Case SIMASLOG: como a empresa reduziu 3 dias de fechamento de ponto?

Você avalia que seu DP leva muito tempo para fechar a folha de ponto? Já chegou até a perder o prazo desejado, deixando o financeiro em uma saia justa para agendar os pagamentos a tempo? O case SIMASLOG é para você!

A empresa encontrou na Sólides o melhor custo-benefício do mercado para sistemas de controle de ponto. Além disso, reduziu em 42% o tempo gasto para o fechamento da folha, otimizando a rotina do DP e garantindo outras vantagens.

Quer saber como isso aconteceu e quais são essas outras vantagens a que nos referimos? Siga em frente para conferir detalhes apresentados com base em uma conversa com a Catarina Lopes, analista de RH da SIMASLOG! Vamos te contar:

Quem é a SIMASLOG?

A SIMASLOG é uma empresa que oferece soluções em logística global, armazém geral e transportes que atende organizações de diversos setores, visando facilitar toda a gestão da cadeia de suprimentos. Para tanto, faz uso de seu know-how, respeito às leis e diretrizes nacionais e internacionais, e de tecnologias que contribuem para processos mais ágeis, inteligentes e eficientes.

Com matriz em Vespasiano, e filiais em Varginha, Paraná, São José dos Pinhais e Contagem, a SIMASLOG conta com 172 pessoas fazendo uso do aplicativo de ponto da Sólides.

Contudo, as coisas nem sempre foram assim, ainda que a empresa já tivesse buscado uma tecnologia moderna e um sistema alternativo de controle de ponto para tentar otimizar seu dia a dia.

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Como a SIMASLOG fazia o controle de ponto antes da Sólides?

Catarina conta que, antes, a empresa utilizava um relógio de ponto digital e outro aplicativo similar ao da Sólides para fazer o registro e, consequentemente, a gestão do ponto.

A SIMASLOG tem unidades em diferentes localidades. Em algumas filiais, o relógio tradicional ainda é utilizado, enquanto outras optam por um sistema mais moderno.

Segundo Catarina, a outra solução também permitia marcações via app (no dispositivo móvel) e pelo computador, mas não funcionava tão bem.

Quais eram os principais desafios que a SIMASLOG tinha no DP?

A analista de RH da SIMASLOG conta que antes da Sólides “tinha muito problema porque eu não tinha gestão do ponto, não tinha indicadores de nada como eu tenho hoje”.

Desde a implementação da solução, em junho de 2023, passou a contar com o dashboard do nosso sistema, tendo mais facilidade para conferir inconsistências, pontos em aberto e mais. “Trouxe para mim uma praticidade”, explica.

Além disso, passou a contar com um aplicativo mais intuitivo, sobretudo em relação às funcionalidades de lançamento de ponto e envio de atestados médicos.

As coisas mudaram para melhor a partir da contratação do Sólides DP. Catarina conta que, desde o início, o atendimento foi bastante positivo e que tanto seu gestor quanto as pessoas do suporte são “excelentes, [estão] à disposição a todo momento. Fora o chat, que utilizo muito também!”.

O que a SIMASLOG mais usa no Sólides?

De modo geral, Catarina acha o sistema do Sólides DP “fácil, prático e bem dinâmico”. Ela destaca o uso do dashboard como uma funcionalidade que favorece a evolução dos seus processos como Analista de RH da SIMASLOG:

Segundo ela, a primeira tarefa que executa no seu dia a dia ao sentar na frente do computador é justamente abrir o dashboard para verificar se alguém não bateu ponto e quem está ou não na empresa.

Com isso, já consegue comunicar os gestores de pessoas que estejam com o ponto em aberto para que a situação seja verificada.

Em alguns casos, basta um lembrete para que a pessoa faça o registro. Em outros, trata-se de uma falta e essa comunicação simples permite que Catarina já saiba se há um atestado ou se será preciso advertir alguém que se ausentou do trabalho de forma injustificada.

A analista também menciona o uso dos relatórios automatizados da Sólides, sendo o do espelho da folha de ponto o mais utilizado. Junto com o dashboard, esse relatório dá à Catarina acesso a todos os indicadores para otimizar sua gestão.

Vale ressaltar que a empresa também usa a funcionalidade de assinatura eletrônica para validar a folha de ponto junto aos colaboradores, entre outros documentos.

Além disso, Catarina conta com relatórios que compartilha com a Contabilidade (terceirizada) para facilitar o processo do fechamento da folha de pagamentos da SIMASLOG.

Quais foram os principais ganhos com a troca do seu aplicativo de controle de ponto para a Sólides?

É interessante considerar que a Catarina e a SIMASLOG não vivenciaram uma mudança drástica ao contratar a Sólides DP. Em outras palavras, não é como se tivesse saído de um sistema manual ou um relógio de ponto defasado.

Diferente disso, já tinham experiência com um aplicativo de controle de ponto e, ainda assim, puderam entender na prática que as soluções não são todas iguais. Foram os diferenciais da Sólides ― a solução mais completa para o setor ― que fizeram a diferença para este case de sucesso.

