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Para que uma empresa esteja em dia com todos os seus deveres, é necessário estar atento a uma série de obrigações acessórias. Uma delas é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

Ela faz parte da rotina do Departamento Pessoal (DP) e veio como uma forma de otimizar essa tarefa, oferecendo diversas informações, inclusive a respeito do tempo de contribuição do trabalhador.

Através do GFIP houve uma melhora considerável na gestão de pagamentos e na desburocratização do atendimento da Previdência Social.

Isso faz com que a empresa consiga arcar com suas obrigações de maneira mais simples,  evitando multas, juros, retificações e até mesmo pagamentos em duplicidade.

Você não quer que a sua empresa passe por nada disso, certo? Então, leia esse artigo e compreenda tudo o que você precisa saber sobre o GFIP.

Veja abaixo os principais tópicos que abordamos e boa leitura!

O que é GFIP?

Visão por cima do ombro de empresário usando papel, caneta, calculadora e notebook com GFIP aberto na tela.

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A GFIP significa “guia de recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social” que reúne as principais informações dos vínculos empregatícios e remunerações dos segurados da Previdência Social.

Esse método de pagamento entrou em cena a fim de substituir a antiga Guia de Recolhimento do FGTS (FGTS-GRE) que estava em vigor desde 1999.

A mudança aconteceu principalmente para que o novo documento portasse dados de interesse para a Previdência Social, como a atualização do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

Isso se deu através da Lei Federal no 9.528, de 10 de dezembro de 1997, que passou a obrigar as empresas a oferecerem ao INSS todos os dados relativos aos fatos geradores de contribuições previdenciárias.

Dados estes que são posteriormente utilizados nos cálculos para concessão de benefícios previdenciários.

Mas quem está obrigado a entregar a guia GFIP? Como fazer isso? Continue lendo este texto e descubra todas estas informações!

Para que serve o GFIP?

Para funcionar corretamente, a Previdência Social precisa de uma série de dados a fim de conceder os inúmeros benefícios do INSS corretamente.

Assim, a principal função do GFIP é oferecer a essa instituição inúmeras informações relacionadas aos fatos geradores de contribuições previdenciárias, alimentando uma base de dados importante para o funcionamento correto do INSS.

Resumidamente, esses são os objetivos do GFIP:

  • recolher o FGTS dos colaboradores;
  • alimentar base de dados do FGTS e Receita Federal;
  • levar informações relevantes para a concessão de benefícios previdenciários.

Ademais, também serve como um meio de comprovação de tempo de contribuição e da remuneração recebidos por parte do trabalhador.

Isso é muito importante, pois caso o trabalhador tenha dificuldade de realizar essas comprovações, ele pode perder o direito aos benefícios do INSS.

Outro ponto importante que pode ser levantado aqui é que isso torna o processo mais ágil e dá maior confiabilidade nos dados.

Relembre quais são os tipos de afastamento pelo INSS que podem gerar direito a benefícios. Assista ao vídeo da série Me Explica Aí!

Quem deve emitir o GFIP?

Este é um documento obrigatório para todos, sejam pessoas físicas ou jurídicas e contribuintes equiparados à empresa.

Isso está determinado por inúmeras legislações, contudo, podemos destacar Lei nº 8.036 de 11/05/1990 e Lei nº 8.212 de 24/07/1991.

Mesmo as empresas que não precisam realizar o recolhimento do FGTS, é necessário fazer a emissão da GFIP a fim de informar os dados cadastrais e financeiros à Previdência e ao FGTS.

Em suma, existem duas premissas para configurar a necessidade de entrega:

  • comprovar vínculo empregatício ou salário pago a funcionários;
  • necessidade de recolhimento do FGTS.

Vale a pena salientar que empresas inativas, ou sem movimento, precisam encaminhar o GFIP ao menos uma vez ao ano a fim de evitar multas.

Quem não deve recolher e informar?

Segundo o manual da GFIP para usuários do SEFIP 8.4, existem algumas entidades que não precisam realizar este processo, confira abaixo quem são:

a) segurado especial (inc. VII, art. 12 da Lei n° 8.212/91); sem segurado que lhe preste serviço.

b) contribuinte individual sem segurado que lhe preste serviço;

c) órgãos públicos em relação aos servidores efetivos, vinculados a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS;

d) segurado facultativo;

e) candidato a cargo eletivo, relativo à contratação de contribuinte individual para prestação de serviços exclusiva durante o período eleitoral;

f) microempreendedor Individual que não contratar empregado.

g) empregador doméstico em relação aos fatos geradores ocorridos a partir da competência 10/2015.

h) Fundos Públicos de natureza meramente contábil.

Quando e onde se deve emitir o GFIP? 

