Pró-labore: o Que é e Como Aplicar?

Pessoas que ocupam os cargos de sócios e executivos, normalmente, se dedicam excessivamente à sua empresa. Muitas vezes são os primeiros a chegarem e os últimos a sair. Mas, em casos assim, como determinar que salário merecem? É aí que entra o pró-labore.

Esse é o sistema escolhido para remunerar os administradores da empresa. No entanto, é preciso ter muita atenção em relação a esse pagamento, já que ele difere bastante da distribuição de lucros ou dos juros sobre capital próprio, outras possibilidades para remunerar os sócios.

Continue a leitura e veja o que é pró-labore e como aplicar essa forma de remuneração na sua empresa!

O que é pró-labore e para que serve?

Pró-labore corresponde a uma remuneração semelhante ao salário, mas direcionada aos sócios que trabalham na empresa. 

O termo “pró-labore” é uma locução latina que significa “pelo trabalho”. Isto é, a remuneração que o sócio ou gestor de uma empresa deve receber pelo trabalho que ele realizou.

O pró-labore é considerado uma despesa pertencente à rotina administrativa. Apesar de ser muito confundido como salário, há algumas diferenças práticas entre essas duas remunerações. 

Funcionamento do pró-labore na prática

O pró-labore, portanto, é a remuneração que os sócios de uma empresa recebem por seu trabalho.

Ele deve ser definido e constar nos documentos contábeis da empresa. Ao contrário de um salário comum, que tem seus direitos trabalhistas atrelados, no pró-labore os direitos trabalhistas são opcionais para os sócios.

Ele equivale ao salário que o dono recebe por trabalhar no seu próprio negócio, por exemplo.

Por se tratar de uma remuneração paga ao sócio como se ele fosse funcionário, o pagamento precisa ocorrer mensalmente, mesmo que a empresa não tenha tido faturamento naquele período.

Algumas vezes, também é definido no contrato social se o sócio da empresa fará retirada de pró-labore ou não. Não é algo obrigatório, mas se estiver no contrato social passa a ser.

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Importância de definir o pró-labore

Os motivos para a importância do pró-labore são muitos, mas o principal deles se resume a evidenciar o valor gasto para a execução do trabalho dos sócios.

Quando os administradores não definem um pró-labore, a empresa é enganada pela falta de custos dos projetos em que eles participam. 

Isso quer dizer que se você trabalhou em um determinado projeto ou desempenhou qualquer papel dentro da empresa, você também é um custo.

Ignorar o custo desses profissionais e retirar o dinheiro do caixa da empresa quando dá (ou seja, nos meses lucrativos) gera problemas na hora de fechar as contas, especialmente no momento de avaliar o quanto deve ser cobrado por seus produtos e serviços.

Isso é um erro comum cometido pelos empreendedores, por isso lembre-se: se um sócio desempenha uma função dentro da empresa, seja administrando ou atuando nos projetos, o valor do seu trabalho deve ser considerado na hora de contabilizar os custos.

Distribuição dos lucros e dividendos

Depois de pagar todas as despesas da sua empresa — impostos, pró-labore, etc. —, o valor que sobrar será considerado lucro.

Isso quer dizer que você poderá transferir esse dinheiro para a sua conta de pessoa física, sem a incidência de impostos. Ou seja, distribuição dos lucros. 

Essa partilha é calculada anualmente, no fechamento do balanço, e posteriormente distribuída aos sócios, conforme a participação deles no capital social ou algum outro acordo entre as partes.

Qual a diferença entre pró-labore e salário?

Porque deveria haver uma remuneração especial para o sócio, diferente do salário? O sócio já não retira a distribuição de lucros? 

O sócio que trabalha pela empresa (sócio-administrador) tem direito a um salário, ou seja, uma remuneração por esse serviço. 

É por meio dele que o empresário pode, por exemplo, contribuir para a previdência. Em outras palavras, é o salário do dono ou dos donos da empresa.

Nesse caso, não existe a obrigatoriedade em relação ao 13º salário, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), férias e outros.

Vale dizer que a lei não determina um valor específico para o pró-labore. Isso quer dizer que a determinação cabe aos sócios, bem como sua redução ou majoração.

