Compliance e RH: as responsabilidades do setor

Você sabe como o setor de Recursos Humanos (RH) pode atuar como importante parceiro para o sucesso da implementação do compliance em sua empresa?

Há quem conheça o termo compliance, ao menos na teoria, sobretudo em razão da Lei Anticorrupção ― lei n° 12.846, de 2013 ― ou até em função da Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD) ― lei n° 13.709, de 2018.

Isso porém, não é o suficiente para que você entenda ao certo o que é compliance, qual a sua importância e qual é a ligação existente com o RH. Por isso, preparamos este post e esperamos que, ao final da leitura, você tenha mais clareza com relação a tudo isso!

O que é compliance

Certamente, não podemos falar de compliance e RH sem, antes, trazer o mínimo de embasamento para que você consiga participar dessa conversa. Comecemos, então, com a definição de compliance e sua importância.

Compliance tem origem em to comply que, na tradução para o português, pode ser entendido como obedecer, cumprir ou aderir às regras.

Com isso, é comum que o compliance no trabalho seja entendido como agir de acordo com as regras relativas ao cumprimento de obrigações trabalhistas, fiscais, tributárias, contábeis, regulatórias internas e externas. Ainda que este entendimento não esteja equivocado, está incompleto.

O compliance é uma ferramenta estratégica que vai além da obediência à regras, sejam elas formais ou informais. Trata-se ainda de um conjunto de medidas e ferramentas que permitem que a visão, a missão e os valores de uma empresa sejam colocados em prática.

Sendo assim, o compliance pode ser entendido como uma estratégia que vai guiar a forma como a empresa se posiciona diante de seus funcionários e de seu mercado. Como consequência, falamos de algo que tem impacto na percepção de marca e em sua reputação.

A importância do compliance

Com tudo isso, uma empresa que faz compliance está em conformidade com obrigações legais e adota boas práticas de segurança em relação aos processos e às informações relativas ao negócio.

Ainda, está agindo para que as diretrizes que definem o que a empresa é (ou quer ser), onde ela deseja chegar e qual é o seu código de conduta sejam respeitadas e agreguem valor em prol do seu sucesso.

Dito dessa forma, pode parecer que compliance é algo sempre atrelado a práticas complexas ou estratégias grandiosas, mas não é bem assim. A verdade é que essa estratégia pode impactar cada decisão de uma empresa e é o conjunto das ações e medidas que vão gerar um resultado.

Para que isso fique mais claro, destacamos três pontos sobre a importância do compliance. Veja:

Reduz os processos trabalhistas

Uma vez que mantém a empresa em uma situação regular, o compliance trabalhista também evita problemas judiciais.

Imagine a situação de uma empresa com dezenas de funcionários ou mais, em diferentes tipos de contrato. Há profissionais em horário integral diurno, outros que devem receber adicional noturno, outros que pertencem à equipe externa de vendas e por aí vai.

A cada mês, o Departamento Pessoal (DP) dessa empresa tem um trabalho enorme de conferir todas as marcações de ponto, feita em um sistema tradicional. Além disso, a empresa não consegue acompanhar os vendedores externos e não têm boas métricas sobre sua produtividade.

Em meio à esse desafio, não deve ser uma grande surpresa caso o DP acabe errando algum cálculo da folha de pagamento. Um problema assim, em um primeiro momento, pode ser conversado e corrigido. Caso se torne recorrente, porém, pode resultar em um processo trabalhista.

Se um aplicativo de controle de ponto é adotado, a conferência dos dados para a definição da remuneração de cada funcionário, a cada mês, se torna bem mais simples. A tecnologia permite, inclusive, que o trabalho da equipe externa seja monitorado e seus horários sejam devidamente registrados.

Assim, apostando em uma solução para melhorar o compliance, a empresa garante uma relação mais transparente com todos os funcionários, obedece a lei e evita o custo financeiro e de imagem envolvidos nos processos.

Evita outros problemas com a Justiça

O compliance também contribui para que a empresa se mantenha dentro de normas regulatórias que têm relação com a segurança do trabalho e o cumprimento das obrigações tributárias, como é o caso das declarações acessórias do DP, e mais.

