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Contratar é uma tarefa que se inicia na análise das exigências do cargo em aberto e só termina com o onboarding, passando por toda a burocracia de legalizar o vínculo entre profissional e empresa. São muitas as etapas que, naturalmente, consomem recursos da organização. Assim, é estratégico descobrir como reduzir custos no processo de admissão de funcionários.

O primeiro passo para isso é, sem dúvidas, identificas onde estão os erros e, depois, as ferramentas que podem auxiliar na solulção desses problemas da forma mais otimizada possível, como softwares. Ainda não conhece esses recursos tecnológicos? Confira nossas dicas!

Quais os principais gastos do processo de admissão?

Imagem de um grupo de pessoas em torno de uma mesa. As pessoas usam roupa social. Uma delas está em frente a uma caixa de pertencences sobre a mesa e aperta a mão de outra à sua frente enquanto sorriem uma para a outra representando reduzir custos no processo de admissão de funcionários.

O processo de admissão é composto por mais de dez etapas e algumas podem representar um gasto elevado para a empresa caso não sejam conduzidas da melhor forma. Vamos identificar a seguir quais são aquelas que fazem a diferença para reduzir custos no processo de admissão de funcionários. São elas:

A publicação da vaga em sites especializados

Embora sua empresa possa usar canais gratuitos de divulgação de oportunidades, como o LinkedIn e outras redes sociais, é comum recorrer a plataformas especializadas e pagas.

Nesse caso, o valor do investimento aumenta com o tempo de veiculação do anúncio na plataforma. Assim, publicar vagas claras, que atraiam a atenção das pessoas certas o quanto antes, ajuda a economizar custos.

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A entrevista e os métodos de análise de comportamento

Na próxima etapa, as entrevistas e métodos de análise precisam ser bem orientados para garantir o alinhamento de expectativas técnicas e perfil, evitando erros na contratação.

Isso porque, além da perda de tempo e da frustração gerada, os erros vão prolongar a duração do processo, tornando-o mais oneroso.

Além disso, se uma contratação inadequada for concluída, em pouco tempo, a empresa pode se ver obrigada a rescindir o contrato e, consequentemente, arcar com o pagamento de verbas rescisórias.

O onboarding ou integração de pessoas contratadas

Por fim, o onboarding é um processo que envolve a acolhida, o treinamento e o acompanhamento de quem chega. Quanto mais bem estruturado, mais eficiente, rápido e com maior custo-benefício.

Não planejar o onboarding, escolhendo etapas e ferramentas de forma estratégica, pode fazer com que a organização perca dinheiro. Inclusive por retardar a integração e fazer com que profissional e equipe demorem mais para alcançar bons níveis de desempenho e produtividade.

Quais são os principais erros que geram custos no processo de admissão?

Evitar erros é fundamental para reduzir custos no processo de admissão de funcionários, o que passa, primeiro, pelo processo de recrutamento e seleção. Por esse motivo, apresentamos aqui os erros mais comuns para que sua empresa faça uma avaliação e identifique se os comete ou não, e decida como melhorar.

Fornecer poucas informações sobre as vagas

“Contrato analista de marketing. Enviar currículo para o e-mail a seguir”. Temos quase certeza que você já viu alguém divulgando vaga assim e a falta de informação gera mais perguntas do que pessoas interessadas em se candidatar.

Assim, evite deixar as pessoas na dúvida ou “no escuro” sobre a oportunidade. Dê detalhes como:

  • O tipo de contratação (CLT ou PJ, trabalho temporário, estágio ou outra).
  • Especifique a jornada em relação às horas diárias, trabalho presencial, home office ou híbrido, necessidade ou não de viagens.
  • Elenque as atividades que o profissional deve desempenhar.
  • Apresente os benefícios corporativos e, se possível, o salário ofertado.
  • Descreva brevemente a cultura da empresa.
  • Indique, com clareza, o caminho para a candidatura.

Tenha em mente que, se o RH espera receber candidaturas qualificadas para a vaga e alinhadas com a cultura organizacional, precisa fornecer as informações necessárias para que as pessoas façam essa análise também.

Uma divulgação feita sem as devidas informações faz com que a empresa demore mais para preencher a vaga, o que aumenta os custos.

Se limitar à avaliação de currículos

O currículo é importante, mas não é tudo. Buscar outras formas de complementar a avaliação de quem se candidata é essencial para garantir o match perfeito.

