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A gestão de Departamento Pessoal só reforça o quão importante é essa área dentro de uma empresa. Todo o processo burocrático envolvido na relação trabalhista deve ser conduzido de forma célere, completa e dentro do prazo, atendendo à legislação.

Para isso, a empresa deve enxergar essa área como fundamental para o sucesso dos negócios. Afinal, muito mais do que executar serviços operacionais, o DP é responsável por resguardar a empresa e também colabora para a satisfação dos funcionários.

Neste conteúdo, trouxemos para você os principais aspectos envolvidos na gestão de Departamento Pessoal e suas vantagens, além das possibilidades de estrutura organizacional dentro da área e a diferença entre DP e RH. Confira! 

O que é uma gestão de departamento pessoal?

Gestão de Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal é uma das áreas mais importantes de uma empresa. Por lidar diariamente com rotinas, documentos e leis trabalhistas, durante muitos anos, ele não foi visto como uma área estratégica, apenas operacional.

No entanto, com o passar do tempo, foi-se observando a relevância da área para garantir uma correta e saudável relação trabalhista entre empresa e empregado. 

Desde já, é importante destacar que o Departamento Pessoal e o Recursos Humanos não são a mesma coisa, mas eles se complementam nas estratégias voltadas à gestão de pessoas.

Uma boa gestão de Departamento Pessoal cuida para que todos os direitos trabalhistas sejam cumpridos dentro do prazo e de maneira correta. 

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Assim, o empregado terá acesso a pagamentos e benefícios os quais ele tem direito e o empregador não enfrentará processos trabalhistas.

Dessa forma, o Departamento Pessoal contribui para uma série de aspectos positivos dentro da empresa, como o fornecimento de dados e informações para a tomada de decisão, evitar processos na justiça e também manter boa relação com órgãos públicos.

Qual é a função do departamento pessoal?

A função do Departamento Pessoal é garantir que todos os funcionários de uma empresa tenham seus direitos trabalhistas garantidos e também cumpram suas obrigações, conforme determina a legislação.

Para isso, a área atua seguindo os preceitos da Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT e também os acordos sindicais fechados pelas diversas categorias. As principais funções da área são:

  • fazer o gerenciamento e controle da jornada de trabalho dos colaboradores;
  • realizar o cálculo da folha de pagamento;
  • cuidar de todo o processo envolvido na admissão e demissão de funcionários;
  • elaborar de forma correta os contratos de trabalho;
  • gerenciar férias e licenças, como médica e maternidade;
  • organizar os benefícios, como vales transporte e refeição.

Outras funções da área incluem elaboração do contrato de trabalho, entendimento sobre as horas de trabalho permitidas por uma função, legislação referente a horas extras, o piso salarial, o desconto por faltas injustificadas, atestados, dentre outras questões.

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Em algumas organizações, o Departamento Pessoal é subdividido em três setores. Nem sempre essa separação é feita de forma oficial, mas ajuda a entender a base de atuação da área:

  • Setor de Admissão: cuida do processo de integração do indivíduo na empresa, nos contextos administrativos e jurídicos. Começa pela busca do profissional no mercado de trabalho, passando pela adequação às funções do cargo e efetuar o registro de acordo com as conformidades da legislação do trabalho.
  • Setor de Compensação: responsável pelo controle de jornada, pagamento de salários e benefícios, pagamentos de taxas, impostos e contribuições.
  • Setor de Desligamento: responsável pelas etapas de desligamento do funcionário, representando a empresa junto aos órgãos oficiais, como a Justiça do Trabalho. Começa com o desligamento do empregado e termina com o encerramento do contrato de trabalho.

