Documentos para Admissão: Confira esse Checklist completo!

Tempo de Leitura: 8 minutos

A contratação de funcionários pode parecer um processo simples. Mas, para o departamento pessoal de uma empresa é algo complexo e com muitos documentos para admissão e procedimentos a serem cumpridos. 

As leis trabalhistas demandam uma série de formalidades com a finalidade de resguardar ambas as partes envolvidas no processo, trabalhador e empresa.

Somente após a entrega de todos os documentos e o registro deste “pré-colaborador” no sistema de gestão e assinatura do contrato de trabalho que ele estará oficialmente contratado.

Sendo assim, confira esse checklist completo de admissão de funcionários e não cometa nenhum erro neste processo.

Confira os principais tópicos abordados neste artigo abaixo e boa leitura.

• O que são documentos para admissão?
• Qual a finalidade dos documentos para admissão?
• Checklist de documentos para admissão
• Quais documentos a empresa não pode exigir?
• Quais os prazos de envio dos documentos admissionais?
• Como organizar os documentos para admissão na empresa?
• Guia prático para elaborar um contrato de trabalho

O que são documentos para admissão?

Os documentos admissionais são uma série de registros necessários para a realização da contratação. Eles contêm dados profissionais e pessoais do novo colaborador.

Essa é uma etapa obrigatória em qualquer processo de contratação, uma vez que a empresa precisa ter para fins próprios, fiscais e tributários uma série de informações de seus colaboradores.

Isso porque o trabalhador depende de ações da empresa para ter acesso a alguns direitos, como salário-família, por exemplo. Neste e em outros casos, o benefício financeiro é pago junto ao salário.

No próximo tópico, compreenda melhor a importância dos documentos para admissão.

Qual a finalidade dos documentos para admissão?

A primeira e principal função dos documentos admissionais é possibilitar que a empresa admita o funcionário de acordo com as exigências do Ministério do Trabalho e Previdência.

Dessa forma, no caso de fiscalizações, os registros estão de acordo com tais imposições, evitando multas, por exemplo.

Não somente, erros nesse processo de requerimento de informações podem acarretar problemas trabalhistas, previdenciários, tributários ou contábeis. 

Até aqui, dá para notar que os documentos para admissão de funcionários têm um papel muito importante no bom funcionamento burocrático da empresa, certo?

Além disso, é importante que a empresa possa identificar o profissional através de dados básicos sobre sua vida civil, ajudando, inclusive, a traçar seu perfil profissional.

A importância dessa etapa burocrática vai além das exigências legais e entra no âmbito da seguridade jurídica. Um exemplo prático são os exames admissionais.

Através deles, é possível comprovar doenças pré-existentes a contratação, evitando processos trabalhistas indevidos. O contrário também é possível, caso o colaborador venha a precisar de provas de que entrou na empresa em perfeito estado de saúde.

Agora que você entende o porquê de os documentos de admissão serem importantes, confira agora quais são eles!

Checklist de documentos para admissão

Confira esse vídeo do RH em pauta sobre os principais documentos para o processo admissional:

Discutimos até aqui como os registros são importantes para resguardar a empresa e o colaborador durante o processo de contratação e posteriormente também.

É por isso que preparamos uma lista de documentos para admissão, assim, não restará dúvidas ao RH ou DP sobre como lidar com esse processo.

Confira o checklist admissão para cada uma das partes envolvidas abaixo.

Documentos a serem enviados pelo colaborador

Para que o departamento pessoal da empresa possa realizar a contratação de funcionários, são exigidos alguns documentos. 

Veja abaixo quais não podem faltar no seu checklist de admissão:

• Carteira de Trabalho – CTPS (que deve permanecer com a empresa por, no máximo, 48 horas);
• certificado de alistamento militar, para trabalhadores do gênero masculino com mais de 18 anos;
• exame admissional (a empresa dará uma carta de encaminhamento para que o funcionário possa realizar o exame);
• certidão de nascimento (para filhos até 21 anos de idade) ou declaração de dependentes
• certidão de casamento se pertinente;
• registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• cópia do título de eleitor para empregados com mais de 18 anos;
• cópia do RG e do CPF;
• cópia do comprovante de escolaridade;
• inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
• comprovante de residência;
• comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
• atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso;
• foto 3×4.

