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Carga horária, intervalos intra e interjornada, horas extras. O controle de frequência de funcionários tem papel importante na relação da empresa com essas e outras questões trabalhistas.

Mas será que toda empresa precisa realizar o controle de frequência dos funcionários? Até mesmo aquelas de pequeno porte?

Descubra, a seguir, as respostas para essas perguntas e conheça os benefícios do controle de ponto para qualquer negócio. Acompanhe!

O que é controle de frequência de funcionário?

Pessoas à mesa com folhas de papel e xícaras de café representando controle de frequência de funcionários

Controle de frequência de funcionários é um procedimento administrativo que permite às empresas verificarem o cumprimento da jornada de trabalho diária dos empregados para calcular a sua remuneração mensal. 

O funcionamento de uma organização depende de diversos aspectos, entre eles está o controle de frequência de funcionários. Ele diz respeito a como controlar a assiduidade do pessoal. Esse hábito é essencial para sua gestão, seja qual for o tamanho de sua equipe.

Manter uma rotina de trabalho é a maior garantia de bons resultados e uma melhor qualidade de vida para todos. E a gestão de frequência é tão importante para o bom funcionamento das instituições que existem diversas formas de fazê-la. 

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No entanto, contar com um controle de ponto eficiente é a única maneira de monitorar a frequência dos empregados da sua empresa. Afinal, é necessário que o ponto seja registrado para que o setor de Recursos Humanos tenha dados suficientes para montar o índice de frequência de cada funcionário.

Eleger o melhor sistema de controle de ponto é o primeiro passo para ter um controle de frequência eficiente, ou seja, que traz resultados para a organização. Além disso, é a partir dele que sua empresa cumpre com suas obrigações legais, faz o controle da jornada de trabalho de seus colaboradores e realiza o fechamento da folha de pagamento.

Portanto, para realizar um controle de frequência de funcionários eficaz é preciso contar com um software capaz de armazenar e oferecer dados que ajudem os gestores a tomarem decisões cada vez mais acertadas e estratégicas.

Qual a importância de um controle de frequência de funcionários? 

O controle de frequência de funcionários é uma importante ferramenta para qualquer empresa. Quando utilizada de forma estratégica e inteligente, ela pode contribuir para a gestão da organização, agregando transparência e eficiência. 

Não apenas isso. Ao utilizar um controle de frequência, sua empresa ainda garante estar em conformidade com as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Entenda, a seguir, os principais motivos que fazem do controle de frequência uma ferramenta de gestão indispensável para as organizações:

Folha de pagamento

Mensalmente, o setor de RH precisa fazer o levantamento de uma série de informações para fechar a folha de pagamento dos colaboradores.

De todas as verbas que entram na base de cálculo da folha de pagamento, as principais — e que dependem inteiramente de uma ação por parte do colaborador — são horas trabalhadas, horas extras e faltas. 

Qualquer imprecisão nessas informações pode impactar negativamente o cálculo da folha. Por isso, o controle de frequência é tão importante para que os pagamentos sejam realizados adequadamente. 

Legislação trabalhista

É importante lembrarmos que o controle de frequência está presente nas regras da CLT, mais especificamente no artigo 74. O texto estabelece que empresas com mais de 20 colaboradores devem, obrigatoriamente, realizar a anotação da jornada, seja em meio manual, mecânico ou eletrônico. 

Independentemente do método adotado para realizar o controle de frequência, por meio dele você garante estar seguindo não só essa regra da lei trabalhista, mas também a que determina os limites de jornada para um funcionário. 

Isso garante que sua empresa fique protegida legalmente, pois, além de estabelecer uma jornada para cada colaborador, você cuida para que o estabelecido esteja sendo cumprido.

Segurança e transparência

Por fim, é fundamental mencionarmos os benefícios que o controle de frequência traz para a cultura organizacional da sua empresa. 

Não são poucos os processos trabalhistas iniciados por inconsistências no registro e pagamento de horas extras. Esse problema, além de gerar estresse e frustração nos colaboradores, impactam negativamente a reputação e imagem da empresa.

O colaborador deve se sentir seguro em relação ao cumprimento de seus direitos. E, para isso, nada melhor do que contar com uma ferramenta de controle de frequência. 

Embora ainda haja empregados que não tenham se adaptado à rotina de bater ponto, é papel do RH deixar claro quais são os benefícios dessa prática. Ao perceberem que isso é uma ação da empresa para proteger o direito de todos, a relação de trabalho tende a se fortalecer. 

