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A segurança da informação é uma das principais questões da era digital, já que os dados são o ativo primordial de qualquer organização. Por isso, garantir a segurança da informação na gestão de documentos é uma tarefa que segue tendo uma grande importância no dia a dia empresarial.

A gestão de documentos é um assunto que sempre recebeu muita atenção, afinal, com uma boa organização e controle de documentos, é possível garantir o acesso a informações relevantes da empresa, tanto de forma física quanto digital.

Contudo, a pergunta que paira é a seguinte: como fazer a Gestão Eletrônica de Documentos e criar uma política de armazenamento efetiva dentro da sua empresa? Continue a leitura para descobrir as respostas!

Por que é importante ter segurança da informação na gestão eletrônica de documentos?

imagem de notebook aberto com ícone de fechadura na tela e teclado sendo tocado pelas mãos de uma pessoa representando segurança da informação na gestão de documentos.

O uso de dados eletrônicos precisa ser feito de maneira protegida em uma organização, para evitar falhas no recebimento e na liberação do acesso às informações.Mas, na prática, nem toda empresa tem essa preocupação com GED – Gestão Eletrônica de Documentos, o que é um erro.

Segundo uma pesquisa com dados referentes a 2019, cerca de 82,7% da população brasileira têm acesso à internet. No entanto, esse crescimento da navegação pelo mundo digital está longe de representar o fim dos métodos tradicionais dentro das empresas e até mesmo das vidas pessoais dos usuários, por exemplo.

A assinatura de contratos, envio e recebimento de recibos e notas fiscais ainda são atividades que acontecem de maneira majoritariamente física, seguindo os padrões comuns e sem auxílio da web. Mesmo quando utilizada, a segurança das informações não é, necessariamente, uma prioridade.

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Com base nisso, realizar uma correta e completa gestão eletrônica de documentos e, com isso, garantir a segurança de dados é uma tarefa que deve ser encarada como de grande importância no dia a dia empresarial.

As empresas que investem em segurança da informação apostam em uma estratégia para garantir o seu bom funcionamento e crescimento. Portanto, oferecer esse tipo de proteção pode ser uma vantagem competitiva para um negócio. 

No caso de um banco, por exemplo, é essencial que os dados financeiros estejam sob segurança, para que os usuários tenham garantia de que as informações não sejam acessadas por terceiros. Dessa maneira, são reduzidas as chances de fraude.

Nesse exemplo da instituição financeira, deixar de investir em um sistema de segurança da informação fortalecido pode trazer diversos riscos de golpes para os clientes. Mas não são apenas os bancos que necessitam dedicar atenção a essa estratégia de informação segura. 

Para se ter uma ideia da ameaça oferecida pelo enfraquecimento da segurança da informação, saiba que o Brasil é a segunda nação com maior número de crimes nessa área, atrás apenas da China. Os prejuízos de ataques alcançaram US$ 22 bilhões no país.

As investidas de hackers envolvem vazamento de dados, sequestro de informações, ataques que deixam as informações indisponíveis, entre outros. É importante que as empresas dediquem investimentos no campo de segurança da informação para escapar de perdas como essas.

Quais os 5 principais pilares da segurança da informação no GED?

Diversos sistemas de gestão dão grande ênfase no controle de documentos, também chamados de informação documentada. 

Isso acontece porque milhares de informações circulam dentro das empresas diariamente. Então, é preciso gerenciá-las de forma a ajudar a empresa a continuar focada nos objetivos estratégicos. E isso tudo, é claro, sem ferir os 5 pilares da segurança da informação.

Por meio de um controle de documentos eficiente, é possível apoiar os processos, ajudando as pessoas a executarem mais e melhor. Entretanto, para isso, é preciso garantir alguns fatores que são essenciais para a utilização dos documentos. 

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Por isso, vamos mostrar um pouco sobre os 5 pilares da segurança da informação, sobre como eles são a base para um controle de documentos realmente útil. Vamos lá?

1. Confidencialidade

O primeiro pilar da segurança da informação se refere à confidencialidade dos dados.

As medidas implementadas devem ser capazes de assegurar que as informações sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas.