Uma empresa que ignora riscos de atividades consideradas insalubres ou periculosas, por exemplo, pode ter de responder à Justiça. A possibilidade também existe caso a empresa reconheça esses riscos, mas não adote estratégias assertivas para assegurar que seus funcionários estão seguindo normas internas e externas para executar seu trabalho.

Da mesma forma, uma empresa que não segue o calendário tributário para pagamentos e envio de guias comprovantes pode ter problemas com a Receita Federal e outros órgãos reguladores.

Há outros problemas judiciais que podem ser evitados quando uma empresa entende que compliance já deixou de ser uma “palavra chique” usada por grandes gestores e se tornou uma estratégia fundamental.

Dissemina a cultura organizacional

Dos pontos que estamos destacando sobre a importância do compliance, o da disseminação da cultura da empresa é que está mais diretamente ligado ao setor de RH. Assim, é algo que permite que você comece a entender melhor essa relação.

O cumprimento de regras depende da adoção de uma série de medidas, estratégias e até de ferramentas que são escolhidas pela gestão da empresa que dependem do seu aval.

Isso não significa, porém, que o compliance é de obrigação apenas dos gestores. No dia a dia, para que regras sejam respeitadas e os objetivos alcançados, todos os funcionários da empresa precisam fazer sua parte.

Com isso, o compliance é algo que precisa ser incluído na cultura organizacional e que, para que seja bem-sucedido, precisa contribuir para a disseminação dessa cultura. Do contrário, obrigações e normas são conhecidas, mas não são devidamente aplicadas.

Compliance no setor de Recursos Humanos

Ante de aprofundar a conversa sobre a relação entre compliance e RH, precisamos fazer um esclarecimento importante. A implementação e a adoção de práticas de compliance trabalhista não é um papel apenas no setor de Recursos Humanos.

Não se trata de algo que passa pela gestão e que depois cai nas mãos do RH, mas sim de algo que deve envolver toda a empresa. Aliás, convém saber que há empresas, sobretudo as de maior porte, que optam por contar com um setor de compliance com o qual o de Recursos Humanos pode interagir.

O RH ganha destaque porque, uma vez a gestão de pessoas faz parte de suas principais rotinas, acaba por se conectar a todos os demais setores. E, mais especificamente, por tratar de parte da relação entre os funcionários e a empresa.

A disseminação da cultura organizacional foi um ponto relevante dessa relação, mas há mais a ser revelado. Se o compliance deve fazer parte do dia a dia, deve existir em basicamente todas as atividades do setor de Recursos Humanos.

Quer a empresas conte com um setor de compliance organizacional, quer não, passam pelas responsabilidades do RH:

Recrutamento e seleção

A relação compliance e RH começa ainda no processo de recrutamento e seleção de candidatos, uma das rotinas mais conhecidas do setor.

É importante ter em mente que é também papel do Recursos Humanos zelar pela missão, visão e valores da empresa, independentemente da implementação do compliance como ferramenta estratégica.

Assim, em qualquer situação e em especial quando o compliance no trabalho entre em pauta, é dever do RH buscar profissionais que, além de qualificados, estejam alinhados com as diretrizes da empresa.

Além disso, uma vez que falamos também de obediência às regras, falamos no desenvolvimento de uma conduta ética no ambiente de trabalho. Algo que deve começar pelo exemplo, ou seja, pela forma como os profissionais são tratados desde o processo seletivo.

Comunicação interna

Seus funcionários sabem quais são a missão, a visão e os valores de sua empresa? Sabem quais são as regras internas e externas que precisam obedecer? Em outras palavras, quem trabalha em sua empresa tem as informações de que precisa para fazer sua parte a favor do compliance?

Saber é algo que vai além de ter lido a respeito em algum manual ou no site da empresa, é preciso entender. Os funcionários precisam ter clareza de como a sua conduta técnica e não-técnica pode ser impactante e precisam ter clareza de por que as medidas de compliance são relevantes.

