GFIP: Entenda o que é por que se preocupar com ela
Tempo de Leitura: 9 minutos O GFIP reúne as principais informações dos vínculos empregatícios da empresa, alimentando a base de dados do INSS e servindo também como um facilitador burocrático para o empresário.
Para que uma empresa esteja em dia com todos os seus deveres, é necessário estar atento a uma série de obrigações acessórias. Uma delas é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
Ela faz parte da rotina do Departamento Pessoal (DP) e veio como uma forma de otimizar essa tarefa, oferecendo diversas informações, inclusive a respeito do tempo de contribuição do trabalhador.
Através do GFIP houve uma melhora considerável na gestão de pagamentos e na desburocratização do atendimento da Previdência Social.
Isso faz com que a empresa consiga arcar com suas obrigações de maneira mais simples, evitando multas, juros, retificações e até mesmo pagamentos em duplicidade.
Você não quer que a sua empresa passe por nada disso, certo? Então, leia esse artigo e compreenda tudo o que você precisa saber sobre o GFIP.
Veja abaixo os principais tópicos que abordamos e boa leitura!
- O que é GFIP?
- Para que serve o GFIP?
- Quem deve emitir o GFIP?
- Quando e onde se deve emitir o GFIP?
- Quais as penalidades em não emitir o GFIP?
- Como emitir o GFIP?
- Quais informações devem estar no GFIP?
- Quais as vantagens do GFIP?
- O que é GFIP sem Movimento?
- Qual a diferença entre GFIP e GPS?
- Quais as legislações relevantes sobre o assunto?
O que é GFIP?

A GFIP significa “guia de recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social” que reúne as principais informações dos vínculos empregatícios e remunerações dos segurados da Previdência Social.
Esse método de pagamento entrou em cena a fim de substituir a antiga Guia de Recolhimento do FGTS (FGTS-GRE) que estava em vigor desde 1999.
A mudança aconteceu principalmente para que o novo documento portasse dados de interesse para a Previdência Social, como a atualização do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).
Isso se deu através da Lei Federal no 9.528, de 10 de dezembro de 1997, que passou a obrigar as empresas a oferecerem ao INSS todos os dados relativos aos fatos geradores de contribuições previdenciárias.
Dados estes que são posteriormente utilizados nos cálculos para concessão de benefícios previdenciários.
Mas quem está obrigado a entregar a guia GFIP? Como fazer isso? Continue lendo este texto e descubra todas estas informações!
Para que serve o GFIP?
Para funcionar corretamente, a Previdência Social precisa de uma série de dados a fim de conceder os inúmeros benefícios do INSS corretamente.
Assim, a principal função do GFIP é oferecer a essa instituição inúmeras informações relacionadas aos fatos geradores de contribuições previdenciárias, alimentando uma base de dados importante para o funcionamento correto do INSS.
Resumidamente, esses são os objetivos do GFIP:
- recolher o FGTS dos colaboradores;
- alimentar base de dados do FGTS e Receita Federal;
- levar informações relevantes para a concessão de benefícios previdenciários.
Ademais, também serve como um meio de comprovação de tempo de contribuição e da remuneração recebidos por parte do trabalhador.
Isso é muito importante, pois caso o trabalhador tenha dificuldade de realizar essas comprovações, ele pode perder o direito aos benefícios do INSS.
Outro ponto importante que pode ser levantado aqui é que isso torna o processo mais ágil e dá maior confiabilidade nos dados.
Relembre quais são os tipos de afastamento pelo INSS que podem gerar direito a benefícios. Assista ao vídeo da série Me Explica Aí!
Quem deve emitir o GFIP?
Este é um documento obrigatório para todos, sejam pessoas físicas ou jurídicas e contribuintes equiparados à empresa.
Isso está determinado por inúmeras legislações, contudo, podemos destacar Lei nº 8.036 de 11/05/1990 e Lei nº 8.212 de 24/07/1991.
Mesmo as empresas que não precisam realizar o recolhimento do FGTS, é necessário fazer a emissão da GFIP a fim de informar os dados cadastrais e financeiros à Previdência e ao FGTS.
Em suma, existem duas premissas para configurar a necessidade de entrega:
- comprovar vínculo empregatício ou salário pago a funcionários;
- necessidade de recolhimento do FGTS.
Vale a pena salientar que empresas inativas, ou sem movimento, precisam encaminhar o GFIP ao menos uma vez ao ano a fim de evitar multas.
Quem não deve recolher e informar?
Segundo o manual da GFIP para usuários do SEFIP 8.4, existem algumas entidades que não precisam realizar este processo, confira abaixo quem são:
a) segurado especial (inc. VII, art. 12 da Lei n° 8.212/91); sem segurado que lhe preste serviço.
b) contribuinte individual sem segurado que lhe preste serviço;
c) órgãos públicos em relação aos servidores efetivos, vinculados a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS;
d) segurado facultativo;
e) candidato a cargo eletivo, relativo à contratação de contribuinte individual para prestação de serviços exclusiva durante o período eleitoral;
f) microempreendedor Individual que não contratar empregado.
g) empregador doméstico em relação aos fatos geradores ocorridos a partir da competência 10/2015.
h) Fundos Públicos de natureza meramente contábil.