Isso reduz os custos porque diminui as chances de que, em pouco tempo, uma ou ambas as partes percebam que a contratação foi inadequada. Um problema que pode forçar a empresa a demitir e arcar com as verbas rescisórias.

Sendo assim, a ideia é avaliar as habilidades técnicas por meio de testes e análises de portfólio, e analisar as soft skills a partir da entrevista, dinâmicas de grupo e testes de perfil comportamental.

Só assim a empresa consegue verificar se uma pessoa vai ser capaz de desempenhar o trabalho da melhor forma possível, evitando ainda a alta rotatividade de colaboradores.

Ignorar a importância do fit cultural

Pessoas insatisfeitas têm baixa produtividade e tendem a não durar muito tempo em um emprego. Esses são problemas que quem busca reduzir custos no processo de admissão de funcionários não quer.

A insatisfação pode ter diversas causas, sendo a falta de fit cultural uma delas. O fit diz respeito à identificação e compatibilidade.

Se não se atentar a isso durante o processo, a equipe de recrutamento pode demorar demais a encontrar o candidato ideal ou errar na contratação, precisando repetir o processo mais cedo do que o previsto.

Não fazer o alinhamento de expectativas

Como temos indicado, algo que impede sua empresa de reduzir custos no recrutamento é adotar medidas que aumentam o turnover. Um problema que passa pela falta de alinhamento de expectativas.

Algumas empresas dizem que o modelo de trabalho será híbrido, mas não esclarecem com qual frequência as pessoas devem comparecer ao escritório. Depois, impõem uma rotina quase integralmente presencial, o que pode ser bem frustrante.

Uma situação assim pode fazer com que alguém que prefira o trabalho remoto não demore a buscar outra oportunidade, pedindo demissão tão logo encontre um novo emprego.

Em suma, a falta de alinhamento eleva os custos porque aumenta as chances de que a empresa precise passar por novos processos seletivos com frequência.

Não ter processos bem definidos para formalizar a admissão

A formalização da admissão presume a troca de documentos, assinaturas, registros e o envio de informações para o Governo Federal, por meio do eSocial.

Não ter um processo estruturado para fazer isso pode levar a falhas e atrasos que, por sua vez, podem gerar prejuízo para a empresa de duas formas.

Uma é com a demora no início efetivo da pessoa contratada, o que mantém sua equipe defasada e menos produtiva por mais tempo. A outra tem a ver com a possibilidade do pagamento de multas, como a que ocorre quando o DP perde o prazo de devolução da Carteira de Trabalho.

Não fazer um bom processo de onboarding

Por fim, outro erro que dificulta a conquista do objetivo de reduzir custos no processo de recrutamento e seleção é achar que a admissão acaba depois que a papelada é assinada.

Ter um bom processo de onboarding tem diversas vantagens, como:

  • Acelera o processo de adaptação de quem chega e das equipes;
  • Favorece a dinâmica de trabalho individual, em equipe e o aumento da produtividade;
  • Aumenta as chances de que o fit cultural se concretize na prática, reduzindo a possibilidade de turnover.

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13 dicas para reduzir custos no processo de admissão

Conhecer os principais erros do processo de admissão é uma ótima forma de já descobrir o que fazer para evitar gastos excessivos, mas há mais dicas que podemos compartilhar a respeito. Veja:

1. Entenda o custo de cada contratação

A melhor forma de economizar é entender como os recursos são gastos para, então, analisar se é possível otimizar o uso do dinheiro e como fazer isso.

Para tanto, convém considerar fatores como:

  • Os gastos para a veiculação do anúncio da vaga.
  • O investimento com a infraestrutura para o desenvolvimento do processo, considerando a necessidade de aluguel de espaço para testes e outros.
  • O valor do trabalho da equipe de recrutamento.

Entender o custo de anúncios vai indicar que descrever bem as vagas e escolher bem as plataformas reduz o tempo de veiculação e, assim, o investimento também.

Verificar os gastos com infraestrutura ajuda a planejar um processo mais eficiente, eliminando etapas desnecessárias e contando com recursos de recrutamento digital, por exemplo.

Além disso, entender o valor do trabalho do RH ajuda a lembrar que esse investimento pode ser mais produtivo se a equipe conseguir fazer um processo eficiente e ágil.

2. Conheça as necessidades de cada área

Uma das formas de reduzir custos no processo de recrutamento e seleção é entender o que a empresa busca a cada momento e, consequentemente, como fazer essa busca.

