RAIS: o que é e o que o DP precisa saber?

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A Relação Anual de Informações Sociais – RAIS não é novidade entre as empresas. Ela existe desde 1975, e desde então já sofreu algumas alterações importantes.

A mais recente delas foi em 2018, com o início da implantação do eSocial, um projeto para digitalizar e centralizar todas as informações trabalhistas e previdenciárias. 

Com o projeto, as empresas precisaram se adaptar aos novos processos e prazos. Então, se você quer saber o que é RAIS e também descobrir tudo o que o DP precisa saber para não errar na hora de enviar essas informações, continue acompanhando esse conteúdo até o final.  

Para facilitar a sua leitura, acompanhe os tópicos desse material:

O que é RAIS?

RAIS é a sigla correspondente à Relação Anual de Informações Sociais. É uma ferramenta de coleta de dados das atividades trabalhistas brasileiras, utilizada pela gestão governamental.   

Por meio dessa ferramenta, as empresas são obrigadas a fornecer dados trabalhistas, sociais e previdenciários relacionados aos seus funcionários. 

Ela foi instituída pelo Decreto 76.900/75 e tem como objetivo:

• suprir as necessidades de controle da atividade trabalhista no País;
• prover de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho;
• disponibilizar de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.

Leia mais:

Os dados coletados pela RAIS são a base de insumos para atendimento das necessidades de

• legislação da nacionalização do trabalho;
• controle dos registros do FGTS;
• Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
• estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
• identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Hoje a RAIS é uma das formas mais confiáveis de acesso a dados estatísticos relacionados ao trabalho, contribuindo para a tomada de decisão de diversos órgãos governamentais.

Em 2018 entrou em vigência o programa eSocial, que teve o objetivo de digitalizar e centralizar o envio dessas informações. Assim como em relação a outras mudanças realizadas antes, o RH precisa estar sempre atento às novidades desse segmento para evitar problemas e multas. 

Confira os conteúdos a seguir e informe-se sobre o eSocial:
Obrigatoriedade do eSocial
Folha de pagamento e eSocial: entenda a relação
eSocial Para Empresas do Simples Nacional: Veja o Que Mudou

O que é RAIS Negativa?

A RAIS negativa é um documento obrigatório para empresas que não possuem empregados ou que permaneceram inativas no ano-base da declaração. 

O único tipo de empresa que está isento da apresentação da RAIS Negativa é o Microempreendedor Individual (MEI) sem funcionário.  

Quais informações devem ser fornecidas pelas empresas?

Para evitar pendências no envio da RAIS, é fundamental preencher o formulário com todos os itens obrigatórios, que são:

• Dados cadastrais: informações sobre a empresa (inscrição e razão social);
• Dados econômicos: informações sobre a natureza jurídica da empresa, como o tamanho do negócio;
• Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT): informações sobre o tipo de sistema de controle de ponto, a participação ou não do PAT etc.;
• Contribuições sindicais: informações sobre contribuições associativas, assistenciais, sindicais e confederativas.

Além das informações da empresa, também é preciso inserir dados de cada colaborador na Relação Anual de Informações Sociais, como:

• data de admissão;
• data de nascimento;
• CPF;
• data e motivo da rescisão do contrato de trabalho (se aplicável);
• valores referentes a verbas rescisórias;
• quantia das parcelas integrantes, ou não, das remunerações mensais dos colaboradores (com discriminação de cada um deles).

Para que serve a RAIS?

Além de saber o que é RAIS, também é importante perceber a importância desse documento e para que ele serve. Na prática, as informações obtidas na RAIS são usadas para:

• criar leis trabalhistas;
• manter atualizados os registros do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• fomentar os Sistemas de Arrecadação e Concessão de Benefícios Previdenciários;
• realizar estudos técnicos para fins atuariais e estatísticos;
• identificar os trabalhadores com direito ao abono salarial PIS/PASEP (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

Quais empresas devem declarar a RAIS?

São obrigados a entregar a declaração da RAIS:

• Inscritos no CNPJ com ou sem empregados – mesmo a empresa que não possuiu empregados ou que manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base é obrigada a entregar a RAIS Negativa;
• todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
• todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
• empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
• cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
• empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
• órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
• condomínios e sociedades civis;
• empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
• filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior,
• grupos 3, 4, 5 e 6 definidos no eSocial.

O que deve ser relacionado na RAIS?

É comum que uma empresa possua contratos de trabalho com diversos tipos de profissionais, entre eles autônomos, aprendizes, temporários e outros. 

Na declaração da RAIS, é preciso ter cuidado sobre o que deve ou não ser relacionado. Algumas categorias profissionais não devem constar na declaração.

