Planejamento Orçamentário: a Importância em Sua Empresa

Um dos pilares para o sucesso de uma empresa é sua saúde financeira. Com isso, destaca-se a importância do planejamento orçamentário, uma ferramenta de gestão que todo empresário precisa conhecer.

O verbo “planejar” tem a ver com projetar um cenário ou se programar para algo futuro. 

Com isso em mente, podemos dizer que a finalidade do planejamento orçamentário vai além de registrar a movimentação de caixa de uma empresa.

Mexer com finanças pode ser desafiador, sobretudo quando falamos de gestão empresarial. 

Sabendo disso, esperamos que este post ajude você a entender a importância de encarar esse planejamento e como fazê-lo. Acompanhe!

Neste artigo abordaremos os seguintes temas:

• O que é planejamento orçamentário
• Os tipos de planejamento orçamentário
• Por que é importante para as empresas
• O que considerar para o planejamento orçamentário
• Como realizar um planejamento orçamentário
• Boas práticas para fazer o planejamento orçamentário
• Revisão e refação do planejamento orçamentário

O que é planejamento orçamentário

Uma forma mais direta que temos de explicar o que é planejamento orçamentário é dizer que se trata de uma ferramenta de controle de orçamento que se baseia em previsões pautadas pelo histórico, pelos objetivos da empresa e alguns outros fatores.

É interessante pensar que esse planejamento funciona como uma espécie de contabilidade reversa. 

Qualquer tipo de negócio, independentemente de seu tamanho, precisa fazer um balanço de despesas e receitas, algo que geralmente acontece ao final de cada mês.

Esse balanço é a contabilidade, um acompanhamento do fluxo de caixa que acontece depois que gastos e ganhos ocorreram. 

Diferente disso, o planejamento orçamentário não espera as movimentações ocorrerem, mas projeta ou simula essa realidade.

Se você faz uma obra em casa, pede um orçamento ao engenheiro e aos demais profissionais para que tenha uma previsão de custos, não é mesmo? 

É esse o princípio que deve ser levado à sua organização, considerando também a receita esperada para o período.

É por tudo isso que dizemos que o planejamento financeiro orçamentário é um instrumento que evita riscos e permite o melhor aproveitamento de oportunidades de lucro.

Sem essa ferramenta, um empreendedor não conhece a realidade do próprio negócio e pode ter dificuldades para evitar prejuízos ou para promover o crescimento da empresa.

O planejamento pode ser compreendido como fundamental para embasar o processo de tomada de decisões.

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A composição do planejamento orçamentário

Para que você entenda ainda melhor o que é planejamento orçamentário, vamos passar brevemente pelos quatro fatores que formam a sua base. Veja:

1. custos ― todos os gastos que a empresa tem para produzir;
2. despesas ― os gastos relacionados à manutenção da empresa;
3. receitas ― todo o dinheiro que a empresa estima que vai receber no período que o planejamento orçamentário engloba.

Vale para dinheiro atrelado à venda de produtos ou à oferta de serviços, oriundo de recebimentos diversos e outros;

4. investimentos ― o dinheiro que a empresa vai tirar do caixa para bancar melhora de infraestrutura e afins.

O planejamento e a gestão orçamentária

Ainda, apenas para que você tenha uma compreensão um pouco mais ampla sobre o assunto, precisamos reforçar que o planejamento é apenas uma das fases da gestão orçamentária empresarial.

Ao todo, são quatro fases distintas, sendo elas:

• o próprio planejamento orçamentário;
• as simulações de cenários possíveis;
• o acompanhamento do orçamento desenhado;
• as revisões do planejamento feito.

Os tipos de planejamento orçamentário

Quando falamos sobre o que é planejamento orçamentário empresarial, precisamos complementar com o fato de que existem diversos tipos de plano. 

Destacamos aqui os principais existentes. Continue a leitura para conferir.

Planejamento estático

É aquele que permanece inalterado independentemente dos resultados da empresa. 

Digamos, por exemplo, que sua organização estipulou a quantia de R$ 3 mil para investir em publicidade digital.

