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Você já sabe o que é Carteira de Trabalho Digital? Conhece os detalhes legais desse instrumento e entende seu funcionamento? Se você respondeu “não” a alguma dessas perguntas, não se preocupe! Explicaremos tudo sobre o documento neste artigo.

A primeira versão de um documento que registrava relações de trabalho surgiu em 1932 sob o nome de Carteira Profissional. Foi só em 1969 que mudanças foram feitas, criando a Carteira de Trabalho e Previdência Social nos moldes que conhecemos hoje.

Como o mercado segue evoluindo, a transformação digital inspirou mais uma mudança e oportunizou a criação da CTPS Digital. Neste post, daremos detalhes sobre o novo formato desse importante instrumento legal. Confira!

O que é Carteira de Trabalho Digital?

Carteira de trabalho digital

Carteira de Trabalho Digital é uma versão digitalizada do instrumento que documenta e comprova a existência de uma relação trabalhista entre uma pessoa e uma empresa contratante. Ou seja, quando uma pessoa possui registro na carteira de trabalho, ela tem todos os direitos trabalhistas previstos pela lei.

Dessa forma, as principais finalidades da CTPS física, que se aplicam à nova Carteira de Trabalho Digital, são:

  • regulamentar o trabalho ou emprego de cada cidadão;
  • apresentar informações sobre a jornada de trabalho, funções e outros pontos do contrato;
  • garantir que o trabalhador tenha acesso ao seguro-desemprego, ao FGTS e a outros benefícios previdenciários.

Para evitar quaisquer dúvidas, é importante esclarecer que não se trata de uma versão escaneada da Carteira de Trabalho convencional.

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Na verdade, falamos de um equivalente eletrônico a ser utilizado para identificar o trabalhador, registrar seus vínculos empregatícios e facilitar a vida de todos os envolvidos, oferecendo agilidade nas solicitações.

Confira o bate-papo que tivemos com o Leandro Cazeiro sobre a CTPS no De Frente Com o DP!

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O que consta na Carteira de Trabalho Digital?

A versão eletrônica reúne contratos de trabalho antigos e novos, bem como suas respectivas anotações, e traz o histórico profissional atualizado e acessível. Com a pandemia de Covid-19, que expandiu o trabalho e os serviços remotos, a utilização da CTPS digital explodiu.

Assim como na versão de papel, a CTPS Digital também é usada para registrar informações como data de admissão, cargo, salário e várias outras que esclarecem acerca da relação de trabalho estabelecida.

O que a lei diz sobre a CTPS?

O uso da Carteira de Trabalho Digital foi oficializado com a publicação da Portaria n° 1.065, em 23 de setembro de 2019. Entre outras questões, o texto legal determina que:

  • A Carteira Digital é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico, ou seja, aquela de papel;
  • A Carteira de Trabalho Digital é automaticamente emitida para todos os cidadãos e cidadãs que tenham um CPF, porém, é preciso habilitar essa carteira;
  • A única forma de identificação da Carteira de Trabalho Digital é o próprio CPF. Sendo assim o número de cadastro é a informação a ser fornecida e usada quando do início de uma nova relação empregatícia.

Com base nisso, ressaltando que a Carteira Digital de Trabalho equivale à tradicional, é preciso ressaltar também o que diz o Decreto-lei nº 926, de 10 de outubro de 1969.

Esse decreto foi o que instituiu a Carteira de Trabalho e a definiu como um documento obrigatório para todas as pessoas que, em algum momento da vida, venham a prestar algum serviço, seja no comércio, na indústria, na agricultura, na pecuária ou mesmo empregados domésticos

A carteira de trabalho aparece no artigo 29, na Seção IV da CLT. Nessa parte, são expostas todas as regulamentações e normas a respeito das anotações da CTPS

Esse artigo sofreu algumas alterações com a Lei da Liberdade Econômica. A mais importante delas é que o prazo para anotação da admissão do colaborador em sua carteira é de cinco dias úteis e não mais de 48 horas. 

