Como lidar com uma declaração de comparecimento?

A declaração de comparecimento é um documento que atesta que um funcionário teve um compromisso e precisou se ausentar durante o horário ou dia de trabalho.

Além de ser importante para os próprios trabalhadores, esse documento é de interesse do RH porque é o departamento que recebe a declaração e confere sua validade.

A partir disso, o RH registra e passa informações para o Departamento Pessoal. Assim, evita que a ausência do funcionário resulte em desconto em sua remuneração.

Quer entender melhor sobre o assunto? Continue a leitura!

Para facilitar, neste post, você encontra:

• O que é uma declaração de comparecimento?
• Para que serve uma declaração de comparecimento?
• O que diz a lei sobre a declaração de comparecimento?
• Quais os principais tipos de declaração de comparecimento?
• Qual a diferença entre atestado médico e declaração de comparecimento?
• A declaração de comparecimento abona falta?
• Como um sistema de controle de ponto ajuda a lidar com as declarações de comparecimento?

O que é uma declaração de comparecimento?

A declaração é o documento que indica que um trabalhador de sua empresa compareceu a determinado local, em determinado horário ou durante certo período de tempo.

É importante ressaltar que não se trata de uma declaração escrita de próprio punho. Em outras palavras, o funcionário não pode, por conta própria, criar o documento, já que isso lhe tiraria a sua credibilidade.

Ao invés disso, o trabalhador precisa solicitar essa declaração no local onde precisou ir para, posteriormente, apresentá-la ao RH ou ao DP da empresa em que atua.

Para que serve uma declaração de comparecimento?

O comprovante de comparecimento serve como prova de que um funcionário da empresa precisou se ausentar do trabalho por razões previstas na CLT.

Há casos em que a declaração de comparecimento abona falta ― como na eventualidade de o funcionário ser convocado para ser testemunha em uma audiência.

Há outros em que o documento justifica as horas de ausência, evitando que essas sejam descontadas da remuneração ― como é o caso de uma declaração médica.

Entretanto, há situações em que a declaração não passa de uma mera formalidade administrativa, o que faz com que o abono seja uma decisão da empresa e não uma determinação legal.

O que diz a lei sobre a declaração de comparecimento?

A declaração ou documento de comparecimento não consta na CLT ou em outros textos da legislação trabalhista, mas ainda tem base legal.

Entenda que, embora não seja descrita em lei, a documentação pode ser considerada válida quando relacionada a algum dos motivos listados pelo artigo 473  da CLT:

• Até dois dias consecutivos em caso de falecimento de cônjuge, descendente, ascendente, irmão ou pessoa que é declarada em Carteira de Trabalho e Previdẽncia Social dependente econômica do trabalhador;
• Até três dias consecutivos em razão de casamento;
• Por um dia no decorrer da primeira semana do nascimento de filho;
• Por um dia, a cada 12 meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue;
• Por até dois dias consecutivos para se alistar como eleitor;
• Pelo período de tempo integral em que o trabalhador estiver cumprindo exigências do Serviço Militar;
• Pelos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de vestibular para ingresso no ensino superior;
• Pelo tempo que for necessário para comparecimento a juízo;
• Pelo tempo necessário para o comparecimento em reuniões oficiais, em qualidade de representante de entidade sindical;
• Por até dois dias para acompanhar a esposa ou companheira em exames e consultas no período de gravidez;
• Por um dia para acompanhar o filho de até 6 anos ao médico;
• Por até três dias, a cada 12 meses, em casos de realização de exames preventivos de câncer.

Perceba que, em diferentes casos, outros documentos que fazem parte do rol de licenças previstas pela CLT podem ser concedidos ao invés do comprovante de comparecimento.

Para além dessas situações, a empresa não é obrigada a aceitar uma declaração de comparecimento, embora possa definir regras para casos que fujam ao texto da CLT.

Ainda, é sempre bom conferir a Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho para identificar se há alguma outra situação prevista para a apresentação do atestado de comparecimento.

Confira também estes artigos:

• Licenças previstas na CLT: conheça as principais
• Atestado médico falso: como lidar com essa situação
• Faltas justificadas: o que diz a Legislação Trabalhista?
• Convenção Coletiva de Trabalho: o que é e onde encontrar a sua?

Quais os principais tipos de declaração de comparecimento?

Em geral, o modelo de declaração de comparecimento segue um padrão: apresenta informações que identificam o trabalhador junto a outras sobre onde esteve e quando, além de uma assinatura ou carimbo que legitime o documento.

O que costuma mudar são os tipos de declaração, ou seja, as circunstâncias pelas quais o documento pode ser emitido. Confira abaixo as principais:

Comparecimento a juízo

Essa declaração ou termo de comparecimento é emitido quando o funcionário pode ser convocado para ser testemunha em uma audiência civil, criminal, trabalhista e outras.

Essa convocatória pode acontecer, inclusive, em razão de uma ação trabalhista envolvendo a própria empresa em que trabalha.

Seja como for, frente a essa situação, é novamente o artigo 473 da CLT que prevê a possibilidade de falta sem prejuízo ao salário.