Seguindo o planejamento orçamentário estático, esse valor não poderia aumentar nem se a empresa percebesse que a publicidade está dando bom retorno e que seria interessante investir um pouco mais nisso.

Em geral, esse tipo de planejamento é usado por grandes empresas, porque facilita o controle do dinheiro em todos os seus departamentos. 

Assim, ainda que haja um “engessamento” do orçamento, torna a gestão dos recursos mais fácil.

Vale dizer que ter um planejamento estático não significa revisá-lo apenas no fim do ano, ok? Geralmente, são feitas revisões trimestrais ou semestrais.

Planejamento flexível

Imaginamos que você já esteja deduzindo como o planejamento flexível funciona. 

Diferente do tipo anterior, esse planejamento orçamentário conta com uma margem para mudanças na divisão orçamentária.

Essa flexibilidade se aplica a gastos operacionais e com funcionários da organização. 

Se no fim do ano, por exemplo, sua empresa precisa firmar contratos de trabalho temporário, é esse tipo de planejamento que vai criar margem para que isso seja possível.

O ponto interessante é que esse tipo de planejamento orçamentário consegue acompanhar algumas variações que impactam a realidade da empresa. 

Em contrapartida, a flexibilidade impõe um acompanhamento mais frequente do plano para que ajustes sejam promovidos evitando surpresas ou gargalos.

Planejamento contínuo

A palavra “contínuo” faz referência à frequência com que o planejamento financeiro orçamentário é revisado. 

A ideia é que, ao final de cada mês, a empresa reveja o plano feito e acrescente mais um mês, mantendo um total de 12 meses planejados sempre.

Com isso, a ideia do planejamento contínuo é garantir que a empresa tenha um orçamento sempre atualizado, evitando que novas definições demorem a ser feitas.

Isso é positivo porque ajuda a organização a manter um planejamento orçamentário mais realista, mais adequado à realidade que está sendo vivida. Em compensação, a revisão contínua toma tempo mensalmente.

Planejamento ajustado

Como o termo indica, um planejamento orçamentário ajustado é aquele que permite que ajustes sejam feitos de tempos em tempos para garantir a saúde financeira da empresa.

Consideremos que a empresa separou uma quantia mensal de R$ 1.500 para investimento em publicidade. 

Ao final do primeiro trimestre do ano, constata que gastou R$ 6.500 em vez dos R$ 4.500 previstos e, com isso, entende que precisa ajustar o orçamento para o restante do ano.

Esse tipo de planejamento é interessante, porque permite revisões que adequem as expectativas com base na realidade, mas também demanda mais tempo disponível para que seja bem executado.

Planejamento matricial

O planejamento orçamentário matricial é aquele que cruza, em uma matriz, dados relativos a receitas, despesas, custos e investimentos, considerando uma subdivisão por departamentos.

Cada pessoa deve ser responsável por um departamento da matriz. Alguns exemplos são logística, comunicação, treinamentos e salários.

Assim, se a pessoa responsável pelo orçamento de logística perceber que a demanda foi maior que o previsto, assim como o gasto, deve identificar departamentos que gastaram menos para equilibrar o orçamento total.

Esse tipo de orçamento é interessante, porque contribui para que uma avaliação mais criteriosa da utilização dos recursos seja feita. Em contrapartida, pode gerar disputas pelos recursos da empresa.

Planejamento base zero

Algo que não ressaltamos ainda sobre planejamento orçamentário nas empresas é que a maioria deles considera um histórico.

Isso quer dizer que ele se baseia em dados de períodos anteriores para projetar intervalos futuros.

O orçamento base zero foge a esse padrão e não considera o histórico de custos, despesas e receitas da organização. 

A ideia é evitar que uma realidade que talvez já não se aplica tenha impacto no planejamento a ser feito.

Isso contribui para que gestores consigam planejar um uso mais eficiente dos recursos aliando as finanças às estratégias da empresa. 

Por outro lado, esse planejamento pode demandar bastante tempo e capacitação para que seja executado.

