Entenda Tudo sobre a Obrigatoriedade da DCTFWeb

Tempo de Leitura: 12 minutos

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) representa um marco na modernização e simplificação do cumprimento das obrigações fiscais das empresas no Brasil. 

Desenvolvida pela Receita Federal do Brasil, essa ferramenta eletrônica visa centralizar e automatizar a declaração dos tributos federais, especialmente as contribuições previdenciárias, proporcionando inovações cruciais no processo fiscal. 

Neste artigo, exploraremos os fundamentos da DCTFWeb, destacando suas vantagens, quem é obrigado a entregá-la, e os requisitos necessários para sua declaração. Confira! 

O que é DCTFWeb?

A DCTFWeb, abreviação para Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, foi estabelecida pela Instrução Normativa RFB nº 1.787/2018, sofrendo posterior alteração pela Instrução Normativa RFB nº 2005/2021. 

Essa declaração representa um componente essencial das obrigações acessórias tributárias voltadas às empresas brasileiras, proporcionando um meio eficaz de reconhecimento de dívidas, constituição de créditos previdenciários e contribuições destinadas a terceiros (INSS). 

Todo esse processo é realizado em colaboração com a Receita Federal e é alimentado por informações declaradas por meio do eSocial e EFD-Reinf, ambos integrantes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

A integração dessas informações em um único local, de maneira segura e ágil, permite uma gestão completa de créditos e débitos. Ao término do processo, a DCTFWeb facilita a emissão da guia de recolhimento, conhecida como DARF, gerada com base nas informações consolidadas. 

Após o fechamento desses dados, a DCTFWeb realiza, automaticamente, a consolidação dos débitos e créditos correspondentes, efetuando as vinculações necessárias e calculando o saldo a pagar. 

Somente após esse processo, a guia de pagamento pode ser emitida, proporcionando uma visão clara das obrigações fiscais da empresa.

Vale destacar que a DCTFWeb desempenha um papel significativo ao substituir a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e o SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). 

Essa substituição não apenas simplifica o recolhimento de tributos, mas também é parte de uma iniciativa do Governo Federal para modernizar e facilitar o cumprimento das obrigações tributárias pelas empresas. 

Ao proporcionar uma abordagem mais unificada e eficiente, a DCTFWeb representa uma peça-chave na organização e cumprimento das responsabilidades tributárias, evitando atrasos no pagamento e garantindo conformidade com a legislação vigente.

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Quais os tipos de DCTFWeb?

A DCTFWeb é uma importante obrigação acessória tributária no cenário brasileiro, desempenhando um papel crucial na gestão fiscal das empresas e consolidando informações referentes a dívidas, créditos previdenciários e contribuições destinadas a terceiros.

Existem alguns tipos diferentes de DCTFWeb, que precisam ser entregues à Receita Federal em períodos específicos e também com finalidades distintas. Veja:

DCTFWeb diária

A DCTFWeb diária, também conhecida como DCTFWeb Espetáculo Desportivo, é específica para eventos desportivos, como jogos de futebol. Seu propósito é prestar contas sobre a receita gerada nesses eventos. 

A transmissão e o pagamento do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) devem ser realizados em até dois dias úteis após a data do evento. 

Essa modalidade agiliza o processo de reconhecimento de débitos e créditos, proporcionando uma gestão financeira eficiente e oportuna para os eventos esportivos.

DCTFWeb mensal

A DCTFWeb mensal, também chamada de DCTFWeb geral, é uma declaração rotineira que trata das contribuições previdenciárias mensais. As empresas devem entregá-la até o 15º dia útil do mês seguinte ao ocorrido dos fatos geradores. 

Esse tipo de DCTFWeb oferece uma visão mensal detalhada das obrigações tributárias, permitindo a gestão eficaz de créditos e débitos. 

A emissão do DARF é condicionada ao cálculo preciso do saldo a pagar, proporcionando maior controle financeiro para as organizações.

DCTFWeb anual

A DCTFWeb anual, também conhecida como 13º salário, está relacionada ao pagamento do benefício aos trabalhadores. 

A entrega deve ser feita até o dia 20 de dezembro de cada ano, com a possibilidade de antecipação se a data coincidir com um dia não útil. 

Essa modalidade simplifica o processo de reconhecimento das contribuições associadas ao 13º salário, oferecendo uma visão anual consolidada e facilitando a organização financeira das empresas.

