Como Aplicar Diagrama de Ishikawa na Gestão de Projetos?

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Na sua empresa, já aconteceu de os colaboradores passarem horas tentando descobrir a raiz de um problema? Apesar de ser uma questão multifacetada, contar com o Diagrama de Ishikawa certamente acelera esse processo.

Identificar rapidamente as questões que estão afetando os resultados estratégicos da empresa evita prejuízos e também atritos entre as equipes. Mas para que isso seja feito de forma mais precisa que palpites e intuição, vamos te apresentar uma metodologia bastante eficiente.

Através do diagrama de Ishikawa, também conhecido Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, é possível envolver toda a equipe utilizando um método padronizado para buscar soluções.

Ficou curioso para compreender como funciona? Neste texto você estudará os seguintes tópicos:

• O que é Diagrama de Ishikawa?
• A origem do Diagrama de Ishikawa
• Como fazer um Diagrama de Ishikawa
• Passo a passo para construir um Diagrama de Ishikawa
• Quais os benefícios do Diagrama de Causa e Efeito para a organização?
• Exemplos de Diagrama de Ishikawa
• Outras metodologias ágeis

O que é Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual que ajuda na identificação das principais causas de um problema, sendo muitas vezes implementada em processos de controle de qualidade de processos.

Através deles, os colaboradores envolvidos na tarefa conseguem analisar todos os fatores envolvidos em um determinado processo, assim, levantando os principais gargalos e pontos a melhorar.

Algo que é importante deixar claro é que nem sempre precisa ser um problema, o efeito pode ser qualquer comportamento ou resultado indesejado que se pretende remediar antes que vire uma questão maior, como absenteísmo ou reclamações de clientes.

Você também encontrará essa metodologia descrita com diversos nomes, mas independente da nomenclatura, a forma de aplicar e o objetivo são os mesmos: chegar nas causas reais de problemas nos processos organizacionais.

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Quando e quem deve utilizar: entenda como a metodologia é aplicada pelas corporações

De modo geral, o Diagrama de Ishikawa é utilizado como forma de analisar qualquer situação indesejada ou de não conformidade na empresa.

Exemplos práticos de sua aplicação é o momento em que se tem produtos com defeitos ou processos que não estão gerando o resultado desejado.

Ela é uma ferramenta que auxilia os gestores e colaboradores a ter uma compreensão global dos da situação, oferecendo uma visualização simples e útil de causa e efeito.

Assim, os principais usos no mapeamento de problemas acontece da seguinte forma:

• visualizar e entender as causas de um problema;
• ampliar a visão das causas de um problema, proporcionando uma visão mais sistemática;
• identificar soluções com base nos recursos disponíveis;
• identificar pontos de melhoria nos processos.

Algo que os gestores devem ter em mente ao adotar a Matriz Ishikawa é que ela não serve só para questões organizacionais, como falamos anteriormente, até mesmo os atrasos constantes de um colaborador podem ser abordados dessa forma. Assim, até a equipe de RH pode aproveitar dessa metodologia.

Assim, ela é bastante útil durante o processo de tomada de decisão e impulsiona a melhoria contínua dos processos, especialmente se associada a outras ferramentas de gestão.

A origem do Diagrama de Ishikawa

Agora que você já entende o que é o Gráfico de Ishikawa e como é aplicado dentro do ambiente corporativo, vamos falar um pouco da sua história.

Como você já deve imaginar, o nome da metodologia vem do seu criador que se chamava Kaoru Ishikawa, um engenheiro que desenvolveu uma ferramenta com o objetivo que ela fosse utilizada por qualquer pessoa, desde os colaboradores do “chão da fábrica” até a diretoria.

Desde 1943, ano da sua criação, a metodologia tem ganhado cada vez mais popularidade, já que ajudava colaboradores de diversas áreas a avaliar seus processos e resolver questões que afetam a produtividade da organização.

Como fazer um Diagrama de Ishikawa

Chegamos a parte prática deste texto, te ensinaremos como aplicar na prática o Diagrama Espinha de Peixe, te ajudando a identificar a causa primária de problemas.

Mas antes de entrar nesses detalhes, precisamos explicar porque essa metodologia também é conhecida como Diagrama 6M. Sim, são diversos nomes, mas assim que você terminar esse texto você compreenderá o porquê de todos eles e não vai se confundir.

Entenda o que são os 6Ms do Diagrama

Esse nome vem das espinhas do peixe, veja, cada uma delas representa uma possível causa do efeito (problema) sendo analisado. Cada uma delas começa com a letra M e são 6 ao total.

Abaixo, você compreenderá o que é cada um desses itens e como determiná-los.

