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Você já sabe o que é Carteira de Trabalho Digital? Conhece os detalhes legais desse instrumento e entende seu funcionamento?

Se você respondeu “não” a alguma dessas perguntas, não se preocupe! Vamos explicar o principal a se saber neste artigo.

A primeira versão de um documento que registrava relações de trabalho surgiu em 1932 sob o nome de Carteira Profissional. Foi só em 1969 que mudanças foram feitas, criando a Carteira de Trabalho e Previdência Social nos moldes que conhecemos hoje.

Como o mercado segue evoluindo, a transformação digital inspirou mais uma mudança e oportunizou a criação da CTPS Digital. Neste post, daremos detalhes sobre o novo formato desse importante instrumento legal. Confira!

Para facilitar, veja o que você encontrará ao longo do texto:

O que é Carteira de Trabalho Digital?

Carteira de trabalho digital

A Carteira de Trabalho Digital é uma versão digitalizada do instrumento que documenta e comprova a existência de uma relação trabalhista entre uma pessoa e uma empresa contratante.

Checklist de Férias

De acordo com o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), a mudança tem por objetivo “modernizar o acesso às informações da vida laboral do trabalhador”, o que traz benefícios tanto para os empregados quanto para os empregadores.

Assim como na versão de papel, a CTPS Digital também é usada para registrar informações como data de admissão, cargo, salário e várias outras que esclarecem acerca da relação de trabalho estabelecida.

Dessa forma, as principais finalidades da CTPS de papel, que se aplicam à nova Carteira de Trabalho Digital, são:

  • regulamentar o trabalho ou emprego de cada cidadão;
  • apresentar informações sobre a jornada de trabalho, funções e outros pontos do contrato;
  • garantir que o trabalhador tenha acesso ao seguro-desemprego, ao FGTS e a outros benefícios previdenciários.

Se quiser saber mais sobre o assunto, assista ao RH em Pauta sobre a CTPS Digital:

Para evitar quaisquer dúvidas, é importante esclarecer que não se trata de uma versão escaneada da Carteira de Trabalho convencional.

Na verdade, falamos de um equivalente eletrônico a ser utilizado para identificar o trabalhador, registrar seus vínculos empregatícios e facilitar a vida de todos os envolvidos, oferecendo agilidade nas solicitações.

Qual a lei que diz sobre a Carteira de Trabalho Digital?

O uso da Carteira de Trabalho Digital foi oficializado com a publicação da Portaria n° 1.065, em 23 de setembro de 2019. Entre outras questões, o texto legal determina que:

  • A Carteira Digital é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico, ou seja, aquela de papel;
  • A Carteira de Trabalho Digital é automaticamente emitida para todos os cidadãos e cidadãs que tenham um CPF, porém, é preciso habilitar essa carteira;
  • A única forma de identificação da Carteira de Trabalho Digital é o próprio CPF. Sendo assim o número de cadastro é a informação a ser fornecida e usada quando do início de uma nova relação empregatícia.

Com base nisso, ressaltando que a Carteira Digital de Trabalho equivale à tradicional, é preciso ressaltar também o que diz o Decreto-lei nº 926, de 10 de outubro de 1969.

Esse decreto foi o que instituiu a Carteira de Trabalho e a definiu como um documento obrigatório para todas as pessoas que, em algum momento da vida, venham a prestar algum serviço, seja no comércio, na indústria, na agricultura, na pecuária ou mesmo empregados domésticos

O que consta na CTPS Digital?

Nesse documento são feitas anotações que reproduzem a vida funcional daquele trabalhador. É por meio da CTPS que quem trabalha como celetista tem acesso aos seus direitos trabalhistas, como FGTS, INSS, seguro-desemprego etc.

Qual o prazo para preencher a CTPS Digital?

Outro ponto importante e que merece a atenção do RH e do Departamento Pessoal é o novo prazo que as empresas têm para preencher as informações necessárias: cinco dias úteis.

É a chamada Lei de Liberdade Econômica que dita essa mudança. Confira, abaixo, o texto na íntegra para não ter nenhuma dúvida:

“O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

§ 2º – As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: 

a) na data-base; 

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; 

c) no caso de rescisão contratual; 

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social”.

