POP: o Que É e Como Elaborar um Procedimento Operacional Padrão

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Na sua empresa existe a preocupação em gerar resultados consistentes? Em qualquer lugar, a resposta para essa pergunta é sim, então, aprender sobre o que é o POP (Procedimento Operacional Padrão) deve ser uma prioridade para você.

O POP é um documento que visa oferecer de forma simples e direta todas as medidas necessárias para a execução de um determinado processo. O seu apelo vem justamente da uniformização dos procedimentos, garantindo o mesmo desfecho sempre.

Essa é uma ferramenta que faz uma grande diferença no ambiente de trabalho. Descubra neste texto como ele pode melhorar o seu!

• O que é POP?
• POP e padronização de processos: entenda a importância
• Quais são as vantagens do POP?
• Os formatos de apresentação de um POP
• Os diferentes tipos de POP e sua aplicação
• Como fazer um POP?
• Cuidados ao desenvolver os POPs

O que é POP?

O POP é um documento que registra o passo a passo de um processo, garantindo que qualquer pessoa consiga realizá-lo sem grandes problemas. 

Trata-se de um roteiro padronizado com o objetivo de diminuir os desvios de execução e, por conseguinte, de qualidade na entrega do produto ou serviço.

Você pode não notar, mas existem diversos processos registrados em sua cabeça, seja dirigir seu carro de casa ao trabalho ou mesmo a execução de uma rotina que você já faz há muito tempo.

Para chegar ao seu local de trabalho a tempo, por exemplo, basta seguir o roteiro de sempre e você chegará no resultado esperado.

Mas e quando se esquece uma etapa ou o processo sai da linha normal? Como consultar o passo seguinte? 

Esse é um dos momentos em que o POP se torna uma ajuda fundamental para finalizar o trabalho com qualidade.

Esse documento pode ser disponibilizado no próprio local da atividade ou anexado a outros documentos como a instrução de trabalho (IT); norma operacional padrão (NOP) ou Boas Práticas de Fabricação (BPF). 

Em outras palavras, também é uma forma de comunicar ao colaborador o que é esperado dele.

De forma geral, empresas que desejam entregar consistentemente produtos ou serviços de qualidade precisam padronizar os seus processos internos e documentá-los.

Os elementos que não podem faltar em um POP

Um POP não pode ser escrito de qualquer forma, existem alguns itens básicos que devem compor o corpo desse documento. Eles são:

• nome do procedimento;
• colaborador que o elaborou;
• edição do documento;
• local de aplicação (área que será utilizado);
• cargo responsável por desenvolver a tarefa;
• lista de materiais envolvidos no processo;
• glossário de siglas;
• referência (ex: manual do maquinário);
• passo a passo do procedimento.

Todos esses dados são importantes para garantir que o POP seja identificável e sua origem rastreável.

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POP e padronização de processos: entenda a importância

Nunca subestime a importância de um passo a passo para gerar o resultado esperado. 

Por isso, ele deve ser simples, completo e objetivo a fim de facilitar o entendimento de qualquer pessoa que necessite realizar aquele processo.

O POP educa a respeito da rotina e através de um passo a passo explica todos os aspectos envolvidos em uma atividade.

Isso é extremamente importante quando se imagina a qualidade esperada de um produto. Não consegue visualizar? Preste atenção neste exemplo.

Imagine que o seu hambúrguer favorito do Burger King é o Whopper, mas os colaboradores da empresa não utilizam procedimentos padrões em suas preparações.

Assim, toda vez que você vai a um Burger King, o sabor é sempre levemente diferente. Isso causa frustração no cliente, uma vez que existe uma expectativa no produto sendo adquirido.

Apesar dessa rápida história, esse não é o caso de uma das maiores redes de fast food do mundo, em qualquer local do globo, você comerá o mesmo lanche.

Os procedimentos padrão são a chave para conseguir um resultado semelhante.

Quais são as vantagens do POP?

O principal objetivo do POP é um só: garantir que a execução das atividades aconteça de forma padronizada dentro de uma organização. Contudo, contar com esse documento traz inúmeros outros benefícios.

Orientar colaboradores

Sejam eles novatos ou temporários, todo mundo já precisou de direcionamento ao executar uma determinada tarefa, ao ter um procedimento operacional padrão, os colaboradores têm como se autoeducarem a respeito de suas tarefas.

Não somente, como o POP deve ser constantemente atualizado, deve conter dicas e pontos de atenção que outros colaboradores, garantindo que o serviço seja feito com mais segurança.

Otimização constante de processos

POPs são feitos para serem validados constantemente, dessa forma, é possível estar sempre estudando formas mais eficientes de executar uma mesma tarefa. 

Não somente, implementar dados de produtividade nessa etapa também permite fazer uma análise mais profunda dos processos a fim de sugerir melhorias.

Melhoria na comunicação e produtividade

Ter instruções claras facilmente acessíveis certamente facilitam bastante na hora da comunicação, evitando também mal entendidos. 

Claro, alguém pode compreender algo diferente do que o autor do POP quiz expressar, contudo, é um documento feito para ser facilmente entendido e pode ser atualizado claro gere confusão.

Por conseguinte, isso também melhora a produtividade já que os colaboradores agora podem realizar suas rotinas com mais segurança e precisão.

