Entenda como calcular o IRRF na folha de pagamento

Tempo de Leitura: 10 minutos

Calcular o IRRF na folha de pagamento é um dos deveres do setor de Departamento Pessoal. Ele é um encargo que não pode passar despercebido, pois é obrigatório que a empresa faça a retenção nos casos aplicáveis. Sendo assim, o setor responsável precisa saber como fazer o cálculo de forma correta.

Entender a retenção do IR para pessoa física pode ser trabalhoso. Portanto, para te ajudar, trouxemos este guia completo sobre o cálculo do IRRF na folha de pagamento. Continue a leitura para entender mais sobre esse desconto e como calcular de forma correta!

Se preferir, você pode ir diretamente para o tópico de interesse através do menu abaixo:

• O que é IRRF? 
• O que a lei diz sobre o IRRF sobre salário?
• Como calcular o IRRF na folha de pagamento em 2023? 
• O que é necessário deduzir do IRRF?
• Qual é a tabela do IRRF em 2023?
• Quando uma pessoa está isenta de IRRF?
• Quais os casos específicos que requerem atenção ao IRRF?
• Quais são as principais penalidades no não pagamento de IRRF?
• Principais dúvidas sobre IRRF na folha de pagamento

O que é IRRF? 

O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é uma obrigação tributária destinada à Receita Federal que pode ser cobrada tanto de Pessoas Físicas (PF) quanto de Pessoas Jurídicas (PJ). Na prática, ele funciona como uma antecipação do Imposto de Renda, com o objetivo de simplificar a declaração anual. 

No caso de pessoas físicas, esse imposto é cobrado de quem trabalha com carteira assinada e recebe mensalmente um valor acima do teto mínimo para isenção estipulado pela Receita Federal. O valor é deduzido do salário bruto mensal do colaborador, sendo uma das obrigações acessórias da empresa fazer o recolhimento mensal.

O cálculo deve ser feito com cuidado, pois depende de diversos fatores como o salário mensal dos colaboradores, seus dependentes, pensão alimentícia, plano de saúde, entre outros fatores. 

Portanto, o imposto é pago mensalmente para que, no ano seguinte, a pessoa possa declarar os valores pagos na tão temida declaração do Imposto de Renda.

Aproveite que está por aqui e confira também:

• Cálculo de salário: aprenda o passo a passo
• Como calcular a GPS? Aprenda tudo sobre a Guia da Previdência Social
• Certidões trabalhistas: entenda o que são e como emiti-las [Guia 2021]
• Confira todos os adicionais em folha de pagamento e saiba como reduzir os gastos

O que é Imposto de Renda?

O Imposto de Renda é um tributo federal aplicado anualmente sobre a renda, ou seja, sobre o que cada brasileiro ganha. Por isso, acompanha a evolução patrimonial das pessoas ano após ano.

Para fazer esse acompanhamento, desde 1922 o governo solicita a trabalhadores e empresas que informem à Receita Federal seus ganhos anuais. No ano seguinte, o órgão avalia se o que cobrou é realmente o que era necessário pagar conforme os rendimentos. 

A ideia por trás do tributo é que a parcela da população com rendimentos maiores contribua mais para o governo, a fim de gerar dinheiro para melhorias na qualidade de vida de toda a população. 

Segundo o Ministério da Fazenda, parte dos impostos arrecadados é destinada a inúmeros serviços públicos prestados ao cidadão brasileiro relacionados, por exemplo, a: 

• saúde;
• educação;
• programas de transferência de renda;
• segurança.

Outra fração é enviada para programas de geração de empregos e inclusão social, como: 

• plano de reforma agrária;
• construção de habitação popular;
• saneamento e reurbanização de áreas degradadas. 

Existe também uma parcela direcionada para investimentos em: 

• infraestrutura;
• segurança pública;
• cultura;
• esporte;
• defesa do meio ambiente;
• estímulo ao desenvolvimento da ciência e tecnologia. 

Portanto, pagar o Imposto de Renda gera dinheiro para melhorias no país como um todo.

O que a lei diz sobre o IRRF sobre salário?

O IRRF está disposto no Decreto 9.850/18. No entanto, a cada ano, a Receita Federal solta uma Instrução Normativa diferente para definir ou alterar algumas regras relativas à entrega da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).

É importante ficar de olho nos canais oficiais da Receita Federal e também manter contato com os profissionais de contabilidade.

