Como a Sólides ajudou a reduzir em 93% o tempo de fechamento da folha de ponto da Central dos Benefícios?

O que você diria de realizar dois dias de trabalho em apenas uma hora, com alta qualidade e segurança no resultado? Se te parece improvável que algo assim possa ocorrer, o case Central dos Benefícios está aqui para provar que é possível, sim.

Usando o aplicativo de controle de ponto da Sólides, a empresa desburocratizou a rotina do seu Departamento Pessoal e criou condições melhores para alcançar suas metas relativas ao banco de horas.

O sucesso da implementação da solução foi tanto que, apenas alguns meses depois, a Central optou por contratar, também, outros módulos da solução da Sólides, obtendo mais vantagens para seu DP.

Neste post, você conhece detalhes do case Central dos Benefícios a partir de uma conversa que tivemos com Daiane Martins, supervisora de Departamento Pessoal na empresa. Vamos lá?

Ao longo da leitura, você verá:

Quem é a Central dos Benefícios?

A Central dos Benefícios é uma plataforma que reúne diversos parceiros para ajudar, sobretudo, as pequenas e médias empresas a oferecerem o melhor em benefícios corporativos para seus colaboradores.

Com 20 anos de mercado, a organização conta com 69 profissionais ativos que precisam bater ponto diariamente para que o DP consiga realizar a gestão das jornadas de trabalho considerando a legislação e as políticas internas.

As pessoas da empresa realizam jornadas presenciais e também em home office, ou seja, a Central adota um regime híbrido no dia a dia. Com isso, e com o crescimento do quadro de funcionários, precisou buscar uma solução mais adequada. E é isso que nos trouxe ao case Central dos Benefícios.

Como a Central dos Benefícios organizava seu DP?

Antes da Sólides, a Central dos Benefícios já utilizava uma solução de ponto digital que contribuiu para a organização do setor e para algumas das demandas do DP, mas não o suficiente para realmente otimizar e desburocratizar a rotina do setor.

Daiane conta que a empresa fez um estudo para alterar o sistema de ponto por dois motivos principais:

1. a Central cresceu em número de colaboradores e a solução antiga deixou de ser adequada;
2. no que tange a gestão do DP, o sistema anterior era defasado.

Segundo a supervisora de Departamento Pessoal da organização, os relatórios da tecnologia anterior eram tão complexos que, quando uma análise precisava ser feita, o DP preferia “fazer uma conferência individual de cada colaborador, para ter um resultado mais exato”.

Ou seja, não viam como tirar proveito dos relatórios gerados pelo sistema de ponto digital anterior. Algo que dificultava o trabalho do setor, sobretudo considerando o objetivo de mudar do regime de horas extras para o de banco de horas.

Atualmente, uma das principais metas do DP da Central dos Benefícios é não permitir que horas extras expirem. 

Para alcançar esse objetivo ― assim como qualquer outro em relação às jornadas extraordinárias ―, é preciso ter acesso fácil a informações sobre a rotina de trabalho de cada colaborador a cada mês.

Sendo assim, para fazer a mudança desejada, a organização precisava mesmo encontrar outra tecnologia; uma que realmente facilitasse a gestão de jornadas amplamente.

Quais eram os principais desafios que a Central dos Benefícios tinha antes da Sólides?

Antes da Sólides, os principais desafios da Central dos Benefícios eram fazer o fechamento da folha de ponto com facilidade e agilidade e a gestão de férias.

Embora já contasse com um sistema de ponto digital, a empresa ainda não tinha uma solução completa o suficiente para atender às demandas do seu DP sem dor de cabeça, confira só:

Fechamento da folha de ponto

“A gente ficava em torno de dois dias inteiros fazendo a análise e o fechamento individual de cada colaborador. Tinha que, realmente, olhar um por um”, explica Daiane.

Segundo ela, essa conferência dos registros para a validação do ponto demandava muito tempo do DP, inclusive por ser um processo que ocorria em conjunto com o fechamento da folha de pagamento.

“Eram dois dias preciosos que a gente estava focado só no ponto” para conseguir encaminhar os pagamentos, relata.

Isso mostra que a tecnologia de que a Central dos Benefícios dispunha não era adequada o suficiente para realmente otimizar a rotina do DP. Ao contrário, fazia o setor perder um tempo valioso com um processo bastante burocrático.

Aproveite para conferir como é fácil fechar a folha de ponto na Sólides!

Gestão de férias

Antes da Sólides, a Central dos Benefícios fazia a gestão de férias por meio de uma planilha e um processo nada prático.

Isso porque era necessário ao DP solicitar à Contabilidade os dados de cada colaborador a cada três meses para manter essa planilha atualizada e conseguir analisar solicitações de férias considerando períodos aquisitivos e concessivos.

Uma dinâmica como essa pode fazer com que seja difícil para o DP cumprir corretamente os prazos de concessão de férias. Especialmente caso exista a intenção de atender às solicitações de datas feitas pelos colaboradores.