Geralmente, costuma-se definir níveis e controle de acesso, estabelecendo uma hierarquia para os dados. Quanto mais sensíveis, menos pessoas poderão acessá-los.

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2. Integridade

A integridade trata da preservação dos dados. O objetivo é evitar que eles sejam alterados, danificados ou corrompidos, gerando prejuízos para a empresa.

Geralmente, a integridade dos dados é preservada por meio de backups automáticos, controle nas alterações feitas em um documento, manutenção periódicas de hardwares de armazenamento, entre outras ações.

3. Disponibilidade

Além do sigilo e da integridade dos dados, eles também devem estar disponíveis para serem acessados quando necessário.

Isso significa que a segurança da informação também deve garantir que usuários autorizados possam acessar esses ativos sempre que quiserem, a qualquer hora e dia.

Isso evita que os processos organizacionais precisem ser interrompidos, gerando atrasos na operação.

4. Autenticidade

A autenticidade é um pilar da segurança da informação que prevê que os dados são legítimos, verdadeiros, sem intervenções de pessoas não autorizadas que se passam por outras que têm autorização.

Deve-se assegurar que não haja falsificação de registros e que todas as ações dos usuários sejam devidamente rastreadas.

5. Legalidade

Todos os procedimentos voltados à segurança da informação precisam estar em conformidade com a lei.

Os dados protegidos devem atender a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, garantindo que a empresa atue dentro do que prevê a legislação vigente.

Confira também: 

Quais os 10 principais pontos a se atentar na segurança da informação na gestão eletrônica?

As empresas podem adotar algumas iniciativas para reforçar a segurança da informação na gestão de documentos que vão desde sistemas de bloqueio até a utilização de backups.

Abaixo, elencamos as principais recomendações que podem ser seguidas por empresas que buscam proteger dados e se destacar no mercado:

1. Políticas de segurança empresarial

Um passo importante para a segurança da informação é a elaboração de uma política interna para explicitar as normas de acesso aos dados. 

Para isso, é fundamental documentar e comunicar bem essas regras aos funcionários, garantindo, assim, o sucesso da proteção aos dados em uma empresa.

2. Controle de acesso

As organizações devem aplicar métodos para moderar o acesso interno a informações. Isso pode evitar que colaboradores de uma área interfiram no andamento de tarefas de outro setor devido à exclusão acidental de um arquivo, por exemplo.

As ferramentas de segurança podem reservar o acesso a pastas e documentos somente aos integrantes da equipe responsável por um projeto específico. 

Dessa maneira, a probabilidade de falhas e de vazamento de dados confidenciais é reduzida.

3. Colaboração

Trabalhar de forma colaborativa em documentos com outras pessoas, interna ou externamente, é necessário em diversos casos. No entanto, não é tarefa fácil quando se trata de manter-se atualizado com o fluxo de documentos.

Sistemas de gerenciamento de documentos podem facilitar a criação, revisão e aprovação de documentos, dando aos usuários visibilidade de onde os documentos estão atualmente em um ciclo de vida. 

Esse é um recurso de segurança importante quando se trata da reputação do seu negócio, pois ele pode impedir que a documentação mal identificada, incompleta, imprecisa e não aprovada chegue aos clientes.

4. Ferramentas de monitoramento

O uso de recursos de monitoramento é outra questão importante na proteção aos dados. A rede deve ser analisada para verificar se as atividades são desenvolvidas sem falhas. 

Esse acompanhamento deve averiguar a ocorrência de erros e pode detectar uma tentativa de ataque digital.

5. Sistemas de bloqueio

Outro ponto importante para manter a segurança da informação são os bloqueios de sistemas de saída. 

A aplicação desse recurso impede a divulgação indevida de dados sem o conhecimento da equipe de Tecnologia da Informação (TI).

Os bloqueios podem ser usados em sites, aplicativos e redes sociais que possam oferecer risco de sequestro de dados e comprometimento da rede. Também é possível bloquear o acesso a e-mails corporativos para limitá-los apenas aos ambientes organizacionais, ao banir a utilização em outros dispositivos.

6. Utilização de backup

Devido ao perigo da perda de informações importantes, uma ação preventiva fundamental é o uso de backups. 