A única regra quanto aos valores é que o pró-labore não pode ser inferior ao valor do salário mínimo vigente.

Relação entre pró-labore e lucro da empresa

O lucro é a remuneração pelo risco. 

Aqueles que resolvem enfrentar os desafios do empreendedorismo e arriscar seu capital abrindo uma empresa, caso sejam empreendedores de sucesso, acabam tendo lucro.

Esse lucro não precisa ser necessariamente distribuído entre os sócios. Ele pode ser reinvestido na empresa, integrado ao capital, como também ser distribuído como prêmio de reconhecimento profissional a alguns colaboradores, etc.

No entanto, quando o sócio recebe a distribuição dos lucros, ele não paga os mesmos impostos sobre a folha de pagamento, como ocorre com os salários em carteira assinada. Isso acontece porque a empresa já foi tributada sobre esse lucro.

Dessa forma, o lucro se trata de um rendimento isento e não tributável que esse sócio recebe.

No entanto, se um sócio exerce uma função na empresa, ou seja, ele realmente trabalha (não é apenas um sócio-investidor), nesse caso ele precisa pagar outros tributos, referentes a uma atividade laboral remunerada.

É por isso que, para a contabilidade, foi criado o pró-labore, com o significado de uma remuneração pelo trabalho do sócio, mas diferente do salário.

Esse episódio do Tangerino Talks traz uma discussão importante e que talvez você possa gostar! Confira!

Como é feito o pró-labore?

É preciso entender, em primeiro lugar, que os administradores que receberão a remuneração precisam estar previstos no contrato social da empresa.

Conforme a legislação trabalhista, o pró-labore se difere do salário justamente porque, sobre essa remuneração, não são obrigatórios benefícios como FGTS, 13º salário, férias, entre outros, como já mencionamos.

Esses benefícios também podem ser oferecidos aos administradores, evidentemente, por meio de um acordo entre a empresa e o administrador. 

Contudo, o que normalmente acontece é o aumento da remuneração pró-labore, em vez da concessão de muitos benefícios trabalhistas.

Por conta dessa ausência da gestão de benefícios, o pagamento de administradores acaba sendo mais alto do que o de colaboradores.

Como registrar o pró-labore?

Em termos contábeis, ele é registrado como despesa operacional da empresa, ou seja, um dinheiro concedido fora das condições normais. 

Por isso, incidem sobre ele alguns impostos específicos que, dependendo do regime tributário em que se encaixa sua empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), podem ser bem altos. 

Em geral, são retidos 11% de INSS do pró-labore, mas essa taxa pode ser maior se a empresa for optante pelo Lucro Presumido ou Lucro Real, ou se o sócio trabalha formalmente em outra empresa, seja como empregado ou administrador.

Pró-labore é obrigatório?

A partir do momento em que a empresa faz a emissão de nota fiscal, o pró-labore é obrigatório. 

Caso não registre o valor pago ao administrador dentro da contabilidade, o empresário pode ser obrigado a pagar uma quantia referente ao INSS para a Receita Federal.

Portanto, tenha ciência da importância do pró-labore, consulte o seu contador e não deixe de definir essa remuneração na sua empresa! 

Como definir o pró-labore?

Uma forma simples para definir o pró-labore na sua empresa é seguido estes quatro passos a seguir:

1. entenda e defina quais atividades o sócio deverá realizar na empresa;
2. pesquise a média salarial de um profissional que realiza as mesmas atividades do sócio;
3. defina o valor do pró-labore do sócio com base na média de salário do mercado;
4. considere pagar esse valor mensalmente, da mesma forma como você faz com os demais funcionários da empresa.

Sem um pró-labore definido, pode ser impossível saber os custos reais da empresa e, consequentemente, se ela teve lucro ou prejuízo.

Como fazer o pagamento?

A forma mais fácil e segura para realizar o pró-labore é por meio de transferência bancária da conta corrente da empresa para a do sócio. 

Atenção: não é aconselhado realizar uma única transferência de pró-labore e distribuição antecipada de lucros. Faça sempre duas transferências separadamente.

