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Departamento Pessoal: Tudo Que Você Precisa Saber

Tempo de Leitura: 20 minutos Da admissão à demissão, o Departamento Pessoal é o setor que cuida dos processos burocráticos, mantendo a documentação dos funcionários e as responsabilidades da empresa em dia.

POSTADO EM: 21 dezembro 2020 Atualizado em: 29 julho 2022 TEMPO DE LEITURA : 20 minutos FotoPOR: Leonardo Barros
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Tempo de Leitura: 20 minutos

Se algum dia você precisasse explicar o que é o departamento pessoal de uma empresa e quais as suas responsabilidades no dia a dia da organização, saberia fazê-lo sem dificuldades?

Embora, inicialmente, pareça complexo esclarecer todas as funções do DP, sua rotina e atribuições, esse é um setor fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, independentemente do segmento de atuação.

É por esse motivo que elaboramos este guia completo. Vamos mostrar o que é departamento pessoal, qual a sua importância, principais rotinas e a diferença entre RH e DP.

 Além disso, vamos mostrar a você como organizar esse setor e medir o seu desempenho. Vamos lá?

Ao longo do conteúdo, abordaremos os seguintes tópicos:

O que é departamento pessoal?

O que é o Departamento Pessoal

Departamento pessoal, também conhecido pela sigla DP ou como setor pessoal, é o que cuida dos processos burocráticos e das relações trabalhistas que a empresa estabelece.

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Podemos dizer que o DP é responsável pela relação financeira entre o empregador e seus funcionários — incluindo, também, os prestadores de serviço.

Ainda, não dá para falar sobre o que faz o Departamento Pessoal sem mencionar que o setor é um dos principais responsáveis pela entrega das obrigações acessórias da empresa.

Portanto, o departamento pessoal é encarregado de todas as burocracias referentes aos colaboradores da empresa, desde a sua chegada, seu vínculo trabalhista, seu desligamento, os pagamentos, entre outras. Desse modo, é o DP que monitora a passagem do funcionário pela organização.

Como surgiu o departamento pessoal?

O setor de Departamento Pessoal existe desde o período escravocrata, quando os senhores designavam pessoas de confiança para observarem e orientarem o trabalho dos escravos.

Com o passar do tempo, surgiram as empresas, mas os patrões mantiveram o sistema antigo, pagando aos funcionários apenas o que julgavam suficiente. À época, não havia leis trabalhistas.

O chefe de pessoal utilizava uma ficha para controlar os empregados, e através dela ele monitorava os pagamentos desde sua contratação até sua saída da empresa. Ou seja, nessa época já havia administração contábil.

Com o Governo de Getúlio Vargas, as empresas sofreram um impacto diante da legislação trabalhista. Criou-se o Ministério de Trabalho, estabelecendo:

  • horário de trabalho para algumas áreas;
  • carteira de trabalho, que hoje já existe na versão CTPS Digital
  • proteção ao trabalho da mulher e do menor etc. 

Foi a partir daí que o chefe de pessoal deixou de ser somente um contador e passou a ter uma função mais completa.

O que faz um profissional de DP?

Considerando a explicação sobre o que é departamento pessoal, podemos dizer que o profissional de DP é uma espécie de mediador entre empregador e empregado. Isto é, sua função é assegurar um bom relacionamento entre as partes.

Além disso, quem ocupa essa posição na empresa é responsável por executar todas as tarefas relacionadas aos trâmites dos colaboradores, principalmente:

Vale lembrar que o DP é regido pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social, de acordo com as regras da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo sindicato da categoria. 

Portanto, o profissional da área precisa conhecer a fundo a legislação trabalhista para: 

  • elaborar corretamente os contratos de trabalho;
  • assegurar as horas de trabalho permitidas por uma função;
  • pagar o piso salarial corretamente;
  • fazer o desconto por faltas injustificadas entre outras atividades.

Qual é a importância do DP para uma empresa?

O departamento pessoal é responsável por processos burocráticos — e tudo que envolve burocracia parece ruim, desinteressante ou até desimportante.

Seguindo esse raciocínio, há quem não compreenda por que levar o departamento pessoal a sério e permite que, na própria empresa, o setor seja “empurrado com a barriga”.

Temos consciência de que isso acontece e, por essa razão, fazemos um alerta: o DP é um setor estratégico que dá sustentação para a existência de uma empresa.

O departamento pessoal é parte da estrutura organizacional de uma empresa. Se as coisas não funcionam bem, os funcionários não são os únicos prejudicados. Veja, a seguir, quais benefícios um DP organizado pode trazer para a empresa.

