Matriz RACI: o Que É e Como Montar a Matriz de Responsabilidade

Como é feita a gestão de projetos em sua empresa? A Matriz de RACI é uma ferramenta simples que otimiza a comunicação e os processos de projetos de diferentes tipos.

Quando falamos de responsabilidades um dos gargalos é a comunicação clara e a correta atribuição de funções. Para que tudo flua bem em um projeto, ninguém pode ficar perdido quanto ao que deve fazer ou a quem precisa reportar algo.

Por isso, existem ferramentas que podem ser aplicadas para facilitar a organização dos projetos e a atribuição de tarefas. É o caso da Matriz RACI. O que você sabe a respeito?

Neste post, você vai conhecer melhor esse modelo de atribuição de responsabilidades e entender quais são seus benefícios. Também vai aprender como elaborar uma Matriz RACI. Acompanhe!

• O que é a Matriz RACI
• Para que serve a Matriz RACI
• A importância de uma matriz de responsabilidades
• Benefícios da Matriz RACI
• Como criar uma Matriz RACI
• As principais variações da Matriz RACI
• Modelo de Matriz RACI

O que é a Matriz RACI

A Matriz RACI é uma ferramenta que facilita a visualização das responsabilidades na execução de um projeto, deixando claras as funções de cada um e otimizando cada etapa do processo até a conclusão desse projeto.

Essa matriz pode ser e é utilizada por organizações de diferentes segmentos, especialmente porque tem um componente visual que favorece a compreensão das responsabilidades de cada um.

Isso não só torna a organização das tarefas mais simples como, por consequência, contribui para que a equipe esteja mais engajada e atuando com maior sintonia.

A saber, as letras de RACI apresentam um conjunto de funções consideradas primordiais para o bom andamento de um projeto. Veja:

• R: Responsible ou Responsável;
• A: Accountable ou Aprovador/Autoridade;
• C: Consulted ou Consultado;
• I: Informed ou Informado.

R: Responsável

O responsável é o profissional designado para executar uma tarefa por ser o que tem conhecimento necessário para desempenhá-la da melhor forma possível.

Essa pessoa se torna responsável pela entrega da ou das demandas que lhes foram designadas, podendo ou não contar com a ajuda de outros profissionais da equipe.

Caso essa ajuda exista, é bom que fique claro que o Responsável ainda é o executor principal da demanda, enquanto os assistentes lidam com detalhes desse processo.

Uma vez finalizada, a demanda deve ser encaminhada a um Aprovador ou Autoridade.

A: Aprovador

Como a própria palavra indica, o aprovador é o profissional responsável por aprovar a demanda finalizada pelo Responsável. Isso demanda conhecimento geral da tarefa, do seu objetivo e do projeto como um todo.

Só assim é possível avaliar se o resultado é bom o suficiente para que a equipe avance para a próxima etapa do projeto ou se algum ajuste ou refação se faz necessário.

Percebe como faz sentindo que a pessoa nesta função tenha, de fato, alguma autoridade? É por isso que o Aprovador tende a ser uma liderança do departamento, alguém como um coordenador ou gerente, por exemplo.

O ideal é que cada demanda tenha apenas um Aprovador para garantir mais agilidade aos processos, visando a evolução do projeto e sua entrega no prazo determinado.

C: Consultado

O Consultado é um especialista capaz de dar ao Responsável todo suporte necessário para que sua tarefa seja melhor executada.

Isso porque, por mais que o Responsável seja a pessoa mais capacitada para cumprir uma demanda, talvez ele precise de orientações específicas ou de ajudas pontuais com questões da área de conhecimento de um expert.

I: Informado

O Informado é alguém que não participa diretamente do projeto, mas precisa saber da sua evolução. Essa comunicação pode ser feita de diferentes maneiras, até mesmo por meio de mensagens automáticas.

Isso porque essas pessoas, ainda que tenham a “necessidade de saber” sobre o projeto, não têm poder de decisão sobre ele. 

Em alguns casos, colegas de outros departamentos também podem cumpri-la satisfatoriamente. Em outros, clientes e demais stakeholders também podem ser incluídos nessa função.