Um exemplo de mudança recente aconteceu com a entrega da declaração de 2021 (relativa aos rendimentos de 2020), no qual quem recebeu o Auxílio Emergencial e outros rendimentos tributáveis acima de R $22.847,76 precisou declará-los.

Até o momento da publicação deste conteúdo, a Receita Federal não havia divulgado as regras para a declaração. As informações, normalmente, são divulgadas em fevereiro.

No entanto, segundo o texto da lei, estão sujeitos à incidência do imposto na fonte:

• os rendimentos do trabalho assalariado pagos por pessoas físicas ou jurídicas;
• os rendimentos do trabalho não assalariado pagos por pessoa jurídicas;
• os rendimentos de aluguéis e royalties pagos por pessoa jurídica;
• os rendimentos pagos por serviços entre pessoas jurídicas, tais como os de natureza profissional, serviços de corretagem, propaganda e publicidade. 

Os casos citados acima têm como característica principal o fato de que a própria fonte pagadora tem a função de calcular e recolher o imposto.

O IRRF também incide sobre rendimentos pagos, creditados, empregados, entregues ou remetidos a pessoas jurídicas domiciliadas no exterior por fontes situadas no Brasil.

O tributo apresenta alíquotas variáveis conforme a natureza jurídica dos rendimentos, o país em que a pessoa beneficiária é residente ou domiciliada e o regime fiscal ao qual é submetida a pessoa jurídica domiciliada no exterior.

Como calcular o IRRF na folha de pagamento em 2023? 

Para calcular o IRRF na folha de pagamento dos empregados, é necessário saber o salário bruto, que é encontrado a partir da soma dos vencimentos. 

É importante mencionar que a soma dos vencimentos é a base e o primeiro passo para se chegar ao valor do IRRF. Depois é necessário apenas descontar o INSS conforme a alíquota adequada. 

Confira o passo a passo a seguir:

1. Some todos os vencimentos

Os vencimentos são os valores que constam na carteira de trabalho e foram acertados no contrato de trabalho, somados aos valores de descontos ou adicionais expressos no holerite. 

É possível encontrar valores como horas extras, adicional noturno, descanso semanal remunerado (DSR), entre outros. Todos esses adicionais, quando somados, formam o salário bruto do colaborador, que serve como base de cálculo do INSS e IRRF. 

2. Deduza o INSS

O passo seguinte para calcular o IRRF na folha de pagamento é subtrair os descontos do INSS.

Nesse caso, o valor descontado varia de acordo com uma alíquota progressiva, ou seja, uma porcentagem que aumenta proporcionalmente ao valor do salário. 

Para 2023, a tabela atualizada de deduções do INSS ficou assim:

Salário	Alíquota
Até R$ 1.302	7,5%
De R$ 1.302,01 até R$ 2.571,29	9%
De R$ 2.571,30 até R$ 3.856,94	12%
De R$ 3.856,95 até R$ 7.507,49	14%

Todo ano, essa porcentagem é ajustada e uma nova tabela é divulgada pelo INSS. Por isso, é preciso ter atenção a essa etapa do cálculo do IRRF na folha de pagamento.

3. Faça o desconto do IRRF

Após subtrair o valor referente ao INSS, é preciso consultar a tabela de IRRF fornecida pela Receita Federal e verificar em qual linha o funcionário se encontra. 

Em seguida, basta calcular o valor da alíquota sobre o salário e subtrair a parcela a ser deduzida do imposto. Muito simples!

As alíquotas cobradas sobre os rendimentos declarados no IRPF, são as seguintes:

Rendimentos	Alíquota
até R$ 1.903,98	Isento
de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65	7,5%;
de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05	15%
de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68	22,5%
a partir de R$ 4.664,68	27,5%

O que é necessário deduzir do IRRF?

A dedução do Imposto de Renda é uma quantia que pode ser abatida da base de cálculo durante a declaração. 

Contribuintes, dependentes e alimentandos são alguns dos termos que aparecem nas regras da dedução do Imposto de Renda. 

Os primeiros são os declarantes do imposto — os tributários —, mas os dois restantes são figuras distintas.

Segundo a Receita Federal, dependentes devem encaixar-se em um conjunto de regras, como filhos de até 21 anos, cônjuge, pais ou irmãos do contribuinte. 

Na tabela de IRRF, consta que o valor de um dependente é de R$ 189,59. Então, esse valor também deve ser descontado no momento de fazer o cálculo do IRRF.

