Benchmarking: Como Aplicar em seu RH?

Quantas vezes você já conversou com a pessoa sobre um problema em sua vida e ela te deu um insight importantíssimo para superar a situação? Esse é o momento em que você faz um “benchmarking pessoal”.

Brincadeiras à parte, o benchmarking para o setor de recursos humanos é fundamental para espalhar experiências bem-sucedidas que ajudam a aprimorar a toda empresa.

Muitas pessoas veem essa prática de troca de informações como uma espécie de “plágio” das ações que outras empresas estão aplicando. 

Contudo, essa visão é bastante limitada e precisa ser desconstruída, afinal de contas, qual melhor forma de aprender se não por meio da experiência de outros negócios?

Não somente, é uma ótima forma de estar sempre atualizado nas melhores práticas para que o dia a dia do RH — e de toda a empresa — seja cada vez mais efetivo em sua função estratégica.

Curioso para saber como funciona o benchmarking em RH? Basta continuar lendo este texto. 

• O que é benchmarking?
• Qual o papel do benchmarking?
• Quais as categorias de benchmarking?
• O passo a passo para fazer um benchmarking
• Os princípios do benchmarking
• Quais são os benefícios do benchmarking

O que é benchmarking?

Em português, benchmarking significa ponto de referência. Em outras palavras, trata-se de uma estratégia em que empresas comparam seus produtos, processos e serviços de modo a responder uma pergunta que assola vários gestores:

Os resultados de sua empresa são bons? Como você está em relação à concorrência em seu nicho?

As equipes envolvidas no benchmarking realizam a coleta, análise e interpretação dos dados a fim de criar uma inteligência de mercado que pode trazer insights poderosos para a otimização de processos da empresa.

Para que esse processo seja efetivo, é importante que se tenha uma visão clara dos indicadores-chave de performance (KPI) do RH, como absenteísmo, turnover, clima organizacional, etc.

Assim, a comparação entre empresas é muito mais tangível, bem como práticas para melhorar esses KPIs.

Especialmente no RH, não é necessário que as empresas que comparam esses dados sejam do mesmo nicho, afinal de contas, trata-se da gestão de pessoas, uma área que pode atender demandas específicas do negócio, mas com práticas aplicadas de maneira geral.

E por falar em gestão, entenda abaixo como o benchmarking pode melhorar a estratégia da sua empresa nesse sentido.

Aproveite a leitura e escute esse Tangerino Talks sobre Tecnologia e suas vantagens na gestão de pessoas!

Qual o papel do benchmarking?

A importância do benchmarking está justamente na comparação, sendo algo completamente natural.

É por meio do processo de benchmarking que a equipe de RH compreende quais são as soluções aplicadas no mercado e se abastece com novas ideias para customizar e aplicar internamente.

Muitos acreditam ser uma prática limitadas às grandes organizações, contudo, isso é uma grande falácia.

Basta ter indicadores e vontade de trocar experiências para fazer um processo de benchmarking produtivo. Até mesmo profissionais autônomos podem fazer essa comparação a fim de otimizar os seus produtos e serviços.

É com essa relação de troca — grande partes das vezes recíproca — que empresas podem identificar áreas em que é possível aplicar melhorias e otimizar resultados.

Ademais, também é possível compreender os resultados que a empresa pode alcançar, ajudando na criação de metas mais realistas, aplicação de estratégias inovadoras e acompanhar o progresso ao longo do tempo.

Essa técnica de comparação de experiências é especialmente indicada se a sua empresa estiver estagnada, ou seja, não estiver crescendo da forma esperada.

Muitas vezes, enquanto gestores, vemos a grama do vizinho um pouco mais verde e não entendemos o porquê. 

Contudo, ao conversarmos, descobrimos que se trata de um fertilizante diferente. Ao perceber isso, conseguimos cuidar de nosso jardim de maneira mais eficiente. 

Que tal conferir esses outros artigos também?
? Soft Skills e Hard Skills: Descubra a Relação Dessas Habilidades!
? Verbas Rescisórias: O Que São e Como Calcular?
? Estrutura Organizacional: Quais São os Tipos e Qual Usar?
? Culture Code: Qual a Importância de ter um Código de Cultura na Organização?

Quais as categorias de benchmarking?

Os métodos de benchmarking são vários e é importante conhecê-los antes de começar o planejamento. Veja os principais.