Queremos que você tenha em mente esses seis tipos de planejamento, por isso fizemos um resumo. Confira!

Por que é importante para as empresas

A escolha do tipo de planejamento orçamentário ideal precisa levar diferentes fatores em consideração, como o segmento de atuação da empresa, seu tamanho e sua maturidade financeira. 

É por esse motivo que essa definição pode demandar a orientação de especialistas na área.

Independentemente da escolha feita, quando bem desenvolvido, um plano orçamentário tem tudo para afetar positivamente os negócios e é sobre isso que falaremos agora. Confira abaixo uma lista de vantagens e sua explicação.

1. Organização financeira

Garantir uma organização financeira é fundamental para que uma empresa consiga se manter e seguir existindo.

De pouco adianta contratar uma equipe altamente qualificada e investir em marketing para a divulgação da marca, por exemplo, se no fim das contas o descontrole financeiro vai levar todo esforço ralo abaixo.

Como dissemos anteriormente, uma empresa que não conhece suas finanças não conhece sua realidade.

Portanto, o planejamento orçamentário é fundamental para que decisões sejam devidamente embasadas.

2. Otimização de recursos

Com base no que vimos até aqui, outra das vantagens do planejamento orçamentário é a possibilidade de manter as finanças aliadas às estratégias da empresa e, com isso, fazer melhor uso dos recursos.

Anteriormente, demos o exemplo de uma obra em casa para indicar o quão natural é ou deveria ser uma busca por previsão de custos ― e, especialmente no caso de empresas, por previsão de receitas também.

Voltamos a esse exemplo para questionar quantas vezes você precisou lidar com ou soube de uma obra que acabou estourando o orçamento previsto. 

Isso é muito comum e, por mais que o nível de previsibilidade em sua organização seja maior, as chances de que as coisas não saiam conforme projetado existem.

O que queremos dizer com isso é que qualquer negócio pode precisar revisar sua forma de utilização de recursos financeiros. 

O planejamento orçamentário contribui para que ajustes sejam feitos não apenas para cobrir despesas, mas para garantir uma melhor utilização do dinheiro e aumentar os lucros também.

3. Transparência

É bom pensar no futuro e vislumbrar crescimento, aumento nos lucros e muito sucesso, não é mesmo? 

Apesar disso, todos sabemos que empreendedores podem ter suas ambições, mas que precisam manter os pés no chão.

Se você baseia as decisões de sua empresa no achismo ou apenas em suas expectativas, pode acabar se surpreendendo negativamente. 

O mesmo vale para quem tem uma organização financeira simplória e que não se preocupa tanto em projetar as finanças com seriedade.

Em suma, o planejamento orçamentário permite que a empresa tenha mais clareza de suas possibilidades tanto com base nas fraquezas quanto nos pontos fortes e oportunidades.

Com isso, podemos dizer que o processo de tomada de decisões estratégicas se torna mais realista e mais segura graças à transparência que o plano proporciona.

4. Gestão facilitada

Por último, mas não menos importante, ressaltamos que o planejamento orçamentário empresarial leva a cálculos detalhados sobre as despesas.

Isso favorece a gestão financeira para uma distribuição de recursos mais adequada.

Se a empresa consegue entender onde gasta mais e quanto dinheiro é investido, consegue entender melhor suas necessidades e até rever os investimentos que estão sendo feitos. 

Assim, consegue gerenciar melhor seus recursos, definindo uma aplicação mais inteligente e eficaz.

O que considerar para o planejamento orçamentário

Algo que você precisa saber sobre a elaboração do planejamento orçamentário é que existem orientações, mas não existe uma fórmula pronta a ser seguida, porque o plano precisa ser adequado à realidade de cada empresa.

Com isso em mente, você deve considerar as necessidades de sua organização e suas características, porque algo que é mais relevante para o seu negócio pode ser menos decisivo para outro.

A saber, um planejamento financeiro é composto por:

• planejamento de vendas;
• projeção de deduções de vendas;
• orçamento de custos de produção;
• orçamento de gastos com pessoal;
• orçamento de despesas operacionais;
• orçamento de investimentos.