Contudo, apesar do prazo de cinco dias, o trabalhador deve ter acesso a todas as informações da CTPS Digital em até 48 horas a partir da sua anotação.

A mudança acontece porque, com a desburocratização de alguns processos, certos pontos relativos à jornada de trabalho, registro de ponto e obrigatoriedade do eSocial foram alterados.

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Como funciona a Carteira de Trabalho Digital?

O funcionamento da Carteira de Trabalho Digital foi pensado para desburocratizar a rotina do RH e do Departamento Pessoal, sendo simples também para quem trabalha e precisa do documento.

A carteira pode ser acessada por meio do site e do aplicativo CTPS Digital ― que as pessoas podem baixar em seus dispositivos móveis gratuitamente. Isso permite o acesso a esse importante instrumento basicamente a qualquer momento e de qualquer lugar.

Para que isso ocorra, basta ter um smartphone com acesso à internet.

O que muda com a CTPS Digital para os trabalhadores?

Apenas para deixar tudo às claras, convém reiterar que com a nova Carteira de Trabalho Digital, os trabalhadores já não precisam apresentar o documento de papel.

Além disso, caso desejem, os trabalhadores podem baixar sua Carteira Digital de Trabalho para conseguir acessar sua última versão mesmo sem conexão à internet.

Nesse caso, basta ter em mente que quando o documento for atualizado, vai ser preciso baixar a versão correspondente do PDF.

Outra opção existente é a de imprimir o PDF da CTPS digital em sua totalidade ou selecionando partes que, por algum motivo, sejam mais úteis.

Em todo caso, ao serem contratados para um trabalho ou emprego, basta aos trabalhadores informar seu CPF.

Assim, ninguém vai precisar decorar o número da CTPS para garantir acesso ao documento digital.

Com isso, o registro da experiência profissional formal é feito de forma mais simples, sendo os dados do trabalhador e da atividade exercida lançados digitalmente no sistema da CTPS Digital.

Após 48 horas do lançamento de dados ao eSocial realizado pelo empregador, o trabalhador já tem acesso às informações atualizadas na Carteira de Trabalho Digital sobre seu novo contrato.

O que muda com a CTPS Digital para os empregadores?

As informações enviadas ao eSocial são automaticamente copiadas para a CTPS Digital. Sendo assim, em uma nova contração por parte da empresa, o RH não precisa fazer qualquer anotação no documento de papel e nem lançar dados na CTPS digital.

Como consequência, poupa-se tempo e diminui-se a burocracia no processo de admissão de funcionários.

Com isso, convém esclarecer também que não existe um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital. Por essa razão, a novidade está integralmente atrelada à adoção do eSocial.

É certo, porém, que com a mudança o RH precisa ter ainda mais atenção ao fazer o envio de dados ao eSocial para evitar erros e ficar sempre em dia com a Receita Federal.

Parte das inconsistências nas informações pode ser corrigida automaticamente, considerando que os dados da CTPS digital são atualizados com frequência.

Caso o trabalhador identifique erros posteriores a setembro de 2019, porém, deve informar ao empregador para que o RH, por meio do eSocial, faça as correções necessárias.

Qual o prazo para a atualização de dados na CTPS Digital?

Toda alteração no contrato do trabalhador deve ser informada pelo RH ao eSocial para que seja atualizada na Carteira de Trabalho Digital. Mas existe um prazo para que a atualização desses eventos se torne visível por duas justificativas:

  1. O prazo para que a informação desses eventos seja feita pelo RH ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte ao seu acontecimento ― exceto no caso da rescisão de contrato cujo prazo é de 10 dias;
  2. Há um tempo necessário para que a informação enviada ao eSocial seja processada e disponibilizada na CTPS Digital, algo que passa inclusive pela sua inclusão no CNIS.

Em resumo, informações compartilhadas pelo governo federal indicam que a atualização de eventos como alteração de salário, férias ou rescisão contratual não serão exibidas imediatamente.

É importante que o RH saiba disso para evitar preocupações desnecessárias, inclusive por parte dos funcionários, que devem ser orientados quanto a essa questão.

A Carteira Digital substitui a física?

Quais os problemas da Carteira de Trabalho impressa

Na maioria dos casos, sim.

A Carteira de Trabalho Digital surgiu no contexto da transformação digital, cada vez mais presente no mercado e responsável pela digitalização do RH.

