Despesas operacionais: o que você precisa saber?

Tempo de Leitura: 12 minutos

Você sabe o que são as despesas operacionais da sua empresa? Esse é um assunto indispensável para quem deseja ter uma gestão financeira eficiente e um negócio sustentável.

Essa é uma dúvida muito comum, já que envolve uma série de fatores que vão do pagamento de colaboradores e até os impostos no nicho de atuação da empresa. E é para acabar com todas essas questões que, neste texto, você entenderá de uma vez por todas o que são despesas operacionais e qual o seu papel na saúde financeira da sua empresa.

Curioso? Confira abaixo todos os tópicos que tratamos neste texto e boa leitura:

O que são despesas operacionais?

As despesas operacionais são um conjunto de custos essenciais para manter uma empresa em funcionamento, e elas não estão diretamente ligadas à produção do produto ou serviço oferecido. 

São gastos que viabilizam as operações diárias do negócio. Para entender melhor esse conceito, é fundamental distinguir entre as despesas operacionais e os custos relacionados à produção.

É importante notar que, ao contrário dos custos de produção, as despesas operacionais não estão diretamente relacionadas ao aumento ou diminuição da produção. 

Isso significa que, quando a produção aumenta, essas despesas geralmente permanecem estáveis, a menos que ocorram mudanças significativas nas operações da empresa que justifiquem ajustes.

Exemplos de despesas operacionais

Para melhor entender como categorizar as despesas operacionais do seu negócio, separamos alguns exemplos. Existem aquelas que estão ligadas à administração direta, aos custos comerciais e ainda outras questões. Confira abaixo:

• pagamento de salários dos colaboradores;
• comissão de vendedores
• benefícios oferecidos pela empresa;
• seguros pagos;
• equipamentos necessários;
• materiais de escritório;
• treinamento de funcionários etc.

Antes de continuarmos, quer saber um pouco mais sobre o que são as despesas operacionais? É só assistir ao vídeo a seguir:

Tipos de despesas operacionais 

Dentro de qualquer empresa existem vários tipos de despesas operacionais, incluindo algumas específicas para cada negócio. Apesar disso, podemos agrupá-las em 3 grandes grupos, as despesas administrativas, comerciais e outras. Compreenda mais sobre cada categoria a seguir.

 

Despesas administrativas

As despesas administrativas estão diretamente ligadas à operação do negócio e não ao processo de vendas. Ou seja, entram nessa conta gastos como:

• salários;
• benefícios (como plano de saúde, vale-transporte etc.);
• contas de água, energia, internet etc.
• impostos e outros gastos.

Despesas comerciais

As despesas comerciais, por sua vez, são aquelas ligadas à atração de clientes e ao processo de vendas. Alguns gastos que se enquadram nessa categoria são:

• investimento em marketing e propaganda;
• comissão dos vendedores;
• brindes para clientes;
• transporte de colaboradores para realizar vendas;
• frete para entrega de produtos;
• programas de incentivo a vendedores;
• etc.

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Outras despesas

Existem ainda outros tipos de despesas operacionais que irão variar de acordo com o nicho de cada empresa ou mesmo sua operação específica e não podem ser generalizadas. Um exemplo claro é a manutenção de máquinas essenciais para a rotina do negócio, uma despesa que não afeta aquelas que vendem serviços de assessoria, por exemplo.

Também vale ressaltar que as despesas operacionais não tem um valor fixo, podendo variar mês a mês a depender de necessidades específicas ou até mesmo com o desempenho da equipe de vendas, se levarmos em consideração a comissão dos vendedores.

Despesas pré-operacionais X despesas não-operacionais 

As despesas pré-operacionais e não-operacionais são dois tipos de gastos distintos e desempenham papéis específicos nas finanças de uma empresa. Vamos analisar as principais diferenças entre esses dois conceitos e compreender a sua importância para o negócio.

O que são despesas pré-operacionais

As despesas pré-operacionais se referem aos investimentos iniciais necessários antes que uma empresa inicie suas operações efetivas. Essas despesas estão diretamente ligadas à fase de planejamento, preparação e organização que antecede o funcionamento real do negócio. 