Contudo, em seu parágrafo 8°, o artigo diz que apesar de o prazo de devolvimento da carteira agora ser maior, o trabalhador ainda deve ter acesso a todas as informações da sua CTPS Digital no prazo de 48 horas a partir de sua anotação.

Aproveite e confira estes outros artigos que tratam do uso da tecnologia nas rotinas de RH e DP:

Para que serve a Carteira de Trabalho Digital?

A CTPS Digital serve para facilitar a vida do trabalhador, já que com ela ficou mais fácil acompanhar e solicitar benefícios, além de exigir os direitos previstos em lei.

Quando o documento físico ainda era usado, o trabalhador precisava levá-lo consigo até a empresa para pedir um benefício ou mesmo para ter sua carteira assinada em razão de uma nova contratação. Agora, independentemente da situação, todos os processos ficaram mais fáceis com a carteira de trabalho digital. 

O próprio colaborador pode solicitar seus benefícios e acompanhar as atualizações em sua carteira sem precisar sair de casa, basta ter acesso à internet e fazer a gestão pelo navegador ou aplicativo. 

A CTPS digital cruza as várias bases de dados do Governo com as informações inseridas pelo empregador no eSocial, sistema de registro de dados trabalhistas pela internet. 

O documento eletrônico consolida dados do contrato de trabalho, salário, registros de férias, pagamento de décimo terceiro, rescisões de trabalho e demais eventos ligados ao histórico do trabalhador.

Quem tem Carteira de Trabalho Digital precisa da física?

Não. Afinal, a CTPS Digital permite que o trabalhador tenha acesso ao histórico trabalhista e a informações como salário e registro de férias, tudo em tempo real e sem burocracia. 

Podemos dizer que a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) física se aposentou. Ela parou de ser fabricada em setembro de 2019, e as anotações de contratação e dispensa de empregados passaram a ser feitas de forma digital, por aplicativo ou internet.

A Carteira de Trabalho Digital é completa. Por meio dela, também é possível solicitar o seguro-desemprego, o abono salarial e o Benefício Emergencial de Preservação do Emprego e da Renda, destinado a trabalhadores que formalizaram acordo com os empregadores, durante o período da pandemia da Covid-19, para suspensão do contrato ou redução proporcional de jornada de trabalho.

O objetivo, portanto, é facilitar a vida dos trabalhadores que terão o documento à mão sempre que precisarem fazer uma consulta. Todas as experiências profissionais formais estarão no aplicativo.

Os benefícios esperados com a Carteira de Trabalho Digital serão:

  • maior aproveitamento das vagas disponíveis, reduzindo o tempo médio de atendimento;
  • agilidade no acesso às informações trabalhistas consolidadas em um único ambiente, possibilitando ao trabalhador fiscalizar seus vínculos trabalhistas;
  • integração das bases de dados do Ministério da Economia.

Como a empresa faz para assinar a Carteira de Trabalho Digital?

Não é necessário assinar a carteira digital, ao menos não da forma como isso era feito com a versão impressa. Basta que o colaborador informe o seu CPF para que a empresa consiga cadastrar seus dados no aplicativo.

A partir daí, todas as informações serão inseridas automaticamente na base de dados vinculada ao site do Governo Federal

No entanto, para que o empregador consiga registrar a carteira de trabalho é necessário que, antes, o funcionário tenha habilitado seu cadastro na plataforma.

Mas, e como fica o ato de assinar a carteira? No momento em que o empregador lança a nova admissão no eSocial, isso já vale como uma assinatura, não sendo necessário firmar fisicamente o documento. 

Do outro lado, usando o aplicativo instalado em seu smartphone ou por meio da versão web, o colaborador já consegue visualizar o seu novo contrato de trabalho e todas as informações referentes a ele.

Confira mais alguns artigos que separamos para você sobre o eSocial:

Como saber se a minha carteira de Trabalho Digital foi assinada?