Quais impostos incidem sobre o pró-labore?

Outro detalhe bem importante que é preciso saber sobre o que é pró-labore e a sua forma de cálculo são os impostos que incidem sobre essa remuneração.

Vale lembrar que, para a empresa, essa quantia é considerada uma despesa administrativa e, sempre que houver o seu pagamento, a contabilidade deve gerar a GPS — Guia de Previdência Social para recolhimento da contribuição previdenciária.

No entanto, existem alguns custos para os sócios e para a empresa. Confira quais são eles!

Simples Nacional

Para empresas do Simples Nacional, o custo do sócio é deduzido do valor bruto 11% de INSS e Imposto de Renda (IR), de acordo com a tabela progressiva da Receita Federal. 

Já a empresa não tem custo algum, pois não tem contribuição patronal.

Contudo, se a empresa estiver enquadrada no Anexo IV do Simples Nacional, passa a ser obrigada a recolher o INSS patronal, que é de 20%. 

Isso é pago junto com a GPS, em conjunto com os 11% de INSS sobre pró-labore.

Lucro presumido

No caso das empresas de lucro presumido, o custo para os negócios são dos encargos sociais, que são de 20% sobre o pró-labore.

O custo para o sócio é o mesmo do Simples Nacional. A dedução de 11% sobre o valor bruto, que corresponde ao INSS e IR.

MEI

Microempreendedor Individual também deve receber pró-labore, contribuindo ao INSS com o percentual mínimo de 5%.

É preciso ficar atento a alguns detalhes como: faturamento, recolhimento e aposentadoria por idade.

Neste regime, o pró-labore não pode ultrapassar R$ 6.750,00, que é o valor de faturamento mensal máximo para um MEI, em 2021. Caso isso aconteça, a empresa pode ser desenquadrada dessa modalidade.

É preciso que o empreendedor fique atento às necessidades da empresa ou à quantidade de vendas para que tenha um pró-labore compatível com o valor que pode faturar.

Além disso, quem é MEI não precisa pagar o INSS de seu pró-labore. O valor já está incluso na guia DAS, que é paga todos os meses.

Contudo, caso haja interesse em aposentadoria por tempo de idade, é preciso que o empreendedor faça o pagamento a mais do INSS, com a alíquota de 11%.

Saiba mais:
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Vale lembrar que quem recebe o pró-labore precisa declarar o valor anualmente em seu Imposto de Renda. 

Para isso, é necessário preencher a aba “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica”, pelo titular, com o nome e CNPJ da fonte pagadora, a quantia do rendimento e o valor do IRRF e a respectiva contribuição previdenciária, se houver.

Como calcular o pró-labore dos sócios? 

Antes de saber o cálculo, é preciso saber que não existe um valor mínimo e nem um máximo para o pró-labore. 

Uma forma para chegar ao valor correto é se perguntar: “Quanto um funcionário que realiza as suas tarefas merece receber?”. A sua resposta será a definição exata e justa.

Outra dica que muitos empreendedores seguem é tomar como base a tabela do INSS, que define o teto mínimo e o máximo para a arrecadação.

No entanto, você não pode deixar de considerar os impostos que incidem sobre o pró-labore, que podem ser altos dependendo do regime tributário da empresa. Para isso, a melhor saída é consultar sempre um contador.

Imagine uma empresa com dois sócios, sendo um deles também administrador. O outro apenas contribuiu para o capital da empresa, mas não exerce nenhum tipo de trabalho em seu dia a dia. 

Ainda que os dois tenham feito contribuições iguais inicialmente, o sócio-administrador deve receber um pró-labore por seu trabalho mensal. 

Ambos continuam recebendo juros ou distribuição de lucros, mas apenas um receberá pelos serviços diários que ele presta.

Passos para o cálculo do pró-labore

Para calcular, alguns passos simples podem ser tomados. O primeiro deles é ajustar seu valor de mercado. 

Para chegar a esse valor, é preciso definir quais serão as funções do administrador, para que a empresa e o profissional tenham em mente o tamanho de suas responsabilidades. 

A empresa também precisa estabelecer um valor que supere o salário dos funcionários (para evitar suspeitas de sonegação fiscal), mas não as capacidades financeiras do negócio. 