Declaração “sem movimento”

A declaração “sem movimento” é aplicada quando não há fato gerador. Deve ser apresentada no primeiro mês em que a situação ocorrer e, caso essa condição persista, a declaração sem movimento deve ser entregue anualmente, no mês de janeiro. 

Essa categoria oferece uma abordagem simplificada para situações em que não há atividade tributável, garantindo conformidade com as obrigações fiscais.

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Quais as informações que devem ser enviadas ao DCTFWeb?

Para assegurar a transparência e conformidade com as normativas tributárias, diversas informações cruciais devem ser devidamente enviadas ao DCTFWeb, englobando desde o reconhecimento de dívidas até a automatização de débitos e créditos. 

Na DCTFWeb, deverão ser declarados os seguintes tributos:

• Contribuições previdenciárias a cargo das empresas (incidentes sobre a folha de pagamento);
• Contribuições previdenciárias dos empregadores domésticos;
• INSS das pessoas físicas sobre o salário contribuição;
• CPRB – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (Desoneração da Folha de pagamento);
• Contribuições devidas pelo produtor rural pessoa jurídica, pela agroindústria e pela associação desportiva que mantém clube de futebol;
• Outras Entidades ou Fundos (terceiros).

A seguir, vamos explorar as principais categorias de informações que compõem essa declaração e sua importância no contexto da gestão tributária empresarial:

Reconhecimento de dívidas

A DCTFWeb requer o detalhamento preciso do reconhecimento de dívidas, abrangendo aspectos previdenciários e contribuições destinadas a terceiros (INSS). 

Esse primeiro elemento é crucial para a construção de uma base sólida na declaração, refletindo a realidade financeira da empresa e garantindo conformidade com as normas vigentes.

eSocial e EFD-Reinf

A integração com o eSocial e EFD-Reinf, componentes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), representa o segundo ponto crucial. 

Por meio dessas plataformas, dados essenciais são declarados, contribuindo para a consolidação das informações que alimentarão a DCTFWeb. 

Essa interconexão facilita a comunicação entre diferentes sistemas, garantindo consistência e confiabilidade nos registros.

Para relembrar o que é eSocial, confira o nosso vídeo com uma explicação completa:

Gestão de crédito e débito

A DCTFWeb não se limita apenas à declaração de débitos; ela proporciona uma visão abrangente da gestão de crédito e débito de valores. 

Ao reunir essas informações de maneira centralizada, a empresa obtém uma perspectiva mais clara de suas obrigações tributárias, agilizando o processo de análise e permitindo a emissão eficiente da Guia de Recolhimento (DARF) ao final do período.

Automatização de débitos e créditos

Um dos benefícios mais marcantes da DCTFWeb é a automatização do processo de registro de débitos e créditos. 

Após o encerramento dos dados, a declaração recebe automaticamente as informações correspondentes, simplificando as vinculações necessárias para o cálculo do saldo a pagar. 

Essa automatização não apenas economiza tempo, mas também reduz potenciais erros manuais.

Substituição de GFIP e SEFIP

A DCTFWeb desempenha um papel crucial na simplificação do cumprimento de obrigações, substituindo a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP). 

Essa mudança alinha-se à iniciativa do Governo Federal de simplificar o recolhimento de tributos, proporcionando às empresas uma transição mais eficiente e organizada no cumprimento de suas obrigações fiscais.

Quem é obrigado a entregar a DCTFWeb?

A entrega da DCTFWeb é obrigatória para todas as pessoas jurídicas e equiparadas, inclusive as imunes e isentas, que estejam sujeitas à contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, e também aquelas que estão sujeitas à contribuição para a Previdência Social. 

Além disso, as entidades empresariais e equiparadas que são imunes e isentas também estão incluídas nessa obrigatoriedade. 

A instrução normativa que regulamenta a DCTFWeb estabelece as condições e prazos para a entrega, tornando esse processo uma obrigação para uma ampla gama de entidades no contexto empresarial brasileiro.