Tempo necessário: 3 minutos

A CTPS Digital fica disponível em um aplicativo. Ou seja, o funcionário deve baixar o app na loja adequada para o seu smartphone e fazer o login conforme a orientação do próprio sistema. Siga os passos abaixo:

  1. Baixe o app da CTPS Digital

    Acesse a loja de aplicativos do aparelho eletrônico (disponível no Google Play e App Store), digite “Carteira de Trabalho Digital” e faça o download do app.

  2. Instale o app da CTPs Digital

    Clique no ícone do app para instalar. Após concluir a instalação, abra o aplicativo no dispositivo.

  3. Faça login no app da CTPs Digital

    Acesse usando o login e senha cadastrados no acesso gov.br. Com isso, você já pode acessar a carteira de trabalho digital e consultar todos os seus dados.

Quais as vantagens da Carteira de Trabalho Digital?

A Carteira de Trabalho digital oferece diversas vantagens para os profissionais que estão trabalhando no regime CLT. Confira as principais delas:

Praticidade

Uma das maiores vantagens da Carteira digital de trabalho é a praticidade que ela oferece aos colaboradores, que podem acessar as informações na palma das mãos, de onde estiverem e quando for necessário. 

As principais informações presentes na versão eletrônica são os vínculos empregatícios, PIS, benefício social, entre outras.

Agilidade

Quando o colaborador CLT precisava emitir uma nova carteira de trabalho física, por conta de roubo, furto ou perda, era necessário agendar e comparecer em um dos postos de atendimento ao trabalhador. 

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No entanto, com a versão digital, o profissional pode solicitar a primeira ou a segunda via por meio do aplicativo, tornando o processo mais ágil e rápido.

Acesso aos dados

Acessar as informações trabalhistas também fica mais fácil, pela razão de os dados estarem em um único lugar. 

Ademais, podemos destacar também o fato de haver uma integração das informações relativas ao trabalhador, no Ministério da Economia.

Solicitação de benefícios

Ao solicitar benefícios e auxílios, não será mais necessário recorrer aos centros de atendimento convencionais. Isso oferece mais praticidade para o colaborador, agilizando o processo e reduzindo o tempo de espera.

Além disso, as informações passam a ser consolidadas em um único ambiente virtual. Assim, os riscos de perder dados relevantes para a carreira diminuem, além da facilidade de consultá-los a qualquer hora e lugar.

Portanto, em resumo, a carteira de trabalho permite acompanhar o contrato de trabalho, fazer o pedido do seguro desemprego, observar o calendário do pagamento do abono social, do benefício emergencial, além da possibilidade de partilhar as informações da CTPS, comprovando a experiência profissional.

Como funciona a Carteira de Trabalho Digital?

Todas as pessoas inscritas no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), já possuem uma carteira de trabalho digital, sendo apenas necessário habilitá-la. Uma vez habilitada, o trabalhador pode acompanhar as informações contidas em sua carteira digital por meio do aplicativo para celular ou site do governo. 

Do ponto de vista do empregador, a carteira de trabalho digital funciona da mesma forma que para os funcionários. As empresas deverão fazer todas as admissões, demissões e anotações por meio da internet, o que facilita bastante o processo. 

Outro ponto importante é que na carteira de trabalho online, diferentemente da carteira física, não existe uma numeração específica. Assim, a empresa consegue fazer todas as transações utilizando apenas o CPF do colaborador, sem precisar da carteira para realizar anotações de forma física. 

A Carteira Digital substitui a física?

Na maioria dos casos, sim, já que agora todos os processos relacionados aos vínculos trabalhistas são feitos eletronicamente. 

Contudo, a CTPS física não deixa de valer em 100% dos casos. A versão física do documento deve ser apresentada caso os funcionários sejam contratados por órgãos públicos ou organismos internacionais, por exemplo.

Nos demais casos, é imprescindível usar a versão digital. Contudo, o trabalhador não deve se desfazer da sua carteira física, é necessário apenas guardá-la.

