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Existem, no contexto tributário brasileiro, diversas siglas e nomenclaturas e o DCTFWeb é uma delas. Tanto para as empresas quanto para as pessoas físicas, é importante conhecê-las, a fim de manter seu pagamento em dia e da forma correta com a Receita Federal.

A DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos integra parte das obrigações fiscais periódicas que uma empresa ativa possui com o Fisco.

Ela foi instituída pelo Governo Federal como uma forma de simplificar e tornar mais ágil a declaração de débitos de contribuições previdenciárias das empresas, que antes eram realizadas por meio da GFIP.

Quer saber como ela funciona, quais são seus tipos, sua importância e o que a sua empresa deve fazer para realizar a transmissão dessa declaração? Confira tudo sobre a DCTFWeb neste artigo!

O que é uma DCTFWeb?

Elemento gráfico de computador sobreposto por folha com marca de seleção rodeado de pessoas em miniatura representando transmissão de DCTFWeb

A DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.787/2018, posteriormente alterada pela Instrução Normativa RFB nº 2005/2021, e integra uma série de obrigações acessórias tributárias voltadas às empresas brasileiras.

Trata-se de um reconhecimento de dívidas, constituições do crédito previdenciário e contribuições destinadas a terceiros (INSS) das empresas, que é feito junto à Receita Federal. Se dá por meio de informações declaradas pelo eSocial e EFD-Reinf, que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Dessa forma, as informações ficam disponíveis em um só local, de maneira mais segura e ágil. Assim, é possível realizar a gestão completa de crédito e débito de valores, em que, ao final, será emitida a guia de recolhimento – DARF. O documento é gerado a partir das informações que constam nesses locais. 

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Após o fechamento desses dados, a DCTFWeb recebe, de forma automática, os respectivos débitos e créditos. Assim, são feitas as vinculações, calculado o saldo a pagar e, só então, é possível a emissão da guia de pagamento.

É importante ressaltar que o programa DCTFWeb passou a substituir a GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e também o SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.

A mudança foi justificada como uma iniciativa do Governo Federal para simplificar o recolhimento de tributos e o cumprimento de obrigações, permitindo que as empresas se organizem e não deixem de realizar o pagamento no prazo.

Assista ao vídeo a seguir para relembrar o que é eSocial:

Qual o prazo para entrega da DCTFWeb?

De acordo com o artigo 10º da Instrução Normativa RFB nº 2005, de 29 de janeiro de 2021 “A DCTFWeb deverá ser apresentada mensalmente, até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores“.

É fundamental que as empresas estejam em dia com a DCTFWeb. A não transmissão dentro do prazo resulta em multas para as empresas. De acordo com o artigo 14º da IN:

Art. 14. O contribuinte que deixar de apresentar a DCTF ou a DCTFWeb nos prazos estabelecidos nos artigos 9, 10 e 11, ou que apresentá-las com incorreções ou omissões, será intimado a apresentar a declaração original, no caso de não apresentação, ou a prestar esclarecimentos, nos demais casos, no prazo estipulado pela RFB, e ficará sujeito às seguintes multas:

I – de 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos impostos e das contribuições informados na DCTF ou das contribuições informadas na DCTFWeb, ainda que integralmente pagos, no caso de falta de entrega da declaração ou de entrega depois do prazo, limitada a 20% (vinte por cento), observado o disposto no § 3º; e

II – de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas.

§ 1º Para efeito de aplicação da multa prevista no inciso I do caput, será considerado como termo inicial o dia seguinte ao término do prazo fixado para a entrega da DCTF ou da DCTFWeb e como termo final a data da efetiva entrega ou, no caso de não apresentação, a data da lavratura do auto de infração ou da notificação de lançamento.

As multas, entretanto, podem ser reduzidas. Entenda conforme. a IN:

§ 2º Observado o disposto no § 3º, as multas serão reduzidas:

I – em 50% (cinquenta por cento), quando a declaração for apresentada depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; ou

II – em 25% (vinte e cinco por cento), se houver a apresentação da declaração no prazo fixado na intimação.

§ 3º A multa mínima a ser aplicada será de:

I – R$ 200,00 (duzentos reais), em caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores; ou

II – R$ 500,00 (quinhentos reais), nos demais casos.

Além das multas, a falta de transmissão da DCTFWeb impede que a empresa faça a emissão da Certidão Negativa de Débito Trabalhista – CND Trabalhista, documento considerado importante para manutenção da boa imagem da organização perante o mercado.