Entre os que podem ser admitidos como dependentes, estão:

• cônjuges;
• companheiro com quem o contribuinte tenha filho em comum ou que esteja junto há pelo menos cinco anos;
• filhos de até 21 anos, ou de até 24 anos desde que esteja na universidade ou cursando escola técnica;
• filho que seja incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;
• pais, avós e bisavós que tenham recebido rendimentos, tributáveis ou não, até R$ 22.847,76 no ano anterior.

Esses são os dependentes mais comuns vistos no IR, e em cada um deles será deduzido o valor mencionado acima.

Já os alimentandos são pessoas, adultos ou crianças, que recebem pensão alimentícia determinada pela Justiça. No entanto, desde 2022, o Supremo Tribunal Federal (STF) tornou as pensões alimentícias isentas de IR para quem as recebe — mas ainda dedutíveis para quem as paga. 

Ou seja, os alimentantes não perdem o direito de abater os valores pagos a título de pensão nas suas declarações de imposto de renda.

Os alimentandos, por sua vez, não precisam mais recolher o imposto mensalmente via carnê-leão, e o titular da declaração na qual a pensão é declarada não verá mais seu IR aumentar na época do ajuste anual.

Vale lembrar que o IRRF também incide sobre férias e décimo terceiro. É uma obrigação da empresa reter esse valor no período, como em todos os meses de trabalho.

Quando falamos de férias, o cálculo é feito exatamente como nos meses de trabalho. Ou seja, após a dedução do INSS e do valor de cada dependente, deve-se utilizar a tabela de IR para o cálculo.

Já no caso do décimo terceiro salário, é preciso lembrar que tal desconto só pode ser aplicado na segunda parcela. 

Nesse caso, após o cálculo, o valor do IRRF só será deduzido no segundo pagamento, enquanto a primeira parcela deve ser paga com o valor integral.

Qual é a tabela do IRRF em 2023?

Em 2022, devido à defasagem da tabela do Imposto de Renda, a população contribuinte perdeu R$ 149 bilhões, segundo dados levantados pela Unafisco (Associação Nacional dos Auditores Fiscais da Receita Federal).

Havia indícios de que a tabela de alíquotas cobradas seria reajustada em 2023, com uma possível reforma. Por não acontecer até o momento, segundo a Sindifisco, a defasagem ficou acumulada em 134%.

Por conta disso, as alíquotas cobradas sobre os rendimentos declarados no IRPF são as seguintes:

Base de cálculo	Alíquota	Dedução
Até R$ 1.903,98	isento	R$ 0,00
De R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65	7,50%	R$ 142,80
De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05	15,00%	R$ 354,80
De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68	22,50%	R$ 636,13
Acima de R$ 4.664,68	27,50%	R$ 869,36

Caso você queira ter uma visualização da base de cálculo anual, confira a tabela a seguir:

Base de cálculo anual	Alíquota	Dedução
Até R$ 21.453,24	isento	R$ 0,00
De R$ 21.453,24 a R$ 32.151,48	7,00%	R$ 1.608,99
De R$ 32.151,49 a R$ 42.869,16	15,00%	R$ 4.020,35
De R$ 42.869,17 a R$ 53.565,72	22,5%	R$ 7235,54
Acima de R$ 53.565,72	27,5%	R$ 9.313,83

Quando uma pessoa está isenta de IRRF?

Diferentemente do que muita gente pensa, não existem apenas os parâmetros para a obrigatoriedade do pagamento do Imposto de Renda. A Receita Federal também determina alguns casos em que o contribuinte não precisa declarar o imposto.

Pessoas com rendimento mensal inferior ao valor mínimo para declarar IR: seguindo a lógica básica, se o funcionário ganha menos que R$1.903,98 por mês não é necessário deduzir o IRRF.

Contribuintes com mais de 65 que são aposentados e que vivem apenas com a aposentadoria ficam isentos e não precisam ter o imposto retido direto da sua aposentadoria.

Por fim, os contribuintes que possuem alguma das enfermidades listadas a seguir podem solicitar a isenção do Imposto de Renda apresentando o laudo médico comprobatório. 

