O que é conectividade social e por que sua empresa precisa dela?

A conectividade social surge como uma ferramenta essencial para empresas na era digital, simplificando obrigações e conectando empregadores à Caixa Econômica Federal. 

Este artigo explora o que torna essa plataforma essencial, desde seu propósito fundamental até os benefícios tangíveis que oferece. 

Descubra como a conectividade social pode ser a chave para otimizar operações e garantir eficiência no cenário empresarial contemporâneo. 

Vamos explorar juntos como essa tecnologia pode impulsionar o sucesso contínuo de sua empresa.

O que é conectividade social?

A conectividade social é uma plataforma desenvolvida pela Caixa Econômica Federal com o objetivo de facilitar as obrigações trabalhistas das empresas perante órgãos governamentais, especialmente no que diz respeito ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e à Previdência Social. 

Essa ferramenta proporciona uma maneira eficiente e segura para o envio, compartilhamento e consulta de informações relacionadas aos dados dos colaboradores, abrangendo desde informações sobre o FGTS até processos vinculados à Previdência Social.

A evolução dessa plataforma ao longo dos anos resultou na Conectividade Social V2, uma versão mais moderna e segura. 

Enquanto a versão antiga exigia a instalação de um software no computador, a V2 permite o envio de dados diretamente pelo navegador de internet, garantindo segurança por meio do uso de certificado digital. 

Essa mudança significativa trouxe mais agilidade e praticidade para as empresas, eliminando a vulnerabilidade associada à instalação de programas no computador.

Além disso, o acesso à Conectividade Social V2 é vinculado ao Certificado Digital, uma ferramenta eletrônica que valida a identidade da pessoa física ou jurídica. 

Esse certificado utiliza chaves criptográficas únicas, proporcionando segurança robusta para a transmissão de dados sensíveis. 

Assim, a conectividade social atua como uma ponte digital entre empresas e órgãos governamentais, simplificando processos, reduzindo custos operacionais e fortalecendo a segurança na transmissão de informações trabalhistas.

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Quais são as diferenças entre a conectividade social V2 e a antiga versão?

A principal diferença entre a Conectividade Social V2 e a versão anterior reside na evolução tecnológica e na segurança oferecida. 

A versão V2 permite o acesso 100% digital, eliminando a necessidade de downloads de programas e possibilitando a gestão de informações em diferentes dispositivos. 

Além disso, a segurança é reforçada pelo uso de um Certificado Digital, proporcionando maior proteção aos dados dos colaboradores. Essa mudança representa uma significativa melhoria em relação à versão anterior, que demandava a instalação de softwares, tornando os dados mais vulneráveis.

Ainda é possível usar a versão antiga?

Embora a versão antiga da Conectividade Social ainda esteja disponível, seu uso se tornou limitado, especialmente com a obsolescência do navegador Internet Explorer, o qual era necessário para acessá-la. 

Além disso, a versão antiga não recebe mais atualizações da Microsoft. A transição para a Conectividade Social V2 é altamente recomendada, pois oferece maior segurança, agilidade e acessibilidade, acompanhando os avanços tecnológicos e atendendo às necessidades contemporâneas das empresas.

O que é conectividade social ICP?

A Conectividade Social ICP é uma extensão da Conectividade Social, integrando o uso do Certificado Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Essa versão aprimorada da plataforma visa aumentar ainda mais a segurança e autenticidade nas transações eletrônicas entre empresas e órgãos governamentais.

O Certificado Digital ICP-Brasil utilizado na Conectividade Social ICP é uma ferramenta tecnológica que utiliza criptografia de chave pública para garantir a autenticidade, integridade e confidencialidade das informações transmitidas. 

Ele é emitido por autoridades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), assegurando sua validade jurídica.

Ao incorporar o Certificado Digital ICP-Brasil, a Conectividade Social ICP oferece um ambiente digital altamente seguro para o intercâmbio de dados trabalhistas, especialmente em relação ao FGTS e à Previdência Social. 

A utilização deste certificado eleva a proteção das informações, uma vez que apenas entidades devidamente autorizadas e autenticadas podem realizar transações na plataforma.

Para que serve a conectividade social da Caixa?