O art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 2005/2021 estabelece que são obrigados a apresentar a DCTFWeb:

• pessoas jurídicas de direito privado em geral;
• unidades gestoras de orçamento;
• consórcios quando realizarem, em nome próprio:
  • contratação de trabalhador segurado do Regime Geral de Previdência Social (RGPS);
  • aquisição de produção rural de produtor rural pessoa física;
  • patrocínio de equipe de futebol profissional; ou
  • contratação de empresa para prestação de serviço sujeito à retenção;
• as SCP;
• entidades;
• organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratarem trabalhador segurado do RGPS;
• os microempreendedores individuais, quando:
  • contratarem trabalhador segurado do RGPS;
  • adquirirem produção rural de produtor rural pessoa física;
  • patrocinarem equipe de futebol profissional; ou
  • contratar empresa para prestação de serviço sujeito à retenção;
• produtores rurais pessoas físicas, quando:
  • contratarem trabalhador segurado do RGPS; ou
  • venderem sua produção a adquirente domiciliado no exterior, a outro produtor rural pessoa física, a segurado especial ou a consumidor pessoa física, no varejo;
• as pessoas físicas que adquirirem produtos rurais de produtor rural pessoa física ou de segurado especial para venda, no varejo, a consumidor pessoa física;
• as demais pessoas jurídicas que estejam obrigadas pela legislação ao recolhimento das contribuições previdenciárias.

Quem está dispensado de enviar a DCTFWeb?

Você sabia que a obrigação de enviar a DCTFWeb não se aplicava a órgãos públicos e organismos internacionais antes de junho de 2022? Isso porque essas entidades eram dispensadas dessa obrigação. Para as demais empresas, a entrega da DCTFWeb é compulsória. 

No entanto, órgãos internacionais passaram a enviar obrigatoriedade a DCTFWeb depois de junho de 2022. 

Algumas entidades também são dispensadas de enviar a DCTFWeb. São elas:

• Microempreendedores Individuais (MEI);
• Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) no Simples Nacional, exceto em casos específicos, como quando se tornam parte de alguma situação especial que as enquadre na obrigação;
• Entidades sem fins lucrativos imunes e isentas, desde que atendam aos critérios estabelecidos na legislação;
• Empresas sem atividade operacional ou sem movimento, quando não há fato gerador que demande a declaração.

É essencial observar que as dispensas estão sujeitas a alterações de acordo com possíveis atualizações na legislação tributária e fiscal.

Qual o cronograma de obrigatoriedade na entrega da DCTFWeb?

O processo de substituição da GFIP pela DCTFWeb está acontecendo gradativamente, para que as empresas possam se preparar e se adaptar para realizar a declaração de maneira correta.

O cronograma de obrigatoriedade na entrega da DCTFWeb foi dividido em quatro etapas, de acordo com o faturamento anual das empresas:

Grupo 1

O Grupo 1 é composto por empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. 

• Data de início: setembro de 2018;
• Competência: agosto de 2018.

Grupo 2A

O Grupo 2A compreende entidades empresariais com faturamento em 2017 superior a R$ 4,8 milhões.

• Data de início: maio de 2019;
• Competência: abril de 2019.

Grupo 2B

O Grupo 2B engloba empresas com faturamento em 2017 de até R$ 4,8 milhões (exceto as que aderiram antecipadamente).

• Data de início: janeiro de 2020;
• Competência: dezembro de 2019.

Grupo 3

O Grupo 3 reúne pessoas físicas e jurídicas não obrigadas nos Grupos 1 e 2.

• Data de início: julho de 2021;
• Competência: junho de 2021.

Vale ressaltar que essas datas estão sujeitas a alterações e atualizações por parte da Receita Federal e outros órgãos competentes. Por exemplo, a data de início da obrigatoriedade para o Grupo 3 foi prorrogada para julho de 2022.

Além disso, a partir de outubro de 2023, a DCTFWeb se tornou obrigatória para confissões de dívida previdenciária e social em decorrência de decisões da justiça do trabalho.

Qual o prazo de entrega da DCTFWeb?

O prazo de entrega da DCTFWeb é até o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores. Esse é o padrão para a periodicidade mensal da declaração. 

Caso o dia 15 não seja um dia útil devido a feriado local, estadual ou nacional, a empresa deve antecipar a apresentação para o dia útil imediatamente anterior. 

Esse prazo é estabelecido para garantir o cumprimento das obrigações tributárias de forma regular e em conformidade com a legislação vigente.

Por exemplo, para fatos geradores em janeiro, a entrega da DCTFWeb deve ocorrer até o dia 15 de fevereiro. Em caso de fatos geradores em dezembro, a entrega da DCTFWeb é até o dia 15 de janeiro.

