Organizar Monitoramento de Transporte: Veja Como Fazer em Sua Empresa

A gestão de uma empresa de transporte apresenta inúmeros desafios e grande partes dele gira em torno de uma pergunta: como organizar o monitoramento de transporte de maneira eficiente?

Respondê-la envolve investir na organização, eficiência e segurança do transporte de cargas e pessoas. Realizar esse controle traz suas próprias dificuldades. 

Por isso, nesse texto ajudaremos a organizar o monitoramento de transporte da sua empresa com 10 dicas imperdíveis!

Confira abaixo todos os temas que abordaremos neste artigo e boa leitura!

• O que é monitoramento de transporte?
• 10 dicas para turbinar o monitoramento de transporte da sua empresa
• Como o Tangerino pode ajudar a organizar o monitoramento de transporte?

O que é monitoramento de transporte?

O monitoramento de transporte é um acompanhamento amplo de tudo o que acontece durante o transporte.

O que acontece muito é a confusão com os termos monitoramento e rastreamento.

Rastreamento é o processo que identifica a localização do veículo em tempo real por GPS (Sistema de Posicionamento Global).

No monitoramento, além desse dado, também se observa outras questões como comportamento do colaborador, passageiro e/ou carga.

Para isso, outras tecnologias além do GPS são indispensáveis, como câmeras, gravadores e softwares para gerenciar a jornada de trabalho do motorista.

Todos esses dados são levados automaticamente para gestores da empresa de transporte que podem, assim, podem tomar decisões informadas para melhorar o desempenho e também o bem-estar dos colaboradores.

Por eles, é possível:

• otimizar processos;
• ter uma visão clara da jornada de trabalho do motorista;
• realizar estudos de prevenção de acidentes;
• otimizar consumo de combustível;
• aumentar a produtividade geral; ultimamente, culminando no
• aumentar a lucratividade da empresa;

A seguir, focaremos nas dicas para otimizar o monitoramento de transporte. Caso você tenha outras dúvidas sobre monitoramentos de frotas, veja esse texto do link.

Antes, saiba que o tema tecnologia e ferramentas para times remotos será importante aqui. Por isso, confira o Tangerino Talks sobre esse assunto!

10 dicas para turbinar o monitoramento de transporte da sua empresa

Confira agora as dicas que preparamos para organizar a gestão de monitoramento de transporte na sua empresa.

1. Determine as metas da empresa

A única forma de medir a performance da sua equipe é com metas claras para a empresa e cada colaborador.

Além de determinar bem quais serão esses objetivos, é importante contar com as tecnologias necessárias para acompanhar todas essas métricas.

Ademais, contar com dashboards é muito importante para que todos, independentemente de seus cargos, possam acompanhar o desempenho da empresa.

Mas como definir metas relevantes para minha empresa?

A dica que falaremos a seguir possui um grande papel em responder essa pergunta, contudo, há um modelo que pode te ajudar muito com isso: o SMART.

O nome dessa metodologia vem do acrônimo em inglês, que tem o significado abaixo:

• específica (specific): não pode haver dúvida sobre o que está sendo observado, por exemplo: consumo de gasolina;
• mensurável (measureable): trata-se de algo que pode ser objetivamente medido como litros de gasolina;
• atingível (attainable): tenha certeza de que a meta é factível. Isso não implica dizer que não seja desafiadora, por isso, é importante envolver a equipe e solicitar feedback.
• relevante (relevant): as metas individuais e de equipe devem fazer sentido com os objetivos da empresa;
• oportuna (time-based): determinar uma data limite razoável para promover motivação e priorização de tarefas.

Seguindo esse método, as chances de determinar metas realmente significativas é muito maior.

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2. Tenha um bom planejamento 

Todos os processos de uma empresa devem ser cuidadosamente desenhados para que sejam eficientes e não gerem gargalos no fluxo.

Além disso, há também questões externas, como dados de mercado. Este passa por constantes transformações que podem impactar o futuro do seu negócio.

A logística 4.0 está chegando e com ela a adoção de novas tecnologias que permitem a digitalização e automação dos processos além do monitoramento em tempo real de todos os indicadores-chave de performance.

Não somente, as informações vitais do dia a dia, como custo do combustível, ticket médio, frequência de revisões, etc. devem estar na ponta da língua dos gestores responsáveis por decidir o futuro da empresa.

Isso é muito importante na criação de planos de ação de curto a longo prazos, determinando os passos necessários (assim como os ajustes de curso) para o sucesso da operação.

3. Desenvolva uma estratégia de entregas eficiente

Não é de se espantar que uma empresa de transporte precise ter uma boa logística de entregas, certo?

É necessário atentar-se ao prazo previsto, ao tipo de produto, ao gasto de combustível nas rotas, dentre outras questões.

