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Férias é um direito de todo e qualquer colaborador que trabalhe no regime CLT, sendo necessário para que o mesmo recarregue suas energias. Dessa forma, é primordial que o departamento de Recursos Humanos (RH) realize o controle de férias.

Esse se trata de um dos processos mais importantes e complexa, evitando não somente um passivo trabalhista (pagamento de férias em dobro) como também insatisfação dos colaboradores.

Mas é exatamente para evitar esses e diversos outros problemas que criamos este artigo. Nele, você encontrará dicas para não cometer erros e uma solução para te ajudar no controle de férias de forma prática e simples.

Confira abaixo os principais tópicos abordados neste texto e boa leitura. Você encontra o link para a planilha lá no final do artigo!

O que é controle de férias?

controle de férias

O controle de férias é o processo pelo qual as empresas planejam estrategicamente o período de férias de seus colaboradores, garantindo que a sua ausência não tenha consequências negativas.

Isso não é algo simples e exige bastante atenção aos detalhes por parte do RH ou DP. Afinal, as decisões sobre o período de férias devem conversar não somente com as necessidades da empresa, mas também com a realidade do colaborador.

Isso implica em uma política de férias clara para todos os colaboradores, explicando o seu direito ao descanso remunerado e a forma que ele funciona de acordo com a lei.

Custo do Colaborador

Ao fazer a gestão de férias, também deve-se levar em consideração qualquer tipo de imprevisto que a ausência do colaborador possa causar. O planejamento deve garantir que não haja sobrecarga aos demais funcionários ao mesmo tempo em que não impeça que esse direito possa ser gozado sem problemas. 

Aproveite para conferir esses artigos e relembrar as regras:
✏️ Férias: o Guia Definitivo Para RH e DP
✏️ Vender Férias: o Que é e o Que Diz a Lei?
✏️ Antecipação de Férias: É Possível?
✏️ O Que São as Férias Coletivas e Como Elas Funcionam?

Por que é importante fazer um controle de férias?

Um bom controle de férias tem um impacto gigantesco no dia a dia de qualquer empresa, tendo relação direta com a motivação e desempenho.

Veja abaixo uma listagem da importância desse processo para a empresa e seus funcionários.

Benefícios do controle de férias para a empresa

1) Planejamento para as ausências

Quando o período de ausência de um colaborador é determinado com antecedência, a empresa pode tomar uma série de iniciativas para garantir que a sua saída não impacte os processos que estava envolvido ou mesmo as entregas para o cliente.

Os gestores podem antecipar-se, por exemplo, é definir os colaboradores que assumirão as atividades e realizar os devidos treinamentos, evitando gargalos nas entregas.

Nesse momento, é importante conhecer as regras sobre como cobrir férias de funcionários, afinal, a depender do caso, o colaborador substituto terá direitos a serem cumpridos.

2) Atenção às obrigações legais

Um ponto muito importante de uma gestão de férias bem-feita é atentar-se a todas as obrigações legais da empresa.

Um exemplo clássico é a necessidade de pagar as férias com no máximo dois dias antes da data marcada para o descanso. O não cumprimento acarreta a obrigação de pagar em dobro o valor devido ao colaborador.

Essa é somente uma das obrigações referentes às férias. Sendo assim, contar com um sistema organizado faz com que esse processo seja bem mais otimizado.

3) Prever contratações temporárias

Algumas vezes, a falta do colaborador tem o potencial de impactar amplamente a rotina da empresa. Para tanto, considerar contratações de trabalho temporário pode ser uma saída interessante para evitar sobrecarregar o setor de que o funcionário faz parte e impactar a produtividade desse time.

Aproveite para abordar mais dicas e prevenir gargalos:
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4) Negociar com antecedência a divisão das férias

Após a reforma trabalhista de 2017, tornou-se uma possibilidade dividir o período de férias do colaborador em até três vezes. É o que chamamos de férias fracionadas.

Isso permite que ambos possam se preparar de forma mais eficiente para o período de ausência. Mas, atenção: para que o período de férias seja dividido é importante que ambas as partes estejam de acordo.

Em outras palavras, a empresa não pode determinar o período de férias fracionado sem a anuência do colaborador e vice e versa. 

Benefícios controle de férias para colaboradores

O controle de férias não beneficia somente o empregador. Para o colaborador, existem algumas vantagens quando a empresa organiza bem as férias de cada colaborador.

1) Planejamento prévio

Não é só a empresa que precisa se planejar, o colaborador também precisa se preparar para organizar suas demandas no trabalho e pensar em estratégias para que não haja gargalos. Afinal, se isso ocorrer, o próprio trabalhador pode ficar sobrecarregado ao voltar do período de descanso. Com isso planejado, pode tirar o máximo de proveito de suas férias

2) Conhecimento de seus direitos

A transparência a respeito dos direitos trabalhistas e das políticas da empresa para respeitá-los é algo fundamental para que o próprio trabalhador faça valer o que lhe é devido.