Leia também: Como Fazer o Controle de Férias Automatizado?

Como a Central dos Benefícios começou a otimizar seu DP com a Sólides?

Depois de contratar a Sólides, a Central dos Benefícios mudou seu regime de horas extras para banco de horas, considerando a eficiência da nossa solução para garantir um bom controle de jornada de trabalho.

Daiane conta que, desde então, os colaboradores “são incentivados a fazer seu próprio controle”, uma vez que têm acesso, em tempo real, aos dados dos seus registros de ponto e, consequentemente, às informações de suas jornadas.

Com isso, cada pessoa tem mais autonomia para fazer tratativas acerca de horas a cumprir ou dos descansos a que têm direito. 

Uma diferença positiva em comparação ao que ocorria antes, quando todos precisavam buscar o DP constantemente para saber se deviam horas ou não.

Além do mais, com a nossa solução, os gestores recebem notificações diariamente sobre as jornadas de suas equipes, o que permite que auxiliem o DP com a gestão do banco de horas.

Isso é importante porque, segundo Daiane, a meta é não deixar que as horas extras expirem, considerando o prazo legal, e resultem em custos adicionais para a empresa.

Desde a implementação do Sólides, ela afirma que a empresa ainda não teve “nenhuma expiração de prazo e, com certeza, a gestão de banco de horas nos ajuda [com isso]”.

É interessante destacar que isso torna qualquer DP mais estratégico.

Evitar alterações indesejadas no orçamento para o pagamento das remunerações contribui para a saúde financeira da organização e pode, ainda, oportunizar o melhor aproveitamento de recursos.

Como a Central dos Benefícios reduziu em 93% o tempo de fechamento de folha com a Sólides?

De dois dias de trabalho para apenas uma hora. Essa mudança representa uma redução de 93,75% do tempo gasto para o fechamento da folha de ponto.

A seguir, contamos um pouco mais desse resultado incrível do case Central dos Benefícios com a Sólides:

Processo de verificação mais simples

Lembra-se de que o DP da empresa precisava conferir, um a um, os registros de ponto feitos pelos colaboradores? Isso mudou e é uma parte importante do Case Central dos Benefícios.

Daiane conta que, considerando que não exista nenhuma tratativa a ser feita, ou seja, que não haja nenhuma pendência, é possível fechar o ponto de imediato, bastando “colocar a data de fechamento e liberar o ponto”.

Com isso, em apenas uma hora, o DP finaliza todo o processo.

Sistema completo

Daiane destaca que as características do sistema da Sólides, foi um diferencial para a escolha da solução, mencionando a “visão de futuro da Sólides, pensando em toda a jornada do Departamento Pessoal para facilitar e otimizar esses processos”.

Isso porque, vale esclarecer, a Sólides não é apenas uma ótima solução de ponto digital, mas uma plataforma completa, com módulos focados em diversas rotinas do setor.

Alguns meses após contratar o módulo de Controle de Ponto, a Central dos Benefícios optou por contar, também, com o módulo de Gestão de Férias, Admissão Digital e Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Daiane afirma que o Sólides “entregou realmente o que prometeu”. Segundo ela, a usabilidade do sistema é muito fácil e intuitiva para a gestão do Departamento Pessoal, o que contribuiu para otimizar bastante os processos do setor.

Implementação e suporte

É válido destacar que o tempo do DP foi otimizado também em razão do atendimento e do suporte prestados pela Sólides. Algo que permitiu que Daiane e sua equipe entendessem logo como tirar o máximo proveito da solução.

Um cuidado que não parou por aí. No dia a dia, sempre que o setor precisa de alguma orientação da equipe de atendimento da Sólides “tem uma resposta imediata. Quando não é possível, esse atendimento continua ali por e-mail trazendo a solução do que a gente necessita”.

Quer saber melhor sobre a implementação da Sólides em seu DP? Confira: Como fazer uma integração via API com o software Sólides? 

Melhor gestão de jornadas

Daiane conta que a funcionalidade que mais agrega valor para a Central dos Benefícios é o controle de ponto. Isso porque a solução permite uma “gestão mais precisa, mais exata, além de segurança jurídica“.

Cabe lembrar que, desde que a Lei de Liberdade Econômica ― ou Lei n° 13.874 ― entrou em vigor, em 2019, apenas empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a contar com um sistema de controle de ponto. Esse é o caso da Central.

Contudo, considerando justamente a segurança jurídica que Daiane mencionou, é interessante que, independentemente do número de pessoas contratadas, toda organização faça esse controle de forma segura e confiável.

Isso permite que a empresa consiga apresentar provas válidas caso precise se justificar à Justiça do Trabalho. A saber, o pagamento de horas extras está entre as principais causas de processos trabalhistas movidos por ex-colaboradores.

Mais facilidade na gestão de férias

Voltando ao case Central dos Benefícios, outro módulo se destaca. “O módulo de férias faz muito sentido pra gente agora porque nós estamos abandonando as planilhas e fazendo toda a gestão de férias também no Sólides“, conta Daiane.