Com a proposta de reduzir burocracias e facilitar processos de registros de admissão, demissão e outros, a CTPS Digital foi criada para substituir a carteira emitida em meio físico.

Porém, três pontos de atenção são muito importantes:

  • Pessoas que já tenham uma carteira na versão de papel não devem se desfazer do documento. Isso porque as anotações que ali existem comprovam contratos de trabalho anteriores, o que é importante mesmo que essas informações também estejam na CTPS Digital;
  • A Carteira de Trabalho convencional segue sendo válida;
  • A Carteira de Trabalho convencional segue sendo usada por quem trabalha em órgãos públicos e organismos internacionais.

Ainda, o governo informa que, por lei, a Carteira de Trabalho física deve ser utilizada também nas seguintes situações:

  • Dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
  • Anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui pra frente, todas as anotações relativas aos novos fatos serão feitas apenas eletronicamente).

Quem tem direito à CTPS Digital?

Todos os trabalhadores e trabalhadoras brasileiros e estrangeiros com CPF têm direito à Carteira Profissional Digital.

Quando uma nova CTPS precisar ser emitida, a determinação é de que o processo seja feito, preferencialmente, em meio eletrônico para dar agilidade à solicitação, originando uma Carteira de Trabalho Digital.

Como mencionado, quem já têm a sua CTPS de papel também já conta com uma versão previamente emitida do documento digital.

O Governo Federal se responsabilizou por isso e, uma vez que, se desejarem ou precisarem, tudo o que as pessoas precisam fazer é solicitar que o documento seja habilitado gratuitamente.

Como fazer a Carteira de Trabalho Digital?

Como funciona a Carteira de Trabalho Digital

Planilha Controle de Férias

Como dissemos, a Carteira de Trabalho Digital já foi automaticamente criada para todas as pessoas que têm um CPF, mas precisa ser habilitada. É possível fazer isso pelo site e pelo aplicativo.

Habilitação pelo site

Se você prefere fazer o processo pelo computador ou notebook, deve seguir os seguintes passos para habilitar a Carteira de Trabalho:

  1. Acesse o site do ministério da economia e clique em “serviços mais acessados”;
  2. Clique em “obter carteira de trabalho”;
  3. Na página seguinte, selecione o botão “iniciar”;
  4. Clique em “entrar com Gov.br”
  5. Informe seu CPF e senha cadastrada no Gov.br. Caso você ainda não tenha uma senha, o poderá fazer esse cadastro na plataforma também;
  6. Informe os dados solicitados.

Uma vez que o cadastro for feito, você poderá consultar sua Carteira de Trabalho Digital sempre que quiser.

Habilitação pelo app

Para habilitar e acessar sua nova Carteira de Trabalho pelo app, é preciso seguir os passos abaixo:

  1. Vá até a loja de aplicativos do seu dispositivo móvel, busque e faça o download do app “Carteira de Trabalho Digital” que está disponível para Android e iOS;
  2. Após baixar, abra o aplicativo e clique em “Entrar;
  3. Em seguida, informe seu CPF e a senha cadastrada no site do Gov.br. Caso você ainda não tenha uma senha, será preciso fazer esse cadastro também;
  4. Informe os dados pessoais solicitados e pronto.

Dica: na hora de baixar o app, confira se o “Governo do Brasil” aparece como responsável ou desenvolvedor do aplicativo. O termo de identificação fica logo abaixo do nome “Carteira de Trabalho Digital”.

Caso você tenha dúvidas no processo, pode acompanhar o passo a passo disponibilizado pelo Governo Federal.

Seguindo todo o processo de habilitação, você passa a ter acesso ao seu documento e às informações que busca. Além disso, pode levar a CTPS Digital com você para qualquer lugar mantendo o app em seu smartphone.

Independentemente de qual processo você optar por seguir, a dica é navegar pela plataforma para conferir as últimas anotações do atual emprego, assim como todos os contratos de trabalho formais anteriores.

Convém verificar os detalhes de cada contrato e ler com atenção para checar se há algum erro nas informações registradas.

Quanto a isso, manter consigo a Carteira de Trabalho física é importante caso seja necessário comprovar algum equívoco e solicitar alteração nos registros da CTPS digital.