Outros documentos poderão ser solicitados dependendo do cargo ou função a ser exercida pelo empregado como CNH, por exemplo.

Existem ainda outros casos de contratação como o Jovem Aprendiz e estagiários que precisam de documentação específica. Confira abaixo quais são esses documentos e quais devem ser enviados pela empresa.

Documentos a serem enviados pela empresa

A empresa também precisa preencher e registrar alguns formulários e documentos antes que a contratação do colaborador seja efetivada:

• contrato individual de trabalho;
• preencher a carteira de trabalho;
• declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
• contrato de experiência;
• ficha de salário-família;
• registro no sistema de controle de ponto;
• termo de responsabilidade para concessão de salário família.

Vale salientar que as informações especificadas no contrato de trabalho agora devem ser registradas na carteira de trabalho, incluindo benefícios, que devem constar na página de observações.

Além disso, a empresa também deve informar ao Governo Federal através do portal do eSocial utilizando o CPF, Carteira de Trabalho e NIS (NIT/PIS/PASEP). 

Documentos de Jovem Aprendiz

O Jovem Aprendiz é um projeto que consiste na contratação de adolescentes e jovens adultos entre 14 e 21 anos, por isso o programa também é chamado de Menor Aprendiz.

Os documentos necessários para a contratação são:

• atestado de frequência escolar;
• certificado de conclusão do ensino médio (se relevante);
• carteira de trabalho;
• carteira de identidade (RG);
• CPF (caso não tenha, pode ser o do responsável).

Documentos de estágio

Já a contratação de estagiário é regida pela Lei do Estágio e não pela CLT, sendo assim, acarreta em alguns direitos específicos, como a obrigatoriedade de um seguro de vida e adicional de 1/3 de férias.

Isso porque, estágio não é emprego, mas sim uma atividade educacional supervisionada.

Sendo assim, para realizar a contratação deste estudante, os seguintes documentos são necessários para admissão:

• Termo de Compromisso de Estágio – TCE (funcionando como uma espécie de contrato, especificando as atividades que serão desempenhadas);
• Carteira de Identidade (RG);
• CPF;
• atentado de frequência em instituição de ensino;
• histórico escolar;
• comprovante de residência.

Confira também os artigos a seguir:

• Por Quanto Tempo Guardar Documentos no DP?
• Admissão: Veja Tudo Para Fazer de Forma Correta
• Admissão Digital: O Que É, Quais são as Vantagens e Como Fazer
• Saiba Como Reduzir Custos No Processo de Admissão de Funcionários

Quais documentos a empresa não pode exigir?

Agora que você já tem a relação de documentos para admissão em qualquer cenário, é importante compreender quais os limites dessa solicitação.

Isso porque a Lei nº 9.029 de 1995 em seu artigo primeiro estabelece que: “É proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal.”

Sendo assim, no momento da contratação a empresa não pode solicitar do colaborador certidões de ausência de processo trabalhista ou negativas de débito em cartórios de protesto, informações sobre antecedentes criminais (“folha corrida”), testes de gravidez, esterilização ou exames de HIV.

Também é proibida a exigência de experiência prévia superior a seis meses no mesmo tipo de atividade.

O DP e RH devem estar especialmente atentos a estas regras, uma vez que podem incidir sanções sérias para a empresa, como multas e proibição de obter empréstimo ou financiamento junto a instituições financeiras oficiais, por exemplo.

Quais os prazos de envio dos documentos admissionais?

A própria empresa é responsável por determinar o prazo para que o colaborador apresente os documentos para fins de contratação, contudo, uma vez que tenha posse da documentação, é necessário seguir algumas regras.

A mais importante para se ter em mente a Lei nº 5.553 de 1968 que diz que “a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma”.

A mesma legislação também determina um prazo máximo de cinco dias para a devolução dos documentos apresentados.

