Quais devem ser as anotações na carteira de trabalho?

Tempo de Leitura: 5 minutos A importância das anotações na carteira de trabalho e o que o DP deve registrar para garantir segurança para empregador e empregado.

24 outubro 2023 16 novembro 2023 5 minutos FotoPOR: Leandro Cazeiro
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Tempo de Leitura: 5 minutos

Você que é profissional da área de Departamento Pessoal (DP), já parou para pensar sobre a importância das anotações na carteira de trabalho? Seja você veterano ou alguém que acabou de ingressar na área, entender isso garante transparência nas relações de trabalho.

Além de ser um compromisso legal, essas anotações se mostram essenciais para preservar direitos e evitar futuras complicações entre empregador e empregado. Concorda?

Por isso, neste artigo, vamos falar sobre todos os detalhes das anotações na CTPS obrigatórias e as que você não pode anotar de jeito nenhum. Boa leitura!

O que são as anotações na carteira de trabalho?

anotações na carteira de trabalho

As anotações na carteira de trabalho, ou “registro” na CTPS, representam o histórico laboral do trabalhador. Incluem data de admissão, cargo, salário, férias e outras informações que permitem o acesso a benefícios assegurados por lei. 

É uma obrigação do contratante tanto para a Carteira de Trabalho física quanto para a digital. Estas anotações são essenciais para calcular o tempo de contribuição previdenciária e futuros benefícios.

Através das anotações gerais na carteira de trabalho, se reforça a segurança jurídica nas relações de trabalho entre empregador e empregado, além da aplicação correta das leis trabalhistas e previdenciárias.

O que é carteira de trabalho?

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é o documento oficial para registrar toda a trajetória profissional do trabalhador brasileiro. Serve para garantia dos direitos trabalhistas, como seguro-desemprego, FGTS e outros benefícios previdenciários.

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Com o Decreto Lei nº 5.452, a emissão da CTPS passou a ser digital e a Portaria n° 1.065, em 23 de setembro de 2019, oficializou esse formato. 

Funciona da mesma forma que a antiga ao registrar contratos de trabalho anteriores e atuais, assim como todas as anotações devem ser feitas agora, preferencialmente, na Carteira de Trabalho Digital.

É o que reforça o Artigo 135 da CLT ao definir: 

“§ 3º Nos casos em que o empregado possua a CTPS em meio digital, a anotação será feita nos sistemas a que se refere o § 7º do art. 29 desta Consolidação, na forma do regulamento, dispensadas as anotações de que tratam os §§ 1º e 2º deste artigo. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

No entanto, devemos ressaltar que a versão no formato físico não deixa de existir, ainda pode ser emitida especialmente para trabalhadores vinculados a órgãos públicos ou organismos internacionais.

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Quais são as anotações necessárias na carteira de trabalho?

As anotações na carteira de trabalho obrigatórias são os dados da empresa contratante, data de admissão, cargo, salário, férias, data de saída e outros. 

Estas anotações na ctps servem como prova das condições acordadas entre empregador e empregado. Por exemplo, o seguro-desemprego, FGTS e aposentadoria são benefícios que o trabalhador só adquire ao constar essas informações na carteira 

Por isso, vamos detalhar que anotações devem ser feitas pelo empregador, confira abaixo:

Informações da empresa contratante

As informações da empresa contratante não podem faltar na CTPS por serem essenciais. Isso porque elas formalizam o registro e oferecem uma visão clara de onde o profissional foi contratado. 

O registro correto da empresa contratante é fundamental, pois fornece um histórico laboral fiel e facilita processos como financiamentos e comprovações de experiência. 

Por isso, fique atento para os dados necessários, como nome da empresa, CNPJ e o endereço atualizado da organização, que devem constar corretamente na CTPS.

Data de admissão

A data de admissão, obrigatória na CTPS, marca o início da relação trabalhista e é fundamental para cálculos relacionados a tempo de serviço e férias.

Como determina a Lei 13.874/2019, de 20 de setembro de 2019, o prazo para a realização das anotações na CTPS foi alterado. Antes, o prazo era de 48 horas após a contratação, com a mudança para até 5 dias úteis.

Além disso, quando pensamos em anotações na carteira de trabalho, é importante que a data esteja correta e clara, pois qualquer inconsistência pode levar a burocracias, como a necessidade de alterações acessando os canais da Receita Federal ou do INSS. 