Também convém saber que caso você tenha perdido sua carteira de papel, pode habilitar a CTPS Digital sem qualquer problema. Basta seguir os passos apresentados.

E se enfrentar alguma dificuldade e não conseguir gerar sua senha de acesso, deve buscar ajuda.

Para tanto, basta recorrer ao seu banco, aos terminais de autoatendimento da Caixa Econômica ou do Banco do Brasil ou, ainda, à unidade mais próxima do Ministério da Economia.

Quais as vantagens da Carteira de Trabalho Digital?

A transformação digital não chegou ao Ministério do Trabalho e Previdência sem motivo: existem vantagens no uso da tecnologia e que justificam a criação da Carteira Digital de Trabalho.

Abaixo, separamos algumas das principais vantagens dessa solução. Confira:

  • O processo para habilitar a Carteira de Trabalho Digital é instantâneo, ou seja, diferente do que acontece com a carteira de papel, não há tempo de espera;
  • O lançamento de dados por parte do RH ou do Departamento Pessoal é simplificado, feito pelo eSocial, e não há necessidade de reter o documento ou de fazer anotações na carteira;
  • As informações são atualizadas em tempo real;
  • Não há risco de perda, já que a Carteira Digital existe em uma plataforma virtual, ou rasura;
  • Não tem limitação de espaço para anotações e todos os dados da trajetória profissional de uma pessoa se encontram na mesma plataforma independentemente do volume de informações registrado;
  • A CTPS Digital pode ser acessada a qualquer hora e de qualquer lugar, mesmo sem conexão com a internet.
[infográfico] vantangens da carteira de trabalho digital ctps

9 Principais dúvidas sobre a Carteira de Trabalho Digital

Todo novo instrumento que envolve direitos e deveres trabalhistas gera dúvidas; isso é perfeitamente natural. Por isso, separamos algumas orientações que podem responder a questões que ainda não estejam claras para você. Veja:

1. Onde baixar a Carteira de Trabalho Digital

É possível baixar a Carteira Digital pelo site do MTP ou pelo aplicativo CTPS Digital.

Para fazer o download do app, basta acessar a loja de aplicativos da Apple ou o Google Play Store e fazer o login com os passos que nós ensinamos anteriormente.

A habilitação da Carteira Digital garante a quem trabalha a facilidade para acompanhar, sempre que desejar, as anotações e atualizações feitas pelo RH em sua Carteira de Trabalho.

2. O DP precisa preencher o documento físico?

Não. Com o documento digital, o RH ou o Departamento Pessoal não precisa fazer anotações na versão física e nem na própria CTPS Digital.

Isso porque o envio de dados ao eSocial é o que alimenta a nova versão da carteira. Assim basta que o DP mantenha o eSocial atualizado para que as informações de cada pessoa contratada sejam atualizadas no documento.

3. Como acontece a atualização automática de dados na CTPS Digital?

O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é responsável por atualizar o sistema que serve como base de dados para a Carteira de Trabalho Digital.

O sistema em questão é o Cadastro Nacional de Informações Sociais, chamado de CNIS.

Essas atualizações são feitas quando o usuário abre requerimento para algum benefício do INSS.

Assim, garante-se que os dados utilizados para preencher e atualizar a Carteira Digital sejam os mesmos usados pelo INSS para conceder os benefícios requeridos.

Manter a carteira de papel e outros documentos do período anterior à CTPS digital é interessante ao trabalhador porque, caso alguma atualização não seja feita ou esteja equivocada, é necessário apresentar provas documentais para pedir que correções sejam feitas.

4. Como assinar a Carteira de Trabalho Digital?

A assinatura da Carteira Digital acontece por meio do envio de dados ao eSocial.

No melhor dos cenários, o envio das informações deve ser feito antes do início das atividades profissionais.

Para tanto, o RH deve acessar o evento S-2200 na plataforma, referente ao Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

Entretanto, caso o RH ainda não tenha todas as informações necessárias à disposição, pode enviar ao eSocial o evento S-2190 referente à Admissão Preliminar, uma opção mais simples.

Nesse caso, tão logo os demais dados estejam disponíveis, é preciso enviá-los ao eSocial porque somente o preenchimento mais completo, proposto pelo evento S-2200, equivale à assinatura da Carteira de Trabalho.