Aproveite que está por aqui e confira também:
? LMS: o que é um sistema de aprendizado?
? Diagrama de Ishikawa: como aplicar na gestão de projetos?
? Pagamento em duplicidade: como lidar no âmbito corporativo?
? POP: o que é e como elaborar um procedimento operacional padrão

Para que serve a Matriz RACI

A Matriz RACI é uma ferramenta de gestão de projetos e seu principal propósito é comunicar, de forma simples e clara, o papel de cada profissional nesse projeto ou rotina.

Além de tornar as funções de cada pessoa oficial, atribuindo suas responsabilidades, a matriz ajuda a esclarecer a dinâmica de trabalho em cada processo.

Os responsáveis por cada etapa ou tarefa são conhecidos, assim como os outros agentes. 

Assim, fica fácil saber quem procurar ou a quem reportar um evento ou problema, por exemplo.

Na tabela da Matriz RACI, o status de cada processo também é indicado. Isso contribui para que todos possam visualizar o todo e entender se há atrasos ou se está tudo fluindo bem.

Essa organização também permite que a equipe saiba qual etapa precisa ser cumprida para que a outra possa ser iniciada. Dessa forma, fica mais fácil evitar atrasos nas entregas.

Assim, a Matriz RACI serve para:

• definir responsabilidades de forma clara;
• evitar confusão sobre quem é responsável pelo quê;
• garantir que os recursos ― pessoas e habilidades ― sejam bem distribuídos entre as etapas do projeto;
• facilitar a realocação desses recursos caso necessário;
• otimizar o cumprimento de tarefas para a entrega dos projetos.

As principais regras da Matriz RACI

A Matriz RACI é bastante simples e esse é um de seus pontos favoráveis que sempre merece destaque. 

É fácil implementá-la porque uma tabela que expõe tarefas e responsáveis pode ser o suficiente.

Entretanto, por mais simples que a criação dessa tabela possa ser, é importante que sua organização visual seja adequada para comunicar cada projeto e as responsabilidades relacionadas de forma rápida e objetiva.

Sendo assim, existem algumas regras a serem seguidas. Veja só:

• uma tarefa sempre precisa ter ao menos um responsável definido;
• cada tarefa só deve contar com um aprovador, sendo que não é preciso que todas as tarefas tenham sempre o mesmo profissional nesta função;
• é possível que existam vários consultores e informados para cada tarefa ou nenhum, se a matriz for apenas de interesse interno;
• o responsável por uma tarefa também pode ser seu aprovador, caso isso faça sentido para a tarefa em questão e o projeto como um todo.

A importância de uma matriz de responsabilidades

A Matriz RACI é um tipo de matriz de responsabilidades entre os que uma empresa pode buscar para melhorar sua gestão de pessoas, de processos ou projetos.

É raro que, ao buscar um candidato para uma vaga, o RH deixe de lado a importância das habilidades de comunicação. 

Toda organização entende que comunicar bem é fundamental para o dia a dia.

Líderes precisam se comunicar com clareza, equipes precisam saber trocar informações de forma eficiente e por aí vai. 

Sem isso, as falhas são inevitáveis e tendem a ser frustrantes, já que ocorrem por problemas que sequer deveriam existir.

Quando há algo a ser feito, é imprescindível que haja um bom alinhamento para que todos entendam o objetivo, os processos e funções. 

É isso o que ressalta a importância de uma matriz de responsabilidades.

Uma matriz dessa natureza contribui para que alinhamento das tarefas ocorra de forma mais certeira. 

Falhas de comunicação se tornam menos comuns e, como consequência, as coisas evoluem de forma mais fluida e ágil.

A Matriz RACI atende a esse propósito porque, como recurso visual, indica muito bem qual o papel de cada participante de um projeto, facilitando a dinâmica de trabalho da equipe.

Quando explicarmos como elaborar uma Matriz RACI, você verá que esse é o modelo mais simples entre as matrizes de responsabilidade. 