A Conectividade Social da Caixa Econômica Federal tem como propósito possibilitar a comunicação eficiente entre empregadores, a Caixa Econômica Federal e demais órgãos do governo, facilitando o cumprimento das exigências legais.

Através da Conectividade Social, as empresas podem realizar diversas operações, como a transmissão de informações relacionadas ao FGTS, a geração e envio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), além de outras obrigações fiscais e previdenciárias. 

Além disso, a plataforma também é utilizada para acessar extratos, consultar informações sobre recolhimentos e garantir o cumprimento das normativas vigentes.

Essa ferramenta desempenha um papel fundamental na modernização e desburocratização dos processos trabalhistas, proporcionando às empresas uma maneira eficaz de gerenciar suas obrigações legais de forma eletrônica, reduzindo a papelada e agilizando as interações com os órgãos governamentais.

Qual a relação entre conectividade social e SEFIP?

A relação entre a Conectividade Social e o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) se complementam. 

O SEFIP é uma aplicação fornecida pela Caixa Econômica Federal, e sua utilização está diretamente vinculada à Conectividade Social.

A Conectividade Social funciona como o canal por meio do qual as informações geradas no SEFIP são transmitidas eletronicamente para a Caixa Econômica Federal. 

O SEFIP é utilizado pelas empresas para elaborar a folha de pagamento, calcular encargos sociais, gerar a Guia de Recolhimento do FGTS e enviar informações relacionadas à Previdência Social.

Ao utilizar a Conectividade Social em conjunto com o SEFIP, as empresas conseguem cumprir suas obrigações legais de forma mais eficiente, eliminando a necessidade de processos manuais e proporcionando maior precisão no envio de dados. 

Essa integração é essencial para garantir a conformidade com as normativas trabalhistas e previdenciárias, além de contribuir para a modernização e agilidade nos processos relacionados à gestão de pessoal.

Quais são as principais ferramentas da conectividade social da Caixa?

A conectividade social da Caixa oferece um conjunto de ferramentas que simplificam e otimizam a gestão das obrigações trabalhistas e previdenciárias das empresas. 

Entre as principais ferramentas disponíveis, destacam-se:

• Transmissão de dados: permite o envio eletrônico de informações relacionadas ao FGTS, CAGED, entre outras obrigações, agilizando o cumprimento das responsabilidades legais.

• Consulta de extratos: disponibiliza o acesso rápido aos extratos do FGTS, facilitando a verificação de depósitos, saques e demais movimentações.

• Geração de guias e certidões: permite a emissão de guias de recolhimento do FGTS e certidões negativas, contribuindo para a regularidade fiscal da empresa.

• Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED): possibilita o envio eletrônico das informações sobre admissões e demissões de empregados, simplificando o cumprimento dessa obrigação.

• Movimentação da conta vinculada: facilita a consulta e acompanhamento das movimentações nas contas vinculadas dos trabalhadores.

• Comprovante de regularidade: permite a emissão do comprovante de regularidade perante o FGTS, essencial em processos de contratação e participação em licitações.

Essas ferramentas são projetadas para proporcionar maior agilidade, precisão e eficiência nas operações relacionadas às obrigações trabalhistas, contribuindo para a conformidade legal das empresas.

Quais são as principais vantagens em usar a conectividade social?

O uso da Conectividade Social apresenta diversas vantagens que impactam positivamente a gestão empresarial. 

Algumas das principais vantagens incluem:

• Agilidade e eficiência: automatiza processos, reduzindo a burocracia e agilizando o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

• Redução de custos: minimiza a necessidade de papelada, impressões e deslocamentos, contribuindo para a economia de recursos financeiros e ambientais.

• Conformidade legal: garante o cumprimento das normativas trabalhistas e previdenciárias, evitando multas e problemas legais decorrentes de irregularidades.

• Facilidade de acesso: permite o acesso remoto às informações, proporcionando praticidade aos gestores e contadores na execução de suas atividades.

• Integração com SEFIP e outras aplicações: facilita a integração com sistemas como o SEFIP, tornando mais eficiente a gestão da folha de pagamento e o envio de informações à Caixa Econômica Federal.

• Consulta online de informações: proporciona consultas rápidas a extratos, certidões e outras informações, reduzindo o tempo gasto em processos manuais.

