Além do escritório: a revolução da gestão à distância e seus desafio

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O home office chegou para ficar e com ele a necessidade de realizar a gestão à distância de equipes inteiras. Descubra neste artigo quais são e como superar os inúmeros desafios de liderar equipes remotas.

O trabalho remoto tem sido um verdadeiro diferencial para várias empresas, principalmentdurante a pandemia do coronavírus, . 

Isso porque os colaboradores estão cada vez mais exigentes no que diz respeito ao balanço entre a vida profissional e pessoal.

Ademais, graças às novas tecnologias, é possível gerir empresas e liderar equipes à distância com foco, dinamismo e eficiência.

Visto isso, existem diversas maneiras de implementar essa prática em seu negócio, neste artigo iremos ver as vantagens  e como aplicá-las de modo a conquistar o sucesso na sua gestão.

O que é gestão à distância?

Gestão à distância é o gerenciamento de equipes ou projetos de forma remota, fora do ambiente de trabalho convencional. 

Com a ascensão do trabalho remoto, impulsionado pela pandemia da Covid-19 e avanços tecnológicos, a gestão à distância tornou-se uma prática relevante e desafiadora para líderes e gestores.

Esse modelo de gestão exige habilidades específicas e ferramentas eficazes de comunicação e colaboração online. 

As empresas que adotam essa abordagem investem em plataformas que permitem administrar projetos, delegar tarefas, monitorar o desempenho da equipe e manter um contato constante com os colaboradores, tudo de forma remota.

Por exemplo, equipes de desenvolvimento de software, compostas por membros de diferentes regiões, podem colaborar por meio de videoconferências, compartilhamento de código e documentação online.

Já a liderança remota, que é um aspecto da gestão à distância, permite que os gestores conduzam equipes profissionais em diversas situações e locais, mantendo a cultura organizacional e os padrões de qualidade da empresa.

Embora ofereça oportunidades para expandir a força de trabalho globalmente e explorar talentos diversificados, a gestão à distância também apresenta desafios que exigem o desenvolvimento de habilidades específicas para liderar com sucesso uma equipe remota.

O que a legislação diz sobre gestão à distância?

A legislação trabalhista no Brasil não possui disposições específicas sobre a gestão à distância, mas estabelece diretrizes sobre os tipos de trabalho remoto e teletrabalho.

Gerir um time à distância ocorre principalmente quando um colaborador realiza um trabalho externo ou trabalha em home office. Assim a legislação tem as previsões dispostas abaixo.

Trabalho externo

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o trabalho externo é realizado fora das dependências da empresa, como é o caso de leitores de relógio de energia e vendedores externos. 

Estes profissionais são exceções às regras de jornada de trabalho fixa como determinado pelo artigo 62 da CLT, porém, as empresas precisam adotar um controle de ponto para eles.

Mas é importante não confundir os conceitos de trabalho externo e teletrabalho, trabalho remoto ou home office. Falaremos mais sobre essas modalidades adiante.

Teletrabalho e trabalho remoto

O trabalho remoto ou teletrabalho, regulamentado após a Reforma Trabalhista de 2017, envolve a realização de atividades fora do local de trabalho convencional, como em casa. 

Os colaboradores nesse regime têm direitos equiparados aos dos funcionários presenciais e a empresa deve fornecer os equipamentos necessários.

Ademais, a Lei 14.442/2022 introduziu alterações significativas na regulamentação do trabalho remoto, estabelecendo o modelo de trabalho híbrido e contratos por empreitada.

Confira esses artigos que separamos para você:

Quais os desafios da gestão à distância?

O trabalho remoto tem inúmeras vantagens, como veremos no próximo tópico, mas também tem desafios relevantes para garantir o sucesso das equipes remotas.

Em geral essas são as principais áreas de observação para os gestores:

• Estabelecer uma comunicação que seja clara e produtiva;
• Fomentar a confiança mútua entre gestores e colaboradores;
• Inserir e fortalecer os valores e identidade da empresa;
• Monitorar o avanço e desempenho do time de forma efetiva;
• Zelar pelo conforto e saúde mental dos funcionários. 

Comunicação eficiente

Um dos principais desafios é estabelecer e manter uma comunicação eficaz entre os membros da equipe. A falta de interação presencial pode dificultar a transmissão de informações e a construção de relacionamentos sólidos.

Nesse sentido, implementar ferramentas de comunicação e rotinas de reuniões pode ser uma forma efetiva de ter um time engajado e comunicativo.

Confiança mútua

A confiança entre gestores e colaboradores é essencial, mas pode ser mais difícil de construir e manter sem o contato face a face diário. 

