Como Planejar Férias dos Colaboradores: Veja 10 Passos Para Começar Agora

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As férias são um direito obrigatório previsto pela Consolidação das Leis do Trabalho. Por ser um assunto tão sério, ele exige muito cuidado dos gestores no momento de realizar a organização e planejar férias dos colaboradores.

Sem uma gestão eficiente das férias, o desempenho da equipe pode cair e os demais colaboradores podem acabar sobrecarregados. Outro problema da falta de organização das férias é que, ao retornar ao trabalho, o funcionário pode ficar mais estressado e atarefado do que antes — o que pode ser totalmente prejudicial para a instituição.

Por isso, acompanhe o artigo para entender como planejar as férias dos colaboradores e qual a importância de contar com a tecnologia para fazer essa gestão. Vamos lá?

• O que diz a lei sobre planejar férias dos colaboradores?
• Qual a importância de planejar férias dos colaboradores?
• Por que planejar férias de colaboradores?
• 10 passos de como planejar férias dos colaboradores

O que diz a lei sobre planejar férias dos colaboradores?

Segundo o artigo 129 da CLT, a cada 12 meses de atividade em contrato de trabalho, o funcionário tem direito a 30 dias de férias. Esses dias podem ser gozados em seu período total ou reduzidos de forma proporcional, de acordo com faltas que não foram justificadas em seu período aquisitivo.

O funcionário pode decidir se os 30 dias serão tirados integralmente, divididos em duas partes de 15 dias ou, ainda, em três partes.

Confira, a seguir, trechos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) que explicam as regras sobre o planejamento de férias:

Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

Art. 130 – Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na seguinte proporção: (Redação dada pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

I – 30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes; (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

II – 24 (vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas; (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

III – 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas; (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

IV – 12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas) faltas. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

§ 1º – É vedado descontar, do período de férias, as faltas do empregado ao serviço. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

§ 2º – O período das férias será computado, para todos os efeitos, como tempo de serviço. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

Como planejar férias dos trabalhadores conforme a Reforma Trabalhista?

A Reforma Trabalhista de 2017 proposta pelo Governo Federal realizou alterações que afetaram vários aspectos na relação entre empregador e funcionários. Em relação às férias, as principais mudanças foram:

• as férias de um colaborador devem sempre iniciar com três dias de antecedência em relação aos feriados e finais de semana;
• não há mais nenhuma restrição para a divisão das férias para trabalhadores com menos de 18 anos de idade e mais de 50;
• quando o colaborador optar por férias fracionadas, pelo menos uma das partes precisa ter duração de, no mínimo, 14 dias, as outras partes podem ter qualquer tamanho, desde que cumpram o mínimo de cinco dias de duração cada. Antes da Reforma, as partes divididas deveriam ter no mínimo 10 dias cada;
• o período de férias pode ser dividido em até três partes sem justificativa, desde que consentido pelo trabalhador. Até então as férias só poderiam ser divididas em duas partes com justificativa.

Vale lembrar que de acordo com as normas do banco de horas regulamentadas pela Reforma Trabalhista, não é possível acumular ou descontar horas de trabalho para compensar junto com o período de férias.

Qual a importância de planejar férias dos colaboradores? 

Os funcionários esperam ansiosamente pelo período das férias, momento em que eles poderão descansar e recuperar as energias para mais um ano de trabalho. Desse modo, para não frustrá-los, a empresa precisa planejar as férias dos colaboradores com antecedência e dedicação.

Para que a gestão de férias seja feita de modo equilibrado, o gestor precisa conciliar as necessidades da empresa com o desejo dos colaboradores. 

Desse modo, será possível aliar a alta produtividade com a motivação do pessoal, que sente que está sendo levado em consideração na hora do planejamento dos negócios.

Além disso, um dos principais pontos para trabalhar a saúde emocional na organização é garantir o descanso dos colaboradores. 

Confira esse episódio do Tangerino Talks sobre o tema!

Por que planejar férias de colaboradores?

Planejar as férias dos funcionários é fundamental para a manutenção da rotina da empresa. Sua importância é comparada à do controle de ponto, devido à sua relação e os impactos da sua gestão na produtividade e desempenho dos colaboradores.

Entre as principais vantagens de planejar as férias do time estão as listadas a seguir, confira!

Lidar adequadamente com as ausências

O período de descanso do colaborador não pode impactar diretamente na execução das tarefas da equipe. Por isso, planejar as férias do colaborador pode prever com antecedência essa saída e definir quem vai assumir os processos do empregado ausente. 

Ter maior controle gerencial

Quando há uma política de férias organizada, as ausências não terão tanto impacto na rotina da companhia. Uma vez que os gestores terão um controle total sobre as saídas e podem, previamente, manter o desempenho da equipe, suprindo qualquer ausência. 

Se manter dentro das leis

Outro ponto importante do controle de férias é que, a partir dela, a empresa pode se precaver quanto às suas obrigações trabalhistas. Isso porque terá mais tempo para realizar os cálculos, evitando pagamentos em dobro ou processos trabalhistas.