Assim, o uso da Conectividade Social simplifica as obrigações legais e contribui para a modernização e aprimoramento contínuo dos processos relacionados à administração de pessoal nas empresas.

Desafios e oportunidades da Conectividade Social

A implementação da Conectividade Social, embora traga inúmeras vantagens, também apresenta desafios e oportunidades que as empresas devem considerar ao adotar essa plataforma inovadora. 

Abaixo, acompanhe alguns desses desafios e como transformá-los em oportunidades para fortalecer a gestão trabalhista.

Desafios

• Resistência à mudança

Oportunidade: investir em programas de conscientização e treinamento para garantir que os funcionários estejam familiarizados e confortáveis com a nova tecnologia.

• Complexidade tecnológica

Oportunidade: colaborar com fornecedores de tecnologia para oferecer suporte técnico e garantir uma transição suave, minimizando interrupções operacionais.

• Segurança da informação

Oportunidade: reforçar a conscientização sobre segurança cibernética e fornecer recursos adicionais para garantir que as informações confidenciais estejam protegidas.

• Custos iniciais

Oportunidade: avaliar a economia a longo prazo, considerando a redução de custos operacionais associada à eliminação de processos manuais.

Oportunidades

• Eficiência operacional

Desafio: garantir que os processos se tornem mais eficientes e rápidos.

Solução: utilizar os recursos avançados da Conectividade Social para simplificar tarefas, reduzir burocracias e agilizar operações.

• Integração de Sistemas

Desafio: integrar a Conectividade Social com outros sistemas empresariais.

Solução: explorar APIs e soluções de integração para facilitar o fluxo de informações entre diferentes plataformas.

• Conformidade legal

Desafio: manter-se atualizado com as frequentes mudanças nas regulamentações.

Solução: estabelecer uma equipe dedicada para monitorar as atualizações legais e ajustar os processos conforme necessário.

• Ambiente de trabalho remoto

Desafio: adaptação à demanda crescente por trabalho remoto.

Solução: garantir que a Conectividade Social seja acessível remotamente, facilitando a colaboração virtual e a transmissão de dados segura.

• Customização e escalabilidade

Desafio: adaptar a Conectividade Social para atender às necessidades específicas da empresa.

Solução: escolher plataformas flexíveis que permitam customizações e escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa.

Ao abordar esses desafios como oportunidades para melhorar e aprimorar os processos internos, as empresas podem maximizar os benefícios da Conectividade Social e garantir uma transição suave para uma gestão trabalhista mais moderna e eficiente.

Como acessar a conectividade social?

Para acessar a plataforma, siga os passos abaixo:

1 – Cadastro no conectividade social

Antes de qualquer coisa, é necessário realizar o cadastro no sistema. 

A empresa deve procurar uma agência da Caixa Econômica Federal para obter as orientações e as informações necessárias para esse procedimento.

2 – Obtenção de certificado digital

A autenticação no Conectividade Social é feita por meio de certificado digital. 

Portanto, é imprescindível que a empresa adquira um certificado digital válido, seguindo as normativas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

3 – Instalação de programas e plugins

Em alguns casos, pode ser necessário instalar programas e plugins específicos para garantir a compatibilidade entre o sistema da empresa e a plataforma Conectividade Social.

4 – Acesso ao ambiente virtual

Após realizar o cadastro, obter o certificado digital e configurar os sistemas necessários, a empresa pode acessar o ambiente virtual da Conectividade Social. 

Esse acesso pode ser feito por meio do site da Caixa, utilizando o certificado digital para garantir a segurança da transmissão de dados.

5 – Utilização de senhas e tokens 

Durante o acesso, podem ser solicitadas senhas ou tokens adicionais para garantir a autenticidade da empresa. 

É importante seguir as orientações específicas fornecidas pela Caixa Econômica Federal para garantir a segurança do acesso.

Como funciona na prática a conectividade social?

A Conectividade Social, na prática, funciona como uma interface eletrônica que possibilita a comunicação direta entre as empresas e a Caixa Econômica Federal, centralizando o envio de informações relacionadas às obrigações trabalhistas e previdenciárias. 