Esse recurso possibilita que os dados sejam guardados em dispositivos, como servidores externos e de armazenamento em nuvem. Assim, as empresas evitam prejuízos com eventuais danos aos dados.

7. Criptografia de dados

As empresas que buscam usufruir dos benefícios da segurança da informação também devem assegurar ferramentas de criptografia. Esse método garante que uma informação seja compreendida apenas pelos dispositivos emissores e receptores. Dessa forma, os arquivos não devem ser interceptados nesse processo.

8. Planos de contingência

As organizações precisam também adotar planejamento para lidar com invasões que podem ocorrer nos sistemas de gestão estratégica da informação. 

É necessário que o plano estabeleça parâmetros das ações mais urgentes e de como é possível minimizar os danos em caso de ataques.

9. Necessidade reduzida de e-mail

Quando se trata da transferência de documentos grandes e confidenciais, particularmente por e-mail, isso pode representar um risco de segurança significativo para qualquer negócio. 

Apesar de ser uma ferramenta de negócios fantástica, o e-mail é um dos muitos pontos fracos para as organizações, já que os e-mails em trânsito podem ser um ponto de entrada mais fácil para hackers e interceptadores.

Os sistemas de gerenciamento de documentos reduzem a necessidade de distribuir arquivos por e-mail, pois permitem que os usuários compartilhem diretamente da interface do sistema. Isso também pode reduzir o risco de incluir acidentalmente indivíduos em e-mails confidenciais.

10. Software de gestão de documentos eletrônicos

Um software de gestão de documentos eletrônicos, também conhecido como sistema de GED, é uma ferramenta robusta projetada para centralizar os documentos relevantes de uma organização, substituindo sistemas desatualizados ou manuais. 

O objetivo dessa tecnologia é fornecer uma fonte única e consistente de informações confiáveis que pode agilizar a colaboração, facilitar a conformidade, simplificar o controle de versão do documento e, finalmente, levar a maior eficiência e ROI.

A adoção desse tipo de sistema de gestão de documentos eletrônicos facilita o controle de informações da organização, pois o acesso é totalmente feito de forma digital.

Esse tipo de software é importante para:

  • eliminar processos manuais;
  • facilitar o acesso a informações e documentos relevantes diretamente em computadores e dispositivos móveis;
  • conceder acesso a uma documentação completa em poucos cliques;
  • controlar as versões dos documentos e simplificar o gerenciamento de conteúdo para evitar que os usuários trabalhem em versões incorretas ou desatualizadas;
  • garantir a qualidade e integridade dos dados em um sistema unificado.

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Como aplicar a segurança da informação na gestão de documentos?

  • Invista em cloud computing;
  • faça a gestão de riscos;
  • adote sistemas de confiança.

A segurança da informação tornou-se uma política crítica para as empresas modernas. Investir nesse tipo de medida dá ao negócio conformidade com os padrões do mercado e leis como a LGPD. 

Portanto, investir na segurança é algo que vai além de um cuidado com a sua competitividade, uma vez que problemas nessa área afetam, também, os lucros da marca e a sua credibilidade.

Aprofunde-se, a seguir, nas maneiras de aplicar a segurança da informação na gestão de documentos eletrônicos da sua empresa:

Invista em cloud computing

O cloud computing trouxe uma grande mudança no ambiente corporativo moderno. Com o armazenamento em nuvem, negócios podem executar rotinas com menor custo, mais escalabilidade e ampla integração. 

Além disso, ganham a mobilidade para atenderem às demandas de clientes e parceiros comerciais em qualquer lugar do documento.

Realizar a gestão documental na nuvem leva todos esses benefícios para a política de segurança da informação. 

Os controles de segurança, por exemplo, serão aplicados de maneira uniforme com alguns cliques. 

Isso dará mais confiabilidade para as medidas de mitigação de riscos e garantirá que todos os profissionais estarão protegidos mesmo quando estiverem atuando em regimes de trabalho remoto.

Na gestão de documentos, a nuvem tem um papel crítico para a segurança da informação, evitando riscos e ajudando os processos a serem mais abrangentes. 