É você, possivelmente com orientação de especialistas, quem vai definir o peso que cada fator vai ter no planejamento do orçamento para criar algo único para a sua organização.

Vamos supor, por exemplo, que sua empresa precise buscar a redução de custos para que consiga recursos o suficiente para investir em seu desenvolvimento.

Se a organização tem sua maior parcela de gastos com salários e benefícios, pode precisar revisar essa questão otimizando sua gestão de benefícios de forma a não prejudicar os trabalhadores e a melhorar o uso do dinheiro.

Por outro lado, se salários e benefícios estão bem geridos, mas faz tempo que a empresa não revê seus custos produtivos, pode ser o momento de avaliar os acordos com fornecedores e outros fatores que impactam os gastos.

Tudo isso sem mencionar a projeção de receitas e o que a empresa identifica que pode mudar para gerar mais dinheiro. 

Esse é outro ponto singular, ou seja, que varia de organização para organização e que pode ser determinante para o planejamento financeiro organizacional inteligente.

Como realizar um planejamento orçamentário

Com tudo o que já foi dito, você tem o que precisa para entender como realizar um planejamento orçamentário em sua empresa com base nas dicas que apresentaremos a seguir. Confira!

Conheça sua empresa

Em alguns momentos, mencionamos fatores como o porte da empresa e seu grau de maturidade financeira como sendo relevantes para o planejamento orçamentário.

Pode parecer desnecessário dizer que você precisa entender qual é a situação de sua própria organização para elaborar um planejamento orçamentário, mas o fazemos assim mesmo. Isso porque aqui não cabe achismo.

No que diz respeito ao porte da empresa ― que pode ser micro, pequeno, médio ou grande ― o critério de definição é o faturamento anual e não o número de funcionários. 

Eventualmente, uma organização pode precisar passar por um processo de reenquadramento caso passe a faturar mais ou menos do que antes.

Falar sobre isso é relevante para nossa conversa sobre planejamento orçamentário, porque empresas de portes diferentes podem ter obrigações tributárias diferentes. Algo que, portanto afeta suas finanças.

Por sua vez, o grau de maturidade diz respeito à capacidade adquirida de uma empresa em transformar seus conhecimentos em soluções práticas do dia a dia. 

Empresas podem ser classificadas como startups, empresas emergentes, empresas em expansão e empresas maduras.

E isso também pode impactar o planejamento por ser um fator capaz de influenciar os objetivos e necessidades do negócio no momento.

Analise realidade e expectativa

Há três perguntinhas que podem direcionar a realização de um planejamento orçamentário inteligente. 

Elas ajudam a promover um alinhamento entre a realidade de momento e as expectativas que se tem para o negócio:

1. onde a empresa está hoje?
2. Onde a empresa precisa chegar?
3. O que vai ser feito para a empresa chegar onde precisa?

Esse questionário pode ser enriquecido com outras perguntas que façam sentido para a compreensão do cenário financeiro da organização. 

A ideia é que você tenha insumos para:

• definir o plano de metas para o intervalo de tempo estabelecido;
• elaborar uma projeção de vendas para esse mesmo período;
• indicar quais são os custos relativos à produção;
• indicar quais são as despesas com pessoal;
• apontar quais são as despesas operacionais;
• definir um orçamento de investimentos.

Mais do que estruturar o planejamento orçamentário todo de uma vez, o que essas questões e respostas vão propiciar é a ampliação do entendimento daquilo o que existe e do que pode ser feito.

Conheça os elementos fundamentais

O planejamento orçamentário precisa ter embasamento nas finanças da empresa. 

Por isso, há elementos que podem ser considerados fundamentais à sua realização. Veja:

• orçamento mensal ― como você deve saber, ter um orçamento mensal contribui para a boa gestão das entradas e saídas, ou seja, de toda movimentação financeira que acontece na empresa;
• orçamento anual ― o planejamento também deve contar com projeções capazes de indicar como os vai ser a utilização dos recursos financeiros da empresa ao longo do ano;
• fluxo de caixa ― o fluxo de caixa é um instrumento básico a ser usado para o controle e planejamento das finanças de forma a garantir que a organização sempre conte com capital de giro disponível.