Nesse sentido, não tem o que fazer além de sentar e determinar como realizar mais entregas gastando menos recursos.

Isso não é importante somente para que a empresa bata suas metas de forma lucrativa, mas também para garantir um cliente feliz no final de todo o processo.

Afinal de contas, de nada adianta diminuir o custo da operação se o cliente não ficar satisfeito com o serviço.

4. O feedback e experiência do cliente são importantes

A voz dos clientes não pode ser ignorada. O que eles dizem determinará o que a empresa deve mudar e como.

Sendo assim, ter uma equipe de marketing, vendas ou sucesso do cliente atenta a experiência do mesmo é primordial para garantir que ela seja positiva.

Essa não é uma daquelas conversas de “o cliente tem sempre razão”, mas sim uma estratégia palpável de como lidar com os feedbacks para que eles resultem em melhorias.

Esse processo deixa o serviço cada vez mais delineado para o seu público-alvo, sendo mais atrativo e gerando mais lucro.

Um ponto importante a se ter em mente é a necessidade de ir ativamente atrás do cliente para conversar sobre como está sendo sua experiência.

A maioria dos clientes só fala por conta própria quando tem um feedback negativo. Apesar de ser importante, compreender os pontos positivos também é primordial.

5. Registre todos os contratempos e ocorrências

Lembra quando dissemos que o monitoramento objetiva acompanhar tudo o que acontece com o veículo e seu motorista?

É importantíssimo que qualquer ocorrência seja devidamente registrada e categorizada para gerar inteligência útil para tomada de decisão posteriormente.

Alguns exemplos são:

• dificuldades na estrada;
• atrasos; 
• acidentes de percurso;
• furtos de carga;
• rota inadequada.

Por esse tipo de registro, é possível identificar rotas perigosas para os motoristas, onde acontecem muitos acidentes, motivos mais comuns de atrasos nas entregas, etc. Tudo o que você precisa para organizar monitoramento de transporte.

Somente com essas informações em mãos é possível melhorar de forma contínua, otimizando processos e aumentando a qualidade de vida no trabalho dos motoristas.

6. Otimize as rotas com frequência

A otimização das rotas é uma parte muito importante da rotina de uma empresa de transporte.

Nem precisamos falar o impacto que realizar um mesmo caminho por uma via mais rápida tem nos gastos da empresa, certo?

Mas o que considerar? Desde a qualidade das estradas, até mesmo a dificuldade de acesso ao destino, tempo de trajeto, segurança do motorista e carga, etc.

Independente de qual seja a métrica sendo considerada, o objetivo aqui é diminuir custos e/ou aumentar a qualidade de vida do colaborador.

Quanto menos contratempos e mais eficiente, menores os custos envolvidos. 

7. Tenha uma inteligência financeira apurada

O controle do orçamento de uma transportadora é um dos assuntos mais importantes, afinal de contas, não ter dinheiro em caixa para colocar gasolina no caminhão ou ônibus pode limitar a atuação da empresa.

Sendo assim, é importante conhecer todos os custos envolvidos na operação, desde a conta de internet até mesmo pedágios no caminho dos veículos.

É importante também a empresa evitar o uso de dinheiro e apostar em cartões específicos, como os de combustível e alimentação que não podem ser utilizados para outra finalidade.

Instrua os motoristas a guardar e apresentar a nota fiscal de todos os serviços que precisou contratar na hora de solicitar algum tipo de reembolso. Fazendo disso uma política da empresa.

Não somente, despesas com manutenção e combustível pode ser um pesadelo para os gestores, contudo, é possível planejar todos esses gastos de antemão e preparar a empresa para arcar com os mesmos.

E isso nos leva à próxima dica.

8. Planeje manutenções preventivas

Para organizar monitoramento de transporte, você precisa de uma frota em dia!

Todo veículo precisa passar por manutenções preventivas com alguma regularidade, certo? Seja por quilometragem ou tempo desde a última revisão, é uma obrigação.

Além de evitar acidentes, esse processo também aumenta a vida útil dos automóveis.

Contudo, quando isso acontece de forma não planejada, pode deixar o capital de giro desfalcado.

Sendo assim, é muito importante planejar datas em que as manutenções preventivas precisam ser realizadas, levando em consideração as recomendações da fabricante do veículo.

Ademais, também é possível determinar uma série de checklists para garantir que o veículo esteja em perfeitas condições antes de colocá-lo na estrada.

Assim, é possível prevenir problemas ou descobri-los com antecedência. Essa informação permite que a logística de entrega seja modificada, evitando atrasos e gargalos que geram prejuízos.

9. Treine os colaboradores e motoristas periodicamente

Aqui é onde o RH poderá brilhar: ministrar treinamentos periódicos. E acredite, isso é um ótimo passo para organizar monitoramento de transporte.