Por isso, não deixe de investir nesse tipo de tecnologia para otimizar o processo de gerenciamento de arquivos do seu negócio. 

Assim, a sua marca poderá se destacar no mercado em que atua devido aos processos internos muito mais inteligentes.

Faça a gestão de riscos

Convivemos com riscos em todas as esferas das nossas vidas. No ambiente corporativo, gerenciar riscos tem a ver com analisar os riscos da empresa para maximizar oportunidades e/ou minimizar impactos negativos.

Nesse contexto, a gestão de documentos cuida de controlar o fluxo de documentos eletrônicos — isso engloba armazenamento, organização, recuperação, distribuição e descarte.

Com segurança e eficiência, esse sistema garante que os dados estejam acessíveis às pessoas autorizadas, como e quando for necessário.

Quanto você acha que custa perder ou vazar um documento? Qual o risco envolvido em ter uma informação sigilosa caindo nas mãos erradas? A resposta aos questionamentos você já deve saber, pois basta pensar o que seus concorrentes poderiam fazer se soubessem de antemão sobre seu novo produto, para citar um exemplo.

Por isso, quando falamos em gestão da informação, temos que lembrar o quão importante é a empresa otimizar e automatizar o gerenciamento de documentos com um software de GED. 

Adote sistemas de confiança

Segurança

Eventuais falhas presentes nos sistemas ou plataformas de gerenciamento das empresas são a porta de entrada perfeita para os ataques de hackers.

Para evitar esse problema, é indispensável que a empresa fornecedora do software faça novas atualizações constantemente, a fim de corrigir as inconformidades que possibilitam essas brechas.

Os gestores de TI também desempenham um papel fundamental nesse sentido. São eles que devem avaliar a segurança dos sistemas, determinar se ações corretivas são necessárias e promover as atualizações regularmente.

Gerenciamento

Seria impossível falar sobre dados sigilosos sem também tratar sobre a gestão de documentos. É normal que uma empresa produza um grande volume de documentação, e as informações contidas nele também são cruciais.

A segurança da informação na gestão de documentos serve justamente para garantir que os registros não sejam acessados por pessoas erradas ou mal intencionadas.

Com esse tipo de controle, mais que a segurança das informações, é possível garantir mais conformidade com as exigências legais, controle total do acesso aos dados documentais, além de uma melhor gestão de seus prazos.

O uso de softwares de gerenciamento também é imprescindível nesse ponto, já que eles promovem a gestão online de documentos. 

Nesse sentido, a relevância do envolvimento dos profissionais de TI é mais uma vez destacada, já que a documentação de um negócio é extremamente valiosa — e boas soluções tecnológicas para seu gerenciamento dependem de uma avaliação minuciosa e um monitoramento contínuo.

Histórico do fornecedor

Outro ponto fundamental é observar se o seu fornecedor está realmente comprometido com a segurança da informação e oferece soluções alinhadas aos seus princípios.

Ao utilizar plataformas fornecidas por empresas sérias, e garantir que elas tenham alinhamento com os pilares de segurança, certamente seu negócio poderá explorar todo o poder dos dados sem se preocupar com pessoas mal intencionadas.

Que tal reforçar a segurança da informação na sua gestão de documentos?

A segurança da informação representa um conjunto de medidas e ações que visam garantir a proteção de determinado conjunto de dados. O seu principal objetivo é preservar o valor que essas informações têm para uma empresa.

Quando o conceito é bem aplicado, é possível evitar ciberataques, erros humanos e até falhas tecnológicas. Assim, preserva-se a integridade dos dados, que são cada vez mais decisivos no mercado moderno.

As vantagens da segurança da informação na gestão de documentos são várias, como você pôde conferir neste conteúdo, mas não basta apenas armazenar seus arquivos na nuvem. É preciso convertê-los em arquivos de formatos diversos, como pdf, jpg, xls, doc e gerenciá-los com sabedoria para potencializar o uso do espaço virtual. 

Pode parecer um pouco complexo, mas esse processo valerá a pena, pois os benefícios são diversos! Se você quer maximizar os resultados da sua empresa, veja o que é um software de GED e conecte toda a jornada de DP e RH em uma única ferramenta!

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