Processo de admissão: passo a passo

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O processo de admissão (ou processo admissional) é um conjunto de atividades do setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal que legalizam um novo funcionário contratado para compor os quadros da empresa.

Esse processo dá início a uma série de outras atividades que impactam no trabalho dessas duas equipes. É o caso, por exemplo, da concessão de benefícios, do fornecimento de equipamentos de proteção individual, do planejamento das férias, entre outras.

Ter atenção à admissão e conduzi-la de forma estratégica é fundamental para tentar assegurar que todo o restante não falhará. Portanto, é preciso ficar de olho no que é necessário fazer na admissão de um funcionário.

A seguir, falamos de todas as principais etapas desse processo para que você o conheça em detalhes e tire suas dúvidas a respeito. Confira!

Se preferir, vá direto para o tópico de interesse através do índice abaixo:

• O que é admissão?
• Qual a importância de um processo de admissão?
• Quais as principais etapas do processo de admissão?
• O que mudou no processo de admissão com a nova lei trabalhista?

O que é admissão?

A admissão (ou processo admissional) é o resultado de vários processos que se iniciam com o recrutamento de um profissional até a formalização de sua contratação pela empresa.

É um processo que engloba uma série de procedimentos burocráticos para estabelecer a relação empregatícia e autorizar a prestação de serviço da pessoa contratada para a organização.

Embora seja algo básico para as empresas, o processo de admissão nem sempre é simples. Na verdade, seu sucesso depende de um bom planejamento e da escolha dos métodos certos de seleção de currículos, entrevista, análise de perfil, dinâmicas e outros.

Isso porque, para além da questão jurídica, a admissão envolve entender como fazer uma contratação que atenda as necessidades da empresa e, de preferência, minimizar os custos do processo.

Em geral, o ponto de partida é a criação de uma oportunidade; ou seja, a abertura de uma vaga de trabalho na empresa que precisa ser preenchida da melhor forma. Com base nisso, inicia-se o processo de admissional.

Qual a importância de um processo admissional?

A escolha de profissionais qualificados, capazes de atender aos requisitos da vaga e com bom fit cultural é fundamental para que a empresa conquiste seus objetivos de curto, médio e longo prazo.

Isso porque, embora outros recursos sejam de grande importância, o capital humano de uma organização é decisivo para o seu sucesso. Em outras palavras, as pessoas têm um papel crucial na rotina e nos resultados de um negócio.

Sendo assim, o processo de admissão é uma das atribuições mais importantes do RH porque tem o poder de definir a formação de equipes, a dinâmica entre as pessoas, o clima organizacional e, consequentemente, o desempenho dessas equipes.

Quando bem feita, a admissão ― e tudo que ela engloba ― contribui para a criação de um ambiente de trabalho e um clima organizacional favoráveis para que cada profissional dê o seu melhor diariamente. O oposto também pode ocorrer quando o processo é mal feito.

Aqui, deve-se considerar também a conformidade com a CLT e outros textos da legislação trabalhista. Como mencionamos, a formalização da contratação também faz parte do processo de admissão e, quanto a isso, é preciso observar a lei.

Assegurar que a empresa estabelece apenas contratos que respeitam as normas e o direito dos trabalhadores é fundamental para evitar problemas com a Justiça do Trabalho futuramente, bem como todas as consequências advindas disso.

Absorva mais dicas para um bom processo seletivo: ?

• Recrutamento externo: o que é e quais as melhores práticas?
• Entrevista por competências: entendendo e aplicando na seleção de candidatos
• Talent acquisition: entenda como aplicar no recrutamento
• Entrevista estruturada: saiba o que é e como utilizar

Quais são as principais etapas de um processo de admissão?

Dizemos que a admissão de funcionários é um processo porque engloba diferentes etapas. Como indicamos, o pontapé inicial é a abertura de uma nova oportunidade e, a partir daí, seguem-se algumas rotinas bem conhecidas do RH.

Abaixo, apontamos as principais, trazendo detalhes sobre cada uma delas em uma espécie de passo a passo da admissão. Confira:

1. Recrutamento e Processo de Seleção

O processo de admissão do empregado começa ainda na fase de recrutamento e seleção, conduzida pelo RH da organização ou, em alguns casos, por um profissional ou consultoria externa contratada para este fim.

A equipe ou profissional é responsável por todas as etapas dessa fase que acompanha o que chamamos de jornada do candidato; ou seja, cada estágio percorrido pelos profissionais antes e durante o processo de seleção, objetivando chegar à contratação.

O início se dá com a descrição das vagas em aberto e sua consequente divulgação. Etapas que devem ser feitas de forma bem estratégica para aumentar as chances de atrair e selecionar profissionais com um perfil adequado.

