Paperless: O Que é Esse Conceito e Como Aplicar em Sua Empresa?

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A tecnologia revolucionou a vida das pessoas de todas as maneiras possíveis. E, no mercado, não foi diferente, apresentando às empresas novas demandas de consumo. A cultura paperless, “sem papel”, faz parte desse movimento e visa eliminar ao máximo o uso do papel nas empresas. 

A busca por modelos de negócios otimizados e que potencializem a produtividade com um menor custo tem aumentado consideravelmente nesses últimos anos. Com isso, o conceito paperless tem ficado cada vez mais forte dentro das organizações, ligado a esse contexto de uso de tecnologias e digitalização.

Neste post, você vai ficar por dentro desse conceito, sua importância, quais são as vantagens e também dicas para introduzi-lo e aplicá-lo na cultura da empresa. 

• O que é paperless?
• O que é uma paperless manufacturing?
• Qual a importância da cultura paperless?
• Quais as vantagens do conceito paperless para a empresa?
• Como se tornar uma empresa paperless?

O que é paperless?

Paperless é um conceito corporativo baseado na proposta de redução máxima do uso do papel. Em tradução livre, significa “sem papel”. 

Para entender como ele surgiu, basta refletir sobre os avanços nos modelos de negócio. 

Não é novidade que as empresas têm buscado maneiras de reduzir o uso do papel no seu dia a dia. Dentre os objetivos principais estão diminuir os custos diversos que ele gera e também contribuir para a preservação ambiental.

Com a tecnologia, essa realidade tem sido ainda mais fácil de ser praticada. Isso porque muito do que antes era armazenado em diversas pilhas de papel, ocupando espaço e tornando o processo nada ágil, hoje pode ser digitalizado e armazenado em nuvem.

Essa ideia surgiu na década de 1970, com a invenção e popularização dos computadores. Já nessa época, surgiram as primeiras expectativas de criação de um escritório que fosse 100% digital.

Esse “sonho” que, para o período, ainda era um grande desafio, hoje já não está tão distante da realidade das empresas. 

A tecnologia permite a substituição do papel pela digitalização, na maioria dos casos. As organizações têm percebido os impactos positivos nas diversas áreas ao optarem por esse caminho. 

O que é uma paperless manufacturing?

A paperless manufacturing ou indústria paperless é uma tendência de cultura organizacional que tem o objetivo de reduzir ao máximo o uso de papel no dia a dia das empresas de forma coletiva.

Se uma empresa que adota estratégias de redução de papel já pode causar um impacto positivo em relação a essa diminuição, imagine várias empresas, juntas, focadas nesse objetivo?

Os benefícios são diversos, não só para a própria organização, como também para o meio ambiente, já que um dos problemas mais graves enfrentados nesse contexto é o desmatamento.

Além disso, se muitas empresas aderirem ao conceito paperless, o mercado de produção do papel, que acaba gastando muita água, será afetado. Além de contribuir para redução do gasto desse recurso nas indústrias, diminui a geração de resíduos e também a poluição.

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Qual a importância da cultura paperless?

Uma cultura que prega a redução do uso do papel é importante para acompanhar as demandas do mercado. Uma empresa que sequer se esforça para isso está indo na contramão do que se espera das instituições.

A conservação do meio ambiente pode ser considerado o grande objetivo dessa estratégia. Mas é visível, na prática, como trocar papel por tecnologia afeta as empresas de forma positiva. Veja exemplos:

• automação e digitalização de processos;
• facilitação e centralização de processos em softwares; 
• redução do gasto de tempo nas tarefas;
• ganhos em produtividade nas equipes;
• facilidade de localização de informações digitais;
• mobilidade corporativa;
• adequação a modelos de trabalho híbrido, externo ou remoto.

É importante que se tenha entendimento também o objetivo dessas estratégias: 

• sustentabilidade para meio ambiente;
• bem-estar social;
• qualidade de vida no trabalho aos colaboradores;
• melhores resultados para a empresa.

