BYOD: conheça essa política e veja dicas para implementar na empresa

Tempo de Leitura: 11 minutos

Tem sido cada vez mais comum encontrar empresas que adotaram o BYOD como uma política corporativa: trata-se de uma diretriz que estabelece que os funcionários utilizem seus próprios dispositivos para realizar tarefas do trabalho.

Essa realidade, que se popularizou com a chegada dos dispositivos móveis em todo o mundo, permite uma série de benefícios e vantagens, reforçando mais uma possibilidade de se investir na flexibilidade no trabalho.

Ainda assim, mesmo com a alta adesão, o uso do BYOD levanta alguns questionamentos, especialmente em relação à segurança dos dados da empresa e do colaborador. Por isso, entender como funciona essa estratégia, seus desafios e pontos fortes é fundamental.

Veja, neste artigo, benefícios e desvantagens do BYOD, além de dicas e um passo a passo para implementar a política de forma segura, envolvendo todos os colaboradores, além de setores importantes, como RH, TI e jurídico. Acompanhe!  

O que significa BYOD?

A sigla BYOD, do inglês bring your own device e, em tradução para o português, traga seu próprio dispositivo, é uma política corporativa de Tecnologia da Informação que sugere que os colaboradores utilizem seus dispositivos móveis pessoais no trabalho.

Essa política surgiu, especificamente, com o lançamento dos smartphones iOS e Android, por volta do final dos anos 2000, e se tornou bastante popular nos Estados Unidos.

Os profissionais preferiam utilizar esses aparelhos mais modernos e com mais funções do que aqueles mais simples e padronizados oferecidos pelas empresas.

A partir da popularização e aumento do trabalho remoto e do modelo de trabalho híbrido, o BYOD foi se tornando mais comum em outros países, inclusive no Brasil, garantindo mais eficiência, produtividade e segurança no ambiente de trabalho.

Assim, os funcionários têm optado, cada vez mais, por utilizarem seus próprios smartphones, laptops e outros dispositivos móveis para executarem tarefas relacionadas ao trabalho.

Qual a finalidade de um BYOD?

A proposta do BYOD é dar liberdade ao funcionário para que ele possa usar seus próprios aparelhos e dispositivos para acessar e modificar informações, por meio da rede da empresa. 

Assim, com a comodidade de trabalhar com computadores ou smartphones que o funcionário julgar melhores, ele consegue cuidar de questões importantes de qualquer lugar que esteja.

Desde já, é muito importante esclarecer que não se trata apenas do uso desses aparelhos para trabalho. Para que essa política realmente funcione, o profissional deverá seguir uma série de políticas e medidas de segurança estabelecidas pela empresa. 

Com isso, o funcionamento e a colocação em prática do BYOD envolve uma série de etapas e processos para que a rotina de trabalho ocorra de forma segura tanto para a empresa quanto para o profissional.

Quais as vantagens de um BYOD?

O BYOD tem sido cada vez mais adotado pelas empresas e isso se deve a uma série de ganhos e benefícios que tanto as empresas quanto os funcionários observam.

Assim, é importante listar as vantagens dessa política interna, para que sejam avaliados os pontos fortes dessa estratégia. Veja:

Reduz custos 

Sem dúvidas, um dos principais benefícios do BYOD é a diminuição dos custos. Isso porque a empresa deixa de gastar com a aquisição de novos equipamentos para os profissionais já que eles utilizam seus próprios aparelhos.

Permite o início imediato das funções

Em muitas situações, quando uma empresa contrata um novo funcionário, pode acontecer de os equipamentos que ele precisa para trabalhar, como notebook e smartphone, por exemplo, não estarem imediatamente disponíveis, o que atrasa o início do trabalho.

Nesse caso, com o BYOD, esse deixa de ser um problema, já que o profissional já inicia suas responsabilidades utilizando seu próprio aparelho. Isso favorece a otimização do tempo e a agilidade nas entregas.

Aumenta a produtividade

Alguns colaboradores preferem utilizar seus próprios dispositivos, os quais consideram mais familiares e eficientes do que os fornecidos pela empresa. Sendo assim, produzem melhor e de forma mais satisfatória com seus próprios aparelhos.

Possibilita mais flexibilidade ao colaborador

Poder utilizar seu próprio aparelho, seja um tablet, notebook ou smartphone, para executar tarefas da empresa permite que o funcionário tenha mais flexibilidade no dia a dia, já que ele poderá trabalhar de onde quiser, se adaptando à sua realidade.