Convém ressaltar que a empresa pode optar por uma abordagem de recrutamento ativo, que é quando contatos diretos são feitos convidando profissionais de interesse a participar do processo seletivo.

No caso de pessoas que se inscrevem para uma vaga, com base nas competências exigidas pelo cargo, os recrutadores selecionam alguns perfis mais adequados.

Já no caso do recrutamento ativo, essa seleção é feita antes mesmo que a abordagem direta seja realizada. Algo que também vale para a escolha de currículos que estejam no banco de talentos da organização.

Em todo caso, é comum que a etapa seguinte inclua entrevistas, dinâmicas de grupo e outras formas de teste de candidatos. O conjunto de ações pode variar de acordo com o cargo a ser ocupado.

A finalidade dessas ações é avaliar cada profissional de modo a escolher a pessoa que reúna o maior número de qualificações e características desejadas para cada função.

Cada empresa adota procedimentos distintos de recrutamento e seleção. Por isso, é preciso ter atenção para que a fase de recrutamento tenha foco em encontrar um funcionário que se identifique com as atividades a serem desenvolvidas.

Dicas para fazer um bom processo seletivo

Processos seletivos não são sempre iguais. As empresas podem utilizar algumas ― ou todas ― das seguintes etapas:

• entrevista com o RH;
• testes de conhecimento específico;
• testes psicológicos;
• entrevistas com gestores e coordenadores;
• alinhamento de expectativas.

Ressaltamos que o ponto de partida é uma boa descrição da vaga, feita de forma clara e objetiva. Assim, evita-se que profissionais com um perfil longe do adequado se candidatem.

A saber, evitar essas candidaturas tem o simples propósito de poupar o RH de analisar currículos que não tenham relação com a oferta de emprego em questão. Ou seja, minimiza o tempo gasto no processo.

Indo adiante, as ferramentas de avaliação dependem muito do que o cargo exige. Além de considerar os conhecimentos e habilidades técnicas de cada candidato, elas devem ser empregadas de forma a avaliar o fit cultural do funcionário com a empresa.

Ter processos bem estruturados é importante para que a empresa cause uma boa impressão e envolva mais os candidatos. Vale lembrar que talentos também avaliam as oportunidades que lhes aparecem antes de aceitá-las ou não.

No que diz respeito à forma de admissão de novos funcionários, há diversos modelos de contratação de colaboradores. Sem dúvida, a prática mais comum é a contratação baseada nas regras da CLT, ou seja, a famosa “carteira assinada”. Entretanto, essa não é a única forma utilizada pelas empresas hoje em dia,

Uma das alternativas mais populares é a contratação por meio de contratos com Pessoas Jurídicas. Assim, os trabalhadores podem se cadastrar como Pessoas Jurídicas, no formato que se adequa às necessidades dos prestadores.

A partir disso, eles podem realizar suas atividades e emitir as notas referentes ao salário e benefícios mensais. Com isso, fica estabelecida a relação de trabalho.

2. Aprovação do candidato

Assim que o processo seletivo termina, a empresa comunica e passa orientações para os candidatos aprovados acerca das próximas etapas do processo de admissão.

Quanto a isso, vale lembrar que é de responsabilidade do RH solicitar documentos e informações necessárias para a criação do vínculo empregatício. Recomendamos seguir um checklist de admissão para não esquecer nada.

Nesse momento, a empresa deve ter certeza de suas escolhas, avaliando todas as informações coletadas durante o processo.

É fundamental que a equipe responsável pelo processo seletivo também dê o feedback para os candidatos que não foram aprovados durante o processo. Isso mostra que a empresa respeita todas as pessoas que se candidataram, e é importante para manter a boa reputação da sua marca.

No melhor dos cenários, esse feedback não consiste apenas em uma recusa ou agradecimento. Sempre que possível, convém dar um retorno construtivo, tentando esclarecer para cada candidato o porquê da sua desaprovação no processo.

3. Validação dos documentos

Como parte das rotinas burocráticas da admissão, a pessoa contratada deve fornecer todas as informações solicitadas pela empresa para a formalização da sua contratação

Há documentos que devem ser enviados pelos novos funcionários, de acordo com a instrução da equipe de RH, em até 48 horas úteis, para que o processo de admissão possa seguir sem problemas.

Principais documentos para admissão

A melhor forma de garantir que etapas como essa fluam bem é contar com informações claras e fornecê-las a quem está chegando na empresa. Por isso, vale saber que os principais documentos exigidos para a contratação do funcionário nos moldes da CLT são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cópia da carteira de identidade;
• Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Carteira de inscrição no PIS/Pasep;
• Título de Eleitor;
• Certidão de Nascimento e casamento, caso haja;
• Certificado de Reservista ou de dispensa do serviço militar (para homens);
• Carteiras profissionais relativas aos órgãos de classe (OAB, CRA etc).