Assim, a cultura paperless, ao ser compreendida e aplicada, impacta diretamente a vida das pessoas, para além do ambiente corporativo.

Quais as vantagens do conceito paperless para a empresa?

A tecnologia mudou a realidade do mundo em todas as áreas, colocando especialmente as empresas em um patamar de agilidade, otimização de processos e redução de gastos.

A proposta dessa cultura paperless é justamente mostrar que antigos hábitos que já funcionaram muito bem no passado, hoje acabam não fazendo sentido e nem têm o mesmo efeito, justamente porque o mundo mudou e a dinâmica é outra.

As vantagens de se eliminar o papel dentro das empresas são muitas, e passam pelo aumento da produtividade da equipe até o impacto na imagem e reputação da marca perante o mercado. Veja:

1. Preservação do meio ambiente

A produção do papel demanda um alto gasto de recursos naturais não renováveis e geração de resíduos, mesmo com as possibilidades de reciclagem.

Há algum tempo, as empresas começaram a ser cobradas por questões relacionadas ao gasto excessivo desses recursos.

Assim, essa cobrança por responsabilidade social e ambiental fez com que a transição para um funcionamento paperless fosse uma das escolhas mais lógicas para um caminho mais sustentável.

Esse caminho leva a uma contribuição por uma realidade mais consciente, que visa, para além do lucro, o bem-estar comum e do planeta, com foco nas gerações futuras.

2. Redução dos custos

Uma empresa pode gastar uma quantia considerável de seu lucro apenas com custos do uso de papel. Por exemplo, impressão, arquivamento, armazenamento e na manutenção de documentos. Além do uso e desperdício do papel em si, gasta-se ainda com a manutenção de cartuchos e toner para impressora e também a manutenção do equipamento.

Assim, uma das principais vantagens da adoção da cultura paperless é que a empresa deixa de ter esses gastos para investir em outras frentes. Que podem ser, inclusive, relacionadas à digitalização dos setores.

3. Otimização do tempo e aumento da produtividade

A possibilidade do armazenamento de um documento na nuvem, em um local onde várias pessoas podem acessar o mesmo arquivo, foi, sem dúvidas, uma das principais revoluções trazidas pela tecnologia.

Não precisar aguardar o dia seguinte para chegar até a empresa, assinar ou ler um documento é apenas um dos exemplos que mostram esse aumento de produtividade e melhor gestão do tempo, com a troca do papel pela digitalização.

Com isso, diversas operações até então consideradas burocráticas e morosas passaram a ser realizadas em minutos ou segundos, com consequências positivas para toda a empresa.

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4. Mais segurança no armazenamento de informações

A segurança dos dados e informações, sejam elas de pessoas físicas ou jurídicas, é um dos temas mais importantes para empresas que precisam trabalhar com o armazenamento desses dados.

O uso do papel foi, por muito tempo, a alternativa mais viável, porém, o risco de perda, rasura ou deterioração de documentos faz com que esse formato não seja o mais interessante.

Por meio da digitalização, além de garantir um armazenamento mais seguro, é possível até rastrear quem acessou determinado arquivo. 

5. Menos dependência do ambiente físico

Ainda hoje é comum que algumas empresas possuam em suas dependências salas espaçosas com milhares de arquivos armazenados. 

Além de ocupar esses espaços, o uso do papel pode fazer com que se crie uma dependência do ambiente físico da empresa. 

Assim, ao precisar de um documento, o funcionário consegue resolver um problema diretamente de dispositivos tecnológicos, sem precisar ir até à empresa para acessá-lo.

Essas são realidades que podem ser deixadas de lado com a adoção da tecnologia e da cultura paperless nas empresas.

6. Impacto social positivo

O aumento da cobrança, por parte da sociedade, para que as empresas passassem a considerar os impactos de suas ações na natureza fez com que as marcas buscassem se reinventar para se mostrarem e atuarem de forma ambientalmente correta.

