Prestação de Contas de Funcionários: o Que É e Como Otimizar Esse Processo!

A prestação de contas de funcionários é um processo essencial para manter as contas da empresa em dia e a transparência na relação trabalhista.

Preparamos este artigo para te explicar todas as implicações dessa prática e como estruturar um processo eficiente e livre de gargalos.

Confira!

O que é prestação de contas de funcionários?

No geral, prestar contas é demonstrar como determinados recursos foram gastos.

A prestação de contas é muito comum e até mesmo obrigatória em alguns tipos de organizações, como empresas públicas, condomínios e cooperativas.

Nesses casos, as empresas devem fazer um relatório detalhando todas as transações financeiras realizadas.

No entanto, na esfera corporativa, não só as empresas prestam contas, mas também os funcionários no cotidiano de uma organização. 

Assim, a prestação de contas de funcionários é um processo em que os trabalhadores relatam e comprovam gastos que tiveram em determinado período, atividade ou projeto de trabalho. 

Na prestação de contas de funcionários, são essenciais as seguintes informações: 

• como os gastos foram feitos; 
• quando ocorreram essas despesas; 
• para qual finalidade o dinheiro foi usado. 

Além disso, os documentos comprobatórios, como nota ou cupom fiscal e recibos, também são partes essenciais para esse processo.

Também vale destacar que a prestação de contas de funcionários pode envolver diversos setores da empresa, dependendo da natureza do negócio.

Os mais comuns são: financeiro, RH, comercial, marketing e compras. 

É obrigatoriedade das empresas arcar com as despesas corporativas ― por isso, caso os colaboradores incorram em custos para realizar a atividade de trabalho, a prestação de contas de funcionários é essencial para a solicitação de reembolso.  

Alguns exemplos de situações que demandam prestação de contas:

• compras de materiais e equipamentos para o escritório;
• viagens corporativas;
• gastos durante visitas a clientes, como transporte e alimentação;
• gastos com equipe de vendas externa;
• gastos com projetos de ativações de marca e divulgações da empresa, pelo departamento de marketing;
• gastos com eventos internos do departamento de RH.

A prestação de contas de funcionários é importante para o controle financeiro da organização, auditoria no uso de cartão corporativo e outros processos da gestão financeira, como veremos a seguir.

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Quais os impactos desse processo na empresa?

O processo de prestação de contas de funcionários em si fornece informações valiosas para a gestão financeira, como:

• quanto de recurso foi gasto em determinado projeto e atividade ― cálculo da viabilidade de projetos;
• gastos não previstos no orçamento e os motivos;
• documentos fiscais para comprovação de gastos;
• se os recursos foram gastos com finalidade correta;
• se as despesas seguiram as diretrizes preestabelecidas por orçamentos e políticas da empresa;
• identificação de oportunidades de redução de gastos.

E por isso tem impacto direto na gestão financeira do negócio, fortalecendo:

• controle financeiro;
• fiscalização dos gastos;
• cumprimento de diretrizes como orçamento, planejamento financeiro e políticas internas;
• combate a fraudes de desvio de recursos;
• transparência.

Além disso, a prestação de contas de funcionários também é essencial para construir uma base histórica para planejamento e orçamento futuros ― tornando-os mais próximos da realidade.

O departamento de compliance e RH são outras duas áreas que são diretamente impactadas pela prestação de contas de funcionários. 

Isso porque ter uma prestação de contas bem estruturada, fortalece o compliance na organização ― incentivando o cumprimento das políticas internas e a transparência entre funcionários, empresa e departamentos. 

Nas viagens corporativas, por exemplo, otimizar o processo de prestação de contas de funcionários é uma das boas práticas para garantir o self-compliance. 

Além de impactar diretamente as finanças da empresa, a prestação de contas de funcionários impacta também a rotina de trabalho.

O impacto positivo ou negativo da prestação de contas está diretamente relacionado à eficiência desse processo. É por isso que ter um bom planejamento faz toda diferença.

Afinal, é obrigatoriedade dos funcionários prestarem contas, mas a empresa deve fornecer as diretrizes necessárias. 

Como estruturar um processo de prestação de contas simples e eficiente?

1. Consulte seus funcionários

Para estruturar o processo de prestação de contas é importante ouvir quem faz parte dele. 

A prestação de contas de funcionários costuma ocorrer na empresa, mesmo que não seja um processo padronizado ou formal. Se você já tem um processo formalizado, o diálogo também é válido. 

Pergunte aos funcionários quais são os desafios que eles encontram para prestar contas e o que poderia melhorar. 

Mapeie como a prestação de contas ocorre atualmente. 

Existe um modelo de relatório de despesas padrão? Ele é utilizado? Se não, por quê? 

Há um canal oficial para enviar relatórios e comprovantes? Os comprovantes de despesas são digitalizados ou entregues fisicamente? 