Exemplos típicos de despesas pré-operacionais incluem:

• aquisição de máquinas; 
• equipamentos; 
• espaço físico (por meio de compra ou aluguel); 
• ferramentas;
• licenças e alvarás;
• mobiliário;
• instalação da infraestrutura;
• itens de escritório;
• uniformes; 
• outros custos associados à preparação do ambiente de trabalho.

O que são despesas não-operacionais

As despesas não-operacionais, por outro lado, não estão diretamente relacionadas à atividade principal da empresa nem aos produtos e/ou serviços oferecidos aos clientes. 

Essas despesas são consideradas extrínsecas à operação do negócio e não são necessárias para que a empresa mantenha seu funcionamento. 

Exemplos de despesas não-operacionais incluem: 

• implantação de outro empreendimento;
• pagamento de juros sobre empréstimos;
• subvenções para investimentos (inclusive isenções fiscais);
• receitas de dividendos;
• indenizações de seguros;  
• outros custos que não estão relacionados ao dia a dia do negócio.

Portanto, a principal distinção entre despesas pré-operacionais e não-operacionais reside no momento em que ocorrem e na relação com as operações da empresa.

É importante atentar-se a isso, pois essa informação pode mudar a postura dos tomadores de decisão sobre tais despesas e influenciar sua tomada de decisão. 

Por exemplo, investir em um outro negócio é a principal prioridade quando se necessita realizar manutenção nas máquinas da empresa? Enquanto um é um risco, o outro é uma necessidade para que a empresa funcione. 

Qual é a diferença entre despesas operacionais e administrativas? 

As despesas administrativas estão ligadas a gestão do negócio, ou seja, são todas aquelas que são primordiais para que a operação aconteça sem problemas. 

Por outro lado, as despesas operacionais são todas aquelas associadas aos gastos essenciais do negócio, ou seja, são as despesas que estão ligadas a realização das atividades fundamentais para gerar receita para a empresa.

Por que fazer essa classificação?

Classificar as despesas em operacionais e administrativas é importante para fazer o acompanhamento das finanças de forma mais precisa, objetiva e organizada.

Essa classificação vai garantir que os gestores da empresa tenham uma melhor compreensão das atividades financeiras, assegurando que seja feita uma análise detalhada e minuciosa com um planejamento de otimização e sustentabilidade do negócio.

Dessa forma, é possível identificar quais são os gastos que precisam de mais atenção e os que estão dentro do que foi previsto anteriormente, tornando mais fácil alcançar as metas e manter a estabilidade do negócio.

Além disso, classificar as despesas permite que exista a ciência de onde está cada investimento realizado, entendendo o que é mais rentável e tem potencial de agregar mais valor ao negócio.

Por que calcular as despesas operacionais é importante para as empresas? 

Garantir o bom funcionamento da empresa e ter uma operação financeira otimizada é o desejo de todos os empreendedores e é possível alcançar isso através do gerenciamento das despesas operacionais.

Realizar o cálculo das despesas operacionais é importante pois é através dele que será possível ter a compreensão dos custos que a empresa tem. Assim, os gestores do negócio conseguem ter uma noção do gasto mensal antecipadamente e podem realizar um planejamento baseado no valor que foi previsto.

Além disso, é importante frisar que através desses cálculos diversos ganhos de eficiência podem ser alcançados, como o controle de custos e aumento da eficiência do marketing e da produtividade dos funcionários.

Isso acontece porque através da apresentação dos resultados e dos incentivos proporcionados à equipe, todos se manterão motivados a entregar os resultados que estão previstos no planejamento inicial do negócio.

Por isso, para controlar os fluxos, reduzir custos e garantir que a qualidade dos serviços ou produtos do negócio não serão impactados de forma negativa, é fundamental calcular e fazer o planejamento das despesas operacionais.

Como calcular as despesas operacionais? 

Não existe uma fórmula pronta para fazer o cálculo das despesas operacionais, mas tem algumas estratégias que podem ser adotadas para auxiliar a calcular. Confira:

A avaliação do resultado deve responder às seguintes perguntas:

1. O valor das despesas está de acordo com o planejado?
2. Os custos com as despesas operacionais atendem as necessidades da empresa?