É obrigação de todas as empresas entregar a GFIP mensalmente através do SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

Através desse sistema, a empresa preenche e emite a guia que, então, é transferida através do canal eletrônico Conectividade Social.

Fique atento, pois o uso dessa plataforma exige uma certificação digital da empresa ou órgão responsável por operá-la.

Ademais, todo esse processo deve ser realizado até o dia 7 do mês subsequente. Por exemplo, toda remuneração realizada em janeiro deve ser cadastrada através do Conectividade Social até o dia 7 de fevereiro.

Caso também envolva o recolhimento do FGTS, o processo deve ser realizado com no mínimo 2 dias antes do vencimento.

Já a declaração referente ao décimo salário deve ser realizada até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.

ATENÇÃO: caso não tenha expediente bancário no dia limite, a entrega da GFIP deve ser feita no dia útil anterior! Por exemplo, se o dia 7 cair em um domingo, a entrega deve ser realizada na sexta (5). 

O que é Conectividade Social?

A Conectividade Social é o canal eletrônico utilizado para informar os dados do arquivo da GFIP.

Ele conecta a Caixa Econômica Federal às demais entidades interessadas neste processo.

Seu uso é obrigatório para enviar o arquivo gerado pelo SEFIP.Você também vai querer conferir esses artigos:
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Quais as penalidades em não emitir o GFIP?

É claro que preencher corretamente e emitir a GFIP é uma obrigação da empresa, ou seja, caso tenha havido erros ou mesmo o não cumprimento desse dever, incidirão multas.

Sendo assim, é de suma importância que o DP ou qualquer outro departamento responsável por essa tarefa realize-a com total dedicação.

Caso a guia gerada não seja quitada no prazo correto, há o acréscimo de 2% ao mês sobre o valor total das contribuições informadas na guia GFIP.

E a sua empresa certamente não quer esquecer de pagar uma dessas guias, isso porque o percentual é acrescido de 2% a cada mês que passar.

Ou seja, esqueceu um mês, adiciona 2%, no segundo 4%, no terceiro 6% e assim por diante até o teto de 20%.

Nem precisamos ressaltar a importância do controle financeiro para evitar que sua empresa perca dinheiro, não é mesmo?

E se isso não fosse o bastante, há um valor mínimo para as multas, ou seja, independentemente do valor recolhido, elas começam em R$ 200,00, para GFIP sem fato gerador, e R$ 500,00 nos demais casos.

Sendo assim, fique de olho nos prazos!

Como emitir o GFIP?

O GFIP deve ser preenchido e entregue pela internet através do sistema Conectividade Social, como mencionamos acima.

Abaixo deixamos o link para todos os manuais disponibilizados sobre como utilizar o SEFIP de forma correta. Recomendamos a leitura na íntegra deste documento pois esse é um processo cheio de detalhes e que, se não for seguido à risca, pode resultar em multas.

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Contudo, usar o sistema não é nada complicado.

A primeira coisa é realizar uma exportação do próprio sistema que a empresa utiliza para fazer a folha de pagamento. Após isso, basta exportar esse arquivo diretamente para o Sistema SEFIP e seguir esses passos:

  1. Confira os valores carregados no programa;
  2. Clique em Executar e, em seguida, em Sim;
  3. Depois, clique em salvar.

Observação importante: NÃO modifique o nome do arquivo.

Como transmitir o arquivo via Conectividade Social?

Agora que você já emitiu o arquivo, está na hora de realizar a transmissão GFIP via Conectividade Social.

Passos para transmitir o GFIP:

  1. Acesse o site Conectividade Social ICP com o certificado digital;

  2. Selecione Caixa Postal -> Nova Mensagem -> Envio de arquivo SEFIP;

  3. Informe o Município de Arrecadação;

  4. Preencha o nome da mensagem e anexe o arquivo que fez no sistema SEFIP;

  5. Após isso, salve o Protocolo de Envio;

  6. Abra novamente o SEFIP;

  7. Vá em Relatório -> GRF -> Arquivo ICP;

  8. Selecione o arquivo do protocolo e clique em abrir;

  9. Agora basta imprimir as guias.

Quais informações devem estar no GFIP?

Existem algumas informações obrigatórias que devem estar presentes neste documento. 

Confira a lista abaixo e não cometa erros na hora de realizar a declaração GFIP!

  • todos os dados de identificação relevantes da empresa:
    • nome e razão social;
    • CNPJ;
    • endereço;
    • outros que julgar relevantes.
  • fatos que geram contribuição previdenciária na empresa;
  • informações de identificação de todos os funcionários;
  • valor de recolhimento do FGTS;
  • valor de contribuição ao INSS;
  • remuneração bruta, incluindo e discriminando possíveis benefícios.

Quais as vantagens do GFIP?