Assim, é fácil de usar e cumpre bem seu papel, uma vez que foca em informações básicas e em uma linguagem concisa e clara.

Benefícios da Matriz RACI

Talvez já tenha ficado claro para você que a Matriz de RACI contribui para a plena execução de projetos. Isso, por si só, é uma vantagem clara para a organização.

Para aprofundar um pouco mais, separamos alguns benefícios que merecem destaque:

Comunicação mais eficiente

Uma vez que você sabe o que é Matriz RACI, já entende que a ferramenta otimiza a comunicação entre os participantes de um projeto.

Como mencionamos antes, o recurso visual torna essa comunicação mais simples, clara e objetiva. 

Assim, eventuais ruídos são evitados e há mais eficiência ao longo de todo o processo.

Clareza nas responsabilidades

Pegando o gancho da comunicação, a Matriz RACI faz com que seja muito fácil saber quem é Responsável pelo quê para que o projeto tenha êxito.

Com isso, não há necessidade de ficar delegando tarefas, pois tudo é previamente definido. 

Como consequência, não há chances de que algo passe despercebido entre os Responsáveis e deixe de ser feito ou de ser feito no prazo devido.

Aumento da autonomia

Quando cada membro da equipe do projeto sabe o que fazer e se entende como responsável por determinada função, tem mais liberdade para cumprir suas demandas sem necessidade de intervenção.

Algo que contribui para isso é o fato de que a Matriz de RACI permite que qualquer um saiba a quem recorrer para saber da situação de uma determinada etapa do projeto.

Mais transparência

Ainda que simples, a Matriz RACI fornece uma visão bem ampla da situação de um projeto. 

Assim, até quem não faz parte de uma demanda X pode ter conhecimento de seu status.

Isso contribui para que haja ganho de transparência, inclusive pela presença dos Informados. 

Em decorrência disso, pode ser mais fácil avançar às próximas etapas de um projeto já que os tomadores de decisão também ficam à par de tudo.

Mais colaboração

A transparência deixa claro quais são as expectativas sobre o trabalho de cada um que participa do projeto. 

Com isso, fica mais fácil identificar as oportunidades de colaboração, já que todos entendem que têm seu papel.

Um espaço maior para colaboração reduz a competitividade que, por sua vez, pode levar à falta de objetividade e ao conflito de funções.

Menos sobrecarga

A clareza na definição de funções e responsabilidades, assim como a maior colaboração, evita que algum membro da equipe do projeto fique sobrecarregado.

Como dissemos antes, a Matriz RACI contribui para uma melhor distribuição de recursos e define as entregas de cada profissional. 

Assim, não há como uma pessoa assumir todo o projeto ou outras faltarem com sua responsabilidade.

Ganho de produtividade

Ser produtivo é conseguir produzir bem usando menos recursos. Um desses recursos, muito valioso, é o tempo.

Quando a comunicação funciona bem e cada participante saber o que precisa fazer, pode ir direto ao ponto e utilizar bem do tempo que dispõe para cumprir sua tarefa.

Ainda, se há mais colaboração e menos sobrecarga, há maior disponibilidade não só de tempo, mas de energia para produzir com qualidade.

Ter indicações claras das responsabilidades contribui para melhorar a gestão do tempo e produtividade de cada participante e, consequentemente, da equipe como um todo.

Como criar uma Matriz RACI

A Matriz RACI é simples, mas não deixa de contar com pontos que merecem sua atenção na hora de criar um modelo a ser aplicado em sua organização. Assim, temos algumas orientações importantes:

Estabeleça o objetivo

Pode parecer óbvio, mas é comum confundir objetivos com metas. O objetivo é o propósito central do projeto que, na maioria das vezes, leva à sua conclusão.

As metas, por sua vez, são cruciais para que esse objetivo seja alcançado, servindo como degraus, etapas menores que contribuem para o todo.

Essa diferença precisa estar clara para que a equipe não perca o foco. Assim, a primeira dica de como elaborar uma Matriz RACI é indicar, de forma clara e simples, qual é o objetivo do projeto.