Embasar decisões estratégicas

Entre os documentos que o DP mantém sob seus cuidados, temos aqueles que contêm informações sobre:

  • datas de admissões;
  • registros de pontos (mais atrasos e horas extras);
  • número de faltas;
  • períodos de licença;
  • agendamento de férias;
  • alterações salariais.

Falamos de informações que podem embasar decisões estratégicas, inclusive no que diz respeito a decisões como promover um funcionário ou demitir um outro.

Isso significa que, por vezes, é o departamento pessoal que vai repassar dados aos gestores, que vão embasar suas análises e planos para o futuro de suas equipes e da organização.

Se o DP da empresa não é valorizado e faz um trabalho “bem mais ou menos”, digamos assim, pode prejudicar a empresa mais do que muitos imaginam.

Quando um gestor precisa tomar alguma decisão e recorre ao departamento pessoal para apurar dados, ele não quer esperar demais. Às vezes, a situação pede uma resposta rápida, e só um DP bem estruturado consegue oferecer isso.

Para entender qual é o futuro dos setores de DP e RH, confira nosso papo sobre o assunto no Tangerino Talks:

Evitar processos trabalhistas

Por falar em um departamento pessoal bem estruturado, organização e seriedade também são imprescindíveis para manter a empresa afastada de processos trabalhistas.

Para quem é bom de conta, até mesmo a matemática dos cálculos mais trabalhosos podem fluir bem. 

A situação se complica, porém, quando o DP não tem ao alcance todas as informações de que precisa para não errar essa conta.

Se considerarmos um único funcionário, além do valor base de seu salário, o DP precisa considerar adicionais e descontos que podem variar mês a mês.

Uma hora extra em dia de semana tem valor diferente de uma hora extra em um domingo, por exemplo. Isso sem contar os tributos que também precisam ser recalculados. Já pensou?

Se o DP errar os cálculos da folha de pagamento ou das verbas rescisórias, o empregador pode ser processado pelos trabalhadores. Algo que leva a perda financeira e danos na reputação.

Criar bom relacionamento com órgãos públicos

Indo além, se as coisas não funcionam bem no departamento pessoal, a empresa pode deixar de cumprir obrigações com órgãos públicos e órgãos fiscalizadores. Uma situação irregular pode gerar multas e até problemas mais graves.

Vale ressaltar, é o DP que cumpre o papel de intermediar as relações de uma empresa com os órgãos locais. 

Se a cultura interna é de desvalorizar o trabalho do setor ou de “levar de qualquer jeito”, eventualmente esse relacionamento pode ruir.

Qual a estrutura do DP?

A estrutura do setor de departamento pessoal pode variar consideravelmente de acordo com o porte da organização. Por esse motivo, para contar com uma gestão mais profissional, recomenda-se a separação do departamento pessoal em diferentes setores

Conheça, a seguir, as principais áreas dentro do departamento pessoal.

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Admissão de pessoas

O processo de admissão de funcionário é um conjunto de atividades do setor de departamento pessoal — e compartilhadas com o RH em alguns casos — que legalizam um novo funcionário. Isto é, ele dá início à contratação do trabalhador e cuida de uma série de outras atividades que impactam no trabalho das equipes.

Desse modo, logo após a finalização do processo de seleção de pessoas pelo setor de RH, o DP deve conduzir a admissão. Isso inclui controlar os prazos de entrega da carteira de trabalho física, caso a empresa ainda use esse modelo, e dos documentos obrigatórios. 

Os principais documentos exigidos para a contratação do funcionário pela CLT são:

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • cópia da carteira de identidade;
  • Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  • carteira de inscrição no PIS/Pasep;
  • título de eleitor;
  • certidão de nascimento e casamento, caso haja;
  • certificado de reservista ou de dispensa do serviço militar (para homens);
  • carteiras profissionais relativas aos órgãos de classe (OAB, CRA etc.).

Também faz parte dessa etapa o acompanhamento do exame admissional. Esse procedimento é administrado de acordo com a função a ser exercida pelo colaborador. Por exemplo, a audiometria, que é válida para atendentes de telemarketing, por exemplo.

Portanto, além de recolher os documentos exigidos, o DP deve fazer o registro do profissional junto aos órgãos trabalhistas e cuidar da assinatura na carteira de trabalho digital ou física.