Respondendo essas perguntas é possível identificar quais são as falhas e onde é possível reduzir os custos para otimizar a saúde e estabilidade financeira da sua empresa. 

Dicas para controlar e gerenciar as despesas operacionais

Gerenciar as despesas operacionais e ter um bom controle delas, significa que os gestores têm uma visão clara sobre a saúde financeira da empresa e conseguem identificar os gastos do negócio.

Porém, sabemos que muitas vezes não é isso que acontece no universo empresarial. Por isso, separamos algumas dicas para te auxiliar a gerenciar e controlar as despesas do seu negócio, confira:

• estabeleça um orçamento adequado;
• monitore regularmente as despesas operacionais;
• identifique áreas de desperdício e oportunidades de economia;
• implemente políticas de controle de despesas.

Estabeleça um orçamento adequado

Faça uma análise de um período anterior, entenda quais são os custos essenciais para o funcionamento do negócio e estabeleça um orçamento para ser utilizado dentro de um período. 

O período para o orçamento pode ser mensal, trimestral, semestral e, até mesmo, anual. Porém, para obter um melhor acompanhamento dos resultados, é indicado que inicialmente seja feito de forma mensal.

É importante e válido lembrar que esse orçamento deve ser feito de acordo com a realidade do negócio e que o objetivo é conseguir manter a empresa funcionando com ele dentro do período previsto.

Monitore regularmente as despesas operacionais

Monitorar as despesas operacionais de forma regular possibilita o entendimento dos custos do negócio em tempo real.

Isso quer dizer que esse monitoramento ajudará a entender se o custo está dentro do orçamento previsto para o período e, caso não esteja, realizar uma análise do motivo e traçar uma nova estratégia para alcançar as metas sem comprometer a saúde financeira da empresa.

Por isso, é fundamental colocar o monitoramento como uma atividade na rotina e manter o controle das despesas organizado e atualizado.

Identifique áreas de desperdício e oportunidades de economia

Identificar as áreas de desperdício e as oportunidades de economia pode ser a solução para os problemas financeiros do negócio!

Isso é possível quando existe um controle e um monitoramento eficiente das despesas operacionais, pois através deles que serão identificadas quais são as áreas que estão tendo mais custo, mais desperdícios, onde pode economizar e onde precisa de mais investimento.

Assim, novas estratégias podem ser adotadas para preservar a saúde financeira do negócio e mantê-lo de forma sustentável no mercado.

Implemente políticas de controle de despesas

Colocar o controle de despesa como uma atividade na rotina é a melhor forma de tornar um hábito para a equipe. Por isso, é importante que seja criada uma política de controle de despesas de acordo com a realidade do seu negócio, ou seja, com práticas que sejam de fácil aplicação no dia a dia de trabalho dos seus colaboradores.

Assim, todas as despesas estarão sendo alimentadas dentro do seu sistema de controle e com o monitoramento dos gestores, é possível antecipar soluções para os possíveis problemas que podem surgir no futuro.

Além disso, com um sistema de controle atualizado vai possibilitar que todos os envolvidos tenham acesso fácil às informações de custos do negócio. Dessa forma, além de facilitar os cálculos operacionais, também vai ajudar a manter o controle financeiro do negócio.

Estratégias para reduzir as despesas operacionais

Identificar quais são as despesas operacionais do negócio e entender quais são as essenciais para o seu funcionamento é o primeiro ponto para a realização de um bom planejamento estratégico.

Porém, tão importante quanto se planejar para mantê-la funcionando financeiramente saudável, é identificar as oportunidades e estratégias para reduzir esses custos e aumentar a margem de lucratividade do negócio.

Confira algumas dicas para criar estratégias que vão te ajudar a reduzir as despesas operacionais da sua empresa:

• avaliação e negociação de contratos;
• otimização de processos e automação;
• investimento em tecnologia;
• realocação de recursos.

Avaliação e negociação de contratos

Faça uma avaliação dos contratos ativos e faça uma renegociação com os contratados ou fornecedores. 

