Case Who: como a empresa reduziu 70% dos custos com o DP?

Simplicidade foi a palavra mais usada para definir o case Who, mas também cabe destacar a praticidade, otimização do tempo e economia de custos.

Se esse é um “combo” que faz seus olhos brilharem, você precisa conhecer essa história para saber que é possível alcançar todos esses benefícios na sua empresa também.

Falamos com a Grasiele Souza, supervisora de DP na Who, sobre a realidade da organização antes e depois da contratação do Sólides DP. Confira todos os detalhes do case Who a seguir!

Quem é a Who?

A Who é uma empresa que atua na prevenção de fraudes ao utilizar tecnologia para oferecer soluções de verificação de identidade ― ou seja, mostrar “quem é quem” ― e evitar riscos.

Com mais de 20 anos de mercado, sede e filial em Belo Horizonte, a Who conta com uma equipe formada por centenas de profissionais focados em criar ambientes seguros para as organizações que contratam suas soluções.

A Who adota os regimes de trabalho presencial e híbrido, com colaboradores atuando em diferentes localidades nacionais e internacionais.

Como a Who fazia o controle de ponto antes da Sólides?

Antes de adotar o Sólides DP para o registro de ponto, a empresa fazia o controle de jornada de trabalho de seus colaboradores de duas maneiras diferentes:

• biometria digital nos relógios de ponto instalados em cada andar da empresa;
• login pelo computador para profissionais híbridos.

Com 355 colaboradores necessitando fazer suas marcações de ponto, era de se esperar que a Who não utilizasse um sistema manual e, ao invés disso, já tivesse avançado para controles mais modernos.

Os relógios de ponto com biometria digital fazem parte do dia a dia de muitas organizações por conferirem a praticidade de substituir senhas e outros processos mais complexos pela identificação biométrica.

Há vantagens no uso desse tipo de sistema, como a possibilidade de impedir fraudes. Mas a combinação de soluções de controle utilizadas pela Who não impedia que o DP e os colaboradores tivessem algumas dores de cabeça. E não somos nós que estamos dizendo e sim a Grasiele!

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Quais eram os principais desafios do DP da Who?

Os principais problemas apresentados pela Grasiele, e que faziam parte da rotina da Who antes do Sólides DP, tinham relação com o mau funcionamento do relógio de ponto, a falta de bobina e a rotina de manutenção, feita externamente.

Isso sem contar com as dificuldades de controle via login, sistema usado pelos colaboradores remotos, e que acabava complicando os registros de ponto.

Manutenção dos equipamentos no case Who

Equipamentos como os relógios de ponto ― mesmo os mais modernos, com biometria ― precisam de manutenção preventiva periódica e de manutenção corretiva.

Além de envolver custos, esses processos levavam à retirada dos relógios das dependências da empresa. Com isso, o registro de ponto deixava de acontecer como de costume e o DP precisava orientar as pessoas a fazerem anotações manuais.

Assim, cada colaborador precisava anotar seus horários de entrada e saída em uma planilha para que, depois, o DP pudesse fazer a inserção das informações no sistema.

Esse tipo de processo funciona, mas não funciona bem. É um sistema mais passível de esquecimentos, erros (e até fraudes!) e consome um tempo maior do DP para fechar a folha de ponto e realizar a gestão das jornadas de trabalho.

Indisponibilidade dos equipamentos de controle de jornada

Além disso, os profissionais que trabalham no regime híbrido faziam o controle de suas jornadas por meio do login no computador. Porém, era comum que enfrentassem problemas relacionados à demora nos registros.

Algo que ocorria tanto pelo tempo que os computadores podem levar para ligar quanto pelo tempo de processamento da captura do login; um processo que demandava o registro da captura da marcação de ponto e, por vezes, levava a horários incondizentes com a realidade.

Demora no fechamento da folha de ponto

Embora o DP da Who buscasse adiantar algumas etapas do fechamento da folha de ponto, os dois sistemas em uso geravam atraso no processo de conferência e validação dos registros.

Havia, inclusive, um planejamento para antecipar a manutenção do relógio de ponto para tentar evitar o uso do sistema manual, mas isso não era o suficiente para evitar transtornos para o DP.