Isso acaba viabilizando, por parte da empresa, a tomada de decisão pela adoção do regime de trabalho home office ou modelo híbrido.

Torna o trabalho mais ágil

Sem dúvidas, as pessoas possuem mais habilidade e conhecimento dos seus próprios aparelhos, já que estão acostumadas a manuseá-los no dia a dia.

Essa realidade afeta diretamente na produtividade e agilidade do profissional quando ele utiliza seu próprio aparelho para resolver as demandas da empresa, já que já está acostumado com as funcionalidades dele.

Além disso, ele não precisa ficar o tempo todo transportando, por exemplo, o seu smartphone pessoal e o da empresa, o que pode ser prejudicial em caso de esquecimento, por exemplo.

Existem desvantagens no BYOD?

Qualquer política que a empresa deseja implementar traz pontos fortes e fracos também, que podem ser considerados desvantagens. Assim ocorre com o BYOD, especialmente no que se refere à questão da segurança dos dados e informações.

Isso porque, ao preferir que os profissionais utilizem seus próprios aparelhos para realizarem tarefas da empresa, essa situação torna as informações suscetíveis a invasões, vazamento de dados e outras ocorrências que podem gerar problemas à empresa.

Assim, tão importante quanto conhecer as vantagens do BYOD, antes de implementar essa política, é preciso entender também os fatores que podem ser considerados desvantagens para o negócio. Veja:

Comprometimento com a privacidade dos dados e informações 

Sem dúvidas, a possibilidade de enfrentar a falta de segurança é uma das principais desvantagens do BYOD. Isso porque os sistemas de empresas estão mais sujeitos à violação de dados quando acessados por meio de dispositivos móveis.

Mesmo que a empresa invista em soluções de gerenciamento de dispositivos móveis e em estratégias de segurança para implementação do BYOD, pode ocorrer dos colaboradores nem sempre adotarem as recomendações de segurança repassadas.

Um exemplo disso é a necessidade de se criar senhas robustas, com grau elevado de dificuldade, a fim de dificultar a possibilidade de violação de dados.

Outra possibilidade de ocorrer invasão se dá pelo fato dos funcionários, por estarem utilizando seu aparelho pessoal, acabarem entrando em sites, portais ou acessarem arquivos não seguros ou por meio de conexões desconhecidas.

Perda de controle por parte da empresa

Ao decidir implementar o BYOD, a empresa acaba perdendo o controle sobre a segurança digital de suas informações, já que não é possível controlar a forma com que os colaboradores utilizam o seu próprio dispositivo. 

Nesse caso, é muito importante definir e adotar regras internas de uso do aparelho e reforço da segurança para que o profissional acesse o sistema da empresa e as informações de maneira mais segura possível. 

Insegurança jurídica trabalhista

Outro fator que acaba sendo considerado uma desvantagem relevante é o fato de que a política corporativa do BYOD não é regulamentada por meio de legislação. Isso faz com que as empresas tenham dificuldade até mesmo em saber o que podem ou não fazer. 

Caso ocorra algum problema em relação ao BYOD, que envolva a empresa em um processo trabalhista, toda a avaliação será feita pela justiça, sem direcionamento de legislação ou diretrizes, o que abre brechas para várias interpretações. 

Resistência por parte dos colaboradores

De maneira geral, é mais comum que os profissionais prefiram utilizar seus próprios aparelhos por diversas questões. Porém, pode ocorrer de haver funcionários que gostariam de não misturar o equipamento pessoal com as demandas do trabalho.

Além disso, a visibilidade dos dados e das atividades pessoais pode gerar insatisfação por parte dos funcionários, que podem ficar relutantes em permitir que a empresa instale softwares de TI em seus dispositivos próprios.

Por isso, é muito importante avaliar o contexto da empresa e dos profissionais e, se for o caso, considerar a realização de uma campanha interna para reforço das vantagens e dos cuidados ao adotar o BYOD como política corporativa.

Dificuldade de implementação em alguns setores ou áreas

Existem empresas de setores que são altamente regulamentados, por exemplo, a Saúde, Finanças e até o governo.

Nesses casos, podem ser encontrados impedimentos para implementação do BYOD para todos ou até parte dos funcionários, justamente devido às regulamentações e regras consideradas mais rígidas.