Além da renegociação, é importante identificar quais são os serviços contratados que estão sendo subutilizados ou que não fazem mais parte do escopo de atividades e que podem ter o contrato encerrado. Fazer isso pode trazer uma economia significativa nos custos do seu negócio. 

Otimização de processos e automação

Entender quais são os processos com excesso de atividades, pode otimizar o tempo de realização e, consequentemente, diminuir os insumos para realizá-los.

Também é interessante observar quais são os serviços que podem ser automatizados e utilizar a tecnologia ao seu favor, como por exemplo, contratar softwares para realizar atividades que demandam muito tempo da sua equipe para realizá-la.

Investimento em tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada na rotina dos negócios. Ela oferece diversas soluções, que atendem empresas de pequeno a grande porte, como a utilização de planilhas para realizar controles internos ou softwares e plataformas de automação para facilitar o dia a dia dos colaboradores.

Para que a tecnologia seja uma aliada ao seu negócio, é importante entender qual é a necessidade e buscar a opção ideal para atendê-la.

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Realocação de recursos

Identificar onde há desperdícios e onde existe a necessidade de mais investimentos é a oportunidade para fazer a realocação de recursos.

A realocação de recursos acontece quando uma área recebe um recurso além do necessário e percebe-se que outra precisa de mais investimento, logo é feito um remanejamento de recurso para equilibrar os resultados de ambas as áreas e trazer mais rentabilidade ao negócio.

Melhores práticas para otimizar as despesas operacionais

A otimização das despesas operacionais é um desafio para grande parte dos empreendedores que buscam se manter de forma competitiva e financeiramente saudável. Por isso, separamos algumas práticas que vão te ajudar nesse processo. Confira:

• realizar auditorias regulares das despesas operacionais;
• fazer benchmarking com outras empresas do mesmo setor;
• incentivar a cultura de eficiência e controle de custos.

Realizar auditorias regulares das despesas operacionais

As auditorias são uma forma de avaliar e conferir se os controles da empresa estão sendo realizados de forma coerente ao negócio e, em caso de falhas, sugerir melhorias e soluções para os processos.

Nesse caso, é importante a realização das auditorias, pois é uma forma de garantir que as despesas operacionais do seu negócio estão sendo de acordo com o planejado e, caso não esteja, aplicar soluções pertinentes.

Fazer benchmarking com outras empresas do mesmo setor

O benchmarking, em resumo, é a avaliação da empresa em relação às suas concorrentes no mercado. Isso quer dizer que ao fazer o benchmarking com as empresas do mesmo setor, vai avaliar quais são as técnicas utilizadas pela concorrência que podem ser aplicadas na empresa e apresentar melhorias nos resultados.

Incentivar a cultura de eficiência e controle de custos

Apresentar os resultados através das técnicas aplicadas na realização das atividades diárias é uma forma de incentivar a sua equipe de colaboradores a manter o esforço para continuar trazendo resultados positivos ao negócio.

Além de apresentar os resultados, é importante entender o comportamento dos seus colaboradores e apresentar incentivos que os mantenham empolgados para fazer o máximo para melhorar o seu desempenho e, consequentemente, o desenvolvimento do negócio.

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Principais dúvidas

Os cálculos de despesas operacionais geram dúvidas em diversos empreendedores. Por isso, trouxemos as principais dúvidas para te auxiliar com os problemas na hora de calcular.

Próximos passos…

Diante de tudo o que foi dito no decorrer desse artigo, podemos concluir que o cálculo das despesas operacionais é fundamental para que a empresa identifique as falhas no processo, os possíveis pontos de melhoria e se mantenha financeiramente saudável.

Assim, podemos dizer que as despesas operacionais é o conjunto de gastos do dia a dia do negócio que devem ser analisados constantemente pelos seus gestores, pois eles podem impactar de forma positiva ou negativa no funcionamento do negócio.

Agora, um convite: para se aprofundar no assunto, veja como fazer o controle financeiro da sua empresa e tenha ainda mais segurança de todos os processos envolvidos! Nos vemos por lá.