Falta de autonomia na gestão de horas extras

Outro desafio relatado no case Who era a falta de autonomia dos colaboradores para escolher como fazer seu controle de ponto e, principalmente, para consultar as informações relativas às suas jornadas

Em situações assim, os profissionais têm uma dependência grande do DP para saber como está a realização de horas extras; um dado importante, sobretudo, para empresas que trabalham com banco de horas, como a Who.

Antes da adoção do Sólides DP, gestores e colaboradores tinham dificuldades para saber quem devia horas ou tinha horas extras acumuladas e um banco de horas a vencer, por exemplo.

Horas extras altas

Além do mais, os sistemas de controle de ponto em uso não permitiam ao DP um acesso fácil a informações sobre a realização de horas extras. Com isso, havia uma dificuldade em fazer a gestão das jornadas e evitar onerar demais a folha de pagamentos.

Como a própria Grasiele lembra, “a hora extra é uma extrapolação da jornada” que precisa ser compreendida. Em outras palavras, é importante que os gestores saibam quem está indo além da jornada padrão e o porquê.

Uma investigação mais desafiadora de ser feita quando os gestores não recebem informações sobre as jornadas em tempo real, tampouco contam com relatórios completos a cada fechamento de mês.

Case Who: como a empresa percebeu que a Sólides Tangerino poderia ser a solução para seu DP?

Já estava claro pra Who que algo precisava melhorar em relação ao seu controle de jornada. Grasiele conta que começou a pesquisar uma nova ferramenta que fosse ideal para a organização.

Além das pesquisas, recebeu indicações e começou a entrar em contato com diferentes empresas no mercado, inclusive para descobrir qual teria uma solução que se encaixaria no modelo de trabalho da Who.

Nesse movimento, conheceu a Sólides DP que, vale dizer, mais do que um controle de ponto, é uma solução completa para o setor. A conversa durou alguns meses até que o negócio fosse fechado: “foi muito bacana quando a gente conseguiu”, lembra Grasiele.

O Sólides DP chegou na Who no momento ideal. A alta-gestão já tinha comprado a ideia de que era preciso buscar um sistema melhor e, com isso, todos abraçaram o momento de transformação.

Quando os 35 gestores da Who receberam a informação de que a empresa contrataria um novo software de controle de ponto, reagiram com animação: “eles soltaram até um ‘agora vai funcionar’ e está funcionando!”.

Ainda segundo Grasiele, o processo de transição dos sistemas antigos para o Sólides DP foi igualmente positivo. O DP da Who se encarregou de organizar ações para divulgar a mudança, disponibilizar manuais e realizar treinamentos para as pessoas aprenderem a usar o aplicativo.

Em um processo de transição, não há dúvidas de que o engajamento interno é fundamental. Mas, vale destacar que a Sólides Tangerino também participa, se colocando à disposição para a implementação e suporte.

Como a Who economizou 70% em seu DP?

O case Who não existe à toa. Com a contração do Sólides DP, a empresa reduziu 70% do custo com o DP em apenas seis meses. Para Grasiele, o principal motivo tem a ver com o uso de uma plataforma única que:

• não gera custos com papel e bobinas;
• não gera custos de manutenção.

Além disso, o sistema de controle de ponto do Sólides DP permite que as pessoas façam seus registros de qualquer lugar do mundo, mesmo que estejam offline.

Por essa razão, aquele sistema via login ― que também gerava custos e causava inconsistências nas marcações ― deixou de ser usado, gerando mais um fator de economia para a Who.

O que a Who conseguiu otimizar em sua rotina com a Sólides Tangerino?

Embora uma economia de 70% já possa ser considerada argumento suficiente para que você considere a solução da Sólides Tangerino aí na sua empresa, há mais a ser dito.

A Grasiele nos contou ainda sobre outros benefícios que a empresa teve a partir da implementação do Sólides DP, veja só:

Rotina de registro de ponto no case Who

O Sólides DP levou praticidade para a rotina de marcação de ponto da Who. Os colaboradores podem escolher entre fazer os registros pelo aplicativo em seus dispositivos móveis ou pelo registro web.

Grasiele conta que a maioria utiliza o app, o que garantiu “mais comodidade e autonomia” a todos, inclusive para os colaboradores que transitam entre a matriz e a filial da empresa.

Além do mais, desde então, todos os colaboradores têm as informações sobre suas jornadas na palma da mão, uma vez que podem usar o próprio celular para conferir os registros feitos.

Descentralização das informações

Antes, o DP da Who era responsável por fazer toda a gestão de jornadas. Com o Sólides DP e o módulo de controle de ponto, os gestores passaram a participar do processo.