Os formatos de apresentação de um POP

Agora que você já entende o que é um POP, seu objetivo e benefícios para a organização, chegou a hora de se aprofundar no tema e compreender como produzir os POPs para a sua empresa.

Abaixo explicamos os formatos que o documento pode ser criado!

Fluxograma

O fluxograma é uma forma particularmente útil quando se existem diversos resultados possíveis e nem sempre são previsíveis.

Essa forma de organizar representa uma comunicação visual que facilita a tomada de decisão em cada etapa do processo.

Comumente se utilizam símbolos padronizados a fim de tornar a comunicação universal, veja abaixo.

Hierárquico

Esse é um dos formatos mais simples de POP já que se trata de uma divisão de eventos em etapas hierárquicas, normalmente na forma de lista numerada.

Produzi-lo envolve definir etapas principais e, em cada um desses tópicos, descrever etapas mais específicas.

Etapas simples

Esse formato funciona exatamente com uma lista de afazeres: procedimentos simples e fáceis organizados na forma de diretrizes.

Frases curtas e claras são indicadas para facilitar a experiência do colaborador.

Os diferentes tipos de POP e sua aplicação

Além do formato do POP que influencia o seu entendimento, há também a aplicação do mesmo. Descubra os principais tipo:

• fundamentais: esse tipo serve como base para a elaboração dos demais POPs, trata-se de um modelo;
• metódicos: são documentos mais completos que descrevem processos completos e têm caráter de teste;
• segurança: descreve os procedimentos de segurança e as ações que devem ser tomadas em casos de emergência;
• qualidade: orientações gerais para testes de qualidade, envolvendo parâmetros esperados e ações a serem tomadas caso não sejam alcançados;
• armazenamento: metodologia de armazenamento de produtos, insumos e materiais;
• produção: passo a passo das etapas de produção, garantindo a padronização de produtos e serviços;
• administrativo: demonstrativo das tarefas da equipe de gestão.

Normalmente os POPs são voltados para atividades administrativas ou produtivas, contudo, eles podem padronizar uma série de rotinas além dessas.

Como fazer um POP?

Chegou a hora de colocar a mão na massa e aprender como fazer um POP para a sua empresa.

Idealmente, esse documento sempre deve ser escrito por alguém que já executa a tarefa, assim, o colaborador já tem o treinamento e habilidade necessária para essa finalidade.

De modo geral, as etapas para a produção dos procedimentos operacionais padrão são as descritas a seguir.

1. Defina um objetivo 

Escrevendo um POP, começamos pelo final. Primeiro pergunte-se qual o resultado em mente: se ele descreve o método de limpeza de uma cozinha de restaurante, o objetivo é evitar contaminações.

Aqui é importante levar em consideração a experiência dos profissionais que já executam essa tarefa diariamente.

2. Determine o formato ideal do seu POP

Qual a melhor forma de descrever essa rotina a fim de não causar dúvidas e ser o mais prático possível? 

Recomendamos que volte até o tópico que falamos um pouco sobre o formato ideal do POP e se pergunte em qual daqueles cenários a tarefa que você deseja padronizar se encaixa.

3. Escolha o melhor colaborador para o serviço

Como dissemos acima, o cenário ideal é delegar essa tarefa para o colaborador que já executa a tarefa, assim, ele será capaz de delimitar quais são as informações que não podem faltar no documento.

Ademais, é importante treiná-lo na produção do POP a fim que o objetivo seja alcançado.

4. Escreva o POP

Na hora de escrever esse documento, o colaborador escolhido deverá utilizar o POP Fundamental da empresa e incluir todos os dados que mencionamos no começo desse texto.

Cada etapa deve ser escrita de forma detalhada e direta e incluir o tempo para a execução de cada tarefa, além dos resultados esperados. Os mais completos também auxiliam na tomada de decisão.

5. Valide e revise constantemente o documento

Uma metodologia para validação do POP é pedir que um outro colaborador execute as tarefas sendo supervisionado pelo autor. Dessa forma, é possível ver onde o texto precisa ser ajustado.

Ademais, uma vez pronto, o documento deve passar por revisões constantes.

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Cuidados ao desenvolver os POPs

Agora você já sabe como criar um POP do zero na sua empresa, mas ainda é importante se atentar a algumas 

Crie o documento do zero

Não há nada de errado em basear-se nos POPs de outras empresas, o que não pode acontecer é copiá-los na íntegra.

Isso porque os processos são bastante particulares e não respeitar a individualidade dos processos da sua empresa, pode gerar bastante confusão nas tarefas diárias.

Envolva os colaboradores

Quem são as melhores pessoas para opinar a respeito dos processos da empresa? A resposta é: aqueles que executam essas tarefas diariamente.

Sendo assim, os envolva nesse processo e escute suas opiniões na hora de planejar e revisar os POPs da sua empresa.

Preste atenção na linguagem

A forma de escrever é muito importante aqui, ela deve ser sempre clara e objetiva. 

Outro ponto importante é esclarecer eventuais nomes e expressões, lembre-se que novos colaboradores não estão tão envoltos pela cultura da empresa.

Esse artigo te ajudou a compreender o que é o Procedimento Operacional Padrão e sua importância? Então, que tal continuar os estudos?Compreenda como o RH pode melhorar os processos de gestão de pessoas e leve mais novidades para a sua empresa.