Ademais, isso faz com que os processos dentro da própria empresa aconteçam de forma mais fluida, já que o colaborador tem acesso a todas as etapas de requisição de suas férias.

3) Facilidade de negociação

Com uma maior transparência, fica mais fácil também negociar com o colaborador, afinal de contas, ele está ciente de todos os seus direitos e os processos institucionais.

Assim, fica muito mais simples na hora de negociar férias fracionadas ou mesmo o abono pecuniário.

O que diz a legislação sobre o controle de férias?

O controle de férias gera muitas dúvidas, contudo, não há segredo: deve-se prestar atenção no período aquisitivo e concessivo, assim como nos prazos de pagamento.

Na CLT, os artigos que regem esse direto são o 129 e 130, trazendo o seguinte texto:

Art. 129. Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.

Art. 130. Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias […].

Em outras palavras, todo e qualquer trabalhador que operar no regime CLT terá direito a 30 dias de férias remuneradas a cada 12 meses de trabalho, período este chamado de aquisitivo.

O período concessivo são os 12 meses após o período aquisitivo no qual o colaborador deve gozar de suas férias.

Possibilidade de divisão das férias

A reforma trabalhista trouxe consigo a possibilidade de fracionar o período de férias em três vezes desde que empregador e empregado estejam em concordância.

Além disso, um dos períodos não deve ser menor que 14 dias e os demais não devem ser menores que cinco dias corridos.

Quais os erros comuns que o RH comete no controle de férias?

Um controle de férias apurado faz com que o RH seja capaz de evitar esses erros:

Não dominar a legislação a respeito das férias

A gestão de férias, nada mais importante que ter na ponta da língua a legislação que rege esse direito, não é mesmo?

É importante conhecer todas as regras colocadas pela CLT, evitando pagar multas como as férias dobradas ou mesmo judicialização no tribunal do trabalho.

Terceirizar o Controle de Férias 

Algo comum nas empresas é terceirizar o controle de férias ao escritório contábil, essa situação pode gerar uma série de erros. Por exemplo, cálculos errados, como quando o colaborador tem mais de cinco faltas sem justificativa. Além de risco de informações errôneas e perda de prazos estabelecidos por lei; etc.

Sendo assim, é importante que o RH ou DP tome a frente do controle de férias a fim de evitar esses e outros equívocos comuns de um escritório contábil. Afinal de contas, esses departamentos têm o conhecimento técnico para lidar com esta situação.

O controle de férias depende diretamente do controle correto da jornada de trabalho e os prejuízos se relacionam. Fique ligado para não cometer esses erros:

Quais as consequências da falta de controle de férias?

Esperamos que este texto tenha deixado clara a obrigação do empregador de encontrar uma maneira de organizar as férias de seus colaboradores de forma clara e de acordo com a lei.

Top Of Mind de RH

Mas o que acontece quando este não é o cenário. Veja abaixo as três consequências mais comuns de uma empresa sem controle de férias.2

Perda de motivação

Uma política de férias não é só uma forma de organizar as solicitações deste benefício, trata-se também de uma forma de valorizar o colaborador demonstrando de forma transparente os processos e condições para ter seu requerimento atendido.

Sem isso, uma das consequências mais claras é a perda da motivação e, consequentemente, da produtividade.

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Estresse

Não saber quando terá um período de descanso é um motivo válido para o estresse, concorda?

Não somente, esse tipo de desconforto tende a se espalhar pela instituição, tendo impactos negativos no clima organizacional.

Isso pode evoluir até doenças ocupacionais e causar prejuízos irreparáveis ao colaborador.

Pagamento de Férias Dobradas

Esse é um problema que já falamos acima, mas vale a pena deixar claro que se o artigo 145 da CLT não for respeitado, o empregador deve pagar as férias do colaborador em dobro. Veja:

Art. 145. O pagamento da remuneração das férias e, se for o caso, o do abono referido no art. 143, serão efetuados até 2 (dois) dias antes do início do respectivo período.

7 Passos para fazer um controle de férias perfeito!

Agora que você já sabe quais as vantagens, veja como fazer o controle de férias dos funcionários de forma eficiente.

Separamos sete dicas para que você compreenda como realizar esse processo da melhor forma. Confira abaixo.

1. Registre o histórico das férias

O primeiro passo para dar início a qualquer programa de gestão de férias é necessário levantar o histórico detalhado de todos os períodos de férias gozados pelos colaboradores.

Os principais dados desse levantamento são:

  • nome do funcionário;
  • período aquisitivo;
  • dias de férias já aproveitados.