Prever contratações temporárias

Caso a empresa não tenha mão de obra suficiente, ao planejar as férias dos colaboradores, ela pode prever qualquer falta para preencher determinada função e, consequentemente, antecipar contratações de trabalhadores temporários, que deem apoio à equipe na ausência desse colaborador. 

Aproveite e leia também os artigos a seguir:
?  Antecipação de Férias: É Possível?
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10 passos de como planejar férias dos colaboradores

Todo RH precisa planejar as férias dos funcionários para oferecer o período de descanso com a tranquilidade que cada trabalhador merece. Porém, para evitar dores de cabeça, é preciso alinhar com diferentes setores a seleção das datas, evitando prejudicar o time.

Veja, a seguir, todos os passos essenciais para realizar um planejamento de férias eficiente e oferecer um período de descanso agradável para os colaboradores!

1. Tenha uma política de planejamento de férias bem desenhada

De acordo com a Reforma Trabalhista, é possível dividir o período das férias em três, sendo necessário que todos tenham duração de, no mínimo, 5 dias corridos. Outra condição é que um deles seja superior a 14 dias corridos.

O acordo em relação a essa divisão deve ser feito entre ambas as partes (empregador e empregado), e jamais imposto pelo empregador.

É importante que todas as definições sobre o assunto sejam expostas em locais de acesso a todos os funcionários.

A partir dessas definições, é possível utilizar ferramentas de gestão para organizar e registrar todas as solicitações de férias dos funcionários, sempre respeitando a política criada.

A comunicação clara e transparente é um fator essencial para que os funcionários tenham a consciência de que todos estão desfrutando do mesmo direito, sem privilégios para grupos específicos.

2. Planeje o período de férias com antecedência

Apesar de ser bastante comum nos depararmos com cenários em que o empregado sugere o período para o gozo de suas férias, quem deve decidir esse momento é o empregador.

Essa informação é importante quando estamos diante de casos em que o período de férias do funcionário vai vencer em breve.

Apesar disso, é sempre importante ouvir as preferências do funcionário para que exista um acordo entre ambas as partes.

3. Tenha atenção à divisão de períodos ao planejar as férias

Antes, era obrigatório que funcionários abaixo de 18 anos e acima de 50 anos tirassem férias em um período único de 30 dias.

Com a nova lei trabalhista, esses funcionários deixaram de ser exceção e podem ter o período parcelado, como os demais.

A lei prevê que as férias podem ser divididas em até três períodos, sendo um deles obrigatoriamente maior que 14 dias corridos e nenhum inferior a 5.

4. Determine o dia correto de início e fim das férias

A lei não permite que o início do período de férias seja em algum dia em que o funcionário não trabalha.

É necessário, portanto, que as férias se iniciem em um dia útil, alinhando-se à jornada de trabalho dele.

Por outro lado, de acordo com a lei, o funcionário deve voltar a trabalhar no primeiro dia útil após o fim do período de suas férias.

Por isso, mesmo que sua jornada termine em um sábado ou domingo, o funcionário só deverá voltar a trabalhar no próximo dia útil, que, nesse caso, seria a segunda-feira.

5. Emita o aviso de planejamento de férias adequadamente

O empregado deve ter conhecimento do aviso de férias com, no mínimo, 30 dias antes do início das férias de fato.

Isso deve ser feito para que o funcionário possa se programar para gozar propriamente do período de descanso, assim como para que a empresa se organize durante o período em que esse empregado esteja ausente.

6. Fique de olho nas faltas do colaborador

Caso o empregado cometa falta no trabalho de 6 a 14 dias dentro do período de um ano (12 meses), ele terá direito a apenas 24 dias de férias. Caso falte entre 15 e 23 dias, o número de dias de férias cai para 18.

Se o número de faltas for entre 24 a 32 dias, este funcionário terá direito a apenas 12 dias de férias.

Saiba tudo sobre faltas do colaborador:

7. Tenha um histórico de férias do funcionário

Para que a gestão de férias seja realizada de forma eficaz, é importante ter um histórico detalhado dos períodos de férias gozadas pelos empregados.

Esse histórico pode ser solicitado para a contabilidade da empresa ou para o responsável pela folha de pagamentos. Existem três fatores que são de grande importância para esse histórico, são eles: 

• nome do funcionário;
• período aquisitivo;
• dias de férias gozados.

É de extrema importância ter acesso a essas informações para que o planejamento de férias seja eficiente.

A empresa pode ser acionada judicialmente em casos específicos, nos quais, por exemplo, um funcionário deixou de gozar de suas férias dentro do período previsto em lei.

8. Planeje utilizando um calendário de férias para a empresa

É importante que as férias dos funcionários não entrem em conflito com momentos de grande demanda interna da empresa.