Aproveite que estamos falando sobre isso e confira também: 📑

Demissão de pessoas

O processo de demissão dos funcionários também é conduzido pelo departamento pessoal e consiste no desligamento daquele profissional do quadro da empresa

Para realizar um bom processo de demissão, é importante entender os motivos que levam ao desligamento.

Ele pode ocorrer por livre e espontânea vontade do trabalhador, ou seja, por meio de um simples pedido de demissão. Também é possível que o desejo do desligamento parta da empresa, o que pode configurar demissão sem justa causa ou demissão por justa causa.

Outra possibilidade é a demissão por acordo trabalhista. Antes da Reforma Trabalhista — aprovada em novembro de 2017 ― o acordo não era permitido, ainda que fosse uma prática comum nas empresas. 

Agora, a lei permite que tanto o funcionário quanto o empregador proponham um acordo para a rescisão contratual.

Independentemente do tipo de demissão, o DP é responsável por:

  • redigir os documentos de rescisão contratual;
  • arquivar informações e documentos do trabalhador;
  • fazer o cálculo do acerto trabalhista.

É esse cuidado do DP no processo de demissão que garante que a empresa não sofra com ações trabalhistas motivadas por pagamentos indevidos na rescisão contratual.

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Compensação de pessoal

No setor de compensação de pessoal, há o controle de frequências e remunerações. É preciso efetuar cálculos corretos para que todos os encargos e benefícios de direito do colaborador sejam executados precisamente e no prazo certo.

Desse modo, o setor de compensação do departamento pessoal é responsável por:

  • cuidar do processo de controle de frequência dos funcionários;
  • calcular o pagamento de salários e benefícios;
  • encaminhar o pagamento de taxas, impostos e contribuições. 

Isso mostra que, quando os profissionais são integrados à empresa, o DP: 

Quais as principais rotinas do departamento pessoal?

Como já mencionamos ao longo deste artigo, as funções do departamento pessoal dizem respeito à burocracia da organização e ao quadro de colaboradores.

Esse setor apresenta atividades específicas, que intermedeiam a relação entre empregador e funcionário a todo momento, garantindo que a legislação trabalhista seja cumprida.

Confira, a seguir!

1. Organização dos documentos trabalhistas

Assim que um candidato é aprovado para ingressar em uma nova empresa, ele assina um contrato, certo? Bom, o DP é o responsável por elaborar todos os contratos de trabalho. Veja alguns exemplos de modelos de contratação:

  • empregado: contrato do tipo CLT, caracterizado por uma pessoa física contratada para prestar serviço a uma pessoa jurídica, mediante o pagamento de salário e de forma não intermitente;
  • temporário: contratação de funcionário de uma empresa terceira, por um período predeterminado e sem vínculo empregatício;
  • autônomo: pessoa física que exerce atividades profissionais sem vínculo empregatício;
  • estagiário: contratação com o objetivo de complementar a formação acadêmica por meio de atividade laboral supervisionada.

Cada tipo de contrato tem suas especificidades e particularidades, por isso o DP tem como função simplificar todos os processos, tornando-os fluidos e rápidos.

Portanto, para cada funcionário da empresa, o departamento pessoal precisa abrir uma pasta, seja no arquivo de papel ou no digital. Há uma série de informações que precisam ser atualizadas e mantidas a salvo.

Quando um funcionário é contratado, a elaboração do contrato  passa pelo DP e engloba, outros detalhes:

  • funções;
  • horas de trabalho permitidas;
  • piso salarial.

Todos os outros documentos também ficam sob responsabilidade do departamento pessoal. Por exemplo:

Alguns não precisam apenas ser armazenados, mas, sim, usados para solicitação de benefícios do INSS, para cálculos da remuneração e outros processos. 

Também é o departamento pessoal quem faz o envio de informações pelo eSocial

Portanto, o DP precisa manter os documentos em dia e devidamente organizados. Caso contrário, além de perder prazos, pode não ser capaz de garantir o cumprimento de normas trabalhistas adequadamente.

2. Acompanhamento de frequência

Você deve saber que, desde a publicação da Lei de Liberdade Econômica, o uso de um sistema de controle de ponto só é obrigatório para empresas com 20 funcionários ou mais.

Ainda assim, de alguma forma, é interessante ao empregador sempre acompanhar como seus funcionários cumprem suas jornadas. Ou seja, observar se há inconsistências ou incompatibilidades com o que tenha sido previamente estabelecido. por exemplo, quando há

Esse controle é mais simples quando existe um sistema de registro de ponto. Uma opção válida até para empresas que têm um quadro de funcionários mais enxuto.