E os retornos disso são visíveis, como mostra um estudo realizado pela Union + Webster, agência de pesquisa norte-americana, divulgado pela Federação das Indústrias do Estado do Paraná (Fiep).

A pesquisa, feita em 2019, apontou que 87% da população brasileira prefere comprar produtos e serviços de empresas sustentáveis e 70% não se importa em pagar um pouco mais.

Assim, ao adotar estratégias como o paperless, as organizações contribuem para o fortalecimento de sua reputação.

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Como se tornar uma empresa paperless? 

Um dos primeiros entendimentos que a empresa deve ter em mente ao implementar a cultura paperless é a importância de não apenas trazer tecnologias e digitalizar processos.

Para além disso, é necessário que ela seja incluída na estratégia do negócio, como parte de sua cultura organizacional, presente em sua missão, visão e valores.

Não se trata apenas de trocar papel por computadores, mas fazer com que as pessoas absorvam a experiência de uma empresa que, de fato, não depende do papel para conduzir seu negócio.

Para isso, algumas mudanças e inserções devem ser feitas. Veja:

Estruture os processos de RH e invista na digitalização do setor

O RH pode ser considerado um dos setores mais importantes no contexto da estratégia de implementação da cultura paperless.

Afinal, é por meio dele que as pessoas serão apresentadas a essa realidade e propostas a “abraçar” essa cultura de redução do uso do papel que, em muitas empresas, nunca sequer foi incentivada.

Assim, é fundamental que a empresa foque na automação na área de RH, tornando o setor mais estratégico e menos operacional, como sempre foi visto.

Faça uma boa gestão de mudanças

A eliminação do papel deve ser uma meta das empresas, porém, sabe-se que toda novidade deve ser implementada como um processo, em etapas, e não de forma impositiva.

Ainda hoje, o papel é necessário para muitas atividades e o objetivo da estratégia não é banir e proibir o seu uso, mas fazer com que seja consciente quando for realmente necessário. 

Assim, uma das dica é estabelecer padrões de configuração das impressoras, como a impressão frente e verso e o limite de folhas por mês para cada pessoa, considerando a média mensal de uso de cada um.

São cuidados que ajudam nessa redução, sem criar um impedimento naqueles casos em que o uso do papel ainda é necessário.

Faça um trabalho completo de digitalização de documentos

Uma das ações base para a cultura paperless acontecer é a digitalização de documentos que a empresa possui, geralmente aqueles arquivados em depósitos.

Esse é um processo mais operacional, mas muito importante para que as estratégias comecem a ser colocadas em prática.

É importante que os documentos sejam muito bem organizados e identificados, além de protegidos. 

Contrate sistemas e plataformas de gestão ágeis

Para que a cultura paperless consiga de fato ser implementada, a empresa deve investir esforços e recursos para a contratação de sistemas, ferramentas, softwares e plataformas que de fato permitam a substituição do papel.

Esses recursos são ainda mais importante, especialmente quando se trata de modelos de trabalho em que o time atua fora da sede da empresa. 

Conheça a seguir algumas tecnologias e ferramentas para times remotos!

Adote o uso do certificado digital

Outro investimento fundamental para uma empresa que visa incorporar a cultura paperless é a adoção do certificado digital.

Com ele é possível: 

• acessar sistemas públicos;
• realizar a autenticação de operações eletrônicas;
• assinar documentos que tenham validade jurídica. 

Tudo isso digitalmente e de maneira segura. 

Conclusão

Implementar a cultura paperless é uma decisão que aumenta a competitividade das empresas, por meio da preservação ambiental, aumento da produtividade e redução de custos.

Relembre o pontos abordados neste artigo a seguir!

Essa estratégia precisa ser colocada em prática com planejamento e envolvimento de toda a empresa.

Além disso, o investimento em tecnologia e na automatização dos setores deve acompanhar esse processo para que, de fato, a organização tenha sucesso e veja, no dia a dia, os seus resultados.

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