Estabelecer expectativas claras e acompanhar o progresso da equipe são fundamentais para superar esse desafio.

Cultura organizacional

A manutenção da cultura da empresa também é um ponto importante. 

Garantir que os colaboradores se sintam conectados à missão e aos valores da organização requer esforços adicionais, como reuniões virtuais regulares e eventos de team building online.

Desenvolvimento profissional

Outro desafio significativo é o desenvolvimento profissional dos funcionários. Os gestores devem garantir que haja oportunidades de aprendizado e crescimento, mesmo no ambiente remoto.

Produtividade das equipes

Além disso, a gestão à distância pode gerar problemas como falhas de comunicação, atrasos nas entregas das tarefas e sobrecarga de trabalho para as equipes. 

Investir em estratégias e ferramentas para reduzir essas falhas é fundamental para manter a produtividade e o engajamento dos colaboradores.

Conforto e saúde mental

Qualidade de vida no trabalho é um tópico muito importante para os trabalhadores de hoje, sendo assim, a empresa precisa criar um ambiente que propicie um balanço saudável entre vida profissional e pessoal.

A saúde mental deve ser levada a sério, especialmente depois da pandemia e da massificação do home office. Diversos estudos relacionam problemas de saúde físicos e mentais com o home office.

Quais os benefícios da gestão à distância?

Implementar a gestão de equipes à distância não traz somente desafios, também existe uma série de benefícios para as empresas e colaboradores. Aqui estão alguns deles:

Benefícios para a empresa

Aumento da produtividade e engajamento dos funcionários

Com a possibilidade do trabalho remoto, os colaboradores ganham mais autonomia e flexibilidade em suas rotinas. 

Isso resulta em maior motivação e felicidade no trabalho, contribuindo diretamente para a produtividade e o engajamento da equipe.

Redução dos custos operacionais

A gestão remota permite economias significativas em despesas como aluguel, manutenção e deslocamento. 

Os investimentos necessários para viabilizar o trabalho remoto são pontuais e de longo prazo, tornando esse modelo mais econômico em comparação com o presencial.

Contratação de talentos facilitada

Uma limitação clara na hora da contratação de novos colaboradores é encontrar pessoas geograficamente disponíveis. Especialmente para aqueles cargos com demandas de hard skills específicas.

Ao adotar o trabalho remoto, é possível contratar esses profissionais em qualquer lugar do mundo, facilitando bastante o processo.

Benefícios para trabalhadores

Melhoria da qualidade de vida dos funcionários

A flexibilidade e autonomia do trabalho remoto contribuem para uma melhor qualidade de vida dos colaboradores. 

Eles podem trabalhar nos horários mais produtivos, dedicar-se à família e a projetos pessoais, o que aumenta sua satisfação no trabalho e os motiva a produzir mais.

Economia de tempo e dinheiro

A economia de tempo e dinheiro é um argumento bastante comum entre os trabalhadores remotos, que reduzem gastos com transporte, refeição fora de casa e até vestuário profissional.

Espaço de trabalho adaptável

Com a liberdade de criar seu próprio espaço de trabalho em casa, os colaboradores podem aumentar sua produtividade e bem-estar, adaptando o ambiente conforme suas preferências e necessidades.

Redução de interrupções

Embora trabalhar em casa possa ter suas próprias distrações, muitos funcionários encontram um ambiente residencial menos perturbador do que um escritório tradicional, onde interrupções e conversas paralelas são comuns.

Flexibilidade na organização do horário de trabalho

Com a gestão remota, os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet. 

Isso proporciona uma jornada flexível, permitindo que as pessoas organizem suas rotinas de acordo com suas necessidades e atraia talentos de diferentes partes do mundo.

Quais erros devem ser evitados na gestão à distância?

Para manter uma gestão eficaz de equipes remotas, é crucial evitar uma série de erros que podem comprometer a produtividade e a eficácia do trabalho à distância. 

Aqui estão alguns dos principais equívocos a serem evitados:

Falha em estabelecer expectativas claras

É essencial que os membros da equipe compreendam claramente suas responsabilidades, prazos e padrões de desempenho. 

A falta de definição pode levar a confusões e inconsistências no trabalho remoto.

Microgerenciamento excessivo

Monitorar cada movimento dos funcionários pode minar a confiança e a autonomia da equipe. 

É importante permitir que os colaboradores realizem suas tarefas com liberdade, sem sentir-se constantemente supervisionados.