Isso porque é muito mais fácil praticar algo que se compreende, seja uma responsabilidade puramente atrelada à atividade profissional ou um código de conduta mais abrangente.

Assim sendo, o RH tem o papel de aprimorar a comunicação interna para que as informações sejam devidamente transmitidas e para que haja um canal aberto para dúvidas e trocas que sejam relevantes para o compliance.

Essa comunicação inclusive vai permitir que o setor apure denúncias internas. A saber, quando funcionários revelam condutas irregulares dos colegas, mostram que estão comprometidos com o compliance e que confiam na empresa.

Treinamento e desenvolvimento

Quando falamos do cumprimento de regras internas e externas para evitar problemas com órgãos reguladores, por exemplo, nos deparamos com uma situação que pode demandar o treinamento dos profissionais.

Ainda que cheguem à empresa com a devida qualificação, a depender do tipo de atividade a ser exercida, é interessante que uma atualização seja realizado para evitar condutas irregulares na empresa.

Até mesmo para os que já fazem parte do quadro de funcionários, o investimento no aperfeiçoamento pode ser importante e não apenas para as regras que mencionamos como exemplo.

Por isso, pode ser papel do RH no compliance acompanhar o desenvolvimento de um programa de treinamento e desenvolvimento de profissionais para a empresa.

Gestão dos funcionários

Para que tudo isso dê certo, o RH precisa cumprir seu papel na gestão de pessoas. Profissionais bem informados e treinados para atender às estratégias de compliance podem ser incapazes de fazê-lo se estiverem desmotivados, se o clima organizacional for ruim, por exemplo.

Com isso, o RH em parceria com as lideranças da empresa, precisa estar atento a fatores que possam se tornar um desafio para o compliance no trabalho e, a partir daí, planejar e implementar soluções.

Benefícios da relação compliance e RH

Para estabelecer uma relação produtiva entre o setor de Recursos Humanos e compliance, sua empresa precisa contar com um RH estratégico, ou seja, que tenha condições de fazer mais do que atuar em questões burocráticas no dia a dia.

Questões como admissão, remuneração e demissão não devem ser ignoradas ou relegada, mas é importante que exista um planejamento e a adoção de ferramentas que permitam que o RH não seja absorvido somente por essas responsabilidades.

Fazemos este esclarecimento porque é somente com um RH atuando estrategicamente é que seu importante papel no compliance pode ser cumprido. Consequentemente, é somente dessa forma que os benefícios esperados podem ser colhidos.

Entre os benefícios da relação RH e compliance, destacamos:

• Mais sucesso na identificação de candidatos alinhados à empresa. Algo que contribui para que os profissionais tenham maior identificação e, por consequência, mais compromisso com seu trabalho e com as regras de compliance;
• Melhora a motivação, produtividade e clima organizacional. Com o compliance, a conduta ética, a comunicação clara e o compromisso com a missão, visão e valores também têm relação com o tratamento dispensado pela empresa a seus funcionários.

Com isso, tende-se a um relacionamento mais agradável, de mais transparência e confiança que favorece a employee experience;

• Propicia a melhoria de resultados. Se o compliance no trabalho contribui para motivar os funcionários, também pode ter impacto em resultados, garantindo até mais retorno financeiro;
• Reduz riscos de falhas e fraudes. A comunicação e o treinamento otimizam o cumprimento de regras, minimizando o risco de falhas nos processos internos.

Algo que, além de poupar tempo e recursos, evita que brechas para ações fraudulentas existam ou até mesmo que qualquer “motivação” para essas ações existam;

• Favorece a employer brand e a imagem da empresa em seu mercado. O compromisso com a ética em tudo aquilo o que envolve a empresa faz com que sua marca seja mais bem vista pelos funcionários e pelos profissionais em geral.

Da mesma forma, contribui para uma imagem mais forte perante o mercado, o que pode se traduzir em diferencial competitivo;

• Reduz o turnover. Se o compliance no trabalho favorece a relação dos funcionários com a empresa e ainda fortalece sua imagem diante do mercado, tende também a reduzir o turnover por promover um ambiente de trabalho mais interessante e valorizado pelos profissionais.