É muito importante colocar os colaboradores na sala de aula sempre que possível. Assim, os processos envolvidos em suas atividades estarão sempre “frescos” na mente dessas pessoas.

Isso ajuda a evitar erros e garante que os fluxos estarão sempre redondos.

Por exemplo, os motoristas podem ser treinados para realizar o checklist para identificar não conformidades com os veículos. Ajudando a identificar problemas cedo.

Já os funcionários administrativos podem ser treinados para prestar assistência aos motoristas em caso de sinistros, como acidentes.

As necessidades de cada empresa são únicas, sendo assim, é necessário realizar uma pesquisa na empresa para determinar quais são os treinamentos prioritários, os que precisam ser repetidos com maior frequência etc.

O planejamento aqui é tão importante quanto em qualquer outra área para garantir uma atuação estratégica do RH.

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10. Use a tecnologia para melhorar a gestão de transporte de cargas

Falamos acima da logística 4.0 que é a adoção de tecnologias para aumentar a eficiência da empresa como um todo. 

Ao implementar novas tecnologias, é possível acompanhar todos os indicadores-chave da empresa em tempo real.

Possibilitando a tomada de decisão rápida e certeira para solucionar questões antes mesmo que elas sejam um problema.

Não somente, a automatização de processos tende a diminuir o erro humano e direcionar o tempo dos colaboradores para atividades que realmente tem valor para a empresa.

E a tecnologia não pode facilitar somente a logística de entregas e revisões, ela também pode ser implementada na gestão de pessoas e trazer insights importantíssimos sobre o quadro de funcionários.

Abaixo, falaremos sobre o Tangerino, uma solução inteligente para lidar com a jornada de trabalho dos seus motoristas! Veja a seguir.

Como o Tangerino pode ajudar a organizar o monitoramento de transporte?

O controle de ponto do motorista certamente é um dos itens primordiais em qualquer estratégia de monitoramento de transporte.

Todas as métricas geradas por essa atividade podem ser utilizadas pelo RH para criar ações positivas que melhoram a experiência do colaborador em sua empresa.

Mas o Tangerino não é somente uma plataforma para gerenciamento do horário de entrada e saída do motorista.

Confira abaixo as funcionalidades que irão facilitar a vida do RH e também da logística da sua empresa:

GPS integrado com a folha de ponto

Por meio de seu GPS integrado com a solução, a empresa pode ficar de olho nas rotas e paradas feitas pelo motorista, averiguando se tudo está conforme planejado.

Imagine a seguinte situação: um motorista precisa cobrir uma longa quilometragem para realizar uma entrega em 3 dias.

A logística preparou uma rota específica para que tudo corresse sem atrasos.

É possível acompanhar a localização do colaborador sempre que ele  finaliza seu turno de trabalho, vendo se a viagem está seguindo o cronograma.

Caso não esteja, é possível entrar em contato e averiguar se houve ocorrências durante o trajeto que precisam ser devidamente registradas.

Não somente, também permite ajustar cronogramas futuros com base em dados reais da viagem, evitando sobrecarregar os motoristas com metas impraticáveis. 

Acesso em tempo real às informações

Outro ponto importante é o acesso em tempo real a todas essas e outras informações relacionadas à jornada de trabalho do motorista.

Você poderá aposentar o tacógrafo do caminhão como uma forma de controle da jornada do motorista e confiar em ferramentas avançadas e tecnológicas que permitem tomar decisões enquanto a viagem está acontecendo.

Como falamos anteriormente, é possível apurar os motivos de atraso ainda durante o trajeto, antes mesmo que ele ocorra de fato.

Isso possibilita entrar em contato com os clientes, por exemplo, e avisar sobre os imprevistos, evitando uma situação desagradável com os mesmos.

Ou seja, ter acesso à informação em tempo real, permite uma tomada de decisão muito mais rápida, evitando ou controlando problemas enquanto ainda são pequenos. 

O Tangerino ainda permite que se acesse essas informações de qualquer dispositivo, desde o aplicativo para smartphone e tablets até o próprio computador.

Confira esses materiais ricos do Tangerino:
? [Ebook] Gestão de equipes externas: como otimizar os processos de RH e departamento pessoal?
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Controle preciso das horas trabalhadas

Os benefícios não param por aí! 

Não é novidade nenhuma que motoristas de caminhão, por exemplo, passam muito do período que deveriam estar dirigindo, renunciando ao próprio descanso.

Mas, através do Tangerino, é possível acompanhar os turnos de trabalho de perto, evitando que os motoristas excedam o limite, contribuindo para seu bem-estar e qualidade de vida, além de evitar acidentes na estrada.

Ademais, também é possível averiguar o tempo do trajeto. Assim, observando se o ritmo está condizente com o planejamento logístico.

Gostou dessas vantagens? Então chegou a hora de começar a usar o Tangerino!