Planilha de controle de férias: uma ferramenta poderosa para o DP

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As férias são um momento bastante desejado por quem trabalha, mas que pode causar tensão para o DP: quando conceder o período de descanso para cada pessoa? Uma planilha de controle de férias pode ajudar.

Em um primeiro momento, não parece complicado. Depois do período aquisitivo, o profissional tem direito ao descanso de até 30 dias e pronto. Mas você sabe que não é bem assim.

A empresa tem 12 meses para conceder as férias e o DP ajuda a definir quando isso acontece considerando que: a) é interessante que o descanso ocorra quando cada pessoa gostaria; b) uma equipe não pode ficar desfalcada e c) é preciso gerir férias da organização toda.

Fazer isso sem um sistema de organização como apoio não funciona bem e é por isso que vamos explicar como usar uma planilha de controle de férias de funcionários!

Você vai ver neste conteúdo:

O que é uma planilha de controle de férias?

Uma planilha de controle de férias é um documento feito em um editor de planilhas reunindo informações que facilitam a gestão do período de descanso de cada pessoa da empresa.

Assim, é um instrumento que seu DP pode usar para organizar dados sobre os colaboradores, data da contratação e início do período aquisitivo, saldo de férias, início e fim das férias e outros.

A planilha também tem recursos de automação que permitem, por exemplo, que o total de dias de férias de cada pessoa seja calculado automaticamente. Algo que auxilia a gestão considerando que:

• as férias podem ser divididas em até três períodos;
• pode haver desconto no total de dias de férias em razão de faltas injustificadas;
• pode ser necessário ter um controle mais claro de férias coletivas x férias individuais.

O que a lei diz sobre as férias

Que tal começarmos esse assunto com o pé direito? Para saber os detalhes mais importantes sobre as férias, assista ao vídeo a seguir, publicado no canal da Sólides Tangerino lá no YouTube:

Pegando o gancho nos pontos levantados, as férias são um direito assegurado pela Constituição Federal e pela CLT, com destaque para o artigo 129, que indica o descanso anual sem prejuízo da remuneração, e o artigo 130 que explica quando as férias acontecem e qual sua proporção.

A CLT define que o direito às férias é conquistado a cada 12 meses trabalhados e que são as faltas injustificadas que definem o total de dias para cada pessoa. Veja só:

• 30 dias corridos: cinco ou menos faltas;
• 24 dias corridos: de seis a 14 faltas;
• 18 dias corridos; de 15 a 23 faltas;
• 12 dias corridos: de 24 a 32 faltas.

Vale lembrar que, para entender quais faltas são justificadas, é preciso conhecer quais a CLT considera que têm uma justificativa válida. Algo que pode ser feito a partir da consulta ao artigo 143.

Tudo o que não estiver na legislação configura uma falta que pode afetar o tempo de férias a que uma pessoa tem direito. Para determinar isso de vez, basta conferir as políticas internas e acordos firmados com os colaboradores.

Isso porque exceções podem existir. Por exemplo, a CLT oferece à mães e pais um dia por ano para acompanhar crianças de até seis anos em consultas médicas. Porém, é natural que mais dias sejam necessários e a empresa pode optar por concedê-los sem qualquer prejuízo aos profissionais.

Além disso, é preciso considerar as novidades relativas às férias na Reforma Trabalhista, vigentes desde 2017. Em resumo, a atualização na CLT determinou que:

• é permitido fracionar as férias em até três períodos;
• o pagamento das férias deve ser feito de acordo com o fracionamento;
• as mesmas regras se aplicam para menores de 18 e maiores de 50, sem limitações;
• o início das férias não pode ocorrer em até dois dias antes de feriados e finais de semana;
• as pessoas da empresa seguem podendo vender suas férias e solicitar o abono pecuniário.

Fracionamento das férias

A possibilidade de fracionamento em até três períodos aumenta a dificuldade da gestão e, consequentemente, a necessidade de uma planilha de gestão de férias ou sistema mais robusto.

Inclusive porque, com base na legislação, é regra que um dos períodos não pode ter menos de 14 dias e os demais não podem durar menos de cinco dias.

Com isso, é preciso que o DP faça uma gestão atenta de cada caso, evitando que regras sejam infringidas pela empresa.

Antecipação de férias e férias coletivas

A CLT também aborda a possibilidade da antecipação de férias, que ocorre quando o descanso é concedido antes que o período aquisitivo seja completado.