Qual a diferença entre DCTFWeb e DCTF?

Na maioria das vezes, ao se deparar com as siglas DCTF e DCTFWeb, muitos podem achar que elas se complementam ou até mesmo uma substitui a outra.

Porém, mesmo sendo parecidas, essas declarações dizem respeito a tributos diferentes, sendo obrigações que se diferenciam entre si, mas cada uma delas tem sua importância e consequências, caso não sejam realizadas.

Como é feita a DCTF?

Uma das principais diferenças entre ambas é que a DCTF refere-se aos tributos e contribuições federais não previdenciários.

Além disso, há uma diferença em relação ao preenchimento dos débitos. Na DCTF, as informações são colocadas de forma manual, a partir da utilização dos programas geradores de declaração, que constam no site da Receita Federal. 

O envio é feito pelo programa Receitanet com assinatura digital. 

Como é feita a DCTFWeb?

Na DCTFWeb, os débitos são pré-preenchidos pelas informações enviadas no eSocial e na EFD-Reinf.

Assim como ocorre na DCTF, na DCTFWeb é possível parcelar os possíveis débitos pendentes. No entanto, esse processo deve se dar por meio do portal e-CAC.

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Quem deve entregar a DCTFWeb?

O art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 2005/2021 estabelece que são obrigados a apresentar a DCTFWeb:

1. pessoas jurídicas de direito privado em geral;

Contrato Home Office

2. unidades gestoras de orçamento;

3. consórcios quando realizarem, em nome próprio:

  • contratação de trabalhador segurado do Regime Geral de Previdência Social (RGPS);
  • aquisição de produção rural de produtor rural pessoa física;
  • patrocínio de equipe de futebol profissional; ou
  • contratação de empresa para prestação de serviço sujeito à retenção;

4. as SCP;

5. entidades;

6. organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratarem trabalhador segurado do RGPS;

7. os microempreendedores individuais, quando:

  • contratarem trabalhador segurado do RGPS;
  • adquirirem produção rural de produtor rural pessoa física;
  • patrocinarem equipe de futebol profissional; ou
  • contratar empresa para prestação de serviço sujeito à retenção;

8. produtores rurais pessoas físicas, quando:

  • contratarem trabalhador segurado do RGPS; ou
  • venderem sua produção a adquirente domiciliado no exterior, a outro produtor rural pessoa física, a segurado especial ou a consumidor pessoa física, no varejo;

9. as pessoas físicas que adquirirem produtos rurais de produtor rural pessoa física ou de segurado especial para venda, no varejo, a consumidor pessoa física;

10. as demais pessoas jurídicas que estejam obrigadas pela legislação ao recolhimento das contribuições previdenciária.

O que deve ser informado na DCTFWeb?

Na DCTFWeb, deverão ser declarados os seguintes tributos:

  • Contribuições previdenciárias a cargo das empresas (incidentes sobre a folha de pagamento);
  • Contribuições previdenciárias dos empregadores domésticos;
  • INSS das pessoas físicas sobre o salário contribuição;
  • Contribuições devidas pelo produtor rural pessoa jurídica, pela agroindústria e pela associação desportiva que mantém clube de futebol;
  • Outras Entidades ou Fundos (Terceiros).

Como transmitir a DCTFWeb?

Existem duas formas de se transmitir a DCTFWeb: 

  1. automaticamente, por meio do sSocial;
  2. pela maneira tradicional, por meio do e-CAC.

A Receita Federal passou a possibilitar que a DCTFWeb seja transmitida de maneira direta pelo eSocial por qualquer um que tenha a obrigação de entregar essa obrigação.

No entanto, caso o contribuinte possua débitos suspensos no sistema eSocial, deverá fazer a edição e realizar a transmissão dessa obrigação pelo portal e-CAC da Receita Federal normalmente.

Já aqueles que não têm débitos suspensos no eSocial e querem utilizar essa funcionalidade, devem sinalizar no eSocial a opção pelo envio automático da DCTFWeb. 

Assim, ficará liberado de acessar o portal e-CAC da Receita Federal de forma manual. 

O passo a passo para acesso via e-CAC deve ser realizado da seguinte maneira:

  1. Acesse o site da RFB;
  2. Selecione a opção “Atendimento Virtual e-CAC”;
  3. Clique no botão “Acessar”;
  4. Informe o código de acesso ou selecione o certificado digital;
  5. Ao acessar o DCTFWeb, a tela inicial mostrará o quadro “Relação de Declarações”, apontando as declarações que ainda não foram transmitidas, que estão “em andamento”;
  6. Selecionando “editar”, o programa permitirá a visualização das informações completas para que sejam conferidas;
  7. Ao se certificar que está tudo certo, clique em “transmitir”;
  8. Ao final, clique em “Emitir a DARF”. 