Você pode fazer uma pesquisa de valores consultando empresas de recrutamento ou tabelas com salários de diferentes profissões.

Depois de ajustado o valor, você deve formalizar esse acordo para que ele tenha validade jurídica no direito trabalhista. 

Isso pode ser feito com cláusulas específicas no próprio contrato social da empresa (registrado na Junta Comercial do estado). 

Nos livros da empresa, registre o pró-labore como despesa administrativa, na conta de Honorários da Diretoria ou mesmo na conta Salários da Administração.

O planejamento financeiro e tributário depende também das vantagens dessa escolha estratégica em relação a outras formas de remuneração, como distribuição de lucros ou dividendos e juros sobre o capital próprio. 

Mais importante ainda é que esses valores sejam combinados entre os sócios com antecedência, na elaboração do contrato social. 

Esse tipo de ajuste prévio previne conflitos futuros e garante valores mais adequados para que a saúde financeira da empresa não seja comprometida, sem favorecer mais um sócio do que outro. 

Novos valores de remuneração só podem ser alterados posteriormente se houver consenso entre os sócios ou outra forma de tomada de decisões estabelecida no contrato social.

Aproveite esse tema e confira esse episódio do Me Explica Aí sobre 13º!

Quando pagar o pró-labore?

Quando se entende a fundo o que é pró-labore, fica claro que essa remuneração só deve ser paga quando a empresa já tiver faturamento. 

Por exemplo, se o início das atividades for no mês de janeiro, mas o negócio somente começar a faturar em março, é a partir desse mês que o pró-labore deverá ser pago. 

No que diz respeito à comprovação do pagamento, ao contrário dos funcionários que recebem um holerite, o sócio pode comprovar o seu faturamento mediante uma declaração emitida pela contabilidade da empresa.

Como emitir o recibo do pró-labore?

Muitos sócios e administradores ainda confundem qual documento pode ser utilizado para fazer a comprovação de renda, contribuição para o INSS e afins. 

É importante lembrar que cada um desses documentos apresenta suas particularidades e funções. Veja abaixo quais são elas!

Recibo de pró-labore

Ao realizar o pagamento de pró-labore, é preciso emitir um recibo que será assinado pelo sócio administrador, como forma de comprovação do recebimento do valor.

Apesar de esse recibo não ter validade como comprovante de renda, ele é uma segurança e uma forma de organizar o fluxo dos pagamentos da empresa.

As informações que devem constar no recibo são:

• data (mês e ano);
• fonte pagadora (nome da empresa);
• CNPJ e endereço da empresa;
• favorecido (nome do sócio);
• CPF e número de inscrição do INSS;
• valor bruto;
• retenção do IRPF;
• retenção do INSS;
• valor líquido;
• declaração de recebimento, citando o valor líquido por extenso, o mês de referência e o ano;
• cidade e data do recibo;
• assinatura do favorecido.

Declaração pró-labore

Para comprovar renda, os funcionários que recebem salário utilizam o holerite. Porém, os sócios e administradores que recebem pró-labore utilizam o comprovante de renda específico do pró-labore, o chamado decore pró-labore.

O decore pró-labore (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos) só pode ser emitido por profissionais de contabilidade habilitados. 

O comprovante só valerá caso tenha o selo DHP — Declaração de Habilitação Profissional — afixado ou impresso no corpo do documento.

Esse selo é fornecido e controlado pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região em que o responsável por sua elaboração é registrado, personalizado com seu nome, seja por meio impresso ou digital.

O decore tem uma validade de apenas 90 dias, contados a partir da data de emissão. Por isso, ele não é um documento emitido a cada pagamento.

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Conclusão

Como você pôde notar, ainda que soe semelhante ao salário, o pró-labore é uma forma de pagamento diferente e com regras próprias.

Além disso, é bem importante destacar que pró-labore não é o mesmo que distribuição de lucros ou dividendos, sendo, portanto, uma forma distinta de faturamento individual.

Para esclarecer ainda mais esse assunto, continue por aqui e veja como o RH e o DP devem calcular o salário bruto de um colaborador.