Vamos a um exemplo. Uma pessoa que esteja na empresa há seis meses tem direito a 15 dias de férias e pode tirá-los antes de completar um ciclo de 12 meses de trabalho.

Entretanto, pelas regras, isso só acontece quando a organização opta por conceder férias coletivas a seus colaboradores; outra questão que merece atenção do DP.

Durante a pandemia, as regras para a antecipação de férias mudaram para atender a uma demanda pontual das empresas no período. Porém, essa flexibilização não está mais vigente, ou seja, não é mais permitida.

Confira outros artigos do blog da Sólides Tangerino selecionados para você:

• Aviso de férias: como fazer e o que está na CLT?
• Férias vencidas: entenda a lei e aprenda a calcular
• Cobrir férias de funcionários: saiba TUDO sobre o assunto
• Como fazer o controle de férias automatizado?    

Por que uma planilha de controle de férias é importante?

Destacamos dois, mas a CLT tem dezenas de artigos e centenas de regras sobre férias. Sem ao menos uma planilha de controle de férias, fica difícil organizar todas as informações para fazer uma gestão eficiente e que respeite a legislação.

Ainda, usando a planilha, a complexidade dessa gestão é reduzida, o que otimiza o processo, demanda menos tempo do DP e gera melhores resultados.

Além de um direito, como já destacamos, as férias são um momento muito esperado. Embora o empregador decida quando concedê-las, dentro do período concessivo, é certo que tentar atender aos anseios dos colaboradores é positivo.

Sem se organizar, o DP enfrenta uma dificuldade imensa para encontrar datas que sejam adequadas para a empresa e para cada pessoa, sem dar preferência ou preterir ninguém.

É possível que a falta de uma planilha ― ou outro sistema de controle adequado ― gere uma situação que afete a relação dos colaboradores com a empresa, com consequências para o clima organizacional, engajamento e retenção de talentos.

Assim, podemos concluir que a planilha de controle de férias dos funcionários é importante para:

• facilitar a visualização dos dias de férias de cada pessoa da empresa;
• otimizar a organização dos projetos da cada equipe;
• orientar gestores na organização das escalas de trabalho;
• evitar conflitos nas equipes;
• auxiliar o DP no cálculo de férias e no pagamento, entre outras questões.

Quais as vantagens de uma planilha de controle de férias?

Além de facilitar a gestão com o cumprimento das regras previstas na CLT, a planilha de controle de férias é um primeiro passo para a digitalização do DP, com vantagens agregadas também para os colaboradores.

Confira a seguir as vantagens para as organizações:

• otimiza o tempo gasto na gestão;
• permite um maior controle na gestão;
• garante previsibilidade para contratações temporárias;
• mais facilidade para negociar as férias;
• possibilidade de realizar um planejamento prévio.

Otimiza o tempo gasto na gestão

É bem verdade que existem sistemas ainda mais dinâmicos do que a planilha, como é o caso dos softwares de gestão de férias. Apesar disso, por ter recursos que automatizam partes do processo, as planilhas otimizam o tempo do DP.

Todas as informações que o setor precisa para planejar a concessão de férias são facilmente encontradas no documento, favorecendo a gestão e a tomada de decisões, inclusive por outras lideranças.

Por exemplo, quem lidera cada equipe da empresa pode saber exatamente quando as pessoas vão desfrutar de seu período de descanso. Isso permite o adiantamento de tarefas e a adoção de outras estratégias para não sobrecarregar a equipe enquanto alguém estiver fora.

Permite um maior controle na gestão

Aliás, saber quando cada pessoa entra de férias evita o acúmulo de tarefas, possibilita mudanças na dinâmica das equipes e favorece até a relação da empresa com os colaboradores.

Isso porque a planilha gera previsibilidade e permite que todas as pessoas se planejem para desfrutar do seu período de descanso da forma como desejam. Algo que evita possíveis conflitos internos e melhora o clima organizacional.

Ainda, uma vez bem planejada e configurada, os recursos de automação podem impedir erros na contagem de dias de descanso, facilitar o acompanhamento de saldo de férias e evitar multas por atraso na concessão das férias.

Além disso, o documento favorece o controle no caso de antecipação de férias ou concessão de férias coletivas, por exemplo.