Esses são os trabalhadores que DEVEM CONSTAR na RAIS:

• empregados contratados por empregadores (pessoa física ou jurídica) por meio do regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
• trabalhadores avulsos que prestam serviços a diversas empresas sem vínculo empregatício, mas intermediados por uma entidade gestora de mão de obra ou um sindicato;
• servidores da administração pública (direta ou indireta) federal, estadual ou municipal;
• trabalhadores temporários;
• empregados de cartórios extrajudiciais;
• diretores sem vínculo empregatício, mas que tenha o FGTS recolhido pela empresa;
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido pela lei n0 9.061/1998);
• servidores públicos não-efetivos e sem o regimento da CLT;
• aprendiz (com idade entre 14 e 24 anos);
• trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
• trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido por lei municipal);
• trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido por lei estadual);
• trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido pela lei n0 8.745/1993, com redação vinda da lei n0 9.849/1999);
• dirigentes sindicais;
• servidores públicos cedidos e requisitados;
• servidores e trabalhadores licenciados.

Os outros tipos de contratos NÃO DEVEM SER RELACIONADOS na RAIS. Veja quais são:

• autônomos;
• eventuais;
• diretores sem vínculo empregatício que não tem o FGTS recolhido;
• empregados domésticos regidos pela lei n0 11.324/2006;
• estagiários regidos pela portaria MTPS n0 1.002/1967 e lei n0 11.788/2008; a
• ocupantes de cargos eletivos (prefeitos, governadores, conselheiro tutelar, vereadores, deputados etc.). Aplicável a partir da data da posse e desde que não tenham feito a opção pelos vencimentos do órgão de origem;
• diretores e assessores de institutos, fundações dos partidos e órgãos. Os quais são remunerados com valor igual ou superior a 2 vezes o limite máximo do benefício do Regime Geral da Previdência Social.

Os materiais gratuitos abaixo podem auxiliar em suas rotinas de DP. Faça download!
[EBOOK] eSocial: manual traduzido para gestores e empreendedores
[EBOOK] Admissão e demissão de colaboradores: como otimizar processos e evitar erros

Como declarar a RAIS?

Até 2021, todas as empresas utilizavam o programa GDRAIS para enviar suas informações, entretanto a Portaria 1.127/19 alterou a forma de envio da RAIS em 2022 para as empresas dos Grupos 1 e 2. Essas organizações deverão realizar a declaração pela RAIS eSocial. 

Sendo assim, empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões e também as com faturamento inferior a esse valor, exceto as optantes do Simples Nacional, pertencentes aos grupos 1 e 2, respectivamente, devem enviar as informações da RAIS 2022 por meio do eSocial. 

A empresa deve: 

1. realizar o download do programa no site do RAIS;
2. preencher as informações de maneira semelhante à declaração de Imposto de Renda;
3. “gravar Declaração”;
4. “transmitir Declaração”. 

No caso de organização sem atividade no período ou sem funcionários, deve ser preenchido formulários próprios de Declaração de Rais Negativa Web.

As empresas dos grupos 3, 4, 5 e 6 ainda deverão enviar suas declarações pelo programa tradicional GDRAIS 2021, seguindo o cronograma geral. 

Essas mudanças fazem parte do planejamento do Governo Federal de transferir todas as informações trabalhistas para o sistema eSocial. 

Qual o prazo de envio da RAIS?

A RAIS é enviada sempre com referência ao ano anterior, ou seja, em 2022, as informações enviadas fizeram referência ao ano-base 2021. Sendo assim, o envio das informações sempre acontece no primeiro semestre. 

No caso da RAIS 2022, o prazo de envio foi de 28 de março a 29 de abril.  

Quando há encerramento das atividades no ano-base, a empresa pode antecipar a entrega da declaração por meio do programa GDRais 2020, informando a data de encerramento, data de desligamento dos funcionários e a data da declaração no formato DD/MM/AAAA.

O que acontece se não declarar a RAIS?

Sendo uma declaração obrigatória, a não entrega, omissão ou ainda a informação de dados falsos ou errados é passível de multa, prevista no artigo 25 da Lei 7.998/90. O valor é de R$ 425,64 e sofre acréscimo de R$ 106,40 a cada bimestre de atraso, contados até a data da entrega da declaração ou do auto de infração, o que acontecer primeiro. 

Quando decorrente de auto de infração, a multa ainda sofre acréscimos percentuais a critério da autoridade julgadora:

• I – de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;
• II – de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;
• III – de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;
• IV – de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados; e
• V – de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.

No caso de omissão ou de informações falsas, a empresa estará sujeita ao pagamento da multa de R$ 425,64, com acréscimo de R$ 26,60 por cada omissão ou declaração inexata. 

Além disso, a aplicação da multa não isenta o empregador de prestar as informações corretas ao Ministério da Economia. 

Sendo assim, a melhor maneira de evitar problemas e a aplicação de multas é enviar a RAIS no prazo estabelecido pelo órgão competente e ter atenção para não enviar informações erradas. 