Cada área ou equipe tem suas próprias necessidades. Por exemplo, algumas são mais técnicas do que as outras e isso impacta o desenho de diferentes etapas do processo de admissão.

É mais comum exigir testes de habilidades para uma contratação de área técnica, enquanto algumas soft skills têm peso maior na hora de escolher alguém para uma área não-técnica.

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Entender isso contribui para a eficiência do trabalho da equipe de recrutamento, o que ajuda a reduzir etapas desnecessárias e poupar dinheiro.

3. Descreva a vaga de forma clara e objetiva

Uma descrição de vagas bem feita aumenta as chances de que a empresa atraia pessoas que realmente têm o perfil esperado, reduzindo o tempo gasto com análise de currículos e entrevistas.

Sendo assim, é algo que contribui para evitar que equipes fiquem defasadas por períodos mais longos, o que tende a prejudicar sua produtividade e pode levar a perda financeira.

Além do mais, evita que o processo de admissão seja mais lento do que o esperado, demandando mais tempo e investimento de recursos em divulgação, recrutamento e seleção.

4. Divulgue a vaga em canais gratuitos

Como mencionamos, os LinkedIn e outras redes sociais são espaços válidos para a divulgação de vagas em aberto na empresa. É possível fazer isso na página da organização ou com a ajuda de lideranças do setor.

A segunda opção costuma ser mais interessante porque redes como o Linkedin priorizam as relações entre pessoas (e não entre pessoas e empresas). Assim, orientar líderes para que postem sobre oportunidades de integrar seus times é uma boa ideia.

Seja como for, é sempre melhor apresentar a vaga de forma clara, com suas devidas especificações.

5. Escolha boas plataformas

Outra dica para reduzir custos no processo de admissão de funcionários é escolher os canais mais adequados para a divulgação das oportunidades.

Vamos a um exemplo: se a organização está buscando por pessoas para vagas de estágio ou trainee, é melhor divulgar em grupos ou outros canais de faculdades locais do que usar plataformas profissionais.

Ainda, se for preciso usar uma plataforma paga, analise bem a escolha considerando as possibilidades de personalização da vaga e outros fatores que ajudem a avaliar o custo-benefício.

6. Invista em employer branding

O investimento em employer branding reduz em até 43% os custos por contratação, segundo o LinkedIn e não é difícil entender o porquê.

A relação entre profissionais e empresas é uma via de mão dupla. Isso significa que as pessoas também avaliam a reputação das organizações antes de entrar em um processo seletivo ou aceitar uma vaga.

Assim, investir em employer branding contribui para que a marca empregadora seja fortalecida e se torne conhecida de forma positiva. O que, por consequência, a torna mais atrativa para talentos do mercado.

Com isso, quando a organização divulgar uma oportunidade, terá mais facilidade para encontrar bons candidatos interessados em compor seus quadros.

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7. Certifique-se de que o fit cultural existe

Para reduzir custos no recrutamento é preciso maximizar as chances de acerto e analisar o fit cultural é fundamental para isso.

Esse fit tem a ver com a “capacidade que um profissional tem de se alinhar à cultura da empresa, aos seus valores e à sua missão” e contribui para que haja o engajamento necessário para um bom desempenho.

Assim, entenda que não basta avaliar o currículo e as competências técnicas, sem avaliar se os perfis são compatíveis. Do contrário, um profissional altamente qualificado pode se sentir deslocado, desmotivado e acabar elevando os índices de turnover da organização.

8. Mantenha o foco em treinamento e capacitação

Nem sempre a necessidade de contratação surge da falta de pessoal. Às vezes, surge da falta de pessoal qualificado para determinada função.

Com isso em mente, investir em treinamento e capacitação é uma forma de qualificar os profissionais que já fazem parte da empresa a atender suas demandas de forma contínua.

Além de contribuir para o cumprimento do plano de carreira, essa estratégia reduz custos porque diminui a necessidade de buscar gente de fora e de demitir alguém, pagando multas rescisórias, para respeitar o orçamento da empresa.

9. Crie uma política para recrutamento interno

Pegando um gancho na dica anterior, apostar no recrutamento interno também é uma forma de reduzir custos no processo de admissão de funcionários.

Para tanto, o RH precisa se lembrar que o plano de carreira não é cumprido apenas por meio de promoções.

Aliada aos treinamentos, a análise de desempenho e de perfis pode indicar que a empresa já tem o profissional ideal para determinada vaga, ainda que isso leve a uma mudança de setor.