É importante saber que o texto legal não define um tempo, deixando claro que o abono pela ausência deve ser concedido pelo tempo que for necessário.

Sendo assim, basta que o trabalhador providencie a declaração de comparecimento em audiência que deve ser devidamente assinada por uma autoridade que ateste sua presença.

Sendo assim, o papel do RH é registrar a situação para abonar as horas ou dias de ausência, a depender de como se dá cada caso de convocação para participação em audiência.

É importante frisar que o trabalhador convocado tem o dever de comparecer à audiência.

Por essa razão, nem o empregador nem qualquer supervisor tem o direito de tentar coagi-lo a não se apresentar para evitar impactos em sua rotina de trabalho.

Doação de sangue

Outra situação que pode levar um funcionário a se ausentar do trabalho é a doação voluntária de sangue, que garante um dia de folga.

O termo de comparecimento deve ser solicitado pelo funcionário, junto a um responsável pela unidade onde realizou a doação, para comprovar o ato perante ao RH.

Vale lembrar que é crucial que o documento seja datado e devidamente assinado.

Recordando os termos da lei, a CLT determina que o trabalhador pode se ausentar “por um dia, em cada 12 meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada”.

Em circunstâncias como essa, a empresa não tem opção que não seja abonar a falta do trabalhador.

Atenção: Ao RH cabe a responsabilidade de conferir o intervalo entre as doações já que um período inferior a 12 meses pode acarretar em desconto no salário do funcionário.

Doação de leite materno

Uma declaração de comparecimento também deve ser solicitada por pessoas doadoras de leite.

O documento deve ser emitido e assinado por alguém responsável no próprio banco de leite onde a doação tenha sido realizada.

É importante saber que, caso a doação aconteça durante o período de licença-maternidade, a declaração pode lhe garantir dias extras para se ausentar do trabalho, sem prejuízo de remuneração, após o fim da licença.

Comparecimento ao Enem ou vestibular

“Nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior”, informa o artigo 473 da CLT.

Assim, pessoas que trabalham no dia das provas e vão fazer o exame devem apresentar a seus empregadores uma declaração de comparecimento ao Enem ou ao vestibular em questão.

Para conseguir esse documento, o interessado deve checar o edital da prova ou entrar em contato com a organização.

No caso do Enem, o Inep ― entidade responsável pelo exame ― informa que disponibiliza a declaração apenas pelo site.

É responsabilidade do trabalhador que presta o vestibular acessar o site para ter acesso ao documento e levá-lo impresso no dia da prova para que seja assinado pelo aplicador.

O Enem é realizado em dois dias, e isso faz com que o trabalhador precise apresentar duas declarações distintas. Cada uma vai ser devidamente preenchida com data e assinatura nos dias do exame. O mesmo vale para outros vestibulares que aconteçam em mais de uma data.

Não é permitido alterar o texto do documento ou incluir uma observação por conta própria para dizer que uma só declaração vale para dois ou mais dias de exame. A necessidade de apresentar mais de um documento só cai se, porventura, um dos dias de realização da prova não seja horário de trabalho para o funcionário.

Ao seguir corretamente as regras, o trabalhador comprova sua presença em todos os dias da prova.

Assim, pode apresentar ao empregador uma declaração de comparecimento que abona faltas e, portanto, evita qualquer desconto na remuneração.

Para tanto, o profissional da empresa que recebe a declaração de comparecimento tem a missão de verificar datas e atestar que coincidem com as da prova em questão.

Além disso, claro, ele deve lançar as informações no sistema utilizado para registrar a jornada de cada trabalhador.

Comparecimento ao médico

Uma declaração de comparecimento médico deve ser solicitada à unidade de saúde pelo trabalhador que acompanhar alguém a uma consulta ou outro tipo de atendimento.

Como vimos anteriormente, são situações previstas pela CLT como passíveis de falta justificada que, para evitar descontos, precisam ser comprovadas por meio do documento.

Outra circunstância em que a declaração de comparecimento ao médico pode ser utilizada é quando o próprio trabalhador passa por uma consulta ou exame, mas não tem a necessidade de se ausentar o dia inteiro.

O mesmo vale para quando a situação não resulta na necessidade de afastamento do trabalho.

Em todo caso, a declaração de comparecimento deve ser solicitada ao próprio médico ou à secretária. O documento precisa ser devidamente preenchido, datado e assinado pelo médico ou responsável na clínica para que tenha validade.

Se o compromisso ocupou algumas horas da jornada do trabalhador, a declaração garante que tais horas não sejam descontadas do salário. Se ocupou um dia inteiro de trabalho, o documento evita que o episódio seja registrado como falta injustificada.

Cabe ao RH conferir qual das circunstâncias a declaração indica tomando por base os horários registrados na declaração. Assim, pode tomar uma decisão quanto à forma correta de agir.

Quanto a isso, é importante ressaltar que, conhecendo os limites da legislação, a empresa pode optar por abonar ou não a ausência do trabalhador. Trata-se de algo que deve ser definido em sua política interna.