Em todo caso, a responsabilidade de fazer levantamento de faltas, atrasos, horas extras e de outras questões relativas à jornada de trabalho é do departamento pessoal.

Afinal, inconsistências: 

  • impactam os cálculos da folha de pagamentos;
  • evitam irregularidades que podem ter consequências na Justiça do Trabalho;
  • podem servir de base para análises e decisões estratégicas.

Separamos, a seguir, as principais responsabilidades do DP quando o assunto é controle de frequência. Confira!

Jornada de trabalho

Uma tarefa importante do departamento pessoal é fazer a gestão da jornada de trabalho de seus colaboradores.

Desde a implementação das escalas de folga até o controle de absenteísmo, é fundamental que os gestores desse setor estejam atentos ao registro de horas do quadro de funcionários.

O setor de DP também é responsável por fazer a gestão do sistema de ponto adotado, verificando a necessidade de cadastro de novos colaboradores, avaliação de registros e de gerar relatórios de horas.

Controle de ponto

E, por falar em controle de ponto, o departamento pessoal é responsável pela gestão do ponto, independentemente do sistema adotado pela empresa — manual, mecânico, eletrônico ou alternativo. 

Por meio da documentação de presença dos colaboradores de uma empresa é possível fazer a gestão de equipes, das escalas e das horas trabalhadas. 

Desse modo, por meio do controle de ponto, o DP fica sempre de olho nos horários de entrada e saída dos funcionários, bem como os intervalos para almoço e descanso.

Banco de horas

O controle e monitoramento frequente do banco de horas dos colaboradores também é uma função importante do departamento pessoal. 

Como já mencionamos, acompanhar a jornada de trabalho é crucial para garantir que a remuneração será paga devidamente e, com isso, evitar problemas trabalhistas e tributários.

Para não precisarem pagar horas extras, as empresas encontraram o sistema de compensação por meio do banco de horas como solução mais viável.

Através do controle de horas individual, a organização pode flexibilizar sua jornada para que não seja necessário comprometer o fluxo de caixa da empresa com o pagamento de horas extras.

3. Cálculo da folha de pagamento

As principais funções do Departamento Pessoal

O cálculo da folha de pagamento talvez seja a função mais conhecida do departamento pessoal. 

Utilizando todas as informações recolhidas durante o mês, é de responsabilidade do setor calcular a folha de pagamento e preencher os holerites dos funcionários.

Sendo assim, o DP deve estar atento ao controle de horas e possíveis proventos e descontos, além de seguir o calendário correto adotado pela empresa, a fim de agendar o pagamento dos colaboradores.

Entre outros fatores, o cálculo da folha de pagamentos envolve:

É o departamento pessoal que precisa gerenciar todas as variáveis que compõem a remuneração dos funcionários. 

Só assim o setor garante que os pagamentos sejam feitos corretamente e nos prazos adequados.

Para que a complexidade da tarefa e, consequentemente, sua importância fiquem ainda mais claras, vamos a alguns aspectos do fechamento da folha. 

O DP precisa cuidar:

  • do processamento da folha;
  • do salário de cada funcionário;
  • da retenção do IR;
  • dos depósitos
  • da entrega dos holerites;
  • dos pagamentos aos órgãos governamentais.

4. Gestão de férias e licenças

O descanso é um direito do trabalhador, e um dos papéis do departamento pessoal é monitorar seu cumprimento, realizando a gestão de férias.

Segundo o texto legal, todo trabalhador tem direito a férias sem prejuízo na remuneração após completar 12 meses de contrato, intervalo chamado de período aquisitivo.

O tempo de férias vai depender do número de faltas injustificadas de cada funcionário e é o DP quem deve controlar isso, seguindo as regras do artigo 130 da CLT.

Além disso, a legislação define que o empregador tem 12 meses para conceder as férias ao trabalhador; intervalo chamado de período concessivo. É o DP que deve assegurar o respeito a esse prazo limite.

É também o departamento pessoal o setor responsável por lidar com licenças, atestados médicos e afastamentos provocados por acidentes de trabalho, doenças ocupacionais ou outro.

Quanto a isso, o DP deve arquivar os documentos, além de integrá-los à folha de pagamentos

Caso o contato com órgãos públicos, como o INSS, seja necessário, é também o departamento pessoal que deve fazê-lo.

Confira os artigos a seguir sobre gestão férias no DP! 🗓️ 

5. Gestão de benefícios

Logo após a contratação dos colaboradores, o departamento pessoal deve ficar atento para disponibilizar e administrar os benefícios cedidos a eles.