Colete dados e use ferramentas

Quando apresentamos os principais tipos de planejamento financeiro orçamentários, destacamos que apenas o orçamento base zero não partia de um histórico.

A coleta de dados costuma ser fundamental para a realização do planejamento, inclusive por possibilitar a geração de três relatórios que interessam à sua empresa: DRE Projetado, Projeção de Fluxo de Caixa e Projeção de Balanço Patrimonial.

Para apresentar cada um de forma bem simples e direta, podemos dizer que:

• o DRE Projetado indica quanto de lucro a sua empresa vai ser capaz de gerar;
• a Projeção de Fluxo de Caixa, por sua vez, mostra quanto de dinheiro a empresa vai ter em caixa para arcar com seus compromissos como o pagamento de salários e custos com fornecedores;
• a Projeção de Balanço Patrimonial, por fim, indica quanto de riqueza a empresa vai acumular no período estipulado para o planejamento, quer tenha ou não expansão patrimonial.

A ideia, portanto, é ter embasamento suficiente para fazer uma projeção adequada para as finanças da empresa e, consequentemente, para a tomada de decisões.

Simule cenários

Um planejamento orçamentário precisa ser realista, mas isso não significa que possibilidades devem ser totalmente desconsideradas para sua realização.

Ter um plano é ter aquilo o que se precisa para encarar uma situação ainda que ela não saia de acordo com o desejado. 

Assim, é importante que sua empresa simule cenários possíveis, do pessimista ao otimista, para que que as direções a serem seguidas em cada caso sejam definidas.

Vale ter em mente que responder rapidamente a gargalos e reveses, assim como aproveitar as oportunidades enquanto é tempo é fundamental para os negócios.

Conte com especialistas

Por último, uma dica que pode ser seguida como ponto de partida para a realização do planejamento orçamentário de sua empresa: a designação de especialistas para auxiliar nas diversas etapas do processo.

Reunir todas as informações, fazer todas as análises e projeções pode ser desafiador. 

Considerando que o planejamento vai guiar todo um período da vida da empresa, ainda que revisões sejam feitas, é necessário que se tenha algo consistente.

Por essa razão, contar com profissionais ou com uma empresa especializada em gestão financeira pode fazer toda a diferença.

Boas práticas para fazer o planejamento orçamentário

Sim, a realização de um planejamento orçamentário pode ser complexa e envolver algumas demandas que merecem atenção mesmo que sua empresa conte com especialistas.

Seja qual for o caso, temos algumas boas práticas que podem tornar o processo mais produtivo e garantir melhores resultados. Vamos a elas!

Aposte em reuniões para definir o orçamento

A menos que você seja uma empresa de uma pessoa só, organizar reuniões para definir o orçamento pode ser necessário. 

Aliás, quanto maior é a empresa, mais evidente essa necessidade de torna diante do ponto de vista de várias áreas.

A ideia é que gestores de diferentes departamentos tenham as informações necessárias para ajudar no processo do planejamento orçamentário. 

Isso porque, vivenciando o dia a dia do setor, conseguem indicar melhor quais são os custos, como os investimentos têm sido feitos e se estão adequados às atuais demandas.

Por mais próximo da realidade de cada departamento um CEO tente ser, conhecer de perto suas demandas pode ser complicado. 

Apostar somente na própria percepção a respeito dos custos e receitas de cada setor pode ser arriscado, levando a projeções equivocadas e à má distribuição de recursos.

Como haveria de ser, porém, não adianta que cada gestor chegue à reunião dizendo que seu departamento precisa de X mil reais por mês, trimestre ou seja qual for o período.

A alta gestão ainda vai precisar se pautar por essa informação para entender como atender às necessidades e manter a saúde financeira da empresa. 

Algo que nos leva a sugerir que você não se apresse demais nessa definição e analise os números com cuidado.

Defina prazos para a conclusão do planejamento orçamentário

É importante que sua empresa realize quantas reuniões forem necessárias para alinhar demandas e possibilidades. 