Convém ressaltar que, atualmente, profissionais e RHs podem optar pela CTPS Digital, o que facilita bastante a parte burocrática do processo admissional.

Já se perguntou quanto tempo demora uma admissão? O tempo varia de caso para caso, mas, com todas as etapas que estamos vendo aqui, o processo pode ser bem longo.

Não é recomendado que o RH tente pular etapas no recrutamento e seleção para ganhar tempo, mas é possível agilizar as coisas na hora de validar os documentos. Para tanto, a dica é optar pela digitalização sempre que possível.

Exame admissional

A empresa pode pedir outros documentos e informações pertinentes ao processo de admissão. Além disso, algumas empresas solicitam a realização de um exame admissional. 

Esse procedimento é administrado de acordo com a função a ser exercida pelo colaborador. Por exemplo, a audiometria, que é válida para atendentes de telemarketing, mas existem outras questões a serem avaliadas.

Em todo caso, o principal motivo para a realização do exame é verificar se a pessoa contratada está apta, mental e fisicamente, para realizar suas funções no dia a dia de trabalho.

4. Regulamentação pela empresa

A regulamentação é uma etapa do processo de admissão que também engloba responsabilidades por parte da empresa.

Após a entrega dos documentos, o empregador deve registrar todas as informações relativas à admissão do empregado na CTPS, seja no documento físico ou digital.

Em todo caso, devem ser incorporadas informações sobre a jornada de trabalho. Todas as informações devem ser enviadas ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal, que administra o FGTS. 

Assim, o colaborador já pode assinar seu contrato de trabalho e iniciar suas atividades.

A empresa também pode comunicar o vínculo empregatício pelo sistema do eSocial, mesmo antes do início das atividades. Basta ter todos os dados do novo colaborador.

Essas são as demandas burocráticas, que devem garantir que a contratação do funcionário esteja de acordo com a CLT e outras leis trabalhistas.

Além de regulamentar essa situação e seguir com o processo de admissão, a empresa deve garantir outros direitos e benefícios cruciais ao desenvolvimento das atividades.

Assegurando benefícios no processo de admissão

O principal benefício a ser oferecido ao funcionário para o início de suas atividades é o vale-transporte. Assim, o empregador garante que o colaborador possa se deslocar até o local de trabalho.

Entre outros benefícios oferecidos pelas empresas podem estar:

• Vale-refeição/alimentação;
• Convênio médico;
• Convênio odontológico;
• Ajuda de custo para gasolina (no lugar do vale-transporte);
• Vale-cultura;
• Bônus e comissões.

Esses outros benefícios devem ser explicados de forma clara durante o processo de admissão. Assim, o funcionário fica por dentro de tudo que tem direito e a empresa pode garantir uma relação e confiança desde o início das atividades.

Confira agora esse episódio do Tangerino Talks e aprofunde-se na retenção de talentos:

5. Preparativos internos da empresa

Depois de finalizadas as demandas burocráticas do processo de admissão, é a hora de alinhar todos os detalhes e garantir que o funcionário possui as ferramentas e conhecimentos corretos para começar. 

É dessa forma que o RH segue cumprindo sua parte para que os resultados de cada contratação esperados possam ser atingidos.

Entre outras medidas, tenha em mente que é preciso criar todas as contas e acessos que serão utilizadas pelo trabalhador, como por exemplo o e-mail corporativo. Algo que costumeiramente conta com apoio do setor de TI.

Além disso, é preciso criar as identificações do usuário dentro do sistema de ponto da empresa. Afinal, o controle de ponto é crucial para acompanhar as horas trabalhadas para verificar o cumprimento das leis trabalhistas, bem como obter insights para a gestão de pessoas.

6. Onboarding

Ainda, é muito importante que a empresa tenha um procedimento de onboarding, ou seja, apresentação de novos colaboradores e treinamento para auxiliarem sua integração.

Os gerentes podem — e devem — apoiar seus novos colaboradores nesse início. Veja como:

• apresentando-os às equipes;
• mostrando as dependências do escritório;
• mostrando as ferramentas de trabalho;
• elaborando um plano de ação para os primeiros dias;
• comunicando sobre as principais regras e políticas da organização.

Entre as principais responsabilidades do empregador após o processo de admissão estão:

Apresentação à empresa

Falando em comunicação, a chegada de um novo membro na equipe é algo importante que deve ser comunicada a todos independentemente do cargo que a pessoa ocupe.

Para isso, podem ser utilizadas as ferramentas de comunicação interna já existentes, como e-mail, intranet, jornal mural, grupos de WhatsApp, entre outras.