Se conduzido da forma certa, esse tipo de recrutamento reduz bastante os custos do processo, além de valorizar os colaboradores, aumentando seu nível de satisfação e engajamento.

10. Invista no recrutamento à distância, se possível

Como destacamos, a etapa de entrevista e análise de perfis é uma das que podem custar mais caro para as empresas.

Isso porque tomam tempo e podem demandar o aluguel de salas e outros investimentos para a realização de dinâmicas, testes e outros. Uma forma de otimizar esses custos é investindo em processos online.

Além de eliminar os gastos com aluguel de espaços, o recrutamento à distância favorece o uso de ferramentas digitais que evitam a compra de materiais como papéis e canetas, e tornam o processo mais eficiente.

11. Considere a terceirização como uma opção

A terceirização é outra alternativa para reduzir custos no processo de recrutamento e seleção. Claro, não se aplica a todas as necessidades da organização, mas pode fazer sentido em alguns casos.

A redução de custos acontece porque há menos trabalho a ser feito pelo RH, já que boa parte das responsabilidades do processo é da empresa contratada para intermediar essa relação.

 12. Analise dados relevantes

Ainda, é interessante que RH e DP coletem dados sobre o processo de admissão. O uso de indicadores ajuda a avaliar a eficiência desse processo e, consequentemente, identificar falhas e pontos de melhoria.

Um processo mais eficiente é, por consequência, um processo menos oneroso. Por isso, é interessante acompanhar indicadores como:

  • Tempo de preenchimento de uma vaga.
  • Aderência da pessoa candidata ao perfil da empresa.
  • Qualidade das contratações.
  • Diversidade nas contratações.
  • Turnover.

Aliás, o uso de dados ajuda a reduzir custos em diversos outros processos da gestão de pessoas. Fica a dica!

13. Aposte em ferramentas de automação

Por fim, entenda que o uso de ferramentas de automação é essencial para reduzir custos no processo de admissão de funcionários porque gera economia de tempo e aumenta a eficiência de todo o processo.

Usando um software de admissão digital, por exemplo, é possível:

  • Gerenciar as contratações em tempo real;
  • Realizar a admissão colaborativa, dando mais autonomia às pessoas contratadas;
  • Trocar documentos, solicitar ajustes, revisar e aprovar a documentação;
  • Contar com a assinatura eletrônica de documentos;
  • Validar as informações junto ao eSocial;
  • Armazenar todas as informações em nuvem e mais.

Confira os principais pontos sobre a redução de custo no processo de admissão

Toda empresa gostaria de reduzir custos no processo de admissão de funcionários. Por isso, vamos recapitular tudo o que vimos sobre o assunto aqui:

Quais são os principais custos no processo de admissão?

A começar pela compreensão daquilo que custa mais caro para as organizações na hora de contratar, sem contar os gastos que compõem a remuneração:
• a publicação da vaga em sites especializados;
• a entrevista e os métodos de análise de comportamento;
• o onboarding ou integração de pessoas contratadas.

Quais os maiores erros no processo de admissão?

São 6 os erros mais comuns que uma organização, seu RH e DP podem cometer em um processo de admissão, confira:
1. fornecer poucas informações sobre as vagas;
2. se limitar à avaliação de currículos;
3. ignorar a importância do fit cultural;
4. não fazer o alinhamento de expectativas;
5. não ter processos bem definidos para formalizar a admissão;
6. não fazer um bom processo de onboarding.

Quais as melhores dicas de redução de custo no processo de admissão?

Para fechar, relembre nossas dicas de como reduzir os custos e tornar o processo mais eficiente do ponto de vista financeiro e de resultados:
• Entender o custo de cada contratação.
• Conhecer as necessidades de cada área.
• Descrever a vaga de forma clara e objetiva.
• Divulgar a vaga em canais gratuitos.
• Escolher boas plataformas.
• Investir em employer branding.
• Certificar-se de que o fit cultural existe.
• Manter o foco em treinamento e capacitação.
• Criar uma política para recrutamento interno.
• Investir no recrutamento à distância, se possível.
• Considerar a terceirização como uma opção.
• Analisar dados relevantes.
• Apostar em ferramentas de automação.

Antes que você vá…

O processo de admissão é apenas o início da relação entre a empresa e cada uma das pessoas contratadas. É sempre bom começar de forma positiva porque isso pode ditar o tom de toda a parceria, influenciar seu sucesso e longevidade.

Sabendo disso, aproveite para baixar, de forma gratuita, este guia sobre o Processo de Admissão Digital!

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