Junto a isso, somam-se as possíveis penalidades e advertências devido ao uso incorreto ou tratativas equivocadas com as informações consideradas confidenciais. 

Como implementar uma política de BYOD em sua empresa? 

Após conhecer as vantagens e desvantagens da implementação do BYOD, a empresa deve se guiar por um passo a passo que é muito importante para colocação em prática dessa política.

Essas etapas vão desde o planejamento da política em si, passando pela avaliação de quais estratégias de segurança serão adotadas, até o processo de comunicação que será adotado para informar aos funcionários sobre as novas regras. Veja a seguir:

1. Avalie se a estratégia de BYOD cabe em sua empresa

Antes de qualquer passo prático para introdução de uma novidade na empresa, uma análise sobre o ambiente e as condições do negócio para receber aquele projeto deve ser feita.

Isso inclui desde a capacidade de investimento da empresa para realizar as mudanças necessárias, a estrutura disponível e também o perfil do público interno e como ele lida com mudanças do tipo.

Essa avaliação estratégica poderá evitar que a empresa inicie um processo que não será interessante para sua cultura organizacional, poupando o negócio de investimentos equivocados.

2. Planeje a implementação

Após avaliar que a política de BYOD é a melhor decisão para sua empresa, inicie o planejamento, considerando todas as variáveis e possibilidades.

Antes de ser colocado em prática, o BYOD deve ser estudado, podendo até mesmo a empresa pesquisar outras organizações que já adotam essa política.

Nesse momento, inclusive, devem ser definidas as metas que a empresa deseja alcançar com a implementação dessa política, considerando questões como, por exemplo, redução de custos e aumento de produtividade e flexibilidade.

3. Crie as políticas que irão definir a estratégia

Esse é, sem dúvidas, um dos passos mais importantes da implementação do BYOD, já que as políticas funcionam como uma espécie de manual de instrução, apontando aquilo que deve ou não ser feito, de que forma e as possíveis penalidades que podem ser aplicadas.

Essas políticas devem ser claras para a empresa e os profissionais envolvidos e abordar as regras para o uso dos dispositivos pessoais no ambiente de trabalho, tratando de questões legais e técnicas.

Importante reforçar que, durante todas as etapas de construção da política de BYOD é muito importante que o departamento jurídico e o RH da empresa estejam presentes, junto à TI.

4. Invista o máximo que puder em segurança

Essa etapa trata de um dos aspectos mais relevantes do BYOD, uma vez que o sucesso dessa implementação está diretamente atrelado à capacidade da empresa de investir em soluções de segurança que protejam a empresa e o funcionário.

Para isso, soluções robustas de segurança devem estar previstas, por exemplo, criptografia de dados, autenticação de dois fatores, proteção contra malware, dentre outros, com o objetivo de proteger o dispositivo do funcionário e dados corporativos.

5. Elabore um plano estratégico de comunicação interna

Os profissionais da empresa serão os grandes protagonistas dessa política corporativa, como aqueles que irão acessar os dados da organização por meio de seus dispositivos pessoais.

Justamente por esse motivo, eles precisam estar muito bem contextualizados a respeito das diretrizes dessa novidade. Por isso, além das regras, deveres e direitos que eles devem conhecer a respeito do BYOD, é necessário investir em um plano de comunicação.

O objetivo deve ser o de fazer com que os funcionários entendam a importância dessas novas regras e as adotem para o dia a dia do trabalho, entendendo a novidade como parte da cultura da empresa, podendo tirar dúvidas, receber e dar feedbacks.

Outro passo importante nesse contexto é investir em treinamento para os funcionários sobre a nova política, tratando das boas práticas de segurança e quais procedimentos operacionais relacionados ao BYOD deverão ser adotados.

6. Faça o gerenciamento dos dispositivos e adote a segmentação de dados

Essa já é uma etapa mais técnica, que deverá ser conduzida pelo departamento TI. Soluções de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) são fundamentais para monitorar, rastrear e aplicar políticas de segurança nos dispositivos dos funcionários.

Já a segregação dos dados pessoais e corporativos nos dispositivos é muito importante para impedir que as informações sensíveis da empresa se misturem com informações pessoais dos colaboradores.

7. Crie um setor que ofereça suporte técnico

Esse é um importante passo para que o BYOD tenha sucesso. Por se tratar do uso de tecnologias, é necessário que a empresa se prepare para atender os funcionários que precisarem de suporte técnico.