Principais dúvidas sobre RAIS

Como declarar a RAIS de uma empresa que tem matriz e filial?

Depois de saber o que é RAIS, a segunda pergunta mais frequente é essa. No caso de empresas que possuem matriz e filiais, a declaração pode ser realizada de maneira centralizada, por meio da matriz. 

Porém, é importante que os trabalhadores sejam informados no CNPJ correto, de acordo com a sua vinculação. 

Na hora de preencher os dados, as informações deverão ser prestadas de maneira separada, por CNPJ. 

Como declarar a RAIS se houve mudança na razão social durante o ano-base?

A declaração deverá ser realizada com a razão social vigente em dezembro, de acordo com o que está registrado no CNPJ da Secretaria da Receita Federal e no CEI/CNO. 

Empresa inscrita no CEI/CNO/CAEPF que não teve funcionários no ano-base deve declarar a RAIS Negativa?

Se a empresa não teve funcionários e manteve suas atividades paralisadas durante todo o ano-base, não precisa entregar a RAIS Negativa. 

Microempreendedor Individual (MEI) deve entregar a RAIS?

Nos casos de MEI que possua empregado, é obrigatória a entrega da RAIS. Entretanto, está isento da apresentação de RAIS negativa, quando não houver funcionário, de acordo com o artigo 148 da Portaria MTP nº 671/2021. 

Após a transmissão da RAIS é fornecido algum recibo?

Sim. O recibo é disponibilizado para impressão em até 5 dias úteis após a entrega no site da RAIS – opção “Já Entregue”.

Como saber se minha RAIS está certa?

Para consultar as informações e verificar se existem erros, basta seguir os seguintes passos:

1. acesse o Site da RAIS;
2. clique em “Sobre RAIS” ou “Declaração já entregue”;
3. clique em consulta trabalhador;
4. preencha os dois campos que vão aparecer com o PIS e o outro com código de verificação que aparecerá na tela.

Como tirar extrato do RAIS?

Para empresas ou pessoas físicas que precisam obter a declaração ou o número de recibo da RAIS de anos anteriores, pode conseguir enviando a documentação exigida para um dos canais de atendimento:

Documentação (comum para todos os casos):

• Carta ou ofício digitalizada, em papel timbrado da empresa ou carimbo e assinatura do responsável legal, contendo:
  • nome e CNPJ/CEI da empresa;
  • cópia dos documentos de identidade com CPF;
  • assinatura do responsável pela empresa. 
• período desejado das declarações do CAGED e/ou RAIS;
• telefone para contato e informações do autorizado pela declaração;
• e-mail para envio das informações.

Se for o escritório de contabilidade ou o representante quem estiver solicitando:

• procuração que autorize a contabilidade solicitar documentos junto ao Ministério da Economia (não precisa ser autenticada em cartório);
• cópia do documento de identidade do responsável pela contabilidade ou representante.

Os canais de atendimento são:

• Portal de serviços;
• Protocolo junto ao Ministério da Economia.

Pode ser acessado pelo empregador ou representante legal para solicitar declarações completas de RAIS e/ou CAGED. 

Portal CAGED

Para obter declaração via Portal CAGED, seguir os passos:

1. Escolher o tipo de recibo Autorizado ou Estabelecimento. A opção Estabelecimento está disponível para competências a partir de 05/2010;
2. escolher de identificador CNPJ ou CEI;
3. digitar o Identificador;
4. digitar a Competência do Recibo;
5. clicar no botão “Recuperar”;
6. digitar os campos CPF e NOME DO RESPONSÁVEL e o código de letras;
7. clicar no botão “Recuperar”;
8. será apresentada nova página com lista de datas e código dos recibos enviados. Escolha o que está sendo buscado. 

Portal RAIS

A declaração via Portal RAIS fica disponível para aquelas feitas a partir de 2002, porém é necessário utilizar certificado digital da empresa ou do responsável pela declaração RAIS do ano-base. 

Em caso de dúvida no preenchimento da RAIS, onde posso consultar?

A empresa pode buscar auxílio nos canais da SETRAB/MTP, por meio dos endereços: www.gov.br ou www.rais.gov.br e pelo e-mail ccad.strab@mte.gov.br.

Informe-se mais sobre os processos que envolvem o eSocial. Assista ao episódio abaixo do Tangerino Talks:

Conclusão

Relembre o que foi aprendido neste conteúdo!

Agora que você se informou sobre a declaração RAIS, sabe que é por meio desses dados que o Governo Federal identifica com segurança a situação trabalhista do país e pode tomar decisões importantes, como projetos sociais e planos econômicos, que ajudam no crescimento das empresas e nas melhores condições do mercado de trabalho. 

As empresas precisam ficar atentas para as mudanças no envio dessas informações, especialmente aquelas relacionadas à implementação do eSocial. 

Quer saber mais sobre esse programa? Então continue a leitura no nosso artigos sobre a obrigatoriedade do eSocial!