Como consequência, será criado um relacionamento com mais transparência e solidificando. O impacto no clima organizacional será visível.

Você vai querer conferir os artigos a seguir:

O que diz a lei sobre o controle de frequência de funcionários?

Já ocorreram muitas alterações nas leis trabalhistas para contemplar a evolução que o mundo do trabalho sofre constantemente. Uma dessas mudanças foi o decreto N° 10.854, que derivou de algumas alterações na lei, entre elas a Portaria 671.

Ela veio para substituir as antigas portarias 373 e 1510, trazendo alterações substanciais. Seu objetivo é deixar os processos mais claros e ágeis, tratando sobre legislação trabalhista, políticas públicas e relações de trabalho. A norma apresenta regras para o controle de frequência de funcionários, incluindo um novo sistema para o registro de jornadas. 

A Portaria 671 apresenta 401 artigos e foi publicada com a intenção de fazer parte do Programa de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais.

O controle de frequência — realizado por meio do registro de ponto — continua sendo obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores. Há apenas alterações nos Registradores Eletrônicos de Ponto (REP).

No entanto, nada impede que empresas com menos de 20 funcionários adotem um sistema de controle de ponto para auxiliar no gerenciamento das equipes. Afinal, o controle de frequência não deve ser encarado apenas como uma obrigação trabalhista. 

Com base no que mencionamos no tópico sobre a importância de monitorar a frequência, é notável que os sistemas de controle de ponto são ótimas ferramentas para o gerenciamento das equipes, redução e controle dos custos administrativos relacionados à assiduidade e muitos outros indicadores importantes para todo tipo de empresa. 

Quais tipos de controle de frequência existem?

Os tipos de controle de jornada de trabalho podem ser divididos em quatro grupos, diferenciados principalmente pela tecnologia empregada. Conheça abaixo os métodos de registro de ponto e quais são os principais exemplos de cada um desses modelos.

1. Manual

O controle de frequência manual é, certamente, o mais barato de ser implementado para empresas de até 20 colaboradores, já que não é necessário contratar soluções e basta ter uma ficha para ser preenchida e assinada pelo colaborador.

Trata-se de um livro de ponto que pode ser comprado em livrarias que padroniza o registro das informações para o controle de ponto, contendo normalmente as seguintes informações: 

  • nome completo do colaborador; 
  • horários de entrada e saída;
  • pausas; 
  • assinatura do funcionário.

2. Mecânico

Também chamado de ponto cartográfico ou relógio de ponto, é uma evolução clara da antiga forma de realizar o controle de frequência de funcionários, conferindo maior precisão e confiabilidade nos dados registrados.

Cada colaborador conta com um cartão de ponto manual e pessoal que é utilizado para o registro de ponto e recolhido mensalmente pelo RH.

Uma curiosidade sobre esse processo é que foi assim que surgiu a expressão “bater ponto”. É comum associarmos essa expressão a uma fila de trabalhadores inserindo uma ficha na máquina para impressão do horário. 

3. Eletrônico 

O controle eletrônico de ponto revolucionou mais uma vez a forma que o registro de ponto era feito. Agregou a possibilidade do uso de tecnologias como leitura de cartões magnéticos e a biometria.

Especialmente o uso da impressão digital possibilitou ainda mais segurança para o empregador, reduzindo as costumeiras fraudes — quando um colaborador batia o ponto para outro utilizando seu cartão.

No entanto, ainda era necessário um alto investimento para a compra de equipamentos que estivessem de acordo com a legislação e ainda necessitavam de outros softwares de ponto eletrônico para tratar as informações.

4. Digital

À medida que a forma de trabalho muda, os antigos métodos de gestão de jornada de trabalho acabam ficando defasados. 

Esse foi um dos desafios para empresas que precisavam fazer o controle de ponto no home office no período pandêmico, por exemplo. Afinal, é impraticável adotar o teletrabalho ou home office e precisar ir ao local de trabalho bater o ponto usando a impressão digital, não é mesmo?

Por essa e diversas outras necessidades, como uma maior facilidade e controle dos dados, o controle de ponto digital tem sido a escolha das empresas.

O registro de ponto eletrônico digital pode consistir tanto num Registrador Alternativo — no qual os registros precisam ser extraídos eletronicamente ou de maneira impressa — ou no Registrador via Programa. 

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Este último, o REP-P, pode ser feito de maneira remota e é a opção mais moderna de controle de frequência disponível no mercado, adequando-se aos novos modelos de trabalho e facilitando o dia a dia do RH.