Contudo, é necessário ter atenção a alguns detalhes. Se o dia 15 cair em um final de semana ou feriado, o prazo final é o primeiro dia útil subsequente. 

Além disso, a entrega da DCTFWeb é obrigatória, mesmo que não haja movimento a ser declarado. Afinal, a não entrega da DCTFWeb pode gerar multas e outras penalidades.

O que acontece se a empresa perder o prazo da DCTWeb?

Se a empresa perder o prazo de entrega da DCTFWeb, estará sujeita a penalidades, como multas por atraso na entrega de declarações (MAED). 

A multa por atraso na entrega da DCTFWeb é de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos tributos informados na declaração, limitada a 20%, ou de R$ 20,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas. 

Essa penalidade se aplica mesmo que os tributos tenham sido integralmente pagos.

O valor da multa pode ser reduzido em 50% se a DCTFWeb for apresentada antes de qualquer procedimento de ofício, ou em 25% se a declaração for entregue dentro do prazo estabelecido na intimação. 

A multa mínima é de R$ 200,00 para DCTFWeb sem movimento e de R$ 500,00 nos demais casos. 

É essencial que as empresas estejam atentas aos prazos para evitar penalidades e garantir o cumprimento das obrigações fiscais, assegurando uma gestão tributária eficiente e evitando complicações com os órgãos fiscalizadores.

O que mudou na DCTFWeb em 2024?

Em 2024, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos passou por significativas mudanças, marcando uma transformação no cenário tributário para empresas de direito privado. 

A partir de 1º de janeiro de 2024, a DCTFWeb se consolidou como o único instrumento de confissão de dívida, substituindo a DCTF Convencional para essa finalidade. Essa alteração abrange os créditos tributários relacionados ao IRRF e às retenções de CSLL, PIS/Pasep e Cofins.

Um dos destaques é que, desde o início de 2024, a DCTFWeb passou a capturar também os débitos referentes ao IRRF e os valores de CSLL, PIS/Pasep e Cofins, representando uma mudança abrangente nesse processo. 

Além disso, os valores a recolher de FGTS deixaram de ser declarados na DCTFWeb, sendo o recolhimento agora realizado por meio do FGTS Digital, um novo sistema da Caixa.

Outra mudança relevante ocorreu na forma como são reportadas as retenções na fonte. A partir de janeiro de 2024, as retenções de IRPJ, IRPF, PIS/Cofins e CSLL, que anteriormente eram entregues por meio da DIRF, passaram a ser submetidas à DCTFWeb, utilizando a EFD-Reinf na série de eventos R-4000. 

Essa modificação visa simplificar o processo de entrega dessas informações e aprimorar a fiscalização por parte da Receita Federal.

Adicionalmente, novas obrigações acessórias foram introduzidas a partir de janeiro de 2024. Agora, as empresas devem declarar na DCTFWeb informações sobre pagamentos a autônomos, operações com criptoativos e doações para entidades beneficentes, ampliando o escopo de responsabilidades tributárias.

No que diz respeito à forma de pagamento, a partir de fevereiro de 2024, os recolhimentos dos tributos declarados na DCTFWeb passaram a ser realizados por meio de Darf numerado emitido pela própria DCTFWeb, proporcionando uma abordagem mais integrada e eficiente.

Finalmente, destaca-se a prorrogação do prazo de entrega da DCTFWeb para as empresas do Grupo 3 (pessoas físicas e jurídicas não obrigadas nos Grupos 1 e 2), que foi estendido até julho de 2022, permitindo um período adicional para adequação e conformidade. 

Essas mudanças refletem uma constante evolução no ambiente tributário, alinhando-se aos esforços do governo para simplificar processos e fortalecer a fiscalização.

Como gerar a DCTFWeb?

Existem duas formas de se transmitir a DCTFWeb: automaticamente, por meio do eSocial, e pela maneira tradicional, por meio do e-CAC.

A Receita Federal passou a possibilitar que a DCTFWeb seja transmitida de maneira direta pelo eSocial por qualquer um que tenha a obrigação de entregar essa obrigação.

No entanto, caso o contribuinte possua débitos suspensos no sistema eSocial, deverá fazer a edição e realizar a transmissão dessa obrigação pelo portal e-CAC da Receita Federal normalmente.

