Como Usar a Tecnologia Para Promover o Aumento da Produtividade?

É incontestável a nossa dependência da tecnologia. Atualmente, no mundo corporativo, não há quem tenha um negócio que não utilize ao menos uma ferramenta tecnológica. Desde o simples uso de uma maquininha de cartão a complexos softwares de gestão, os recursos de TI estão presentes em todo lugar.

Essas ferramentas são criadas e aperfeiçoadas com o objetivo de facilitar e otimizar os processos da sua empresa. E quando se trata da produtividade e performance dos profissionais, há uma infinidade de recursos disponíveis para melhorar os resultados individuais e coletivos.

Com o crescimento da adoção do trabalho remoto, os recursos de tecnologia ganham ainda mais destaque. 

São eles que possibilitam o acesso aos dados e ferramentas tecnológicas que permitem a comunicação entre a equipe e o acompanhamento e gestão dos projetos, onde quer que os profissionais estejam.

Para que você conheça melhor a grande variedade de recursos de tecnologia voltados para aumento da produtividade dos colaboradores, veja neste artigo as principais vantagens do uso da tecnologia em diferentes dimensões das atividades diárias de suas equipes.

Como a tecnologia contribui para o aumento da produtividade?

Os recursos tecnológicos, assim como toda invenção humana, têm o potencial de serem usados para o bem ou para o mal. A diferença está na intenção do uso e na forma como eles são adotados e controlados no ambiente corporativo.

As redes sociais, por exemplo, podem ser uma excelente ferramenta de marketing, usada para alavancar vendas e construir autoridade. 

Por outro lado, se utilizadas excessivamente por profissionais durante seu período de trabalho, podem significar dispersão, perda de produtividade e queda de resultados.

Por isso, a escolha dos recursos de tecnologia a serem adotados pela sua equipe deve ser feita visando agilidade, eficiência, flexibilidade e mobilidade. 

Boas escolhas possibilitam enxugar processos, reduzir gastos e acelerar o andamento das atividades diárias. 

A consequência é o aumento da produtividade de profissionais e melhores resultados de negócio.

Basta pensarmos que, há algumas décadas, para acessar um documento, uma pessoa deveria ir até uma sala de arquivo, procurar um armário e pasta específicos e, talvez, buscar em livros ou encadernações a página desejada.

Com os recursos tecnológicos atuais, uma busca de poucos segundos dá acesso a esse mesmo documento em formato digital, sem que a pessoa tenha que levantar de sua mesa. 

Esses minutos, quando não horas, economizados nessa tarefa simples serão revertidos em novas tarefas concluídas.

Além de tarefas simples como a do exemplo, os recursos de TI hoje favorecem atividades mais complexas como reuniões e conferências remotas, controle de acesso a dados, gestão de pessoas, gestão de processos e o que mais a sua empresa possa precisar.

Como vantagem “bônus”, ao agilizar e facilitar os processos, as ferramentas de TI promovem um melhor ambiente de trabalho. Ao verem seu trabalho render mais, profissionais se sentem mais realizados, satisfeitos e motivados.

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Quais processos a TI pode facilitar para aumentar a produtividade?

De modo geral, a TI tem o potencial de otimizar processos em todas as áreas de uma empresa, independente do seu setor de atuação. 

Ao tratarmos da melhoria latente de produtividade, especificamente, trouxemos alguns dos usos mais relevantes dos recursos de TI.

1. Comunicação

Minutos preciosos perdidos em deslocamento para reuniões infindáveis e, muitas vezes, desnecessárias; dificuldade de entrar em contato com um cliente ou fornecedor; profissionais ausentes em reuniões importantes por estarem viajando a trabalho ou em home office.

Essas adversidades já não são mais comuns em empresas que adotam soluções de TI que facilitam e aprimoram a comunicação da equipe. 

Existem à disposição vários tipos de programas e aplicativos que possibilitam diferentes formas de contato entre duas ou mais pessoas.

Entre softwares de mensagens, chamadas de voz ou de vídeo e e-mails, é possível escolher a opção que mais se integra aos sistemas já utilizados pela empresa. 