Quais os benefícios do controle de frequência de funcionários?

O controle de frequência de funcionários é imprescindível para que sua empresa entenda como monitorar sua taxa de absenteísmo na busca de melhorar resultados e aumentar a produtividade da equipe.

Confira, abaixo, quais as vantagens em adotar um método de controle de frequência de funcionários na sua empresa.

Reduz o trabalho manual e aumenta a confiabilidade

Fazer o controle de frequência dos funcionários é um processo contínuo e burocrático que pode ser otimizado em qualquer empresa.

Com um sistema de ponto digital, não é preciso deixar uma equipe dedicada a controlar as horas, o que garante aumento de produtividade e da qualidade em atividades importantes.

Além disso, sistemas de ponto eletrônico ou alternativo também são mais confiáveis que planilhas. Afinal, eles possuem menos chances de falha e manipulação, pois registram tudo de forma automática.

Monitora equipes externas ou trabalhadores em home office

Outra vantagem de contar com um sistema de controle de frequência dos funcionários é a possibilidade de monitorar as horas dos colaboradores que se encontram fora da empresa, como o controle de ponto home office e de equipes externas.

Por meio de um aplicativo, os funcionários podem registrar sua jornada de trabalho a partir de qualquer lugar.

Vale lembrar que a Reforma Trabalhista determina que o regime de teletrabalho (ou home office) tenha o limite de 44 horas semanais e 220 horas por mês e que o controle de horas pode ser estabelecido em acordos individuais ou coletivos.

Ter mais controle sobre a jornada de trabalho

A jornada de trabalho conta com muitas especificidades que devem ser atendidas pelas empresas para evitar processos trabalhistas. Horas extras, intervalo intrajornada e jornada de trabalho flexível são apenas algumas delas.

Uma das principais vantagens de contar com um sistema para controlar a frequência dos funcionários é ter uma melhor gestão das jornadas de trabalho. Dessa forma, a empresa pode garantir que as normas estão sendo cumpridas e, eventualmente, utilizar os registros para comprovar isso perante a justiça.

5 dicas para fazer o controle de frequência de funcionários

A ideia de realizar um controle de frequência não costuma ser uma novidade para os trabalhadores, com exceção, talvez, daqueles que estão tendo sua primeira experiência no mercado de trabalho.

No entanto, embora muitos saibam que essa obrigatoriedade existe no ambiente profissional, pode ser preciso definir um processo para ajudar o time a entender sua importância e seguir as orientações repassadas pelo RH.

A seguir, confira algumas dicas para realizar o controle de frequência de funcionários adequadamente!

1. Tenha uma política de controle de frequência clara

Para conscientizar os colaboradores sobre a importância de controlar a frequência corretamente, é preciso que a empresa explique exatamente como funcionará esse monitoramento, determinando regras e esclarecendo todas as dúvidas.

Por isso, é papel do RH mostrar como o controle deve ser feito, quais meios serão utilizados pelos colaboradores, como eles podem consultar suas marcações, a quem devem recorrer em caso de dúvidas etc. 

Para que sua empresa tenha êxito, é importante apostar em treinamentos sobre a nova ferramenta e não se esquecer de disponibilizar um documento escrito com todas as informações necessárias para que o controle seja feito corretamente.

2. Inclua o controle de frequência na cultura da empresa

É importante que as lideranças incentivem o controle de frequência e estejam preparadas para esclarecer quaisquer dúvidas que surjam no dia a dia dos colaboradores. 

Mostre que a empresa não está adotando esse método para vigiá-los. Pelo contrário, monitorar a rotina dos empregados é uma forma de trazer transparência para a relação de trabalho e fazer com que nenhum dos lados da relação de trabalho se sinta prejudicado ou injustiçado.

Portanto, inclua a importância de fazer o registro da jornada de trabalho no código de cultura da empresa e cuide para que todos adotem esse novo hábito em sua rotina.

3. Adote o banco de horas

Para aumentar a motivação dos colaboradores e reforçar a relação de confiança que deve existir entre vocês, considere criar um sistema de banco de horas. Quando os empregados perceberem a praticidade em acompanhar, em tempo real, o saldo de horas, vão entender a importância de realizar o controle de frequência.

Além dessa vantagem, o banco de horas reduz os custos com o pagamento de horas extras e permite maior flexibilidade na jornada do colaborador.