Já aqueles que não têm débitos suspensos no eSocial e querem utilizar essa funcionalidade, devem sinalizar no eSocial a opção pelo envio automático da DCTFWeb. 

Assim, ficará liberado de acessar o portal e-CAC da Receita Federal de forma manual. 

1. Pelo portal eCAC

• Acesse o portal eCAC no site da Receita Federal;
• Faça login com seu CPF e senha;
• No menu principal, selecione “Declarações e Demonstrativos”;
• Em seguida, clique em “DCTFWeb”;
• Selecione a competência que deseja declarar;
• Clique em “Gerar declaração”;
• Preencha os campos da declaração com as informações solicitadas;
• Revise a declaração antes de transmiti-la;
• Clique em “Transmitir declaração”.

2. Pelo programa DCTFWeb Offline

• Baixe o programa DCTFWeb Offline no site da Receita Federal: 
• Instale o programa em seu computador;
• Abra o programa e selecione a competência que deseja declarar;
• Preencha os campos da declaração com as informações solicitadas;
• Revise a declaração antes de transmiti-la;
• Clique em “Transmitir declaração”.

Antes de iniciar o processo de geração da DCTFWeb, é crucial garantir que todas as informações necessárias estejam devidamente organizadas. Certifique-se de ter em mãos documentos como a folha de pagamento, guias de recolhimento de tributos e escrituração contábil. 

É imperativo observar o prazo de entrega da DCTFWeb, estabelecido para o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores. Manter-se atento a essa data é essencial para evitar penalidades e multas decorrentes do atraso na entrega.

A não entrega da DCTFWeb pode acarretar consequências sérias, incluindo multas e penalidades. Portanto, a atenção aos prazos e à correta prestação de informações é vital para a regularidade fiscal da empresa. 

Para simplificar o processo, existem diversos tutoriais disponíveis na internet que oferecem orientações passo a passo sobre como gerar a DCTFWeb. Além disso, contar com a assistência de um contador ou outro profissional especializado pode ser uma estratégia inteligente para garantir precisão e conformidade em todo o processo. 

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Tire suas dúvidas sobre a DCTFweb!

Agora que você já conferiu o nosso guia sobre DCTFWeb, explore nossa seção de Perguntas Frequentes (FAQ) para esclarecimentos rápidos e abrangentes sobre o tema.

O que é DCTFweb?

A DCTFWeb, ou Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, é um instrumento tributário essencial para empresas no Brasil. Ela é utilizada para o reconhecimento de dívidas, constituição do crédito previdenciário e contribuições destinadas a terceiros (INSS), consolidando informações provenientes do eSocial e EFD-Reinf. A DCTFWeb visa simplificar a gestão de crédito e débito de valores, proporcionando uma forma mais segura e ágil de cumprir obrigações fiscais, culminando na emissão da guia de recolhimento – DARF.

Quem precisa enviar a DCTFWeb?

A obrigação de enviar a DCTFWeb recai sobre empresas brasileiras, sendo um requisito para o reconhecimento de dívidas, constituição do crédito previdenciário e contribuições destinadas a terceiros (INSS). Ela é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e é utilizada para consolidar informações provenientes do eSocial e EFD-Reinf, proporcionando uma gestão eficiente de crédito e débito de valores, culminando na emissão da guia de recolhimento — DARF.

Qual o prazo de entrega?

O prazo de entrega da DCTFWeb é até o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores, conforme estabelecido pelas normativas da Receita Federal.

Aprendeu tudo sobre a DCTFWeb?

A DCTFWeb emerge como uma obrigação acessória de extrema importância para as empresas, regida por detalhes, regras e diretrizes que demandam um profundo entendimento para garantir sua aderência. 

Manter-se em conformidade é crucial, uma vez que evita a imposição de multas e preserva a capacidade da empresa de acessar documentos e realizar procedimentos essenciais. 

Em 2024, todas as empresas e instituições serão incumbidas de realizar sua transmissão, inserindo-se em um contexto de implementação gradual que visa facilitar a adaptação de todos a essas mudanças. 

Essas transformações têm o propósito de simplificar e agilizar os processos para os contribuintes.

Caso você ainda não esteja bem familiarizado com o eSocial e os procedimentos que o envolvem, baixe agora este manual do eSocial traduzido para gestores e empreendedores e capacite-se!