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Qual o cronograma da DCTFWeb?

O processo de substituição da GFIP pela DCTFWeb está acontecendo gradativamente, para que as empresas possam se preparar e se adaptar para realizar a declaração de maneira correta.

O cronograma de entrega da DCTFWeb está ocorrendo em relação aos tributos cujos fatos geradores ocorrerem a partir de:

  • Agosto de 2018: para as entidades integrantes do Grupo 1 – Entidades Empresariais, que possuam faturamento no ano-calendário de 2016 acima de R$ 78.000.000,00;
  • Abril de 2019: para as demais entidades integrantes do Grupo 2a – Entidades Empresariais, do Anexo V da Instrução Normativa RFB 1.863/2018, com faturamento no ano-calendário de 2017 acima de R$ 4.800.000,00, exceto aquelas já obrigadas anteriormente e as que constam como optantes pelo Simples Nacional no CNPJ em 1º de julho de 2018;
  • Julho de 2021: para integrantes do Grupo 2b, que ainda não entregaram a DCTFWeb, no caso, empresas não optantes pelo Simples Nacional com faturamento em 2017 inferior a R$ 4,8 milhões;
  • Outubro de 2021: integrantes do Grupo 3, que incluem optantes pelo Simples Nacional, MEI, Produtores Rurais Pessoa Física, Empregadores Pessoa Física, com exceção dos domésticos, e entidades isentas;
  • Junho de 2022: para o Grupo 4 do eSocial, que contemplam entes da Administração Pública e organizações internacionais.

O que mudou na DCTFWeb em 2022?

Em 2022, tem início a obrigatoriedade da DCTFWeb para os órgãos públicos da União, estados e municípios e também organizações internacionais. 

Essas entidades deverão entregar a primeira declaração até o dia 15 de julho de 2022, referente aos fatos geradores ocorridos em junho de 2022.

Para gerar a DCTFWeb, os órgãos públicos precisarão enviar os eventos periódicos do eSocial e EFD-Reinf (quando for o caso), da maneira como já vem sendo feito pelas empresas privadas. 

Assim, a partir do “fechamento” mensal dessas escriturações, a DCTFWeb ficará disponível para vinculação de débitos e créditos, e, depois, para envio ao Fisco.

Quais os tipos de DCTFWeb?

Existem três tipos diferentes de DCTFWeb, que precisam ser entregues à Receita Federal em períodos específicos e também com finalidades distintas. Veja:

DCTFWeb Diária

Também conhecida como DCTFWeb Espetáculo Desportivo, tem a finalidade de prestar contas sobre a receita de eventos desportivos, como jogos de futebol, por exemplo. Deve ser transmitida e ter seu DARF quitado em, no máximo, dois dias úteis após a data do evento.

DCTFWeb Mensal

A DCTFWeb Mensal ou Geral é considerada uma declaração rotineira e trata das contribuições previdenciárias mensais. A sua entrega deve ser feita até o 15º dia útil do mês seguinte ao acontecimento dos fatos geradores.

DCTFWeb Anual

Já a DCTFWeb Anual, também chamada de 13º Salário, refere-se ao pagamento do 13º salário aos trabalhadores. Deve ser entregue até o dia 20 de dezembro de cada ano e, caso essa data coincida com um dia não útil, a declaração deverá ser antecipada.

Declaração “sem movimento”

Ocorre quando há ausência de fato gerador. Deve ser apresentada no primeiro mês em que a situação ocorrer. Caso essa condição se mantenha, a declaração deverá ser apresentada, todo ano, no mês de janeiro.

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Conclusão

Como foi possível perceber, a DCTFWeb é uma obrigação acessória muito importante para as empresas

Ela possui detalhes, regras e diretrizes que precisam ser conhecidas a fundo para que sejam mantidas em dia. Afinal, é objetivo de toda empresa evitar pagar multas e não ser impedida de acessar documentos e realizar outros processos igualmente importantes.

Em 2022, todas as empresas e instituições passarão a realizar a sua transmissão. Esse contexto de implementação gradativa contribuirá para que todos se adequem a essas novidades. Com isso, as alterações vão tornar mais simples e ágil a vida do contribuinte

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