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Por isso, para evitar esse tipo de problema no futuro, se atente a essas informações simples, mas que têm grande peso, principalmente quando se trata dos direitos do trabalhador.

Agora, antes de continuarmos, um convite: quer saber mais sobre como funciona o processo de admissão de uma empresa? É só assistir ao vídeo a seguir e, claro, aproveitar para se inscrever no canal da Sólides Tangerino e conferir mais conteúdos incríveis como este:

Tipo de contrato de trabalho

O tipo de contrato de trabalho deve estar devidamente anotado na CTPS para determinar a natureza da relação empregatícia. Ao definir de forma transparente as expectativas e obrigações de cada parte, evitam-se conflitos entre ambas as partes.

Conheça alguns dos tipos de contrato de trabalho abaixo:

  • contrato por tempo determinado;
  • contrato por tempo indeterminado;
  • contrato de trabalho temporário;
  • contrato de trabalho eventual;
  • contrato de estágio.

Estes são apenas exemplos, cada um deles possui suas próprias características e regras. Por isso, o tipo de contrato deve constar na carteira de trabalho para proteger os direitos do trabalhador e garantir clareza sobre as condições e termos da contratação.

Salário

É obrigatório que o empregador registre o valor do salário e as condições de pagamento corretamente na CTPS. É importante ter em mente que ao acertar um valor com o colaborador, seja registrado igualmente na carteira.

Isso porque, de acordo com o Artigo 297 confira o seguinte:

“Falsificar, no todo ou em parte, documento público, ou alterar documento público verdadeiro: Pena – reclusão, de dois a seis anos, e multa.

Sendo assim, essas anotações garantem transparência e segurança para o trabalhador sobre quanto e como será remunerado pelos seus serviços. Deve conter não somente o valor bruto, mas também qualquer recompensa, comissão ou benefício financeiro

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Reajuste de salário

O reajuste de salário faz parte das anotações na carteira de trabalho salarial, sendo uma alteração importante que deve ser registrada para garantir os direitos do trabalhador.

Para isso, o setor de DP da empresa deve adicionar as alterações salariais da Carteira de Trabalho Digital com as seguintes informações:

  • data do reajuste;
  • valor do salário anterior;
  • valor do salário reajustado;
  • motivo do reajuste.

Isso porque quando o reajuste é concedido, precisa ser registrado na CTPS para manter o histórico salarial atualizado e para refletir de forma precisa a remuneração atual do trabalhador. 

Férias

Deve constar na CTPS o registro de férias desde a data de início até a de término para garantir o direito do trabalhador ao descanso remunerado. 

Além disso, esse registro também assegura que os períodos de descanso estejam conforme a legislação trabalhista, evitando infrações e possíveis penalizações para o empregador. 

O que o DP não pode anotar na carteira de trabalho?

anotações na carteira de trabalho

O Departamento Pessoal (DP) registra informações importantes relacionadas ao trabalho do funcionário na empresa. No entanto, existem algumas anotações que não podem constar na carteira de trabalho por prejudicar a imagem do trabalhador e configurar um ato ilícito.

Confira o que não pode constar:

  • advertências;
  • atestados médicos;
  • motivo da demissão;
  • demandas trabalhistas;
  • entre outras.

Caso o DP faça alguma anotação que deprecie o trabalhador na CTPS, a empresa poderá receber uma multa administrativa correspondente ao valor de um salário mínimo regional ou precisar indenizar o empregado por danos morais.

Vale lembrar que as anotações na carteira de trabalho são apenas um dos instrumentos que garantem segurança tanto para empregado quanto empregado.

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Foto de Leandro Cazeiro

Leandro Cazeiro

Leandro é gerente jurídico da Sólides Tangerino. Formado em direito (2009) e mestre em Desenvolvimento, Regulação, Concorrência, ambos pela Universidade Cândido Mendes RJ (2017). É Sócio-Fundador da CCSJ - Soluções Jurídicas. Há 6 anos atua e é especialista em direito trabalhista, empresarial e digital (LGPD), lidando com as rotinas legais do Departamento Pessoal e de Recursos Humanos, sobretudo aquelas que envolvem controle de ponto eletrônico, jornada de trabalho, tecnologia e proteção de dados. No Blog da Sólides Tangerino, escreve sobre legislação trabalhista e a legalidade do controle de ponto.

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