Exemplo: “Reestruturar o site da empresa para atualizar os serviços e otimizar sua versão mobile”.

Especifique as metas

Quando apontamos a diferença entre objetivos e metas, deixamos clara a importância que essas metas têm. 

Conhecê-las e indicá-las também é necessário para desenhar uma Matriz RACI que realmente vai funcionar bem.

Quer mais um exemplo? Se pensarmos na atualização dos serviços indicados no site da empresa, uma das necessidades é definir o que deve sair do site e quais informações devem ser adicionadas.

Assim sendo, uma meta poderia ser fazer a curadoria de conteúdo para o novo site.

Perceba que a ideia é quebrar o objetivo em etapas menores, inclusive para entender se será preciso contratar alguém de fora ou quem devem ser os profissionais selecionados para cada tarefa.

Defina as atividades do projeto

Definir as metas tem como consequência definir as atividades do projeto em questão.

Para tanto, é perfeitamente plausível começar fazendo uma lista de todas as ações necessárias para que o projeto seja realizado com sucesso. 

Tenha em mente que é possível usar subdivisões caso a complexidade do projeto demande isso.

Dica: é interessante elencar as tarefas usando verbos no infinitivo para que a comunicação seja mais clara. Exemplo: fazer, criar, verificar…

Defina o time responsável

Para a execução de um determinado projeto, é possível contar com uma equipe já habituada a trabalhar junta ou montar uma equipe multidisciplinar que envolva profissionais de diferentes departamentos.

Tudo depende do projeto em questão e dos recursos humanos de que a organização dispõe. Essa análise cabe, sobretudo, às lideranças.

Indique as funções de cada participante

Cada membro participante do projeto tem suas funções, sendo que uma pessoa pode participar de mais de uma tarefa, tendo ou não a mesma função.

É muito importante pensar nas habilidades de cada membro da equipe para definir como cada um pode contribuir da melhor maneira, designando-lhes um papel da sigla RACI.

Como a matriz é visual, este é o momento de escolher como identificar cada participante. 

Você pode, por exemplo, optar por usar o nome dos profissionais ou seu cargo dentro da equipe, ou ambas as informações.

O mais adequado é escolher uma forma de identificação que facilite a compreensão de todos. É possível ainda incluir uma foto das pessoas caso isso faça sentido.

Importante: É preciso deixar claro quem é o Responsável, o Aprovador, o Consultado e o Informado de cada uma das tarefas, ok? Não cabe deixar nada em aberto, do contrário, a Matriz RACI não será devidamente desenhada.

Revise a matriz com os participantes

Antes que o trabalho comece, é interessante repassar a Matriz de RACI desenhada com todos os participantes em uma reunião de alinhamento.

Esse é o momento para apresentar a estrutura definida e conferir se todos entenderam claramente seus papéis e responsabilidades e se sentem que estão aptos a corresponder.

O sucesso depende, entre outros fatores, de que a equipe se sinta confortável com as atribuições, bem como com os prazos definidos.

Caso seja a primeira vez que a matriz esteja sendo implementada, cabe também orientar sobre a dinâmica por ela desenhada.

Não faz sentido que alguém reporte algo a um Aprovador simplesmente por não saber que essa comunicação deve ser feita ao Informado, por exemplo.

Baixe também os nossos materiais ricos e complemente a leitura:
? Aprenda a vencer os desafios de gestão com tecnologia
? Bem-estar no trabalho: como garantir um ambiente saudável
? As melhores técnicas para melhorar gestão de pessoas nas organizações
? Tendências tecnológicas corporativas: do Recrutamento e Seleção ao DP

As principais variações da Matriz RACI

A simplicidade da matriz de responsabilidades RACI é uma das características que torna o modelo tão eficiente e fácil de usar. 

Entretanto, em algumas situações, essa característica pode se tornar uma limitação.

Com a criação de novas atividades e cargos em diferentes setores, pode ser um desafio que tudo faça sentido seguindo a sigla RACI. 

Em casos assim, a matriz deixa de ser tão eficiente porque passa a não retratar a realidade e comunicar com clareza.