Com isso, a empresa tem acesso fácil a um histórico de férias que permite que os gestores façam esse acompanhamento também, facilitando a adoção de medidas estratégicas na gestão de equipes.

Cabe ter em mente, por exemplo, que embora seja o empregador a definir quando conceder férias a cada profissional, é sempre interessante tentar atender às solicitações.

Isso contribui para um bom relacionamento entre as partes, favorecendo o clima organizacional e o engajamento.

Contar com a participação de gestores faz com que seja mais fácil analisar as solicitações considerando o papel de cada pessoa na equipe e a eventual necessidade de contratações temporárias, por exemplo.

Uso de relatórios

Conforme mencionado, o DP da Central dos Benefícios tinha dificuldades para usar os relatórios gerados pela solução anterior, antes do Sólides. Isso também mudou.

Agora, Daiane tem acesso a um documento bastante completo e simples de entender, o relatório sintético, que reúne informações como:

• saldo acumulado do banco de horas;
• inconsistências com faltas;
• inconsistências com mais de duas horas extras;
• inconsistências com intervalos menores de 11 horas.

Todas essas informações são usadas em “uma apresentação mensal de resultados do Departamento Pessoal”, explica Daiane.

Ainda de acordo com ela, o relatório de Banco de Horas também é consultado para verificar se existe alguma hora a ser paga, o que torna os processos mais rápidos. “Hoje, está bem mais otimizado”, pontua.

Ao facilitar análises como essas, o Sólides contribui para que o DP tenha melhores condições de direcionar ações e decisões estratégicas.

Por exemplo, fica mais fácil mensurar o engajamento dos profissionais com o controle de jornada e descobrir como incentivá-los a bater ponto diariamente.

Leia como é simples bater ponto na Sólides!

Quais foram os outros ganhos que a Central dos Benefícios teve com a Sólides?

Além daquilo que ganhou um destaque maior no case Central dos Benefícios, há ainda outros pontos positivos para a empresa desde a implementação do Sólides.

Os apresentamos aqui com base no que foi dito por Daiane em nossa conversa, confira só:

Engajamento dos colaboradores

“De imediato, tivemos comparação com o sistema anterior. Tivemos elogios [sobre] a facilidade de usar o ponto“, considerando que o Sólides tem um sistema mais intuitivo.

Daiane conta que, por definição da empresa, os colaboradores da Central dos Benefícios fazem uso apenas do sistema de ponto web. Com isso, todas as pessoas registram ponto em seus notebooks, quer estejam no escritório ou na escala híbrida.

Cabe destacar que a solução da Sólides também pode ser usada em dispositivos móveis, inclusive para o ponto offline. Assim, quando a organização autoriza o uso do app, as pessoas podem bater ponto usando seus celulares e de onde quer que estejam.

Facilidade na gestão do banco de horas

“A Sólides facilita a gestão do banco de horas justamente pela entrega do sistema com que a gente precisa”, conta Daiane ao se referir aos relatórios de Banco de Horas e Saldo Acumulado, que permitem verificar saldos que estejam próximos do vencimento a cada mês.

 “Tudo isso permite que a gente consiga fazer uma gestão mais exata, mais precisa e não deixar que nenhuma dessas horas se expire”, ressalta, tendo em mente que essa é uma das metas principais do DP da Central dos Benefícios.

O que a Central dos Benefícios tem a dizer sobre um DP otimizado?

Para concluir o case Central dos Benefícios, pedimos que Daiane deixasse um conselho para outros profissionais e empresas.

Na opinião dela, o essencial para o DP mais estratégico é a organização, por isso, sugere que “invistam em plataformas que ajudem no dia a dia e auxiliem nos processos; tenham processos bem definidos”.

Além disso, Daiane aconselha que as organizações “tenham equipes que entendam os riscos de um Departamento Pessoal e incentivem os gestores a estar próximos do Departamento Pessoal“.

Ela entende que, dessa forma, os gestores poderão entender melhor sua responsabilidade junto às suas equipes e ajudar o DP com o controle de ponto, a gestão de férias e mais.

Sem dúvidas, a tecnologia certa contribui para que tudo isso aconteça. Como vimos aqui, a Sólides otimizou a rotina de fechamento da folha de ponto da Central dos Benefícios.

Além disso, apresentou à empresa a possibilidade de contar com os recursos certos para desburocratizar outros processos, aproximando setores e/ou profissionais que podem trabalhar muito bem juntos.

É o que acontece com os gestores podendo acompanhar as jornadas de suas equipes e ajudar a controlar o ponto e a realizar uma boa gestão de férias.

Com tudo isso, o case Central dos Benefícios se resume em ganho de tempo, gestão mais eficiente e um melhor custo-benefício graças a uma solução mais completa do que a usada anteriormente.

Se tudo isso despertou seu interesse, não perca tempo; agende uma demonstração gratuita e conheça tudo que a Sólides oferece ao seu DP!