Quem tem direito à CTPS Digital?

Todas as pessoas que possuem CPF, automaticamente, têm direito à carteira de trabalho digital. É preciso, apenas, fazer a habilitação da CTPS. 

  • O primeiro passo é realizar o cadastro no sistema do Governo Federal para acessar a Carteira de Trabalho digital;
  • informe seus dados pessoais, como CPF, nome, data de nascimento, nome da mãe, estado de nascimento;
  • em seguida, responda um questionário com cinco perguntas sobre seu histórico profissional;
  • logo após responder às perguntas, será criada uma senha temporária que precisará ser trocada no primeiro acesso.

Após finalizar o cadastro, a CTPS Digital estará habilitada e poderá ser acessada por aplicativos baixados nos smartphones de sistema iOS e Android, além de poder acessá-la no navegador.

Como tirar a Carteira de Trabalho Digital?

Para que a empresa consiga registrar os dados trabalhistas do colaborador na CTPS Digital, antes é necessário que ele faça o seu registro na plataforma. Para isso, o funcionário pode ser o seu smartphone ou acessar o site do Governo Federal.

Para acessar, é preciso criar uma conta gov.br (caso ainda não tenha) para utilizar os serviços do Governo. Confira o passo a passo a seguir:

Pelo Portal Emprega Brasil

A primeira forma de tirar a Carteira de Trabalho Digital é pelo computador. Confira como fazer a sua:

Tela Emprega Brasil
  • O usuário será direcionado para a página gov.br;
Tela inicial do Emprega Brasil após logar
  • Insira o CPF e clique em continuar;
Tela inicial do Login do Governo Federal
  • Digite sua senha ou crie uma nova caso necessário;
Campo de senha para cadastrar carteira de trabalho digital
  • Pronto, basta acessar a Carteira de Trabalho Digital e conferir as informações registradas lá.
Tela inicial da carteira de trabalho digital

Pelo smartphone

Para ter acesso ao aplicativo pelo celular, é preciso baixá-lo na sua loja de aplicativos, seja Android ou iOS.

Após fazer o download e instalar o app, basta abri-lo e adicionar as mesmas informações solicitadas no tutorial para a versão web.

Estes materiais podem auxiliar e facilitar suas rotinas de DP. Baixe agora:

Principais dúvidas do DP sobre a CTPS digital

Todo novo instrumento que envolve deveres e direitos trabalhistas gera dúvidas, o que é perfeitamente natural. Por isso, separamos algumas orientações que podem responder a questões que ainda não estejam claras para você. Confira:

Como baixar a CTPS digital?

A Carteira de Trabalho Digital pode ser feita de forma gratuita pelo computador ou pelo celular. Para baixar o aplicativo da CTPS Digital, o trabalhador deve acessar a loja de aplicativos do seu smartphone e procurar pelo app Carteira de Trabalho Digital, do Governo Federal. Faça o download do aplicativo para a versão Android ou iOS.

Caso o trabalhador não possua um smartphone para baixar o app, pode acessar a Carteira de Trabalho Digital por meio do site gov.br e fazendo o login na página.

Qual versão deve ser solicitada na hora da contratação, física ou digital?

A versão digital. Apenas os trabalhadores contratados por órgãos públicos e organismos internacionais devem apresentar a Carteira de Trabalho em papel durante o processo de contratação.

As anotações que eram feitas antigamente na contratação (o famoso ato de “assinar a carteira”) já são feitas eletronicamente pelo empregador ou seu contador. O único cuidado necessário é observar o prazo de envio das informações relativas à contratação. 

O colaborador poderá ver o contrato de trabalho na Carteira de Trabalho Digital 48 horas após o envio da informação pela empresa. Caso ele constate alguma divergência entre o acordado e a informação da Carteira de Trabalho digital, ele poderá solicitar a correção das informações enviadas pelo eSocial.

A versão física deixa de ser usada?