Por essa razão, variações foram criadas e, para ilustrar, vamos apresentar as principais a seguir!

Manager/Gerente

O gerente é o profissional responsável por gerenciar as entregas do projeto, mas não sua aprovação.

É comum que já exerçam essa função no dia a dia de sua atuação na empresa e, por essa expertise, cumpram o mesmo papel em um projeto específico também.

Backup/Suplente

O suplente é um substituto que passa a integrar o projeto caso o responsável por determinada tarefa precise se ausentar.

Essa pode ser uma realidade menos comum, mas é interessante que a etapa de planejamento do projeto considere essa possibilidade para escolher bem um suplente.

O profissional precisa ter conhecimentos necessários sobre o projeto e sobre a execução de uma tarefa em específico para que a substituição não gere nenhum tipo de perda.

Essa variação deixa ainda mais clara a importância das informações estarem bem definidas na Matriz de RACI. Se não for assim, o substituto pode simplesmente se perder ao assumir seu posto.

Notify/Notificado

De um modo geral, o papel do Notificado é bem parecido ao do Informado. A diferença é que esse profissional deve fazer parte da equipe que está executando o projeto.

Vale lembrar que um Informado pode ser alguém de fora do projeto ― ou até de fora da empresa, como um cliente ou outro stakeholder ― e que não decide nada sobre esse projeto.

Paralelo a isso, o Notificado é alguém da equipe que precisa ser informado sobre o progresso das tarefas, inclusive porque pode ser de sua responsabilidade realizar eventuais alterações.

Originator/Criador

O Criador é alguém que cria uma tarefa e ajuda os Responsáveis a esclarecer dúvidas sobre as orientações recebidas, ou seja, sobre o briefing de uma tarefa.

Isso significa que esse profissional precisa conhecer bem o projeto para que seja capaz de dar contribuições que realmente facilitem a execução e entrega de tarefas, pensando tanto na qualidade quanto na agilidade.

Ainda, sobre a possibilidade de criar uma tarefa, o Criador pode acrescentar novos papéis à matriz se entender que esse é o melhor caminho para que o projeto seja bem executado e entregue no prazo.

Para tanto, porém, precisa ser objetivo e manter uma comunicação visual simples. Do contrário, a matriz pode perder suas características.

Modelo de Matriz RACI

Depois de indicar como elaborar uma Matriz RACI, esperamos que tenha ficado mais fácil entender que trata-se de um modelo que, apesar de sua estrutura pré-definida, pode ser personalizado de acordo com cada projeto.

A matriz nada mais é do que uma tabela bem planejada. Para que você consiga visualizar melhor isso, vamos resgatar o exemplo de reestruturação do site que demos anteriormente.

Note que uma demanda nunca tem mais de um Responsável, assim como não tem mais de um Aprovador. 

E note que não há problema em uma mesma pessoa exercer a mesma tarefa ― receber a mesma letra de RACI ― várias vezes.

Em alguns casos, como no exemplo que trouxemos apenas para ajudar você a compreender melhor o modelo, alguns papéis não foram designados a ninguém simplesmente por não ser necessário.

Apenas se lembre de que não é possível que uma atividade não tenha um Responsável. Do contrário, sequer será realizada.

Conclusão

A Matriz de RACI é simples e, se bem planejada e desenhada, cumpre com sucesso sua função de orientar equipes sobre a estrutura de um projeto.

Em certos momentos, pode parecer que trata-se de uma ferramenta simples demais e, até por isso, existem as variações que indicamos. 

Entretanto, essa característica favorece a adaptação das equipes que buscam uma forma de organizar suas tarefas.

Trouxemos um exemplo simples para ilustrar o funcionamento da Matriz de RACI e reiteramos que esse modelo pode ser usado para variados tipos de projeto, ainda que sejam mais complexos.

O mais importante é manter atenção às características básicas dessa matriz de responsabilidades e às suas regras. 

Assim, ainda que camadas sejam acrescentadas, o propósito ainda será alcançado com sucesso. Gostou do post? Leia também sobre gestão remota e o monitoramento de equipes remotas!