Agora, um minutinho: para reforçar a importância de uma gestão de férias organizada e eficiente, escute ao episódio 39 do Tangerino Talks inteiramente dedicado ao assunto:

Garante previsibilidade para contratações temporárias

Eventualmente, pode ser que a empresa precise buscar um contrato de trabalho temporário para suprir a ausência de quem está de férias.

Com a previsibilidade que a planilha permite, fica mais fácil planejar e dar andamento a esse processo em tempo hábil.

Visualizando todas as informações acerca de quem sai de férias e quando, o DP e as lideranças conseguem identificar quando esse tipo de contratação será necessária e, assim, evitar a sobrecarga de equipes e o atraso nas entregas.

E, como haveria de ser, também há vantagens para quem trabalha na empresa. Confira:

Mais facilidade para negociar as férias

Como explicamos, é o empregador quem decide quando conceder as férias, mas é positivo que as vontades de cada pessoa sejam atendidas, na medida do possível

A já mencionada previsibilidade da planilha de controle de férias permite que ambas as partes tenham mais facilidade para negociar datas e para conversar sobre a “venda de férias” e a garantia do abono pecuniário.

Possibilidade de realizar um planejamento prévio

A negociação é buscada porque as férias existem para o descanso e para o lazer. Assim, é natural que as pessoas precisem se planejar para conseguir realizar viagens ou concretizar outros planos no período.

Há quem goste de sair de férias no mesmo período das férias escolares para realizar atividades em família. E há quem prefira desfrutar do descanso fora das épocas de alta no turismo para encontrar locais mais vazios e preços mais atraentes.

Com uma boa organização, possibilitada pela planilha, o DP consegue conciliar ao máximo as questões legais, as necessidades da empresa e os interesses de cada pessoa. Dessa forma, contribui para que os colaboradores consigam se planejar para curtir as férias.

Como montar uma planilha de controle de férias?

A planilha de controle de férias pode ser montada em um editor como o Excel ou o Google Sheets, conforme preferência do DP. A segunda opção facilita o compartilhamento entre as pessoas do setor e o acesso ao histórico de mudanças.

A ideia, portanto, é eliminar o uso de um controle de papel e usar recursos mínimos da tecnologia para garantir um processo mais seguro para o DP e para os colaboradores da organização.

Para montar a planilha, além de reunir dados sobre cada pessoa contratada pela empresa, pode ser preciso ter um conhecimento básico em Excel para configurar recursos que automatizam o cálculo dos prazos dos períodos aquisitivo e concessivo, e do saldo de férias.

Do contrário, o uso da planilha de controle de férias não será tão eficiente e não trará tantas vantagens quanto o esperado.

O que uma planilha de controle de férias deve ter?

Cada empresa e DP podem desenhar sua própria planilha de controle de férias no Excel ou programa semelhante, escolhendo quais informações e recursos adicionar. Porém, algumas informações são imprescindíveis:

• nome do colaborador;
• data da contratação;
• período aquisitivo;
• período concessivo;
• período de gozo.

A ideia é reunir as informações básicas a que o DP e as lideranças precisam ter acesso para conceder as férias e tomar decisões estratégicas, a começar pela identificação de cada pessoa.

A data do início do contrato é fundamental porque marca o início do período aquisitivo.

Com os recursos de automação configurados, a planilha indica automaticamente quando esse período termina e até quando a empresa pode conceder férias sem o risco do pagamento dobrado.

Por fim, o período ou os períodos de gozo das férias devem ser registrados para orientar as decisões estratégicas, o pagamento de férias e a gestão dos dias restantes a que cada pessoa tenha direito.

Tire outras dúvidas sobre planilha de controle de férias

Ficou com alguma dúvida sobre a planilha de controle de férias dos funcionários? A hora de resolver isso é agora, recapitulando o que vimos ao longo do artigo!

Baixe a planilha de férias da Sólides Tangerino

Enfim, se você chegou até aqui querendo descobrir como montar um controle de férias, temos uma solução melhor: uma planilha pronta, devidamente configurada com recursos de automação para facilitar a vida do seu DP.

Nossa planilha acompanha instruções de uso e é bastante intuitiva. Você verá que basta alimentá-la com algumas informações básicas para que informações como o prazo para a concessão de férias sejam mostradas automaticamente.

Gostou da ideia? Aproveite e faça o download gratuito da planilha de controle de férias!