Para atendimento ao cliente, existem ainda softwares de telefonia ou chat, que viabilizam inclusive o trabalho remoto.

Em relação à segurança da informação, é importante treinar e conscientizar toda a equipe para o uso dos softwares oficiais escolhidos pela empresa. 

Isso possibilita maior controle e proteção dos dados, além de facilitar a busca de informações discutidas em uma dessas ferramentas.

2. Gestão de projetos

Uma das grandes preocupações da adesão ao trabalho remoto é o acompanhamento e a gestão dos projetos e responsabilidades de cada profissional. 

Para isso, existem diversas ferramentas para o gerenciamento de tarefas, que possibilitam o rastreio de fluxos de trabalho complexos.

Algumas possuem versões gratuitas um pouco mais limitadas, como o Trello, Asana, Wunderlist e Quire. 

Outras soluções como o Bitrix24, Slack e Monday.com, são mais completas e disponibilizam mais recursos.

Existem, ainda, ferramentas que se integram a outros recursos, como e-mail, armazenamento e até mesmo softwares de CRM, como as opções da Google e da Microsoft. 

O Microsoft Teams, por exemplo, tem se destacado pela integração com o Office 365 e inúmeras outras ferramentas como e-mail corporativo, agenda, dados em nuvem, formulários, gestão de tarefas, wiki, CRM e outras.

As ferramentas de gestão de projetos permitem que cada profissional acompanhe o que os outros de sua equipe estão fazendo, evitando duplicidade de trabalho e tempo ocioso, além de aumentar a sensação de pertencimento e colaboração da equipe.

Para o gestor, esses recursos são essenciais para acompanhar o desempenho de cada colaborador, traçar perfis das equipes, designar tarefas e ter uma visão clara e rápida da produtividade de sua equipe. 

Todo esse monitoramento pode ser feito em tempo real de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto sem risco de queda de produtividade.

Há, ainda, inúmeras possibilidades de ferramentas de gestão comercial e do negócio como ERP, CRM, automação de marketing digital, gestão de contratos, de gestão de recebíveis, entre outros. 

Todas essas soluções automatizam tarefas básicas do dia a dia e facilitam processos, aumentando a produtividade dos mais diversos setores da empresa.

Temos alguns materiais interessantes sobre o assunto, confira:
? Pesquisa de clima organizacional
? Gestão de presença em tempo real
? Avaliação de desempenho por competências

3. Engajamento e treinamento da equipe

As mais diversas ferramentas de TI servem para facilitar a realização de treinamentos e capacitações, além de ações de engajamento da equipe de forma digital.

Muitas empresas vêm obtendo maior engajamento de suas equipes em eventos virtuais, com a promoção de lives, webinars e conferências. 

A gamificação de processos de gestão também apresenta excelentes resultados nesse novo modelo de negócio.

A tecnologia promove a inovação nas empresas

Além do aumento da produtividade das equipes, o uso da tecnologia pelas empresas aumenta a cada dia, visando ao aumento da lucratividade, competitividade e desempenho corporativo. 

As soluções de TI adicionam inovação e valor de mercado ao produto ou serviço da sua empresa.

O uso de Inteligência Artificial, Machine Learning e Deep Learning já é realidade e, nos próximos anos, será cada vez mais natural seu uso no mundo corporativo.

Por outro lado, empresas que ficarem para trás na adoção da tecnologia como forma de impulsionar sua produtividade sentirão as consequências em seus resultados de negócios.

A solução de PC as a Service da Microcity entrega a infraestrutura de TI de acordo com a necessidade da sua empresa. 

Além de equipamentos modernos e atualizados, sua empresa pode contar com a confiança de suporte e manutenção, seja no escritório ou em home office.

A adoção do outsourcing de TI é a melhor opção para a empresa que deseja manter seu parque tecnológico atualizado e desfrutar das vantagens de adotar soluções de tecnologia inovadoras, sem abrir mão do controle financeiro e do aumento da produtividade.

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*Este artigo foi produzido pela equipe da Microcity.