Entre esses benefícios podem estar:

O setor deve se responsabilizar por recolher a documentação necessária e fazer a gestão correta dos benefícios para que os colaboradores possam utilizá-los sem problemas.

Em alguns casos, os benefícios são concedidos com desconto em folha. O DP precisa garantir os direitos dos trabalhadores, inclusive no sentido de assegurar que os descontos sejam feitos conforme o que foi definido no contrato de trabalho.

6. Padronização dos arquivos

É responsabilidade do DP manter os arquivos organizados e, na melhor das hipóteses, padronizados.

É bom saber que os documentos não são importantes apenas para a empresa em suas rotinas internas. 

Agentes fiscalizadores podem aparecer e demandar informações que precisam ser apresentadas de imediato.

Miniguia Ágil do DP

Assim, a empresa deve ter em mente que a documentação precisa estar em dia e acessível caso um representante do Ministério do Trabalho bata à porta.

Vale dizer, manter a documentação acessível não é tê-la ao alcance de qualquer um, mas disponível para quem tem autorização para acessá-la.

O departamento pessoal também deve considerar a confidencialidade de cada arquivo e mantê-los em local de acesso restrito, a menos quando a regra diga o oposto. Por isso, é fundamental utilizar arquivos digitais para facilitar a gestão dos documentos.

7. Pagamento de impostos, taxas e contribuições

Para se manter dentro das regras trabalhistas, o empregador deve manter todos seus impostos e contribuições em dia

Sejam aquelas de caráter fiscal, ou as que dizem respeito aos colaboradores, é fundamental que todas as guias e pagamentos sejam feitos sem atraso.

Entre os impostos e taxas de responsabilidade do DP, estão:

Além disso, é importante que o setor também entenda quais dessas taxas são deduzidas da folha de pagamento dos funcionários e quais delas são de responsabilidade do empregador.

8. Representação diante dos órgãos públicos

Por fim, é função do departamento pessoal representar a empresa diante dos órgãos públicos trabalhistas

Em geral, é o DP que faz a emissão de declarações que precisam ser enviadas ao governo. Com isso, o setor pode se tornar o principal representante da empresa em contatos com órgãos oficiais.

Qual a diferença entre DP e RH?

As diferenças entre RH e DP são muitas, mas algumas funções desempenhadas por um time podem ser feitas pelo outro, o que gera bastante confusão quanto às obrigações de cada um.

Tanto o setor de RH quanto o departamento pessoal são responsáveis pelo relacionamento entre o empregador e os funcionários. No entanto: 

  • O RH lida com conceitos de gestão de pessoas;
  • O DP está mais próximo da gestão financeira.

Mas saiba que é natural confundir departamento pessoal e recursos humanos ou achar que os setores representam a mesma coisa, ok?

Em geral, essa confusão acontece porque não faz tanto tempo que o RH assumiu um papel mais estratégico e focado na gestão de pessoas. Antes, o que tínhamos eram dois setores focados em tarefas mais burocráticas.

Além do mais, em empresas de menor porte ainda é comum que a diferença entre DP e RH não exista na prática. Isso porque, com um quadro de funcionários reduzidos, um único setor pode acumular todas as funções.

Vamos nos aprofundar um pouco mais nessas diferenças para que você não tenha mais dúvidas!

Recursos humanos

Ao dizer que o setor de recursos humanos lida mais com a gestão de pessoas, estamos realmente falando de parte humana da relação entre empregador e trabalhador.

Como você já deve saber, o RH pode ser o responsável pelos processos de recrutamento e seleção

Em relação a essa tarefa, falamos de uma atuação que demanda atenção às pessoas para além de suas competências técnicas.

Em outras palavras, a função do RH envolve pensar o perfil e analisar o comportamento e a relação entre os profissionais.

Assim, com base em métodos e ferramentas, o setor orienta o fortalecimento da cultura organizacional e um alinhamento que permita à empresa tirar bom proveito de seu capital humano.

Clima organizacional, motivação, integração de equipes e outros aspectos menos tangíveis fazem parte da importante atuação estratégica do RH.

Departamento pessoal

Por sua vez, o departamento pessoal cuida do relacionamento entre as partes de uma forma bem diferente.

Tudo que o RH faz é fundamental para o sucesso de uma organização e tem um foco cada vez maior naquilo que vai além do salário pago aos funcionários.

Hoje em dia, está mais claro para muitos empregadores que o dinheiro não é o único fator que pesa para um trabalhador, mas isso não significa que não é importante!