Abaixo, detalhamos como ocorre o funcionamento na prática:

• Envio de informações: a empresa utiliza a Conectividade Social para enviar eletronicamente dados como FGTS, CAGED, RAIS, entre outros. Essa transmissão ocorre de forma rápida e segura, contribuindo para a agilidade na prestação de contas.

• Recebimento de comprovantes: após o envio das informações, a empresa pode acessar a plataforma para obter comprovantes de regularidade, extratos do FGTS e demais documentos necessários para a gestão de pessoal.

• Integração com outros sistemas: em muitos casos, a Conectividade Social é integrada a sistemas de folha de pagamento, facilitando ainda mais a gestão de dados e evitando retrabalho na inserção de informações.

• Atualizações e notificações: a plataforma também permite que a empresa receba notificações e atualizações sobre mudanças nas legislações e prazos, garantindo que esteja sempre em conformidade com as normativas vigentes.

Como gerar a chave do FGST pela conectividade social?

A geração da chave de acesso ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) pela Conectividade Social faz parte do processo para empresas que buscam cumprir suas obrigações trabalhistas de forma digital. 

Abaixo estão os passos para gerar a chave do FGTS:

1. Acesso à plataforma: inicialmente, a empresa deve acessar a Conectividade Social utilizando seu certificado digital válido.

2. Menu de FGTS: dentro da plataforma, a empresa deve localizar a opção relacionada ao FGTS, geralmente disponível no menu principal.

3. Geração da chave: dentro do menu específico do FGTS, haverá a opção para gerar a chave de acesso. A empresa deve seguir as instruções fornecidas, preenchendo as informações necessárias, como CNPJ e dados dos trabalhadores.

4. Confirmação e armazenamento: após o preenchimento dos dados, a empresa confirma a geração da chave. É fundamental armazenar essa informação de forma segura, pois ela será utilizada para o envio eletrônico de informações relacionadas ao FGTS.

5. Utilização da chave: com a chave gerada, a empresa poderá utilizar esse código para autenticar os envios de informações ao FGTS por meio da Conectividade Social.

É importante destacar que a chave do FGTS é uma medida de segurança e autenticação, garantindo a integridade e a legitimidade das informações transmitidas eletronicamente.

Qual tipo de certificado é necessário para acessar a conectividade social?

O acesso à Conectividade Social requer o uso de certificado digital, que é uma assinatura eletrônica que garante a segurança e autenticidade das transações realizadas na plataforma. 

Existem diferentes tipos de certificados digitais aceitos, mas o mais comum e amplamente utilizado é o Certificado Digital ICP-Brasil.

• Certificado Digital ICP-Brasil: este é o tipo de certificado mais comum e amplamente aceito no Brasil. Ele é emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse certificado assegura a identidade digital da empresa e de seus representantes, garantindo a segurança nas transações eletrônicas.

• Modelos A1 e A3: dentro do Certificado Digital ICP-Brasil, existem duas modalidades principais: A1 e A3. O Certificado Digital A1 é armazenado no computador e é válido por um ano. Já o Certificado Digital A3 é mais seguro, pois é armazenado em um dispositivo criptográfico, como um token ou cartão, e possui validade de até três anos.

• Atualização e renovação: é fundamental manter o certificado digital atualizado e renovado conforme a validade expira. A renovação pode ser feita junto à Autoridade Certificadora que emitiu o certificado.

O Certificado Digital ICP-Brasil é uma peça-chave para garantir a segurança e a legalidade das transações realizadas na Conectividade Social, sendo indispensável para o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias de empresas e empregadores.

Tire as principais dúvidas sobre Conectividade Social

Próximos passos…

Como vimos, a Conectividade Social da Caixa Econômica Federal surge como uma ferramenta indispensável para empresas na era digital, promovendo eficiência e modernização nas obrigações trabalhistas e previdenciárias. 

Ao simplificar processos e conectar empregadores diretamente aos órgãos governamentais, a plataforma se torna essencial para o cumprimento das exigências legais. 

Com sua evolução para a Conectividade Social V2 e a integração do Certificado Digital ICP-Brasil, a segurança e agilidade se tornam pilares fundamentais. 

As vantagens em sua utilização, como a redução de custos, a conformidade legal, e a facilidade de acesso, reforçam sua posição como a chave para otimizar operações e garantir o sucesso contínuo das empresas no cenário empresarial contemporâneo.