É muito importante que todos esses dados sejam fidedignos à realidade a fim de evitar ações judiciais junto à justiça do trabalho. Isso pode acontecer principalmente caso um funcionário não tire suas férias dentro do período previsto em lei.

Esses dados podem ser obtidos através do financeiro, levantando os pagamento de férias.

2. Defina e divulgue a política de férias da empresa

Um ponto fundamental para uma boa comunicação quando o assunto é férias é ter uma política bem clara, contendo questões como:

  • direitos do empregado;
  • deveres do empregador;
  • como solicitar o período de férias;
  • possibilidade de fracionar em até três períodos;
  • questões que serão levadas em consideração para aceitar o pedido na data solicitada.

Esses são somente algumas ideias, mas exigem vários fatores que podem ser levados em consideração e que dependem unicamente da empresa em questão.

Ademais, é importante que todos os colaboradores estejam cientes do documento e todas as suas diretrizes. Sendo assim, é importante também realizar uma campanha de conscientização a respeito do mesmo.

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3. Defina prazos

Um dos pontos mais importantes de qualquer política de férias é definir com clareza todos os prazos para que os colaboradores solicitem seu período de descanso remunerado.

Isso contribui para que tudo seja organizado com o máximo de antecedência, oferecendo maior controle para que tanto a corporação quanto o indivíduo possam se organizar apropriadamente.

Imagine só um departamento perdendo dois ou mais colaboradores pelo mesmo período. Isso certamente ocasionaria uma sobrecarga nos demais, comprometendo os resultados e até mesmo a sua experiência na empresa.

4. Treine a equipe para as ausências

Estar preparado para a ausência de seus funcionários é fazer com que seus processos não fiquem parados ou enfrentem gargalos que comprometam o resultado.

Sendo assim, com o período da ausência se aproximando, o gestor deve determinar quais colaboradores ficaram responsáveis pelas atividades do indivíduo que tirará férias e treiná-los para tal.

Isso não deve ficar para última hora uma vez que o próprio funcionário que se ausentará pode passar informações vitais para a execução de suas tarefas.

Indica-se um período médio de 15 dias para que isso seja feito, evitando, assim, contatar o colaborador em seu período de descanso.

5. Evite sobrecarregar os colaboradores

Imagine que um colaborador só fica responsável pelas suas tarefas e, durante o período de férias de seu colega, acaba acumulando também suas obrigações.

Ele está, literalmente, realizando o trabalho de duas pessoas e esse cenário, sem dúvidas, é extremamente desgastante.

O gestor deve olhar essa situação com olhar crítico e realizar sessões de feedback constantes para avaliar o melhor curso de ação.

Outras possibilidades são a divisão das responsabilidades entre mais de um colaborador ou mesmo a contratação de funcionários temporários para suprir tais demandas.

6. Determine as prioridades na demanda interna

O período em que as férias podem ser usufruídas é determinado pelo empregador, sendo assim, é importante que o gestor observe os melhores períodos para que isso ocorra.

Se um negócio tem seu melhor período nos meses de novembro e dezembro, não faz sentido conceder férias aos seus vendedores neste período, não é mesmo?

Isso fará com que os demais fiquem sobrecarregados e pode afetar o faturamento em um período muito importante para a empresa.

Sendo assim, nesses casos, é importante deixar isso claro para os colaboradores e negociar o período de férias para os demais meses do ano, preferencialmente, naqueles em que a demanda do seu setor seja menor.

7. Conte com sistemas inteligentes e legais

Gerir as férias dos colaboradores se torna um processo muito mais facilitado e otimizado com o uso de ferramentas que o tornem automático. O controle de férias automatizado evita erros humanos, que são comuns, por exemplo no próprio controle de jornada, ao contar falta no trabalho e horas extras.

O controle de jornada automatizado torna informações essenciais para a gestão de férias mais acessíveis. Por exemplo, cálculo do período aquisitivo e concessivo e a data de vencimento das férias.

Sistemas digitais de controle de jornada são, inclusive, previstos em lei. É o caso do REP-P, ou Registrador de Ponto em Programa, a solução mais atualizada para rotinas de DP.

Ainda não conhece esses sistemas? Confira esse episódio do Tangerino Talks e se atualize!

Conclusão

Depois de ler todo esse artigo, fica claro que o controle de férias requer um DP proativo e um bom planejamento para que tudo ocorra de acordo com a legislação vigente.

O não cumprimento de um direito tão básico como as férias resulta em várias consequências negativas que afetam não só a cultura organizacional da empresa, mas também o seu financeiro e a saúde dos colaboradores.

Sendo assim, te oferecemos um app de controle de ponto com um módulo de gestão de férias, ideal para tornar as rotinas mais simples e descomplicadas.

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