As doenças consideradas são:

• AIDS (Síndrome da Imunodeficiência Adquirida);
• Alienação mental;
• Tuberculose ativa;
• Cardiopatia grave;
• Cegueira (inclusive monocular);
• Contaminação por radiação;
• Doença de Paget em estados avançados;
• Doença de Parkinson;
• Esclerose múltipla;
• Espondiloartrose anquilosante;
• Fibrose cística (mucoviscidose);
• Hanseníase;
• Hepatopatia grave;
• Nefropatia grave;
• Neoplasia maligna;
• Paralisia irreversível e incapacitante.

Quais os casos específicos que requerem atenção ao IRRF?

Como vimos ao longo deste artigo, o cálculo do IRRF na folha de pagamento envolve uma série de questões e valores. Sem uma organização adequada, as chances de causar prejuízos no fechamento da folha são muito grandes. 

Para ajudar você a evitar esses problemas, elencamos alguns casos que merecem a sua atenção no momento de calcular o IRRF na folha de pagamento. Confira: 

Adiantamento de salário

No caso de um adiantamento, como é comum nas empresas que pagam o “vale” em uma data e o restante do salário em outra, a dedução do IRRF costuma ocorrer no segundo pagamento, também chamado saldo do salário. 

Digamos que uma empresa dá o vale no dia 10 e termina o pagamento no dia 20 de cada mês. A dedução do IRRF vai acontecer no valor pago no dia 20. 

Quando o adiantamento for de outra competência, por exemplo, quando o funcionário recebe em outubro parte do pagamento do mês seguinte, o IRRF é deduzido na parcela referente a novembro e não do saldo de outubro.

Férias

Como já explicamos brevemente, as férias são pagas separadamente do valor do salário, por isso o IRRF também é deduzido desse valor. No entanto, isso só vale para os casos em que a remuneração de férias seja superior ao valor isento. 

Por isso, para calcular o IRRF sobre férias, é necessário tomar como base o total pago e deduzir os descontos permitidos.

Décimo terceiro

O pagamento do décimo terceiro salário costuma ser feito em duas parcelas, geralmente entre os meses de novembro e dezembro. O desconto do IRRF incide apenas na segunda, junto com o desconto de INSS.

Participação de lucros

O IRRF na folha de pagamento também leva em conta a participação nos lucros ou PLR. O cálculo é feito à parte dos recebimentos mensais e apenas quando o valor recebido for maior que R$ 6.000,00. O percentual a ser descontado considera a tabela do IRRF vigente.

Vale lembrar que o colaborador não precisa declarar esses valores em sua declaração anual do Imposto de Renda Pessoa Física. 

Bônus e premiações

Por fim, é preciso descontar o IRRF dos prêmios e bônus pagos aos funcionários mais de duas vezes ao ano, sejam eles em dinheiro, bens ou serviços. Nestes dois últimos casos, a empresa assume o valor a ser deduzido do imposto.

O percentual é proporcional à tabela do ano vigente. Diferente da PLR, o colaborador deve informar o valor recebido na sua declaração de IR. 

Quais são as principais penalidades no não pagamento de IRRF?

Segundo a legislação, o não recolhimento do Imposto de Renda configura crime passível de fortes sanções judiciais. 

Essas medidas disciplinares abrangem tanto as empresas quanto os empregados — dependendo de quem descumpriu alguma medida legal.

Nos anos anteriores, mesmo com o cenário econômico incerto em razão da pandemia de covid-19, o Governo Federal não suspendeu o recolhimento do Imposto de Renda. 

Vale lembrar que os órgãos judiciais não costumam aceitar argumentos econômicos para justificar a ausência do pagamento do Imposto de Renda.

Temos alguns materiais para você, confira:

• Planilha de controle de férias
• Planilha de custo dos colaboradores
• Como fazer o controle individual de ponto de funcionários
• Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei

Tire as principais dúvidas sobre IRRF na folha de pagamento

Agora que você já aprendeu tudo sobre como calcular o IRRF na folha de pagamento e quais detalhes precisam ser levados em conta, chegou o momento de revisar essas informações. Vamos lá?

Finalizando a nossa conversa

Como você pôde ver, diversas variáveis afetam o cálculo do IRRF na folha de pagamento. 

Por isso, é preciso ter atenção a todas elas para evitar erros que prejudiquem o trabalhador na hora da declaração do Imposto de Renda.

Você está ciente de que a DIRF — Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte — chegará ao fim? As empresas serão dispensadas dessa obrigação acessória a partir de janeiro de 2024.Saiba mais! Leia nosso artigo sobre o que muda para o DP e empresas com o fim da DIRF