Alguém precisa estar cuidado do salário para que acréscimos e descontos sejam feitos corretamente. 

Precisa cuidar do pagamento de tributos que garantem benefícios previstos na CLT e por aí vai.

No dia a dia, é esse cuidado que o departamento pessoal tem: garantir o cumprimento do contrato e o respeito à legislação trabalhista.

Quais os principais indicadores do DP?

Como vimos, o DP tem acesso a documentos e dados de todos da empresa, inclusive informações importantes aos gestores para o acompanhamento dos times. 

Empresas que entendem os dados e monitoram seus números conseguem identificar os pontos de melhoria e crescer de forma saudável. É por isso que, assim como os demais setores, o DP também tem seus próprios indicadores.

Veja, abaixo, algumas das métricas mais importantes.

Turnover

O turnover é o cálculo do percentual de rotatividade de funcionários na empresa. Ele é apurado a partir da quantidade de rescisões assinadas em um determinado período de tempo

Entender e monitorar o turnover ajuda a empresa a oferecer condições mais favoráveis de trabalho, de modo a, cada vez mais, reter os talentos

Além disso, melhora o processo de seleção, já que identifica qual o perfil mais adequado para ocupar determinada vaga. 

Absorva dicas valiosas para reduzir o turnover em sua empresa!
Guia: como engajar colaboradores para diminuir as taxas de absenteísmo e turnover? 📚 

Absenteísmo

Faltas em excesso costumam ser sinal de insatisfação, desmotivação ou mesmo problemas graves de saúde. É por isso que esses indícios precisam ser acompanhados de perto pelo RH e apurados pelo DP. 

Observando os números é possível apurar quantos atestados médicos foram entregues, bem como faltas injustificadas. Esses indicadores servem, ainda, como dados para a avaliação de desempenho

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Acidentes de trabalho

Por meio da Comunicação de Acidentes (CAT), o DP consegue verificar as ocorrências e atuar de maneira focada na prevenção.

Gerar esse documento também é importante para detectar se há algum tipo de falha ou negligência da empresa que esteja facilitando a ocorrência de acidentes ou, ainda, se faltou treinamento adequado para os profissionais. 

Como organizar um DP?

Ter um departamento pessoal organizado é um dos aspectos mais importantes para o crescimento e desenvolvimento de uma empresa. 

Atualmente, o DP assume um papel cada vez mais estratégico, auxiliando as lideranças nas tomadas de decisões para o negócio.

Por esse motivo, é essencial que o departamento pessoal seja bem estruturado, com rotinas bem definidas.

Veja, abaixo, de que forma você pode organizar o setor da sua empresa e, com isso, otimizar os processos.

1. Comunique-se com outros setores

Por lidar com informações fundamentais para os colaboradores, o departamento pessoal está sempre em contato com outros setores da empresa. 

Portanto, é importante criar um método de comunicação que facilite o recebimento de solicitações, o atendimento de demandas e a organização de dados sobre os funcionários.

O diálogo entre departamentos envolve, geralmente, informações sigilosas ou urgentes. Por isso, o cuidado deve ser dobrado.

Ao enviar um documento físico, por exemplo, crie um sistema de assinaturas dos responsáveis pelo recebimento. 

Desse modo, é possível monitorar onde o arquivo se encontra, evitando perdas e garantindo que a papelada chegue às mãos do destinatário no tempo necessário.

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Os sistemas online são excelentes ferramentas para auxiliar na execução e no controle dessas atividades, criando processos dinâmicos para encaminhamento, aprovação e atendimento das demandas.

2. Crie metas

Definir metas é fundamental para o sucesso de qualquer setor. As diretrizes servem para medir a qualidade do trabalho. Desse modo, quanto mais próximo dos objetivos a equipe conseguir chegar, melhores serão os resultados obtidos.

Por esse motivo, nenhuma tarefa deve ser desempenhada por acaso. Todas precisam ter uma razão para estarem no escopo de trabalho do time. Quanto mais específica for uma meta, mais fácil é sua avaliação e seu monitoramento.

Então, procure usar proporções, porcentagens, ou números absolutos na medição dos objetivos. Por exemplo, ao analisar o processo de gestão de contratos, uma boa meta seria criar documentos que reduzam em 10% a exposição da empresa a ações trabalhistas.

No processo de demissão de funcionários, também é possível criar objetivos tangíveis. Que tal promover a redução do turnover (rotatividade dos funcionários) em números absolutos? Você pode explorar infinitas possibilidades.