Além disso, é preciso apresentar e integrar o funcionário à cultura organizacional da empresa. O empregador deve alinhar os novos colaboradores quanto às expectativas sociais e os processos diários.

Dessa forma, é possível manter a harmonia entre toda a equipe e conseguir resultados ainda mais agradáveis.

Treinamento

Ainda que o funcionário contratado tenha experiência com a forma de trabalho, é preciso apresentar as ferramentas e os processos internos da empresa.

O novo colaborador deve aprender todos os métodos e resultados esperados para que as expectativas sejam alinhadas. Assim, a empresa sabe o que esperar do funcionário, enquanto ele saberá como realizar todas as atividades.

Comunicação constante

Mesmo após este primeiro momento, é preciso que o empregador mantenha uma comunicação clara com todo seu quadro de funcionários.

Dessa forma, a equipe pode se integrar e ficar por dentro de todas as mudanças e novidades do seu ambiente de trabalho.

É válido, inclusive, enviar uma notificação por meio do app de controle de ponto para os colaboradores externos. Além de manter todos informados sobre as mudanças no quadro de funcionários, isso ajuda o novo colaborador a sentir-se mais motivado e integrado ao time.

Os artigos a seguir podem auxiliar no processo de integração de novos funcionários: ?

• 8 dinâmicas de integração para colaboradores
• Qual a importância da comunicação clara para as empresas?
• Trabalho em equipe: a importância de aperfeiçoar em sua empresa

O que mudou no processo de admissão com a nova lei trabalhista?

A partir da Reforma Trabalhista ― Lei n° 13.467, de 2017 ― o processo de admissão ganhou novas possibilidades legais no que diz respeito ao tipo de contratação.

O famoso “bico” foi regulamentado e, desde então, existe como trabalho intermitente. Assim há regras claras definidas pela CLT, como uma remuneração que inclui férias proporcionais mais o 1/3 constitucional, 13° proporcional, descanso semanal remunerado e adicionais legais.

Além disso, o home office também passou a ter previsão legal e contratual, indicando as regras a serem observadas pelo RH e pelo DP nesse modelo de trabalho.

Por fim, a nova lei trabalhista também apresentou alterações sobre a contratação em regime parcial. A regra atual define que essa jornada tenha, no máximo, 30 horas semanais sem horas extras ou 26 horas semanais com até 6 horas adicionais por semana.

Em suma, existem novidades que merecem atenção desde a abertura da vaga até a formalização da relação de trabalho. Isso porque as novidades promovidas pela Reforma impactam decisões estratégicas e processos burocráticos.

Considere, por exemplo, que o trabalho remoto ― seja na forma do home office ou do modelo híbrido ― cresceu e se tornou a preferência de muitos profissionais e organizações no pós-pandemia.

Tendo o custo-benefício em mente, é possível que sua empresa opte por esse tipo de contratação em diferentes situações hoje em dia. Para tanto, o RH precisa incluir a informação na divulgação da vaga, analisar o perfil dos profissionais considerando a capacidade de autogestão, além de outras características. Também precisa se preparar para sanar dúvidas no processo de entrevista.

O DP, por sua vez, tem que se atentar aos detalhes do contrato para cumprir a parte burocrática de lançamento de dados na Carteira de Trabalho, e por aí vai.

Faça download dos materiais abaixo e aprofunde-se nos temas abordados! ?

• [KIT] Admissão e demissão de colaboradores: como otimizar processos e evitar erros
• [EBOOK] As melhores técnicas para melhorar gestão de pessoas nas organizações

Relembre os tópicos deste artigo

Enfim…

Como vimos neste artigo, a admissão é um processo composto por diversas etapas que vão do recrutamento de candidatos a uma vaga à  formalização de sua contratação com a assinatura de contrato e outras burocracias habituais.

Esse processo é fundamental e exige atenção desde o começo porque garante que a empresa conte com o capital humano qualificado e adequado para suas rotinas e para a conquista dos resultados de negócios.

Sabendo disso, o RH precisa pensar estrategicamente a escolha dos profissionais e sua avaliação para assegurar que haja fit cultural e aumentar as chances de sucesso em cada contratação.

Para além da parte burocrática ― que, como vimos, inclui a avaliação dos documentos e a assinatura da Carteira de Trabalho ou o envio de informações por meio do eSocial, ―, é preciso cuidar da integração de novos contratados.

O RH e o DP, responsáveis pelo processo, precisam estar atentos a todas as etapas que apresentamos aqui. Afinal, seu objetivo deve ser fazer com que a organização possa contar com profissionais que agreguem valor às suas equipes.

Cabe aos setores que fazem a admissão buscar otimizar o processo. Para isso, vale a pena apostar na admissão digital. Leia este artigo com as vantagens da admissão digital!