A CTPS em formato físico deve ser guardada, pois ela continua sendo um documento para comprovar seu tempo de trabalho anterior. Mesmo com a Carteira de Trabalho digital podendo mostrar contratos de trabalho antigos (dos anos 1980, por exemplo), é importante, nesses casos, conservar o documento original.

Contudo, daqui para frente, para todos os contratos de trabalho (novos ou já existentes), todas as anotações (férias, salário etc.) serão feitas apenas eletronicamente e o colaborador poderá acompanhá-las de qualquer lugar pelo aplicativo ou pela internet.

Como acontece a atualização automática de dados na CTPS Digital?

A atualização da carteira de trabalho precisa ocorrer toda vez que houver promoção, reajuste salarial, férias, mudanças de cargo, contribuição sindical, demissões ou admissões.

Assim, ao contar com um registro profissional adequado à rotina atual de trabalho, esse servidor terá seus direitos resguardados no futuro. Isso inclui, por exemplo, pedidos de benefícios ao INSS.

Se nenhuma alteração for feita em determinado ano, a carteira deverá passar por atualização dos dados no instante em que o empregado sair de férias. Por lei, no entanto, a empresa é obrigada a fazer as modificações sempre que o empregado solicitar.

Onde encontrar o número de série da CTPS Digital?

A Carteira de Trabalho Digital não usa mais o número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) convencional. Isso porque a versão digital do documento passou a ser atrelada diretamente ao número do CPF.

Como o CPF é único para cada pessoa e não há duplicidade na numeração, o documento agora é usado por empresas para registrar a experiência profissional do trabalhador. O usuário, por sua vez, pode consultar registros e outras informações por meio do eSocial, sistema de unificação de dados do Governo Federal.

Como imprimir a Carteira de Trabalho Digital?

A impressão da Carteira de Trabalho Digital pode ser feita por meio do aplicativo, conforme descrito nos passos abaixo:

  1. faça o download do aplicativo
  2. clique em “Entrar”;
  3. faça o login utilizando CPF e senha;
  4. vá até o ícone “enviar” e selecione os itens que deseja imprimir;
  5. clique no ícone vermelho no canto da tela e clique em “Enviar”;
  6. escolha o modo de envio (por WhatsApp, e-mail, Telegram, Bluetooth, salvar no Drive, mensagem ou imprimir);
  7. após seguir o passo a passo será possível imprimir o documento ou enviá-lo pelo meio que o colaborador desejar.

Usar a CTPS Digital é obrigatório?

Caso seja contratado por um empregador que ainda não utilize o eSocial, o colaborador ainda vai precisar da via impressa do documento.

Se ele ainda não tiver uma Carteira de Trabalho, é possível solicitar a emissão de uma mediante agendamento pelo número 158. 

Aprendeu tudo sobre CTPS Digital?

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender o que mudou com a adoção em massa da CTPS Digital e como o DP deve orientar os colaboradores em relação ao acesso e à consulta a esse formato de documento.

Como vimos, a proposta não é dificultar, mas facilitar a vida de quem emprega e de quem trabalha. Algo que a transformação digital, que já é uma realidade no mercado de trabalho, visa fazer em diferentes frentes.

A CTPS Digital diminui a burocracia de processos que fazem parte da rotina do DP e reduz o tempo de espera de quem trabalha. Algo que também vale para a consulta a dados relativos a cada contrato por ambas as partes.

Tudo isso se reflete em mais facilidade e ganho de tempo. Além do mais, o novo formato desse instrumento também garante mais acessibilidade e sustentabilidade.

Essas e outras vantagens da Carteira Digital dependem do seu uso correto e esperamos que a leitura deste post tenha ajudado nesse sentido. Esse, porém, não é o único instrumento que RH e DP têm a seu favor.

Caso queira saber sobre como otimizar o processo de admissão e demissão de um colaborador e evitar erros, confira o kit completo que preparamos para você e sua empresa!

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