1. Método

A metodologia por trás do processo pode ser a causa de inúmeras questões dentro de uma organização, sendo assim, esse M visa compreender como a forma que o trabalho é desenvolvido influencia no problema.

2. Máquina

Máquina certamente remete à fábricas, mas para a aplicação em outros contextos, esse ponto da análise pode ser interpretado como ferramentas utilizadas para a execução dos processos.

Aqui pode ser desde a falta da manutenção até não pagar pela licença de um programa essencial para a produção ou falta de skills para manejá-lo.

Assim, é possível levantar questões como falta de treinamento ou a necessidade de novas contratações.

3. Medida

Esse ponto se refere a análise dos indicadores do processo que são utilizados pelos gestores para a tomada de decisão.

Eles estão alinhados com o objetivo das atividades? É necessário revê-los? É nesse momento que se estudará como as medidas utilizadas influenciam o problema.

4. Meio ambiente

Qual o contexto em que os colaboradores estão inseridos? O clima organizacional da empresa influencia o surgimento de problemas?

Além da própria empresa, fatores externos também podem ser avaliados como calor excessivo, chuvas etc. 

5. Material

Compreender como os materiais utilizados para a fabricação de um produto ou prestação de um serviço podem impactar na qualidade do mesmo é importante.

Nesse momento, os colaboradores investigam como eles podem estar ligados ao problema em questão.

6. Mão de obra

Agora avaliamos o fator humano no problema, como as pessoas envolvidas no projeto colaboraram para o surgimento dele?

Aqui pode ser levantado inúmeras questões como desmotivação, rotina de trabalho cansativa, falhas na operação. Se forem esses os casos, a cultura de feedback pode ajudar o gestor a identificar as questões e com a ajuda do RH, planejar intervenções.

O Diagrama 4Ms

Cada empresa é única e nem sempre os 6Ms se aplicarão. Por exemplo, nem todos os projetos precisam levar em consideração os Ms de medida e meio ambiente.

Dessa forma, é possível personalizar e focar no que realmente pode estar causando o problema. Mas fique atento, só descarte uma “área” se tiver certeza que ela não influencia no problema.

Tenha em mente que cada M também serve como uma provocação para os colaboradores levantarem questões que talvez tenham passado despercebidas ao gestor.

Sem mais, vamos agora colocar a mão na massa e entender como preparar um diagrama de Ishikawa.

Passo a passo para construir um Diagrama de Ishikawa

Já falamos sobre o que é o Diagrama de Ishikawa, suas principais aplicações e também alguns conceitos importantes para executá-lo e encontrar a raiz dos problemas empresariais.

Passo 1: Definir o problema

Antes de começar qualquer análise é preciso compreender o que está sendo dissecado. Assim, quanto mais específico, mais simples será de mensurar como todas as áreas envolvidas influenciam na questão.

Passo 2: Criar a espinha de peixe

Comece desenhando um traço horizontal e em uma de suas extremidades, escreva qual o problema que está sendo tratado.

Após isso, desenhe 4 ou 6 traços verticais perpendiculares, cada um desses traços será um dos Ms que discutimos anteriormente; a quantidade dependerá dos fatores sendo analisados.

Passo 3: Analisar as causas junto a equipe

O problema foi definido e o framework está pronto, agora é hora de trazer todos os colaboradores envolvidos para engajar na resolução da questão.

A ideia é que essa reunião funcione como um brainstorm com uma pergunta norteadora: por que determinado problema aconteceu?

Passo 4: Dividir em subgrupos

A medida que as respostas forem aparecendo, escreva nas “espinhas”. É interessante fazer isso de uma forma que todos possam acompanhar o processo.

Um exemplo disso é uma fábrica que fabrica pneus encontrou um problema com um lote específico. Durante a análise questões como falta de funcionários e qualidade da borracha utilizada surgiram, essas questões ficam sob o manto da mão de obra e matéria-prima respectivamente.

Passo 5: Destacar a causa principal

Um erro raramente tem somente uma única causa, contudo, sempre há aquele que contribui mais. Assim, quando chegarem a conclusão sobre qual foi a principal causa, a destaque e dê início à próxima etapa.

É comum escolher a opção mais óbvia logo de cara, aqui é importante analisar diferentes alternativas antes de tomar uma decisão.

Passo 6: Planejar ações

É agora que o gestor coloca a criatividade dos colaboradores para trabalhar: como resolver a principal causa do problema?

Aqui é importante criar um plano de ação, definir responsáveis e estipular prazos para a resolução da questão.

Quais os benefícios do Diagrama de Causa e Efeito para a organização?