Apesar disso, é necessário definir um prazo para que o planejamento orçamentário seja concluído.

É imperativo que isso seja feito, porque o planejamento é estratégico e se não ficar pronto a tempo de guiar as decisões da empresa, vai resultar em esforço mal valorizado.

Consulte os especialistas em gestão financeira sobre os dados que sua empresa precisa ter em mãos para realizar o planejamento financeiro. 

Informe os gestores que têm acesso a essas informações e defina um limite de tempo para que o envio de dados seja feito.

Apoie-se no histórico e faça benchmarking

A próxima boa prática para a realização do planejamento orçamentário envolve um olhar para dentro e um olhar para fora do universo privado de sua empresa.

Primeiro, a menos que você tenha optado pelo orçamento base zero, sua empresa vai precisar consultar o histórico de custos, despesas, receitas e investimentos de anos anteriores. 

A ideia é que esses dados ajudem na compreensão de padrões e na definição de projeções.

Acontece que não são somente parâmetros internos que devem ser considerados. 

O planejamento orçamentário tem potencial para direcionar um negócio ao sucesso, por isso, não custa observar como concorrentes estão se organizando nesse sentido.

Com tudo isso, com padrões e com as devidas comparações, sua empresa pode identificar oportunidades de redução de custos ou de realocação de recursos para aumentar as chances de lucro.

Faça a definição de métricas e acompanhe os resultados

Depois que o planejamento orçamentário fica pronto, a empresa pode deixar de se dedicar a ele até que um novo planejamento precise ser feito, certo? Errado!

Planejamento algum funciona como bola de cristal e, por isso, é preciso acompanhar a situação financeira da empresa para saber se as projeções feitas estão se concretizando ou não. Algo que vale para gastos e receitas.

Para tanto, o ideal é definir algumas métricas e acompanhá-las de perto mensalmente. 

Essa estratégia vai permitir que necessidades de ajuste sejam identificadas a tempo, que a empresa não tenha surpresas e que futuros planejamentos orçamentários sejam ainda mais assertivos.

Revisão e refação do planejamento orçamentário

Se o planejamento orçamentário precisa ser acompanhado mesmo depois de pronto, nada mais natural do que esperar que, a depender do cenário, revisões e até refações surjam no horizonte.

Quando rever o planejamento feito

Entenda que a revisão do planejamento é normal. Trata-se de algo que, inclusive, pode ser programado para acontecer com base no tipo de plano orçamentário que você escolher para a sua empresa.

Como vimos, há planejamentos que demandam revisões mensais, mas também pode haver definição de que as projeções sejam analisadas de forma bimestral, trimestral ou em outro intervalo que faça sentido.

Além disso, é interessante ressaltar que se um cenário diferente do projetado for percebido, a empresa não precisa esperar o intervalo definido para rever o planejamento.

Seja em razão de eventuais problemas ou de possíveis oportunidades, a revisão pode ser crucial para que a empresa alcance seus objetivos.

Quando refazer o planejamento orçamentário

A refação de um planejamento orçamentário é algo mais dramático e que espera-se que não aconteça. 

As chances de que esse movimento seja necessário são pequenas quando o plano é bem realizado e devidamente acompanhado.

Entretanto, não podemos ignorar que situações atípicas podem acontecer e demandar uma reformulação. 

Como exemplo, vale ter em mente o contexto da pandemia da covid-19 que virou a vida dos empreendedores do país de cabeça para baixo.

Conclusão

O planejamento orçamentário é importante porque permite que uma empresa faça bom uso de seus recursos financeiros, encontre formas de reduzir custos e de aumentar sua lucratividade.

Basicamente, é por meio dessa ferramenta que uma organização compreende cenários e faz projeções que a permitem cumprir com os objetivos comuns de um negócio.

Dados do IBGE apontam que seis em cada dez empresas fecham após cinco anos de atividades. 

Uma das formas de evitar virar estatística é garantir a organização e a saúde financeira do empreendimento, algo que passa por um bom planejamento orçamentário.

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