Benchmarking Competitivo

Olhar para a concorrência e compreender o que eles estão fazendo é importante para qualquer negócio. 

Afinal, é interessante acompanhar os resultados dos principais concorrentes. Nem sempre é simples fazer esse tipo de análise, afinal de contas, as empresas não revelam seus KPIs na internet. 

Ainda assim, é importante ter uma ideia dos principais resultados dos concorrentes como faturamento e crescimento.

Com um estudo minucioso da concorrência, é possível encontrar formas de se destacar e ganhar ainda mais espaço no mercado.

Lembre-se sempre que benchmarking é uma atividade ética e não deve ser confundida com espionagem industrial, que é crime.

Dessa forma, você consegue ter uma ideia de como a empresa concorrente está se expandindo.

Benchmarking Funcional

Esse tipo de comparação foca em ações específicas desenvolvidas pelas empresas, independente de sua área de atuação.

Organizações que não disputam o mesmo nicho de clientes costumam ser mais abertas a trocar informações muitas vezes sensíveis para a sua operação.

Aqui, o RH pode compreender, por exemplo, como outras empresas realizam treinamentos online, quais ações têm mais impacto no clima organizacional, etc.

As possibilidades são inúmeras e vale ter em mente que o objetivo não é fazer um “copiar-colar” nos processos de outras empresas, mas sim aprender com outras formas de fazê-los.

Benchmarking Interno

Como você já deve imaginar, o benchmarking interno visa comparar processos realizados na própria empresa, seja entre diferentes setores ou mesmo entre filiais.

Aqui, a principal intenção é incentivar a comunicação interna para haver troca de experiência entre os colaboradores, aumentando o engajamento entre eles por meio da comparação de processos e seus respectivos resultados.

Essa é uma excelente forma de identificar gargalos, divulgar processos que deram certo e ainda padronizar as operações na organização, algo especialmente importante para empresas com mais de uma unidade.

Benchmarking Cooperativo

Nesse modelo de benchmarking, empresas diferentes consentem se unir para trocar informações e cooperar de modo a encontrar as melhores práticas aplicadas em cada uma delas.

Nem sempre essas empresas são concorrentes e essa relação é baseada na troca de informações sobre os indicadores relevantes para o que se está sendo analisado.

Dentre as informações, é comum compartilhar como determinados processos são feitos e como motivar os colaboradores para aumentar sua produtividade. 

Benchmarking Genérico

A forma genérica de fazer benchmarking é mais ampla, como seu nome deixa transparecer. 

Nele, empresas buscam compreender como outros negócios realizar processos semelhantes, sem elas precisarem estar no mesmo nicho de mercado ou mesmo entrar em uma relação de cooperação.

É uma técnica de observação na qual os colaboradores buscam identificar pontos de melhoria nos próprios processos.

Se quiser saber mais sobre o benchmarking no RH, assista a esse vídeo do Me Explica Aí!

O passo a passo para fazer um benchmarking

Chegou a hora de colocar as mãos na massa. 

Abaixo, você encontrará um passo a passo bem instrutivo para fazer um benchmarking sem dores de cabeça.

Após, falaremos um pouco sobre os pilares dessa troca, garantindo que seja segura e produtiva para as empresas envolvidas.

1. Comece pelo planejamento

O pontapé é compreender quais serão os pontos de referência para comparação entre as empresas. Dessa forma, você deixa um propósito definido. 

Independente do seu objetivo, é importante olhar para a empresa criticamente, identificar quais são os seus principais problemas e, então, partir para o benchmarking.

Durante esse planejamento, é importante mapear todos os indicadores relevantes para a empresa e as ações feitas a partir deles, como um sistema de benefícios para diminuir a taxa de turnover, por exemplo.

2. Colete dados

Quando já se sabe quais são os dados relevantes para a sua empresa, chegou a hora de realizar a extração de dados.

Nessa etapa, o benchmarking pode assumir duas formas: determinar onde esses dados serão coletados e ir ativamente atrás das informações ou as trocando diretamente com a empresa envolvida.

Há também o benchmarking interno, em que a forma e obtenção de dados é por meio da troca de experiência entre equipes ou unidades.

3. Analise os dados

Agora que os dados já estão em sua mão, é hora de encontrar as principais diferenças entre as demais empresas e a sua.