Confira abaixo alguns dos principais ganhos do case SIMASLOG:

Redução do tempo para fechamento da folha

Um dos principais objetivos da Sólides é otimizar a rotina de quem cuida do departamento, como faz a Catarina. E um dos principais destaques do Case SIMASLOG tem a ver com isso.

Segundo ela, em comparação com o outro aplicativo, utilizado anteriormente, o setor reduziu o tempo necessário para fechar a folha de ponto em três dias. “Antes eu gastava sete dias e agora estou gastando quatro”, pontua, lembrando ainda que é a única pessoa responsável por essa tarefa.

Otimização de recursos financeiros

Catarina explica que o outro aplicativo tinha um custo praticamente igual ao Sólides DP, mas que existe uma diferença em relação ao custo-benefício, uma vez que nossa ferramenta tem mais funcionalidades.

“Eu tenho uma ferramenta mais completa pelo mesmo custo que eu tinha com o outro aplicativo. Isso, para mim, é uma evolução; com o mesmo custo, eu consegui ter mais qualidade“.

Redução de passivos trabalhistas

Caso você ainda não saiba o que é passivo trabalhista, falamos do acúmulo de dívidas relacionadas a encargos não recolhidos ou recolhidos incorretamente, e de pagamentos não feitos pelo empregador.

Em outras palavras, é a soma das dívidas que uma empresa tem por não cumprir corretamente suas obrigações trabalhistas, fiscais e tributárias. Parte disso pode ter relação com o trabalho do DP.

Isso porque, uma vez que a folha de ponto é a base para a folha de pagamentos, inconsistências de registros podem levar a remunerações equivocadas e afetar, também, o recolhimento de impostos.

É por isso que Catarina destaca que, além da economia de tempo, o Sólides DP contribui para “mais qualidade no serviço”, sobretudo considerando que se trata de algo que impacta diretamente no resultado financeiro da empresa.

“Quanto mais assertivo, mas objetivo e mais eficiente é [esse serviço], menos riscos de erros que possam gerar passivos trabalhistas“, ou seja, menos riscos de prejuízo para a organização.

Fortalecimento da marca empregadora

Uma coisa que destacamos bastante sobre nossa solução é que o Sólides DP promove benefícios para o setor, para a organização e também para suas pessoas.

Vejamos alguns dos motivos, começando pela praticidade e flexibilidade. Como vimos, a SIMASLOG utiliza diferentes formas de controle de ponto, incluindo as versões app e web do sistema da Sólides.

Isso confere mais praticidade para todos. Parte dos colaboradores da empresa faz as marcações diretamente de seus dispositivos móveis, ou seja, levam pouquíssimo tempo para pegar o celular, abrir o app e bater ponto.

Destacando a flexibilidade da ferramenta, Catarina explica que alguns colaboradores da organização não têm aparelho celular e, por isso, “utilizam o computador da empresa para fazer o registro”, também pelo Sólides.

Além de mais facilidade para marcar suas jornadas e até lançar ponto em atraso, todos podem acompanhar seu banco de horas sem precisar recorrer ao DP o tempo todo.

Ainda, Catarina destaca o uso do clube de vantagens da Sólides. Segundo ela, o pessoal da empresa “acha bem legal e interessante“, principalmente considerando que muitos dos profissionais de nível operacional da SIMASLOG não têm tantas oportunidades de fazer parte de um clube do tipo.

Sendo assim, a implementação da nossa solução permitiu que mais pessoas tivessem acesso a descontos exclusivos em centenas de estabelecimentos, podendo reduzir despesas e até experimentar coisas novas.

Todo esse conjunto de benefícios que o Sólides DP promove para quem trabalha é algo que ajuda a fortalecer a marca empregadora, podendo impactar positivamente na retenção e atração de talentos.

O que a SIMASLOG conseguiu otimizar em sua rotina com a Sólides?

Na opinião de Catarina, atualmente, as empresas têm que “investir em ferramentas que dão mais assertividade, mais efetivação no serviço”, e foi isso que a SIMASLOG conseguiu com o Sólides.

Como vimos, a rotina do DP foi bastante otimizada. A redução de sete para quatro dias de duração do fechamento da folha de ponto representa uma economia de 42% do tempo.

Um ganho e tanto, especialmente se considerarmos que Catarina é a única pessoa responsável pelo Departamento Pessoal da empresa, tendo diversas funções a cumprir em seu dia a dia.

Conseguir fechar a folha de ponto mais rápido evita correria no fechamento da folha de pagamento, bem como atrasos para o repasse da remuneração. Com isso, a SIMASLOG não corre o risco de criar um clima organizacional negativo ou colocar seu relacionamento com os colaboradores em risco.

Ainda, gradativamente desde a implementação da solução da Sólides, a organização vem buscando outras formas de otimizar outros processos do DP, inclusive por meio de uma troca frequente e sempre atenciosa com nosso serviço de suporte.

Quer otimizar o dia a dia do seu DP também? Agende uma demonstração gratuita e conheça mais sobre as funcionalidades do Sólides DP que podem fazer da sua empresa mais um case de sucesso!