Aplicativo de ponto e compliance

Quando apresentamos as responsabilidades do RH na adoção do compliance como ferramenta estratégica, você deve ter notado que mencionamos atividades que já são comuns ao setor: recrutamento e seleção, comunicação, treinamentos e gestão de pessoas.

A questão é que ainda que o compliance crie mais uma demanda para o RH, na prática, as responsabilidade podem apenas ser ajustadas para a aplicação da ferramenta.

Lembra-se de que dissemos que o compliance no trabalho contribui para a disseminação da cultura organizacional? Uma vez que a conduta ética fizer parte do dia a dia da empresa, essa cultura também passará a estar presente quase que naturalmente nas rotinas do RH.

Assim, mesmo que requeira análise e planejamento, o compliance vai se tornar algo intrínseco às práticas e decisões da empresa, uma realidade que ajuda a vê-lo até em medidas que sejam menores, mas que tenham grande impacto.

Cumprimento de regras externas

Por exemplo, uma empresa que recorre ao aplicativo Tangerino porque entendeu as vantagens de trocar seu sistema de controle de ponto ou até de implementar um, pode estar fazendo compliance.

Como você deve saber, desde que a Lei de Liberdade Econômica ― lei n° 13.874, de setembro de 2019 ― entrou em vigor, apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a fazer as marcações de ponto.

Entretanto, para evitar erros no pagamento e garantir mais transparência na relação com os funcionários, qualquer uma pode optar por implementar um sistema.

Para as que são legalmente obrigadas a fazer esse controle, o uso do aplicativo garante o cumprimento a regras externas, tendo em vista que sistemas alternativos como o Tangerino são regularizados pela Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Cumprimento de regras internas

Além disso, qualquer empresa que adota um app de controle de ponto conta com uma ferramenta que favorece também o cumprimento de regras internas. Sistemas como o Tangerino permitem que até funcionários que não trabalham alocados na empresa façam o controle de ponto, diretamente de seus dispositivos móveis.

Para os que trabalham no escritório, o aplicativo Tangerino torna as marcações mais simples e rápidas, contribuindo para que os registros sejam devidamente feitos. Algo que é positivo para os trabalhadores e para a empresa.

Propicia a gestão de jornadas

Cada marcação feita é automaticamente atualizada no sistema do app, permitindo que gestores acompanhem a jornada dos funcionários. Com isso, os gestores conseguem administrar horas extras ou o banco de horas, além de ter uma compreensão maior dos níveis de produtividade.

Favorece um RH mais estratégico

Para o RH, em especial para o Departamento Pessoal (DP), a adoção de um aplicativo de controle de ponto favorece o compliance porque facilita a conferência de dados e o fechamento da folha de pagamentos. Também contribui a definição de escalas e outras burocracias que precisam obedecer à normas da empresa e da Justiça do Trabalho.

A adoção de um sistema alternativo de ponto contribui para: o cumprimento de regras internas e externas, mais ética e transparência na relação com os funcionários, o fechamento correto da folha de pagamento, redução da burocracia para um RH mais estratégico e mais.

Consegue ver como uma ação simples pode ser pautada na estratégia do compliance e como, por sua vez, pode favorecer o sucesso do compliance no trabalho?

Conclusão

O controle de ponto e sua relação com tudo o que dissemos neste post é apenas um exemplo que mostra por que o compliance é cada vez menos visto como só mais uma estratégia possível, sendo entendido como um ferramenta que pode ser determinante para empresas.

Contar com o RH para a sua implementação, mesmo que a empresa tenha uma área específica de compliance, é uma decisão válida uma vez que estratégia só é bem-sucedida quando permeia o comportamento das pessoas que fazem a empresa ― da gestão, passando pelo quadro de funcionários e incluindo os terceirizados.

Sendo responsável pela gestão de pessoas, o RH tem penetração nos mais diversos setores da empresa, podendo ser um poderoso aliado para que o compliance no trabalho renda os frutos esperados.

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