3. Automatize as atividades do DP

Ferramentas digitais não são úteis apenas na comunicação com outros setores: elas oferecem mais precisão e agilidade a todos os processos do departamento pessoal. 

Com esses sistemas, é possível automatizar tarefas operacionais, como o controle da folha de pagamento, o cálculo das férias e a gestão de benefícios, entre outras. 

Dessa forma, o profissional do DP gasta menos tempo em atividades mecânicas e consegue reservar algumas horas do dia para pensar em soluções estratégicas para o negócio.

Além disso, ter um controle informatizado de dados elimina a necessidade do manuseio de enormes pilhas de papel. 

Como consequência, é possível economizar tempo e dinheiro que seriam gastos com impressão e arquivamento de documentos.

Outro benefício é o uso mais inteligente do espaço físico da empresa. Isso porque os dados virtuais não precisam de grandes estruturas para armazenamento.

4. Subdivida o setor de DP

Há muito tempo o departamento pessoal não é mais composto apenas por profissionais generalistas. No cenário atual, o setor precisa contar com funcionários que tenham formações e habilidades específicas.

Isso possibilita uma maior organização das atividades, o que aumenta a qualidade das entregas e a precisão dos resultados. 

Atualmente, as funções do DP estão cada vez mais integradas com as atividades de gestão de pessoas tipicamente destinadas ao RH.

Portanto, além de profissionais especializados em documentações e controles operacionais, o setor precisa contar com equipes inteiras dedicadas a atividades estratégicas específicas. Entre elas, podemos citar:

  • compliance;
  • relacionamentos;
  • recrutamento e seleção;
  • segurança e saúde;
  • treinamentos e planos de carreira;
  • gestão de benefícios.

Essa divisão de tarefas facilita a avaliação de resultados dos próprios profissionais do departamento pessoal, já que eles acabam tendo metas bem distintas uns dos outros. 

Vale ressaltar que, apesar de as atividades serem distribuídas, os membros do setor devem trabalhar em conjunto e estar sempre preparados para ajudar com as demandas de seus colegas.

5. Melhore o sistema de controle de ponto

Um dos aspectos mais importantes na organização do departamento pessoal é o controle de horário dos funcionários

Conferir cartões de ponto físicos é uma das tarefas que tomam mais tempo dos profissionais do setor — além de serem passíveis de erros.

Esse método ainda enfrenta outros problemas práticos, como colaboradores que se esquecem de assinar o documento ou fazem as marcações incorretamente. Tudo isso reduz a precisão dos dados.

Mas tais questões podem ser solucionadas com a implementação do controle de ponto digital

Esse tipo de tecnologia automatiza a verificação de entradas, saídas e faltas de funcionários, evitando que o DP perca tempo com longas conferências.

Assim, facilita-se o cálculo da folha de pagamento e evita-se que os funcionários deixem de realizar o procedimento. Isso porque o sistema informatizado é mais difícil de ser burlado.

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Quais as principais ferramentas do DP?

Depois que a tecnologia introduziu no mercado diversas soluções de inteligência e otimização, as empresas têm apostado em uma gestão humanizada e voltada para os resultados, tornando todos os departamentos mais estratégicos e colaborativos, inclusive o DP.

A tendência é que o uso de ferramentas de gestão e automação permita um trabalho mais eficiente, com redução do trabalho manual e, consequentemente, da margem de erros. 

Esse é um aspecto que considera também a motivação do próprio funcionário do DP ao ver toda a carga de pressão se esvair com um sistema bem estruturado.

Confira, a seguir, quais ferramentas podem tornar o DP um setor cada vez mais estratégico!

Metodologias ágeis

A aplicação de metodologias ágeis, como o Kanban e o Scrum, permitem realizar a gestão de tarefas, ou seja, organizar as atividades que precisam ser executadas para atingir os objetivos e as metas do time. 

Isso inclui fazer o levantamento das atividades, ordenar por prioridade, delegar e acompanhar a execução dentro do prazo determinado.

Software de gestão de documentos

Lidar com documentação é uma das tarefas mais repetitivas que o DP tem sob sua responsabilidade, não é mesmo? 

Todos os dias, é preciso emitir, receber e analisar informações sobre formalização de contratações, férias e horas extras, entre outras demandas.

Anotar tudo isso em planilhas é algo que se tornou obsoleto, principalmente nos tempos em que vivemos, nos quais toda informação é digitalizada e armazenada em servidores na nuvem.

