Transformação digital e o controle do ponto digital

Já percebeu que a transformação digital está por toda parte, não é mesmo?

Mas, você sabia que a transformação digital, além de uma palavra recorrente, pode trazer benefícios reais na forma com que você controla a jornada de trabalho do colaborador?

Continue a leitura e entenda qual é a relação da transformação digital e o controle de ponto digital.

Vamos começar falando de transformação digital…

Eu aposto que você já leu ou assistiu algum vídeo falando sobre transformação digital. Se sim, já teve a impressão que não conhecer o assunto te faz um profissional “desatualizado”?

Isso acontece porque as empresas sempre buscam formas de aumentar a produtividade e a qualidade mudando a maneira como costumamos trabalhar.

E nenhuma empresa quer perder competitividade, concorda?

Ok, então o que é transformação digital?

Usamos transformação digital para explicar o processo onde uma empresa aplica tecnologia para melhorar a performance do seu negócio.

Para ficar ainda mais claro, vamos usar o exemplo da Netflix.

Antes da Netflix, as pessoas iam até uma locadora para escolher e alugar um filme. Pensando nisso, a Netflix criou uma plataforma online onde qualquer pessoa pode “alugar” um filme sem sair de casa.

Dessa forma, a Netflix transformou digitalmente a indústria de home & vídeo transformando-se uma das empresas mais conhecidas do mundo.

Agora, quando falamos de empresas e departamento de RH, podemos dividir a transformação digital em dois tipos:

Transformação digital externa

Esse tipo de transformação digital é o que a Netflix fez no exemplo anterior. Sendo assim, transformação digital externa é quando a empresa aplica tecnologia que impacta diretamente o consumidor final.

Esse tipo é o mais comum e está em outras empresas como Uber e Nubank ー a primeira mudou a forma como usamos táxi e a segunda como nos relacionamos com os bancos

Transformação digital interna

Esse tipo de transformação é o mais importante para entender a relação do tema com o controle de ponto digital.

Transformação digital interna é quando uma empresa aplica tecnologia para resolver problemas ou melhorar a performance de uma área, ou departamento.

Por exemplo: o RH de uma empresa percebeu que boa parte do time está com retrabalho e burocracia para executar o processo de admissão, então, decide procurar uma tecnologia para substituir o processo físico por admissão digital.

Para se ter uma ideia, esse assunto é tão estratégico para o RH que, segundo a pesquisa Platforms, people, and work da consultoria Deloitte, líderes de RH classificam o tema como “importante” ou “muito importante”.

Controle de ponto digital

Se você chegou até aqui, deve ter percebido que a transformação digital é, essencialmente, um processo de mudança. Mas, qual a relação da transformação digital e o controle de ponto digital?

Primeiramente, vamos analisar como funciona o controle da jornada do colaborador

Se sua empresa tem mais de 20 colaboradores, por lei, ela é obrigada a controlar a marcação de ponto dos funcionários, então, precisa escolher um modelo como o controle manual ou mecânico.

Uma vez adotado o modelo de controle, o time de RH deve mensalmente passar os dados coletados de cada colaborador para o caderno de ponto ou Excel ー afinal, é necessário validá-los antes de lançar na folha de pagamento.

Considerando esse cenário, vamos listar alguns problemas que esses dois tipos de controle de ponto podem causar:

• fraudes no registro de ponto;
• inconsistência do registro de horas;
• esquecimento de registro;
• erros no cálculo de banco de horas e horas extras;
• filas para marcação de ponto;
• perda de dados.

Ufa, mas a lista poderia ser bem maior…

E você, se identificou com um desses problemas?

Transformação digital aplicada ao controle de ponto digital

Agora que entendemos como funciona e quais tipos de problemas são encontrados em um controle de ponto, vamos analisar como a transformação digital pode impactar esse processo.

Por que minha empresa deveria aplicar transformação digital no controle de ponto?

O RH tem recebido cada vez mais destaque e sendo apontado como uma área estratégica para transformação digital dentro das companhias.

Portanto, conceitos como transformação digital podem ser uma ótima ferramenta para ajudar times de RH a liberar tempo de qualidade para executar estratégias focadas no desenvolvimento do colaborador.

Entretanto, como estamos tratando de processos que estão diretamente ligados a regras e legislações, convém observar qual relação da tecnologia com o controle da jornada de trabalho do ponto de vista jurídico.

O que a lei diz sobre tecnologia aplicado ao controle de ponto?

Com o objetivo de criar regras para o uso de pontos eletrônico, em 2009, o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 1.510 e mais à frente, em 2011, a Portaria 373.

Essas duas portarias permitem que empresas utilizem métodos alternativos para controle de ponto, abrindo possibilidade para marcação por meio de dispositivos móveis como celulares e tablets.

E aqui está a grande vantagem: a partir dessas portarias as empresas poderiam modificar completamente a forma como fazem controle de ponto dos colaboradores.

Na prática, o Ministério de Trabalho abriu caminho para transformação digital em modelos de controle de ponto.

Assim, para esses métodos alternativos que utilizam computadores, tablets e celulares para marcação de ponto em vez do modelo tradicional, damos o nome de controle de ponto digital.

Benefícios da transformação digital e o controle de ponto digital

Imagine o colaborador fazendo registro do seu ponto utilizando um computador ou celular e você podendo controlar tudo através de uma plataforma web?

Além disso: sem necessidade de controle via planilhas e papéis.

Parece sonho, mas é esse o tipo de impacto que a transformação digital pode causar na forma como sua empresa controla a jornada do colaborador.

É claro, os benefícios também se estendem ao funcionário. Por exemplo: se sua empresa adota uma tecnologia que permite a marcação de ponto via celular, você vai facilitar o processo para os colaboradores que costumam trabalhar fora do escritório.

Outros benefícios:

• Transparência: além de assegurar que os dados não serão alterados, os sistemas de controle de ponto digital podem enviar e-mail para o colaborador assim que ele faz o registro, deste modo você evita que o colaborador perca comprovantes;
• Acesso à informação: o colaborador pode conferir seus lançamentos a qualquer momento sem a necessidade de esperar o relatório mensal, já que toda informação é facilmente acessada do computador ou dispositivos móveis.
• Segurança: Ao contrário de controles manuais que dependem exclusivamente de planilhas e papéis, o controle de ponto digital conta com armazenamento de dados em nuvem, com isso, há maior segurança que os dados não serão perdidos.

A sua empresa já aderiu a transformação digital e o ponto digital para controlar a jornada de trabalho dos colaboradores? Aproveite e veja impacto dessa mudança no papel do RH estratégico para o futuro das organizações.Este post foi escrito pela SimbioX, uma consultoria em SharePoint especializada no desenvolvimento de soluções tecnológicas em portais colaborativos para o mundo corporativo.