Muitas pessoas comentam a respeito da complicada burocracia brasileira. Isso não é mentira, o Brasil é um dos países com maior número de trâmites do mundo.

E isso se dá por inúmeros motivos que não são objeto deste texto, contudo, o GFIP veio na contramão desta tendência a fim de facilitar os processos de responsabilidade da empresa.

O processo de recolhimento do FGTS antes da declaração GFIP necessitava de inúmeros documentos e informações para alimentar os sistemas da Previdência Social e Receita Federal.

Com a nova forma de realizar esse processo, ficou muito mais simples para o empresário que, além de ganhar facilidade e celeridade, também goza de muito mais segurança dos dados.

Isso resguarda o negócio, o colaborador e até mesmo a Previdência Social contra possíveis judicialização.

A sua empresa já está implementando inovações digitais no DP e RH? Ouça o episódio a seguir do Tangerino Talks para saber por onde começar!

O que é GFIP sem Movimento?

O termo “sem movimento” se refere a ausência de um fato gerador, sendo assim, inexistindo recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social.

Nesses casos, ainda sim é necessário a emissão de um arquivo através do SEFIP com ausência de fato gerador e enviado pelo Conectividade Social.

Contudo, não é necessário realizar o envio todos os meses que não haja fatos geradores. Basta ser transmitido na primeira competência da ausência de informação e posteriormente só quando houver algo para reportar.

Por exemplo:

08/202109/202110/202111/202112/202113/202101/2021
Ausência do fato geradorCom fato geradorAusência do fato gerador

Sendo assim, fique sempre ciente para não esquecer de emitir e realizar a transmissão GFIP sempre que não tiver um fato gerador, evitando as temidas multas.

Qual a diferença entre GFIP e GPS?

GFIP é um documento que contém todas as transações trabalhistas e demais fatos geradores de uma empresa.

Ela serve para alimentar o sistema de dados do INSS.

Ao finalizar a transmissão desses dados, como no tutorial que demonstramos anteriormente neste artigo, o empresário gera duas guias de recolhimento:

  • Guia de recolhimento do FGTS (GRF); e
  • Guia da Previdência Social (GPS).

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Quais as legislações relevantes sobre o assunto?

É sempre muito importante estar por dentro de tudo o que diz a legislação a respeito dessas obrigações.

Dessa forma, para que você não tenha dificuldade em encontrar todas as informações, fizemos um levantamento de todas as portarias, leis, decretos e manuais sobre o assunto. Confira abaixo!

​• Lei nº 8.036/90

Dispõe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

Lei nº 8.212/91

Dispõe sobre a organização da Seguridade Social, institui Plano de Custeio.

Lei nº 9.528/97

Altera dispositivos das Leis nºs 8.212 e 8.213, ambas de 24 de julho de 1991.

Lei nº 11.933/09

Altera inúmeras leis e prazo de pagamento dos impostos e contribuições federais que especifica, reduzir a base de cálculo da contribuição do produtor rural na venda dos produtos que especifica e efetuar ajustes na tributação do cigarro.

Decreto nº 3.048/99

Aprova o Regulamento da Previdência Social.

Instrução Normativa RFB nº 880/08

Altera o Manual da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) e do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) para usuários do SEFIP 8, bem como aprova a versão 8.4 do SEFIP.

Instrução Normativa RFB nº 925/09

Dispõe sobre as informações a serem declaradas em Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) pelas microempresas ou empresas de pequeno porte optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional) que exerçam atividades tributadas na forma dos anexos IV e V da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.

Portaria Interministerial MPS/MTE nº 116/04

Estabelece a obrigatoriedade de certificação eletrônica necessária ao uso do CONECTIVIDADE SOCIAL.

• Portaria Interministerial MPS/MTE Nº 227/05

Dispõe sobre prestação de informação dos dados cadastrais, de todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e de outras informações de interesse da Previdência Social.

• Portaria Interministerial 326/00

Instituiu a obrigatoriedade da entrega regular da GFIP por meio eletrônico.

Manual da GFIP com alterações para SEFIP 8.4

Manual para operação do SEFIP.

Portaria CAF/G nº 16/10

Dispõe sobre a geração e transmissão da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) pelos órgãos e entidades da administração direta e indireta do Estado.

Portaria Conjunta CAF-CEDC-CPM nº 1/10

Dispõe sobre o curso de capacitação dos usuários do sistema SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.

Conclusão

Agora você já está munido de todas as informações a respeito da guia GFIP e sua transmissão.

É muito importante que todo esse processo seja feito a tempo a fim de evitar multas e também garantir todos os direitos dos colaboradores, evitando, assim, possíveis processos trabalhistas.

Não pare os seus estudos por aqui, continue aprendendo com o Tangerino. Leia o nosso Guia Completo do FGTS e fique por dentro de todas as obrigações da sua empresa.

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