O artigo 29 da CLT também determina que a empresa tem um prazo de cinco dias para realizar as anotações pertinentes na carteira de trabalho do colaborador e ele deve ter acesso a sua CTPS até 48 horas após a anotação.

Infringir esta lei resulta em multa de até R$ 3.000,00 a depender do porte da empresa.

Dessa forma, é extremamente importante, sempre que lidando com documentos de colaboradores, atentar-se ao prazo máximo para devolução deles.

Como organizar os documentos para admissão na empresa?

Receber e processar informações pessoais é uma rotina importante e delicada em qualquer empresa durante o processo de contratação de colaboradores. Nesse processo, é importante garantir a confidencialidade dessas informações.

Confira algumas dicas para otimizar esse processo e garantir a segurança dos dados.

Determine todos os documentos para contratação

Determinar previamente todas as informações necessárias para a contratação facilita na hora de saber o que solicitar aos pré-funcionários.

Isso é particularmente importante, porque, como demonstramos anteriormente, cada empresa necessita de informações particulares.

Sendo assim, os profissionais do RH e DP devem estar por dentro dessas exigências. Uma dica interessante é criar um checklist personalizado utilizando as informações que disponibilizamos acima.

Criar processos claros para o processamento de informações

O que fazer uma vez que receba todos os documentos? É importante deixar claro quais são os processos que devem ser seguidos, cobrindo desde a conferência dos registros recebidos até a forma de preenchimento dos formulários.

Outro ponto interessante é estabelecer os responsáveis por essas atividades e também um prazo limite, pois, como vimos, é uma obrigação da empresa devolver os documentos em até cinco dias.

Usar soluções tecnológicas

Ao invés de solicitar o envio de todos os documentos físicos para a empresa, uma alternativa é receber todos eles digitalizados através de uma plataforma de RH.

Isso permite algumas automações e maior agilidade no processamento das informações do novo colaborador.

Nesses casos, é importante fornecer um tutorial demonstrando os passos para o envio da documentação, evitando ruídos de comunicação.

Guia prático para elaborar um contrato de trabalho

O contrato de trabalho é definido pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) como  um acordo tácito ou expresso correspondente à relação de emprego. A lei prevê ainda alguns modelos de contratação diversificados. 

Conforme estabelecido pela legislação, ele deve conter, obrigatoriamente, os seguintes requisitos:

• informações completas das partes (empresa e colaborador);
• modalidade do contrato: por tempo determinado ou indeterminado, prestação de serviço contínua ou intermitente;
• data de início e fim caso o contrato seja determinado;
• salário e benefício pagos pelos serviços prestados;
• jornada semanal e expediente;
• descanso semanal remunerado e repouso entre as jornadas;
• cargo e função desempenhadas pelo colaborador;
• data de admissão.

Além das informações citadas anteriormente, o contrato de trabalho deve ter cláusulas específicas que estipulem pontos como:

• prorrogação da jornada de trabalho;
• autorização para descontos salariais em decorrência de eventuais benefícios;
• exercício de outras atividades;
• possibilidade de viagens;
• possibilidade de transferência de local de trabalho; 
• prorrogação do contrato por tempo determinado;
• vinculação ao regulamento interno da empresa;
• eventuais mudanças de horário;
• eleição de foro competente em caso de ação trabalhista. 

O  contrato de trabalho deve ser elaborado pela empresa. Todas as suas cláusulas devem observar a legislação trabalhista e as convenções coletivas. 

Relembre as dúvidas sanadas neste artigo

Neste artigo, descobrimos como os documentos para contratação são importantes no processo de admissão de novos colaboradores.

Além de ser uma exigência do Ministério do Trabalho e Previdência, eles também resguardam os direitos das empresas e de seus colaboradores.

Sendo assim, o RH e DP devem estabelecer processos claros para agilizar o recebimento desses documentos e garantir que os prazos legais sejam cumpridos, evitando sanções legais.

Não pare seus estudos por aqui, leia nosso artigo sobre as rotinas do departamento pessoal e descubra como você pode otimizar esses processos.