Caso você tenha acesso a todo o processo investigado, é possível realizar uma análise mais profunda e criar hipóteses para identificar por que os resultados são diferentes.

Tenha em mente que cada empresa é única, então, não é porque funciona para outra que funcionará na sua também. 

Lembre-se de identificar as diferenças entre os negócios para entender o porquê que determinada estratégia funciona em um e no outro não. 

4. Proponhas mudanças

Com hipóteses, é possível começar a fazer testes e analisar os resultados. 

Como você leu, benchmarking não é uma ação de copiar e colar. A partir de uma análise detalhada dos dados obtidos, é possível planejar cenários sobre como melhorar os processos da sua empresa para atingir melhores resultados.

Aqui, é comum adquirir novas ferramentas, tentar novas formas de fazer a seus processos e até automatizar algumas funções.

Os princípios do benchmarking 

O benchmarking tem 3 pilares: reciprocidade, comparação e adaptação.

A troca de informações deve ser uma via de mão dupla, afinal de contas, qual empresa oferecerá os seus dados sem nada em troca? 

Sendo assim, essa é tanto uma relação de reciprocidade quanto é de confiança, já que todos os dados compartilhados devem ter finalidade única de aprendizado e estudo. 

A divulgação de qualquer informação obtida nesse processo é antiética.

A comparação é essencial para se tirar conclusões e propor adaptações na empresa, tendo em mente que nem todos os processos podem ser replicados.

Quais são os benefícios do benchmarking 

Existem uma série de vantagens associadas ao benchmarking como uma rotina da empresa. Veja a seguir as principais.

Mentalidade de melhoria contínua

Quando todos os setores, e não só o RH, têm uma cultura organizacional de procurar sempre por melhorias, o benchmarking é uma parte natural desse processo.

Afinal de contas, uma das melhores formas de conhecer as novidades do mercado é trocando experiências com outros profissionais e empresas?

É importante que os dados colhidos no benchmarking, assim como as ações derivadas dele, sejam devidamente registrados em documentos constantemente atualizados e divulgados na empresa.

Atualização constante

Outro ponto importante do benchmarking é a atualização dos profissionais com práticas de mercado.

Ter esse conhecimento é de extrema importância para a mentalidade da melhoria contínua.

Sempre de olho na concorrência

Uma das grandes vantagens de ter a cultura do benchmarking é estar sempre de olho quando os concorrentes fizerem algo novo.

Esse talvez não seja uma vantagem específica para o RH, mas é sempre recomendado acompanhar empresas referências em suas ações de gestão de pessoas. 

Diminui erros

Você até aprende errando, mas é melhor quando o erro é dos outros e sua empresa entende a lição. Durante a troca de experiências, é possível analisar diversos aspectos, inclusive ações que falharam.

Assim, evitar repetir equívocos feitos por outras empresas é uma forma de preservar a sua financeiramente.

Dicas de benchmarking: pontos de atenção

Antes de colocar em prática, separamos algumas dicas para garantir que esse processo de benchmarking será realmente benéfico para a sua empresa.

• tenha ao menos três empresas para sempre acompanhar;
• nunca copie e cole métodos. Adéque-os à realidade da sua organização, entendendo as motivações por trás deles;
• evite focar somente na concorrência. Existem milhares de outras empresas com estratégias e histórias interessantes;
• faça o benchmarking constantemente, essa não é uma atividade para ser feita uma única vez;
• tenha objetivos claros antes de começar esse processo. Isso dará norte para as conversas e busca por dados, evitando a coleta de informações irrelevantes;
• não acompanhar os KPIs para avaliar o resultado das mudanças é um erro que você não pode cometer!

Temos uma série de materiais ricos que podem ajudar a sua gestão. Baixe-os agora!
? Recrutamento Inteligente: como os algoritmos podem colaborar com o seu processo seletivo?
? Gestão de pessoas remota: o guia completo para colocar em prática na sua empresa!
? Employer Branding: Veja como cultivar sua marca empregadora e atrair os melhores talentos!

Conclusão

Está pronto para fazer um benchmarking e descobrir como otimizar os processos da sua empresa? 

Uma das ações que você pode aplicar em sua empresa é o outsourcing. 

Descubra como delegar setor ou processos para especialistas fora da sua empresa pode te ajudar a ter melhores resultados.