Quando e onde se deve emitir o GFIP?
É obrigação de todas as empresas entregar a GFIP mensalmente através do SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).
Através desse sistema, a empresa preenche e emite a guia que, então, é transferida através do canal eletrônico Conectividade Social.
Fique atento, pois o uso dessa plataforma exige uma certificação digital da empresa ou órgão responsável por operá-la.
Ademais, todo esse processo deve ser realizado até o dia 7 do mês subsequente. Por exemplo, toda remuneração realizada em janeiro deve ser cadastrada através do Conectividade Social até o dia 7 de fevereiro.
Caso também envolva o recolhimento do FGTS, o processo deve ser realizado com no mínimo 2 dias antes do vencimento.
Já a declaração referente ao décimo salário deve ser realizada até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.
ATENÇÃO: caso não tenha expediente bancário no dia limite, a entrega da GFIP deve ser feita no dia útil anterior! Por exemplo, se o dia 7 cair em um domingo, a entrega deve ser realizada na sexta (5).
O que é Conectividade Social?
A Conectividade Social é o canal eletrônico utilizado para informar os dados do arquivo da GFIP.
Ele conecta a Caixa Econômica Federal às demais entidades interessadas neste processo.
Seu uso é obrigatório para enviar o arquivo gerado pelo SEFIP.Você também vai querer conferir esses artigos:
💰 Cálculo do FGTS: Aprenda a Fazer com Este Passo a Passo
💰 Confira as Regras Para o Saque FGTS 2022!
💰 Saque-aniversário 2022: Como funciona esse benefício?
Quais as penalidades em não emitir o GFIP?
É claro que preencher corretamente e emitir a GFIP é uma obrigação da empresa, ou seja, caso tenha havido erros ou mesmo o não cumprimento desse dever, incidirão multas.
Sendo assim, é de suma importância que o DP ou qualquer outro departamento responsável por essa tarefa realize-a com total dedicação.
Caso a guia gerada não seja quitada no prazo correto, há o acréscimo de 2% ao mês sobre o valor total das contribuições informadas na guia GFIP.
E a sua empresa certamente não quer esquecer de pagar uma dessas guias, isso porque o percentual é acrescido de 2% a cada mês que passar.
Ou seja, esqueceu um mês, adiciona 2%, no segundo 4%, no terceiro 6% e assim por diante até o teto de 20%.
Nem precisamos ressaltar a importância do controle financeiro para evitar que sua empresa perca dinheiro, não é mesmo?
E se isso não fosse o bastante, há um valor mínimo para as multas, ou seja, independentemente do valor recolhido, elas começam em R$ 200,00, para GFIP sem fato gerador, e R$ 500,00 nos demais casos.
Sendo assim, fique de olho nos prazos!
Como emitir o GFIP?
O GFIP deve ser preenchido e entregue pela internet através do sistema Conectividade Social, como mencionamos acima.
Abaixo deixamos o link para todos os manuais disponibilizados sobre como utilizar o SEFIP de forma correta. Recomendamos a leitura na íntegra deste documento pois esse é um processo cheio de detalhes e que, se não for seguido à risca, pode resultar em multas.
Contudo, usar o sistema não é nada complicado.
A primeira coisa é realizar uma exportação do próprio sistema que a empresa utiliza para fazer a folha de pagamento. Após isso, basta exportar esse arquivo diretamente para o Sistema SEFIP e seguir esses passos:
- Confira os valores carregados no programa;
- Clique em Executar e, em seguida, em Sim;
- Depois, clique em salvar.
Observação importante: NÃO modifique o nome do arquivo.
Como transmitir o arquivo via Conectividade Social?
Agora que você já emitiu o arquivo, está na hora de realizar a transmissão GFIP via Conectividade Social.
Passos para transmitir o GFIP:
- Acesse o site Conectividade Social ICP com o certificado digital;
- Selecione Caixa Postal -> Nova Mensagem -> Envio de arquivo SEFIP;
- Informe o Município de Arrecadação;
- Preencha o nome da mensagem e anexe o arquivo que fez no sistema SEFIP;
- Após isso, salve o Protocolo de Envio;
- Abra novamente o SEFIP;
- Vá em Relatório -> GRF -> Arquivo ICP;
- Selecione o arquivo do protocolo e clique em abrir;
- Agora basta imprimir as guias.
Quais informações devem estar no GFIP?
Existem algumas informações obrigatórias que devem estar presentes neste documento.
Confira a lista abaixo e não cometa erros na hora de realizar a declaração GFIP!
- todos os dados de identificação relevantes da empresa:
- nome e razão social;
- CNPJ;
- endereço;
- outros que julgar relevantes.