Em outras palavras, se o funcionário já tiver se ausentado uma vez no ano para acompanhar o filho em uma consulta médica, por exemplo, uma segunda ausência só é abonada se a empresa assim estabelecer.

Temos alguns materiais ricos gratuitos que podem te auxiliar em rotinas de DP como essas!

• [EBOOK] Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei
• [EBOOK] Gestão de presença em Tempo Real
• [EBOOK] A importância da tecnologia no controle do absenteísmo e presenteísmo
• [FERRAMENTA] Calculadora Turnover e Absenteísmo

Qual a diferença entre atestado médico e declaração de comparecimento?

A declaração informa sobre comparecimentos genéricos. Por sua vez, o atestado médico é concedido para indicar que o funcionário foi ao médico ou acompanhou alguém que precisou desse atendimento.

Embora sejam documentos diferentes, existe a possibilidade da concessão de um atestado de horas que funciona de forma similar à declaração, indicando o horário do atendimento e possibilitando que o paciente retorne ao trabalho no mesmo dia.

Tipos de atestado

Aproveitando que estamos falando sobre a diferença entre atestado médico e atestado de comparecimento, vamos listar abaixo os principais tipos de atestado que o empregador pode receber:

• Atestado médico: no qual encontramos informações sobre a situação de saúde do paciente, se há necessidade de afastamento das atividades do trabalho e por quanto tempo. O atestado médico é válido em todo o território nacional e permite que o empregado se mantenha afastado por até 15 dias sem desconto de faltas. Após os 15 dias, o INSS dirá se a licença precisa ser estendida ou não;
• Atestado de comparecimento: como temos descrito ao longo deste artigo, é o documento que informa à empresa a presença do colaborador em algum consultório ou avaliação médica durante o horário de trabalho;
• Atestado de acompanhante: é o documento emitido pelo médico aos responsáveis legais do paciente. Por lei, as faltas de pais com filhos menores de seis anos e maridos ou companheiros de mulheres grávidas devem ser abonadas, por isso a necessidade do atestado de acompanhante.

Ainda, dentre os atestados médicos, podemos listar:

• Atestado por Doença (15 dias);
• Atestado por Acidente de Trabalho;
• Atestado de Óbito (D.O);
• Atestado de Comparecimento;
• Atestado para Repouso à Gestante (120 dias);
• Atestado para Amamentação;
• Atestado de Sanidade Física e Mental;
• Atestado para Internações;
• Atestado para Fins de Interdição;
• Atestado de Aptidão Física.

A declaração de comparecimento abona falta?

A declaração de comparecimento pode ter o poder de abonar faltas, mas isso não é regra. Vamos entender melhor?

Existem situações em que uma falta é justificada, ou seja, pode ocorrer sem que o funcionário sofra deduções em sua remuneração e qualquer outro tipo de penalização, como advertências.

Essas situações são as que já apontamos antes e que são descritas pelo já mencionado artigo 473 da CLT. A declaração abona faltas nesses casos.

Porém, um funcionário pode usar o documento também para justificar sua ausência em casos que não estão previstos pelo artigo da CLT. Quando isso acontecer, é o empregador quem decidirá o que fazer.

Pode ser que a empresa entenda a justificativa e decida não fazer qualquer advertência, mas ainda assim, descontar as horas ou os dias em que o funcionário esteve ausente.

Como um sistema de controle de ponto ajuda a lidar com as declarações de comparecimento?

Além de entender a lei e os usos da declaração de comparecimento, o principal desafio é entender como lidar com o documento na hora de abonar ou não uma falta ou horas de ausência.

A tecnologia, na forma de um bom sistema de gestão de pessoas, pode ajudar com isso.

Como vimos, há situações em que o documento de comparecimento evita prejuízo de salário e situações em que não. Assim, considerando as diferentes variáveis que impactam o cálculo da remuneração, convém ter atenção dobrada.

Com um sistema como o Tangerino ― regulamentado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) ―, é possível fazer um controle completo da jornada dos trabalhadores da sua empresa.

O Tangerino é um aplicativo de controle de jornada que simplifica o controle de ponto, assim como as ausências e faltas. Além de registrar marcações de entrada e saída, permite acessar os dados em tempo real e também gera relatórios para realização de análises.

O aplicativo pode ser usado, inclusive, para o envio de declarações de comparecimento e atestados médicos. Assim, o RH pode acompanhar as ausências, sinalizando aquelas que sejam passíveis de abono ou descontos na remuneração.

Ainda, considerando que os dados do Tangerino podem ser integrados a um software de folha de pagamentos, fica mais fácil garantir que não haja qualquer erro de cálculo, considerando os eventuais descontos e outras variáveis. 

A solução tecnológica permite o fechamento da folha de ponto em poucos cliques ao fim do mês.

Agora que você já sabe que a tecnologia é sua maior aliada para lidar com uma declaração de comparecimento e demais aspectos da gestão de jornada de trabalho dos colaboradores, conheça melhor nossa solução!