Sendo assim, uma das vantagens da digitalização do departamento pessoal é que toda a gestão de documentos pode ser realizada por meio da internet (navegador ou software) ou via dispositivos móveis, o que garante muito mais mobilidade e agilidade.

Aplicativo de controle de ponto

O departamento pessoal tem muitas responsabilidades em uma empresa. Os erros nesse setor podem ter consequências graves e, por isso, feliz da empresa que conta com soluções que otimizam a rotina do setor.

Entre as diferentes ferramentas que o departamento pessoal pode utilizar, uma delas é o sistema alternativo de controle de ponto. 

Falamos de aplicativos como o Tangerino, regulamentados pela Portaria 671 do MTP.

O Tangerino permite até mesmo que trabalhadores remotos — externos e em home office — façam marcações de ponto. 

Em todos os casos, os dados são atualizados em tempo real no sistema e automaticamente comparados com as informações de jornada.

Assim, todo horário de entrada e saída é registrado, já indicando atrasos e horas extras que o DP precisa considerar em suas análises e cálculos.

Para facilitar ainda mais, o Tangerino pode ser integrado a outros softwares, como um sistema de gestão de folha de pagamentos. 

Assim, o departamento pessoal consegue chegar aos valores devidos com muito mais facilidade.

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Conclusão

Relembre os pontos esclarecidos nesse artigo:

O que é departamento pessoal?

É responsável pela relação financeira entre o empregador e seus funcionários. Cuida dos processos burocráticos e das relações trabalhistas que a empresa estabelece.

Qual é a importância do DP para uma empresa?

Embasar decisões estratégicas, evitar processos trabalhistas e criar bom relacionamento com órgãos públicos.

Qual a estrutura do DP?

As principais áreas dentro do departamento pessoal são a admissão e demissão de pessoas na empresa, assim como a compensação de pessoal.

Quais as principais rotinas do departamento pessoal?

Organização dos documentos trabalhistas, acompanhamento de frequência, cálculo da folha de pagamento, gestão de férias e licenças, gestão de benefícios, padronização dos arquivos, pagamento de impostos, taxas e contribuições, representação diante dos órgãos públicos.

Qual a diferença entre DP e RH?

O RH lida com conceitos de gestão de pessoas. O DP está mais próximo da gestão financeira.

Quais os principais indicadores do DP?

Turnover, absenteísmo e CAT (Comunicação de Acidentes).

Como organizar um DP?

1. Comunique-se com outros setores;
2. crie metas;
3. automatize as atividades;
4. subdivida o setor;
5. melhore o sistema de controle de ponto.

Quais as principais ferramentas do DP?

Metodologias ágeis, software de gestão de documentos, aplicativo de controle de ponto.

Ao longo dos anos, a burocracia virou sinônimo de processos trabalhosos que ninguém gostaria de encarar. Para o DP, é importante que as coisas não sejam tratadas assim.

Aquilo que é burocrático segue uma estrutura bem definida e regras que, no contexto das funções do Departamento Pessoal, dão sustentação ao funcionamento de uma empresa.

Com isso em mente, e considerado o volume e a complexidade do trabalho a ser feito, o DP de uma empresa precisa ser levado a sério para que diversos processos corram da melhor maneira possível, da admissão à demissão de funcionários.

Como visto, o controle de jornada e gestão de ponto dos funcionários dita muitos aspectos que fazem parte das rotinas de DP. Por isso, investir em um app de controle de ponto como o Tangerino é uma boa saída para otimizar os processos de DP e permitir que o setor se torna mais estratégico.

Conheça o Tangerino! Agende uma demonstração e veja na prática como o app faz a diferença nas rotinas de DP. Preencha o formulário abaixo!

Conheça o novo Módulo Gestão de Férias

Foto: Leonardo Barros
Leonardo Barros

Leonardo é pós-graduado pela PUC Minas em Ciências da Computação. Formou-se em Inovação e Empreendedorismo pela Universidade de Stanford. Ao longo de sua vida, fundou empresas de tecnologia e gestão, como as startups Tangerino, Argos e Columbus. É CEO do Tangerino, empresa de inovação tecnológica nos processos de Departamento Pessoal e recentemente vendida para a Sólides, maior e mais completa RHTech do Brasil, da qual também se tornou sócio.

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Um comentário"

  1. Cuidar do capital humano de uma empresa é essencial, uma vez que são as pessoas que realizam todas as atividades e resolvem todos os problemas que surgem ao decorrer do tempo e nas rotinas administrativas.
    Ótimo artigo e muito enriquecedor.

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