Subinvestimento em tecnologia

A falta de ferramentas adequadas para comunicação e colaboração pode prejudicar a eficiência do trabalho remoto. 

Investir em plataformas e softwares adequados é fundamental para facilitar a colaboração e a troca de informações entre os membros da equipe.

Desconsideração da construção de relacionamentos

Fortalecer os laços entre os membros da equipe é essencial para promover um ambiente de trabalho positivo e colaborativo. 

Ignorar a importância das relações interpessoais pode comprometer a coesão e a eficácia do trabalho em equipe.

Tratamento uniforme dos funcionários

Cada membro da equipe possui necessidades e preferências individuais. 

Personalizar a abordagem de gestão de acordo com as características de cada colaborador pode contribuir para o engajamento e a satisfação no trabalho.

Ausência de feedbacks regulares

Estabelecer canais abertos para feedback é fundamental para identificar áreas de melhoria e promover o desenvolvimento profissional dos colaboradores. 

A falta de comunicação construtiva pode prejudicar o crescimento e o progresso da equipe.

Resistência à revisão e adaptação de processos

O que funciona em um ambiente de trabalho tradicional pode não ser adequado para o trabalho remoto. 

É importante estar aberto a ajustar e otimizar processos conforme necessário para garantir a eficiência e a produtividade da equipe.

Como fazer gestão à distância com eficiência?

Para conduzir uma gestão eficiente à distância, é fundamental adotar uma abordagem estruturada e focada em manter a produtividade e o engajamento da equipe. 

Aqui estão algumas práticas essenciais para que você entenda como fazer a gestão à distância na sua empresa.

Estabeleça objetivos claros

Definir metas específicas e comunicá-las de forma transparente para toda a equipe é essencial.

Quando os objetivos são bem definidos e comunicados de maneira transparente, toda a equipe tem uma compreensão clara do que precisa ser alcançado e pode direcionar seus esforços de acordo.

Isso ajuda a manter todos alinhados e focados nos mesmos resultados, independentemente da distância física.

Planeje o trabalho remoto

Adapte o planejamento estratégico da equipe para o ambiente remoto, levando em consideração as novas dinâmicas e desafios. 

Mantenha uma comunicação aberta para ajustar estratégias conforme necessário e utilizando ferramentas para integrar o trabalho dos colaboradores quando necessário.

Um dos principais problemas no trabalho remoto é a não definição de processos claros e a falta de integração automática entre os colaboradores.

Defina uma rotina

Estabeleça horários de trabalho claros e incentive a equipe a seguir uma rotina consistente. Isso ajuda a manter a organização e a produtividade, mesmo fora do ambiente tradicional de escritório.

Um ponto importante aqui é tentar ser flexível com os horários para que os colaboradores também possam adaptar suas rotinas e buscar um balanço entre emprego e vida pessoal.

Utilize indicadores de desempenho

Acompanhe o progresso da equipe por meio de KPIs e outras métricas relevantes. Isso permite identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados concretos.

Somente através do acompanhamento de KPIs é possível realizar uma gestão baseada em dados e envolver os colaboradores na melhoria dos resultados.

Promova uma comunicação eficaz

Estabeleça canais de comunicação claros e incentive a troca regular de informações entre os membros da equipe. Isso pode ser feito através de ferramentas de comunicação e até plataformas de gestão de projetos.

Como gestor, é importante manter-se disponível para esclarecer dúvidas e resolver problemas rapidamente.

Cultive relacionamentos interpessoais

Investir na construção de relacionamentos sólidos entre os membros da equipe é fundamental para fortalecer a colaboração e o senso de pertencimento. 

Promova atividades sociais virtuais e incentive o compartilhamento de experiências pessoais.

Ofereça feedback regularmente

Crie oportunidades para fornecer feedback construtivo aos colaboradores, reconhecendo suas conquistas e identificando áreas de desenvolvimento. 

Isso ajuda a manter a motivação e o crescimento profissional da equipe.

Confie na autonomia da equipe

Evite o microgerenciamento e dê espaço para que os colaboradores exerçam sua autonomia e tomem iniciativas. 

Isso promove um ambiente de confiança e empoderamento, estimulando a criatividade e a inovação.

Utilize ferramentas de colaboração

Faça uso de tecnologias e plataformas que facilitem a colaboração e a comunicação remota, como o Google Drive, o Slack, o Teams e o Zoom. 

Essas ferramentas ajudam a manter a equipe conectada e produtiva, mesmo à distância.

Priorize o bem-estar dos colaboradores

Esteja atento ao bem-estar físico e emocional da equipe, oferecendo suporte e recursos para lidar com o estresse e a sobrecarga de trabalho. 