Como a Grasiele conta no case Who:

“A plataforma permite o acesso diário aos dados de registro de ponto, proporcionando mais visibilidade e antecipação de intercorrências na gestão do Departamento Pessoal”.

Foi uma possibilidade que passou a ser compartilhada com as lideranças. Ela explica que, da forma como as coisas funcionavam antes, o DP precisava enviar e-mails para comunicar registros não feitos, horas extras, banco de horas a vencer e horas extras acumuladas. Isso mudou.

Com o Sólides DP, os gestores recebem e-mails automáticos, enviados pela própria plataforma, alertando sobre a falta de alguma informação. Assim, sem depender do DP, essas lideranças têm autonomia para validar dados e otimizar o processo de gestão de jornadas.

Algo importante por diversos motivos, inclusive porque a Who estava lidando com perdas justamente por não poder contar com essas informações diariamente. 

Facilidade de gestão de jornadas

Em razão dessa descentralização, o DP deixou de ser o único ponto de informação acerca das jornadas e as lideranças ganharam mais autonomia para acompanhar a realização de horas extras de suas equipes e o funcionamento do banco de horas, por exemplo.

Os gestores da empresa podem acessar os dados a qualquer momento e identificar diferentes situações relativas às suas equipes. Vale, por exemplo, para investigar porque uma pessoa que está presente não efetuou um registro de ponto, saber se houve alguma intercorrência e atualizar as informações.

Em processos assim, existe a chance de que o gestor colha dados que o DP só conseguiria no final do mês. Com isso, o setor consegue otimizar alguns processos, como um atestado que o empregador precise fazer ou outras situações do tipo.

Uso estratégico de recursos financeiros no case Who

Grasiele destaca que a Who teve um “ganho muito grande na parte do orçamento”.

Isso porque a solução de controle de ponto usada anteriormente demandava a contratação de um pacote fechado. Em comparação, o custo de contratação do Sólides DP tem por base o número de colaboradores fazendo uso da plataforma.

Essa simplicidade na usabilidade, também mencionada pela supervisora de DP da Who, favorece a economia e o uso mais estratégico dos recursos da empresa.

Redução do tempo para o fechamento da folha de ponto

Como é comum em muitas empresas, o DP da Who tinha uma meta de tempo relativa à gestão de jornadas para cumprir. Contudo, estava falhando em razão da demora para o processo de fechamento da folha de ponto, que levava em torno de sete dias úteis.

Desde a implementação do Sólides DP, isso mudou. “A Sólides veio para simplificar esse fechamento”. Agora, a ferramenta facilita a validação dos registros por parte dos gestores com suas equipes.

Com isso, a empresa está caminhando para alcançar a nova meta de concluir o processo em apenas dois dias úteis.

Facilidade para o fechamento da folha de pagamento no case Who

“Para fazer o pagamento para os colaboradores, o que trouxe pra gente de simplicidade foi que a Sólides tem no sistema integrações para diversos outros softwares“, conta Grasiele.

Segundo ela, esse foi um fator importante para que a Who optasse pelo Sólides da DP. Isso porque a empresa já tinha um software para o fechamento da folha de pagamento e um processo simples de integração seria mais do que bem-vindo.

“A gente faz a integração de maneira bem simples; gera o que precisa constar no arquivo e faz uma transmissão muito rápida”.

Com isso, mais uma rotina da empresa é otimizada e o case Who entra para as nossas jornadas de sucesso!

O conselho que o case Who traz para você!

Para fechar o case Who, trouxemos um depoimento final da Grasiele que serve como um conselho para você que quer otimizar a rotina do seu DP. Confira:

“Hoje a gente está no mundo tecnológico, com várias informações e vários processos. O que pode simplificar é fazer um planejamento, pensar na estrutura e trazer para dentro da área as tecnologias. Não necessariamente você precisa trazer para todos os processos, mas para um que está gerando algum tipo de morosidade.

Foi isso que nós encontramos no Sólides DP. Aqui na Who, oferecemos soluções simples e práticas para a parte de prevenção, e buscamos atender os nossos clientes de maneira simples e estratégica. E isso a gente encontrou na Sólides!”.

Se interessou em saber mais sobre nossas soluções que podem fazer da sua empresa mais um case de sucesso? Conheça a Sólides Tangerino!