Por exemplo, se uma loja costuma ter mais movimento no fim do ano, o ideal é que as férias dos funcionários aconteçam em outros meses.

Lembramos que cada organização funciona de uma forma específica e que o ideal é que seus gestores tenham consciência dos momentos mais oportunos e menos frágeis para lidarem com a ausência de alguns funcionários.

9. Crie prazos para planejar férias dos colaboradores

Para uma melhor organização da gestão, é importante que exista um prazo para que os funcionários realizem seus pedidos de férias.

Assim, é possível ter tempo para planejar as férias de cada empregado corretamente, sem que a empresa tenha sua produção prejudicada pela ausência de algum empregado.

Esses registros podem ser feitos da forma que a organização de Recursos Humanos achar mais viável para se preparar para realizar a gestão de férias.

Quando todos os pedidos estiverem registrados, com datas informadas e a organização finalizada, é importante deixar o calendário de férias exposto para que nenhum funcionário seja surpreendido.

O diálogo é extremamente necessário, visto que é muito comum nos depararmos com empregados desejando tirar férias no verão ou próximas de algumas datas comemorativas.

E, obviamente, sabemos que uma empresa inteira, principalmente quando trabalha com comércio, não pode entrar em férias em conjunto, ao mesmo tempo. 

Por isso, a busca pela compreensão de todos em relação às necessidades de cada um deve ser sempre encorajada.

10. Planeje o treinamento das pessoas que cobrirão os ausentes

Um funcionário de férias não pode ficar com seu lugar desocupado, sem que ninguém assuma suas tarefas.

Por isso, para que a empresa continue realizando suas atividades sem grandes prejuízos em sua atuação, é necessário que todos os processos realizados pelo funcionário ausente sejam realizados por outro profissional.

Portanto, antes do período de férias do empregado se iniciar, o supervisor da área que será afetada pela ausência definirá com clareza quem ficará encarregado pelo trabalho do funcionário que entrará em recesso.

Em alguns casos, treinamentos são necessários para que as atividades continuem acontecendo de acordo com o planejado.

Um período médio de 15 dias de antecedência pode ser o suficiente para que tudo esteja alinhado antes das férias se iniciarem.

Como funciona o planejamento do ano sabático?

Tem se tornado cada vez mais comum funcionários de empresas tradicionais e de TI, de médio a grande porte, que desejam sair para um ano sabático. 

A prática é aceita em muitas organizações, que veem o período como um tempo para renovação e desenvolvimento pessoal dos colaboradores. 

Diferente do período tradicional de férias, o ano sabático não é regulamentado no Brasil, mas também não é proibido. 

O funcionário tira uma licença sem remuneração para aproveitar o ano de descanso, e mantém o contrato com a instituição durante o tempo que estiver fora.

Na prática, o colaborador pode retornar às suas atividades após o período, sem gerar gastos para a instituição com demissão e recontratação. 

Outra vantagem é que a organização deixa de perder um talento e acaba incentivando seu crescimento profissional. Para os empreendimentos de TI, que enfrentam dificuldades para captação e retenção de talentos, manter os funcionários com maior qualificação e experiência é essencial.

Para instituir a prática é preciso ter organização e planejamento, bem como uma avaliação da capacidade da equipe de realizar as tarefas desempenhadas pelo colaborador que sairá para o ano sabático. 

Para não sobrecarregar os demais funcionários, talvez seja necessário realizar a contratação de profissionais em outros regimes, como autônomos, intermitentes ou terceirizados.

Na prática, o segredo para planejar as férias dos funcionários, seja no modelo tradicional ou de um ano sabático, é planejar com antecedência e manter o contato com os colaboradores a fim de identificar as necessidades de cada membro da equipe. 

Também é importante criar uma política de férias e divulgar boas práticas para o time, destacando a importância do período de descanso. Vale informar e reforçar as mudanças regulamentadas pela Reforma Trabalhista, caso algum colaborador ainda não esteja ciente das alterações.

Separamos alguns materiais ricos que são do seu interesse:
?️  Planilha de Controle de Férias
?️  Planilha de Controle Individual de Ponto
?  Ebook: Gestão de presença em Tempo Real
?  Ebook: A importância da tecnologia no controle do absenteísmo e presenteísmo

Conclusão

Como você viu ao longo deste artigo, fazer um bom planejamento de férias dos colaboradores exige da empresa organização, conhecimento das leis trabalhistas e um sistema de gestão eficiente. 

As férias são um direito do colaborador, por isso não podem ser deixadas de lado. Ademais, qualquer descontrole nessa área impacta negativamente a rotina da empresa — financeiramente, já que um erro nesse controle pode gerar o pagamento em dobro, e também na queda de desempenho, pois a desorganização pode acabar sobrecarregando o time nas ausências. 

Portanto, é essencial sempre estar atento a esse período e ser flexível nas negociações para não cometer erros. Para isso, nada melhor do que contar com uma ferramenta completa de controle de jornada de trabalho.

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