Importante também citar as importantes métricas trazidas pela gestão de Departamento Pessoal, cujos dados são fundamentais para elaboração de estratégias voltadas aos funcionários:

  • Turnover ou rotatividade de funcionários: calcula a quantidade de funcionários que se desligaram ou foram desligados da empresa em um determinado período.
  • Absenteísmo: é quantidade de faltas de um funcionário.
  • Horas extras x horas trabalhadas: mostra se os profissionais estão com baixa produtividade ou com excesso de demandas e, por isso, sobrecarregados. 
  • Índice de reclamações trabalhistas: traz a quantidade de reclamações trabalhistas que a empresa recebeu, o que traz prejuízos financeiros e prejudica a reputação da empresa.

Com base em todas essas informações e na percepção sobre o papel do DP, pode-se dizer que a área cuida da parte burocrática, mas é fundamental para manutenção de uma relação trabalhista legal e conduzida de forma correta entre empresa e funcionário. 

A gestão do departamento pessoal é a mesma do RH?

É comum que muitas pessoas confundam Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Muitos, inclusive, acreditam que ambas as áreas são a mesma coisa. No entanto, ao entender melhor o trabalho do DP e RH, será possível entender que elas são diferentes.

Basicamente, o RH está voltado à gestão estratégica de pessoas, enquanto o Departamento Pessoal tem como propósito cuidar dos processos administrativos que envolvem os colaboradores.

O Recursos Humanos se dedica à valorização dos colaboradores e investe em estratégias voltadas ao engajamento das equipes. Realiza o gerenciamento de todas as áreas do relacionamento profissional. 

A área também se dedica à avaliação de desempenho dos funcionário, constrói políticas de gestão, estabelecendo as diretrizes de como a organização irá lidar com seus colaboradores, além de oferecer treinamentos e desenvolvimento pessoal.

Por outro lado, o Departamento Pessoal faz a gestão dos aspectos burocráticos da relação entre funcionário e empresa, cuidando do cumprimento da legislação trabalhista e de relações sindicais.

São funções do setor cuidar da contratação de funcionários e pagamento de seus salários, emissão de licença médica, 13º salário e todos os cálculos trabalhistas, além de cuidar do processo de desligamento e rescisão contratual dos funcionários.

É importante ressaltar que é comum, em empresas de pequeno e médio porte, que um mesmo setor execute as atividades de RH e Departamento Pessoal.

Observando as demandas e funções de cada área, portanto, é possível observar que a gestão de departamento pessoal é diferente da gestão de RH, mas elas se complementam para proporcionar uma boa relação entre funcionário e empresa.

Observe o comparativo abaixo:

Funções do DPFunções RH
Admissão e rescisão Atração e retenção de talentos
Gestão da documentação dos funcionáriosDesenvolvimento de pessoas
Aplicação da legislação trabalhistaEmployer Branding
Gestão do ponto e da folha de pagamentoMelhoria do clima organizacional

Quais as vantagens em ter uma gestão de departamento pessoal a parte do RH?

Agora que a diferença entre o trabalho do DP e do RH estão bem definidas, é importante pontuar as vantagens em se realizar uma gestão de departamento pessoal voltada à área e não vinculada ao RH.

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Principalmente devido às funções específicas de cada área, conduzi-las de maneira separada é uma forma de garantir que elas sejam cada vez mais estratégicas e se preocupem com o que realmente importa. Veja algumas vantagens:

Descentralização dos processos

Cria um ambiente propício à inovação, de forma que há espaço para a autonomia dos usuários nos processos do dia a dia e, mais do que isso, torna o DP menos sobrecarregado, não sendo necessário cuidar das atividades de RH, e assim ao contrário.

Otimização das atividades

As atividades de rotina referentes, por exemplo, à jornada dos colaboradores da empresa se tornam mais otimizadas, permitindo que as informações para a folha de pagamento cheguem de maneira correta e ágil.  

Assim como o RH pode se voltar a cuidar das estratégias de engajamento por parte dos funcionários, por exemplo, não sendo necessário se preocupar com os aspectos burocráticos da relação trabalhista.

Aumento da produtividade

A produtividade é algo sempre buscada pelas empresas, em todas as áreas. Mas, para a gestão de departamento pessoal, esse benefício é muito importante, principalmente considerando o alto volume de demandas que precisam ser cumpridas dentro do prazo.