Contudo, é necessário que todas as regras sobre banco de horas estejam bem documentadas e claras para toda a equipe. Determine um período de vencimento, um limite de acúmulo e em quais situações o empregado poderá usar suas horas acumuladas. 

4. Escolha um método de controle de frequência

O controle de frequência de funcionários pode ser realizado de diversas formas, como você pôde ver ao longo deste conteúdo. No entanto, poucos sistemas são realmente eficientes nesse processo. 

Por isso, é importante que sua empresa dê preferência aos métodos que garantam eficiência, veracidade dos dados, riqueza de informações e, claro, praticidade. Afinal, quanto mais complicado for o sistema, mais desengajados os colaboradores ficarão.

O novo sistema adotado pela organização precisa oferecer um registro de ponto fácil, com uma interface amigável, preferencialmente compatível com os dispositivos móveis encontrados no mercado e que permita o registro de ponto offline. Quanto mais robusto for o sistema, mais benefícios a empresa poderá observar.

5. Acompanhe os dados de perto 

Com um controle de frequência eficiente, os setores de RH e DP das empresas conseguem visualizar com clareza todos os eventos da folha de pagamento dos colaboradores. Por isso, é fundamental acompanhar as informações diariamente e ficar de olho quando os colaboradores faltam demais ou fazem muitas horas extras. 

O controle de frequência é uma ferramenta poderosa, pois fornece indicadores fundamentais para a gestão de pessoas na sua empresa. Por isso, não basta apenas adotar um controle inteligente e nunca utilizar as informações que ele pode te trazer. 

Com um sistema de controle de ponto como o Tangerino, sua empresa consegue ser mais assertiva na tomada de decisões e ainda conta com outros benefícios, como o cálculo automático das horas e o banco de horas mais robusto, além de uma gestão inteligente da jornada de trabalho. 

Adotar um sistema de controle de ponto eficiente, que seja prático e automatizado, permite que o setor de RH tenha mais tempo para atuar na gestão de equipes e pessoas, promovendo o bem-estar de todos e aumentando a produtividade da empresa.

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Qual o melhor controle de frequência para PME? 

Como você viu, existem diversas formas de realizar o controle de frequência dos colaboradores e cada uma delas tem suas particularidades. Poucos métodos, no entanto, são realmente eficientes e adequados para as necessidades das empresas. 

Por isso, o primeiro passo para escolher a melhor solução para sua organização é ter um mapeamento claro das necessidades internas para sua gestão. Dessa forma, será possível priorizar os métodos que mais facilitam as rotinas internas do seu negócio.

Existem inúmeros fatores que devem ser levados em consideração antes de escolher o melhor tipo de controle de frequência para PMEs. Alguns deles são:

  • número de colaboradores;
  • se há trabalhadores remotos;
  • cultura da empresa;
  • fluxo de trabalhadores;
  • taxa de crescimento da organização.

Com isso em mente, fica mais fácil compreender qual é o sistema que melhor satisfaz as suas necessidades.

Contudo, levando em consideração facilidade e eficiência, um método se destaca: o ponto digital.

Além de evitar filas dentro da empresa para bater o ponto através do cartão ou impressão digital, ele contempla os trabalhadores que atuam de maneira externa, em home office ou no modelo de trabalho híbrido — uma crescente tendência no mercado.

Isso possibilita uma flexibilização da forma de trabalho, o desenvolvimento da cultura organizacional e uma maior satisfação geral entre os colaboradores.

Além disso, as melhores soluções do mercado, como o Tangerino, podem se adaptar às necessidades da sua empresa. A possibilidade de integrar as soluções digitais com os mais diversos softwares utilizados na gestão da empresa — a exemplo dos utilizados pelo setor Financeiro — permite agilizar os processos, evitando atrasos.

O controle de ponto digital confere confiabilidade nas informações de ponto, oferecendo transparência aos funcionários e otimização das rotinas de RH. Dessa forma, mitiga riscos de judicialização.

Uma empresa com controle de frequência bem administrado se resguarda contra futuros inquéritos, reclamações trabalhistas e multas. Com essas informações em mãos, você pode usá-las para controlar as horas trabalhadas e entender o rendimento de sua equipe.

Está pensando em adotar um sistema de controle de frequência na sua empresa? Então, conheça o Tangerino! É um aplicativo de controle de jornada que permite o registro de ponto digital de acordo com as necessidades da sua empresa, além de oferecer diversos outros recursos que facilitam e otimizam as rotinas de DP.

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