Folha de pagamento e eSocial: entenda a relação

A gestão dos pagamentos de funcionários exige uma grande quantidade de dados e tempo, para que não seja realizado nenhum pagamento ou desconto indevido.

Com o eSocial, calcular a folha de pagamento online deve ficar mais simples, com um único sistema para registrar todos os dados dos empregados e calcular a remuneração.

Entretanto, esse novo sistema ainda gera muitas dúvidas, tanto nos empregadores, quanto nos funcionários do departamento de pessoal. Leia este post e entenda como vai funcionar o eSocial para empresas!

Folha de pagamento no eSocial

O eSocial é um projeto do Governo Federal cujo objetivo é unificar o envio de informações sobre os funcionários de uma empresa. Seu nome significa Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas.

Ele viabiliza o envio de todos os dados uma única vez e em um único sistema. Assim, no caso da folha de pagamento, o eSocial reúne informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e faz todos os cálculos que compõem a remuneração mensal.

A folha de pagamento digital conta com todos os dados do contracheque, desde salário e vale transporte até o pagamento de horas extras, INSS, FGTS e IRRF.

A partir da implantação completa do eSocial, a fiscalização das empresas passa a ocorrer de forma automática, enquanto anteriormente o Ministério do Trabalho ou a Receita Federal precisavam solicitar acesso aos dados.

A folha de pagamento no eSocial agiliza processos de admissão e demissão, por exemplo, pois exige o cadastro online e permite a verificação imediata de dados.

Vantagens da folha de pagamento digital

A princípio, pode parecer trabalhoso adequar-se ao sistema de folha de pagamento no eSocial, mas esse recurso na verdade vai facilitar o trabalho do departamento de pessoal.

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O primeiro motivo é que antes era necessário fazer os cálculos trabalhistas manualmente, agora o sistema cuida disso. Basta inserir os dados e o eSocial faz os cálculos de descontos automaticamente.

Também fica mais fácil calcular reajustes de salários e as informações sobre descontos estão sempre atualizadas com a legislação. O resultado é economia de tempo e uma rotina mais simples no RH, eliminando a necessidade de conferências.

Como adaptar a empresa para as mudanças?

A folha de pagamento no eSocial é uma exigência do Governo Federal, que exige adaptação por parte dos empresários. O primeiro passo é informar-se sobre os prazos e garantir que toda a equipe do RH esteja ciente da mudança nos procedimentos internos.

A primeira exigência do eSocial é que o cadastro de todos os empregados esteja atualizado. Assim, é importante verificar todos os dados dos funcionários com antecedência, especialmente se o número de colaboradores for grande.

O sistema identifica cada um deles pelo CPF e pelo NIS (Número de Identificação Social). Além dos dados pessoais, atualize também cargos e jornadas de trabalho.

Sempre que houver uma nova contratação, os dados do colaborador devem ser cadastrados até no dia anterior ao início de suas atividades. Já as férias, precisam ser registradas com 30 dias de antecedência.

O processo de apuração da folha de pagamento também muda com o eSocial. O regime de contabilização é por competência, ou seja, a remuneração sempre deve corresponder ao período trabalhado entre o primeiro e o último dia do mês. Antes, muitas empresas fechavam a folha de ponto digital no meio do mês e remuneravam as horas extras apenas dois meses após a ocorrência delas.

A expectativa é de que a folha de pagamento no eSocial seja mais simples, mas antes de fazer mudanças na empresa é preciso compreender bem esse novo sistema. Então, não deixe de baixar nosso Manual traduzido do eSocial para gestores e empreendedores!