Quando a área deixa de gastar energia cuidando de processos que não dizem respeito à sua função, ela ganha em rendimento e foco, o que só fortalece a produtividade. 

Qual o organograma de uma gestão de departamento pessoal?

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É importante falar do conceito de estrutura organizacional que, basicamente, trata de um sistema usado para organizar os profissionais, construir organogramas empresariais e estabelecer de que maneira os funcionários irão se encaixar na empresa.

No contexto da gestão de Departamento Pessoal é importante ressaltar que a sua estrutura deve refletir no tamanho da organização, seu propósito e estratégias que deseja investir. Para isso, existem alguns tipos básicos de estrutura organizacional de DP. 

Veja as mais comuns:

Estrutura organizacional funcional

É a mais comum e, basicamente, trata de três áreas funcionais que são Admissão, Compensação e Desligamento

Na estrutura organizacional, pode-se contar com um diretor de departamento pessoal e especialistas em cada um dos três setores citados.

Em empresas de médio e grande porte há a possibilidade de se contar com um diretor para cada área e, abaixo dele na hierarquia, colaboradores, como analistas e assistentes, que executam atividades relacionadas ao setor. 

Estrutura organizacional plana

A estrutura organizacional plana pode ser considerada o oposto da funcional. Isso porque a palavra “plana” quer dizer a redução nas camadas gerenciais, de maneira que funcionários e gerentes trabalham nas mesmas condições. 

Como exemplo, um diretor de DP pode contar com subordinados diretos, que são especialistas em uma área, e esses profissionais devem se reportar ao diretor, possuindo o mesmo nível e não contando com funcionários abaixo deles na estrutura.

Basicamente, esse modelo reduz a burocracia no ambiente de trabalho, distribuindo responsabilidades e poder igualmente a todos. Esse tipo de estrutura é muito utilizado na gestão de departamento pessoal de startups.

Estrutura organizacional matricial

Quando o DP adota uma estrutura organizacional matricial, as relações de subordinação são diferentes da hierarquia tradicional. 

A estrutura matricial entende que equipes diversas trabalham umas com as outras. Assim, um mesmo gestor realiza o gerenciamento de profissionais de áreas distintas. É muito adotada em gestão de projetos, devido aos altos índices de colaboração e flexibilidade.

Tire outras dúvidas sobre Gestão de Departamento pessoal


O que é a gestão de departamento pessoal?


É o processo que cuida para que todos os direitos trabalhistas sejam cumpridos no prazo e de maneira correta. Assim, o empregado terá acesso a pagamentos e benefícios e o empregador não enfrentará processos, mantendo uma boa relação entre as partes.


A gestão do DP é a mesma do RH?


Não. As áreas se complementam, mas são diferentes. Enquanto o DP cuida de toda a parte burocrática da admissão, permanência e desligamento do funcionário, o RH investe em estratégias de engajamento e geração de valor para o colaborador dentro da empresa.


Quais vantagens de separar a gestão de DP da do RH?


Aumento da produtividade, já que as áreas focam no cumprimento de suas tarefas específicas; descentralização das atividades; além de maior agilidade nas entregas.


Em que um gestor de departamento pessoal precisa se formar?


Para exercer essa função, um gestor de DP precisa ter diploma de graduação em Gestão de Recursos Humanos, Psicologia ou Administração. 

Enfim…

O Departamento Pessoal é uma área fundamental para que a empresa tenha sucesso, principalmente no que diz respeito ao relacionamento com os colaboradores. 

E a atuação do setor tende a ser cada vez mais estratégica quando acompanhada da tecnologia para gerir todas as atividades da área, desde o controle de ponto até o fechamento da folha. É mais agilidade, assertividade e gestão eficaz! 

Veja como a gestão de Departamento Pessoal pode ser potencializada com  o uso de um software!

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