo de GPS ou Guia da Previdência Social, o pagamento desse imposto obrigatório segue uma tabela que é divulgada pelo governo anualmente.

Os a Tabela com osvalores válidos para o ano de 2023 são:

(Obs.: a função de multiplicação será explicada na hora de calcular o valor do imposto)

Para acompanhar a atualização da tabela anualmente, basta consultar o site da Previdência Social.

Essas alíquotas são vigentes para empregados de empresas e seus equiparados, empregados domésticos e trabalhadores avulsos. 

O que são alíquotas progressivas do INSS?

A principal mudança do novo cálculo do INSS, ocorrida em 2020, além do reajuste de acordo com o salário mínimo, é a implementação das alíquotas progressivas previstas na Reforma da Previdência.

Isso significa que as taxas serão cobradas apenas sobre a parcela do salário que se enquadrar em cada faixa, fazendo com que o percentual descontado do total dos ganhos seja diferente.

Ou seja: a alíquota efetiva aplicada ao salário de cada trabalhador para a aposentadoria vai mudar. 

O objetivo é tornar a arrecadação mais justa: quem ganha menos vai contribuir menos para o INSS, e quem ganha mais, vai contribuir mais.

Como calcular o desconto do INSS?

Com as novas alíquotas e a nova forma de cálculo progressivo, o desconto do INSS deve ser calculado para cada faixa. Isso é feito até que se atinja o valor do salário bruto.

Entre cada parcela, o cálculo considera o máximo e o mínimo dessas alíquotas. Enquanto o valor do salário não é atingido, é considerado o teto da faixa salarial.

Assim, o desconto em 2023 é feito de acordo com cada faixa e aplicado assim, para um salário de R$ 3.000:

• 1ª faixa salarial: R$ 1.320,00 x 7,5% = R$ 99,00.
• 2ª faixa salarial: (R$2.571,29 – R$ 1.320,01) x 9% = R$ 112,61.
• 3ª faixa salarial: (3.000,00 – 2,551,29) x 0,12 = 448,71x 0,12 = 53,84.
• Total a recolher: R$ 99 + R$ 112,61 + R$ 53,84 = R$ 265,45.

Entenda como é o cálculo do GPS passo a passo

Calcular o INSS é uma tarefa simples, pois é necessário saber apenas o valor do salário bruto do funcionário, isto é, sem descontos, e qual alíquota deve ser aplicada. Vamos a um exemplo.

Imagine que um funcionário da sua empresa tenha o salário bruto de R$ 2.500,00. De acordo com a tabela do INSS progressivo de 2020, ele deverá ter um desconto de 12% para recolhimento do INSS. Sendo assim, a conta é feita da seguinte forma:

2.500 – 2.203,49 x 0,12 =
296,51 x 0,12 =
35,58

35,58 + 82,50 + 99,31 =
217,39

Portanto, no caso desse funcionário, será aplicado um desconto de R$ 217,39 na folha de pagamento, referente ao recolhimento da guia do INSS.

Basta comparar o valor do salário bruto com a nossa tabela e multiplicá-lo pela função de multiplicação na terceira coluna da tabela.

Lembre-se também de verificar a data que você está fazendo esta comparação para utilizar a cotação correta.

É possível calcular o INSS na folha de pagamento de forma manual, mas algumas empresas contam com softwares de folha de pagamento devidamente ajustados para realizar essa função.

Que tal conferir alguns materiais que temos sobre o assunto?

• Como calcular a folha de pagamento online?
• Cálculo da folha de pagamento: tudo o que você precisa saber!
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Como o recolhimento do INSS é pago?

O INSS é descontado diretamente na folha do pagamento dos colaboradores. Para que o recolhimento seja feito da forma correta, é preciso respeitar a alíquota correspondente, de acordo com o salário bruto do funcionário.

Cabe à empresa fazer o repasse dos valores recolhidos ao INSS por meio da Guia da Previdência Social (GPS) até o dia 20 do mês subsequente aos serviços prestados pelos trabalhadores.

Tudo isso é feito online, caso não seja descontado automaticamente, por meio do site da Receita Federal.

Lá você verá todos os campos que precisam ser preenchidos para emitir a guia de recolhimento e pagá-lo dentro do prazo. Agora, veja abaixo o que acontece caso isso não seja feito.

Recolhimento atrasado do INSS

Seja por falta de verba ou esquecimento, pode ser que a sua empresa pague a GPS fora do prazo estipulado.

Ainda que este não seja o melhor cenário, ainda assim é possível calcular o INSS atrasado e quitar a dívida.

Vale ressaltar que neste caso os colaboradores não podem ser prejudicados, portanto, os valores correspondentes à multa e juros por atraso devem ser arcados pelo empregador.

Os juros, de acordo com o site da Receita Federal, são calculados com base na taxa SELIC e computados a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS, até o último dia do mês anterior ao do pagamento.

Já no mês do pagamento da GPS, é imputada a taxa de 1% sobre o valor.

Isso significa que, se a sua empresa deixa de pagar o INSS no dia 20 de junho e só quita a dívida no dia 05 de agosto, serão considerados juros com base na taxa SELIC do dia 01 a 31 de julho, mais 1% sobre o valor referente ao mês da quitação, agosto.

Ao calcular o INSS atrasado há, ainda, a incidência de 0,33% de multa por dia de atraso, a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS até o dia do efetivo pagamento.

No exemplo anterior, você calcularia 0,33% de multa para cada um dos 35 dias de atraso, de forma cumulativa. Usando o mesmo exemplo acima, temos o seguinte cenário:

Também é importante estar atento que a taxa de juros não é a mesma para todos os casos e vai variar de acordo com o mês e ano da competência da guia e o coeficiente UFIR.

Então, caso queira calcular um GPS em atraso, utilize o juros apontados nesta tabela.

Todos esses cálculos podem ser facilitados caso a sua empresa use um software de gestão de pessoas que contemple um módulo que faça o cálculo de folha de pagamento.

Você conhece o jeito Tangerino de fazer DP? Pode ter certeza de que ele facilitará demais o processo da sua empresa. Para saber mais do que estou falando, assista ao vídeo a seguir?

No mais, lembre-se de que é preciso ter segurança quanto à remuneração bruta dos colaboradores para que o cálculo do INSS seja feito da forma correta.

Isso envolve ter um controle de horas extras preciso, realizar os devidos descontos no mês correspondente e ter um sistema de controle de ponto integrado à sua folha de pagamento para otimizar essa rotina de cálculo de horas extras e banco de horas.

Vamos revisar, então, algumas informações importantes sobre como calcular o INSS na folha de pagamento?