Quais os desafios do departamento financeiro para avaliar a prestação de contas?

2. Estruture política de reembolso despesas corporativas

A política de reembolso de despesas corporativas, essencialmente, deve detalhar:

• quais despesas são reembolsáveis ou não;
• quais informações precisam constar na solicitação de reembolso de despesas;
• os comprovantes de despesas aceitos para prestação de contas;
• para quem o funcionário deve enviar os documentos (relatórios e comprovantes).

Se os funcionários têm acesso a um cartão corporativo, é necessário também ter uma política de uso do cartão corporativo.

A definição de regras para reembolso e uso de cartão corporativo são o primeiro passo para reduzir gastos desenfreados e para facilitar a prestação de contas, a conferência dos gastos e o controle financeiro. 

3. Defina como será o modelo e o fluxo de prestação de contas de funcionários

Com base nas regras sobre as despesas, é necessário aprofundar como será feita a prestação de contas em si.

Defina as seguintes questões:

• qual ferramenta ou modelo de relatório de prestação de contas será utilizado?
• Por qual meio os comprovantes de despesas devem ser enviados?
• Para quem deve ser enviado o relatório de prestação de contas?
• Quem será responsável por conferir e avaliar os relatórios de prestação de contas e comprovantes de despesas?
• Como será feito o arquivamento de comprovantes de despesas?

Nessa etapa, é essencial definir a ferramenta de prestação de contas ou o modelo de relatório. 

A grande vantagem de utilizar uma ferramenta para prestação de contas é que o processo além de padronizado, será automatizado. Ademais, relatórios e comprovantes são agrupados, evitando perda de informações. 

Com ferramentas como o VExpenses, por exemplo, o funcionário escaneia os comprovantes de gastos pelo celular e a ferramenta lança a despesa para prestação de contas automaticamente. 

Depois é só agrupar todos os lançamentos em um relatório de despesas para enviar para aprovação através do próprio app.

Além disso, o próprio app faz uma checagem se as despesas estão dentro das políticas, identificando notas fiscais duplicadas e outras fraudes. 

Em seguida, o relatório segue em um workflow para o responsável financeiro, que aprova o reembolso dentro da própria plataforma. 

Outro ponto importante é sobre o arquivamento de comprovantes de despesas.

Lembre-se que documentos eletrônicos, como NF-e, ou digitalizados possuem o mesmo valor que o documento físico, perante à lei.

Por isso, é recomendável optar pelo armazenamento digital de comprovantes fiscais. Assim, evita-se a perda desses documentos, além de economizar com despesas de arquivamento.

Por fim, se for utilizada uma planilha para prestação de contas, lembre-se de criar esse modelo e disponibilizá-lo para os funcionários. 

Não se esqueça: quanto menos burocracia, melhor. É essencial que a prestação de contas de funcionários seja um processo simples e não um inconveniente para os envolvidos. 

4. Defina prazos para a prestação de contas

É necessário definir prazos na prestação de contas para facilitar a rotina do financeiro e evitar perda de informações. 

Quanto mais tempo for concedido, maiores são os riscos de esquecimento, perda de documentos e procrastinação. 

Por isso defina, os prazos para entrega dos relatórios de prestação de contas, para autorização ou não de reembolso e para pagamento de reembolso. 

Para evitar qualquer inconveniente no meio do processo, o ideal é contar com a tecnologia a seu favor. 

A prestação de contas pode ser através de softwares de gestão de despesas, como o VExpenses, onde o funcionário pode incluir a nota no sistema assim que a transação é realizada, evitando o acúmulo de documentos e a perda de prazos.

5. Fiscalize e avalie a prestação de contas de funcionários 

Seguindo os passos anteriores, implemente e divulgue o modelo e o fluxo de prestação de contas. Feito isso, é necessário acompanhá-lo. 

Fiscalize e avalie:

• as regras estão sendo cumpridas?
• O modelo de relatório ou a ferramenta padrão estão sendo usados?
• Os comprovantes de despesas são apresentados?
• Há alguma falha recorrente no processo?

Para validar a prestação de contas e evitar falhas e fraudes, o financeiro deve também conferir os relatórios de prestação de contas de funcionários, comprovantes, reembolsos e adiantamentos.

Por isso, ter um processo padrão é essencial e quanto menos burocrático, melhor. 

Agora que você já sabe o que é e como melhorar o processo de prestação de contas de funcionários na sua empresa, não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar a torná-lo um processo automatizado!

Este artigo foi produzido pela equipe do VExpenses, uma solução multiplataforma para gestão de despesas corporativas. Já ajudamos empresas no Brasil e América Latina a reduzirem em até 88% o custo e tempo gastos no processo de prestação de contas de funcionários. Fale conosco e descubra como otimizar o processo da sua empresa também.