Podem ocorrer diversas situações, como erros no sistema ou até mesmo dúvidas sobre como utilizar as ferramentas que a empresa disponibilizar. Por isso, é importante que haja uma referência em TI voltada especificamente para isso.

8. Avalie a possibilidade de fazer testes com os funcionários

Por se tratar de uma nova política dentro da empresa, ao começar a ser aplicada, na prática, podem surgir dúvidas e desafios, que são comuns com a chegada de novas regras e possibilidades.

Por isso, uma forma de evitar problemas mais relevantes é organizar um grupo para testar o BYOD durante um determinado período. A ideia é identificar problemas, avaliar a eficácia da novidade e, se for o caso, ajustar qualquer ponto necessário.

9. Realize o monitoramento da política, após ser implementada

Após as etapas iniciais e já com a política em funcionamento, os setores envolvidos devem se organizar para monitorar o andamento da novidade, inclusive se o uso dos aparelhos estão seguindo as diretrizes apontadas.

O momento do monitoramento é ideal para identificar possíveis falhas e oportunidades de melhorias, considerando, inclusive, a opinião dos funcionários e como eles avaliam essa política, como está afetando a rotina de trabalho, se positiva ou negativamente.

10. Sempre que necessário, realize atualizações de sistemas e tecnologias

Esse é um ponto de atenção em uma política que trata do uso de tecnologias, principalmente considerando as mudanças constantes e novas regulamentações que surgem na área, inclusive relacionadas ao reforço da segurança.

O departamento de TI deve estar em constante atualização, sempre que necessário, inclusive acompanhando de perto as tendências do mercado de tecnologia, além de políticas corporativas como BYOD.

11. Volte sempre na meta inicial e avalie os resultados alcançados

Por fim, retorne sempre às metas e objetivos que a empresa colocou no momento de avaliar o BYOD como uma política corporativa. Essas devem ser as diretrizes e termômetros para que a gestão analise a eficácia e o sucesso da estratégia.

Sempre que for necessário, de acordo com as novidades, mudanças e objetivos do negócio, reavalie e a rota e faça mudanças que irão levar ao sucesso da estratégia.

Dicas para implementar o BYOD em sua empresa!

Inserir uma política corporativa em um ambiente de trabalho é sempre um desafio para as empresas, que lidam com todo tipo de contexto e de profissional. No caso do BYOD, é recomendado que a gestão adote algumas dicas para ter sucesso.

Essa preparação e atenção é muito importante para que a organização não corra o risco, por exemplo, de iniciar a implantação de uma estratégia e precisar parar no meio do caminho por falta de planejamento e conhecimento de sua realidade.

Para evitar esse tipo de situação, veja abaixo algumas dicas que são fundamentais para a implantação do BYOD:

• envolva, principalmente, os departamentos de TI, RH e o jurídico da empresa para que sejam discutidas todas as questões técnicas e legais da estratégia, a fim de que a legislação seja respeitada, e sejam evitados processos trabalhistas.
• Atente-se às questões técnicas, como a qualidade da internet da empresa e a manutenção dos sistemas e ferramentas que os profissionais acessarão para que falhas sejam corrigidas o quanto antes.
• Defina regras e diretrizes claras da política, contendo limites, obrigações, direitos e deveres dos profissionais e da empresa, e que estejam presentes em um manual disponível para todos os funcionários.
• Estabeleça as responsabilidades da empresa, dos setores envolvidos e dos próprios colaboradores no contexto do uso dos aparelhos pessoais dos funcionários, a fim de evitar problemas em situações específicas, por exemplo, em caso de roubo do dispositivo.
• Invista em um sistema de segurança da informação que dê garantias para a empresa e para o próprio colaborador.
• Sempre que possível, realize treinamentos que tratem da importância da cybersegurança, reforçando a responsabilidade de todos na empresa para que os dados e informações se mantenham protegidos.

Confira mais sobre o BYOD!

Agora, que você já sabe tudo sobre o BYOD e como ele funciona, reforce algumas informações importantes sobre esse conceito. 

Já sabe tudo sobre BYOD? Confira os próximos passos…

Agora, que você já sabe como funciona o BYOD, como colocar em prática, quais são os benefícios e desvantagens, conheça o que são políticas de RH e como adotar em sua empresa!