Compreenda agora como a implementação dessa metodologia irá ajudar a sua empresa a alcançar os resultados esperados, corrigindo problemas antes que eles se tornem verdadeiros pesadelos.

Visão sistêmica das causas

Muitas vezes os colaboradores e gestores ficam acostumados a somente olhar para a sua atuação e se esquecem que bons resultados dependem da cooperação entre diversos colaboradores e até mesmo setores da empresa.

Ao aplicar essa metodologia para levantar quais as causas de algo indesejado, todos são obrigados a deliberar como esses fatores podem melhor trabalhar juntos.

Engajar a equipe na resolução de problemas

O Diagrama de Ishikawa é eficiente justamente por envolver toda a equipe, em outras palavras, indivíduos de diferentes etapas da produção interagem para solucionar algo.

Além de estimular o trabalho em equipe, os colaboradores também se sentem ouvidos pela empresa, já que o gestor os envolve diretamente no processo.

Estimula a melhoria constante dos processos

Independente do problema, o diagrama estimula uma constante otimização dos processos. E mesmo que no momento eles estejam alinhados com a rotina da empresa, somente o ato de avaliá-los constantemente já cria uma visão mais crítica sobre o que pode ser melhorado.

Isso pode ter diversos outros impactos, como aumento da produtividade e até mesmo motivação dos colaboradores.

Prioriza os problemas mais importantes

Quando não se entende qual a causa principal de um problema, as tentativas de corrigi-lo podem ser direcionadas a fatores com um nível de relevância menor que o real motivo.

Por isso essa metodologia se difundiu tanto, através dela é possível priorizar as ações corretivas de acordo com o seu impacto no resultado que se deseja alcançar.

Exemplos de Diagrama de Ishikawa

Para deixar a execução da Metodologia de Ishikawa ainda mais clara, preparamos alguns exemplos para que você entenda como preencher cada campo.

1. Produtos com defeitos

Problema: produtos com defeitos

• Método: procedimentos não documentados
• Mão de obra: treinamento insuficiente; desmotivação da equipe
• Material: armazenamento inadequado da matéria-prima
• Medida: não há controle de qualidade na produção
• Meio ambiente: calor excessivo no chão de fábrica
• Máquina: excesso de manutenções; falta de calibração

Perceba que diversos aspectos podem ser correlacionados, por exemplo, o calor excessivo pode ser um motivo para a desmotivação da equipe.

2. Atrasos constantes de colaborador

Problema: colaborador sempre atrasado

• Método: distância do trabalho, deixar os filhos no colégio
• Mão de obra: cansaço
• Medida: mudança de horário recente
• Meio ambiente: engarrafamento, chuva
• Máquina: abastecer o carro

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Outras metodologias ágeis

O Gráfico de Ishikawa não é a única metodologia ágil que você pode implementar em sua empresa para gerir o seu time.

Separamos mais 3 métodos que você pode implementar para deixar o seu time mais produtivo, inclusive durante o trabalho remoto.

Abaixo você encontrará um resumo de como cada um deles funciona, mas pode ler na íntegra nesse texto: Conheça 3 metodologias ágeis para o trabalho remoto

SCRUM

No scrum existe o Product Owner ou “dono do produto” que representa os interesses do cliente e é responsável por gerir as atividades e os Sprints.

Cada Sprint funciona como reunião curta que acontece uma ou duas vezes por semana para definir o foco e alinhar os entregáveis.

Kanban

Talvez você conheça essa metodologia por conta do Trello, um aplicativo de gerenciamento de projetos.

Nele você cria 3 colunas (online ou fisicamente) nas quais determina as tarefas a fazer, em andamento e feitas. Assim, é possível ter uma visão geral do que está sendo desenvolvido e do que precisa ser priorizado.

Lean

A metodologia Lean pode ser traduzida para Enxuta por um motivo: ela trabalha com o conceito de Mínimo Produto Viável (MVP) e é aplicada em projetos com o objetivo de diminuir desperdícios financeiros e o tempo de execução.

O objetivo é trabalhar sempre de forma simples, funcional e com o menor custo envolvido.

Conclusão

O Diagrama de Ishikawa é um método simples e efetivo para envolver os colaboradores na solução de problemas que possam aparecer no ambiente de trabalho.

Ela permite identificar com clareza qual o fator que mais contribui para a questão sendo trabalhada e ainda oferece uma visão sistêmica dos processos da empresa, possibilitando uma melhoria contínua.

Contudo, ela não é a única metodologia ágil, especialmente se a sua empresa está na área de desenvolvimento de softwares. 

Também temos um texto falando sobre as formas que você pode melhorar a rotina da sua empresa com novos métodos.