- fatos que geram contribuição previdenciária na empresa;
- informações de identificação de todos os funcionários;
- valor de recolhimento do FGTS;
- valor de contribuição ao INSS;
- remuneração bruta, incluindo e discriminando possíveis benefícios.
Quais as vantagens do GFIP?
Muitas pessoas comentam a respeito da complicada burocracia brasileira. Isso não é mentira, o Brasil é um dos países com maior número de trâmites do mundo.
E isso se dá por inúmeros motivos que não são objeto deste texto, contudo, o GFIP veio na contramão desta tendência a fim de facilitar os processos de responsabilidade da empresa.
O processo de recolhimento do FGTS antes da declaração GFIP necessitava de inúmeros documentos e informações para alimentar os sistemas da Previdência Social e Receita Federal.
Com a nova forma de realizar esse processo, ficou muito mais simples para o empresário que, além de ganhar facilidade e celeridade, também goza de muito mais segurança dos dados.
Isso resguarda o negócio, o colaborador e até mesmo a Previdência Social contra possíveis judicialização.
A sua empresa já está implementando inovações digitais no DP e RH? Ouça o episódio a seguir do Tangerino Talks para saber por onde começar!
O que é GFIP sem Movimento?
O termo “sem movimento” se refere a ausência de um fato gerador, sendo assim, inexistindo recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social.
Nesses casos, ainda sim é necessário a emissão de um arquivo através do SEFIP com ausência de fato gerador e enviado pelo Conectividade Social.
Contudo, não é necessário realizar o envio todos os meses que não haja fatos geradores. Basta ser transmitido na primeira competência da ausência de informação e posteriormente só quando houver algo para reportar.
Por exemplo:
08/2021 | 09/2021 | 10/2021 | 11/2021 | 12/2021 | 13/2021 | 01/2021 |
Ausência do fato gerador | – | – | Com fato gerador | Ausência do fato gerador | – | – |
Sendo assim, fique sempre ciente para não esquecer de emitir e realizar a transmissão GFIP sempre que não tiver um fato gerador, evitando as temidas multas.
Qual a diferença entre GFIP e GPS?
GFIP é um documento que contém todas as transações trabalhistas e demais fatos geradores de uma empresa.
Ela serve para alimentar o sistema de dados do INSS.
Ao finalizar a transmissão desses dados, como no tutorial que demonstramos anteriormente neste artigo, o empresário gera duas guias de recolhimento:
- Guia de recolhimento do FGTS (GRF); e
- Guia da Previdência Social (GPS).
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Quais as legislações relevantes sobre o assunto?
É sempre muito importante estar por dentro de tudo o que diz a legislação a respeito dessas obrigações.
Dessa forma, para que você não tenha dificuldade em encontrar todas as informações, fizemos um levantamento de todas as portarias, leis, decretos e manuais sobre o assunto. Confira abaixo!
Dispõe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Dispõe sobre a organização da Seguridade Social, institui Plano de Custeio.
Altera dispositivos das Leis nºs 8.212 e 8.213, ambas de 24 de julho de 1991.
Altera inúmeras leis e prazo de pagamento dos impostos e contribuições federais que especifica, reduzir a base de cálculo da contribuição do produtor rural na venda dos produtos que especifica e efetuar ajustes na tributação do cigarro.
Aprova o Regulamento da Previdência Social.
Altera o Manual da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) e do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) para usuários do SEFIP 8, bem como aprova a versão 8.4 do SEFIP.
Dispõe sobre as informações a serem declaradas em Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) pelas microempresas ou empresas de pequeno porte optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional) que exerçam atividades tributadas na forma dos anexos IV e V da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.
Estabelece a obrigatoriedade de certificação eletrônica necessária ao uso do CONECTIVIDADE SOCIAL.
Dispõe sobre prestação de informação dos dados cadastrais, de todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e de outras informações de interesse da Previdência Social.
Instituiu a obrigatoriedade da entrega regular da GFIP por meio eletrônico.
Manual para operação do SEFIP.
Dispõe sobre a geração e transmissão da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) pelos órgãos e entidades da administração direta e indireta do Estado.
Dispõe sobre o curso de capacitação dos usuários do sistema SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
Conclusão
Agora você já está munido de todas as informações a respeito da guia GFIP e sua transmissão.
É muito importante que todo esse processo seja feito a tempo a fim de evitar multas e também garantir todos os direitos dos colaboradores, evitando, assim, possíveis processos trabalhistas.
Não pare os seus estudos por aqui, continue aprendendo com o Tangerino. Leia o nosso Guia Completo do FGTS e fique por dentro de todas as obrigações da sua empresa.
Leonardo Barros
Leonardo é pós-graduado pela PUC Minas em Ciências da Computação. Formou-se em Inovação e Empreendedorismo pela Universidade de Stanford. Fundou diversas empresas de tecnologia e gestão, além das startups Tangerino, Argos e Columbus. É CEO do Tangerino, empresa pioneira em controle de ponto digital no Brasil.
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