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5. Como saber se a carteira já foi assinada?

Para quem trabalha, o caminho para saber se a carteira foi assinada é acessar a CTPS Digital após 48h a partir da contratação ou de outra mudança contratual.

Seja pelo site ou pelo aplicativo, basta consultar os detalhes a respeito do vínculo empregatício e verificar se os dados foram enviados pelo RH ou pelo Departamento Pessoal, e se está tudo correto.

6. A Carteira Digital pode ser usada como documento de identificação?

Não pode.

Embora esteja diretamente atrelada ao CPF de cada pessoa, a CTPS Digital só tem validade como documento a ser utilizado para registro e acompanhamento do contrato de trabalho.

7. Onde encontrar o número de série da CTPS Digital?

A Carteira de Trabalho Digital não tem número de série tal qual acontece na versão emitida em meio físico.

Ao invés disso, é o CPF que passa a identificar as pessoas que trabalham, sendo a única informação possível de ser usada para essa finalidade.

8. Como imprimir a Carteira de Trabalho Digital?

Quem trabalha não precisa de uma versão impressa da Carteira de Trabalho Digital, mas é possível fazer isso. Para tanto, basta criar um PDF.

Acessando a CTPS Digital, basta encontrar a aba “enviar” e escolher se deseja incluir todos os dados da carteira. Desmarcando essa opção, você pode escolher apenas os contratos que deseja incluir no arquivo.

Em seguida, é só selecionar o botão “PDF” e clicar em “salvar” ou “enviar” para mandar o arquivo por e-mail ou salvá-lo na nuvem para imprimir posteriormente.

9. A adesão à CTPS Digital é obrigatória?

Não. Ao menos, não ainda. Entretanto, empregadores podem solicitar que pessoas contratadas façam a habilitação da versão digital do instrumento uma vez que seu uso simplifica a rotina do RH e do Departamento Pessoal.

Quanto a isso, também é importante ressaltar que o uso da Carteira de Trabalho Digital está vinculado ao eSocial. Com isso, seguindo o cronograma do governo, se a empresa ainda não usa o eSocial, não consegue usar a nova CTPS também.

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Conclusão

Como qualquer mudança, a utilização da Carteira de Trabalho Digital demanda que trabalhadores e empregadores se adaptem à nova realidade.

Relembre os pontos abordados deste artigo:

O que é Carteira de Trabalho Digital?

É a versão digitalizada do instrumento que documenta e comprova a existência de uma relação trabalhista entre uma pessoa e uma empresa contratante.

O que a lei diz sobre a Carteira de Trabalho Digital?

A Carteira Digital é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico.

Como funciona a Carteira de Trabalho Digital?

Pode ser acessada por meio do site e do aplicativo CTPS Digital.

A Carteira Digital substitui a física?

Sim. Entretanto, é importante manter a física, caso já possuí-la, para ter acesso a dados já anotados e informações de contratos vigentes que constem apenas nela.

Quem tem direito a CTPS Digital?

Todos os trabalhadores e trabalhadoras brasileiros e estrangeiros com CPF.

Como fazer a Carteira de Trabalho Digital?

Basta seguir o passo a passo pelo site do Ministério da Economia ou pelo aplicativo “Carteira de Trabalho Digital”.

Quais as vantagens da Carteira de Trabalho Digital?

Por ser alinhada à transformação digital, facilita o acesso do trabalhador e da empresa aos dados, bem como à sua alteração.

Como vimos, a proposta não é dificultar, mas facilitar a vida de quem emprega e de quem trabalha. Algo que a transformação digital, que já é uma realidade no mercado de trabalho, visa fazer em diferentes frentes.

A CTPS Digital diminui a burocracia de processos que fazem parte da rotina do DP e reduz o tempo de espera de quem trabalha. Algo que também vale para a consulta a dados relativos a cada contrato por ambas as partes.

Tudo isso se reflete em mais facilidade e ganho de tempo. Além do mais, o novo formato desse instrumento também garante mais acessibilidade e sustentabilidade.

Essas e outras vantagens da Carteira Digital dependem do seu uso correto e esperamos que a leitura deste post tenha ajudado nesse sentido. Esse, porém, não é o único instrumento que RH e DP têm a seu favor.

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