Promova uma cultura organizacional que valorize o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Habilidades essenciais para a gestão remota

Como se espera, o trabalho remoto é regulamentado pela lei e deve continuar crescendo no mundo pós-pandemia. 

No entanto, mais do que o desejo e a disposição de continuar gerindo uma equipe remota, o profissional deve praticar algumas habilidades de modo a conseguir se adaptar e exercer as suas funções com excelência.

Para fazer uma gestão do time remoto de forma assertiva, assim como se fosse no modelo presencial, é preciso desenvolver algumas habilidades, conheça algumas:

• Planejamento;
• Autoconhecimento;
• Gestão;
• Comunicação afetiva;
• Empatia;
• Flexibilidade;
• Resolução de problemas.

Quais ferramentas usar para otimizar a gestão à distância?

Para otimizar a gestão à distância, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas que facilitem a comunicação, a colaboração e o acompanhamento do desempenho da equipe. 

Aqui estão algumas opções que podem ser consideradas

Google Drive

Uma plataforma amplamente utilizada para compartilhar documentos, planilhas e apresentações de forma colaborativa. 

Todos os arquivos ficam armazenados na nuvem, o que permite acesso fácil e edição em tempo real.

We Transfer

Ideal para enviar arquivos grandes que não podem ser transferidos por e-mail. Basta enviar um link para que o destinatário faça o download dos arquivos.

Slack

Um sistema de comunicação interna que substitui o e-mail em muitos casos. Permite troca de mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos e organização por canais de equipe.

Google Chat

Outra ferramenta de comunicação que possibilita a criação de grupos de conversa e compartilhamento de arquivos do Google Drive. Ideal para videoconferências com até 25 pessoas ao mesmo tempo.

Trello

Uma plataforma baseada na metodologia Kanban, que organiza tarefas em quadros e listas. Permite integração com outras plataformas e facilita o gerenciamento de projetos.

Asana

Ótima para acompanhar projetos e mapear cada tarefa. Permite visualizar o andamento dos projetos de forma clara e configurar alertas de e-mail para prazos.

Evernote

Um aplicativo de anotações que permite criar notas, adicionar anexos e definir lembretes de maneira colaborativa. Útil para compartilhar insights criativos e manter a equipe alinhada.

Whereby

Alternativa para videoconferências, permitindo reuniões com até oito participantes de forma prática e eficiente.

Além disso, é importante considerar ferramentas específicas para organização de tarefas e projetos, compartilhamento de documentos na nuvem, controle de ponto e comunicação online. 

Com essas ferramentas em mãos, é possível manter a equipe conectada e produtiva, mesmo trabalhando à distância.

Confira esses materiais ricos que ajudarão muito sua rotina à distância:

• Gestão a Distância: ferramentas para facilitar o trabalho remoto
• Gestão de presença em Tempo Real
• Kit Produtividade no Trabalho: aprenda a aumentar o rendimento no dia a dia
• Novos modelos de trabalho: a evolução do mundo corporativo

Tire suas dúvidas sobre gestão à distância!

Por fim…

A gestão à distância emergiu como uma prática indispensável em um mundo transformado pela pandemia e avanços tecnológicos.

Ao lidar com equipes remotas, líderes enfrentam desafios e oportunidades únicas. As regulamentações trabalhistas, embora não definam explicitamente a gestão à distância, oferecem diretrizes para o teletrabalho.

Ao implementar essa modalidade, empresas podem reduzir custos, ampliar o acesso a talentos e promover uma cultura de equilíbrio entre vida pessoal e profissional. 

Para os colaboradores, o home office proporciona flexibilidade, economia de tempo e conforto, porém, exige um ambiente propício à saúde mental.

Gerenciar equipes remotas demanda habilidades específicas: comunicação clara, confiança mútua, sustentação da cultura organizacional e estímulo ao desenvolvimento profissional são essenciais. 

Assim, evitar armadilhas como falta de transparência, microgerenciamento e subinvestimento em tecnologia é crucial para o sucesso.

Além disso, investir em ferramentas de colaboração e manter uma comunicação aberta são imprescindíveis para sustentar a coesão e o engajamento da equipe.

A gestão à distância é uma jornada de aprendizado contínuo. Através do feedback regular, revisão constante de processos e investimento no bem-estar dos colaboradores, as empresas podem prosperar nesse novo paradigma de trabalho.

Entenda agora como o ponto móvel ajuda a gestão à distância a ser mais eficiente e ainda a aumentar a lucratividade da empresa!